Cos’è il DID (Direct Inward Dialing)

Le telecomunicazioni hanno fatto molta strada negli ultimi decenni. Non è passato molto tempo da quando le aziende dovevano utilizzare dei costosi telefoni fissi per comunicare tra loro. Oggi sono disponibili diverse opzioni e servizi di telecomunicazione per rendere le cose più efficienti. Uno di questi è il Direct Inward Dialing, o DID.

Se non sai come usare il DID, non preoccuparti – siamo qui per aiutarti. In questa guida ti mostreremo come indirizzare la chiamata verso l’interno e metterti in contatto con la persona che stai cercando. Inoltre, metteremo in evidenza alcuni dei vantaggi specifici del DID per la tua azienda.

Che cos’è il Direct Inward Dialing?

Il DID è un servizio che consente alle aziende di disporre di numeri telefonici unici per diversi scopi, come l’assistenza clienti o le vendite. Quando qualcuno chiama un numero DID, viene immediatamente indirizzato all’interno desiderato.

Il Direct Inward Dialing (DID) ti consente di inoltrare le chiamate direttamente a un numero specifico invece di dover:

• listen to an IVR menu and choose from the options
• wait in a queue to be connected
• dial an extension

È interessante notare che in Europa questo servizio è spesso meglio conosciuto come Direct Dial-In (DDI).

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Per far funzionare i DID, è necessario disporre di trunk SIP. A differenza delle linee di collegamento fisiche utilizzate con le reti PSTN, il VoIP utilizza il Session Initiation Protocol (SIP) trunking, che rende disponibili le connessioni di linea di collegamento solo quando vengono utilizzate.

A SIP provider can use SIP trunks to connect one, two, or as many channels as you want to your PBX, giving you the option to make local, long-distance, and international calls over the Internet. You can also connect your existing PBX set to a SIP trunk provider so that you can make outbound calls on your current system without any restrictions. 

Come funziona il Direct Inward Dialing?

Il Direct Inward Dialing funziona in due modi diversi. Pur essendo simili, il secondo metodo è oggi molto più diffuso. Tra poco capirai il perché.

#1 All’interno del PBX

In precedenza il termine Direct Inward Dialing si riferiva esclusivamente a una rete all’interno di un PBX. In questo caso, i numeri DID erano un gruppo di numeri collegati a un PBX anziché a ogni singolo telefono.

Le linee telefoniche fisiche sono chiamate trunk di capacità limitata. Ogni linea è destinata a servire alcuni numeri. Di conseguenza, non importa quanti numeri ci siano in un ufficio. Se gestisci solo cinque linee, puoi effettuare o ricevere cinque chiamate alla volta. Sebbene all’inizio sembrasse conveniente, è apparso subito evidente che non è il modo più efficiente di gestire le chiamate in entrata.

#2 Con il VoIP

Devi semplicemente impostare in anticipo il numero o i numeri di inoltro con la tua compagnia telefonica. Quando qualcuno chiama il tuo numero principale, la sua chiamata viene automaticamente inoltrata al numero o ai numeri che hai specificato. Puoi anche avere dei numeri di inoltro diversi per le ore diurne e notturne.

The difference between PBX and VoIP is that with PBX, you had to physically allocate new phone lines to a PBX system. With VoIP, getting a new phone number is just a matter of contacting your VoIP provider. You can have new lines added within the same day.

Oltre alla comodità di aggiungere rapidamente nuovi numeri, il VoIP offre molti altri vantaggi. In primo luogo, offre la possibilità di avere un numero virtualmente illimitato di chiamate contemporaneamente, il tutto attraverso un sistema digitale, anziché una rete PBX analogica e ormai obsoleta.

Per la maggior parte delle aziende, il VoIP è oggi molto più economico ed efficiente di un sistema DID con centralino. C’è anche molto spazio per la flessibilità. Non sei vincolato a un contratto con un certo numero di linee per la tua azienda.

Che cos’è un numero DID?

Il DID ti consente di inoltrare le chiamate direttamente a un numero specifico. Un numero DID viene assegnato a una persona, a un reparto o a una funzione all’interno di un’azienda.

A differenza dei numeri telefonici tradizionali legati a una particolare località, i DID possono essere inoltrati a qualsiasi telefono, indipendentemente dalla sua ubicazione. In questo modo, quando qualcuno chiama il numero di telefono principale di un’azienda, può essere collegato direttamente alla persona o al reparto desiderato.

Ecco un esempio.

Puoi avere un DID con un numero diverso di cifre, da 1 a 7. Utilizziamo il numero 5 per questo semplice esempio. Se hai bisogno di 100 numeri, la configurazione è piuttosto semplice. Il tuo gestore telefonico può darti i numeri che iniziano con

(00) 50000
(00) 50001
(00) 50002

ecc. fino a raggiungere 100. Naturalmente, puoi anche ottenere la tua combinazione di numeri preferiti.

Puoi ridistribuire il file come segue:

• The first digit after 5 indicates the department (e.g. sales – 0, service – 1, technical support – 2).
• The second digit after 5 indicates the individual (e.g. regional sales director – 1, sales analyst – 2).

In questo modo, se vuoi contattare, ad esempio, Carl del reparto vendite che chiama dall’esterno, sai che il suo numero sarà (00) 50001. Se invece Carl fosse un tuo collega nello stesso ufficio e utilizzasse lo stesso centralino, ti basterebbe comporre lo 01 per metterti in contatto con lui. Non c’è bisogno di aspettare, di chiedere il reindirizzamento o di indovinare quale potrebbe essere il suo numero.

The best part? To get these additional numbers, you don’t have to wait for weeks on end. Just get in touch with your chosen VoIP provider and you can have new DID numbers within the same day.

Poiché si tratta solo di aggiungere dei numeri virtuali al tuo account, l’intero processo è privo di intoppi. Non sono necessari i processi complessi comuni ai centralini telefonici.

Hai bisogno di un Direct Inward Dialing?

Pur non essendo indispensabili, i numeri DID possono essere estremamente utili in molte situazioni.

Ti portano:

• Flexibility: If you have customers or clients located in different time zones, DID is a lifesaver. With it, you can forward calls to your office line during working hours and to your cell phone outside of them. This ensures that you’re always available to take calls, no matter the time of day.
• Practicality: Direct Inward Dialing can also be helpful if you have a lot of employees who need to be reachable via phone. By assigning each employee their own DID number, customers and clients will always be able to reach the person they need to talk to without having to go through a lengthy phone tree.
• Availability: DID can also be useful in case of emergencies. If your office line is down, you may have calls forwarded to another number so that customers and clients can still reach you.

Vantaggi del Direct Inward Dialing

Se sei ancora indeciso se hai bisogno o meno del DID, di seguito ti elenchiamo alcuni vantaggi significativi. Ne abbiamo già accennato alcuni, ma vediamo di approfondirli..

#1 DID offre una grande flessibilità

Come abbiamo brevemente accennato, DID è un servizio molto flessibile. Può essere personalizzato per adattarsi alle tue esigenze specifiche. Ad esempio, puoi inoltrare le chiamate a numeri diversi in momenti diversi della giornata, oppure puoi inoltrare le chiamate a più numeri contemporaneamente.

Puoi anche impostare il trasferimento di chiamata, in modo che se qualcuno compone la linea dell’ufficio e tu non rispondi, la chiamata venga inoltrata al tuo cellulare. In questo modo, non perderai mai una chiamata, indipendentemente da dove ti trovi.

#2 DID conferisce un aspetto più professionale

Consentendo ai clienti di raggiungere i reparti specifici senza passare per la linea telefonica principale, puoi dare alla tua azienda un aspetto più professionale. Questo è particolarmente utile se hai una piccola impresa o se lavori da casa.

Con un numero DID, ai tuoi clienti apparirai come un’azienda vera e propria, più grande, anche se in realtà sei una startup con pochi dipendenti. Questo può dare loro maggiore fiducia nel fare affari con te. Inoltre, elimina la necessità per i clienti di ricordare più numeri di interno.

#3 DID genera un risparmio significativo

DID è anche un ottimo modo per risparmiare denaro. Prima di tutto, elimina la necessità di avere una linea telefonica separata per ogni dipendente.

If you have employees who work from home or who travel often, you can have their calls forwarded to their mobile phones so that you don’t have to pay for long-distance charges. DID can also save you money on your phone bill by allowing you to choose a local number, even if your business is located in another city.

Come ottengo un DID?

Come prima cosa devi utilizzare un ottimo strumento per call center che abbia una funzionalità DID integrata, come CloudTalk. Una volta che hai capito questa parte, pensa a tutti i numeri che vuoi nel tuo sistema e chiedi al tuo fornitore di call center di aiutarti.

As part of your onboarding process, you’ll be prompted to share your requirements. Once your call center is up and running, you can have separate extensions for each of your employees by using CloudTalk’s call center software.

Initially, you’ll need to choose your business phone numbers. You don’t want to get new ones? In CloudTalk, we’ll be happy to port your existing phone numbers so they’re ready to use with VoIP.

Una volta che i tuoi numeri principali sono in CloudTalk, possiamo aiutarti a determinare il numero di linee DID necessarie per la tua azienda in base alle tue esigenze.

Concludendo

Il DID è una tecnologia per call center che non solo facilita il contatto con i tuoi clienti, ma che toglie anche un peso alle spalle dei tuoi dipendenti. Se le operazioni quotidiane dipendono dalle chiamate, il DID è un passo avanti naturale.

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