Soluzioni telefoniche per il business – i migliori provider per il 2024 e avanti

In passato, le aziende che volevano potenti sistemi telefonici aziendali dovevano pagare un sacco di soldi per averli. Era costoso sia per installare l’intera infrastruttura telefonica che per utilizzare un sistema PBX (Private Branch Exchange). Soprattutto se ci fossero più linee da gestire. Ma siccome tutte le aziende si affidavano alle telefonate come principale canale di comunicazione con i clienti, ottenere una linea telefonica dedicata era semplicemente un must.

Fortunatamente, ora c’è un’altra opzione. I fornitori di Voice over Internet Protocol (VoIP) rendono l’installazione di un sistema telefonico più facile ed economico che mai. Forniscono anche funzioni come videoconferenze, chat di squadra e servizi di segreteria telefonica.

Ecco perché il 61% delle aziende che usano telefoni fissi tradizionalihanno detto che intendono passare ai sistemi VoIP quando scadono i loro contratti attuali.

Quale soluzione telefonica per le imprese dovresti scegliere tra le molte opzioni disponibili sul mercato? Ti diremo tutto quello che devi sapere per prendere una decisione informata. Confronteremo anche tre popolari soluzioni telefoniche aziendali in modo da avere un’idea di ciò che offrono.

Come funziona un sistema telefonico aziendale?

Le linee analogiche e i sistemi PBX sono stati le opzioni di chiamata più affidabili per molto tempo. Forniscono funzioni abbastanza utili per le aziende(come il trasferimento di chiamata e le estensioni) da giustificare i costi.

Così, anche se una normale linea telefonica era una gran seccatura da impostare e utilizzare (compresa una stanza dedicata per ospitare tutte le attrezzature e il personale IT per mantenerla in funzione), era ancora la scelta più popolare per le imprese.

Ma man mano che la tecnologia si è evoluta, i telefoni analogici che si affidano alle linee terrestri tradizionali sono stati lasciati nella polvere dalle piattaforme cloud e dai servizi VoIP. Contrariamente a quelli tradizionali, i sistemi telefonici virtuali sono ospitati online e mantenuti dal fornitore. Di conseguenza, non hanno bisogno di uno spazio dedicato all’ufficio.

Inoltre, i sistemi telefonici virtuali possono essere configurati attraverso un’interfaccia user-friendly senza dover chiedere aiuto a un professionista IT. E le differenze non si fermano qui; abbiamo messo insieme un rapido confronto delle caratteristiche delle linee telefoniche tradizionali e delle piattaforme cloud virtuali nella tabella sottostante.

Come si può vedere, le piattaforme cloud virtuali hanno molti vantaggi che danno loro un grande vantaggio rispetto ai sistemi tradizionali. Dall’essere molto più facile da impostare e più flessibile nella durata del contratto, all’avere una maggiore facilità di scalabilità e portabilità.

Abbiamo anche accennato al fatto che sia i costi iniziali che quelli di utilizzo regolare sono più bassi per i sistemi cloud virtuali rispetto alle linee telefoniche tradizionali. Possono quindi aiutare gli imprenditori a risparmiare una quantità significativa di denaro, ma quanto?

Quanto può costare un sistema telefonico aziendale?

Mentre siamo sull’argomento dei budget, le soluzioni telefoniche virtuali per le imprese possono effettivamente farvi risparmiare un bel po’ di soldi. I centralini non sono economici, anche se il loro costo è determinato in gran parte dalle dimensioni dell’azienda. Includendo il sistema di base, i telefoni effettivi, qualsiasi caratteristica aggiuntiva, il cablaggio e l’installazione, più la formazione e il supporto nella maggior parte dei casi si sommano a un costo finale di circa 800-1.000 dollari per dipendente.

Come è la situazione con le piattaforme cloud, allora?

• I costi medi del VoIP si aggirano tra i 20 e i 30 dollari per utente al mese, mentre i costi di installazione sono minimi o nulli. Per esempio, CloudTalk può essere completamente assemblato da voi in pochi minuti, senza bisogno di supporto IT.
• Le aziende che adottano la tecnologia VoIP possono aspettarsi di risparmiare tra il 50% e il 75% sui costi di comunicazione.
• Grazie all’utilizzo di una piattaforma VoIP, le nuove imprese possono ridurre i loro costi di avvio fino al 90%.

Da dove vengono questi risparmi?

Un aspetto è che le aziende semplicemente non hanno più bisogno di diversi telefoni dedicati alla scrivania. Non devono nemmeno pagare l’installazione e la manutenzione delle linee telefoniche in ufficio. Le tariffe delle chiamate interurbane e d’oltremare sono anche molto più economiche con il VoIP, poiché tutte le chiamate – indipendentemente dalla destinazione – sono instradate attraverso Internet.

Ma ci sono anche risparmi più indiretti dall’aumento della produttività e dell’efficienza del vostro team, grazie alle molteplici funzioni disponibili con tali piattaforme. I sistemi telefonici tradizionali, d’altra parte, di solito richiedono un pagamento extra per l’installazione di funzioni aggiuntive, come un assistente virtuale.

Nel frattempo, i sistemi basati su cloud sono dotati di numerose funzioni disponibili fin dall’inizio. Tra gli strumenti comunemente offerti dai fornitori ci sono l’instradamento delle chiamate, l’inoltro delle chiamate, le notifiche della casella vocale o la registrazione delle chiamate. Se in seguito vengono aggiunte nuove funzionalità alla piattaforma, molto probabilmente le avrete incluse gratuitamente. Questo è diverso da un tipico centralino, per il quale si dovrebbe pagare una tassa per ogni nuova aggiunta.

I migliori sistemi telefonici aziendali per le piccole aziende

ResearchAndMarkets ha recentemente stimato che il mercato globale dei servizi VoIP crescerà da 85,2 miliardi di dollari nel 2021 a 102,5 miliardi di dollari entro il 2026 ad un tasso di crescita annuale composto (CAGR)del 3,8% nel periodo 2021-2026. Considerando la popolarità delle chiamate online, non è sorprendente che anche il numero di servizi e piattaforme VoIP disponibili cresca rapidamente.

Ma come possono le aziende identificare quale piattaforma è la migliore per loro, dato che ne esistono così tante, ognuna con diverse caratteristiche e piani tariffari? Abbiamo selezionato tre eccezionali sistemi telefonici basati su cloud e li abbiamo confrontati in modo che tu possa esplorare le loro caratteristiche.

#1 CloudTalk

La sua eccezionale qualità delle chiamate e le sue oltre 70 caratteristiche fanno di CloudTalk una delle piattaforme di contact center virtuali meglio valutate su Capterra, essendo premiata come “Emerging Favourite” e “Top Performer” del 2021.

• Valutazione su Capterra:4.5
• Prezzi: ci sono tre piani tariffari offerti da CloudTalk, più un’opzione personalizzata. Quando si paga annualmente, il piano più basso (Starter) è di $25 per utente al mese, mentre il piano Essential costa $30 per utente al mese e un piano Expert va da $50 per utente al mese.
• Caratteristiche: CloudTalk vanta 70 caratteristiche, che lo collocano tra i leader del mercato in termini di quantità. Tra questi ci sono diversi strumenti di analisi (dalle statistiche delle chiamate al reporting degli agenti e all’analisi delle emozioni), i dialer intelligenti, le chiamate in conferenza e a tre vie, più il callback.
• Integrazioni: CloudTalk offre più di 40 integrazioni dirette così come Zapier e plugin Integromat. Con Zapier e Integromat, potete letteralmente collegarlo a qualsiasi app che vi venga in mente.
• Nella lista in costante crescita di app e strumenti supportati, si possono trovare HubSpot, Zendesk, Shopify, Copper e Microsoft Dynamics, così come BigCommerce, Front e Helpscout.

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#2 Vonage

Vonage è stato il pioniere dei servizi telefonici VoIP quando è stato lanciato nel 2001. Ora offrono soluzioni di voce, messaggistica e video per le aziende, insieme ai set di centralini standard.

• Valutazione su Capterra:4.0
• Prezzi: Vonage offre tre piani tariffari( Base, Premium e Avanzato) con il costo di ciascuno a seconda del numero di utenti. Per 10 utenti, diciamo, il prezzo sarebbe di 17,99 dollari, 27,99 dollari o 37,99 dollari, rispettivamente.
• Caratteristiche: ci sono 50+ caratteristiche di comunicazione unificata come la segreteria telefonica automatica, ponti di conferenza, strumenti di monitoraggio delle chiamate e click-to-dial.
• Integrazioni: Salesforce, Microsoft Dynamics, Office 365, Hubspot, Zendesk e Zoho sono solo alcune delle loro integrazioni più popolari.

#3 CallHippo

CallHippo è un sistema telefonico virtuale che offre numeri verdi e locali in più di 50 paesi, oltre a diverse integrazioni.

• Valutazione su Capterra:4.2.
• Prezzi: CallHippo ha quattro piani diversi tra cui scegliere: Bronze (16 dollari per utente al mese), Silver(24 dollari), Platinum (40 dollari) e Enterprise (48 dollari).
• Caratteristiche: CallHippo include diverse caratteristiche utili, tra cui un IVR multilingue, numeri di telefono unici per ogni dipartimento o agente, e analisi delle chiamate.
• Integrazioni: Oltre 90 integrazioni sono disponibili all’interno dell’app, tra cui Pipedrive, Salesforce, Zendesk, Groove e Shopify.

Caratteristiche che puoi usare per il lavoro a distanza

Prima del 2020, essere autorizzati a lavorare da casa occasionalmente era spesso visto come un vantaggio. Ora, però, il lavoro a distanza è la nuova normalità. Attualmente, il 58,6% della forza lavoro americana lavora in remoto, con il 41% completamente. Se si vuole rendere il lavoro remoto dei dipendenti più facile e aiutarli a fornire il miglior servizio possibile, ci sono diverse caratteristiche delle soluzioni telefoniche cloud per le imprese a cui si dovrebbe essere interessati:

• Registrazione delle chiamate: permette di registrare e salvare tutte le chiamate come file audio. Non appena una chiamata finisce, puoi ascoltarla direttamente dal tuo browser web.
• Conferenze audio e video: in un paio di minuti puoi programmare una conferenza audio o video e invitare chiunque tu voglia a partecipare, come i tuoi clienti o fornitori.
• Chiamata a 3: quando una situazione lo richiede (per esempio, il vostro agente remoto ha bisogno di aiuto con un cliente difficile), si può facilmente aggiungere una terza persona alla chiamata.
• Stato dell’agente: non importa dove lavorano i tuoi dipendenti, puoi controllare rapidamente il loro stato (sono occupati, inattivi o assenti?) e sapere a chi puoi indirizzare una chiamata in arrivo.
• App mobile: tutte le piattaforme cloud sono dotate di un’app mobile che i vostri dipendenti possono utilizzare per rimanere in contatto con i clienti in qualsiasi momento.

All these features and many more can be found inside CloudTalk, helping your remote agents work more smoothly and efficiently. However, that’s not all. Every new feature added to the platform is usually available to you and your employees pretty quickly, without you having to ask an IT crew to add it or pay extra for it. 

Conclusione

Siamo sicuri che l’hai già sentito: non c’è “un sistema telefonico per ufficio giusto” che sia perfetto per ogni azienda. Per trovare il sistema giusto per voi e il vostro team, prima dovreste pensare alle esigenze vostre e dei vostri dipendenti, poi approfittare di tutte le prove gratuite che sono disponibili per le varie soluzioni.

Dal momento che CloudTalk è così facile da personalizzare, siamo sicuri che sarà vantaggioso per le piccole aziende locali così come per le aziende più grandi. Inoltre, la quantità di funzioni remote-friendly fornite renderà sicuramente il lavoro fuori dall’ufficio più facile che mai nel prossimo anno.

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Soluzioni telefoniche virtuali FAQ

D: In che modo un servizio telefonico virtuale è diverso da una linea fissa?

R: Piuttosto che usare un server situato nel tuo ufficio, un telefono virtuale funziona su uno online. Questo significa che non dovrai tenere alcuna attrezzatura o cablaggio per la linea telefonica, poiché il fornitore di servizi gestirà tutto.

D: La qualità delle chiamate è peggiore con le chiamate via internet?

R: Al contrario. Poiché le piattaforme VoIP utilizzano codec a banda larga per la qualità delle chiamate, questo permette di godere di un suono cristallino indipendentemente dalla distanza.

D: Come posso aggiungere nuovi numeri di telefono o utenti a una soluzione di telefono virtuale? Devo chiamare qualcuno del dipartimento IT?

R: Niente affatto. È possibile creare e aggiungere nuovi numeri di telefono o utenti alla piattaforma direttamente dalla sua dashboard principale in un paio di clic. Questo significa anche che puoi fare qualsiasi cambiamento nel momento in cui ne hai bisogno, come ad esempio dare ad un nuovo dipendente l’accesso alla piattaforma immediatamente.