27 İş İletişimi için Ustalıkla Hazırlanmış Sesli Mesaj Karşılamaları

Raporlar, sesli mesaja yönlendirilen arayanların yaklaşık %80 ‘inin mesaj bırakmadığını göstermektedir. Ancak çarpıcı bir sesli mesaj karşılaması, onları sadece bunu yapmaya teşvik edecektir ve o zaman tek yapmanız gereken cevap vermektir.

Sesli mesaj, müşterilerin size o anda ulaşamasalar bile sizinle etkileşime geçmelerini sağlayan kullanışlı bir araçtır. Kimsenin vazgeçemeyeceği, dikkat çekici profesyonel telefon karşılamaları hazırlayarak müşterilerinizi size mesaj bırakmaları için motive edin.

Profesyonel bir tebrik mesajının neye benzemesi gerektiğini bilmiyor musunuz? Aşağıda, çeşitli durumlar için kullanabileceğiniz, ustalıkla hazırlanmış 27 tebrik mesajı bulacaksınız. Okumaya devam edin!

Anahtar Çıkarımlar:

• Karşılama mesajınızı markanızın kişiliğini yansıtacak ve belirli kitlenize hitap edecek şekilde uyarlayın ve her arayanın kendini değerli hissetmesini sağlayın.
• Netlik Önemlidir: Mesajınızı açık ve öz tutun, arayanların tam olarak hangi bilgileri bırakacaklarını ve bir sonraki adımda ne bekleyeceklerini bilmelerini sağlayın.
• Temel Bilgileri Ekleyin: Her zaman işletmenizin adını, müsait olmama nedeninizi ve arayan kişinin bilgilerini talep ettiğinizi belirtin.
• Arayanları Uygun Şekilde Yönlendirin: Arayanların bilgi bulması veya yardım alması için web sitenizi ziyaret etmek gibi alternatif yollar sunun.
• Hızlı Eylem: Arayanları mesaj bırakmaya teşvik edin ve zamanlarına ve sorularına saygı göstererek onlara zamanında yanıt verileceğini garanti edin.

İşletmeler için İyi Bir Sesli Karşılama Mesajı Nedir?

İdeal karşılama mesajı güncel, net, kesin ve bilgilendiricidir. İşletmenizin adını ve aramayı kaçırdığınız için üzgün olduğunuzu belirten bir ifade içermelidir. Ayrıca, arayan kişiden ayrılmasını istemelisiniz:

• iletişim bilgileri
• çağrılarının nedeni
• Etkili bir şekilde takip etmek için ihtiyaç duyabileceğiniz diğer tüm ayrıntılar.

Ayrıca, iyi bir sesli mesaj karşılama mesajı genellikle geri arama için tahmini bir zaman dilimi içerir ve arayan kişi için gerçekçi beklentiler oluşturur.

Sık sorulan sorulara anında yanıt almak için arayanları web sitenize yönlendirmek gibi alternatif iletişim yöntemlerini veya kaynaklarını dahil etmek faydalıdır. Bu yaklaşım, işletmenizin müşteri hizmetleri ve verimliliğe olan bağlılığını gösterir.

Sesli Mesaj Karşılamaları Neden Önemlidir?

Nectafy’ye göre, yerel bir işletmeyi arayan kişilerin %88 ‘i 24 saat içinde ya arayacak ya da ofisi ziyaret edecektir. Ancak şirketinizin meşgul sinyalinden başka sunabileceği pek bir şey yoksa, arayan kişinin telefonu kapatıp başka bir şirket arama ihtimali yüksektir.

Açıkçası, tüm çağrılarınıza hemen cevap veremezsiniz. Bu nedenle profesyonel iş telefonu karşılamaları hazırlatmanız gerekir.

Profesyonel Bir Telefon Karşılamasının 7 Temel Unsuru

Profesyonel bir telefon karşılaması, kendiniz veya işletmeniz hakkında olumlu ve etkili bir imaj sunmak için ilk fırsatınızdır. Etkileşimin tonunu belirler ve arayan kişinin algısını önemli ölçüde etkileyebilir.

Sesli mesaj karşılama mesajlarının içermesi gereken temel bir yapı vardır. Bunu takip etmek, mükemmel bir mesaj oluşturmak için temeliniz olabilir.

İşte etkili bir profesyonel karşılama için dahil edilmesi gereken temel bileşenler:

1. Sıcak Bir Karşılama Yaratın

İlk karşılama samimi ve sıcak olmalı, arayan kişiye takdir edildiğini göstermelidir.

Örnek:“Merhaba” veya“İyi [morning/afternoon/evening]”

2. Kendinizi tanıtın

Hemen kendinizi ve şirketinizi veya departmanınızı tanıtın. Bu, arayan kişiye doğru yere ulaştığını teyit eder ve kişisel bir dokunuş katar.

Örnek: “CloudTalk, Satış departmanına ulaştınız. Benim adım …”

3. Yardım Teklifi

Girişten sonra, yardımcı olmaya istekli olduğunuzu ifade edin. Basit bir soru, arayan kişiyi amacını belirtmeye davet eder ve yardım etmeye hazır olduğunuzu gösterir.

Örnek:“Bugün size nasıl yardımcı olabilirim?“

4. Açık Rehberlik Sunun

Arayanlara bir sonraki adımda ne yapmaları gerektiği konusunda rehberlik edin. İster bir telefon menüsünde geziniyor ister alternatif iletişim seçeneklerini keşfediyor olun, netlik çok önemlidir.

Örnek: “Mevcut bir siparişle ilgili arıyorsanız lütfen 1’e basın. Yeni bir sipariş vermek için yardım istiyorsanız, lütfen 2’yi tuşlayın. “

5. Yanıt Süresinden Bahsedin ve Eyleme Çağrı Yapın

Arayan kişinin kendisiyle ne zaman iletişime geçileceğini bilmesi faydalı olacaktır. Bu nedenle beklenen bir yanıt süresinden bahsedin. Ayrıca, bir mesaj bırakmak veya arayanın kimliğini ve sizinle iletişime geçme nedenini sormak gibi bir eylem çağrısı da sağlayın.

Örnek: “24 saat içinde size geri döneceğim.” / “Lütfen sinyalden sonra mesaj bırakın. Adınızı ve arama amacınızı belirtin.”

6. Basitleştirin ve Odaklanın

Karşılama mesajınızı açık ve net tutun. Gerekli olanları 20-25 saniye içinde paylaşmaya çalışın ve arayan kişinin kafasını karıştırabilecek aşırı karmaşık ifadelerden veya sektör jargonundan kaçının.

7. Profesyonel Bir Ton Kullanın

Karşılamanız boyunca profesyonel bir ton kullanın. Bu, kibar olmayı, uygun bir dil kullanmayı ve olumlu bir tavır sergilemeyi içerir.

Duruma bağlı olarak aşağıdakileri de ekleyebilirsiniz:

• Müsait olamadığınız için bir özür ve kısa bir açıklama;
• Arayan kişiye mesaj bırakmak için zaman ayırdığı için teşekkür edin;

PRO İPUCU: Farklı saat dilimlerinde arayanlarınız varsa, çalışma saatlerinizi ve saat diliminizi eklediğinizden emin olun, böylece tam olarak iletişim kurar ve beklentileri belirlersiniz.

27 Profesyonel İş Sesli Mesaj Karşılama Scriptleri

Her biri verimliliği, sıcaklığı ve profesyonelliği yansıtmak için hazırlanmış 27 profesyonel iş sesli mesaj karşılama mesajından oluşan koleksiyonumuzu keşfedin. Bu örnekler, siz telefona cevap veremediğinizde bile onların kendilerini değerli hissetmelerini sağlar.

Kurumsal Sesli Mesaj Karşılamaları

1. Standart Kurumsal Sesli Mesaj

Bu, işte olduğunuzda ancak herhangi bir nedenle o anda müsait olmadığınızda çalan bir karşılama mesajıdır. Örneğin, bir toplantıya katılıyorsunuz.

Daha uzun tutabilirsiniz, ancak yine de önerilen oran olan en fazla 30 saniyede tutabilirsiniz.

ÖRNEK: “Merhaba ,<şirket adına ulaştınız >. We are sorry, but we can’t take your call right now. Please leave your name, contact information, and the reason for reaching out. One of our team members will be in touch with you as soon as possible. You may also visit our website [company website URL] daha fazla seçenek için. Bizimle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz.”

2. Beklemede Kişiselleştirilmiş Sesli Mesaj

Tüm müşteri temsilcileriniz o anda başka bir vakayla ilgilendiğinden, müşteri kuyruğa girdiğinde bunu duyar. Müşteriler kuyrukta bekleyebilir veya hemen sesli mesaj bırakabilir.

ÖRNEK: “Sayın arayan, üzgünüz, ancak tüm temsilcilerimiz şu anda meşgul. Lütfen hatta kalın, en kısa sürede bir temsilcimiz çağrınızı yanıtlayacaktır. Mesaj bırakmayı da seçebilirsiniz. Sabrınız için teşekkür ederiz.”

3. Ofis Dışı Sesli Mesaj

Ekibiniz uzaktaysa, bu amaçlar için özel mesajlar hazırlamanızı öneririz. Müşterilere ofisinizin belirli iş saatlerinde müsait olduğunu bildirmek istiyorsanız özellikle yararlıdır. Bu şekilde, müşterilerin size ne zaman ulaşabilecekleri veya ne zaman ulaşabilecekleri konusunda bir beklenti oluşturursunuz.

ÖRNEK: “Merhaba, <şirket adına ulaştınız >. We are currently not able to answer your call. Our standard opening hours are from 9 am to 5 pm, from Monday until Friday.

İlgili bilgiler için web sitemizi ziyaret edebilirsiniz. Bize mesaj bırakmak isterseniz, lütfen adınızı, numaranızı ve arama nedeninizi belirtin. Size geri dönüş yapacağız. Teşekkür ederiz.”

4. Mesai Saatlerinden Sonra Gelen Çağrılar için Sesli Mesaj Karşılamaları

Müşterilerin veya müşterilerin normal çalışma saatleriniz dışında aradıkları anlar için, onlara ne zaman yanıt bekleyebileceklerini bildiren bir karşılama mesajına sahip olmak çok önemlidir.

ÖRNEK: “Aradığınız için teşekkür ederiz [company name]. Our office is currently closed. Our business hours are from [start time] için [end time]Pazartesi’den Cuma’ya.

Lütfen adınızı, telefon numaranızı ve kısa bir mesajınızı bırakın; ofisimiz yeniden açıldığında size geri döneceğiz. Daha fazla bilgi için web sitemizi ziyaret edin [website URL]. Thank you!”

5. İş Cep Telefonu Numaranız için Sesli Mesaj Karşılama Mesajları

Bir iş cep telefonu kullanırken, profesyonel ancak kişisel bir karşılama mesajı istersiniz. Bu örnek doğru dengeyi yakalıyor:

ÖRNEK: “Merhaba, şu adrese ulaştınız [your name] ile [company name]. I’m currently unavailable to take your call. Please leave your name, number, and a detailed message, and I’ll return your call as soon as I can. Thank you for reaching out, and I look forward to speaking with you soon.”

6. Hızlı E-posta Yanıtı Sesli Posta

Tercih ettiğiniz iletişim yöntemi e-posta ise, dinleyicileri bunu kullanmaya teşvik etmek için sesli mesajınızın bunu yansıtmasına izin verin.

Bu senaryo, e-posta göndermeyi daha hızlı ve daha verimli bir iletişim kanalı olarak sunmakta ve arayanları buna yönlendirmektedir.

ÖRNEK: “Merhaba, ben [company] adresinden [name]. Hemen yanıt almak için lütfen [insert email address] adresine e-posta gönderin, bir sonraki iş gününün sonuna kadar yanıt vereceğimi garanti ederim. Sorununuz acil değilse, lütfen iletişim bilgilerinizi bırakın, size geri döneceğim. Güzel bir gün geçirmeniz dileğiyle.”

7. Belirli Soruları Yönlendirmek için Sesli Mesaj

Başka biri tarafından veya farklı yollarla daha iyi halledilebilecek çağrılara zaman harcamaktan kaçınmak için bu sesli mesaj, sık sorulan sorular için net talimatlar sunar.

ÖRNEK: “Merhaba , ben[your name]. Hakkında sorularınız için [X reason]ile iletişime geçmelisiniz. [alternate contact] veya [web sitemizi ziyaret edin, e-posta gönderin]. For everything else, please leave your name and a short message, and I promise to return your call within [one to three] iş günü[leri].”

8. Genel Sorular için Bilgilendirici Sesli Mesaj Senaryosu

Bu sesli mesaj metni, arayanları en çok talep edilen bilgilere verimli bir şekilde yönlendirerek hem arayan hem de ekibiniz için zaman kazandırmalıdır. Bilgi almak için basit bir yol sağlarken, gerektiğinde kişisel iletişim seçeneği de sunar.

ÖRNEK: “Merhaba, şu kişiyle bağlantı kurdunuz [company]. For details on [X], [Facebook sayfamız, şirket web sitemiz, vb.] harika bir kaynaktır. Hakkında daha fazla bilgi edinmek isteyen [Y]? Kontrol et [sitemizdeki belirli bir sayfa, YouTube kanalımız, vb.]

Başka sorularınız varsa ya da ekibimizden biriyle görüşmek isterseniz, lütfen adınızı ve iletişim numaranızı bırakın; size en kısa sürede geri döneceğiz.”

9. Uygun Geri Arama Zamanı Talebi

Geri aramanız için tercih edilen bir zaman bırakmalarını isteyerek arayanlarınıza bağlantı kurma isteğinizi bildirin ve bir konuşma şansını kaçırmama konusundaki kararlılığınızı gösterin.

ÖRNEKLER: “Merhaba, ben [company name]. Sorry we missed your call! We’d love to get back to you. Kindly leave your name, phone number, why you’re calling, and when the best time to return your call would be – we want to make sure we catch you next time. Looking forward to speaking with you soon.”

” [your company] adresini aradığınız için teşekkür ederiz. Sizinle konuşmak için sabırsızlanıyoruz. Müsait olur olmaz adınızı, iletişim bilgilerinizi ve arama nedeninizi bırakarak sizi geri arayalım. İyi günler dileriz.”

Tatil, Bayramlar ve Sesli Mesaj Bırakma

10. Tatil Sesli Mesaj

Şirketler genellikle Noel veya Paskalya gibi tatillerde çalışmazlar. Bir müşteriye ne zaman geri döneceğinizi bildirmeniz gerekir.

Bayramlar yılın neşeli zamanları olduğu için bu selamlama biraz daha gayri resmi de olabilir.

ÖRNEK: “Merhaba, <şirket adı/takım adı> kadar dışarıda [date]. We’ll make sure to call you back straight away when we return. If your request is urgent, leave us an email at [company email address]. Thank you. Have a lovely holiday.”

11. Ebeveyn İzni Sesli Mesaj

Ah, yeni bir aile üyesini karşılamanın sevinci! Ebeveyn izni aldıysanız, arayanları başka bir iletişim noktasına yönlendirirken biraz da kişiliğinizi gösteren bir sesli mesaj metni kullanmayı düşünün.

Resmi bir üsluba bağlı kalmak zorunda değilsiniz; mesajı tarzınızı yansıtacak şekilde özelleştirmekten çekinmeyin.

ÖRNEK: “Merhaba, şu adrese ulaştınız [your name and title]. I’m currently out on parental leave until [date]. In the meantime, please direct all phone calls to [alternate contact name] at [phone number] ve e-postalar [email address]. Thanks, and I’ll see you in [month you’ll be back in the office].”

12. Maceralı Tatil Sesli Mesaj

Tatil sesli mesajınıza mizahi bir dokunuş katmak için verilen örneği kişiselleştirmekten çekinmeyin. Bu, arayanlarınıza kaçamaklarınız hakkında bilgi vermenin eğlenceli bir yoludur. Yeniden bağlantı kurmak için ne zaman döneceğinizi belirtmeyi unutmayın.

ÖRNEK: “Merhaba , ben [your name]. I’m off on an adventure, maybe [Güney Amerika’da trekking yapmak, Borneo’nun sık ormanlarında gezinmek, Galapagos’ta balinalarla şnorkelle yüzmek] – ya da büyük olasılıkla , [şiddetli jet lag ile mücadele etmek, ‘Siyah akrepler ölümcül mü’ diye aramak ya da ekstra güçlü bir güneş sonrası koruyucu arayışında olmak].

Ben ulaşılamaz olacağım [date]. Please leave your name and the reason for your call, and I’ll contact you as soon as I’m back.”

13. İstifa Sesli Mesaj

Yeni fırsatlara geçiş söz konusu olduğunda, artık eski şirketiniz için arayanları ayrılışınız hakkında olumlu ve bilgilendirici bir şekilde bilgilendiren bir sesli mesaj metninin hazır olması yararlı olacaktır. “Yeni maceralar peşinde koşmak” hakkında kişisel bir not eklemek, dostça bir dokunuş katar ve bir sonraki bölümünüzle ilgili heyecanınızı iletir.

ÖRNEK: “Merhaba, [Person’s name] yeni maceralar peşinde ve artık [Company name]. Please forward all future requests to [new or interim person’s name] at [phone number]. Thank you for calling!”

Belirli işletmeler için Sesli Mesaj Karşılamaları

14. Satış Profesyonelleri için Sesli Mesaj Karşılamaları

Doğru izlenimi yaratmak satış uzmanları için çok önemlidir.

Bu karşılama, potansiyel müşterileri hızlı bir takip için bilgilerini bırakmaya teşvik eder:

ÖRNEK: “Merhaba, şu adresteki satış departmanını aradığınız için teşekkür ederiz [company name]. All of our sales professionals are currently assisting other customers, or you’ve called outside of our regular business hours, which are [start time] için [end time].

Lütfen adınızı, iletişim bilgilerinizi ve ne aradığınızla ilgili kısa bir mesaj bırakın; size geri dönüp yardımcı olmak için sabırsızlanacağız. Düşündüğünüz için teşekkür ederiz [company name] ihtiyaçlarınız için.”

15. Tıbbi Ofisler için Sesli Mesaj Karşılamaları

Tıbbi bir ofiste, sesli mesaj karşılama mesajının aciliyet ile acil olmayan durumlara yönelik talimatlar arasında denge kurması gerekir.

ÖRNEK: “Aradığınız için teşekkür ederiz [medical office/doctor’s name]. We are currently unavailable to take your call. If this is a medical emergency, please dial 911 or go to your nearest emergency room.

Randevular ve diğer tüm sorularınız için lütfen adınızı, iletişim numaranızı ve kısa bir mesaj bırakın; en kısa sürede sizinle iletişime geçeceğiz. Normal çalışma saatlerimiz [hours and days]. Thank you for calling [medical office/doctor’s name].”

16. Emlakçılar için Sesli Karşılama Mesajları

Emlakçılar için iyi bir sesli mesaj karşılaması yeni bir müşteri ilişkisinin başlangıcı olabilir. Bu örnek, potansiyel alıcı ve satıcıları bilgilerini bırakmaya davet ediyor:

ÖRNEK: “Merhaba, şu adrese ulaştınız [your name]adresindeki özel emlak danışmanınız [real estate company]. I’m currently assisting another client or out of the office.

Aramanız benim için çok önemli. Lütfen adınızı, iletişim bilgilerinizi ve ilgilendiğiniz mülkle ilgili ayrıntıları bırakın, size en kısa sürede geri döneceğim. Beni tercih ettiğiniz için teşekkür ederim. [real estate company]Hayalinizdeki evi gerçeğe dönüştürüyoruz.”

17. Hukuk Firmaları için Sesli Mesaj Karşılaması

Bir hukuk firmasında, sesli mesaj karşılamaları profesyonellik ve gizlilik ifade etmelidir. İşte her ikisini de yapan bir örnek:

ÖRNEK: “Aradığınız için teşekkür ederiz [law firm name]. Our office is currently closed, or we’re in a consultation. Please leave your name, contact information, and the nature of your legal inquiry after the beep.

Her çağrıyı gizlilik ve öncelik çerçevesinde ele alıyoruz. Aramanıza bir sonraki çalışma saatlerimizde geri döneceğiz. [hours and days]. Thank you for choosing [law firm name]Yasal ihtiyaçlarınız bizim için en önemli önceliktir.”

18. Küçük İşletmeler ve Startup’lar için Sesli Mesaj Karşılama

Küçük işletmeler ve yeni başlayanlar için her arama, ilişki kurmak, ağınızı genişletmek veya satış yapmak için potansiyel bir fırsattır. Kısa ve samimi bir sesli mesaj karşılaması, telefonu açamadığınızda bile profesyonellik ve sıcaklık göstererek büyük bir fark yaratabilir.

Olumlu bir izlenim bırakma, daha fazla etkileşimi teşvik etme ve önemli bilgileri kısa ve öz bir şekilde aktarma şansınız var.

ÖRNEK: “Merhaba! Ulaştınız [Your Business Name]. We’re all hands on deck right now, bringing you the best [product/service] mümkün değil ve telefonu açamıyorum.

Lütfen adınızı, numaranızı ve kısa bir mesajınızı bırakın. Sizinle sohbet etmek için sabırsızlanıyoruz! Ayrıca, web sitemizi ziyaret edin [Website URL] hızlı bilgi için. Aradığınız için teşekkürler [Your Business Name], büyük fikirlerin ve mükemmel hizmetin buluştuğu yer. Yakında görüşmek üzere!”

19. Konaklama ve Hizmet Sektörleri için Sesli Mesaj Karşılama

İyi hazırlanmış bir karşılama mesajı, telefona cevap veremediğiniz durumlarda bile arayanlarınıza memnuniyetlerinin ve rahatlarının en önemli önceliğiniz olduğu konusunda güvence verebilir.

Bu, bir yandan temel bilgileri sağlarken bir yandan da sıcaklığı, profesyonelliği ve hizmetinizin özünü aktarmak için bir fırsattır.

ÖRNEK: “Aradığınız için teşekkür ederiz [Your Hotel/Restaurant/Service Company Name]deneyiminiz bizim en büyük önceliğimizdir. Maalesef şu anda çağrınıza cevap veremiyoruz. Muhtemelen diğer misafirlerimize veya müşterilerimize yardımcı oluyoruz.

Lütfen adınızı, iletişim numaranızı ve arama nedeninizi bırakın. Rezervasyon yapmak veya değiştirmek, hizmetlerimiz hakkında bilgi almak ya da herhangi bir özel talebiniz için arıyorsanız, bunu duymak istiyoruz ve size en kısa sürede geri döneceğimize söz veriyoruz.

Acil yardım almak veya hizmetlerimiz ve tekliflerimiz hakkında daha fazla bilgi edinmek için lütfen web sitemizi ziyaret edin [Website URL]. Thank you for choosing [Your Company Name]ve deneyiminizi olağanüstü kılmak için sabırsızlanıyoruz. Harika bir gün geçirin!”

20. Eğitim Kurumları için Sesli Mesaj Karşılama

Eğitim kurumları için sesli mesaj karşılama sistemi, öğrenciler, veliler ve personel için önemli bir iletişim noktası görevi görür ve doğrudan iletişimin mümkün olmadığı durumlarda onlara gerekli bilgileri ve güvenceyi sağlar.

Bu, arayanları bir sonraki adımlara yönlendirirken kurumun eğitim ve desteğe olan bağlılığını ifade etmek için bir fırsattır.

ÖRNEK: “Aradığınız için teşekkür ederiz [School/College/University Name]. We’re currently unavailable, but we’ll get back to you as soon as we can. Please leave your name, contact information, and reason for calling.

Acil yardım için şu adresteki web sitemizi ziyaret edin [Website URL] SSS ve daha fazla bilgi için. Aradığınız için teşekkür ediyor ve eğitim yolculuğunuzu desteklemek için sabırsızlanıyoruz.”

Farklı departmanlar için sesli mesajlar

21. Resepsiyonlar için Sesli Karşılama Mesajları

İlk izlenimler önemlidir ve resepsiyonun sesli karşılama mesajı genellikle bir kişinin şirketinizle kurduğu ilk etkileşimdir. Karşılama ve yardımsever olmasını sağlayın:

ÖRNEK: “Merhaba, şu adresteki resepsiyona ulaştınız [company name]. We’re currently either on another call or out of the office.

Lütfen adınızı, numaranızı ve arama amacınızı bırakın; ilgili kişinin size en kısa sürede geri dönmesini sağlayacağız. Aradığınız için teşekkür ederiz [company name]ilginizin takdir edildiği bir yer.”

22. Müşteri Hizmetleri Telefon Numarası için Sesli Mesaj Karşılamaları

Müşteri hizmetleri, sesli mesaj yoluyla bile olsa müşterilerinizin duyulduklarını ve yardım edildiklerini hissetmelerini sağlamakla ilgilidir.

Bu karşılama, müşteri desteği için doğru tonu belirler:

ÖRNEK: “Şu adresteki müşteri hizmetleri ekibine ulaştınız [company name]. We’re sorry we missed your call. Our team is available from [start time] için [end time]Pazartesi’den Cuma’ya.

Lütfen adınızı, iletişim numaranızı ve arama nedeninizi bırakın, müşteri hizmetleri temsilcilerimizden biri en kısa sürede size geri dönecektir. Tercihiniz için teşekkür ederiz [company name].”

Satış Sesli Mesaj Karşılamaları

23. Satış Departmanı için Sesli Mesaj

Bu selamlama sadece satış ekibinin müşteri başarısına olan bağlılığının altını çizmekle kalmıyor, aynı zamanda hizmetlerinin yüksek talebini ve etkinliğini de üstü kapalı bir şekilde ima ediyor.

Bu, arayanların beklentilerini yönetirken şirketin değer önerisini iletmenin akıllıca bir yoludur.

ÖRNEK: “Merhaba, şu adresteki Satış Departmanını aradınız [Company name]. Our team members are currently assisting other clients, helping them [‘İK operasyonlarını düzene sokarak %25 büyüme elde etmek’ gibi bir hedef girin] ve şu anda telefon unuza cevap veremiyorum.

Lütfen adınızı, şirketinizin adını ve telefon numaranızı bırakın, en kısa sürede sizinle iletişime geçeceğiz. Aradığınız için teşekkür ederiz!”

24. Sesli Mesajınızda Promosyonları Vurgulayın

Sizi arayanları güncel promosyonlar, güncellemeler veya yeni ürün lansmanları hakkında bilgilendirin. Bunu yapmak, sorularının bazılarını önceden rahatça ele alabilir.

ÖRNEK: “Bize ulaştığınız için teşekkür ederiz . [company name]. It sounds like you’re interested in our latest [yeni ürün, anlaşma, teklif]. We’re thrilled about it as well!

Lütfen adınızı, iletişim numaranızı ve sizi geri aramamız için en uygun zamanı bırakın. Aklınıza gelebilecek her türlü soruyu yanıtlamak ve en son gelişmeleri paylaşmak için sabırsızlanıyoruz. [company name] sizinle birlikte. Sizinle konuşmayı dört gözle bekliyor ve harika bir gün geçirmenizi diliyoruz!”

25. Satış Başarısı Sesli Mesaj

Potansiyel müşteri adaylarını beslemek için sesli mesajınızı kullanmak her satış profesyoneli için akıllıca bir harekettir. Böyle bir senaryo, arayanlara benzersiz satış teklifinizi hatırlatarak müşterilerinize nasıl değer kattığınızı kısaca vurgulamanızı sağlar.

Bu aynı zamanda numaranızı yanlışlıkla çevirmiş olabilecek kişileri yaptığınız iş hakkında bilgilendirmenin akıllıca bir yoludur.

ÖRNEK: “Merhaba, [your name] adresini aradınız . [your company]. I’m currently assisting others—possibly empowering [type of company] ’50 günde potansiyel müşterilerini ikiye katlamak’, ‘üst düzey mühendislik yeteneklerini işe almak’, ‘müşteri dönüşümünü %25 artırmak’ gibi [X sonuçları] elde etmek için .

Lütfen iletişim bilgilerinizi bırakın ve bu başarıları sizin işletmeniz için nasıl tekrarlayabileceğimizi keşfedelim.”

Kısa ve Komik Sesli Mesaj Karşılamaları

26. Basit Sesli Mesaj Karşılama

Müşterileriniz meşgul, siz de öyle. Hızlı bir şekilde öze inmek ve onları mesaj bırakmaya yönlendirmek için bu kısa sesli mesaj karşılamalarını tercih edin.

ÖRNEKLER: “Merhaba! Aradığınız için teşekkürler [company name/your name]. Please leave us a brief message, and we will get back to you as soon as possible. Have a great day!”

“Ulaştınız [company name]. We can’t take your call right now, let us call you back! Please leave us your name, number, the reason for your call, and the best time to call you back – we don’t want to miss you again. Talk to you soon.”

27. Komik Sesli Mesaj

Resmi olmayan bir şekilde konuştuğumuzda, mesajınızda mizah kullanmayı deneyebilirsiniz. Bu yaklaşım müşterilerin dikkatini çekmede gerçekten etkilidir çünkü genellikle eğlenirler ve neyi hedeflediğinizi duymak isterler.

Yine de bu tür bir telefon karşılama mesajının marka imajınız için uygun olup olmadığını değerlendirin. Yaratıcı sektörlerde işe yarayabilir, ancak finans gibi kesinlikle profesyonel sektörlerde işe yaramayabilir.

ÖRNEKLER: “Merhaba, <adresine ulaştınız , adınız> < adresinde şirket adı>. We are busy saving the world by <Şirketinizin en iyi yaptığı işi ekleyin>. If you want to learn more about how we do it, please leave us your name and phone number, and we will get back to you as soon as our mission is complete. Which should be fairly soon. Thank you!”

“Bu Bond. James Bond. Tamam, Bond değil ama keşke olsaydım. Bu gerçekten [your last name], [your first name], [your last name]. I’m currently on a mission, perhaps not saving the world with MI6, but I promise to return your call by tomorrow at the latest. Hope you’re having a great day.”

8 Telefon Karşılamaları için En İyi Uygulamalar

İlk izlenimler, özellikle de sesinizin ve tavrınızın tüm konuşmanın tonunu belirlediği telefonda hayati önem taşır. Profesyonel ve dostça bir karşılama müşteri hizmetleri, iş ilişkileri ve günlük iletişimde büyük fark yaratabilir.

Aklınızda tutmanız gereken yüksek kaliteli iş telefonu karşılamalarının birkaç özelliği vardır.

1. Hızlı ve Pozitif Olun

Telefonu ilk birkaç çalışta yanıtlayın ve sıcak, olumlu bir tonla başlayın. Hızlı ve neşeli bir karşılama, arayanın zamanına değer verdiğinizi gösterir ve sıcak bir atmosfer yaratır. Telefon karşılama mesajınızı kaydederken gülümseyin. Bu aptalca gelebilir, ancak gülümsediğinizde dinleyiciler sizi neşeli, açık ve arkadaş canlısı olarak duyabilir.

2. Kendinizi ve Şirketinizi Tanıtın

Arayan kişiye adınızı ve şirketinizin adını söyleyerek doğru yere ulaştığını hemen bildirin. Bu, arayan kişiye yalnızca doğru numarayı aradığını teyit etmekle kalmaz, aynı zamanda etkileşimi en başından itibaren kişiselleştirir.

3. Açık ve Yavaş Konuşun

Netlik ve hız çok önemlidir. Arayan kişinin her kelimeyi anladığından emin olmak için belirgin bir şekilde ve makul bir hızda konuşun. Bu, özellikle iletişimsizliğin kafa karışıklığına veya hayal kırıklığına yol açabileceği profesyonel bir ortamda önemlidir.

4. Yardım Etmeye Hazır Olun

Arayan kişiye nasıl yardımcı olabileceğinizi sorarak yardıma hazır olduğunuzu belirtin. “Bugün size nasıl yardımcı olabilirim?” gibi ifadeler, destek sağlama ve görüşmeyi verimli bir şekilde yönlendirme konusunda istekli olduğunuzu gösterir.

5. Mevcut Değilse Alternatifler Sunun

Arayan kişinin ulaşmaya çalıştığı kişi müsait değilse, alternatif iletişim yöntemleri sunmak veya mesaj almak çok önemlidir. Seçenekler sunmak, arayan kişinin ihtiyaçlarının dikkate alındığını gösterir ve taleplerinin yerine getirilmesini sağlar.

6. Özgün olun

“Aramanız bizim için önemlidir” gibi bazı ifadeler o kadar çok kullanıldı ki artık arayanlar üzerinde iyi bir izlenim bırakmıyor. Karşılama mesajını orijinal tutun. Hatta cesur davranıp mizah bile kullanabilirsiniz.

7. Kulağınızı yormayın

Kayıt sırasında arka planda gürültü olmadığından emin olun. Bu, sesli karşılama mesajının anlaşılmasını zorlaştırabilir. Ayrıca, karşılama mesajlarınızı kişisel ve dinlemesi kolay tutun. Net ve yavaş konuşun. Çok robotik olmayın.

8. Kısa ve etkili kalın

Sesli mesajın bir amacının da müşterilerin zamanından tasarruf etmek olduğunu unutmayın. İlgili olmayan tüm tüyolarla 2 dakika uzunluğunda karşılama mesajları kaydetmekten kaçının. Kısa ve öz tutun. Önerilen uzunluk maksimum 24 ila 30 saniye arasındadır, aksi takdirde arayan kişi mesajınızın ortasında telefonu kapatabilir.

PRO İPUCU: Gerekirse, profesyonel seslendirme sanatçıları kullanarak karşılama mesajlarınızın kalitesinden emin olabilirsiniz.

Sanal Telefon Sistemi ile İş Telefonu Selamlamalarını Ayarlayın

Sesli mesaj karşılamalarıyla uğraşıyorsanız endişelenmeyin. Günümüzde, size yardımcı olması için CloudTalk gibi sanal çağrı merkezi yazılımlarına güvenebilirsiniz. Sabit telefon kullanırken sahip olamayacağınız çeşitli kullanışlı araçlar ve özelliklerle, sizin ve müşteri destek ekibinizin işini çok daha kolay hale getirebilir.

Sanal Telefon Sistemi ile Yapabilirsiniz:

• İhtiyaçlarınıza göre belirli gruplar belirleyin ve gelençağrıları gruplara ayırın (çağrı yönlendirme). Böylece arayan kişi, sorunu için doğru temsilciye yönlendirilir.
• İş saat lerinizi uygulama içinde ayarlayın. Ayrıca, mesai saatlerinden sonra gelen tüm aramaları ve mesajları belirli bir numaraya yönlendirilecek şekilde planlayabilirsiniz.
• Daha sonra analiz edilebilmeleri için tüm aramaları kaydedin.

Cloudtalk gibi araçları kullanarak, dilediğiniz kadar özelleştirilmiş profesyonel iş telefonu karşılama mesajı ayarlayabilir ve her birinin ne zaman çalınmasını istediğinizi planlayabilirsiniz.

Sanal telefon sistemleri, çeşitli diğer mesaj türlerini hazırlamanıza olanak tanır, örn:

• Hoş geldiniz karşıl aması – müşterilerin çağrı merkezinizi aradıklarında duyacakları standart bir sesli mesaj.
• İnteraktif Sesli Yanıt (IVR) – arayanlara ilgili bilgileri sağlayan veya belirli bir sorun için doğru temsilciyi/departmanı seçmelerine yardımcı olan kullanımı kolay bir menü.

Şirketiniz İçin Güçlü Ama Kullanımı Kolay Bir Sanal Telefon Sistemine mi İhtiyacınız Var?

CloudTalk, sesli karşılama mesajlarınızı yepyeni bir seviyeye taşıyabilecek gelişmiş bir yazılımdır. Özelliklerimiz büyük şirketlerin yanı sıra daha küçük, büyüyen işletmeler için de sorunsuz çalışır. CloudTalk’un tüm gelişmiş özelliklerine göz atın ve ücretsiz deneyin!

Sonuç

Profesyonel bir sesli karşılama mesajına sahip olmak, işletmenizin iletişim çerçevesinin ayrılmaz bir parçasıdır. Doğru mesaj, şirketinizin imajını önemli ölçüde geliştirebilir, arayanlara önemleri konusunda güvence verebilir ve müşteri hizmetleri sürecinizi kolaylaştırabilir.

Paylaştığımız 27 profesyonel sesli mesaj karşılama mesajından birini seçerek veya uyarlayarak, yalnızca müşteri etkileşimi için yüksek bir standart belirlemekle kalmaz, aynı zamanda cevapsız olanlar da dahil olmak üzere her aramanın ticari itibarınıza olumlu katkıda bulunmasını sağlarsınız.

Unutmayın, sesli karşılama mesajlarınızın amacı, her arayanın duyulduğunu ve saygı duyulduğunu hissetmesini sağlayarak gelecekteki verimli etkileşimlerin yolunu açmaktır.