Sanal Toplantılar: 2024 ve Ötesi için Eksiksiz Kılavuzunuz

Toplantıların %71 ‘i “verimsiz” olarak değerlendiriliyor. Bazen katılımcılar toplantıların kendileriyle ilgili olmadığını düşünürler. Diğer zamanlarda ise uzun bir mesafe kat etmek ve zamanlarının çoğunu ayırmak zorunda kaldıkları için kızgın olabilirler. Ancak toplantılar, bir işletmeyi yönetmenin ve tüm çalışanlarınızı bilgilendirip katılımlarını sağlamanın hayati bir parçası olmaya devam etmektedir.

Peki, şirketiniz her toplantının, konferansın ve bir araya gelmenin ilgi çekici ve alakalı olmasını nasıl sağlayabilir? Doğru sanal toplantı yazılımını kullanmak bu sorunun cevabı olabilir. Sonuçta, sadece bir yazılım aboneliği maliyetiyle uzaktan toplantılar düzenlenebilir.

Önemli çıkarımlar:

• Tam zamanlı çalışanların %40,9 ‘u ya uzaktan ya da hibrit bir çalışma modeliyle çalıştığı için sanal toplantılar modern işletmeler için değerli bir araçtır.
• Ortalama bir çalışan her hafta 3-5 saatini toplantılara katılarak geçiriyor. Bu toplantılar giderek artan bir şekilde yüz yüze değil, çevrimiçi sanal toplantı alanlarında gerçekleştiriliyor.
• Ekip toplantıları, strateji oturumları ve doğaçlama buluşmalar dahil olmak üzere birçok farklı toplantı türünü uzaktan gerçekleştirebilirsiniz.
• Doğru sanal toplantı yazılımı, yüksek çağrı kalitesi, gerçek zamanlı deşifre ve çağrı kaydı gibi özellikler sayesinde toplantıları daha uygun maliyetli ve erişilebilir hale getirebilir.
• Sanal toplantıları daha verimli hale getirmek için her zaman bir gündem hazırlamalı, yalnızca toplantının ilgili olduğu kişileri davet etmeli ve toplantının yolunda gitmesini sağlamak için net kurallar belirlemelisiniz.

Sanal Toplantı Nedir?

Katılımcıların tamamı veya bir kısmı farklı coğrafi konumlarda olduğunda sanal toplantı çevrimiçi olarak gerçekleşir.

Birçok şirketin ilk kez uzaktan çalışmayı benimsemek zorunda kaldığı 2020 pandemisinden bu yana, uzun mesafeli toplantılar birçok şirkette günlük operasyonların ayrılmaz bir parçası haline geldi.

Dolayısıyla, sanal ekip iletişim araçlarınız üretkenlik, verimlilik ve ekip uyumu üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir.

Sanal Toplantıların Başlıca Türleri Nelerdir?

Sanal toplantıları kategorize etmenin iki farklı yolu vardır. Birincisi kullanılan teknolojinin türüne göre, diğeri ise toplantının amacına veya tarzına göre.

Kullanılan teknoloji açısından üç ana sanal toplantı türü vardır:

• Telekonferanslar – Sadece ses kullanılan geleneksel konferans görüşmelerine benzer toplantılar. Bazı katılımcılar masa veya cep telefonu kullanarak arama yapabilir, ancak çevrimiçi toplantı platformları genellikle yalnızca sesli telekonferanslara da izin verir.
• Video konferanslar – Ses unsurunun yanı sıra görsel unsur da içeren toplantılar. Katılımcılar birbirlerini görebilir ve “yüz yüze” iletişim kurabilirler.
• Web konferansları – Ekran veya içerik paylaşımı gibi ekstra işbirlikçi unsurlar ekleyen toplantılar. Katılımcılar birbirlerini görebilmenin ve konuşabilmenin yanı sıra sunumları ve belgeleri paylaşabilir, görüntüleyebilir veya bunlar üzerinde birlikte çalışabilir.

Bir araya gelmenin tarzı veya amacı söz konusu olduğunda, daha fazla sanal toplantı türü vardır. İşte en yaygın olanlardan sadece birkaçı:

Ekipleriniz için Düzenli Toplantılar

Bir “standup” toplantısı, ideal olarak 10 veya 15 dakikadan uzun olmayan hızlı bir check-in’dir. Standup toplantıları genellikle bir günün veya vardiyanın başlangıcında yapılır. Amaç, ekibi hızlı bir şekilde bir araya getirmek, herkesin ne yaptığını bildiğinden, yaptığı işten emin olduğundan ve tüm soruların açıklığa kavuşturulduğundan emin olmaktır.

Strateji veya Planlama Toplantıları

Strateji veya planlama toplantıları genellikle standup’lardan daha uzun ve daha derinlemesine olur. Amaçları yaklaşan kampanyalar, projeler veya etkinlikler hakkında strateji oluşturmaktır. İşletmenizin hedeflerine nasıl ulaşacağı ve bireylerin veya ekiplerin oynaması gereken roller hakkında daha uzun tartışmaların yapıldığı yerlerdir.

Bire Bir Toplantılar

Bu tür sanal toplantılar genellikle bir ekip üyesi ile doğrudan amiri arasındadır. Aşağıdakiler de dahil olmak üzere konularda iki yönlü geri bildirim için bir fırsat sağlarlar:

• Mevcut iş performansı
• Endişeler veya kaygılar
• Gelecekteki kariyer gelişimi
• İhtiyaç duyulabilecek ek destek veya eğitim

Aylık veya Üç Aylık Raporlama Toplantıları

Bu toplantılar ekiplerin son dönemdeki performanslarını değerlendirdikleri toplantılardır. Ekip liderleri, ekibin başarılarını özetleyen bir dizi istatistik veya sonuç sunabilir. Daha sonra muhtemelen bilgilerin daha geniş bir şekilde tartışılması için bir fırsat olacaktır.

Bu raporlama toplantılarının amacı

• Yakın zamandaki başarıları vurgulayın
• Herhangi bir zayıflık veya iyileştirme alanının belirlenmesi
• Bu başarılardan faydalanmanın veya zayıf yönleri desteklemenin yollarını keşfedin

Tüm Eller Toplantıları veya Gösterileri

Bazen şirketlerin tüm işgücünü bir araya getirmesi gerekebilir. Bu, şirketin genel yönünü tartışmak veya herkesin bilmesi gereken yeni bir süreci veya yazılım aracını göstermek için belediye binası tarzı bir toplantı olabilir.

Bu tür toplantılarda, çok sayıda katılımcının gecikme, titreme veya diğer benzer sorunlara yol açmaması için çağrı kalitesi kritik önem taşır. Bu da, kullanıcı sayısı veya nerede olduklarından bağımsız olarak kaliteyi garanti eden arama yazılımı kullanmanın hayati önem taşıdığı anlamına gelir.

Müşteriler veya Müşterilerle Toplantılar

Müşterilerle veya müşterilerle çevrimiçi toplantılar yapmak genellikle daha uygundur. Sanal bir toplantıyı düzenlemek ve katılmak yüz yüze bir toplantıdan daha kolaydır.

Müşterileriniz ofislerinden ayrılmadan tüm dikkatinizi size verebilirler. Böylece, taraflardan birinin veya hepsinin seyahat etmek zorunda olduğu yüz yüze bir toplantı düzenleme zahmetine girmeden etkili ilişkiler kurmanıza olanak tanır.

Tedarikçi, Ortak veya Diğer Paydaş Toplantıları

Çoğu zaman işletmeler, işletmeye ait olmayan ancak belirli operasyonlarda veya projelerde pay sahibi olan üçüncü taraflarla görüşmek zorunda kalırlar.

Tedarikçiler, ortaklar ve diğer paydaşlar bir şirketi başarılı bir şekilde yönetmenin ayrılmaz parçalarıdır, ancak teknik olarak ekibin bir parçası olmadıklarından, toplantılar için onlarla bir araya gelmek zor olabilir.

Sanal çağrı merkezi yazılımı bu üçüncü taraflarla bağlantı kurmayı kolaylaştırır. Katılımcılar internet bağlantısı olan herhangi bir yerden katılabilir ve hatta yazılımın kendi içinde ilgili belgeleri veya verileri paylaşabilirler.

Ad Hoc Toplantıları

Hızlı hareket eden durumlarla başa çıkmak için hızlı, doğaçlama toplantılar yapmanız gerekebilir. Sanal toplantılar bu tür durumlarda harikadır, çünkü kurulumu hızlıdır ve çok erişilebilirdir. Dünyanın her yerindeki ekip üyeleriyle hızlı bir şekilde iletişime geçebilir ve acil durumları veya değişiklikleri hızlı ve verimli bir şekilde çözebilirsiniz.

“Eğlenceli” Toplantılar

Toplantılar her zaman ciddi olmak zorunda değildir. Bazen ekibinizi, hatta tüm şirketi biraz eğlenmek için bir araya getirmek isteyebilirsiniz. Sanal olarak gerçekleştirebileceğiniz bazı eğlenceli toplantı örnekleri şunlardır:

• Sanal Noel veya tatil buluşmaları
• Ekip oluşturma oturumları, oyunlar veya sınavlar
• Yeni çalışanları karşılamak için buz kırıcı toplantılar

Sanal Toplantıların Faydaları

İşletmenizin büyüklüğü veya çalıştığınız sektör ne olursa olsun sanal toplantıların avantajlarından yararlanabilirsiniz. İşte en dikkate değer olanlardan bazıları:

Uzaktan ve Hibrit Çalışanlarınızla Bağlantıda Kalın

Birçok işletmenin ofis içi, hibrit ve uzaktan çalışanlar. Sanal toplantılar, tüm bu çalışanların birbiriyle bağlantılı ve aynı sayfada kalmasını sağlamak için idealdir. Yalnızca yüz yüze toplantılar düzenlerseniz, o sırada ofis dışında olan herkes önemli güncellemeleri veya talimatları kaçırabilir.

MyHeritage’ın CloudTalk’ı benimserken keşfettiği gibi, en iyi sanal toplantı araçları ve iş arama çözümleri uzaktan çalışırken sorunsuz iletişim sağlar:

Seyahat ve Diğer Maliyetleri Azaltın

Verizon tarafından hazırlanan bir whitepaper‘a göre, sadece beş kişinin katıldığı yüz yüze bir toplantı, sanal ortamda yapılan eşdeğer bir toplantıdan 7 kat daha pahalıya mal olabiliyor.

Katılımcıların seyahat masraflarından oda kirasına, ikramlara ve diğer genel giderlere kadar yüz yüze toplantı yapmanın maliyeti hızla artar. Buna karşılık, uzaktan toplantılar bir yazılım aboneliği maliyetine gerçekleştirilebilir. Çok sayıda toplantı yapan bir işletme için bu önemli bir tasarruf anlamına gelir.

Daha Çevre Dostu Olun

Covid-19 salgını sırasında küresel emisyonlar %17 oranında azaldı. Bunun büyük bir kısmı, günlük işe gidip gelmenin saatlerce araba kullanmaktan yatak odasından bilgisayara yürümeye dönüşmesine bağlanabilir.

Dolayısıyla, araba kullanma veya uçma ihtiyacını azaltan her şey çevreci kimliğiniz için harikalar yaratacaktır. Toplantıları yüz yüze yapmak yerine uzaktan yapmak, daha çevre dostu olmak için mükemmel bir yoldur.

Sanal Toplantı Platformlarında Nelere Dikkat Edilmeli

Sanal toplantılar için kullandığınız platform, toplantılarınızın ne kadar başarılı olacağı ve ne elde edeceğiniz üzerinde büyük bir etkiye sahip olacaktır. Şimdi bir sanal toplantı platformunda aramanız gereken bazı temel özelliklere göz atalım:

Güvenilir, Yüksek Kaliteli Aramalar

Uzaktan toplantılar düzenlerken iyi bir çağrı kalitesi şarttır. Gecikme, titreşim veya bozulma olmadan yüksek çağrı kalitesine öncelik veren yazılımları arayın.

CloudTalk ağları temiz ve güvenilir tutmak için çok çalışır. Titreşim oranımız son derece düşüktür – tüm dağıtılmış ağda sadece 17,8 milisaniye. Bu, dünyanın neresinde olursanız olun net ve berrak bir çağrı kalitesi sağlamak için CloudTalk’a güvenebileceğiniz anlamına gelir.

Çağrı Kaydı

Çağrı kaydı, önemli toplantı anlarını tekrar oynatmanıza ve tartışmaları gözden geçirmenize olanak tanır ve herhangi bir karışıklığı netleştirmeyi kolaylaştırır.

Ayrıca, bir toplantının ses kaydı, toplantıya katılamayan herkesin kararlaştırılanları yakalamasına yardımcı olabilir.

Otomatik Transkripsiyon ve Özetler

Otomatik çağrı de şifresi, toplantı diyaloğunun metin formuna dönüştürüldüğü yapay zeka destekli bir özelliktir. Toplantı eylem noktalarını hızlı bir şekilde kontrol etmek veya toplantıların içeriğini katılamayan iş arkadaşlarınızla kolayca paylaşmak için deşifreleri kullanabilirsiniz.

CloudTalk 145 farklı dilde aramaları algılayıp yazıya dökebilir ve bu yazıya dökme işlemlerini diğer araç ve platformlara (örneğin CRM’inize) aktarmayı kolaylaştırır.

Diğer Araçlarınızla Entegrasyonlar

Diğer iş araçlarınızla entegrasyonlar, çevrimiçi toplantı yazılımı söz konusu olduğunda sahip olunması gereken bir diğer özelliktir.

Örneğin, CRM’nizle entegre olan bir çözüm istiyorsunuz. Bu, biri şirketinizi aradığında müşteri bilgilerine hızlı erişim sağlayabilir ve kayıtlarını güncellemeyi (arama notları ve daha fazlasıyla) çok daha kolay hale getirebilir.

Aramanız gereken sadece CRM entegrasyonları da değil. Örneğin, CloudTalk’un Krisp entegrasyonu aramaların net ve dikkat dağıtıcı olmamasına yardımcı olur. Bu arada, takvim entegrasyonları randevu almayı kolaylaştırabilir ve kimsenin toplantılarınızı kaçırmamasını sağlayabilir.

Sanal Toplantılarda En İyi Uygulamalar: Toplantıyı Siz Yönetiyorsanız

Sanal toplantılarınızı yönetme şekliniz de ne kadar başarılı oldukları üzerinde büyük bir etkiye sahip olacaktır. İşte etkili, üretken ve ilgi çekici toplantılar düzenlemenize yardımcı olacak en iyi beş sanal toplantı uygulaması:

Önceden Bir Gündem Hazırlayın

Bunu yapmak size çok zaman kazandırabilir ve toplantılarınızı çok daha verimli hale getirebilir.

Herkes gündemin bir kopyasına sahipse, başlangıçta toplantının ne hakkında olacağını açıklayarak zaman kaybetmezsiniz. Basitçe söylemek gerekirse, eğer gündem yoksa, toplantı düzenlemeyin.

Sadece Orada Olması Gerekenleri Davet Edin

Toplantılar uzaktan ekipleri yönetmenin önemli bir parçasıdır, ancak herkesi her toplantıya çağırmanız gerekmez. Bu nedenle, yalnızca gerçekten orada olması gereken kişileri davet ettiğinizden emin olun. Toplantıdan kimin fayda sağlayacağını ve kimin söyleyecek önemli şeyleri olduğunu düşünün.

Toplantı Kurallarını Belirleyin

Kurallar toplantınızın düzenli ve konu odaklı olmasına yardımcı olur.

Şöyle şeyler düşünün:

• İnsanların konuşmadıkları zaman mikrofonlarını kapatmaları gerekip gerekmediği
• Birinin söyleyecek bir şeyi olduğunda sanal bir yardıma ihtiyacınız olup olmadığı
• Gündemi nasıl takip edeceksiniz
• İnsanların birbirinin üzerine konuşmasını nasıl engelleyeceksiniz?

Katılımcıların İlgisini Çekin

İnsanların ilgisini çeken bir toplantı herkes için daha üretken ve eğlenceli olacaktır. Bu nedenle, tüm katılımcılarınızın katılımını sağlamak için çalışın. Sunumlara görsel yardımcılar eklemeyi ve aktif olarak girdi almak için ara sıra sorular sormayı düşünün.

Daha fazla fikir edinmek isterseniz, sanal toplantıları nasıl daha etkileşimli hale getirebileceğiniz konusunda size yardımcı olabilecek harika bir rehberimiz var.

Toplantı Sonrası Eylem Maddelerini Tanımlayın

Herkes neye karar verildiğini unutursa en ilgi çekici toplantı bile verimli olmayacaktır.

Eylem maddelerini tanımlayarak ve toplantıdan sonra herkese göndererek momentumu koruyun.

CloudTalk’un deşifre ve çağrı kayıt özellikleri burada yardımcı olur ve tartışılanlara kolayca geri dönüp bakmanıza ve kararlaştırılan eylem noktalarını özetlemenize olanak tanır.

Sanal Toplantılarda En İyi Uygulamalar: Eğer Bir Katılımcıysanız

Bir toplantının verimli geçmesini sağlamak yalnızca toplantıyı yöneten kişinin sorumluluğu değildir. İşte bir katılımcı olarak yapmanız gereken bazı şeyler:

Tamamen Hazırlanın

Toplantı başlamadan önce toplantıya tamamen hazır olduğunuzdan emin olun. Toplantı lideri veya koordinatörü bir gündem göndermiş olmalıdır. Bunu iyice okuyun ve tartışılacak her şey hakkında güncel bilgi sahibi olduğunuzdan emin olun.

Vereceğiniz bilgiler veya güncellemeler varsa, ilgili materyalleri hazırlayın ve tam olarak ne söylemeniz gerektiğini bildiğinizden emin olun.

Teknolojinizi Kontrol Edin

Sizin tarafınızdaki teknik sorunlar tüm toplantının aksamasına neden olabilir. Bu nedenle, tüm teknolojinizin iyi çalışır durumda olduğundan emin olun.

Şunu kontrol et:

• Mikrofonunuz çalışıyor
• İnternet bağlantınız güçlü
• Web kameranız uygun şekilde hazırlanmıştır (eğer bu bir video toplantısıysa).

Her Zaman Profesyonel Arka Planlar Kullanın

Profesyonel olmayan arka planlar bir toplantının etkisini azaltabilir ve sizi kötü yansıtabilir. İş arkadaşlarınızla konuşurken arkanızda kirli çamaşırlar veya dağınıklık gibi şeylerden kaçının. Mantıklı, dikkat dağıtmayan ve profesyonelliğinizi gösteren bir arka plan arayın.

Çalıştığınız yerde uygun profesyonel görünümlü bir arka planınız yoksa, sanal bir arka plan ekleyin veya arka planı bulanıklaştırın.

Zamanında Varın

Toplantılara zamanında gelmek gerçek hayatta olduğu kadar sanal ortamda da önemlidir. Aksi takdirde, insanlar sizi beklemek zorunda kalacaktır, bu da sinir bozucu bir durumdur ve toplantının verimliliğini etkileyebilir veya zaman aşımına uğramasına neden olabilir.

Tüm Dikkatinizi Verin

Uzaktan toplantıların dezavantajlarından biri de dikkatinizin dağılmasının daha kolay olmasıdır. Toplantıya tamamen bağlı kalmaya çalışın. İşte bazı önemli ipuçları:

• Diğer sekmeleri açma
• Telefonunuzda oynamayın
• E-postalarınızı kontrol etmeyin
• Odaklanmak için iş arkadaşlarınızın cümlelerini kafanızda tekrarlayın.

Diğer Katılımcılara Karşı Nazik Olun

Yüzyüzeyken otomatik olarak yaptığımız pek çok şeyi sanal ortamda yapmak her zaman o kadar kolay değildir. Örneğin, yüz yüze konuşurken bir başkasının konuşmak üzere olduğunu anlamak ve onun üzerinden konuşmaktan kaçınmak çok daha kolaydır.

Sanal ortamda, temel nezaket standartlarını korumak için biraz daha fazla çalışmanız gerekir. Bu nedenle, diğer katılımcılara karşı nazik ve düşünceli olmak için bilinçli bir çaba gösterin.

Sanal Toplantılarla Uzak Ekiplerde Üretkenliği Artırın

Uzaktaki ekipleri yönetmek zor olabilir, ancak en iyi sanal toplantı platformları veya konferans görüşme çözümleri ekipleri meşgul, bağlı ve üretken tutmaya yardımcı olabilir.

CloudTalk ile dünyanın her yerindeki ekipler, çalışanlar ve müşterilerle zahmetsizce iletişim kurabilirsiniz. Çok çeşitli entegrasyonlar, gürültü engellemeden takvimleri senkronize etmeye kadar her şeyi yapmayı kolaylaştırır ve yüksek arama kalitesi, siz veya katılımcılarınız nerede olursanız olun sorunsuz bir şekilde işbirliği yapabileceğiniz anlamına gelir.

CloudTalk’un uzak ekiplerinizde üretkenliği artırmaya nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için neden 14 günlük ücretsiz deneme sürümümüze kaydolmuyorsunuz?