Sesli Mesajda Ustalaşmak: Sesli Postayı Anlamak ve Kullanmak için Nihai Kılavuzunuz

Önemli aramalardaki önemli ayrıntıları kaçırmaktan bıktınız mı? Sesli mesaj her kritik mesajı kaydeder, neyi kaçırırsanız kaçırın bilgi sahibi olmanızı ve kontrolü elinizde tutmanızı garanti eder.

Sesli mesajın tam olarak ne olduğunu ve bunu kendi yararınıza nasıl kullanabileceğinizi öğrenmek için okumaya devam edin.

Önemli çıkarımlar:

• Sesli mesaj, cevapsız çağrıları daha sonra yanıtlanmak üzere kayıt altına alır, sürekli iletişim ve soruların verimli bir şekilde yönetilmesini sağlar.
• Temel özellikler: Farklı arayanlar için karşılama mesajlarını kişiselleştirebilir, eşzamanlı mesajlar alabilir, anlık bildirimler alabilir ve mesaj gönderebilir, iletebilir ve saklayabilirsiniz.
• Kilit kişilerinizle sürekli iletişim, operasyonel verimliliğinizi ve iletişim stratejinizi geliştirir. Ayrıca müşteri memnuniyetini de artıracaktır.

Sesli Mesaj Nedir?

Sesli mesaj 1970’lerin sonunda kullanılmaya başlandığından bu yana, her ikisi de mevcut olmadığında bile konuşmaların ve bilgilerin taraflar arasında geçmesine izin vererek telefon sistemlerini daha güçlü ve esnek hale getirdi.

Sesli mesaj, telefon aracılığıyla gönderilen sesli mesajları kaydeden ve saklayan elektronik bir sistemdir. Bir çağrı aldığınızda ve masanızdan uzakta veya bir toplantıda olduğunuz için cevap veremediğinizde, arayan kişi kendisini mesaj bırakmaya davet eden bir kayıt duyacaktır.

Daha sonra telefonunuza belirli bir kod girerek mesajı dinleyebilirsiniz. Telesekreterin aksine, sesli posta birden fazla telefon hattını idare edebilir ve e-postaya sesli posta, uzaktan erişim ve mesajları iletme ve paylaşma gibi daha gelişmiş özellikler sunar.

Sesli Mesaj Nasıl Çalışır?

Bir arayanın bıraktığı sesli mesajı dinlemek istediğinizde, telefonunuz veya bilgisayarınız gibi çeşitli cihazları kullanarak mesajı alabilirsiniz. Modern sesli posta sistemleri, yeni bir mesajınız olduğunda sizi bilgilendirerek sizi günceller.

5 Sesli Mesaj Türü

Sesli posta teknolojisi, basit mesajları yakalamaktan karmaşık iş iletişimi çözümleri sunmaya kadar her biri belirli bir amaca hizmet eden çeşitli türlerde gelir. Bu esneklik, sesli mesajın ihtiyaçlarınıza ve teknolojik gelişmelere uyum sağlamasına olanak tanır.

• 1. Temel Sesli Mesaj

Telefon operatörleri tarafından sağlanan bu standart hizmet, bir çağrı yanıtlanmadığında arayanların sesli mesaj bırakmasına olanak tanır. Ek özellikler olmadan cevapsız aramaları yakalamak için basit bir çözüme ihtiyaç duyduğunuzda mükemmeldir.

• 2. Görsel Sesli Mesaj

Bu, cihazınızda mesajların bir listesini görmenize ve bir sesli posta sistemini çevirmeden hangilerini dinleyeceğinizi veya sileceğinizi seçmenize olanak tanır. Bu tür, sesli postayı grafik bir arayüzle yönetmeyi tercih eden akıllı telefon kullanıcılarına uygundur.

• 3. VoIP Sesli Posta

Sesli posta mesajlarını dijital olarak almak ve saklamak için İnternet Protokolü Üzerinden Ses (VoIP) teknolojisini kullanabilirsiniz. Sistem genellikle Power dialer, yardımcı senaryolar, anlık bildirimler veya mesaj transkripsiyonları gibi gelişmiş özelliklere sahiptir.

• 4. Bulut Tabanlı Sesli Posta

Bulutta barındırılan bu hizmet size internete bağlı herhangi bir cihazdan uzaktan erişim veya Sesli Mesajdan E-postaya gibi gelişmiş özellikler sunar. Esnekliğe ihtiyacınız varsa, birden fazla cihaz kullanıyorsanız ve diğer bulut hizmetleriyle entegre olmak istiyorsanız bulut tabanlı bir sesli posta sizin için en iyi seçimdir.

• 5. Birleşik Mesajlaşma Sesli Posta

Sesli postayı e-posta, faks ve metin mesajlaşma gibi diğer iletişim biçimleriyle tek bir arayüzde entegre eder ve genellikle daha büyük bir birleşik iletişim stratejisinin parçasıdır. Farklı kanallardan gelen mesajları birleştirerek iletişimi kolaylaştırmak ve iş akışını iyileştirmek istiyorsanız sizin için ideal olabilir.

Sesli Mesaj Kullanmanın Faydaları

Sesli mesaj, ulaşılabilirlik ile anında yanıt verme ihtiyacı arasındaki boşluğu doldurarak müşterileriniz, iş ortaklarınız ve ekip üyelerinizle sürekli bağlantı halinde olmanızı sağlar. Sesli mesaj basit bir kolaylıktan çok daha fazlasını sunar; gelişmiş verimlilikle operasyonlarınıza hayat verir, müşteri memnuniyetini artırır ve iletişim stratejinizi yeni zirvelere taşır.

7/24 Erişilebilirlik Sağlayın

Sesli mesaj, işletmenize her zaman ve farklı bir saat diliminden arayabilecek müşteriler için ulaşılabilir olmasını sağlar. Özellikle de sık sık aramalara cevap veremiyorsanız kullanışlıdır.

Bekletilen Çağrıları Ortadan Kaldırın

Çoğu insan beklemeyi sinir bozucu bir deneyim olarak görür. Sesli mesaj, müşterilerinizin sorunlarını hızlı bir şekilde iletmelerini sağlar. Bekleme sürelerini en aza indirir ve genel deneyimi geliştirir.

Müşteri Tercihlerine Uyun

Birçok müşteri, kendilerine en uygun zamanda geri aranmalarını sağlamak için sesli mesaj bırakmayı tercih eder. Sesli mesaj, müşterilerinize endişelerini kesintiye uğramadan kısa ve öz bir şekilde ifade etme olanağı sağlar.

Daha Düşük İşgücü Maliyetleri

Sesli mesaj, iletişim yönetimi için ekonomik bir çözüm sunarak mesai saatleri dışında çağrıları yönetmek için ekstra personel ihtiyacını ortadan kaldırır. Yüksek derecede müşteri memnuniyetini korumaya devam ederken uygun maliyetlidir.

Çağrı Tarama ile Verimliliği Artırın

Sesli mesaj, gelen aramaları filtrelemenizi sağlar. Böylece acil çağrılar derhal dikkate alınırken, daha az kritik konular daha sonra işlem yapılmak üzere sesli mesaja yönlendirilebilir. Böyle bir sistem zaman yönetimini önemli ölçüde iyileştirir.

Sesli Mesajlarınızı Arşivleyin

İletişimlerinizin kapsamlı bir kaydını oluşturmak için sesli mesajları arşivleyebilirsiniz. Bu uygulama, yönetmelikleri karşılamaya yardımcı olur ve eğitim ve referans amaçları için değerli bir kaynaktır. Önemli ayrıntıların korunmasını ve ihtiyaç duyduğunuzda erişilebilir olmasını sağlar.

Müşteri Memnuniyetini Artırın

Her çağrı sesli mesaj yoluyla onaylandığında, müşterilerinize endişelerinin önemli olduğu ve ele alınacağı konusunda güvence verilir. Bu da onlara değer verildiğini ve dinlendiklerini hissettirir. Ayrıca genel deneyimlerini iyileştirir ve hizmetinize olan güvenlerini güçlendirir.

8 Sesli Mesajın Temel Özellikleri

In general, voicemail is mainly used for incoming calls. However, modern technologies such as the Power Dialer also make it possible to use voicemail in outbound call centers, e.g. to provide customers or business partners with new or important information without calling them directly. 

Sağlayıcıya bağlı olarak, sesli posta çözümünüz yararlı özelliklerle birlikte gelebilir.

1. Farklı Arayanlar için Karşılamaları Kişiselleştirin

Tailor your voicemail greetings based on who’s calling and create a more personalized experience for callers. You can also customize voicemail greetings to any situation, whether for business hours, holidays, or special events. Use various greetings for different times of the day or days of the week, ensuring your voicemail system responds appropriately to callers at any time.

Örneğin, arayanlar için daha ilgi çekici bir deneyim oluşturmak için kişiselleştirilmiş tatil karşılamalarını kullanabilirsiniz.

2. Birden Fazla Arayandan Aynı Anda Sesli Mesaj Alın

Bu özellik sayesinde yüksek çağrı hacimlerini verimli bir şekilde yönetebilirsiniz. Sistem aynı anda birden fazla arayanın sesli mesajlarını kabul ederek kimsenin dışarıda kalmamasını sağlar.

3. Bildirimleri Alın

Cep telefonunuzdaki anlık bildirimlerle yeni sesli mesajlardan her zaman haberdar olun. En önemli mesajlarla derhal ilgilenebildiğinizden emin olun.

4. Aynı Anda Birden Fazla Alıcıya Sesli Mesaj Gönderme

Bu özellik, bir grup insana tek bir sesli mesaj yayınlayarak bilgileri hızlı ve kolay bir şekilde yaymanıza olanak tanır. Bu da zaman kazandırır ve tutarlı bir iletişim sağlar.

5. Sesli Mesajları Yönlendirme

Bu özellik sayesinde, sesli mesajları doğrudan posta kutularına yönlendirerek önemli mesajları iş arkadaşlarınızla veya iş ortaklarınızla paylaşabilirsiniz. Yönlendirilen sesli mesajlara kişisel bir dokunuş eklemek veya bağlam sağlamak, kişiselleştirilmiş bir sesli karşılama mesajı ekleyerek de mümkündür.

6. Sesli Mesajları Taşıma, Kaydetme ve Saklama

Sesli mesajları sabit diskler gibi depolama aygıtlarına ve aynı zamanda buluta taşıyabilir ve kaydedebilirsiniz. Önemli mesajları saklamak için, mesajları aldıktan sonra daha uzun süre erişmenizi sağlayan genişletilmiş depolama seçeneklerini kullanabilirsiniz.

7. Sesli Postayı E-postaya Dönüştürme

This feature turns voicemails into emails and sends them to your inbox. You can read and manage messages easily without listening to audio recordings.

8. Metin Transkripsiyonu

AI-driven Call Transcription converts your calls into text, logs what your agents or customers say, and automatically exports it to your CRM or other tools for easy access.

9. Sesli Mesaj Bırakmayı Kullanın

You can pre-record a message and place it directly into a voicemail box without the phone ringing. This is great for sales and marketing to deliver messages without disturbing the recipient. Voicemail Drop is also a feature in call center dialers for outbound calls.

Örneğin, bir yapay zeka otomatik çeviricisi potansiyel müşteriler veya müşteriler listesinden arama yapar ve bir sesli mesajla karşılaşırsa, önceden kaydedilmiş mesajı otomatik olarak bırakacak ve bir sonraki numaraya geçecektir.

Sesli Mesajınızı Nasıl Kurarsınız?

Sesli mesajınızı ayarlamak, servis sağlayıcınıza veya cihazınıza bağlı olarak biraz farklılık gösterebilecek birkaç basit adımı içerir.

#1 Sesli Posta Ayarlarını Bul

• Cihazınızdaki telefon uygulamasına erişin.
• Genellikle bir sesli posta simgesiyle veya çağrı ayarları menüsünde gösterilen bir sesli posta sekmesi veya ayarlar seçeneği arayın.

#2 Sesli Mesajınızı Kurun

• Sesli Mesajınızı ayarlamak veya Sesli Mesajınıza erişmek için seçeneği seçin. Bu, genellikle “1” tuşunu veya telefonunuzun tuş takımındaki başka bir belirlenmiş tuşu basılı tutarak sesli posta numaranızı çevirmeyi içerebilir.
• Sesli mesajınızı ayarlamak için otomatik istemleri izleyin. Bu genellikle güvenlik amacıyla bir şifre veya PIN oluşturmayı içerecektir.

#3 Rekor Tebrikler

• Muhtemelen kişisel bir karşılama mesajı kaydetmeniz istenecektir. Bu, arayanların sesli mesajınıza ulaştıklarında duyacakları mesajdır.
• Karşılama mesajınızı kaydetmek için talimatları izleyin. Genellikle, sistem tarafından sağlanan standart bir karşılama mesajını kullanmayı veya kişiselleştirilmiş bir mesaj kaydetmeyi seçebilirsiniz.

#4 Ayarları Yapın

• Sağlayıcınıza bağlı olarak, bir arama sesli postaya gitmeden önce çalma sayısı veya bildirim tercihleri gibi ayarlamanız gereken ek ayarlar olabilir.
• Sesli posta deneyiminizi kişiselleştirmek için bu ayarları istediğiniz gibi yapılandırın.

#5 Kaydet ve Çık

• Selamlamanızı ayarladıktan ve ayarlarınızı yaptıktan sonra değişikliklerinizi kaydedin.
• Kurulum işleminden çıkın. Sesli mesajınız artık mesaj almaya hazır olmalıdır.

#6 Test Edin

• Sesli mesajınızın beklendiği gibi çalıştığından ve karşılama mesajınızın hayal ettiğiniz gibi olduğundan emin olmak için numaranızı başka bir telefondan aramak iyi bir fikirdir.

Sesli Posta Mesajları En İyi Uygulamalar

Etkili karşılamalar oluşturmanın tek bir en iyi yolu yoktur, ancak belirli ilkeleri aklınızda tutmanız arayanlara zamanlarına değer verdiğinizi göstermenize yardımcı olabilir.

#1 İşletme Adınızı Belirtin

İşletmenizin adını hemen belirtin. Bu çok açık görünebilir, ancak profesyonelliğin önemli bir göstergesidir.

Örnek: “Merhaba, CloudTalk’a ulaştınız. Burası (adınız)...”

#2 Çalışma Saatlerinden Bahsedin

Çalışma saatlerinizi önceden belirtin. Aksi takdirde, müşterileriniz boşuna bekleyebilir ve potansiyel olarak rahatsız olabilirler.

Örnek: “Çalışma saatlerimiz Orta Avrupa Saati ile sabah 9’dan akşam 5’e kadardır.”

#3 Net Sonraki Adımlar Önerin

Sonraki adımları net bir şekilde açıkladığınızdan emin olun. Müşteriler şu anda kimsenin çağrılarına cevap veremeyeceğini biliyorlarsa, sesli mesaj bırakmayı veya daha sonra tekrar aramayı tercih edebilirler. İşinize bağlı olarak, bir telefon menüsü, farklı çalışanların sesli mesajlarına doğrudan hatlar veya çağrı yönlendirme gibi seçenekler de sunabilirsiniz. Gelişmiş çağrı merkezi yazılımı kullanarak, bir telefon menüsü ve çağrı yönlendirme ayarlamak kolay olmalıdır.

Örnek: “Mevcut bir siparişle ilgili arıyorsanız, lütfen 1’e basın. Yeni bir sipariş vermek için yardım istiyorsanız, lütfen 2’yi tuşlayın.”

#4 Diğer İletişim Yöntemlerini Belirtiniz

Belirli bir zamanda aramayı yanıtlayacak kimse olmasa bile, işletmenizle iletişime geçmenin veya teklifiniz hakkında ek bilgi almanın farklı yolları olabilir. Bu durumda, karşılama mesajlarınıza diğer iletişim yöntemlerini de eklediğinizden emin olun. Örneğin, arayanları web sitenize, e-postanıza veya sosyal medya profillerinize “yönlendirebilirsiniz”.

Örnek: “Üzgünüz, ancak temsilcilerimiz şu anda canlı sohbette müsait. Lütfen bize help @ cloudtalk.io adresinden bir e-posta gönderin.”

#5 Basit Tutun

Müşterinizin zamanını boşa harcamayın, mesajınızı basit ve kısa tutun. Kayıt belirsiz ve uzunsa, büyük olasılıkla ilgilerini ve sabırlarını kaybedeceklerdir. Hatta sizinle tekrar iletişime geçmekten vazgeçebilirler. Profesyonel bir sesli mesaj karşılaması ideal olarak 20-25 saniye sürmelidir, bu da müşterilerinizi gerekli bilgilerle donatmak için yeterli bir süredir.

#6 Kaydınızı Güncel Tutun

Tatiller veya acil durumlar nedeniyle çalışma saatlerinizde herhangi bir değişiklik olduğunu varsayalım. Bu durumda, durumu netleştirmek ve kafa karışıklığını önlemek için sesli mesaj karşılama mesajlarınızı zamanında güncellemelisiniz. Sorunu önceden belirtin ve mümkünse işe ne zaman döneceğinizi belirtin.

#7 Arayanlarınıza Değerli Olduklarını Hissettirin

Müşterileriniz önemli nedenlerle size ulaşır; onların zamanı ve ihtiyaçları işletmeniz için değerlidir. Mesajlarınızı kişiselleştirerek onları gerçekten önemsediğinizi ve endişelerini dikkate aldığınızı gösterin. Doğrudan cevap veremeyecek durumda olsanız bile, sesli mesaj bırakmak veya daha uygun bir zamanda tekrar aramak gibi başka yollarla bağlantı kurmaları için onları teşvik edin. İlk izlenimler çok önemli olduğundan ve olumlu bir etki yaratmak için genellikle yalnızca bir şansınız olduğundan, onları hayal kırıklığına uğratmaktan veya zamanlarını boşa harcamaktan kaçının.

Sonuç

Sesli mesaj, doğrudan etkileşimin mümkün olmadığı durumlarda bile sizinle arayanlar arasında sürekli iletişim sağlayan bir köprüdür. Sesli mesajı anlamak ve etkili bir şekilde kullanmak, her önemli mesajın alınmasını ve ilgilenilmesini garanti eder. Bununla birlikte, müşterilerinizin ve ortaklarınızın sizinle iletişim kurması için güvenilir ve güvenli bir yol sağlayarak profesyonel imajınızı da yükseltirsiniz.