ما هو البريد الصوتي المرئي: كيف يعمل ولماذا يجب أن تستخدمه بالفعل

هل أصبح البريد الصوتي شيئاً من الماضي؟ على الرغم من أنه قد يثير الحنين إلى مشاهد التلفاز في التسعينيات حيث كانت الشخصيات تترك عدداً لا يحصى من الرسائل التي لا يتم الرد عليها لإعجابها، إلا أن البريد الصوتي لا يزال مناسباً في عالم الأعمال.

في الواقع، فإن لها مزايا مثل السماح للعملاء بترك سجل لمكالماتهم والغرض منها، مما يساعد الشركات في توفير تجارب ممتعة للعملاء وضمان عدم ترك المكالمات دون رد، وهيمهمة ليست ممكنة دائمًا.

ومع ذلك، لا تزال طبيعة الاستماع إلى رسائل البريد الصوتي التي تستغرق وقتاً طويلاً تشكل تحدياً. ففي كثير من الأحيان، يتم تمديد ما يمكن نقله في 4 دقائق إلى 10 دقائق، على غرار الرسائل الصوتية المطولة على واتساب.

لحسن الحظ، هناك البريد الصوتي المرئي.

لقد أحدثت ميزات مثل التفريغ التلقائي، والقدرة على تحديد أولويات الرسائل التي يجب الاستماع إليها أولاً، أو حتى تصورها بدلاً من الاستماع إلى رسائل البريد الصوتي المرئية، ثورة في إدارة الاتصالات.

تابعنا لمعرفة المزيد حول ماهية البريد الصوتي المرئي وكيفية عمله وفوائده.

الوجبات السريعة الرئيسية:

• مع البريد الصوتي التقليدي، أنت عالق في دورة مملة من الاتصال والاستماع والتنقل بين الرسائل واحدة تلو الأخرى. من ناحية أخرى، مع البريد الصوتي المرئي، يمكنك تحديد أولويات الرسائل العاجلة بسرعة وتجاهل الرسائل غير ذات الصلة.
• يعمل البريد الصوتي المرئي على تبسيط إدارة الرسائل من خلال توفير تفريغ نصي للرسائل. فبدلاً من الاستماع إلى الرسائل واحدة تلو الأخرى، يمكن للمستخدمين عرض قائمة بالرسائل وقراءة النصوص المكتوبة والتفاعل معها حسب الحاجة.
• يوفر البريد الصوتي المرئي العديد من المزايا، بما في ذلك تحسين ترتيب أولويات الرسائل وتنظيمها. وهذا لا يعزز تجربة العملاء من خلال ضمان استجابات أسرع فحسب، بل يتكامل بسلاسة مع أنظمة إدارة علاقات العملاء من أجل تفاعلات مخصصة.

ما هو البريد الصوتي المرئي: الاختلافات مقارنة بالبريد الصوتي التقليدي

البريد الصوتي المرئي هو ميزة هاتفية تتيح لك التفاعل مع رسائل البريد الصوتي الخاصة بك بطريقة “مرئية”، كما يوحي الاسم.

يتيح لك عرض جميع الرسائل المستلمة مرة واحدة والاستماع إليها بالترتيب الذي تفضله.

لنفترض أنه يشبه الوصول إلى صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك، ولكن لرسائل البريد الصوتي. فهو يسمح لك برؤية وقت وتاريخ تلقي الرسالة، ورقم هاتف المرسل، وحتى التفريغ التلقائي لرسالة البريد الصوتي.

هذا هو جوهر ماهية البريد الصوتي المرئي: فهو يوفر لك الأدوات اللازمة للتحكم في اتصالات البريد الصوتي، مما يجعل إدارة الرسائل أكثر بساطة وفعالية.

البريد الصوتي مقابل البريد الصوتي المرئي: 5 اختلافات

فيما يلي تفصيل بسيط يوضح كيف يختلف البريد الصوتي التقليدي عن البريد الصوتي المرئي:

كيف يعمل البريد الصوتي المرئي؟

يعمل البريد الصوتي المرئي من خلال تزويد المستخدمين بواجهة مرئية لإدارة رسائل البريد الصوتي الخاصة بهم.

إليك الطريقة التي تعمل بها عادةً:

1. التفعيل: أولاً، تحتاج أولاً إلى تفعيله على جهازك المقابل ومع مزود الخدمة الخاص بك.
2. عرض الرسائل: يتم عرض رسائل البريد الصوتي بتنسيق قائمة داخل واجهة البريد الصوتي المرئية. تعرض كل رسالة عادةً رقم هاتف المرسل أو اسم جهة الاتصال، بالإضافة إلى تاريخ ووقت المكالمة.
3. التشغيل: يمكن للمستخدمين تحديد رسائل البريد الصوتي الفردية للاستماع إليها. فبدلاً من الاستماع إلى الرسائل بالتتابع كما هو الحال مع أنظمة البريد الصوتي التقليدية، يمكن للمستخدمين اختيار الرسائل التي سيتم الاستماع إليها أولاً.
4. عناصر التحكم في التشغيل: أثناء التشغيل، يتوفر للمستخدمين عناصر تحكم للإيقاف المؤقت أو الإرجاع أو التقديم السريع للرسالة. يمكنهم أيضًا حذف الرسالة أو وضع علامة غير مقروءة عليها.
5. التفريغ الصوتي: تتضمن بعض أنظمة البريد الصوتي المرئي ميزة النسخ الصوتي التي تحول رسائل البريد الصوتي تلقائياً إلى نص. يتيح ذلك للمستخدمين قراءة محتوى الرسالة بدلاً من الاستماع إليها أو بالإضافة إلى الاستماع إليها.

6 فوائد لاستخدام البريد الصوتي المرئي

دعنا نتعمق في المزايا الرئيسية للبريد الصوتي المرئي:

#رقم 1 تحسين ترتيب الأولويات والتنظيم

باستخدام البريد الصوتي المرئي، يمكنك تحديد أولويات رسائلك وتنظيمها بشكل أكثر فعالية. من خلال معرفة من ترك الرسالة، ومتى تم استلامها، ومحتواها، يمكنك إعطاء الأولوية للرسائل المهمة وترتيبها وفقاً لاحتياجاتك.

#2 توفير الوقت وزيادة الكفاءة

من خلال اختيار الرسائل التي تريد الاستماع إليها وقراءتها، يمكنك مراجعة الرسائل الأكثر أهمية وتحديد أولوياتها.

#3 تحسين تجربة العملاء

نتيجة للتنظيم الأفضل وتوفير الوقت، يتلقى عملاؤك ردوداً أسرع وأكثر دقة. من خلال القدرة على قراءة رسائل البريد الصوتي، لا تفوتك أي تفاصيل يمكن أن تغفلها مع البريد الصوتي التقليدي.

# 4 التكامل بسلاسة مع أنظمة إدارة علاقات العملاء

تسمح عمليات التكامل للوكلاء بالوصول إلى بيانات العملاء على الفور وتحديد سياق رسائل البريد الصوتي، مما يؤدي إلى استجابات أكثر تخصيصاً وإطلاعاً.

#5 استخدام النسخ المرئي لمراجعة الرسائل السريعة #5 استخدام النسخ المرئي لمراجعة الرسائل السريعة

تتيح قراءة رسائل البريد الصوتي المكتوبة للوكلاء استهلاك المعلومات بسرعة أكبر من الاستماع إلى الصوت. تساعدك هذه الميزة على اتخاذ القرارات بسرعة أكبر بشأن الرسائل التي يجب الرد عليها على الفور، اعتماداً على مدى إلحاح محتواها.

#6 إدارة البريد الصوتي بكفاءة أثناء أحجام المكالمات العالية

خلال أوقات الذروة، يساعد البريد الصوتي المرئي الوكلاء على إدارة تدفق الرسائل بكفاءة أكبر. فهو يقلل من تراكم رسائل البريد الصوتي التي لم تتم معالجتها ويحافظ على مستويات خدمة ثابتة، حتى في ظل زيادة الطلب.

كيفية إعداد البريد الصوتي المرئي الخاص بك

يمكن أن يختلف إعداد البريد الصوتي المرئي تبعاً لمزود خدمة الهاتف، ولكن مع Cloudtalk، الأمر بسيط للغاية. بمجرد تثبيت التطبيق، عادةً ما يكون كل شيء مهيأ لك بالفعل. كل ما عليك فعله هو تخصيص تحيات البريد الصوتي والإشعارات وقواعد معالجة المكالمات لتوجيه المكالمات إلى البريد الصوتي.

إليك كيفية إعداد بريدك الصوتي المرئي باستخدام Cloudtalk:

1. حدد الرقم المطلوب لإضافة البريد الصوتي في لوحة التحكم الخاصة بك
2. أضف خطوة البريد الصوتي إلى تدفق المكالمات.
3. اختر صندوق بريد واضبط الإعدادات حسب الضرورة.
4. احفظ التغييرات التي أجريتها.

أهم ميزات البريد الصوتي المرئي

من بين جميع الميزات، نسلط الضوء على ما يلي:

• واجهة مرئية: توفّر شاشة سهلة الاستخدام تعرض رسائل البريد الصوتي في قائمة، بما في ذلك تفاصيل مثل معرّف المتصل والوقت ومدة الرسالة، مما يسهّل على العملاء التنقل وإدارة رسائل البريد الصوتي الخاصة بهم.
• نسخ الرسائل: تحويل رسائل البريد الصوتي إلى نص، مما يسمح للوكلاء بقراءة محتوى كل رسالة بسرعة دون الحاجة إلى الاستماع إليها. وهذا يوفر الوقت ويحسن الكفاءة، خاصةً خلال الفترات المزدحمة.
• خيارات التفاعل المباشر: يسمح للوكلاء بمعاودة الاتصال أو إرسال رسالة أو إرسال بريد إلكتروني إلى المرسل مباشرةً من واجهة البريد الصوتي، مما يسهل إجراءات المتابعة السريعة والسلسة.
• الإشعارات الذكية: تنبيهات للوكلاء بشأن رسائل البريد الصوتي الجديدة عبر المكالمات أو رسائل البريد الإلكتروني، مما يضمن ملاحظة الرسائل الواردة ومعالجتها على الفور، حتى لو لم يكن الوكلاء يتفقدون واجهة البريد الصوتي بشكل نشط.
• البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني:: يمكنك حتى تلقي تسجيلات رسائل البريد الصوتي مباشرة إلى صندوق بريدك الإلكتروني.

كيفية تحقيق أقصى استفادة من البريد الصوتي المرئي

لتحقيق أقصى استفادة من بريدك الصوتي المرئي، اتبع هذه النصائح:

• قم بإعداد بريدك الصوتي المرئي بشكل صحيح على جهازك: يتضمن ذلك تخصيص الخيارات وفقاً لتفضيلاتك.

• تحقق من دقة التدوين: يمكن أن يساعدك ذلك على تحديد الرسائل المهمة بسرعة دون الحاجة إلى الاستماع إليها.

• نظّم رسائلك: استخدم وظائف التصنيف، ووضع علامات كمقروءة/غير مقروءة، والأرشفة لتنظيم نفسك بشكل أفضل.

• اختر ما تستمع إليه: لست بحاجة إلى الاستماع إلى كل الرسائل الصوتية على الفور. تذكّر أن البريد الصوتي المرئي يتيح لك تحديد أولويات الرسائل التي تستمع إليها بناءً على مدى توفرك واحتياجاتك.

• احذف الرسائل القديمة بانتظام: تمامًا كما هو الحال مع رسائل البريد الإلكتروني، يمكنك حذف رسائل البريد الصوتي التي لم تعد ذات صلة أو ضرورية بانتظام.

• جرّب وعدّل: جرّب ميزات وإعدادات مختلفة لبريدك الصوتي المرئي للعثور على المجموعة التي تناسب احتياجاتك وعاداتك في التواصل.

• إضفاء الطابع الشخصي تحيتك: من المهم تضمين تفاصيل مثل اسم شركتك وساعات العمل والخطوات التي يجب اتباعها حتى يشعر عملاؤك بالاهتمام بهم، خاصةً إذا اتصلوا خارج ساعات العمل ولم يتمكن أحد من مساعدتهم.

عزز الإنتاجية في مركز الاتصال الخاص بك مع هذه الأساليب العشرة التي أثبتت جدواها

اقرأ مجاناً

التعزيز والتنظيم والمشاركة

في عالم يكون فيه الوقت أمرًا جوهريًا، يبرز البريد الصوتي المرئي كأداة قوية توفر الكفاءة والتنظيم وتحسين تجارب المستخدمين.

لذا، سواء أكنت محترفاً مشغولاً في إدارة عدد كبير من المكالمات أو موظف مركز اتصال يسعى جاهداً لتقديم دعم استثنائي، فإن البريد الصوتي المرئي جاهز لإحداث ثورة في سير عمل الاتصالات لديك.

هل تعلم أن CloudTalk يسمح لك بمراجعة الرسائل الواردة والرد عليها مباشرةً من خلال التطبيق، بل ويرسل لك نسخ البريد الصوتي مباشرةً إلى بريدك الإلكتروني؟ اعرف المزيد هنا.