Guia mestre de portabilidade de números VoIP:
O que é e como funciona?

Em 2024, o VoIP é a tecnologia a ser usada por qualquer central de atendimento que se preze. Ele dá a você acesso a tarifas de chamadas incrivelmente baratas, oferece vários recursos avançados de automação e integrações e permite que você se conecte com milhões de clientes potenciais em todo o mundo.

Se você ainda não está usando, a portabilidade de números VoIP é a melhor maneira de começar (razoavelmente) de forma rápida e fácil, sem prejudicar seu relacionamento com os clientes existentes. Continue lendo para saber como você pode aproveitar todos os seus benefícios.

Principais conclusões:

• A portabilidade de números VoIP permite que você transfira seu número de telefone para um formato VoIP, mantenha sua identidade, faça chamadas mais baratas e acesse recursos avançados.
• O tempo que leva para fazer a portabilidade do seu número VoIP depende de vários fatores, incluindo o tipo de número, os processos do provedor e sua própria coleta de informações.
• Para fazer a portabilidade do seu número VoIP, você deve reunir todas as informações da sua conta, enviar uma solicitação formal, preencher uma carta de autorização e cooperar com os provedores.

O que é portabilidade de números?

A portabilidade de números é o processo de transferência de um número de telefone de um provedor de serviços para outro. No caso da portabilidade de números VoIP, isso pode significar a troca entre provedores de VoIP ou a integração de um número existente em uma solução de Voz sobre Protocolo de Internet.

Por que a portabilidade de números VoIP é importante?

De modo geral, as pessoas e as empresas costumam portar seus números para manter o reconhecimento com os clientes existentes e aumentar as taxas de captação, pois é menos provável que as pessoas atendam chamadas de números que não conhecem.

Isso é particularmente verdadeiro para os números VoIP, pois eles são uma tecnologia usada principalmente por call centers de saída focados no alcance do cliente em relação ao agendamento de compromissos, upselling e cross-selling. Dessa forma, eles podem realmente ajudar a aumentar a geração de receita.

Quanto tempo leva a portabilidade de números VoIP?

Há vários fatores que influenciam o tempo de portabilidade de um número de telefone para VoIP, incluindo localização geográfica, processos de portabilidade do provedor de VoIP, regulamentações locais e internacionais, entre outros.

Portanto, responder com precisão à pergunta “Quanto tempo leva a portabilidade de números?” pode ser complicado. No entanto, você pode fazer uma estimativa com base no tipo de número que deseja portar.

Por exemplo, o CloudTalk oferece mobilelocais, gratuitos e internacionais em mais de 160 países. Abaixo, você encontrará uma tabela que abrange os tempos médios de portabilidade, ou poderá encontrar os detalhes em nosso artigo sobre Requisitos e funcionalidade do número de telefone .

Por que você deve portar seu número VoIP?

Diferentemente da portabilidade de números padrão, em que o reconhecimento do número e a continuidade dos negócios são os principais atrativos, o uso de VoIP com portabilidade de números oferece várias outras vantagens. Estes incluem:

• Oportunidades de economia de custos:
  O VoIP não requer praticamente nenhuma infraestrutura (trocadilho intencional) em comparação com as soluções tradicionais e oferece taxas de chamadas e SMS exponencialmente mais baixas. Ao transferir um número de telefone fixo para VoIP, você pode economizar entre 40% e 90% dos custos.
  
• Alcance internacional:
  O VoIP permite que você faça chamadas não apenas mais baratas, mas também mais distantes. Ao escolher o provedor certo, você pode ter acesso a uma variedade de tipos de números para países de todo o mundo e ainda fazer chamadas por 45% mais barato.
  
• Acesso a recursos adicionais:
  O VoIP permite que você amplie suas operações de chamadas, crie melhores experiências de entrada de clientes, automatize fluxos de trabalho, etc. Para saber mais, confira nossa lista de mais de 75 recursos com tecnologia de IA e mais de 35 integrações para suas ferramentas favoritas.
  
• Análise abrangente:
  Otimize seus processos e maximize os resultados positivos acompanhando métricas, KPIs e OKRs em tempo real para funcionários individuais, equipes, departamentos ou para todo o call center. Com o VoIP, é muito fácil.
  
• Segurança avançada:
  O VoIP protege as informações confidenciais da sua empresa e dos clientes com criptografia abrangente de ponta a ponta. Assim, você pode cumprir facilmente os regulamentos exigidos pelo setor, incluindo GDPR, MAN e outros.

Como você se prepara para a portabilidade de números VoIP?

Você está pronto para começar a portar seu número de telefone para VoIP? Então pense novamente. Primeiro, você precisa seguir várias etapas antes de fazer sua solicitação de portabilidade. Aqui está tudo o que você deve fazer.

Verifique a elegibilidade para a portabilidade de números

Alguns provedores não permitem a portabilidade de números, enquanto, em alguns casos, você pode estar limitado por suas obrigações contratuais. Portanto, a primeira coisa que você sempre deve fazer é garantir a portabilidade do seu número.

Entre em contato com seu provedor atual ou visite o portal on-line dele para saber se você está qualificado para a portabilidade de números. Em seguida, faça o mesmo com o novo provedor desejado e analise suas restrições regionais.

Avalie suas necessidades de negócios

Se você obtiver a autorização do seu provedor atual, poderá começar a procurar outras opções no mercado. No entanto, para facilitar o processo de seleção, é melhor você considerar primeiro os desejos e as necessidades de sua empresa.

Pense nos recursos de VoIP que você gostaria de implementar. Em seguida, considere o volume atual de chamadas mensais e se é provável que ele aumente ou diminua. Por fim, observe a oferta de números se você quiser adicionar alguns posteriormente.

Escolha o provedor de VoIP certo

Você pode fazer uma pequena lista de possíveis provedores e começar a restringir sua seleção. Se vários corresponderem aos seus requisitos, você pode examinar os “itens que são bons de se ter” para ajudá-lo a decidir.

Recomendamos que você examine o preço geral Você deve examinar o preço geral, a qualidade do suporte ao cliente, os recursos de integração e a confiabilidade/tempo de atividade da rede. Em caso de dúvida, dê uma olhada nos portais de avaliação da empresa (G2, Capterra) e considere as experiências de outros clientes.

Entenda os custos potenciais

É claro que o preço da sua nova assinatura não é a única coisa que você precisa levar em conta. A porta para VoIP às vezes pode acarretar taxas adicionais, que você precisa considerar antes de se comprometer com o switch.

Alguns aspectos a serem observados incluem as taxas de portabilidade do novo provedor, as penalidades de cancelamento do provedor anterior e quaisquer custos adicionais de hardware/configuração que o software mais recente possa exigir.

Revisar os requisitos técnicos

Falando em requisitos técnicos, é sempre bom ter certeza de que você pode executar e dar suporte ao seu novo número VoIP. Isso inclui examinar seus dispositivos atuais e a infraestrutura geral.

Analise a largura de banda e a capacidade da rede, a compatibilidade entre telefone/laptop e microfone/fone de ouvido VoIP e quaisquer atualizações que você possa precisar para aproveitar ao máximo o novo software.

Como fazer a portabilidade do seu número VoIP?

Você fez tudo isso? Ótimo! Agora, você pode transferir um número VoIP para um telefone celular ou vice-versa. Abaixo, você encontrará informações gerais sobre o que esperar.

#Nº 1: Reúna as informações necessárias

Primeiro, você deve reunir todas as informações necessárias para enviar uma solicitação formal e iniciar o processo de portabilidade de números VoIP. Verifique novamente isso entre seu provedor anterior e a empresa atual para garantir que esteja correto. Informações a serem coletadas:

• Detalhes da conta corrente
• Endereço de serviço
• Nome autorizado na conta
• Uma nota de verificação recente

#2: Enviar uma solicitação de portabilidade

Em seguida, entre em contato com o provedor de VoIP que você selecionou e envie um e-mail detalhando sua solicitação, incluindo todas as informações detalhadas na etapa anterior. Depois que eles reconhecerem e aceitarem sua solicitação, você deverá:

• Preencher uma Carta de Autorização (LOA).
• Forneça todas as informações adicionais que forem solicitadas.

#Nº 3: Notifique seu provedor atual

Depois que o processo de portabilidade tiver sido iniciado com sucesso, é melhor entrar em contato com o provedor atual para informá-lo sobre o que está acontecendo. Isso é importante por dois motivos:

• O envio de uma solicitação de saída simplifica o processo.
• Garantir que sua conta permaneça aberta até a porta impede que você perca seu número.

#Nº 4: Configure sua conta VoIP

Antes de seu número ser portado, seu novo provedor de VoIP criará uma conta para você à qual o número será associado. Nesse momento, é bom fazer login e configurar tudo, para que você não precise fazer isso mais tarde. Certifique-se de que você:

• Configure perfis de usuário e permissões.
• Personalize o roteamento de chamadas, as regras de encaminhamento e as configurações do correio de voz.
• Integrar com ferramentas de negócios e CRM.

#Nº 5: Teste a configuração de VoIP

Depois de fazer o login, também é uma boa ideia verificar tudo e garantir que a qualidade do serviço corresponda ao que foi prometido, caso você precise fazer alguma reclamação ou solucionar problemas. Certifique-se de que você:

• Realizar testes de chamadas internas e externas.
• Verifique se há problemas de qualidade de chamada.
• Verifique se todos os recursos configurados estão funcionando conforme o esperado.

#Nº 6: Entre em ação e monitore

Se tudo correu conforme o planejado, agora você deve ter seu número antigo oficialmente portado do provedor anterior e associado à sua nova conta VoIP. Nesse ponto, você deve:

• Mudar oficialmente para o serviço VoIP.
• Monitore de perto a qualidade das chamadas e o desempenho do sistema nas primeiras semanas.
• Esteja preparado para ajustar as definições e configurações conforme necessário.

Problemas e soluções comuns de portabilidade de números VoIP

1. Documentação incompleta ou imprecisa:
   Informações ausentes ou incorretas no formulário de solicitação de portabilidade podem levar a atrasos e complicações no processo de portabilidade.
   
   Solução: Verifique novamente toda a documentação antes de enviá-la para garantir que todos os detalhes sejam precisos e completos. Verifique se as informações correspondem aos registros do seu provedor atual para agilizar o processo.
   
2. Atrasos no processamento devido a razões administrativas:
   Atrasos administrativos na organização do provedor atual ou do novo provedor podem retardar o processo de portabilidade.
   
   Solução: Comunique-se abertamente com ambos os provedores e faça um acompanhamento regular para garantir que a solicitação de portabilidade esteja progredindo sem problemas.
   
   Designe um ponto de contato dentro da sua organização para coordenar com os provedores e resolver prontamente quaisquer questões administrativas.
   
3. Problemas técnicos com a configuração de rede:
   A incompatibilidade entre sua infraestrutura de rede existente e o sistema do provedor de VoIP pode resultar em dificuldades técnicas durante a portabilidade.
   
   Solução: Faça um teste completo da configuração da rede e resolva todos os problemas de compatibilidade antes de iniciar o processo de portabilidade.
   
   Trabalhe em conjunto com a equipe de suporte técnico do seu provedor de VoIP para resolver os desafios de configuração e garantir uma integração perfeita com o seu ambiente de rede.
   
4. Restrições regulatórias em determinadas regiões:
   As exigências e restrições regulamentares impostas por autoridades locais ou agências de telecomunicações podem complicar o processo de portabilidade, especialmente em cenários internacionais.
   
   Solução: Mantenha-se informado sobre o cenário regulatório em sua região e consulte especialistas jurídicos ou especialistas em regulamentação para garantir a conformidade com todas as leis e regulamentações aplicáveis.
   
   Trabalhe com o seu provedor de VoIP para superar os obstáculos regulatórios e obter as aprovações ou autorizações necessárias para a portabilidade internacional.

Como se preparar para a portabilidade de números

De modo geral, o processo de portabilidade de números pode ser bastante simples para você, mas você pode fazer algumas coisas para garantir que tudo ocorra da forma mais tranquila e rápida possível. Isso inclui:

• Certifique-se de que seu número seja portátil:
  Antes de iniciar uma solicitação de portabilidade com a CloudTalk, recomendamos que você entre em contato com o seu provedor de serviços (SP) atual para informá-lo de que fará a portabilidade do número.
  
  Isso ajuda a garantir a portabilidade mais rápida e tranquila possível, pois o seu SP poderá fornecer a você todos os detalhes necessários sobre o seu número.
  
• Identifique a transportadora ou o detentor do intervalo:
  Muitas vezes, seu provedor de serviços de VoIP e sua operadora são duas entidades diferentes, e você pode precisar fazer uma solicitação à segunda para concluir sua solicitação de portabilidade. Pergunte ao seu SP sobre o processo dele para ter certeza de que você sabe como proceder.
  
• Verifique novamente seu endereço de serviço:
  Esse é o endereço que a operadora atual tem no registro conectado ao seu número. Ele pode ser diferente do endereço de cobrança da sua empresa com o SP comercial.
  
• Identifique o usuário autorizado:
  A maioria dos provedores exige que a LOA seja assinada por um usuário específico conectado à conta em que o número está hospedado, como o titular principal da conta ou o administrador.
  
• Descubra o número da sua conta:
  Seu provedor pode ter um número de conta exclusivo para você, que deve estar listado na LOA.
  
• Rastreie seu PIN ou código de migração:
  Alguns provedores exigem um código de verificação específico ou um PIN para transferir números. Por exemplo:
  
  
  • Os números sem fio dos EUA geralmente têm um PIN de 4 dígitos.
  • Os números de mobile do Reino Unido exigem um código PAC.
  • Os números de mobile franceses exigem um código RIO.
  • Cada número italiano tem um código de migração individual.
  • Os números tchecos têm um código OKU.

Como escolher o provedor certo para a portabilidade de números VoIP?

Há várias considerações que você deve levar em conta ao procurar seu próximo provedor de VoIP. Estes incluem:

1. Tipo de central de atendimento:
   O tipo de software de call center que você escolher pode variar muito. Além dos recursos e das integrações incluídas, o tipo de solução também influencia o tempo de implementação e o preço.
   
   Por exemplo, você pode colocar em funcionamento um software baseado em nuvem, como o CloudTalk, por apenas US$ 25 por usuário/mês em um dia.
   
2. Caso de uso:
   Diferentes provedores são especializados em soluções baseadas no tamanho da empresa ou em casos de uso específicos. Por exemplo, uma solução voltada para suporte ao cliente de PMEs provavelmente será mais barato, mas terá menos recursos e números internacionais.
   
   Por outro lado, um provedor que vende principalmente para de saída será muito mais caro, mas oferecerá vários recursos, integrações, números internacionais e alta qualidade de chamada.
   
3. Usuários e recursos:
   O número de agentes que você integra influencia naturalmente o preço da sua solução. No entanto, muitos provedores têm um número mínimo/máximo de usuários em seus planos de preços, o que pode causar problemas ao selecionar a opção correta. plano.
   
   Por exemplo, se você tiver apenas alguns agentes, mas precisar de recursos de alto nível, talvez seja necessário comprar complementos ou mais licenças do que o necessário. Da mesma forma, se você tiver muitos agentes, mas poucos requisitos de recursos, ainda assim poderá ficar preso a um plano mais caro.
   
4. Seleção de números:
   A quantidade, o tipo e a localização geográfica dos números que um provedor de VoIP pode oferecer dependem muito de suas conexões no setor, incluindo provedores locais, órgãos reguladores, etc.
   
   Dessa forma, é uma prática recomendada não apenas analisar os números que você deseja portar imediatamente, mas também pensar no futuro e considerar seus planos de expansão (números internacionais) ou possíveis iniciativas (números gratuitos).

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Como transferir seu número para o CloudTalk

Você está pronto para migrar para o CloudTalk? Aqui está tudo o que você precisa saber e fazer para que a transição seja a mais tranquila possível.

• Certifique-se de que você tem tudo o que precisa:
  Você precisa atender a vários requisitos para se qualificar para a portabilidade de seu número para o CloudTalk. Isso inclui:
  
  
  • Um tipo de número para um país suportado por nossa cobertura de países.
    
  • Uma conta ativa do CloudTalk.
    
  • Uma conta ativa com seu provedor atual.
    
  • O(s) número(s) de telefone portado(s) está(ão) pronto (s) e configurado (s) no CloudTalk.
    
• Certifique-se de que seu número pode ser transferido:
  Há duas situações em que pode ser impossível fazer a portabilidade do seu número. A primeira é que o CloudTalk não oferece a combinação específica de país/formato que você solicitou. A outra é que seu provedor de serviços não permite a portabilidade de números.
  
  Em qualquer uma das situações, você pode comprar uma alternativa de número diferente da nossa seleção de mais de 160 números de telefone disponíveis globalmente.
  
• Envie toda a documentação necessária:
  Para iniciar uma solicitação de portabilidade para os números de telefone existentes, envie-nos um e-mail para porting@cloudtalk.io com o assunto “Port-in request” (Solicitação de porta bilidade) e forneça os seguintes dados:
  
  
  • Os números que você deseja portar em um formato internacional E. 164 (por exemplo, +442012345678).
    
  • Nome do seu provedor de serviços atual para os números que você deseja transferir.
    
  • Nome do titular da faixa ou da operadora subjacente. Isso pode ser diferente do provedor de serviços, portanto, pergunte à sua empresa de VoIP atual.
    
  • Nome da pessoa, empresa ou organização sob a qual o número está registrado no seu provedor de serviços atual.
    
  • Endereço completo registrado da pessoa, empresa ou organização sob a qual o número está registrado no seu provedor de serviços atual. Esse endereço pode ser diferente do seu endereço de cobrança, portanto, certifique-se de verificar novamente.
    
  • Uma cópia da sua última fatura para os números que você deseja transferir.
    
• Preencha a carta de autorização:
  Depois que você fizer sua solicitação de portabilidade, nossa equipe verificará se o número é portátil do nosso lado. Se for o caso, forneceremos a você um modelo de LOA (Carta de Autorização) para preencher e solicitaremos outros documentos que possam ser necessários.
  
  Tenha cuidado ao preencher a LOA para garantir que todas as informações enviadas estejam corretas.
  
• Espere enquanto o CloudTalk cuida do resto:
  Após o recebimento da LOA e de todos os documentos assinados, o processo é o seguinte:
  
  
  • A CloudTalk e nossa operadora parceira “ganhadora” enviarão todos os documentos para a operadora “perdedora” atual.
    
  • O CloudTalk adicionará o número ao seu painel para que você possa começar a definir fluxos de chamadas recebidas, horário comercial, agentes e grupos de chamadas.
    
  • Quando a operadora perdedora aceitar a solicitação de portabilidade, ambas as operadoras agendarão a data em que o número será transferido para a nossa rede.
    
  • O número será transferido para a operadora da CloudTalk na data acordada e, assim, ficará ativo em seu aplicativo.
    
• Comece a fazer chamadas com seu (antigo) novo número:
  No total, o processo de configuração levará de 1 a 10 dias, e a migração, cerca de 5 dias. Quando tudo estiver pronto, você poderá fazer login na sua conta CloudTalk e começar a ligar novamente!

Considerações finais sobre a portabilidade de números VoIP

A portabilidade de números VoIP é uma maneira conveniente de fazer a transição para o VoIP e, ao mesmo tempo, manter o número de telefone existente e a capacidade de reconhecimento dos clientes. Além disso, ele dá a você acesso a vários benefícios, incluindo melhor qualidade de chamada, recursos e integrações adicionais e muito mais.

Depois de ler este guia, você estará pronto para dar o pontapé inicial em sua jornada rumo à excelência do call center sem medo de erros ou atrasos. Apenas certifique-se de verificar novamente suas informações, comunicar-se abertamente e ser inteligente quanto ao provedor que você escolher.

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