Çağrı Merkezi Yazılımının Her İşletmenin Bilmesi Gereken 8 Temel Avantajı

Mükemmel müşteri hizmetleri sunmak, her işletmenin hayatta kalması ve rekabette başarılı olması için önemlidir. Ancak, her müşterinin sorusuna yanıt vermek, çağrıları ele almak söz konusu olduğunda zorlayıcı olabilir.

Müşteriler olağanüstü hizmet talep ederken, şirketler onlara anında cevap verecek çağrı temsilcilerinden yoksundur. Çağrı merkezi yazılımı, işletmelerin hizmetlerini iyileştirmeleri için bir çözümdür. Yazılım, temsilcilerin üretkenliklerini artırırken acil çağrılara zamanında yanıt vermelerini sağlar.

Bir çağrı merkezi, her işletme için müşterilerle ilgili tüm soruları ele almak için gereklidir. Zaman zaman çağrıları yanıtlamak ve müşterilere iyi hizmet sunmak için bir araçtan çok daha fazlasıdır. Çağrı merkezi, müşterilerinizle yaptığınız her aramayı takip edebileceğiniz, izleyebileceğiniz ve yönetebileceğiniz sorunsuz bir operasyon sağlar.

En iyi iletişim merkezi yazılımı sağlayıcıları hakkında daha fazla bilgi edinin

Ücretsiz okuyun

Müşteri temsilcileri gün içinde tonlarca çağrı aldıklarında genellikle bunalmış hissederler, bu da üretkenliği engeller. Birçok müşteri, temsilcilerin bile hızlı bir şekilde yerine getiremeyeceği acil bir randevu talep eder.

Birçok şirketin hizmet operasyonlarını iyileştirmek ve daha iyi bir müşteri deneyimi sunmak için çağrı merkezi yönetimini kullanmayı düşünmesinin nedeni budur. Bu araç, müşterilerinizle etkileşim kurmak için işletmenizin günlük çağrıları yeniden yapılandırmasına yardımcı olur.

Bir çağrı merkezi yazılımı, şirketin en çok ihtiyaç duyduğu şeyleri kolaylaştırır. Verimliliği artırmak için çağrıları izleme, yönlendirme ve gelen ve giden telefon çağrılarını kaydetme gibi bazı özellikler ve iyi yazılmış bir anlatım yoluyla çağrı hizmeti temsilcilerinize yardımcı olur. Bu yazılım, faydalı özellikleriyle temsilcilerin iş yükünü azaltabilir ve daha verimli hale getirebilir.

Çağrı Merkezi Görevleri

Her ne kadar her çağrı merkezinin gelen çağrıları alma ve yönetme gibi işleri yürüttüğü oldukça açık olsa da. Çağrı merkezi temsilcilerinin günlük işlerinde dikkat etmeleri gereken birçok sorumluluk vardır.

• Sorulara cevap veriyorum.
• Gelen çağrılara cevap verme.
• E-postalara cevap veriyorum.
• Bir web formundan destek biletlerine yanıt verme.
• Canlı sohbetlerde etkileşim kurmak.
• Giden aramaların gerçekleştirilmesi.

Ayrıca telefon görüşmelerinde bazı teknik ve pazarlama konularıyla da ilgilenmek zorunda olmaları bu işi daha da zorlaştırıyor.

• Şikayetler
• Gelen ve giden satışlar
• Genel sorular
• Teknik Destek
• Appointment booking

Çağrı merkezi temsilcilerinin hayati rolü göz önüne alındığında, işle başa çıkmalarına yardımcı olmak için çağrı merkezi yazılımını dışarıdan temin etmek önemli hale gelmektedir. Yazılım, çağrıları daha iyi yönetebilir ve zorlu işleri azaltabilir.

Ayrıca, teknik görevler de dışarıdan temin edilebilir veya özel yazılım veya araçlarla yönetilebilir. Örneğin, işletmeler randevu rezervasyonunu ve kayıt tutmayı sorunsuz bir şekilde yönetmek için randevu rezervasyon ve planlama uygulamalarını kullanabilir.

İşletmeler İçin Çağrı Merkezi Yazılımı Kullanmanın Avantajları

Çağrı merkezi temsilcisinin her gün karşılaşacağı zorlu işi düşünerek, işinize yardımcı olması için yazılım kullanmaya karar verebilirsiniz. İşte çağrı merkezi yazılımı kullanmanın bilmeniz gereken en önemli sekiz faydası.

#1. Müşteri Hizmetleri Yönetimini İyileştirin

Çağrı merkezi numaranızın orada olmasının bir nedeni var. Müşterileriniz ürün hizmetinizle ilgili bir sorunla karşılaştığında ilk iletişim hattıdır. Ya da profesyonel yardımınıza ihtiyaç duyan herkes için.

Müşteriler bir arama yaptığında, sizin tarafınızdan derhal yardım bekleyeceklerdir. Saat kaç olursa olsun, mümkün olan en hızlı çözümü talep ederler. Müşteriler, çağrıyı açtığınız anda soruları yanıtlamanızı ister.

Ancak, zaman zaman yoğun çağrılar olduğunda, tüm sorgulara zamanında yanıt vermek mümkün değildir. Temsilciler bitmek bilmeyen taleplerden muzdarip olabilir ve bu da daha az müşteri deneyimine neden olur. Çağrı merkezi yazılımı ile tüm müşterilerin taleplerini profesyonelce yerine getirebilirsiniz. Araç 7/24 çalışır, bu da çağrı merkezi temsilcilerinizin çalışmalarını tamamlamayı harika hale getirir.

#2 Üretkenliği Artırın

Her şirket, ürün veya hizmet üretiminden olağanüstü müşteri deneyimi sunmaya kadar verimliliği optimize etmeye çalışır. Bu durumda, müşteri hizmetleri çok fazla zaman ayırmayı gerektirir. Müşteriler kendi zaman çizelgelerinde, yani 7/24 soru sorabilirler.

Ancak, çağrı merkezi temsilcileri tam olarak bu zaman diliminde hazır olmayacaktır. İşe alışmaları için uzun bir eğitim süreci gerekir. Çağrı merkezi yazılımını dahil etmek, tam zamanlı bir hizmet sağlayarak bu sorunu aşmanıza yardımcı olabilir.

Yazılım üretkenliğinizi artırır ve her müşterinin taleplerini verimli bir şekilde almasını sağlar. Bilet desteği, satış, randevu ayarlama ve teknik sorun gibi her sorguyu sorunsuz bir şekilde yönetebilir. Sonunda, çağrı temsilcilerinizin işteki üretkenliklerini artırmalarına yardımcı oldunuz.

#3. Uygun Maliyetli

Çok sayıda çağrıyla ilgilenmek için çok sayıda müşteri temsilcisi istihdam etmek yerine, çağrı merkezi yazılımı edinerek maliyeti düşürebilirsiniz. Yazılım ile 7/24 çalışan faydalı özelliklere sahip olacaksınız. Genellikle yetersiz müşteri hizmetlerinde olduğu gibi, yoğun gün boyunca cevaplanmayan çağrıları düşünmeyeceksiniz.

Çağrı merkezi yazılımına yatırım yapmak, birçok özellik karşılığında tek bir araç için ödeme yapacağınız için büyük bir fayda anlamına gelir. Yazılımın sizin için çok şey yapabileceği bir hizmet için insan çalıştırmanıza gerek yok. Ayrıca, çağrı merkezi yazılımınız olduğunda çalışan için geniş bir alan sağlamayacaksınız.

Çağrı merkezi yazılımının çağrıları yönlendirmek ve çağrı metriklerini ölçmek için yerleşik özelliklere sahip olduğundan bahsetmiyorum bile. Sonuç olarak, bu amaç için ek hizmetlere ihtiyacınız olmayacaktır.

#4 Profesyonel Bir İmaj Oluşturun

Müşteri hizmetleri çağrılarının tüm bir şirketin imajını belirleyebileceğini biliyor muydunuz?

Müşteriler bir telefon görüşmesi yapar ve aradıkları cevapları zahmetsizce alırlarsa, işletmeyi profesyonel bir şirket olarak algılayacaklardır. Başka bir deyişle, profesyonel bir müşteri hizmetleri ar aması şirketinizin ciddiyetini gösterir.

Çağrı merkezi yazılımı, bir çağrıyı otomatik olarak profesyonel bir şekilde yönlendirebilir ve yanıtlayabilir. Müşteri hizmetlerine çok daha etkili bir şekilde hizmet vermek için tasarlanmıştır. Örneğin, müşterilere beklemelerini, bir temsilcinin kısa süre içinde sizinle iletişime geçeceğini söyleyen bir çağrı yanıtı, işletmenizin daha profesyonel görünmesini sağlayacaktır.

Yukarıdaki grafik, müşteri hizmetleri mükemmelliğini belirleyen temel faktörleri açıklamaktadır. Anında yanıt almanın müşteri memnuniyetini sağlamada en önemli nokta olduğunu gösteriyor. Müşterilerin %40’ından fazlası sorunlarını hızlı bir şekilde çözmek için profesyonel yardımı tercih ediyor. Bu veriler, çağrı merkezi temsilcilerinin müşteri deneyimi sağlamadaki kritik rolüne işaret etmektedir.

#5 Satış Anlaşmalarını Artırın

Çağrı merkezi yazılımı, gelen tüm satış sorgularına yanıt verdiği için harika bir pazarlama aracı da olabilir. Çağrıları yanıtlayamazsanız, bunun bir satış çağrısı olduğunu varsayalım, müşteri edinme fırsatını kaybedersiniz.

Çünkü sesli aramaların %90 ‘ı asla geri dönmez, bu da önemli sorguları alma şansınızın azalacağı anlamına gelir. Bunların ürün veya hizmetinizi satın almak üzere olan müşteriler olduğunu düşünün, gelecekte tekrar aradıklarını duymazsınız.

7/24 ulaşılabilir bir müşteri merkezi çağrısına sahip olmak satış fırsatlarınızı önemli ölçüde artırabilir. İnsanlar, özellikle ürün bilgileri söz konusu olduğunda, tarafınızdan hızlı bir yanıt bekler. Tam zamanlı bir telesekreterlik hizmeti, işletmenizin potansiyel müşterilerle etkili bir şekilde bağlantı kurmasını sağlar. Onlarla 7/24 çağrı hizmeti aracılığıyla doğrudan iletişime geçerseniz daha fazla müşteri adayı toplayabilir ve daha fazla anlaşma yapabilirsiniz.

#6 Acil Çağrıları Belirleyin

Çağrıları önceliklendirmek, bir işletmenin müşteri sadakati geliştirmesi ve müşteri deneyimini artırması için hayati önem taşır. Çağrı merkezi yazılımı ile çağrı aciliyetini hemen belirleyebilirsiniz. Müşteriler müşteri desteğinizle iletişime geçtiğinde, yazılım, örneğin belirli bir numara girerek müşterilerin ihtiyaçlarını anlatan bir sıra sağlayacaktır.

Bu adımdan itibaren, hangi çağrılara öncelik vermeniz gerektiğini bilirsiniz. Çağrı merkezi yazılımı, mantıklı bir sıralama yapabilmeniz için bu bilgileri sağlar. Bu şekilde, temsilciler hızlı yanıtlara ihtiyaç duyanlara hemen yanıt verebilir.

Sonunda, hangi çağrıların en acil olduğunu belirleme konusunda endişelenmenize gerek kalmaz. Çağrı merkezi yazılımı sayesinde, müşterilerinizin listesini yanıtlamaya hazır hale getirirsiniz. Aynı zamanda, yazılım diğer çağrıların kuyrukta olmasını sağlar, böylece bu süreçte önemli çağrıları kaybetmezsiniz.

#7 Olağanüstü Müşteri Deneyimi

İnsanlar her an ulaşabilecekleri müşteri hattı desteği olan bir şirketi tercih ederler. Şirketinizden bir ürün veya hizmet satın aldıklarında, kusurlu ürünler, teslim edilmeyen ürünler vb. gibi bazı sorunlarla karşılaştıklarında bir muhatap bulmayı beklerler.

Müşteriler sorunlarına değinen bir e-posta yazmak için fazla zaman harcamazlar. Aslında, sorunu doğrudan ele alabilecekleri acil bir yanıta ihtiyaç duyarlar. İşte bu noktada çağrı desteği işe yarar. Bir markanın temsilcisiyle zamanında bağlantı kurma olanağı sunar.

Müşteriler bir arama yaptığında, şirketinizden canlı bir yanıt bekler. Sesli mesaj kutusuyla veya cevapsız bir aramayla uğraşmaktan mutlu olmazlar. Çağrı merkezi yazılımı böyle bir deneyim yaşamalarını engeller. Müşterilerin çağrılarına kısa sürede yanıt verirken, onlara temsilciyle bağlantı kurmaları için zaman tanır. Bu şekilde, müşteriler işletmenizden aldıkları profesyonel yardımdan memnun kalacaklardır.

#8 Güvenliği Artırın

Müşterilerin verileri her işletme için bir hazine gibidir. Ürün tercihi ve alışveriş geçmişi gibi faydalı bilgiler içerir. Ancak, özellikle verileri korumak için bir güvenlik sisteminiz veya yedekleme sisteminiz yoksa, müşterilerinizin bilgilerini saklamak zor olabilir.

Çağrı merkezi yazılımı genellikle anlık bulut yedekleme gibi özelliklerle birlikte gelir. Müşteri çağrıları aldığınızda, yazılım sistemindeki bilgileri hemen güvence altına alacaktır. İşletmenizin daha da gelişmesine yardımcı olacak müşteri bilgilerini kaybetme konusunda endişelenmenize gerek yok.

Yazılım kendi başına çalıştığında çağrı bilgilerinizi güvence altına almak için profesyonel temsilciler çalıştırmanıza gerek kalmayacağından bahsetmiyorum bile.

Sonuç

Çağrı merkezi yazılımı, iş verimliliğini artırmak için her işletmede çok gereklidir. Çağrı temsilcilerinin gelen ve giden tüm çağrıları takip ederek ve yönlendirerek yönetmelerine yardımcı olur. Yazılım ayrıca genel sorular, teknik destek, şikayetler ve satış çağrıları gibi çeşitli müşteri taleplerini ele almak için özellikler sağlar.

Çağrı merkezi yazılımının avantajı, 7/24 çalışması ve profesyonel bir şekilde harika bir müşteri deneyimi sunmasıdır. Çağrı temsilcilerinin tüm çağrılara yanıt vermekte sorun yaşadığı zamanlarda, ürün satın alma gibi temel sorguları alma şansını artırır.

Çok sayıda kişinin istihdam edilmesine kıyasla daha az maliyetli olmakla kalmaz, aynı zamanda bir işletmenin kazanabileceği pek çok fayda sağlar. Bir çağrı merkezi hizmetine yatırım yapmak, müşterilerin şirketin hat hizmetini en iyi temsil olarak algıladığı profesyonel bir imaj geliştirmek için kritik öneme sahiptir.