Giden Çeviriciler Açıklandı: Türleri, Faydaları ve En İyi Uygulamalar

Ortalama soğuk arama dönüşüm oranı %2‘dir. Ancak amaç daha fazla outbound satış yapmaksa, bunu nasıl yaparsınız? Bir outbound çevirici ile daha fazla ve daha iyi aramayı daha hızlı yapın.

Giden çeviricilerin hepsi eşit yaratılmamıştır. Her birinin kendine özgü avantajları ve en iyi kullanım durumları olan birden fazla türü vardır. Bugün size bunların hepsini anlatacağız. Sizin için en iyi outbound çeviriciyi keşfetmek için okumaya devam edin!

Anahtar Çıkarımlar:

• Giden çeviriciler, karmaşıklık ve kullanım durumuna göre dört temel türe ayrılabilir: Otomatik Çeviriciler, Tahmine Dayalı Çeviriciler, Güçlü Çeviriciler ve Akıllı Çeviriciler.
• Giden çağrı merkezi için çevirici yazılımı kullanmak ekip verimliliğini, müşteri katılımını, müşteri adayı yönetimini, dönüşüm oranlarını vb. optimize etmenizi sağlar.
• En iyi outbound çeviriciyi kullanım durumunuzla eşleştirmek, başarılı aramaları %400 oranında artırabilir, her gün 3 kat daha fazla potansiyel müşteriye ulaşmanıza yardımcı olabilir ve arama sürelerini %50 oranında azaltabilir.

Giden Çevirici Nedir?

Giden çeviriciler, genellikle her tür Otomatik Arama Sistemine (ADS) atıfta bulunmak için kullanılan bir şemsiye terimdir. Adından da anlaşılacağı gibi, bunlar giden aramalar, çoğunlukla da soğuk satış aramaları için arama sürecini otomatikleştiren yazılım çözümleridir.

Birden fazla otomatik çevirici türü olmasına rağmen, hepsi de onları modern giden satış stratejilerinin temel taşı yapan birkaç ortak özelliği paylaşır.

En önemlisi, manuel arama ihtiyacını ortadan kaldırarak arama sürecini önemli ölçüde hızlandırır, maksimum iş gücü kullanımına, daha küçük ekip kompozisyonlarına ve günde 3 kata kadar daha fazla arama yapılmasına olanak tanır.

Neden Outbound Dialer Kullanmalısınız?

Bir önceki bölümde konuya değindikten sonra, giden çevirici kullanmanın faydalarını tam olarak keşfetmek için biraz zaman ayırmamız doğru olacaktır. Her tür ADS’yi operasyonlarınıza dahil ettikten sonra sizi nelerin beklediğini aşağıda bulabilirsiniz.

• Artan Operasyonel Verimlilik:

Outbound çeviriciler, arama sürecini otomatikleştirerek satış ekiplerinin verimliliğini önemli ölçüde artırır. Temsilciler, her numarayı manuel olarak çevirmek yerine potansiyel müşterilerle etkileşime geçmeye odaklanarak günde 3 kat daha fazla arama ve daha fazla dönüşüm fırsatı elde edebilir.

• Gelişmiş Müşteri Bağlılığı:

Arama sürecini kolaylaştıran outbound çeviriciler, temsilcilerin potansiyel müşterilerle ilişki kurmak için daha fazla zaman harcamasını sağlar. Çağrı kaydı ve CRM entegrasyonu gibi özelliklerle, temsilciler etkileşimleri kişiselleştirebilir ve daha iyi hizmet sunabilir, sonuçta müşteri memnuniyetini ve elde tutmayı artırabilir.

• Geliştirilmiş Potansiyel Müşteri Yönetimi ve Dönüşüm Oranları:

Outbound çeviriciler kişi listelerini düzenleyerek, takip aramalarını planlayarak ve etkileşimleri izleyerek müşteri adaylarının daha etkili bir şekilde yönetilmesine yardımcı olur. Bu yapılandırılmış yaklaşım, numaraları doğrulamada %98 doğruluk sunabilir ve hiçbir potansiyel müşterinin gözden kaçmamasını sağlayarak daha yüksek dönüşüm oranları ve gelir elde edilmesini sağlar.

• Temsilciler için Azaltılmış Boşta Kalma Süresi:

Giden numara çeviricilerle, temsilciler aramalar arasında beklemek için daha az zaman harcarlar, çünkü sistem müsait olur olmaz bir sonraki numarayı otomatik olarak çevirir. Bu, boşta kalma süresini en aza indirir ve temsilcilerin vardiyaları boyunca üretken kalmasını sağlar.

• Uyum ve Risk Yönetimi:

Giden çeviriciler, Telefonla Tüketiciyi Koruma Yasası (TCPA) ve Aramayın (DNC) listeleri gibi düzenlemelere uygunluğu sağlamak için özelliklerle donatılmıştır. Çevirici yazılımı, numaraları otomatik olarak tarayarak ve onayı kaydederek uyumsuzluk riskini ve olası yasal sorunları azaltmaya yardımcı olur.

Giden Çevirici Türleri

Giden çevirici pazarı geniş ve çeşitlidir; her birinin kendine özgü avantajları, dezavantajları, en iyi uygulamaları ve ideal kullanım durumları olan çok sayıda yazılım türü sunulmaktadır. Bu nedenle, bu konuda yolunuzu bulmanıza yardımcı olmak için bu yararlı tabloyu hazırladık.

#1 Otomatik Çevirici

En temel giden çevirici türüdür. Son arama bittikten sonra kuyruktaki bir sonraki numarayı arar.

Kullanım Örneği: Basit satışlar için düşük maliyetli, yüksek hacimli çağrı işlemleri.

Otomatik Çeviricinin ne kadar tuttuğunu kontrol edin.

Otomatik ve Tahmine dayalı çeviriciyi nasıl karşılaştırabilirsiniz?

#2 Tahmine Dayalı Çevirici

Çağrı merkezi kapasitesini değerlendirebilen ve öngörebilen bir outbound dialer. Kaynak kullanımını en üst düzeye çıkarmak için her temsilci için aynı anda birden fazla çağrı başlatabilir.

Kullanım Örneği: Sınırlı kaynaklara sahip küçük ekipler için yüksek hacimli çağrı kampanyaları.

#3 Power Dialer

Her seferinde temsilci başına bir arama yapan giden çevirici. Belirlenmiş çağrı kuyrukları üzerinde daha yüksek düzeyde kontrol sunar. Kullanımı basittir ve çalışması için karmaşık algoritmalar gerektirmez.

Kullanım Örneği: Hem erişim hem de kişiselleştirme için optimize edilmiş dengeli çağrı kampanyaları.

Power Dialer’ın fiyatı ne kadar?

Neden Tahmine Dayalı Çevirici yerine Power Dialer‘ı seçmeniz gerektiğini görün.

#4 Akıllı Çevirici

Tüm giden çeviriciler arasında en karmaşık olanıdır. Son derece özelleştirilmiş, uyarlanabilir çağrı kuyrukları ve kampanyaları oluşturmak için kullanılabilir. Üçüncü parti araçlar (CRM’ler, Yardım Masaları, vb.) ve Click-to-Call ile entegre edilebilir.

Kullanım Örneği: CSAT için optimize edilmiş yüksek değerli, orta ölçekli çağrı kampanyaları.

Smart Dialer‘ın nasıl fiyatlandırıldığını öğrenin.

En İyi Outbound Dialer Nasıl Seçilir (Sizin İçin)

Açıkça görülebileceği gibi, giden çeviricilerle aynı tanımı paylaşmalarına rağmen, her tür çok farklıdır. Sizin için doğru olanı bulmak istiyorsanız, aşağıdaki hususları göz önünde bulundurmanız gerekir.

#1 İş İhtiyaçlarınızı ve Hedeflerinizi Değerlendirin:

Bir outbound çeviriciye yatırım yapmadan önce, iş ihtiyaçlarınız ve hedefleriniz hakkında düşünmek için zaman ayırın. Satış ekibinizin büyüklüğü, giden kampanyalarınızın niteliği ve hedef kitleniz gibi faktörleri göz önünde bulundurun.

Yüksek hacimli soğuk aramaya mı odaklanıyorsunuz yoksa müşteri adaylarıyla kişiselleştirilmiş etkileşimlere mi öncelik veriyorsunuz? Benzersiz gereksinimlerinizi anlamak, seçeneklerinizi daraltmanıza ve iş hedeflerinizi karşılayan bir çevirici seçmenize yardımcı olacaktır.

#2. Çağrı Hacminizi ve Temsilci Kapasitenizi Anlayın:

Giden çeviricinizin ölçeklenebilirlik ve verimlilik gereksinimlerini belirlemek için çağrı hacminizi ve temsilci kapasitenizi değerlendirin.

Yüksek çağrı hacimleri bekliyorsanız ve büyük bir temsilci ekibiniz varsa, temsilci kullanılabilirliğine göre arama oranlarını otomatik olarak ayarlayabilen bir power dialer’dan yararlanabilirsiniz.

Tersine, daha küçük bir ekibiniz veya değişken çağrı hacimleriniz varsa, temsilci kapasitesini etkili bir şekilde eşleştirmek için çağrıları hızlandırmak için aşamalı veya power dialer daha uygun olabilir.

#3. Taraf Entegrasyonlarını Düşünün:

Mevcut CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) ve yazılım platformlarınızla entegrasyon, sorunsuz işlemler ve veri yönetimi için çok önemlidir.

Salesforce, HubSpot veya Zoho CRM gibi popüler CRM sistemleriyle sağlam entegrasyon özellikleri sunan bir outbound çevirici seçin.

Bu, satış ekibinizin ilgili müşteri bilgilerine erişebilmesini, etkileşimleri izleyebilmesini ve verileri zahmetsizce senkronize edebilmesini sağlayarak iş akışını kolaylaştırır ve üretkenliği artırır.

#4 Uyumluluğa Göz Kulak Olun:

Daha önce de belirttiğimiz gibi, özellikle uluslararası alanda etkili giden kampanyalar yürütmek istiyorsanız, yönetmeliklere uyumluluk çok önemlidir. Bu nedenle, hedef ülkelerinizdeki tüm gereklilikleri yerine getiren bir sağlayıcı aramanız hayati önem taşır.

Aranacak temel özellikler otomatik DNC (Do Not Call) listesi temizleme, çağrı kayıt onayı yönetimi ve devre dışı bırakma mekanizmalarıdır. Bununla birlikte, sağlam şifreleme protokollerine ve güvenli veri depolamaya da dikkat etmelisiniz.

Giden Arama İçin En İyi 3 Uygulama

#1. Ekibinizi Eğitin ve Donatın:

Satış ekibinize kapsamlı bir eğitim vererek outbound dialer yazılımını kullanma konusunda yetkin olmalarını ve potansiyel müşterilerle etkili bir şekilde iletişim kurmak için gerekli becerilerle donatılmalarını sağlayın.

Eğitim, çevirici arayüzünde gezinme, arama iş akışlarını anlama, itirazları ele alma ve CRM entegrasyon özelliklerinden yararlanma gibi çeşitli hususları kapsamalıdır.

Ayrıca, riskleri azaltmak ve etkileşimler sırasında profesyonelliği korumak için ekibinizin uyum düzenlemeleri ve şirket politikaları konusunda eğitimli olduğundan emin olun.

#2. Senaryo Yazımı ve Çağrı Planlamasına Zaman Ayırın:

Giden arama kampanyaları sırasında satış ekibinize rehberlik etmek için iyi hazırlanmış senaryolar ve arama planları geliştirin.

Senaryolar görüşmeler için bir çerçeve sunarak özgünlüğü ve her bir müşteri adayının kendine özgü ihtiyaç ve tercihlerine uyum sağlama esnekliğini teşvik eder. Etkileşimlerin odaklanmış ve etkili olmasını sağlamak için önemli konuşma noktalarını, değer önerilerini ve itirazları ele alma stratejilerini senaryolarınıza dahil edin.

Etkinliği sürekli iyileştirmek için geri bildirimlere ve performans ölçümlerine dayalı olarak senaryoları düzenli olarak gözden geçirin ve iyileştirin.

#3 Çağrı Metriklerini İzleyin ve Analiz Edin:

Giden arama kampanyalarınızın performansını değerlendirmek ve iyileştirme alanlarını belirlemek için arama metriklerini düzenli olarak izleyin ve analiz edin. Kampanya etkinliğini ve temsilci verimliliğini ölçmek için çağrı bağlanma oranları, dönüşüm oranları, ortalama çağrı süresi ve temsilci kullanımı gibi temel metrikleri izleyin.

Arama eğilimleri hakkında bilgi edinmek, yüksek performanslı stratejileri belirlemek ve herhangi bir sorunu veya darboğazı derhal ele almak için giden arama yazılımınız tarafından sağlanan raporlama ve analiz araçlarından yararlanın.

Arama parametrelerini optimize etmek, senaryoları iyileştirmek ve sonuçları en üst düzeye çıkarmak için kaynakları etkili bir şekilde tahsis etmek için veriye dayalı içgörüler kullanın.

Toparlıyoruz

Artık bu kadar çok işletmenin giden arama yazılımına neden bu kadar değer verdiğine şaşmamak gerek. Yapay zeka ve otomasyon alanında yapılan son iyileştirmeler göz önüne alındığında, muhtemelen daha etkili hale gelecektir.

Ancak etkili giden arama yapmak için gereken tek şey çeviriciler değildir. Çabalarınızdan gerçekten en iyi şekilde yararlanmak istiyorsanız, sektördeki en iyi uygulamaları ve uzman stratejilerini uygulamanız gerekir. Neyse ki CloudTalk bu işi hallediyor.