By M. Mesar

| 5 Aug 2024

Uncategorized @tr

Bulut Telefon için Nihai Kılavuz:
Nedir, Nasıl Çalışır ve Faydaları

Girişimlerin %87’sinden fazlası arama ve mesajlaşma için bulut telefonu kullanıyor. Daha fazla orta ölçekli işletme ve kuruluş bu teknolojiyi kullandıkça, herkesin aklındaki soruyu yanıtlamanın zamanı geldi: “Neden?”.

Bu makalede, bulut telefonu daha ayrıntılı olarak inceleyecek, adım adım nasıl çalıştığını, geleneksel sabit hatlarla nasıl karşılaştırıldığını ve işletmeniz için en iyi çözümü nasıl seçeceğinizi açıklayacağız.

Anahtar Çıkarımlar:

Bulut telefon sistemleri, sağlayıcının bulutunda çalışır ve aramaları İnternet üzerinden yaparak altyapı ve arama ücretlerinden tasarruf etmenizi sağlar.
Geleneksel PBX ile karşılaştırıldığında, bulut telefonlar son derece ölçeklenebilir, kolayca özelleştirilebilir ve çok sayıda gelişmiş özelliğe ve entegrasyona erişim sunar.
Bulut arama, çalışanların dünyanın herhangi bir yerindeki cihazlarından çalışmasına olanak tanıdığından, küresel bir işgücüne sahip uluslararası operasyonlar için mükemmeldir.

Bulut Telefon Nedir?

Bazen barındırılan VoIP veya yazılım telefonu olarak da adlandırılan bulut telefon, işletmelerin İnternet üzerinden arama yapmasına ve almasına ve kısa mesaj göndermesine olanak tanıyan bir tür Hizmet Olarak Birleşik İletişim (UCaaS) platformudur.

Adından da anlaşılacağı üzere, bulut aramanın benzersiz değer önerisi, tamamen bulutta barındırılmasıdır. Bu, şirketlerin operasyonlarını merkezsizleştirmelerini ve kısmen veya tamamen uzaktan çalışan bir işgücüyle dünyanın her yerinde hizmet sunmalarını sağlar.

Yazılım merkezli tasarımı sayesinde bulut telefonu kolayca ölçeklenebilir ve değiştirilebilir. Bu sayede, üçüncü taraf araçlarla entegre ederek süreçleri neredeyse sınırsız büyüme alanına sahip tek bir çözümde birleştirebilir ve kolaylaştırabilirsiniz.

Bulut Telefonu kullanmaya kolay yoldan başlayın!

Bir demo planlayın

Geleneksel PBX’e Karşı Bulut Telefonu: Genel Bakış

Bir çağrı merkezi kurarken en önemli karar, hangi teknoloji türünü temel aldığınızdır. Bu da genellikle bulut telefon sistemleri veya geleneksel PBX sabit hatlar arasında gerçekleşir. Aşağıda, iki çözümün karşılaştırmasını bulacaksınız.

Karşılaştırma

Bulut Telefon

Geleneksel PBX

Altyapı

Bulutta barındırılır, fiziksel donanım gerekmez.

Şirket içi donanım ve ekipman gereklidir.

Ölçeklenebilirlik

Son derece ölçeklenebilir, kullanıcı ve özellik eklemek/çıkarmak kolaydır.

Fiziksel donanım kapasitesi ile sınırlıdır.

Maliyet Yapısı

Abonelik tabanlı, daha düşük ön maliyetler, kullandıkça öde.

Ekipman için yüksek ön sermaye harcaması.

Bakım

Minimum BT müdahalesi ile hizmet sağlayıcı tarafından yönetilir.

Bakım ve güncellemeler için kurum içi BT personeli gerektirir.

Esneklik

İnternet bağlantısı olan her yerden erişilebilir.

PBX sisteminin fiziksel konumu ile sınırlıdır.

Özellikler

IVR, çağrı kaydı ve analitik gibi gelişmiş özellikler.

Temel arama özellikleri ve ek özellikler ekstra modüller gerektirebilir.

Yükseltmeler

Otomatik güncellemeler ve yükseltmeler sağlayıcı tarafından sağlanır.

Manuel yükseltmeler gereklidir ve genellikle kesinti süreleri söz konusudur.

Güvenilirlik

Yedeklilik ve felaket kurtarma ile yüksek güvenilirlik.

Yerel altyapıya bağlı olarak, potansiyel tek hata noktaları.

Entegrasyonlar

Diğer bulut tabanlı hizmetlerle (CRM, e-posta) kolayca entegre olur.

Sınırlı entegrasyon yetenekleri, genellikle karmaşık

Hareketlilik

Uzaktan çalışmayı ve mobil erişimi destekler.

Genellikle ofis ortamıyla sınırlıdır.

Çağrı Kalitesi

İnternet kalitesine bağlıdır, genellikle iyi bağlantı ile yüksektir.

Genel olarak yüksek, dahili ağ kalitesine bağlıdır.

Güvenlik

Sağlayıcı tarafından yönetilen güvenlik, veri şifreleme ve uyumluluk.

Kurum içi güvenlik yönetimi daha yüksek kontrol potansiyeline sahiptir, ancak doğru yönetilmediği takdirde daha yüksek risk de taşır.

Felaket Kurtarma

Yerleşik felaket kurtarma ve iş sürekliliği planları.

Ek planlama ve kaynak gerektirir.

Kurulum Süresi

Hızlı kurulum, genellikle birkaç gün içinde.

Daha uzun kurulum süresi, haftalar veya aylar sürebilir.

Özelleştirme

Yazılım aracılığıyla yüksek düzeyde özelleştirme.

Özelleştirme mümkündür ancak genellikle donanım değişiklikleri gerektirir.

Bulut Telefon Nasıl Çalışır?

Bulut telefonun nasıl çalıştığını tartışırken, ele almamız gereken üç husus vardır: sistemin genel operasyonları, VoIP aramanın kendisi ve müşteri tabanlı çağrı merkezi yönetimi.

Genel Operasyonlar: Sistem hizmet sağlayıcının bulutunda barındırılır, bu da fiziksel yerleşik altyapı ihtiyacını ortadan kaldırır. Kullanıcılar yalnızca talep gönderir ve hizmet sağlayıcılar sistem güncellemeleri ve veri yedeklemelerinden çağrı yönlendirmeye kadar her şeyi halleder.
VoIP Araması: Sistem, analog sesinizi almak ve dijital sinyallere dönüştürmek için VoIP masa telefonlarını veya akıllı cihazları kullanır. Bunlar paketlere ayrılır ve İnternet üzerinden alıcıya gönderilir ve burada tekrar duyulabilir seslere dönüştürülür.
Çağrı Merkezi Yönetimi: Telefon yazılımı, hizmet sağlayıcının bulutunda çalışmasına rağmen, kullanıcıların otomasyonları ayarlamasına, analizleri görüntülemesine, 3. taraf entegrasyonlarını yüklemesine, yeni numaralar talep etmesine ve çağrıları başlatmasına olanak tanıyan istemci tabanlı bir uygulama arayüzü sunar.

Bulut Telefon İşletmeler İçin Neden Önemlidir?

Bulut telefon sistemleri doğal olarak iş iletişiminde önemli bir rol oynar. Ancak, şirketinizin genel operasyonları üzerindeki etkileri düşündüğünüzden daha büyüktür. En önemli kullanım alanlarından bazıları şunlardır:

Kolayca Ölçeklenebilir Çağrı Merkezi Operasyonları: Bulut tabanlı iş telefonu sistemleri fiziksel kısıtlamalarla sınırlı değildir. Bu, kullanıcıların ekip boyutlarını ve telefon numaralarını gerektiği gibi hızlı ve kolay bir şekilde artırmalarına veya küçültmelerine olanak tanır.
Uygun Fiyatlı Uluslararası Erişim: İnternet kullanımı sayesinde bulut telefon, uygun fiyatlı arama ve SMS ücretleri sunarak genel telefon giderlerini %75’e kadar azaltabilir ve verimli uluslararası büyümeye olanak tanır.
Verimli ve Özelleştirilebilir Süreçler: Yazılım tabanlı modüler tasarımı sayesinde, bulut telefon sistemleri gelişmiş özelliklerden yararlanabilir ve süreçleri otomatikleştirmek ve rutin görevlerde zaman kazanmak için 3. taraf araçlarla entegre olabilir.
Küresel Yetenek Havuzuna Erişim: Bulut telefon hizmeti, mikrofon ve internet bağlantısı olan herhangi bir akıllı telefon, tablet veya bilgisayarda çalışabildiğinden, şirketler konumdan bağımsız olarak dünya çapında en iyi uzmanlarla çalışabilir.
Artan yatırım getirisi: Bulut telefon sistemlerinin kurulumu ve bakımı ucuzdur, yalnızca aylık/yıllık abonelik ödemeleri gerektirir. Bu arada, zaman tasarrufu ve müşteri deneyimindeki iyileştirmeler yatırım getirisini önemli ölçüde artırabilir.

Bulut Telefonun Faydaları

Yukarıda özetlenen bulut telefonun iş avantajları, bulut telefon hizmetinin sunduğu çok sayıda avantajın sonucudur. İşte yapabilecekleriniz:

Zaman Kazanın: Zaman alan kurulum ve bakım ihtiyaçlarından kurtulun. Gelişmiş özelliklerle rutin görevleri otomatikleştirin.
Daha Düşük Maliyetler: Pahalı yerel altyapı, pahalı çağrı ücretleri, şişirilmiş ekip kompozisyonları ve verimsiz süreçler nedeniyle kaybedilen zamandan tasarruf edin.
Mobiliteyi Artırın: Temsilcileri, dünyanın her yerinde ve her zaman en iyi işlerini yapabilmeleri için uzak dostu yazılımlarla güçlendirin.

Hızla Ölçek Büyütün: Sadece birkaç tıklama ile yeni numaralar ve koltuklar talep edin ve sezgisel işe alım ile bir hafta içinde operasyonlarınızı büyütmeye başlayın.
3. Parti Araçları Entegre Edin: Açık API veya popüler CRM, Yardım Masası ve BI sistemleriyle yerel entegrasyonlar aracılığıyla teknoloji yığınınızı tek bir çözümde birleştirin.
Gelişmiş Özelliklerden Yararlanın: Operasyonlarınızın neredeyse tüm yönleri için 75’ten fazla gelişmiş yapay zeka destekli özellik ile iş akışlarınızı kolaylaştırın.
Performansı Etkili Bir Şekilde Analiz Edin: Tahminlerde bulunmak ve stratejiyi optimize etmek için performansınız ve çağrı istatistikleriniz hakkında bilmeniz gereken her şeye erişin.

Sizin İçin Doğru Bulut Telefon Çözümünü Nasıl Seçersiniz?

Bir sonraki bulut telefonunuzu ararken göz önünde bulundurmanız gereken birkaç husus vardır. Bunlar şunları içerir:

#1: Çağrı Merkezi Tipi:

Seçtiğiniz çağrı merkezi yazılımının türü büyük ölçüde değişebilir. İçerdiği özellikler ve entegrasyonlara ek olarak, çözüm türü dağıtım süresini ve fiyatlandırmayı da etkiler.

Örneğin, CloudTalk gibi bulut tabanlı yazılımları bir günde kullanıcı/ay başına sadece 25$’a kurup çalıştırabilirsiniz.

#2: Kullanım Örnekleri:

Farklı sağlayıcılar, işletme büyüklüğüne veya belirli kullanım durumlarına dayalı çözümlerde uzmanlaşmıştır. Örneğin, aşağıdakilere odaklanan bir çözüm KOBİ müşteri desteği muhtemelen daha ucuz olacaktır ancak daha az özelliğe ve uluslararası numaraya sahip olacaktır.

Öte yandan, öncelikli olarak aşağıdakilere satış yapan bir sağlayıcı Gidenkurumsal büyüklükteki çağrı merkezleri çok daha pahalı olacaktır, ancak çok sayıda özellik, entegrasyon, uluslararası numaralar ve yüksek çağrı kalitesi sunar.

#3: Kullanıcılar ve Özellikler:

Kaç temsilci çalıştırdığınız doğal olarak çözümünüzün fiyatını etkiler. Bununla birlikte, birçok sağlayıcı fiyatlandırma planlarında minimum/maksimum kullanıcı sayısına sahiptir ve bu da doğru fiyatlandırmayı seçerken sorunlara neden olabilir. Plan.

Örneğin, yalnızca birkaç temsilciniz varsa ancak üst düzey özelliklere ihtiyacınız varsa, ihtiyacınız olandan daha fazla eklenti veya lisans satın almanız gerekebilir. Benzer şekilde, çok sayıda temsilciniz varsa ancak düşük özellik gereksinimleriniz varsa, yine de daha pahalı bir plana takılıp kalabilirsiniz.

#4: Numara Seçimi:

Bir VoIP sağlayıcısının sunabileceği numaraların miktarı, türü ve coğrafi konumu büyük ölçüde yerel sağlayıcılar, düzenleyiciler vb. dahil olmak üzere sektördeki bağlantılarına bağlıdır.

Bu nedenle, yalnızca hemen taşımak istediğiniz numaralara bakmak değil, aynı zamanda geleceği düşünmek ve genişleme planlarınızı (uluslararası numaralar) veya olası girişimlerinizi (ücretsiz numaralar) dikkate almak en iyi uygulamadır.

Telefon Sisteminizi Bulut Telefona Taşıyın

Peki, sizi bulut telefona bir şans vermeye ikna edebildik mi? Eğer öyleyse, başlamak daha kolay olamazdı.

İşte yapmanız gerekenler:

Uzman ekibimizle bir görüşme planlayın
Mevcut ihtiyaçlarınızı ve isteklerinizi açıklayın
Özel bir demoda yazılımı kendiniz görün
Gerekli tüm evrakları gönderin
Ücretsiz deneme sürümüyle sistemi tanıyın
Ekibinizi işe koyulmaları için eğitin
Aramaya başlayın!

Gerçekten bu kadar basit. Öyleyse, zaman çok önemli olduğunda, neden CloudTalk’un sizin için neler yapabileceğini görmüyorsunuz?

Bulut Telefonu Kendiniz Keşfedin

Bir demo planlayın

SSS

Bulut telefon VoIP ile aynı şey midir?

Bulut telefon ve İnternet Protokolü Üzerinden Ses (VoIP) birbiriyle ilişkilidir ancak tam olarak aynı değildir.
VoIP, özellikle geleneksel telefon hatları yerine İnternet üzerinden sesli iletişime izin veren teknolojiyi ifade eder.
Sesi dijital sinyallere dönüştürür ve IP ağları üzerinden iletir.

Bulut telefon ise VoIP’yi kapsayan daha geniş bir kavram olmakla birlikte çağrı yönlendirme, otomatik görevliler, çağrı kaydı ve İnteraktif Sesli Yanıt (IVR) sistemleri gibi diğer hizmetleri de içerir.

Esasen, bulut telefon, bulut üzerinden yönetilen kapsamlı bir iletişim hizmetleri paketi sunmak için internetten (VoIP teknolojisi dahil) yararlanır ve bu da onu sadece VoIP’den daha çok yönlü ve zengin özelliklere sahip hale getirir.

Bulut IVR nedir?

Bulut IVR (İnteraktif Sesli Yanıt), arayanlarla etkileşime giren, bilgi toplayan ve aramaları uygun alıcıya yönlendiren, bulutta barındırılan bir telefon menü sistemidir.

İşletmelerin müşteri hizmetlerini otomatikleştirmelerine ve şirket içi donanıma ihtiyaç duymadan çağrıları verimli bir şekilde yönetmelerine olanak tanır.
Arayanlar, bir dizi bilgi isteminde gezinmek için ses veya tuş takımı girişleri aracılığıyla IVR ile etkileşime girer.

Bulutta barındırıldığı için, bir bulut IVR sistemi yüksek oranda ölçeklenebilir, kolayca güncellenebilir ve diğer bulut tabanlı hizmetler ve veritabanları ile sorunsuz bir şekilde entegre olabilir.

Bulut telefonun maliyeti nedir?

Bulut telefonun maliyeti, işletmenin büyüklüğü, gereken belirli özellikler, kullanıcı sayısı ve hizmet sağlayıcı dahil olmak üzere çeşitli faktörlere bağlı olarak büyük ölçüde değişebilir.

Genel olarak maliyetler, kullanıcı veya hat başına aylık veya yıllık ücretlerle abonelik esasına göre yapılandırılır.
Temel planlar kullanıcı başına aylık 10-20 $ gibi düşük bir fiyattan başlayabilirken, ek özelliklere (gelişmiş IVR, çağrı analizi, CRM entegrasyonu gibi) sahip daha gelişmiş planlar kullanıcı başına aylık 30 ila 100 $ veya daha fazla olabilir.

Ayrıca, bazı sağlayıcılar uluslararası aramalar veya arama kayıtları için ek depolama alanı gibi kullanımlar için ekstra ücret talep edebilir.

Geleneksel telefondan buluta nasıl geçilir?

Geleneksel telefondan bulut telefona geçiş birkaç adımdan oluşur:

1. İhtiyaçları ve Bütçeyi Değerlendirin: İşletmenizin iletişim ihtiyaçlarını belirleyin ve bir bütçe oluşturun.
IVR, çağrı yönlendirme, çağrı kaydı ve CRM entegrasyonu gibi ihtiyaç duyduğunuz özellikleri göz önünde bulundurun.

2. Bir Bulut Telefon Sağlayıcısı Seçin: İhtiyaçlarınızı karşılayan saygın bir bulut telefon sağlayıcısını araştırın ve seçin.
Özelliklere, fiyatlandırmaya, müşteri desteğine ve entegrasyon yeteneklerine bakın.

3. Geçişi Planlayın: Yeni sisteme geçiş adımlarını özetleyen bir geçiş planı geliştirin.
Bu plan bir zaman çizelgesi, kaynak tahsisi ve risk yönetimi stratejilerini içermelidir.

4. Kurulum ve Yapılandırma: Bulut telefon sistemini kurmak ve yapılandırmak için sağlayıcınızla birlikte çalışın.
Bu, mevcut telefon numaralarının taşınmasını, IVR menülerinin yapılandırılmasını ve kullanıcı hesapları ile izinlerinin ayarlanmasını içerebilir.

5. Çalışanları Eğitin: Personelinizin yeni sistemi nasıl kullanacakları konusunda eğitildiğinden emin olun.
Bu, eğitim oturumlarını, kullanıcı kılavuzlarını ve sürekli desteği içerebilir.

6. Sistemi Test Edin: Tüm özelliklerin beklendiği gibi çalıştığından emin olmak için kapsamlı testler yapın.
Bu, test aramaları yapmayı, arama kalitesini kontrol etmeyi ve IVR ile diğer özelliklerin doğru çalıştığını doğrulamayı içerir.

8. Canlı Yayına Geçin: Test tamamlandığında ve kurulumdan memnun kaldığınızda, yeni sistemle canlı yayına geçebilirsiniz.
Ortaya çıkabilecek sorunları ele almak için geçişi yakından izleyin.

9. Devam Eden Destek ve Optimizasyon: Geçişten sonra, kullanıcılara destek sağlamaya devam edin ve sistemi geri bildirimlere ve gelişen iş ihtiyaçlarına göre optimize edin.

Çağrı merkezi tahminleri ne sıklıkla yapılmalıdır?

Çağrı merkezi tahminleri düzenli olarak, genellikle günlük, haftalık ve aylık bazda yapılmalıdır.
Günlük tahminler acil personel ihtiyaçlarını yönetmeye yardımcı olurken, haftalık ve aylık tahminler daha uzun vadeli planlama ve trend analizi için faydalıdır.

Tahminlerin sürekli olarak izlenmesi ve güncellenmesi, doğru ve ilgili kalmalarını sağlar.

Çağrı merkezi tahmin doğruluğu nasıl artırılır?

Tahmin doğruluğunu artırmak için yüksek kaliteli, kapsamlı geçmiş veriler kullanın ve modellerinizi en son bilgilerle düzenli olarak güncelleyin.
Pazarlama kampanyaları ve tatiller gibi dış faktörleri dahil edin ve gelişmiş analitik ve makine öğrenimi tekniklerini kullanın.

Modellerinizi düzenli olarak geriye dönük test ve çapraz doğrulama ile doğrulayın ve nitel içgörüleri yakalamak için operasyonel ekiplerden girdi isteyin.