Den ultimata guiden till VoIP-textning:
Hur det fungerar, fördelar och bästa praxis

VoIP har blivit ett av de bästa sätten att koppla samman företag med sina kunder. Samtidigt har SMS-kampanjer en öppningsfrekvens på 98%. Frågan är hur effektiv VoIP Texting är – kombinationen av de två?

I takt med att callcentermjukvaran blir mer sofistikerad introduceras nya funktioner som användarna kan utnyttja för att uppfylla sina organisatoriska behov. I den här artikeln går vi igenom allt ni/er behöver veta om VoIP-textning, inklusive hur det fungerar, dess fördelar och bästa praxis.

Viktiga slutsatser

• Med VoIP-textning kan ni/er skicka meddelanden via Internet över hela världen från vilken kompatibel enhet som helst till mycket billigare priser än traditionella SMS.
• VoIP SMS är kopplat till ett virtuellt nummer som är knutet till en mjukvaruprofil snarare än ett SIM-kort, vilket gör att användarna kan behålla effektiviteten på olika enheter.
• Företag föredrar VoIP-textning för dess prisvärdhet, flexibilitet, ytterligare funktioner och automatiseringsfunktioner som är viktiga i försäljnings-, support- och rekryteringsmiljöer.

Vad är VoIP-textning?

VoIP-textning, ibland även kallat VoIP SMS, gör precis vad det står på burken. Tekniken gör att ni/er kan skicka och ta emot textmeddelanden via er callcentermjukvara genom ett textaktiverat virtuellt telefonnumret.

Funktionen fungerar på samma sätt som iMessage och andra jämförbara lösningar som gör att ni/er kan skicka textmeddelanden mellan två smarta enheter (laptop, smartphone, smartwatch) över internet utan att behöva ett SIM-kort.

De två teknikerna är dock helt separata. Till skillnad från VoIP-textning är iMessage och dess alternativ utformade för personligt snarare än kommersiellt bruk och använder standardnätverk och -taxor när de skickar meddelanden utanför sitt ekosystem.

Hur fungerar VoIP-textning?

VoIP-textning fungerar genom att utnyttja infrastrukturen hos ett callcenter eller en leverantör av programvara för textmeddelanden för att skicka och ta emot SMS-meddelanden via Internet. Texterna skickas och tas emot på användarens associerade virtuella telefonnumret istället för på ett SIM-kort.

I praktiken innebär det att ni/er kan skicka SMS över IP från vilken enhet som helst som är kopplad till er profil och ert virtuella nummer, oavsett vad den andra personen använder. Ni/er kan också äga och använda flera virtuella nummer för att ringa och skicka sms i olika delar av världen.

För att få VoIP-telefonilösning att fungera behöver ni/er bara ett aktivt abonnemang på en lämplig lösning och en stabil internetanslutning.

VoIP-textning mot traditionella SMS Traditionellt SMS

Trots att de i princip gör samma sak finns det flera avgörande skillnader mellan VoIP-textning och traditionellt SMS. Dessa påverkar allt från pris till tillförlitlighet, ytterligare funktioner och mycket mer. Nedan hittar du en snabb översikt.

De 7 fördelarna med VoIP-textning för företag

Skillnaderna mellan traditionella SMS och VoIP-meddelanden gör dem faktiskt mycket mer livskraftiga för både personlig och kommersiell användning. Nedan hittar du de 7 främsta anledningarna till varför företag använder VoIP-textning för sin uppsökande verksamhet och kundtjänst.

1. Spara pengar:
   Genom att skicka texter över användarens internetanslutning kan ni/er med VoIP Texting skicka fler meddelanden till ett mycket billigare pris. Ibland kan de till och med vara helt gratis, vilket möjliggör omfattande användning.
   
2. Meddelande vid mässan:
   Eftersom VoIP SMS endast kräver en internetanslutning och en mjukvaruplattform kan användarna kommunicera effektivt över olika enheter. Detta gör det perfekt för kommersiell användning.
   
3. Utnyttja multimedia:
   VoIP-telefontextning gör det möjligt för användare att enkelt dela multimedia som bilder, videor, ljudfiler och dokument för ännu bättre kommunikation. På så sätt kan företagen engagera sina kunder på en djupare nivå.
   
4. Automatisera för framgång:
   VoIP med SMS-plattformar erbjuder ofta avancerade funktioner för ytterligare effektivitet, inklusive läskvitton, skrivindikatorer, SMS-kampanjer etc. Detta gör det möjligt för företag att ytterligare effektivisera processer.
   
5. Öka integriteten:
   VoIP-meddelanden har ofta end-to-end-kryptering för att skydda användarnas data och integritet. Detta säkerställer att meddelandena endast kan läsas av den avsedda mottagaren.
   
6. Skicka meddelanden internationellt:
   VoIP-textning gör det möjligt för användare att utbyta meddelanden direkt över hela världen utan extra avgifter eller förseningar, vilket gör det perfekt för marknadsföring.
   
7. Målgrupper:
   VoIP med SMS gör det ofta möjligt för kunderna att skapa och hantera anpassade gruppchattar eller skicka personliga massmeddelanden, inklusive media och dokument. Detta kan vara viktigt både vid intern och extern användning.

Hur företag använder VoIP-textning

Det finns många olika sätt för företag att utnyttja VoIP med SMS i sin dagliga verksamhet. Användningsfallen är ofta differentierade baserat på team/avdelning, avsett syfte och kund/användare. Dessa inkluderar:

#1: Försäljning:

Revenue-team kan använda VoIP-textning på flera sätt. De kan utnyttja det för att generera och följa upp leads som hämtas direkt från deras webb/CRM för att påskynda vårdprocessen.

De kan dock lika effektivt använda det för att skicka ut kampanjer och erbjudanden i bulk med ett personligt språk baserat på automatiserade variabler för att bättre engagera kunderna och driva försäljningen.

#2: Kundtjänst

Många onlineanvändare föredrar att använda sin mobil i stället för en chattfunktion för sina supportbehov. Genom att använda VoIP-telefonmeddelanden kan kundtjänsten undanröja detta upplevda hinder och samtidigt använda chatbots för grundläggande frågor.

Men med VoIP-textning kan ni/er också dela användbara infografiker och instruktioner för självhjälp. Detta kan vara till stor hjälp för att påskynda och förenkla felsökningsprocessen.

#3: Rekrytering och forskning:

Personalavdelningar kan använda VoIP-sms lika effektivt som kundavdelningar för att rikta in sig på, nå ut till, boka möten och hålla kontakten med potentiella kunder baserat på externa källor.

Utanför rekryteringsområdet kan VoIP SMS också utnyttja sin 98% öppna frekvens för att garantera att människor ser dina uppmaningar till olika informationsinsamlings- och feedbackinitiativ, vilket är avgörande för att förbättra prestandan.

Bästa praxis för VoIP-textning

Oavsett hur ni/er vill utnyttja VoIP-textning finns det flera bästa metoder som ni bör använda för att maximera prestandan. Dessa inkluderar:

1. Anpassa meddelanden:
   Många VoIP-meddelandeplattformar låter er/er skapa mallar med anpassade variabler. Använd dessa för att infoga namn på kunder, företag och annan information för att boosta engagemanget.
   
2. Utnyttja multimedia:
   Bilder, video- och ljudfiler ökar inte bara användarnas engagemang utan kan också vara ovärderliga i supportsammanhang. Implementera dem i din kommunikation för att ge en strömlinjeformad och trevlig upplevelse.
   
3. Prestanda för A/B-test:
   Många VoIP SMS-plattformar erbjuder också funktioner för att mäta och optimera din prestanda. Använd dessa för att spåra framgången med olika meddelandemallar och hitta de som ger bäst resultat.
   
4. Dra nytta av integrationer:
   Text-over-IP-leverantörer erbjuder ofta marknadsplatser för tredjepartsverktyg som CRM:er och Business Intelligence. Dessa kan hjälpa till att ytterligare förstärka dina ansträngningar med ytterligare information och funktioner.
   
5. Effektivisera med automatisering:
   Manuell textning är tidskrävande. Ni kan dock effektivisera det genom att konfigurera anpassade triggers på era webbplatser och i era appar för att skicka automatiska sms för maximal effektivitet.

Så här konfigurerar du VoIP-textning

Efter teori kommer praktik. I det här avsnittet visar vi er hur ni/er själva konfigurerar och kommer igång med VoIP-textning i fem enkla steg. Nedan hittar du CloudTalk’s snabbstartsguide.

1. Hitta en VoIP-leverantör med textning:
   Det finns många VoIP-textleverantörer på marknaden, så det är bäst att leta efter en som passar dina affärsbehov. Tänk på prissättning, sms-gränser, ytterligare funktioner och kundrecensioner för att hitta lämpliga kandidater.
   
2. Skapa ditt konto:
   När ni/er har hittat en leverantör som ni gillar bör ni registrera ett konto (eventuellt för en kostnadsfri provperiod) och teckna ett abonnemang. När du har fyllt i all information och bekräftat din identitet kan du börja konfigurera ditt VoIP-SMS.
   
3. Konfigurera ditt VoIP-sms-nummer:
   Om ni/er väljer CloudTalk som leverantör bör era virtuella nummer redan vara konfigurerade för VoIP-textning. För att börja skicka meddelanden, ladda ner CloudTalk Phone App och klicka på ikonen för pratbubblan längst ner på skärmen.
   
4. Konfigurera funktioner och integrationer för textning:
   CloudTalk erbjuder 35+ olika integrationer för de mest populära tredjepartsverktygen. För att utöka ert VoIP SMS, hitta en integrationer som ni/er gillar och har en prenumeration på, lägg till den i er profil och logga in.
   
5. Träna ditt team och börja skicka sms:
   Gå ombord på resten av ditt team och lär dem hur man skickar meddelanden och konfigurerar anpassade utlösare via funktionen Workflow Automation. När alla är redo kan ni/er starta er meddelandeverksamhet utan dröjsmål.

Slutsats

VoIP-textning kan vara avgörande för olika aspekter av affärsverksamheten. Om du redan använder callcentermjukvara borde det vara en självklarhet att implementera den här funktionen. Och om ni/er inte gör det är det här den bästa tiden att komma igång. Så vad väntar ni/er på?