Sesli Mesajdan E-postaya: Başarılı İş İletişimi için Nihai Kılavuz

BTT Comms, ilk denemelerinde bir şirkete ulaşamayan kişilerin %85’inin bir daha aramayı denemeyeceğini ve bunların dörtte üçünün mesaj bırakma zahmetine girmeyeceğini bildiriyor. Dolayısıyla, eğer birisi size sesli mesaj bırakırsa ( arayanların yaklaşık %20‘si), muhtemelen işletmenizle görüşmek istedikleri önemli bir konu vardır.

İnsanlar genellikle bir sesli mesaja cevap vermek için diğer iletişim şekillerinden daha uzun süre bekler. Ancak sesli mesajlara derhal yanıt vererek satış yapma ve müşteri ilişkilerinizi geliştirme şansınızı önemli ölçüde artırabilirsiniz. E-postaya Sesli Mesaj bu çabanızda size yardımcı olur.

Öyleyse, E-postaya Sesli Mesajın sizin için neler yapabileceğini ve bu özellikten nasıl yararlanabileceğinizi inceleyelim.

Önemli çıkarımlar:

• Voicemail to Email, sesli mesajların dökümlerini ve kayıtlarını otomatik olarak doğrudan e-posta gelen kutunuza gönderen şık bir araçtır.
• VoIP hizmetinizde Sesli Postayı E-postaya Yapılandırma basit ve anlaşılır bir görevdir ve 7 adımda kolayca yapılabilir.
• E-postaya Sesli Mesaj, genel verimliliğin artırılması, gelişmiş erişilebilirlik ve kolaylaştırılmış ekip işbirliği dahil olmak üzere birçok avantaj sunar.

E-postaya Sesli Mesaj Nedir?

E-postaya Sesli Posta, sesli postaları e-postalara dönüştürür. Her bir mesajı telefonunuzda ayrı ayrı dinlemek yerine, bir mesaj alır almaz e-posta gelen kutunuzda hemen bir bildirim alırsınız. Bu, özellikle her gün çok sayıda aramayla uğraşıyorsanız, sesli mesajlarınızı yönetmeyi daha kolay ve verimli hale getirir.

Sesli Mesajdan E-postaya Nasıl Çalışır?

E-postaya Sesli Posta, CloudTalk gibi barındırılan VoIP ve bulut telefon sistemi sağlayıcıları arasında popüler bir özelliktir. Sesli mesajların dökümlerini ve kayıtlarını doğrudan e-posta gelen kutunuza gönderir, burada kolayca yönetilebilir ve önceliklendirilebilirler.

Birisi size sesli mesaj bıraktığında, telefon sistemi sesli mesajı genellikle .mp3 veya .wav formatında dijital bir dosyaya dönüştürür. Bu dosya daha sonra ya bir e-postaya eklenir ya da doğrudan gelen kutunuzdaki kayda bağlanır.

Bu mesajları tıpkı herhangi bir e-posta gibi sıralayabilir, kaydedebilir, silebilir veya iletebilirsiniz. Böylece aramalarınızı takip etmek için akışınızı bozmanıza ya da farklı uygulamalar ve cihazlar arasında geçiş yapmanıza gerek kalmaz.

Bunu, sesli mesajlarınızı alan, bunları yazan veya sesi kaydeden ve ardından bunları e-postanıza düzgün bir şekilde yerleştiren ve böylece size uygun olduğunda erişebileceğiniz kişisel bir asistana sahip olmak gibi düşünün.

E-posta Gelen Kutunuza Sesli Mesaj Bildirimleri Gönderme

VoIP hizmetinizde E-postaya Sesli Posta özelliğini kurmak basit bir işlemdir. Bu özelliği birkaç basit adımda nasıl etkinleştireceğiniz ve test edeceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

1. VoIP Hizmet Hesabınıza Giriş Yapın
   VoIP sağlayıcınızın platformunda hesabınızda oturum açarak başlayın. Burası aramalar ve sesli mesajlarla ilgili ayarları yönettiğiniz yerdir.
2. Sesli Posta Ayarlarına gidin
   Hesap kontrol panelinizde sesli posta bölümünü arayın. Bu bölüm “Sesli Posta Ayarları”, “Çağrı Ayarları” veya benzer bir şekilde etiketlenmiş olabilir.
3. Sesli Postayı E-postaya Etkinleştir
   Sesli posta ayarları içinde, sesli postayı e-postaya etkinleştirme seçeneğini bulun. Bu bir geçiş anahtarı veya onay kutusu olabilir.
4. E-posta Adresinizi Girin
   Sesli mesajları e-postaya yönlendirme seçeneğini bulduktan sonra, tercih ettiğiniz e-posta adresini verilen alana girin. Sesli mesajlarınız bu adrese gönderilecektir.
5. Biçim Tercihlerini Seçin
   Bazı hizmetler sesli mesajlarınızı nasıl alacağınızı seçmenize izin verir, örneğin ses ekleri veya deşifreler gibi. Tercihinizi seçin.
6. Değişikliklerinizi Kaydedin
   Değişikliklerinizi kaydettiğinizden veya uyguladığınızdan emin olun. Bazı platformlarda “Uygula” veya “Ayarları Kaydet” düğmesi olabilir.
7. Özelliği Test Edin
   Her şeyin doğru ayarlandığından ve e-posta bildirimini aldığınızdan emin olmak için numaranıza bir test araması yapmayı ve sesli mesaj bırakmayı düşünün.

Her VoIP hizmeti biraz farklı adımlara veya ayar seçeneklerine sahip olabilir, bu nedenle daha özel talimatlar için belirli hizmetiniz tarafından sağlanan yardım merkezine veya destek belgelerine başvurmak iyi bir fikirdir. CloudTalk talimatlarını yardım bölümümüzde bulabilirsiniz.

Sesli Mesajları E-postaya Göndermenin 7 Faydası

Sesli mesajları e-postaya dönüştürmek sayısız avantaj sunar ve şirketlerin iletişim şeklini değiştirir.

E-postaya Sesli Mesajın bu en önemli 7 faydasına göz atın:

#1 Düzenli Olun ve Düzenli Kalın

Çağrı merkezi temsilcileri her hafta yüzlerce çağrı alır ve en önemli sesli mesajlarını bile takip etmek zor olabilir.

Gelen kutunuzdaki tüm sesli mesajlarınızın aranabilir bir envanteri ile iş akışınızı daha iyi düzenleyebilir, en acil sesli mesajlarınıza ilk önce yanıt verebilir ve işinizin sorunsuz çalışmasını sağlayabilirsiniz.

#2. Genel Verimliliği Artırın

Kabul edelim, saatlerce birikmiş sesli mesaj kayıtlarını incelemek hiç de eğlenceli değil. Daha da kötüsü, başka herhangi bir şey yapmak için daha iyi kullanılabilecek bir ton değerli zaman alır.

Müşteriler, özellikle satış veya müşteri destek rollerinde zamanında geri arama beklediğinden, hızlı yanıt süreleri müşteri ilişkilerini sürdürmek için çok önemlidir. E-postaya Sesli Mesaj, fiziksel bir telefonu sürekli kontrol etme ihtiyacını ortadan kaldırarak, müşterileri meşgul tutarak ve alternatif aramalarını önleyerek bunu kolaylaştırır.

Bu yaklaşım, platformlar arasında geçiş yapmanın verimsizliğini önler ve özellikle her zaman bulut telefon uygulamanızda değilseniz iş akışınızı basitleştirir.

#3 Bağlamla Geri Çağırma Yapın

Bir müşterinin sesli mesajını dinlemeden geri aramak garip bir konuşmaya yol açabilir. Müşteriler bir mesaj bıraktıklarında, mesajlarında size zaten ne söylediklerini bilmenizi beklerler. Sizi arayan kişinin ihtiyaçlarından habersiz olmanız, müşterinizin göz ardı edilmiş ve hayal kırıklığına uğramış hissetmesine neden olabilir.

E-postaya Sesli Posta, boş zamanlarınızda sesli posta mesajlarının içeriğini kolayca incelemenizi sağlar.

Saat 14:00’te önemli bir müşteriyle görüşmeniz mi var?

Son sesli mesajlar için gelen kutunuzu kontrol edin ve toplantıdan önce ilgili tüm bilgileri öğrenin. Sesli Mesajdan E-postaya

#4 Çağrı Kayıtlarından Oluşan Bir Arşiv Oluşturun

Sesli mesaj arşivi, herhangi bir işletmenin kayıtlarının stratejik bir bileşeni olabilir.

Bu mesajları el altında bulundurmak önemli toplantılara hazırlanmak, önemli bilgilere hızlı bir şekilde ulaşmak ve müşterilerle yasal sorunlar yaşanması durumunda sorumluluktan korunmak için yararlı olabilir.

#5 Geliştirilmiş Erişilebilirlik Kazanın

Nerede olursanız olun, e-postanıza erişiminiz olduğu sürece sesli mesajlarınızı dinleyebilir veya okuyabilirsiniz.

Bu, özellikle uzaktan çalışıyorsanız veya sık seyahat ediyorsanız faydalıdır. Sesli mesaj sisteminize doğrudan erişmenize gerek kalmadan bağlantıda kalacaksınız.

#6 Ekip İşbirliğini Kolaylaştırın

Sesli Mesajdan E-postaya ayarları için belirli alıcılar seçerek ekibinizin haberdar olmasını sağlayın, böylece yöneticiler ve önemli temsilciler ister hareket halinde ister masalarında olsunlar mesajları doğrudan e-posta yoluyla alırlar.

#7 Hızlı Arama ve Referans Kullanın

Sesli mesajlarınızı klasörler halinde düzenleyebilir, hızlı tanımlama için etiketler uygulayabilir, arama filtreleri uygulayabilir vb.

Çok sayıda aramayla uğraşırken, sesli mesajdaki belirli ayrıntıları hatırlamakta zorlanabilirsiniz. Ancak sesli mesajlar metne dönüştürülür ve e-postanıza gönderilirse, anahtar kelimeleri kullanarak belirli bilgileri hızlı bir şekilde arayabilirsiniz.

Ayrıntıları veya takip eylemlerini bulmak için geçmiş konuşmalara kolayca başvurabilirsiniz. Bu, kişiselleştirilmiş bir hizmet sunmanıza veya görevleri izlemenize olanak tanır.

Sahip olunması gereken 8 iletişim merkezi aracını keşfedin

Ücretsiz okuyun

Sonuç

E-postaya Sesli Mesaj, sesli mesajınızı dijital çağa doğrudan e-posta gelen kutunuza getirir, böylece en son mesajlarınızdan her zaman sadece bir tık uzakta olursunuz.

E-postaya Sesli Mesaj kullanımı, masa telefonunuza bağlı kalmadan bilgi sahibi, duyarlı ve üretken olmanızı sağlar. Bu şekilde, arayanlarınızın ihtiyaçlarını etkili bir şekilde karşılamaktan her zaman sadece bir e-posta uzaktasınız.

Kurulumu çok kolay ve avantajları da anında ortaya çıkıyor: mesajlarınızı zaten tüm gün kullandığınız bir formatta almaktan iş arkadaşlarınızla bilgi paylaşmayı kolaylaştırmaya kadar. E-postaya Sesli Mesaj’ı seçerek, aramalarınızı takip etmek için daha verimli ve düzenli bir yol seçmiş olursunuz.