Sanal Toplantılar Nasıl Daha Etkileşimli Hale Getirilir? Eksiksiz Kılavuzunuz

Zippia’ya göre kuruluşlar zamanlarının yaklaşık %15 ‘ini toplantılara ayırıyor. Ancak bu toplantıların %71’i verimsiz olarak değerlendiriliyor. Dahası, uzaktan çalışanların %55’i toplantılarının çoğunun “bir e-posta ile halledilebileceğine” inanıyor.

Toplantılar -sanal ya da başka türlü- sadece bir kişinin konuşması ve diğer katılımcıların dinlemesinden (ya da dinlememesinden!) ibaret olmamalıdır. Eğer öyleyse, o zaman gerçekten bir e-posta olabilirdi .

Sanal toplantıların nasıl daha etkileşimli hale getirileceği, uzaktan çalışanları olan tüm işletmeler için kilit bir konudur. Bu toplantıları daha verimli hale getirecek olan şey, toplantılara katılmalarını ve toplantılarla ilgilenmelerini sağlamaktır. Peki, bunu nasıl yapabilirsiniz?

Önemli çıkarımlar:

• Uzaktan ve hibrit çalışma, çalışanlar ve şirketler arasında popülerliğini kanıtlarken, sanal toplantılar birçok işletmede giderek daha yaygın hale geliyor.
• Sanal katılımcıların dikkatini dağıtabilecek potansiyel unsurlar daha fazla olduğu ve teknik sorunlar yaşayabilecekleri için toplantılara katılımlarını sağlamak zor olabilir.
• Sanal bir toplantının nasıl etkileşimli hale getirileceği, katılımcıların katılımına yardımcı olacağı için işletmelerin kendilerine sorması gereken önemli bir sorudur.
• Sanal toplantılar için bazı yararlı katılım araçları arasında buz kırıcılar, gerçek zamanlı anketler veya yoklamalar ve ilgili görsel araçlar yer alır.
• Çalışanlarla sanal ortamda nasıl etkileşim kurulacağı konusunu başarıyla ele alan işletmelerin ekiplerinde daha fazla güven, daha güçlü bir şirket kültürü ve daha verimli toplantılar görmesi muhtemeldir.

Toplantılarınızı Çevrimiçi Olarak Düzenlemenin En Büyük Zorlukları Nelerdir?

Toplantıların nasıl daha etkileşimli hale getirileceği işletmeler için yeni bir zorluk değil. Sanal toplantılar yaygınlaşmadan çok önce de şirketler toplantı katılımcılarının ilgisini nasıl canlı tutacaklarını düşünmek zorundaydı.

Ancak, uzaktan toplantılarda güçlü bir katılım sağlamak tartışmasız daha da zordur. Bunun nedeni, sanal iş toplantılarının şu benzersiz zorluklarıdır: :

• Kontrol edemediğiniz bağlantı sorunları veya ses sorunları gibi teknik aksaklıklar, katılımcıların önemli bilgileri kaçırmasına neden olabilir. Bu da meslektaşlarıyla etkili bir şekilde iletişim kurmalarını zorlaştırır.
• Yüz yüze iletişim kurduğumuzda, görsel ipuçları ve beden dili bağlamın aktarılmasında büyük rol oynar. Bu sözel olmayan ipuçları olmadan, toplantı katılımcıları arasında yakınlık ve güven oluşturmak daha zor olabilir. Bu nedenle, ekipleriniz uzaktan toplantılarda fikirlerini paylaşma konusunda daha çekingen ve suskun olabilir.
• Sanal toplantı yorgunluğu bilinen psikolojik bir olgudur. Video konferanslarda çok uzun zaman geçirmek yorgunluğa, üretkenlik eksikliğine ve sürekli yorgunluğa yol açabilir. Bu durum uzaktaki ekiplerinizi etkiliyorsa, onları toplantılara dahil etmek daha da zor olacaktır.

Peki, çevrimiçi toplantılarda etkileşimi ve katılımı artırmanın bazı etkili yolları nelerdir?

Telepresence’ın video konferanstan farkını biliyor musunuz?

Daha fazla bilgi edinin

Sanal Ekibinizle Daha Etkileşimli Toplantılar İçin 6 İpucu

Sanal toplantılar için buz kırıcılardan biraz eğlence katmanın yollarına kadar, işte toplantıları nasıl etkileşimli hale getirebileceğinize dair en iyi altı ipucumuz:

#1 Toplantı için Doğru Ortamı Seçin

Sanal toplantıların nasıl etkileşimli hale getirileceğini öğrenmek, toplantı ortamını düşünerek toplantılardan önce başlar.

Katılımcılarınızın dikkatlerini tartışmaya vermelerini ve çevrenin dikkatlerini dağıtmamasını istersiniz. Hedefiniz, çevrenizi ve arka planınızı çok katı olmadan olabildiğince profesyonel hale getirmek olmalıdır.

Doğru Ortam Nasıl Seçilir

• Dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirmek için kapısı kapatılabilen bir oda kullanın.
• Arka plan gürültüsünün az olduğu bir yer bulun.
• Etrafınıza bakın ve düz duvarlı veya fonlu ve doğal ışık alan iyi aydınlatılmış bir oda seçin.
• Kamerayı göz hizasında ayarlayın.
• Bilgisayarınızın fişe takılı ve şarj edilmiş olduğundan emin olun.
• Güçlü bir internet bağlantınız olup olmadığını kontrol edin.

Bu küçük değişiklikler, çok fazla çaba gerektirmeden toplantınızın genel kalitesi ve profesyonelliği üzerinde büyük bir fark yaratacaktır. Daha profesyonel görünerek, toplantı katılımcılarına dikkatlerinin ve katılımlarının gerekli olduğu bir iş ortamında olduklarını sürekli olarak hatırlatmanız daha olasıdır (aslında evde olsalar bile).

Kendi ortamınızı kurduktan sonra sıra sanal toplantı alanınızı hazırlamaya gelir. Tüm katılımcıların birbirlerini net bir şekilde görebildiğinden ve duyabildiğinden emin olun.

Seçtiğiniz interaktif sanal toplantı platformlarına bağlı olarak, ekranı markanızın görsel kimliğine uyacak şekilde ayarlamak isteyebilirsiniz. Örneğin, markalı bir sanal arka plan kullanarak. Ayrıca katılımcı deneyimini geliştirmek için ara odaları gibi bazı özellikler ekleyebilir, roller ve kayıt seçeneği (gerekirse) oluşturabilirsiniz.

Elbette, arama konferansını toplantılardan daha fazlası için kullanmak istiyorsanız (örneğin web seminerleri veya ürün lansmanları için), bu ihtiyaçları da göz önünde bulundurmanız gerekir.

Önceden plan yaparsanız, sanal toplantı alanınızı herhangi bir yüz yüze toplantı kadar verimli ve ilgi çekici hale getirebilirsiniz ve bu da sizi etkileşimli bir çevrimiçi toplantı düzenlemek için mükemmel bir şekilde hazırlar.

#2 Toplantının Başında Buz Kırıcıları Kullanın

Sanal bir toplantı sırasında etkileşimi artırmanın bir yolu nedir? Toplantıya katılımcıları rahatlatacak ve fikirlerini ve görüşlerini daha rahat paylaşmalarını sağlayacak bir şekilde başlamak.

Bu gibi durumlarda, herkesin rahatlamasına yardımcı olmak ve sanal ekip iletişimi için daha açık, bağlantılı bir ortam yaratmak için birkaç buz kırıcı hazır bulundurun.

Sanal buz kırıcılar hızlı ve katılımı kolay olmalıdır. Katılan herkesin sevdiği veya daha önce denediği bir tanesini seçin, böylece başlangıçtan itibaren kendilerini rahat hissedeceklerdir. Hemen dikkatlerini çekin, bariyerleri yıkın ve tüm toplantının sorunsuz geçtiğini göreceksiniz.

Bir buz kırıcı, iş dışı konular hakkında konuşarak geçirilen kısa bir süre kadar basit olabilir. Ya da daha etkileşimli bir sanal konferans veya toplantıyı teşvik etmek için aşağıdakilerden birini deneyebilirsiniz.

Deneyebileceğiniz Buz Kırıcılara Örnekler:

• “Takım” şakaları – Buz kırıcılar tamamen birbirinizi rahat hissettirmekle ilgilidir, bu nedenle ekibiniz için kişisel olan şakalar veya neşeli yorumlar harikadır. Belki de bir iş arkadaşınıza her zaman bulunduğu yerin hava durumu hakkında takılıyorsunuz veya ortak bir hobiniz hakkında güncellemeler sunuyorsunuz.
• “Sizi tanıyalım” soruları – Sanal toplantılar için en basit buz kırıcılardan biri olan “sizi tanıyalım” soruları ekiplerin kendilerini daha bağlı hissetmelerine yardımcı olur. “En sevdiğiniz yemek nedir?” veya “Hayalinizdeki tatil nerede?” gibi ilginç bir soru seçin ve katılımcıları dolaşarak cevaplarını alın.
• Bir gerçek ve iki yalan – Bir başka kolay soru. Grubun etrafında dolaşın ve her bir kişiden kendileri hakkında bir gerçek ve iki yalan söylemesini isteyin. Sonra geri kalanınız hangisinin hangisi olduğunu tahmin etmeye çalışır.
• Sanal sessiz sinema – İşte interaktif video toplantıları için bir buz kırıcı. Katılımcılarınızdan bir veya ikisini seçerek grubun geri kalanının tahmin etmesi için bir sessiz sinema oyunu oynamalarını isteyin. İşleri biraz daha iş odaklı tutmak istiyorsanız, canlandırmak için işinizle ilgili ifadeler seçin.
• Göster ve anlat – Her toplantıda bir katılımcı seçin ve gruba kendileri için ilginç veya önemli bir şey göstererek başlasın. Bu belki aldıkları eğlenceli bir hediyelik eşya ya da köpekleri olabilir. Her ne olursa olsun, ekibin geri kalanının onları biraz daha iyi tanımasına yardımcı olacaktır.

#3 Görsel Yardımcıları Her Sunuma Dahil Edin

Eğlenceli buz kırıcılar sona erdiğinde, önemli bilgileri paylaşırken bile sanal toplantıları nasıl eğlenceli ve etkileşimli hale getirebileceğinizi düşünmenin zamanı gelmiştir.

Tek yaptığınız şey onlarla konuşmaksa bir grubun dikkatini çekmek zordur. Uzaktan çalışan ekipleri yönetiyorsanız bu daha da zordur. Katılımcılarınızın dikkatlerinin dağılması ve oturma odalarının köşesindeki ütü yığınına bakmaları, hatta e-postalarını kontrol etmeye başlamaları çok uzun sürmeyecektir.

Toplantılarınızdaki sunumlara görsel yardımcılar eklemek dikkati korumaya yardımcı olur. Ayrıca, birçok insan görsel olarak öğrenir, yani bilgiyi görebildiklerinde daha kolay alırlar. Dolayısıyla, görsel yardımcılar toplantı katılımcılarının daha fazla katılımını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda onlara söylediklerinizi hatırlamalarına da yardımcı olabilir.

İşte sanal toplantılar için interaktif araçlar olarak değerlendirilebilecek bazı örnek görsel araçlar:

İnteraktif Toplantılarda Kullanabileceğiniz Görsel Araçlar

• Grafikler ve çizelgeler – Bunlar, sonuçları veya performansı analiz ettiğiniz sanal toplantılar için harikadır. Grafikler ve çizelgeler, aksi takdirde kuru veya sıkıcı görünebilecek sayıların ilginç görselleştirmeleri olarak çalışır. Grafiklerin hepsi doğru yönü gösteriyorsa daha da iyidir!
• Slayt gösterileri veya desteler – Anlatmaya çalıştığınız temel noktaları içeren birkaç basit slayt, yararlı bir görsel yardımın başka bir örneğidir. Ayrıca, ele almanız gereken her şeyi size hatırlatmak gibi bir avantajı da vardır.
• Toplantı gündemi – Belki de grafiğe dönüştürülecek veri yoktur ve tam bir slayt masası oluşturmak için zamanınız yoktur. Sadece ekranınızı paylaşmak ve toplantı gündemini görüntülemek bile toplantınız için görsel bir unsur olarak işe yarayabilir.

#4 Gerçek Zamanlı Geri Bildirim Alın

Sanal toplantıları nasıl daha etkileşimli hale getirebileceğinize dair bu ipucu, en basit ipuçlarından biridir. Eğer onların görüşlerini almak ve katılımlarını sağlamak istiyorsanız, o zaman onlara sorun!

Toplantılarınıza tek yönlü bir sokak muamelesi yapmayın. Herkesin görüş ve fikirlerini paylaşabileceğini ve paylaşması gerektiğini bildiğinden emin olun. İster bir QR kodu oluşturup paylaşın ister bir geri bildirim formuna bağlantı verin, bunu nasıl yapacağınız size kalmış.

Bazı interaktif çevrimiçi toplantı platformları, toplantılarınız gerçekleşirken gerçek zamanlı olarak anketler veya yoklamalar yapmanıza izin verebilir, bu harika bir şeydir. Yine de bu kadar karmaşık olmak zorunda değil.

Toplantının ilgili noktalarında durun ve meslektaşlarınıza sorular sorun.

Sanal İş Arkadaşlarınıza Ne Sorabilirsiniz?

• Tartışmak istediğiniz (başka) bir şey var mı?
• Bu fikir hakkında ne düşünüyorsunuz? Daha iyi yapabileceğimiz bir yol var mı?
• Bu zaman dilimleri gerçekçi mi yoksa kendimize daha fazla zaman vermeli miyiz?
• Bu konuyu daha detaylı tartışmak için başka bir toplantı ayarlamamız gerektiğini düşünüyor musunuz?

#5 Delege Toplantısı Rolleri ve Görevleri

Etkileşim ve katılım genellikle katılımla bağlantılıdır. Bu nedenle, sanal toplantılarınızı daha etkileşimli hale getirmenin bir başka yolu da katılımcılara toplantı içinde roller ve görevler atamaktır.

Toplantının niteliğine bağlı olarak, meslektaşlarınızdan yapmalarını isteyebileceğiniz birkaç farklı şey vardır:

Toplantı Katılımcılarının Tamamlaması Gereken Görevler

• Not veya tutanak tutun – Muhtemelen toplantınızın kaydını tutmak isteyeceksiniz, bu nedenle katılımcılardan birini not tutmakla görevlendirebilirsiniz. Ayrıca toplantı bittikten sonra bu notları toplantı için daha düzenli bir tutanak setine dönüştürmesini isteyebilirsiniz. Ancak bunun dikkatlerini toplantıdan uzaklaştıracağından endişeleniyorsanız, bazı sanal çağrı merkezi yazılımları otomatik deşifre ve çağrı özetleri yoluyla bunu sizin için halledebilir.
• Kolaylaştırıcı olarak hareket edin – Bir toplantının kolaylaştırıcısı, işleri yolunda ve konu üzerinde tutmaktan sorumludur. Gündemi önlerinde bulundururlar ve tartışma teğet geçerse yeniden yönlendirmek için devreye girebilirler.
• Zaman tutucu olun – Sanal toplantınızın birkaç saniye bile geç kalmamasını sağlamanız gerekiyorsa, bir zaman tutucuya sahip olmak yardımcı olabilir. Toplantı öncesinde her bir gündem maddesini ne kadar süre tartışmanız gerektiğini bildirin. Böylece herhangi bir şey çok uzun sürerse herkesi uyarabilir ve tartışmanın devam etmesini sağlayabilirler.

#6 Eğlence Unsurunu Tanıtın

Uzaktan çalışırken iletişim genellikle ofis ortamında normal olan gündelik, gayri resmi etkileşimlerden yoksundur. Örneğin, uzaktan çalışanlar masalarının önünden geçerken iş arkadaşlarıyla ayaküstü sohbet etme ya da su soğutucusunda hafta sonu TV tartışmaları yapma fırsatını kaçırırlar.

Bu nedenle, sanal toplantılarınıza daha fazla katılımı teşvik etmenin bir başka harika yolu da, bu eğlenceli ve gündelik etkileşimlerin bir kısmını yeniden enjekte etmektir.

Daha önce bahsettiğimiz buz kırıcıların yanı sıra deneyebileceğiniz başka şeyler de var:

Sanal Toplantılarınız için Eğlenceli Unsurlar

• Basit sohbetler – Roket bilimi olmak zorunda değil. Sanal toplantılarınıza ekibinizin nasıl olduğunu veya hafta sonu ne yaptıklarını sorarak başlayın.
• Bilgi yarışmaları – Ara sıra yapılan toplantılarda eğlenceli bilgi yarışmaları için zaman ayırın. Belki ayda bir kez, farklı bir katılımcının soruları bulmasını ve meslektaşlarını test etmesini sağlayın.
• Ekip kurma oyunları – Ekip lerinizin birlikte oynayabileceği bazı sanal oyunlar tasarlayın. Belki de herkesin bir meslektaşının ne çizdiğini tahmin etmek zorunda olduğu sanal Pictionary’yi deneyebilirsiniz? Ya da birisinin ünlü bir kişiyi sadece evet ya da hayır sorularıyla tahmin etmesi gereken evet ya da hayır oyununu oynayabilirsiniz.

İnteraktif Sanal Toplantıların Faydaları

Sanal toplantıların nasıl daha etkileşimli hale getirileceğini bilmenin faydalarına baştan sona değindik. Ancak, neden çaba göstermeye değer olduğunu görebilmeniz için bunları burada tekrar özetlemekte fayda var:

• Daha üretken toplantılar – Daha etkileşimli toplantılar her zaman daha üretkendir. Eğer bir toplantıya sadece siz katkıda bulunuyorsanız, o zaman sadece bir kişinin içgörüleri ve fikirleri o toplantıyı yönlendiriyor demektir. Ancak herkes dahil olduğunda yaratıcılık, sorun çözme ve daha fazlası bir üst seviyeye çıkar.
• Güven ve uyum oluşturma – Düzenli olarak etkileşime girerlerse, uzaktaki ekipleriniz daha fazla güven oluşturacaktır. İş arkadaşları birbirlerinin fikirlerini sorma veya yardım isteme konusunda daha rahat olacaktır. Bu, işletmeniz genelinde morale yardımcı olur ve aynı zamanda işbirliğini geliştirir.
• Şirket kültürünün iyileştirilmesi – Daha verimli toplantılar sayesinde oluşan daha fazla güven ve uyum sayesinde genel şirket kültürünüz daha sağlıklı olacaktır. Çalışanlar, yakın arkadaşlarının olduğu ve yardım veya desteğin sadece birkaç tıklama veya bir telefon uzaklığında olduğu bir işletmede çalıştıklarını hissedeceklerdir.

Sanal Toplantıları İnteraktif Hale Getirin ve Uzaktaki Ekibinizden Daha Fazlasını Alın

Sanal toplantıların nasıl daha ilgi çekici hale getirileceği umarım artık çözülmesi çok daha basit bir bulmaca gibi görünüyordur. 2024’te elinizin altında bulunan araçlardan oluşan cephanelik, interaktif sanal toplantılar düzenlemeyi çocuk oyuncağı haline getiriyor.

Sanal toplantılarınızı etkileşimli ve üretken hale getirmek ekibiniz için ezber bozan bir unsur olabilir. Herkesin anlamlı bir konuşma yapmış ve bir sonraki hedefine ulaşmaya hazır olduğunu hissederek toplantıyı sonlandırmasını sağlar – artık toplantı bir e-posta olabilirmiş gibi hissetmek yok!

Sanal toplantılarınızı çalışanlarınızın dört gözle beklediği değerli bir deneyim haline getirmek için yukarıda listelenen ipuçlarını kullanın. Bir sonraki sanal toplantınızın sorunsuz geçmesine yardımcı olacak bir araç arayışındaysanız, bugün ücretsiz deneme sürümüne kaydolun ve sunduğumuz zengin özellikleri görün.

Daha fazla bilgi edinmek için güler yüzlü satış ekibimizle iletişime geçin.

İletişim satış