Softphone Nedir: Nasıl Çalışır ve Neden Kullanmalısınız?

Uzaktan çalışma kalıcı hale geldi. Hatta 2015 yılına kıyasla küresel olarak %21 oranında büyüme göstermiştir.

Geleneksel sabit hatlar sizi çoğunlukla ofisle sınırladığından, modern iş gücü bir alternatif aramaya başladı. İşte bu noktada yazılım telefonları devreye giriyor.

Bu makalede, yazılım telefonları hakkında bilmeniz gereken her şeyi ele alıyoruz: ne oldukları, faydaları, temel özellikleri ve doğru sağlayıcıyı nasıl seçeceğiniz.

Önemli çıkarımlar:

• Yazılım telefonu, akıllı telefonlar ve dizüstü bilgisayarlar gibi cihazları kullanarak İnternet üzerinden telefon görüşmeleri yapmanıza ve almanıza olanak tanıyan bir uygulamadır.
• Yazılım telefonları maliyet tasarrufu, uzaktan çalışma için esneklik, sesli posta kaydı ve CRM entegrasyonu gibi gelişmiş özellikler ve ek donanım olmadan kolay ölçeklenebilirlik sunar.
• Yüksek kaliteli kulaklık kullanmak ve güvenilir bir İnternet bağlantısı sağlamak gibi en iyi uygulamaları uygulamak, optimum çağrı kalitesi ve kolaylaştırılmış operasyonlar elde etmenize yardımcı olabilir.

Yazılım Telefonu Nedir?

Yazılım telefonu, akıllı telefonlar ve dizüstü bilgisayarlar da dahil olmak üzere internete bağlı herhangi bir cihazda arama yapmanızı ve almanızı sağlayan bir uygulamadır.

Geleneksel bir sabit telefonun aksine, özel bir telefon veya SIM kart gibi özel ekipmanlara ihtiyaç duymaz. Bunun yerine, sadece iyi bir İnternet bağlantısına ihtiyaç duyar.

Bu şekilde, çalışanlar nerede olurlarsa olsunlar şirket numarası üzerinden arama yapabilir ve çağrı alabilirler, bu da uzaktan çalışmayı teşvik eder.

Yazılım Telefonu Nasıl Çalışır?

Yazılım telefonu, bir bilgisayardan veya mobil cihazdan arama yapmak ve almak için VoIP teknolojisini kullanan bir uygulama veya yazılımdır. Esasen, VoIP kullanarak çalışan sanal bir telefon.

Bu şekilde çalışır: Cihaz sesinizi alır, küçük parçalara böler ve kodek yazılımını kullanarak ikili kodlara dönüştürür.

Daha sonra, paketlenmiş veriyi İnternet üzerinden alıcının cihazına gönderir, ambalajından çıkarır ve tekrar duyulabilir sese dönüştürür.

Hardphone ve Softphone Arasındaki Farklar

Sabit telefonlar ve yazılım telefonları arasındaki temel fark, sabit telefonların fiziksel cihazlara veya donanıma dayanması, yazılım telefonlarının ise bilgisayarınıza veya akıllı telefonunuza yüklenen bir uygulama sayesinde çalışmasıdır.

Ancak, her ikisi de internete ihtiyaç duyuyor ve çalışmak için VoIP kullanıyor.

Peki bunun dışında, aralarındaki farklar nelerdir? Gelin bunları ayrıntılı olarak inceleyelim.

Özellikler

• Sabit telefonlar genellikle yalnızca fiziksel cihaz değiştirilerek değiştirilebilen sabit özelliklere sahiptir.
• Yumuşak telefonlar genellikle yazılım veya yapılandırma değişiklikleri yoluyla kolayca güncellenebilir veya yükseltilebilir.

Hareketlilik

• Sabit telefonlardan bahsederken, genellikle ofis masası gibi tek bir yere sabitlenen ve kolayca hareket ettirilemeyen geleneksel masa telefonlarından veya ofis telefonlarından bahsediyoruz.

• Öte yandan, yazılım telefonları akıllı telefonlara, dizüstü bilgisayarlara ve diğer taşınabilir cihazlara kurulup kullanılabildikleri için yüksek mobilite sunarlar. Bu, kullanıcıların ofiste, evde veya hareket halindeyken internet bağlantısı olan her yerden arama yapabileceği ve alabileceği anlamına gelir.

Maliyet

• Sabit telefonlar daha pahalıdır çünkü fiziksel donanım kurulumu gerektirirler.
• Ancak, yazılım telefonları yeni bir donanım kurulumu gerektirmedikleri için uygun maliyetlidir. Bu durumda maliyetlendirme yalnızca lisanslama ve hizmet ücretlerini kapsar.

Kurulum

• Sabit telefonların kurulumu, kabloların döşenmesi ve donanımın yapılandırılması gibi görevleri içeren fiziksel kurulum gerektirir.

• Buna karşılık, yazılım telefonlarının kurulumu basittir ve genellikle sadece bir uygulama veya yazılım indirerek minimum teknik bilgi gerektirir.

Ölçeklenebilirlik

• Sabit telefonlar sınırlı ölçeklenebilirliğe sahiptir ve yeni telefonlar veya hatlar eklenirken satın alma ve donanım kurulumu gerektirir.
• Bununla birlikte, kullanıcılar sadece uygulamadan talep ederek telefon hatları ve daha fazla telefon numarası ekleyebildikleri için yazılım telefonları son derece ölçeklenebilirdir.

Neden Yazılım Telefonu Kullanmalısınız?

Henüz bir yazılım telefonu ile arama yapmaya başlamadıysanız, işte sizi ikna edecek 5 cazip avantaj:

#1 Her Yerden Çalışın

Arama yapmak için fiziksel ekipmana ihtiyacınız olmadığından ofise bağlı değilsiniz. Uygulama yüklü bir cihazınız ve internet bağlantınız olduğu sürece, her yerde arama yapabilir ve alabilirsiniz.

Bu nedenle, ekibiniz uzaktan veya hibrit bir modelde çalışıyorsa idealdir.

#2. Para ve Zamandan Tasarruf Edin

Sürekli olarak donanım satın almanız, kurmanız ve bakımını yapmanız gerekmediğinden giderler azalır. Aslında, şirketler yazılım telefonlarına geçerek %50‘ye varan tasarruf sağlayabilir.

Sonuç olarak, ekipman satın almak ve kurmak için harcayacağınız zamandan da tasarruf edersiniz.

Ayrıca, yazılım telefonlarının kurulumu sorunsuzdur. Mühendislerin sahaya gelip operasyonları kesintiye uğratması gerekmez.

Ayrıca, yazılım telefonları CRM gibi önemli iş araçlarıyla birlikte çalışarak uygulamalar arasında geçiş yaparak zaman kaybetmeden önemli müşteri verilerine erişmenizi sağlar.

#3 Verimliliği Artırın

Yazılım telefonları, hızlı çağrı yönetimi için Tıkla-Ara ve Güçlü Çeviriciler gibi özellikler sunar. Numaraları web sayfalarından otomatik olarak alırlar ve temsilcilerin bilgi aramak yerine mükemmel müşteri hizmetleri sunmaya odaklanmalarını sağlarlar.

Dahası, yazılım telefonları esnektir ve daha fazla koltuk ekleme veya yetenekleri yükseltme gibi iş ihtiyaçlarını karşılamak için kolayca ölçeklenebilir. Otomatik Çağrı Kaydı ve Çağrı D eşifresi özellikleri, ekiplerin büyüdükçe performanslarını artırmalarına yardımcı olur.

#4 Ekibinizin İletişimini Basitleştirin

Yazılım telefonu sistemleri, her işlev için farklı cihazlar kullanmadan iletişimi merkezileştirmenize olanak tanır. Örneğin, cihazlar arasında geçiş yaparak zaman kaybetmeden bilgisayarınızdan ses kaydı yapabilir, hatta metin mesajları yazabilirsiniz.

Ayrıca, tüm çağrı verilerinizi, müşterilerinizi ve potansiyel müşterilerinizi tek bir yerde toplamak için bunları Hubspot veya Pipedrive gibi CRM uygulamalarınızla entegre edebilirsiniz.

#5 Daha Akıllı Kararlar Alın

Yazılım telefonları, müşteri konularındaki eğilimleri belirlemenize, otomatik çağrı özetleri oluşturmanıza ve hatta müşterilerin çağrı sırasında nasıl hissettiklerini analiz etmenize olanak tanıyan Yapay Zeka kullanır.

Bu şekilde, çok değerli verilere otomatik olarak erişebilir ve sezgileriniz yerine veriye dayalı kararlar verebilirsiniz.

Yazılım Telefonu Kullanmak İçin En İyi Uygulamalar

Artık yazılım telefonlarının faydalarını bildiğinize göre, potansiyellerini en üst düzeye çıkarmanın zamanı geldi. İşte iletişim deneyiminizi iyileştirmek için önemli ipuçları.

#1 Mikrofonlu yüksek kaliteli kulaklıklar kullanın

Harika bir yazılım telefonu deneyimi için bu kulaklık türlerini göz önünde bulundurun:

• USB kulaklıklar: Güvenilir bağlantılar sunarlar ve çoğu yazılım telefonuyla uyumludurlar. Ayrıca gürültü engelleme ve yüksek kaliteli ses özelliklerine sahiptirler.
• Mono kulaklıklar: Çoklu görevler için mükemmeldir, bir kulağı serbest bırakarak aramalar sırasında iş arkadaşlarınızla iletişim kurmanızı sağlar…
• Stereo kulaklıklar: Daha iyi ses kalitesi sağlarlar, iş arkadaşlarınızla iletişim kurmaya gerek kalmadan tek bir müşteriye odaklanmak için idealdirler.

#2 Sabit bir internet bağlantısı sağlayın

Yazılım telefonları arama yapmak ve almak için internet bağlantısına bağlı olduğundan, istikrarlı ve güvenilir bir internet bağlantısına sahip olmak önemlidir.

Bunu yapmak için, yeterli bant genişliğine sahip güvenilir bir internet servis sağlayıcınız olduğundan emin olun.

Örneğin, CloudTalk çağrı başına 100 kbps’ye kadar hız kullanır ve her kişinin en az 1 Mbps indirme ve yükleme hızına, ideal olarak 5 Mbps’ye sahip olması önerilir.

#3 Yazılım telefonu özelliklerinizi özelleştirin

Bu, sesli mesajınızı kişiselleştirmeyi, çağrı akışını yapılandırmayı ve kullanılabilirlik durumlarınızı (müsait, meşgul, uzakta vb.) ayarlamayı içerir.

Bu şekilde, yazılım telefonunuzun işlevlerini en üst düzeye çıkaracak ve daha üretken ve verimli olacaksınız.

#4 Ses sorunlarını hızla giderin

Ses kalitesi sorunları veya kesintili aramalar yaşarsanız, bunları derhal giderin. İşte izlemeniz gereken bazı adımlar:

• İnternet bağlantınızı kontrol edin. Örneğin, şunları çalıştırabilirsiniz hız testleri VoIP sağlayıcınızın bant genişliği önerilerini karşıladığınızdan emin olmak için.
• Ağınızda sorun olup olmadığını test edin: Yüksek gecikme/titreme veya paket kaybı, aramalar sırasında dalgalı sese neden olabilir. Bu sorunlarla karşılaşırsanız, yönlendirici ürün yazılımı yükseltmelerini veya İnternet Servis Sağlayıcınızla (İSS) iletişime geçmeyi düşünün.
• Etkinleştir Hizmet Kalitesi (QoS) yönlendiricinizde. Bu, aramaların daha düzgün duyulmasına yardımcı olacaktır.

8 Sahip Olunması Gereken Yazılım Telefonu Özellikleri

Yazılım telefonları, günlük iş hayatınızı iyileştiren bir dizi özellik sunar ve internet kullanarak çeşitli cihazlardan arama yapmanıza olanak tanır.

Tüm bunların arasında aşağıdaki özellikleri kaçıramazsınız:

#1. Metin Mesajları

SMS metin mesajlarının ortalama açılma oranının genellikle %90‘ı aştığını biliyor muydunuz?

Ayrıca, yazılım telefonunuzla müşterilerinize SMS göndermek, ilk sorularından satış sonrası desteğe kadar onlarla kolayca iletişim kurmanızı sağlar.

Örneğin, bir müşteri çevrimiçi veya telefonla sipariş verdiğinde, sipariş ayrıntılarını (ürün, fiyat ve beklenen varış zamanı) onaylayan bir kısa mesaj gönderebilirsiniz.

Yazılım telefonu ile kısa mesaj göndermek için cep telefonunuzu elinize almanız gerekmez ve ayrıca şablonlar kullanabilir ve bir aramadan sonra veya cevapsız bir aramadan sonra otomatik takipler ayarlayabilirsiniz.

#2. Uzantılar

Uzantılar, müşterileri veya çalışanları departmanlara hızlı bir şekilde bağlamanızı sağlar, bu nedenle yazılım telefonunuzda da olmazsa olmazdır.

Temsilcilerin telefon numaralarını hatırlamaları ve manuel olarak yazmaları gerekmez, bu da iletişim sürecini kolaylaştırır.

#3 Sesli Mesaj

Yazılım telefonu uygulamanızın iyi bir Sesli Posta işlevine sahip olduğundan emin olun.

Örneğin, Cloudtalk’ın sesli postası, uygulama aracılığıyla sesli mesaj dökümlerine erişmenize ve hangilerine yanıt vermek istediğinizi seçmenize olanak tanır.

Bu şekilde, sesli mesajları tek tek dinlemek ve onlara yanıt vermek için zaman harcamak zorunda kalmazsınız.

#4 Entegrasyonlar

Araçlarınızla veya CRM ile bağlamak, tüm müşteri verilerinizi merkezileştirmenize ve takip gibi görevleri otomatikleştirmenize yardımcı olur.

Bu şekilde, temsilcileriniz sorunlara daha hızlı yanıt verir ve çözer ve daha üretken olurlar.

#5 Çağrı Transferleri

Çağrıların aktarılması, çalışanların çağrıları hızlı bir şekilde uygun kişiye veya departmana yönlendirmesini sağlar.

Bu, müşterinin bekleme süresini azaltır ve müşteri deneyimini iyileştirir, bu nedenle bu özelliğe sahip olmalısınız.

#6 Temsilci Durumu

Temsilcilerinizin durumunu biliyorsanız, çağrıları hızlı bir şekilde uygun temsilcilere yönlendirebilirsiniz.

Ayrıca, temsilcilerinizin müsait olup olmadığını bilmek, görevleri adil bir şekilde dağıtmanıza olanak tanıyarak hiç kimsenin aşırı yüklenmemesini veya az kullanılmamasını sağlar.

#7 Sanal Arayan Kimliği

Caller ID teknolojisi, alıcının cevap vermeden önce arayanın bilgilerini görmesini sağlar.

Yerel bir alan koduyla sanal bir giden arayan kimliği oluşturarak yanıt oranlarını artırmanıza olanak tanır.

#8 3 Yönlü Arama

Daha karmaşık durumlarda, sorunu anlamak ve yardımcı olmak için diğer meslektaşların da hazır bulunması gerekebilir.

Bu nedenle, 3 Yönlü Arama çok önemlidir. Cloudtalk ile, temsilci performansını değerlendirmek için telefon görüşmelerine sessizce katılabilir ve ayrılabilirsiniz.

İşletmeniz İçin Doğru Yazılım Telefonu Sağlayıcısını Seçme

İşletmeniz için bir yazılım telefonu kullanmaya karar verdiniz mi? Şimdi doğru yazılım telefonu sağlayıcısını seçme zamanı.

Ancak bu kadar çok seçenek varken, en iyisini seçmek için kararınızı neye dayandırabilirsiniz? Size bazı tavsiyelerde bulunacağız:

#1 Cihaz ve Araçlarla Uyumluluğu Kontrol Edin

Her yazılım telefonu her cihazda veya işletim sisteminde çalışmaz, bu nedenle mevcut sisteminizle (macOS, Windows, iOS veya Android) uyumlu olduğundan emin olun.

Ayrıca, günlük kullandığınız araçlar ve CRM ile entegre olup olmadığını kontrol edin.

#2 Yeterli Telefon Hattına Sahip Olduğunuzdan Emin Olun

Yazılım telefonu sağlayıcısının ihtiyacınız olan telefon hatlarını sunması ve iş ihtiyaçlarınız değiştikçe hat ekleme veya çıkarma esnekliği sağlaması önemlidir.

#3 7/24 Destek Veren Bir Sağlayıcı Arayın

Bu, herhangi bir sorunun derhal çözüleceğini garanti eder ve beklemeden içinizin rahat olmasını sağlar.

#4 Güvenlik

Yazılım telefonları İnternet üzerinden çalıştığından, kimlik avı veya kötü amaçlı yazılım gibi güvenlik risklerine karşı hassastırlar.

Bu nedenle, ne tür güvenlik önlemlerinin uygulandığının doğrulanması çok önemlidir.

Örneğin, Cloudtalk’ta uçtan uca şifreleme sunuyoruz, böylece yalnızca hedeflenen alıcı bunlara erişebilir. Kullanıcı verilerini korumak için GDPR ile uyumlu başka önlemler de alıyoruz.

#5 Ölçeklenebilirlik

İşletmeniz büyüdükçe onunla birlikte ölçeklenebilecek bir yazılım telefonu sağlayıcısı arayın. Sağlayıcının esnek fiyatlandırma planları sunduğundan ve kolayca kullanıcı ekleyip çıkarabildiğinden emin olun.

#6 Raporlama ve Analitik

Güçlü raporlama ve analiz özellikleri sunan bir yazılım telefonu sağlayıcısı seçin. Bu, iletişim stratejinizi optimize etmek için çağrı hacmi, süresi ve cevapsız çağrılar gibi temel ölçümleri izlemenizi sağlar.

Sonuç

Özetle, uzaktan çalışma daha popüler hale geldikçe, esnek iletişim araçlarına duyulan ihtiyaç da artıyor.

İşte bu noktada yazılım telefonları devreye giriyor. Geleneksel telefonlara kıyasla bütçe dostu ve uyarlanabilir bir seçenek olan bu telefonlar, çalışanların internet erişimi olan herhangi bir yerden çalışmasını sağlar.

Telefon sisteminizi yükseltmeye hazır mısınız? Cloudtalk ile yüksek çağrı hacimlerini zahmetsizce yönetin ve birinci sınıf müşteri hizmetleri sağlayın.

Cloudtalk’ın yazılım telefonu çözümüne bugün geçin.