İş Telefon Sistemi Kurulumu: Bilmeniz Gerekenler

Telefon, %77‘lik küresel kullanım oranıyla en yaygın müşteri hizmetleri kanalı olmaya devam ediyor. Bu nedenle, iş telefonu kurulumu önemli bir husus olmaya devam ediyor ve neyse ki eskiden olduğu kadar karmaşık ve zaman alıcı değil.

Yeni bir iş telefonu sistemi arayan bir girişimciyseniz veya yükseltme yapmak isteyen köklü bir işletmeyseniz, işletmeniz için telefon sistemi kurulumunun nasıl çalıştığını merak ediyor olabilirsiniz.

İşte bilmeniz gereken her şey.

Önemli çıkarımlar:

• İşletmeler, geleneksel şirket içi telefon sistemleri ile VoIP tabanlı çözümler arasında seçim yapmak zorundadır.
• İki sistem arasındaki en önemli farklardan biri, VoIP tabanlı çözümlerin genellikle daha hızlı, daha kolay ve daha ucuza kurulup ayarlanabilmesidir.
• CloudTalk gibi bulutta barındırılan bir platformla, yazılıma abone olarak, yazılımı indirerek ve özelleştirerek sadece birkaç saat içinde başlayabilirsiniz.
• Personelin yazılım tabanlı arama çözümlerini kullanmaya alıştırılması ve eğitilmesi de genellikle şirket içi bir kuruluma göre çok daha hızlı ve basittir.

İş Telefonu Sistemi Nedir?

Bir iş telefonu sistemi, müşteriler, iş arkadaşları ve paydaşlarla gelen ve giden telefon görüşmelerini gerçekleştirmenizi sağlayan bir iletişim aracıdır.

Kullandığınız sistemin türüne bağlı olarak, metin mesajlaşma, çağrı aktarma, üç yönlü arama ve daha fazlası gibi diğer işlevleri de gerçekleştirebilirsiniz. İş telefonu sisteminin türü de kurulum sürecini önemli ölçüde etkiler.

Farklı İş Telefonu Sistemleri Türleri

İş telefonu sistemleri iki ana tipte kategorize edilebilir: Geleneksel sabit hat tabanlı sistemler ve VoIP tabanlı sistemler. Kurulumun uzunluğu, karmaşıklığı ve maliyeti, hangisini seçtiğinize bağlı olarak önemli ölçüde değişir.

Bu konuya girmeden önce, VoIP ve sabit hat konusuna hızlıca bir göz atalım:

Geleneksel Sabit Hat Tabanlı Telefon Sistemleri

Şirket içi olarak da bilinen geleneksel sabit hat sistemi, Genel Anahtarlamalı Telefon Şebekesine (PSTN) bağlı analog bir telefon kurulumudur. Sesi bakır teller aracılığıyla iletilen elektronik sinyallere dönüştürerek çalışır.

Uzun ömürlü olmasına rağmen, geleneksel sabit hattın kritik kusurları vardır. Sadece modern özelliklerden ve işlevlerden yoksun olmakla kalmaz, aynı zamanda kurulumu da oldukça zordur.

VoIP Tabanlı Telefon Sistemleri

VoIP tabanlı bir telefon sistemi dijital bir iletişim çözümüdür. İnternet Protokolü Üzerinden Ses (VoIP) teknolojisini kullanarak internet bağlantısı üzerinden telefon görüşmeleri yapmanızı ve almanızı sağlar. Ayrıca video, metin mesajları ve diğer multimedyaları da iletebilir.

Ses verilerini internet üzerinden iletilen dijital sinyallere dönüştürerek çalışır. Bu yüzden bakır kablolama gerektirmez.

VoIP tabanlı telefon sistemlerinin çoğu barındırılan bulut çözümleridir. Bu, telefon sisteminin altyapısının, donanımının ve yazılımının üçüncü bir tarafça (VoIP sağlayıcınız) bulutta barındırıldığı anlamına gelir.

Şirket İçi Telefon Sistemi Kurulumunun Zorlukları

İşletmeler VoIP’yi benimsemek için şirket içi sistemlerden giderek uzaklaşıyor. Bu kitlesel göçün nedenlerinden biri, şirket içi sistemlerin kurulumunun ne kadar zor ve pahalı olduğudur.

Sadece yüksek maliyetli donanım, yazılım lisansları ve sunucu odaları satın almanız gerekmez, aynı zamanda kurulum ve yapılandırmayı gerçekleştirmek için uzman uzmanlar tutmanız gerekir. Neden? Çünkü geleneksel sabit hatlar karmaşıktır ve bu da başka bir zorluk yaratır.

Kurulumun karmaşıklığı, kurulumun uzun zaman aldığı anlamına gelir. Bu da hizmet kesintisi olasılığınızı artırır, iş verimliliğini engeller ve müşteri memnuniyetini düşürür.

Bir VoIP sisteminde, sağlayıcınız donanımınızı barındırır ve kurulum sürecinin çoğunu sizin için halleder. Böylece kurulum çok daha sorunsuz gerçekleşir.

İş Telefonu Sistemi Modern Bir Şekilde Nasıl Kurulur?

VoIP ile hem kurumsal hem de küçük işletme telefon sistemi kurulumu çok daha kolaydır. Yine de, mümkün olduğunca acısız olmasını istiyorsanız izlemeniz gereken bazı önemli adımlar ve en iyi uygulamalar vardır.

Doğru şekilde yapmanıza yardımcı olmak için bu adım adım kılavuzu hazırladık:

#1 İş İhtiyaçlarınızı Açıkça Tanımlayın

Bir telefon sağlayıcısı seçip daha sonra temel özelliklerden yoksun olduğunu öğrenmek kadar sinir bozucu bir şey yoktur.

Bu nedenle, sürece paydaşlarınız ve ekiplerinizle oturarak başlayın. İşbirliği içinde, işletmenizin bir telefon sisteminden tam olarak neye ihtiyacı olduğunu belirlemek için çalışın.

Aşağıdakileri düşünün:

• Özellikler: Hedeflerinize ulaşmak için mutlaka sahip olmanız gereken işlevler var mı? Araştırmanız sırasında başvurmak üzere bir iş telefonu sistemi özellikleri kontrol listesi oluşturun.

• Bütçe: İş telefonu sistemi bütçeniz nedir? İlk kurulumun yanı sıra uzun vadeli maliyetleri de göz önünde bulundurun.

• İnternet bağlantısı: İnternet hızınızı belirleyin, böylece seçtiğiniz sağlayıcının önerilerini karşılayıp karşılamadığını bilirsiniz. VoIP aramalarının çoğu hat başına yaklaşık 100 kbps yükleme/indirme hızı kullanırken, ideal olarak hat başına en az 1Mbps indirme/yükleme hızı istersiniz.

• Kullanıcılar ve telefon numaraları: Kaç kullanıcıya ve telefon numarasına ihtiyacınız var? Uluslararası numaralara ihtiyacınız olacak mı? Ölçeklenebilirliği hesaba katmak için kısa ve uzun vadeli ihtiyaçlarınızı göz önünde bulundurun.

Entegrasyonlar: Telefon sisteminizin CRM veya yardım masanız gibi diğer iş araçlarınızla entegre olmasını istiyorsanız, sağlayıcınızın bunları desteklediğinden emin olmak için entegrasyon gereksinimlerinizin neler olduğunu açıkça tanımlayın.

#2 Potansiyel Sistemleri İyice Araştırın ve Test Edin

Açıkça tanımlanmış iş ihtiyaçlarınızla donanmış olarak, farklı sağlayıcılardan temin edilebilen farklı VoIP sistemleri hakkında araştırma yapın.

Çeşitli faktörleri karşılaştırmanız ve test etmeniz gerekeceğinden bu süreç zaman almalıdır: İncelenmesi gereken ana unsurlardan bazıları şunlardır:

• Özellikler: Çözüm, ihtiyacınız olan olmazsa olmaz özellikleri ve işlevleri sunuyor mu? İhtiyaçlarınızı karşılamak için hangi sağlayıcıların ve paketlerin tam donanımlı olduğunu belirlemek için temel özellikler kontrol listenize bakın.

• Fiyatlandırma planları: Sağlayıcılar genellikle kademeli fiyatlandırma planları sunar. Bu nedenle, hangisinin ihtiyacınız olan özelliklere ve işlevlere sahip olduğunu belirlemek için her plana bir göz atın. Hangisinin paranızın karşılığını daha iyi verdiğini görmek için sağlayıcılar arasında benzer planları karşılaştırın.

• Müşteri desteği: Bir sorunuz veya sorununuz varsa, müşteri desteğiyle iletişime geçmek ne kadar kolay? Onlara hangi kanallardan ve ne zaman ulaşabilirsiniz?

• Kullanıcı dostu olma: Platform, temsilcilerinizi hızlı bir şekilde işe almak için yeterince sezgisel ve kullanıcı dostu mu?

Genellikle sağlayıcılar tarafından sunulan ücretsiz denemelerden ve/veya demolardan yararlanarak özellik kalitesi ve kullanım kolaylığı gibi faktörleri doğrulayabilirsiniz. Örneğin, CloudTalk’un tüm ana özelliklerini test etmek için 14 günlük ücretsiz deneme sürümünü deneyebilirsiniz.

Yazılım karşılaştırma siteleri ve mevcut kullanıcıların üçüncü taraf incelemeleri de bazı içgörülere sahip olacaktır, bu nedenle bunları da kontrol ettiğinizden emin olun.

#3 Seçtiğiniz Sağlayıcıya Kaydolun

İş ihtiyaçlarınıza en uygun sağlayıcıyı bulduktan sonra, devam edin ve istediğiniz abonelik paketine kaydolun.

Unutmayın, bir VoIP sistemi ile fiziksel kurulum yapılmaz. Masa telefonu satın almanıza bile gerek yok. Zaten sahip olduğunuz PC’ler, dizüstü bilgisayarlar ve cep telefonları ile hemen başlayabilirsiniz.

#4 Yeni İş Telefon Sisteminizi Yapılandırın

Şimdi bir iş telefonu sisteminin nasıl kurulacağını ve ihtiyaçlarınıza göre hızlı ve kolay bir şekilde nasıl yapılandırılacağını inceleyelim.

Yazılım ve Uygulamaları İndirin

VoIP tabanlı telefon sistemi sağlayıcıları, cihazlarınıza indirip yükleyebileceğiniz bir yazılım telefonu uygulamasına sahip olacaktır. Yazılım telefonu uygulamaları bilgisayarları, tabletleri ve cep telefonlarını uzaktan kullanabileceğiniz tam yüklü iş telefonlarına dönüştürerek ekibinizin tercih ettikleri cihazlarla her yerden çalışabilmesini sağlar.

Ayrıca doğru tarayıcıyı ve tarayıcı uzantılarını indirmeniz gerekebilir. Sağlayıcınız bu alanda size yol gösterecektir.

Telefon Numaralarını Taşıma ve Alma

İş telefon numaranızı değiştirmek hem sizin için hem de müşterileriniz için zahmetli bir iştir. Çoğu sağlayıcı, mevcut telefon numaralarınızı yeni telefon sisteminize taşıyan bir numara taşıma hizmeti sunar.

CloudTalk yerel, ulusal, mobil ve ücretsiz numaralarınızı 2-3 hafta gibi kısa bir sürede taşıyabilir. Tek yapmanız gereken bir talepte bulunmak ve ekibimiz hemen işe koyuluyor.

Ekstra VoIP telefon numaralarına veya uluslararası numaralara ihtiyacınız varsa, bunları da alabilirsiniz. CloudTalk 160’tan fazla uluslararası numara sunar, böylece hizmet verdiğiniz her ülkede yerel bir varlık oluşturabilirsiniz.

Kullanıcı Ekleme ve Düzenleme

Seçtiğiniz sağlayıcı, yöneticilerin hesabınıza yeni kullanıcılar ekleyebileceği merkezi bir kontrol paneline sahip olmalıdır. Kullanıcılarınızı ekledikten sonra, onları departmanlarına, ekiplerine, görevlerine ve daha fazlasına bağlı olarak gruplar halinde düzenleyin.

Örneğin, pazarlama, İK, satış, müşteri desteği ve finans için farklı gruplar oluşturabilirsiniz.

Temel Özellikleri ve İşlevleri Ayarlama

Şimdi sıra geldi eğlenceli şeylere; özelliklerinizi ayarlamaya ve benzersiz ihtiyaçlarınıza göre özelleştirmeye.

İşte odaklanmanız gereken ana görevler:

• Çağrı akışları tasarlayın: Müşterilerinizin arama yolculuğunun bağlantıdan sorun çözümüne kadar nasıl görüneceğini görselleştiren bir çağrı akışının haritasını çıkarın. CloudTalk bunun için mükemmel bir araca sahiptir – deneyimleri gerçekten optimize etmek için özel akışlar oluşturmanıza olanak tanıyan etkileşimli bir Çağrı Akışı Tasarımcısı.

• Çağrı yönlendirmeyi ayarlayın: Çağrıları yönlendirmenin birçok farklı yolu vardır: Becerilere dayalı yönlendirme, round-robin yönlendirme, en az boşta yönlendirme ve daha fazlası. Gruplarınızın her biri için benzersiz ihtiyaçlarına uygun olarak çağrı yönlendirme kuralları oluşturun.
• Sesli posta mesajları kaydedin: Müşterilerinizi sesli mesaj gelen kutunuzda karşılayan ve onları bilgilerini bırakmaya davet eden bir mesaj kaydedin. Giden bir çağrı merkeziyseniz, potansiyel müşterilere otomatik olarak gönderilen sesli posta mesajlarını önceden kaydetmenize olanak tanıyan sesli posta bırakma gibi bir özellik de kurmaya değer.
• Çalışma saatlerini ayarlayın: Mesai saatleri dışında ne yapacağını (örneğin, aramayı sesli mesaja gönderme) bilmesi için telefon sisteminde çalışma saatlerinizi yapılandırmanız gerekir. Belirli ofisleriniz ve numaralarınız için mesai dışı yönlendirme kurallarını ayarlayın ve tatiller için mesai saati istisnaları belirleyin.
• Dahili numaralar atayın: İş arkadaşlarınızın ve müşterilerinizin doğru kişiyle hızlı bir şekilde bağlantı kurabilmesi için belirli çalışanlara, ekiplere veya ofislere benzersiz dahili numaralar atayın.

Sezgisel bir platforma ve esnek tekliflere sahip bir sağlayıcı seçtiğiniz sürece, tüm bu özelliklerin ve işlevlerin kurulumu oldukça basit olmalıdır. CloudTalk’ı tam da bu nedenle öneriyoruz ve CloudTalk kullanıcıları da öyle:

“CloudTalk’ın en önemli avantajı taleplerimizi karşılamadaki benzersiz esnekliğidir. Yeni numaralara, doğrulanmış arayan kimliğine veya numara taşıma ayarlarına ihtiyacımız olduğunda, bunu inanılmaz derecede kolay ve verimli hale getirdiler. Kolaylaştırılmış süreçleri ve hızlı yanıt süreleri bize çok fazla zaman ve kaynak tasarrufu sağlayarak temel iş faaliyetlerimize odaklanmamıza olanak tanıdı.”

Ibrahim Imam – Kurucu Ortak, Grup Eş CEO’su, MENA & APAC CEO’su PlanRadar

#5 Ekiplerinizi İşe Alın ve Eğitin

Sistemde her şey ayarlandıktan sonra personelinizi işe almaya başlayabilirsiniz. Amaç, değeri ve üretkenliği erkenden en üst düzeye çıkarmak için bunu mümkün olduğunca çabuk yapmaktır.
CloudTalk, kullanım kolaylığı söz konusu olduğunda bir kez daha öne çıkıyor. Sadece sezgisel olacak şekilde tasarlanmakla kalmıyor, aynı zamanda derinlemesine tavsiyeler ve video eğitimleri içeren eksiksiz bir işe alım portalımız da var.

İş telefonu sisteminizi nasıl kuracağınıza dair kılavuzlardan belirli özellikleri nasıl kullanacağınızı gösteren videolara kadar her şeyi kapsıyoruz. Bu nedenle, BT ve teknoloji deneyimi olmayan temsilciler bile sorunsuz bir şekilde alabilmelidir.

İş Telefonu Sistemi Kurulumu Ne Kadara Mal Olur?

Kurulum maliyetinizin büyük kısmı iş telefonu sistemi aboneliğinizden gelecektir. VoIP tabanlı telefon sistemleri abonelik modeliyle çalışır ve aylık ya da yıllık olarak ödenir.

Maliyetlerin seçtiğiniz sağlayıcıya ve pakete göre büyük farklılıklar gösterdiğini unutmayın.

İş telefonu sistemi fiyatlandırma kılavuzumuzdan, paketlerin kullanıcı/ay başına yaklaşık 3,99$’dan başladığını ve kullanıcı/ay başına 140$’a kadar yükseldiğini görebilirsiniz.

Çoğu sağlayıcı kademeli paketler sunar. Düşük fiyatlı paketler daha küçük işletmeler için daha uygunken, daha pahalı paketler daha büyük işletmelere hitap eder.

Genel olarak, pakete ne kadar çok özellik ve işlev dahil edilirse, fiyat da o kadar yüksek olur.

Ne kadar harcayacağınız bütçenize, işletme büyüklüğünüze ve özellik gereksinimlerinize göre belirlenecektir. Örneğin, Skype ve Microsoft Teams gibi sağlayıcılar en ucuz abonelikleri sunarken, modern iletişime ayak uydurmak için gereken iş özelliklerinden yoksundurlar.

CloudTalk, yıllık olarak faturalandırılan kullanıcı/ay başına 25 – 50 $ (25 – 50 €) arasında değişen dört plana sahiptir. Farklı işletme büyüklüklerine uygun çok sayıda özellik ve işlevle, en uygun maliyetli telefon sistemi çözümlerinden biriyiz.

Bunun dışında, telefonlarınızı satın almak diğer tek kurulum maliyetidir. Ve işte bir ipucu: çalışanların kişisel cihazlarını iş telefonu olarak kullanmalarına izin vermek için bir BYOD (kendi cihazını getir) politikası uygulayın. Bu, şirketinize daha da fazla para kazandırabilir.

Peki geleneksel iş telefonu sistemi kurulum fiyatlandırması VoIP ile nasıl karşılaştırılır?

Geleneksel bir sistem kurmak için yalnızca donanıma binlerce dolar yatırım yapmanız gerekir. Bunun da ötesinde, sistemi sizin için kuracak ve yapılandıracak uzmanlar tutmanız gerekecektir.

Bir de yazılım lisansları ve telefonların maliyeti var (VoIP’de olduğu gibi BYOD politikasına izin veremezsiniz).

İş Telefonu Sistemi Kurulumu Hızlı ve Kolaydır

İster geleneksel bir sabit hattan geçiş yapıyor olun, ister girişiminiz için mükemmel bir iletişim sistemi arıyor olun, doğru sağlayıcı ile iş telefonu sistemi kurulumu sorunsuzdur.

CloudTalk’u tercih ederseniz, doğrudan web tarayıcınızdan sadece beş dakika içinde tüm bir iletişim merkezini kurabilirsiniz.

Yapılandırmadan numara taşımaya kadar her şeyi biz hallederiz, böylece siz ilginç şeylere (çağrı akışları ve yönlendirme kuralları oluşturmak gibi) odaklanabilirsiniz. Ve yazılım telefonu uygulamamız sayesinde, çalışanlarınız zaten sahip oldukları cihazları kullanabilir; masa telefonlarına bütçe ayırmanıza gerek kalmaz.

Ama sadece bizim sözümüze güvenmeyin. CloudTalk’u 14 günlük ücretsiz deneme sürümümüzle kendiniz deneyin; hiçbir şarta bağlı değil.