3 Yönlü Arama için Eksiksiz Kılavuz: Nasıl Yapılır ve Faydaları Nelerdir?

İşte bilmeniz gereken bir şey – ürününüzün kalitesi ve fiyatı artık bir anlaşma mıknatısı değil. Önemli olan müşteri deneyimidir. Aslında, tüketicilerin %48’i istisnai hizmetler için marka değiştiriyor.

Ve %79’u verimliliği bu istisnai hizmetlerin en önemli özelliği olarak sıraladı. Bu, hızlı iletişim, hızlı hizmet ve hızlı sorun çözümünün odaklanmanız gereken şeyler olduğu anlamına geliyor.

İşte bu noktada 3 yönlü arama devreye giriyor. Bu özellik, temsilcilerin aramalarına üçüncü bir kişiyi ekleyerek etkili destek, satış, ekip işbirliği ve karar alma süreçlerini beslemelerini sağlar.

Bu blogda, 3 yönlü aramanın ne olduğunu, verimliliği artırmada neden bu kadar iyi bir iş çıkardığını ve nasıl kullanmaya başlayabileceğinizi öğreneceksiniz.

Önemli Çıkarımlar

• 3 yönlü arama, uzmanları hemen getirerek sorunları daha hızlı çözmenize olanak tanır, bu da daha hızlı sorun çözümü ve daha mutlu müşteriler sağlar.
• Ekibinizle gerçek zamanlı, etkili tartışmalar için 3 yönlü aramaları kullanın, proje planlamasını ve karar almayı daha sorunsuz ve daha verimli hale getirin.
• İster akıllı telefon, ister sabit hat veya CloudTalk gibi bir VoIP yazılımı kullanıyor olun, 3 yönlü arama ayarlamak kolaydır ve farklı platformlar arasında sorunsuz iletişim sağlar.

3 Yönlü Arama Nedir?

3 yönlü aramayı, standart bir telefon görüşmesine bir kişi daha eklemenizi sağlayan mini bir konferans görüşmesi olarak tanımlayabiliriz.

Kesin olmak gerekirse, standart bir konferans araması ile 3 yönlü arama arasında bazı önemli farklar bulunan bir konferans araması alt kategorisidir. Farklardan biri konferans görüşmeleri nasıl yapılır. Bir konferans köprüsü kullanmanız gerekir – onlarca veya yüzlerce çağrıyı yanıtlayabilen ve hepsini tek bir çağrıda birleştirebilen bir donanım.

3 yönlü arama için buna ya da başka bir özel donanıma gerek yoktur. Otomatiktir ve sanal olarak yapılır, ancak bundan daha sonra bahsedeceğiz.

3 Yönlü Arama Nasıl Çalışır?

Adından da anlaşılacağı gibi, her 3 yönlü konferans görüşmesi 3 taraf içerir: aramayı yapan bir kişi, bu aramanın alıcısı ve aramaya katılan üçüncü bir kişi. Bu gerçekleştiğinde, hepsi birbiriyle konuşabilir ve aynı anda birbirlerini duyabilir.

3 yönlü arama 4 basit adımdan oluşur:

1. Çağrı başlatma: Bir çağrı başlatıcı, birincil çağrı alıcısının telefon numarasını çevirir.
2. İkinci katılımcıyı ekleme: Birincil alıcı aramayı açtığında, aramayı başlatan kişi onları beklemeye alır ve devam eden aramaya ikinci bir katılımcı ekler. Bunu, cihaza bağlı olarak “Arayan ekle” gibi ilgili bir düğmeye tıklayarak yaparlar.
3. Çağrıların birleştirilmesi: Çağrı başlatan kişi, genellikle “Çağrıları birleştir” gibi seçenekler aracılığıyla çağrıları birleştirmelidir. Yine, bu cihaza bağlıdır.
4. Aramayı yönetme: Çağrıyı başlatan kişi birincil çağrı alıcısının sesini açar ve artık üçüncü taraf da çağrıda kendisiyle birliktedir. Taraflar artık devam eden çağrıyı istedikleri gibi yönetebilirler. Örneğin, tekrar sessize alabilir, sesini açabilir ve sonunda bitirebilirler.

Bahsettiğimiz gibi, belirli adımlar kullandığınız cihaza bağlıdır. Buradan, 3 yönlü aramanın cep telefonları, sabit hatlar veya çok daha kullanıcı dostu VoIP yazılımı gibi çeşitli platformlarda yapılabileceğini tahmin edebilirsiniz.

3 yönlü arama yapmak için gereken 3 temel bileşen vardır:

• Bunu destekleyen bir telefon hizmeti
• 3 yönlü arama özellikli bir cihaz
• Gerçek zamanlı katılımcılar

3 Yönlü Arama En İyi Ne Zaman Kullanılır?

3’lü aramaların ne olduğunu ve nasıl çalıştıklarının temellerini zaten biliyorsunuz.

Şimdi, bu tür bir aramanın iletişim stratejinizi, etkileşiminizi ve verimliliğinizi en çok artırdığı örnek senaryolara bir göz atalım.

#1. Zor Sorguları Tek Bir Aramada Çözün

En iyi acente bile her şey hakkında her şeyi bilemez. Bazen bir meslektaşlarına danışmaları gerekir. Evet, müşteriyi beklemeye alabilirler, ancak bu ideal değildir. Arayanları beklemeye almak bir 19 daha düşük İlk Çağrı Çözüm Oranı. Daha da kötüsü, etrafta Müşterilerin %30’u Beklemeye alınan kişiler telefonu kapatıyor ve asla geri aramıyorlar.

Bu nedenle, devam eden çağrıya bir uzman veya süpervizör eklemek çok daha iyi bir seçenektir. Müşteriler uzun bekleme süreleri olmadan doğrudan uzmandan anında yardım alacaktır.

Ana başarılar:

• Geliştirilmiş ilk çağrı çözümü
• Daha düşük çağrı terk oranı
• Daha yüksek düzeyde kişiselleştirme

#2 Sorunsuz İş Toplantıları Düzenleyin

Nasıl olduğunu bilirsiniz, toplantı düzenlemek ve toplantılara katılmak zaman alır. İnsanların genellikle sahip olmadığı zaman. En azından küçük meseleleri tartışmak için.

Evet, ofisteki iş arkadaşlarınızla da konuşabilirsiniz. Ancak, giderek daha fazla şirket uzaktan çalışmayı tercih ettiği için bu seçenek giderek daha az yaygınlaşıyor. Forbes’a göreÇalışanların %98’i en azından kısmen uzaktan çalışmak istiyor. Ve araştırma, 2025 yılına kadar çalışanların %32,6’sının evden çalışacağını tahmin ediyor.

3 yönlü aramalar, aksi takdirde Slack gibi araçlar aracılığıyla asenkron olarak çözmeniz gereken daha küçük konuları tartışmak için ideal bir yoldur ve yanlış anlamalara daha az yer vererek daha verimli bir işbirliği sağlar.

Ana başarılar:

• Daha etkili gerçek zamanlı işbirliği
• Sorunları uzaktan tartışabilme becerisi

#3 Verimli Ekip İşbirliğini Destekleyin

3 Yönlü arama, proje planlama ve yürütmeye de yardımcı olur. Çok taraflı telefon görüşmeleri, ekibinizin güncellemeleri paylaşmasına, sorunları çözmesine ve görevleri sorunsuz bir şekilde koordine etmesine olanak tanır.

Ana başarılar:

• Etkileşim sayesinde problem çözmeyi geliştirir
• İşbirliğine dayalı karar vermeyi kolaylaştırır
• Kilometre taşlarının değerlendirilmesine ve engellerin belirlenmesine yardımcı olur
• Stratejiyi koşarken değiştirmeye ve KPI’lara ulaşmaya olanak tanır

#4 Temsilciler İçin Sanal Eğitim Düzenliyor

3 yönlü arama, müşteri temsilcilerinin eğitimini kolaylaştırır. Örneğin, süpervizörler iki müşteri temsilcisine bağlanabilir ve onlarla hızlı bir rol yapma oyunu oynayabilir. Ya da bir süpervizör, bir temsilci ile bir müşteri arasındaki gerçek bir görüşmeye katılabilir. Çağrı sona erdiğinde, temsilciye gerçek zamanlı tavsiyelerde bulunabilir ve yine bir rol oyunu aracılığıyla bilgilerini pratikte test edebilirler.

Tüm bunlar, geleneksel bir video toplantısına katılmaya gerek kalmadan her yerde ve her zaman yapılabilir. Bu nedenle, amirler otobüste oturuyor olsalar bile temsilcileri eğitebilirler.

Ana başarılar:

• Eğitmenlerin temsilcilerin becerilerini hızla değerlendirmesini sağlar
• Basit çağrı izlemeden daha etkileşimlidir.
• Gerçek senaryolara dayalı anında geri bildirim sağlar

---

CloudTalk’ı seviyorum çünkü daha önce düşündüğümüz birçok sistem gibi sadece bir çağrı sistemi değil. Bize kullanmak istediğimiz tüm özellikleri sunuyor ve hepsi kolay ve sezgisel.

Patrycja J., Antigro‘da İş Geliştirme Müdürü

---

3 Yönlü Arama Nasıl Yapılır?

Artık özelliğin nasıl çalıştığını ve ne zaman kullanabileceğinizi bildiğinize göre, öğrenme zamanı 3 yönlü arama nasıl yapılır.

Bu özelliğin akıllı telefonlar, bilgisayarlar ve hatta SIP masa telefonları gibi birçok farklı cihazda çalıştığını söylemiştik. Ancak, normal bir aramayı 3 yönlü bir mini konferansa dönüştürmek bunlardan bazılarında sınırlı olabilir.

iPhone’lar, Android’ler ve diğer akıllı telefonlar 3 yönlü arama özelliğine sahip olsa da, aşağıdaki gibi çeşitli sorunlarla karşılaşabilirsiniz:

• Bağlantı dengesiz olabilir ve her an kesilebilir.
• Sadece ilk arayan kişi görüşmede kimin olduğunu görebilir
• Yalnızca ilk arayan kişi çağrıyı birleştirebilir
• Yeni arayanlar ekleyebilecek tek kişi ilk arayan kişi değildir.
• Standart telefon hizmeti operatörünüz 3 yönlü aramayı desteklemiyor olabilir.

VoIP uygulamaları bu sorunları ortadan kaldırır. CloudTalk gibi yazılımlar aracılığıyla yapılan 3 yönlü aramalar istikrarlı ve yönetimi kolaydır ve dahil etmek istediğiniz herkes için desteklenip desteklenmediği konusunda endişelenmenize gerek yoktur. Tüm ekibiniz tek bir VoIP yazılımı altında birleştirildiğinden, hepsi aynı işlevlerden yararlanır.

Ancak ister VoIP uygulamayı seçin ister standart telefonlara karar verin, işte 3 yönlü arama nasıl kullanılır her biri aracılığıyla:

CloudTalk ile 3 Yönlü Arama Nasıl Yapılır

Üç yönlü arama yapmanın en uygun yolu yukarıda belirtilen VoIP 3 yönlü arama uygulamaları.

Örnek olarak CloudTalk’u ele alalım!

3 yönlü arama özelliğimiz, temsilcilerin telefon görüşmelerini dinlemenizi ve bunlara katılmanızı sağlayan Çağrı İzleme özelliğinin bir parçasıdır.

İşte nasıl erişeceğiniz:

• Kontrol panelinize ve masaüstü telefon uygulamanıza giriş yapın.

• “Çağrı izleme” sekmesini bulun ve tüm çağrı ayrıntılarıyla birlikte canlı çağrıların bir listesini göreceksiniz. Bir temsilci aktif olarak yardım talep ederse, söz konusu çağrının yanında turuncu bir el göreceksiniz.

• Girmek istediğiniz aramayı bulun ve ardından “Katıl” seçeneğini seçin.

• 3 seçenek göreceksiniz:

1. Aramayı dinleyin: Aramaya katılırsınız, ancak ne müşteri ne de temsilci sizi duymaz.
2. Temsilciyle konuşun: Aramaya katılırsınız ancak sizi yalnızca temsilci duyar.
3. Her ikisiyle de konuşun: çağrıya katılırsınız ve hem temsilci hem de müşteri sizi duyar.

• Bu nedenle, 3 yönlü arama için üçüncü seçenek olan “Her ikisiyle de konuş” seçeneğini seçmeniz gerekir.

• İstediğiniz zaman bağlantıyı kesin veya yukarıda belirtilen modlardan birine kolayca geçin. Temsilci bunu yaptığınız konusunda bilgilendirilecektir.

Sabit Hat Üzerinden 3 Yönlü Arama Nasıl Yapılır

Masa telefonunda üç yönlü bir aramayı nasıl ayarlayacağınız aşağıda açıklanmıştır:

• İlk kişiyi aramak için sabit telefonunuzu kullanın ve aramayı almasını bekleyin.
• Telefon araması geldiğinde, cihazdaki Kanca veya Flaş düğmesini kullanarak devam eden aramayı beklemeye alın. Üç kısa bip sesi ve çevir sesini bekleyin.
• Ardından, *71’i ve ardından ikinci katılımcının telefon numarasını çevirmeniz yeterlidir
• İkinci kişi aramaları aldığında, ondan aramayı beklemeye almasını isteyin ve her iki aramayı birleştirmek için Hook/Flash düğmesine tekrar basın.
• Artık her iki arayanla da görüşmeye devam edebilir ve 3 yönlü aramayı yönetebilirsiniz.

iPhone’da 3 Yönlü Arama Nasıl Yapılır

• İşte üç yönlü arama nasıl ayarlanır bir iOS arayüzünde:

• Ekranınızda yeşil renkli “Telefon” simgesine basın.

• Ulaşmak istediğiniz ilk kişiyi arayın ve 3 yönlü bir arama ayarladığınızı bildirin.

• İlk aramayı yaptığınız gibi ikinci aramayı da yapın. İkinci arama gerçekleştiğinde, ilk arama otomatik olarak beklemeye alınır.

• İkinci kişiyle konuşun. Onlara da 3 yönlü bir arama ayarladığınızı bildirin.

• Ardından, “aramaları birleştir” yazan bir düğmeye basın. Bu, iki ayrı telefon aramasını tek bir aramada birleştirecektir. “Aramaları birleştir” seçeneği sol alt köşede, iki sıra simge görmeniz gereken yerde bulunur. Geçici olarak “çağrı ekle” seçeneğinin yerini alır.

• Herkes aramaya katılana kadar bu işlemi tekrarlayın. iPhone aslında en fazla 5 kişi eklemenize izin verir, ancak bu operatöre göre değişebilir.

Görüşme sırasında bir kişiyle özel olarak konuşabilirsiniz. İşte nasıl yapılacağı:

• Ekranın üst kısmındaki “>” öğesine dokunun.
• Kişinin adının sağındaki yeşil renkli “Özel “e dokunun. Bu, diğer tüm aramaları beklemeye alacaktır.
• Aramaya yeniden katılmak için “Aramaları birleştir” düğmesine basın.

Çağrıdan sadece bir kişiyi çıkarmanız gerekiyorsa aşağıdakileri yapın:

• Ekranın üst kısmındaki “>” öğesine dokunun.
• Kişinin adının solundaki kırmızı telefon simgesine dokunun.
• Sonlandır’a dokunun. Diğer aramaları sürdürürken belirli bir kişiyle olan bağlantıyı sonlandıracaktır

• Tüm aramayı bitirmek için “Aramayı Sonlandır “a basın.

Android’de 3 Yönlü Arama Nasıl Yapılır

İşte bir Android arayüzünde üç yönlü bir aramanın nasıl kurulacağı:

• Telefon simgesine dokunun.

• Aramaya katılmasını istediğiniz ilk kişiyi arayın.

• Onlarla konuşun. Onlara 3 yönlü bir arama ayarladığınızı bildirin.

• Şimdi, “Arama ekle” düğmesine basın. Bu size kişilerinize, favorilerinize ve tuş takımına erişim sağlayacaktır. Simge iki şekilde görünebilir: bir kişinin “+” işaretli kişi adı veya “Arama ekle” yazan büyük bir “+” işareti.

• İkinci aramayı yapmak için, kişiler veya favoriler listenizden başka bir kişiyi seçin. Alternatif olarak, numarayı tuş takımından da girebilirsiniz. İkinci arama gerçekleştiğinde, ilk aramanız beklemeye alınır.

• İkinci çağrı katılımcısıyla konuşun. Onlara 3 yönlü bir arama ayarladığınızı bildirin.

• “Birleştir” veya “Çağrıları Birleştir” üzerine dokunun. Birinci ve ikinci aramalarınız şimdi tek bir aramada birleştirilecektir.

• Arayanların sesini kapatmak veya bağlantısını kesmek için “Yönet “e dokunun. Ancak bu özellik tüm Android modellerinde mevcut değildir.

• 3’lü aramanın bağlantısını kesmek için “Aramayı Sonlandır “a dokunun.

Not: diğer arayanlar telefondan ayrılabilir 3 yönlü arama herhangi bir zamanda. Aramayı onlar başlatmadığı için, onların çıkışı tüm görüşmenin bağlantısını kesmeyecektir.

VoIP ile 3 Yönlü Görüşmenin 3 Faydası

Daha önce birçok avantajdan bahsettik, ancak 3 yönlü aramanın size sağladığı başka avantajlar da var.

Onlara bir göz atalım:

#1. Gizlilik ve Güvenliği Güçlendirin

3 yönlü arama gizliliği avantajına bakmanın 2 yolu vardır. Bunlardan ilki doğrudan çağrı sırasında gerçekleşir. Bir süpervizör, bir temsilci ve bir müşteri ile görüşmeye katıldığında, müşteriyi kısa bir süre için beklemeye alabilir ve herhangi bir konuyu özel olarak tartışabilir.

---

Bir örneğe bakalım:

Sara zor bir sorunu çözüyor. sorun giderme dava. Ne yapacağını bilemiyor ama müşterinin durumunu daha fazla tırmandırmak ve onu daha fazla bekletmek de istemiyor. Amiri Jane’den görüşmelerine katılmasını ister.

Sara artık müşterinin sesini bir saniyeliğine kapatabilir, Jane ile konuşabilir ve müşterisinin gözünde beceriksiz görünmeden sorunu tartışabilir. Jane Sara’ya tavsiyede bulunduktan sonra, her ikisi de müşteriye geri dönebilir ve sorunu sorunsuz bir şekilde çözebilir. Sara bilgili görünür ve Jane boşlukları doldurur.

Ya da diyelim ki Sara ve Josh adında iki ajan var ve amirleri Jane ile rol yapıyorlar. Jane, Josh’un sadece ona danışmayı tercih ettiği bir hata yaptığını fark eder. Şimdi Sara’nın sesini bir süreliğine kapatabilir ve Josh ile özel olarak konuşabilir.

---

3 yönlü arama güvenliğine bakmanın ikinci yolu, arkasındaki teknolojiye yakınlaşır. VoIP arama yazılımı aracılığıyla 3 yönlü arama yaparken, konuşmalarınızın gizli kalacağından emin olabilirsiniz. VoIP sağlam güvenlik özelliklerine sahiptir ve tüm aramalarınızın ayrı ve korumalı kalmasını sağlar.

---

Müşteri hikayesi: Bizim sözümüze güvenmek zorunda değilsiniz. CloudTalk’un Revolut’un verilerini en yüksek güvenlik standartlarıyla nasıl koruduğuna bir göz atın:

#2 Satış ve Destek Verimliliğini Artırın

3 yönlü aramanın ikinci büyük avantajı hizmetinizin hızıdır. Araştırmalar her 10 kişiden 8’inin sorunlarını tek bir etkileşimle çözmek istediğini gösteriyor, 53’ü parçalı destek deneyimi yaşıyor birden fazla aktarma ile.

Daha deneyimli iş arkadaşlarını veya yöneticileri çağrılarına ekleyebilen temsilciler, önemli bir satış anlaşması veya acil bir destek vakası olsun, daha hızlı hizmet sağlar. Ayrıca, vakaya dahil olan birden fazla paydaşın aynı sayfada kalmasına ve boşlukları asenkron olarak doldurmak yerine ayrıntıları doğrudan müşteriden duymasına yardımcı olur.

---

İşte bir örnek:

Francisco, kıdemli iş arkadaşı Marcella ile yöneteceği önemli bir satış anlaşmasını görüşmek üzeredir. Müşteri adayının daha sonra Marcella ile aynı görüşmeyi yapması ve aynı gereksinimleri tekrarlaması yerine, Marcella görüşmeye katılabilir.

Bunun çeşitli faydaları vardır:

• Satış temsilcilerinin her ikisi de kesinlikle aynı bilgilere sahip olacak, böylece yanlış anlaşılmalar veya atlanan ayrıntılar olmayacaktır.
• Hem kendileri hem de lider için çok zaman kazandıracaklardır.
• Tartışmayı daha iyi yönetebilirler çünkü her ikisi de benzersiz bir bakış açısı sunabilir ve diğer kişinin aklına gelmeyecek benzersiz sorular sorabilir.
• Başrol oyuncusu, davasıyla ilgilenen iki kişi olduğu için kendini daha önemli hissedebilir.

---

#3 Gelişmiş Teknoloji ile Basit Aramanın Ötesine Geçin

VoIP yazılımı, çağrıya üçüncü bir kişi eklemekten çok daha fazlasını yapmanızı sağlar. Müşterilerinize üstün hizmet sunmanıza yardımcı olur.

Çağrıları favori araçlarınızla otomatik olarak senkronize ederek işinizi düzenli tutabilir ve tüm bilgilere kolayca erişebilirsiniz. Ayrıca, cevaplanmayan çağrıları sesli mesaja gönderebilir, müşterileri en uygun temsilciye yönlendirebilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz.

Bir diğer avantaj ise çağrı kalitesidir. VoIP’nin küresel olarak dağıtılmış sunucu altyapısı ve ileri teknolojisi üstün ses sunarak müşterilerin sizi her zaman duyabilmesini sağlar.

Son olarak, temsilcilerin müşterilerin önceki sorularına erişebileceği ve daha kişiselleştirilmiş destek sağlayabileceği bir çağrı geçmişi vardır. Ayrıca, temel sorunlarla ilgili 3 yönlü arama ihtiyacını azaltır ve süpervizörlerinizi bu zor durumlar için hazır tutar.

---

Bir kez daha, sizin için bir örneğimiz var:

Sara bir vakayı çözüyor ve iş arkadaşı ile müşterisinin bir önceki görüşmelerinde ne konuştuklarını bilmiyor. İş arkadaşı Josh’u veya amiri Jane’i aramaya eklemek veya müşterilerin kendilerini tekrar etmelerine izin vermek yerine Sara, HubSpot gibi bir CRM entegrasyon aracını açabilir ve önceki etkileşimleri hakkında her şeyi okuyabilir.

Bu arada Josh başka bir müşteriye yardımcı olabilir, Jane ise daha karmaşık bir vakada yardımcı olabilir.

---

3 Yönlü Aramada Yapılması ve Yapılmaması Gereken 5 Şey

Şimdi, 3 yönlü aramanın bazı en iyi uygulamalarını tartışarak bu blogu yüksek bir notla bitirelim.

Bu özelliği işletmenize dahil ederken aklınızda bulundurmanız gereken 5 temel yapılması ve yapılmaması gerekenleri içeren kapsamlı bir liste hazırladık.

İşte geliyorlar:

Müşteri Hizmetlerinizi ve Ekip Çalışmanızı 3 Yönlü Arama ile İyileştirin

3 yönlü arama, müşteri hizmetlerinizi, satış süreçlerinizi ve şirket içi işbirliğinizi önemli ölçüde geliştirebilecek güçlü bir araçtır. Birden fazla tarafla gerçek zamanlı iletişim sağlayarak, verimli sorun çözümünü kolaylaştırır, ilk çağrı çözüm oranlarını iyileştirir ve tüm paydaşların aynı sayfada olmasını sağlar.

İster karmaşık müşteri sorularını ele alıyor, ister uzaktan ekip toplantıları düzenliyor veya sanal eğitim oturumları gerçekleştiriyor olun, 3 yönlü arama sorunsuz ve etkili bir çözüm sunar.

3 yönlü aramanın avantajlarını kendiniz deneyimlemeye hazır mısınız? CloudTalk’un iş iletişiminizde nasıl devrim yaratabileceğini keşfedin.

Üstün müşteri hizmetleri ve ekip işbirliğine doğru ilk adımı atın!

Bugün bizi arayın!