VoIP Sisteminizi Kurmak: Garantili Başarı İçin 7 Basit Adım

VoIP’ye geçmek ortalama telefon masraflarınızı ayda %50’ye varan oranda azaltır. Ancak, bu etkileyici tasarruflardan yararlanmak için VoIP sistemini doğru bir şekilde kurmanız gerekir.

Doğru bir VoIP kurulumu güvenilir, yüksek kaliteli sesli ve görüntülü aramalar sağlar, bu nedenle dikkatli bir şekilde planlanması ve kurulması, düşük ses kalitesi ve bağlantı gibi sorunları önleyebilir.

Anahtar Çıkarımlar:

• VoIP telefon sistemleri maliyet tasarrufu, ölçeklenebilirlik ve platformlar arası iletişim gibi çeşitli avantajlar sunarak uzaktan ve hibrit çalışma için idealdir.
• Bir VoIP telefon sistemi kurmadan önce, yeterli bant genişliğine ve düşük gecikmeli bir ağa sahip olmak gibi temel gereksinimleri karşıladığınızdan emin olun.
• VoIP’ye geçişinizi mümkün olduğunca sorunsuz hale getirmek için bazı temel adımları izleyin. Örneğin, iş ihtiyaçlarınızı değerlendirin, güvenilir bir sağlayıcı seçin ve ağ istikrarını kontrol edin.

Neden VoIP Sistemi Kurmalısınız?

VoIP teknolojisi, geleneksel telefon ağları yerine internet bağlantısı kullanarak sesli arama yapılmasını sağlar. Bilgisayarlar, akıllı telefonlar veya özel VoIP telefonlar gibi farklı cihazlardan arama yapmanıza olanak tanır.

Bir VoIP sistemi çeşitli avantajlar sunar:

• Paradan tasarruf edin: VoIP, özellikle uzun mesafeli veya uluslararası aramalar için genellikle geleneksel telefon sistemlerinden daha ekonomiktir. Aslında, maliyetleri aylık %50‘ye kadar düşürebilir.

• İşinizi ölçeklendirin: VoIP sistemleri son derece uyarlanabilirdir, çünkü genellikle ihtiyaç duyduğunuzda telefon hatları ekleyebilir veya çıkarabilirsiniz.

• Platformlar arası iletişimi geliştirin: VoIP, CRM ve SMS gibi diğer sistemlerle entegre olarak verimliliği artırabilir.

Her yerden çalışın: Kullanıcılar, bilgisayarlardaki yazılım telefonlarını veya akıllı telefonlardaki mobil uygulamaları kullanarak internet bağlantısı ile arama yapabilir ve alabilir. Bu, uzak ve hibrit ekipler için idealdir.

VoIP Kurulumu için Temel Gereksinimler

VoIP sistemini uygulamaya koymadan önce bu koşulları karşıladığınızı onaylayın:

#1 Yeterli Bant Genişliği Sağlayın

İhtiyaç duyulan bant genişliği, aynı anda gerçekleşen arama sayısına ve internet kalitenize bağlıdır. Yeterli bant genişliği olmadan, kesilen aramalar veya düşük kaliteli ses gibi sorunlarla karşılaşırsınız. İnternet bağlantınızı iyileştirmek bu sorunları giderebilir.

Örneğin, CloudTalk çağrı başına 100 kbps’ye kadar hız kullanır. Her kişinin en az 1 Mbps indirme ve yükleme hızına, ideal olarak 5 Mbps’ye sahip olması önerilir.

#2 Düşük Gecikmeli Bir Ağ Tercih Edin

Gecikme, dinleyiciye giden sesin gecikmesi anlamına gelir. Bu nedenle, sizi konuştuğunuzdan daha geç duyarlar. Düşük gecikmeli bir ağ bu gecikmeyi en aza indirerek sorunsuz konuşmalar sağlar.

Not: Garip duraklamaları ve kesintileri önlemek için gecikme süresi 150 milisaniye veya daha az olmalıdır.

#3 VoIP Trafiğini Diğer Verilere Göre Önceliklendirin

VoIP, diğer uygulamalar bant genişliğini kullanırken bile sisteminizin sorunsuz aramalar için yeterli internet kaynağı sağlamasını sağlar. Hizmet Kalitesi (QoS) ayarlarını yapılandırarak sesli veya görüntülü aramalar için paketlere öncelik verirsiniz, böylece en yoğun ağ trafiği sırasında bile sorunsuz ve kesintisiz aramalar sağlarsınız.

#4 Güvenlik Önlemlerini Uygulayın

VoIP iletişimi, kimlik avı ve kötü amaçlı yazılım gibi güvenlik riskleriyle karşı karşıyadır. Verilerinizi korumak için güvenliği ilk sıraya koyan ve veri şifreleme gibi önlemler uygulayan güvenilir bir VoIP sağlayıcısı seçebilirsiniz.

7 Adımda VoIP Sistemi Kurma

Bir VoIP sistemi kurmak, kullanıcı dostu arayüzleri ve basitleştirilmiş kurulum süreçleri nedeniyle genellikle kolaydır. Ancak, geçişi daha da sorunsuz hale getirmek için 7 adımlı bir kılavuz hazırladık:

#1. İş İhtiyaçlarınızı Değerlendirin

Her işletme kendine özgü gereksinimleriyle benzersizdir. Ve VoIP sisteminiz bunları karşılamalıdır, tersi değil. Bu yüzden hangisini uygulamak istediğinizi seçmeden önce bu hususları göz önünde bulundurun:

• Kullanıcı sayısı: Kaç çalışanın erişime ihtiyacı olduğunu tanımlayın.

• Çalışma modeli: Ekibinizin uzak, hibrit veya çok konumlu üyeleri varsa, bulut tabanlı bir çözümü hedeflemelisiniz.

• Çağrı Hacmi: İhtiyaç duyulan bant genişliğini ve kapasiteyi anlamak için eşzamanlı çağrı sayısını tahmin edin.

• Ölçeklenebilirlik: VoIP sisteminin şirketinizin mevcut ve gelecekteki ihtiyaçlarını karşılayabilmesi önemlidir. Ölçeklenebilir bir VoIP çözümünü tercih etmek, işiniz büyüdükçe yeni özelliklerin sorunsuz bir şekilde entegre edilmesini sağlayarak maliyetli yükseltme ihtiyacını azaltır.

#2 VoIP Hizmet Sağlayıcınızı Seçin

İhtiyaçlarınızın ne olduğunu öğrendikten sonra, en uygun VoIP yazılımını seçme zamanı gelmiştir. Akıllı bir karar vermek için bu hususları göz önünde bulundurun:

• Güvenilirlik: Çalışma süresi ve yüksek müşteri memnuniyeti konusunda güçlü bir geçmişe sahip sağlayıcıları arayın. G2 veya Capterra gibi inceleme portallarını kontrol edebilirsiniz.
• Özellikler: Power Dialer, Çağrı Akışı Tasarımcısı, güçlü Analitik veya Gerçek Zamanlı Gösterge Tablosu gibi sunulan özelliklerin çeşitliliğini değerlendirin.
• Uyumluluk: Sağlayıcının hizmetlerinin CRM sistemleri veya cihazlar gibi mevcut altyapınızla uyumlu olduğundan emin olun.
• Müşteri Desteği: Sağlayıcının kesintisiz olarak yanınızda olmasını garanti etmek için 7/24 müşteri desteğine öncelik verin. Teknik sorunları giderebilir, soruları yanıtlayabilir veya istediğiniz zaman kurulum konusunda yardımcı olabilirler.

PlanRadar CloudTalk’ın VoIP sistemine geçerek ne elde etti?

• +160 uluslararası numara ile küresel erişim
• Çağrı işleme verimliliğinde %70 artış
• Üstün çağrı kalitesi

#3 Ağ ve İnternet Bağlantısını Kontrol Edin

Bir VoIP sistemi kurmadan önce, net ve yüksek kaliteli aramalar yapmak için internet bağlantınızın hızlı ve istikrarlı olduğundan emin olmanız çok önemlidir.

Ağınızın ve internet bağlantınızın nasıl çalıştığını gözden geçirmek için bu en iyi uygulamaları izleyin:

• Kalitesini incelemek için hızlı testler yapın.

• SolarWinds VoIP ve Network Quality Manager araçlarını kullanarak paket kaybınızı izleyin. İyi arama kalitesini korumak için paket kaybınızın% 1’in altında olduğundan emin olun.
• Tutarlı ses kalitesi sağlamak için 30 ms veya daha düşük titreşim seviyelerini koruyun.

#4 Doğru VoIP Donanımını Seçin

VoIP sistemleri donanımdan tasarruf etmeye yardımcı olur, ancak net iletişim ve olumlu bir müşteri deneyimi için iyi ekipmana yatırım yapmak önemlidir. İşte bazı uygun maliyetli ipuçları:

• Doğru VoIP telefonunu seçin: Yoğun veya tüm gün telefon kullanımı için yüksek kaliteli veya çok hatlı telefonları tercih edin, VoIP hizmetinizle uyumluluğundan emin olun ve daha kolay kurulum için önceden yapılandırılmış seçenekleri göz önünde bulundurun.
• Dizüstü bilgisayarınızı VoIP için optimizeedin: En az 4 GB RAM önerilir, ancak sorunsuz performans için 8 GB veya daha fazlası idealdir. Ayrıca, işletim sisteminin kullanmayı planladığınız VoIP yazılımı ile uyumlu olduğundan emin olun. Çoğu VoIP yazılımı Windows, macOS ve Linux’u destekler
• Yüksek kaliteli kulaklıklara yatırım yapın: Aktif gürültü önleyici (ANC) kulaklıklar VoIP aramaları sırasında ses kalitesini artırabilir ve arka plan gürültüsünü azaltabilir. Gürültü önleyici kulaklıklar 80 ila 500 dolar arasında değişir
• Bir VoIP adaptörü satın alın: Eski masa telefonlarınızı kullanmak istiyorsanız, bunu bir Analog Telefon Adaptörü (ATA) ile yapabilirsiniz, böylece yeni telefonlar satın almanıza gerek kalmaz.

#5 Bir VoIP telefon numarası alın

Bir sağlayıcı seçtikten sonra sıra VoIP numarası almaya gelir. VoIP telefon numarası, geleneksel telefon numaraları gibi belirli bir telefon hattına değil, belirli bir kullanıcıya atanan gerçek bir telefon numarasıdır.

Ama nasıl elde edilir?

Genellikle, bir Müşteri Başarı Yöneticisi (CSM) VoIP numaranızı almanızda size yardımcı olacaktır.

Farklı VoIP telefon numarası türleri arasından seçim yapabilirsiniz:

• Uluslararası numaralar: Şirketiniz birkaç ülkede faaliyet gösteriyorsa, her biri için bir telefon numarasına sahip olabilirsiniz. Yerel numaralara sahip olmak, müşterilerinizin veya potansiyel müşterilerinizin aramalarınızı reddetme olasılığını azaltır.

• Ücretsiz numaralar: Bu tür sanal telefon numaraları, müşterilerinizin sizi ücretsiz aramasını veya ücreti sizinle onlar arasında paylaştırmasını sağlar.
• Yerel telefon numaraları: Onlar belirli bir coğrafi alanla bağlantılı bir rakam yapısına sahiptir, bu da daha da yakınlaştırmanıza ve Londra ve Madrid gibi büyük bölgeleri veya şehirleri hedeflemenize olanak tanır. Örneğin, Madrid numarası +34 (91 ) 123 4567 olurken, Londra için +44 ( 020 ) 123-4567 olacaktır.

#6 VoIP Telefon Sisteminizi Kurun

Bir VoIP sistemi kurma süreci, seçilen sağlayıcıya ve VoIP türüne bağlıdır. Bilmeniz gereken üç ana konu vardır:

• Şirket içi PBX: Bunlar işletme tesislerinde bulunur ve ekipman ve teknik uzmanlık için yatırım gerektirir.
• Cihaz tabanlı VoIP: Bu VoIP türü bilgisayar ve akıllı telefon gibi cihazlara yüklenir ve küçük işletmeler veya uzaktan çalışanlar için idealdir.
• Bulut tabanlı PBX: Bunlar bulutta barındırılır, bu nedenle yalnızca cihazınıza yazılım yüklemeniz gerekir. Cihaz tabanlı VoIP’den daha ekonomiktirler çünkü ek donanıma ihtiyaç duymazlar ve daha düşük bakım maliyetlerine sahiptirler, şirket içi BT personeline olan ihtiyacı azaltırlar.

Bulut tabanlı bir VoIP sistemi donanım gerektirmediğinden, kurulum da daha kolaydır . Kullanıcılar her şeyi basit bir çevrimiçi arayüz üzerinden yönetebilir.

VoIP sisteminizi CloudTalk ile kurmak son derece basittir. Tek yapmanız gereken aşağıdaki adımları takip etmek:

• Cloudtalk ile bir hesap oluşturun.
• Uygulamayı dizüstü bilgisayarınıza veya akıllı telefonunuza indirin.
• 14 günlük ücretsiz deneme sürümünü etkinleştirin.
• Çağrı yönetimini tercihlerinize göre yapılandırın (örn. Çağrı Yönlendirme).
• Gelen ve giden aramalar için numaraları ayarlayın.
• VoIP numaranızı seçin.

#7 Ekibinize VoIP ile Çalışmayı Öğretin

Çalışanlarınız VoIP telefon sistemini nasıl kullanacaklarını bilirlerse, avantajlarını en üst düzeye çıkaracak ve daha üretken olacaklardır.

Onları nasıl doğru şekilde eğiteceğinizi öğrenmek için bu ipuçlarını izleyin:

• Etkileşimli oturumlar planlayın: Personelin rehberlik alırken yeni sistemle etkileşime girebileceği eğitim oturumları düzenleyin.
• Temel özelliklere odaklanın: Eğitimi, sesli posta ayarları veya çağrı aktarımı gibi ekibinizin günlük olarak kullanacağı temel işlevleri kapsayacak şekilde özelleştirin.
• En iyi güvenlik uygulamalarını vurgulayın: Güvenliğin neden gerekli olduğunu açıklayın ve güçlü parolalar oluşturmak gibi en iyi uygulamaları öğretin. Ayrıca, temsilcilerinize yaygın sorunlar ve bu sorunların nasıl giderileceği konusunda rehberlik edin.
• Sürekli destek sunun: Ekibinizi deneyimleri hakkında geri bildirimde bulunmaya teşvik edin ve bu bilgileri eğitim materyallerinizi sürekli olarak iyileştirmek ve güncellemek için kullanın.
• Departman eğitimlerini uygulayın: Eğitim oturumlarını her ekibin özel ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde uyarlayın ve çalışanların rolleri ve sorumluluklarıyla ilgili rehberlik almalarını sağlayın.

VoIP Sistemi Kurmanın Zahmetsiz Yolu

Sonuç olarak, bir VoIP sistemi kurmak, maliyet tasarrufu, ölçeklenebilirlik ve uzaktan çalışma esnekliği dahil olmak üzere birçok avantaj sunar.

Yeni VoIP’nizin temel gereksinimleri karşıladığından emin olarak ve bahsettiğimiz adımları izleyerek, siz ve ekibiniz sorunsuz bir geçiş yapabilir ve verimliliği en üst düzeye çıkarabilirsiniz.

CloudTalk ile VoIP kurulumu çok basittir. Bugün başlayın ve kolaylığı ve verimliliği kendiniz deneyimleyin.