VoIP Number Porting Master Guide:
Vad är det och hur fungerar det?

På 2024 är VoIP den teknik som ska användas för alla callcenter som är värda sitt salt. Den ger er tillgång till otroligt billiga samtalspriser, erbjuder många avancerade automatiseringsfunktioner och integrationer, och låter er/er få kontakt med miljontals potentiella kunder över hela världen.

Om du inte använder det ännu är VoIP nummerportering det bästa sättet att komma igång (ganska) snabbt och enkelt utan att skada din relation med befintliga kunder. Fortsätt läsa för att ta reda på hur ni/er kan dra nytta av alla fördelar.

Viktiga lärdomar:

• Med nummerportering till VoIP kan ni/er flytta ert telefonnummer till ett VoIP-format, behålla er identitet, ringa billigare och få tillgång till avancerade funktioner.
• Hur lång tid det tar att portera ditt VoIP-nummer beror på flera faktorer, inklusive nummertyp, leverantörsprocesser och din egen informationsinsamling.
• För att portera ert VoIP-nummer måste ni/er samla in all er kontoinformation, skicka in en formell begäran, fylla i ett auktorisationsbrev och samarbeta med leverantören.

Vad är nummerportering?

Nummerportering är processen att överföra ett telefonnumret från en tjänsteleverantör till en annan. När det gäller nummerportering för VoIP kan det innebära att man byter mellan VoIP-leverantörer eller att man integrerar ett befintligt nummer i en lösning för Voice over Internet Protocol.

Varför är VoIP nummerportering viktigt?

Generellt sett porterar både privatpersoner och företag ofta sina nummer för att upprätthålla igenkänningen hos sina befintliga kunder och boosta sina svarsfrekvenser, eftersom människor är mindre benägna att svara på samtal från nummer de inte känner till.

Detta gäller särskilt VoIP-nummer, eftersom de är en teknik som främst används av callcenters för utgående samtal som fokuserar på att nå ut till kunder för tidsbokning, merförsäljning och korsförsäljning. Som sådan kan de faktiskt hjälpa till att boosta intäktsgenereringen.

Hur lång tid tar nummerportering av VoIP-nummer?

Det finns flera faktorer som påverkar hur lång tid det tar att portera ett telefonnummer till VoIP, inklusive geografiskt läge, VoIP-leverantörens porteringsprocesser, lokala och internationella bestämmelser med mera.

Således kan det vara svårt att exakt svara på frågan ”Hur lång tid tar nummerportering?”. Ni/er kan dock göra en kvalificerad gissning baserat på vilken typ av nummer som ni vill portera.

CloudTalk erbjuder till exempel mobila, lokala, avgiftsfria och internationella VoIP-nummer i över 160 länder. Nedan hittar ni en tabell som visar de genomsnittliga tiderna för portering, eller så kan ni/er läsa mer om detaljerna i vår artikel om Krav och funktionalitet för telefonnumren.

Varför ska ni/er portera ert VoIP-nummer?

Till skillnad från vanlig nummerportering, där nummerigenkänning och affärskontinuitet är de främsta fördelarna, erbjuder VoIP med nummerportabilitet flera ytterligare fördelar. Dessa inkluderar:

• Möjligheter till kostnadsbesparingar:
  VoIP kräver praktiskt taget ingen infrastruktur jämfört med traditionella lösningar och erbjuder exponentiellt lägre samtals- och SMS-tariffer. Genom att portera ett fast nummer till VoIP kan man spara mellan 40 och 90 procent av kostnaderna.
  
• Internationell räckvidd:
  VoIP gör att ni/er inte bara kan ringa billigare utan också längre. Genom att välja rätt leverantör kan ni/er få tillgång till en mängd olika nummertyper för länder över hela världen och samtidigt ringa 45 % billigare.
  
• Tillgång till ytterligare funktioner:
  VoIP låter er/er förstärka er samtalsverksamhet, skapa bättre kundupplevelser för inkommande kunder, automatisera arbetsflöden etc. För att lära dig mer, kolla in vår lista med 75+ AI-drivna funktioner och 35+ integrationer för dina favoritverktyg.
  
• Omfattande analyser:
  Optimera dina processer och maximera positiva resultat genom att spåra mätvärden, KPI:er och OKR:er i realtid för enskilda medarbetare, team, avdelningar eller hela callcentret. Med VoIP är det så enkelt.
  
• Avancerad säkerhet:
  VoIP skyddar företagets och kundernas känsliga information med omfattande end-to-end-kryptering. På så sätt kan ni/er enkelt följa branschregler, inklusive GDPR, MAN med flera.

Hur förbereder man sig för VoIP nummerportering?

Är ni/er redo att börja portera ert telefonnummer till VoIP? Då ska du tänka om. Ni/er måste först vidta flera åtgärder innan ni skickar in er porteringsbegäran. Här är allt ni/er bör göra.

Kontrollera om du är berättigad till nummerportering

Vissa leverantörer tillåter inte nummerportering alls, medan ni/er i vissa fall kan vara begränsade av era avtalsenliga skyldigheter. Så det första ni/er alltid bör göra är att se till att ni kan portera ert nummer.

Checka in hos din nuvarande leverantör eller besök deras onlineportal för att ta reda på om du är berättigad till nummerportering. Gör sedan samma sak med din nya önskade leverantör och granska deras regionala begränsningar.

Utvärdera dina affärsbehov

Om ni/er får klartecken från er nuvarande leverantör kan ni börja titta på andra alternativ på marknaden. För att göra urvalsprocessen enklare är det dock bäst att först fundera över dina affärsbehov och önskemål.

Fundera på vilka funktioner du vill implementera i VoIP . Tänk sedan på din nuvarande månatliga samtalsvolym och om det är troligt att den kommer att öka eller minska. Slutligen, titta på deras erbjudande av nummer om ni/er vill lägga till några senare.

Välj rätt VoIP-leverantör

Ni/er kan göra en kort lista över tänkbara leverantörer och börja begränsa ert urval. Om flera av dem matchar era krav kan ni/er ta en titt på vad som är ”bra att ha” för att få hjälp att bestämma er.

Vi rekommenderar att man granskar den övergripande prissättningkvalitet på kundtjänst, integrationsmöjligheter och nätverkets tillförlitlighet/upptid. Om du är osäker, titta över företagets granskningsportaler (G2, Capterra) och överväga andra kundupplevelser.

Förstå potentiella kostnader

Naturligtvis är priset på ert nya abonnemang inte det enda ni/er behöver ta hänsyn till. Porteringen för VoIP kan ibland medföra extra avgifter, som ni/er måste tänka på innan ni bestämmer er för att byta.

Några saker att hålla koll på är den nya leverantörens avgifter för portering, den tidigare leverantörens avbeställningsavgifter och eventuella extra kostnader för hårdvara/konfiguration som den senaste programvaran kan kräva.

Granska tekniska krav

På tal om tekniska krav är det alltid bra att se till att ni/er kan köra och stödja ert nya VoIP-nummer. Det innebär att du måste titta på dina nuvarande enheter och den övergripande infrastrukturen.

Titta på er bandbredd och nätverkskapacitet, VoIP-kompatibilitet mellan telefon/laptop och mikrofon/headset samt eventuella uppgraderingar som ni/er kan behöva för att få ut mesta möjliga av er nya programvara.

Hur portar jag ditt VoIP-nummer?

Gjorde du allt det där? Jättebra! Nu kan ni/er portera ett VoIP-nummer till en mobiltelefon eller vice versa. Nedan hittar du allmän information om vad du kan förvänta dig.

#1: Samla in nödvändig information

Först måste ni/er samla in all information som krävs för att skicka in en formell begäran och påbörja processen för nummerportering av VoIP-nummer. Dubbelkolla detta mellan din tidigare leverantör och ditt nuvarande företag för att säkerställa att det är korrekt. Information att samla in:

• Uppgifter om löpande konto
• Serviceadress
• Auktoriserat namn på kontot
• En ny verifikationshandling

#2: Skicka in en porteringsbegäran

Därefter kontaktar du din valda VoIP-leverantör och skickar ett e-postmeddelande med din begäran, inklusive all information som beskrivs i föregående steg. När de har bekräftat och accepterat din begäran måste du göra det:

• Fyll i ett Letter of Authorization (LOA).
• Lämna all ytterligare information som de begär.

#3: Meddela din nuvarande leverantör

När porteringen har påbörjats är det bäst att kontakta din nuvarande leverantör för att berätta vad som händer. Detta är viktigt av två skäl:

• Genom att skicka in en porteringsbegäran effektiviseras processen.
• Genom att se till att ditt konto förblir öppet fram till porteringen förhindrar du att du förlorar ditt nummer.

#4: Konfigurera ditt VoIP-konto

Innan ditt nummer porteras kommer din nya VoIP-leverantör att skapa ett konto åt er/er som numret kommer att kopplas till. I det här läget är det bra att logga in och konfigurera allt, så att ni/er inte behöver göra det senare. Se till att göra det:

• Konfigurera användarprofiler och behörigheter.
• Anpassa inställningar för samtalsdirigering, vidarekopplingsregler och röstbrevlåda.
• Integrera med affärsverktyg och CRM.

#5: Testa VoIP-installationen

När ni/er är inloggade är det också en bra idé att dubbelkolla allt och se till att kvaliteten på tjänsten motsvarar vad som utlovades, om ni/er skulle behöva göra några klagomål eller felsökningar. Se till att göra det:

• Utföra interna och externa samtalstester.
• Kontrollera om det finns några problem med samtalskvaliteten.
• Se till att alla konfigurerade funktioner fungerar som förväntat.

#6: Gå live och övervaka

Om allt gick enligt planerna bör ni/er nu ha fått ert gamla nummer officiellt porterat från den tidigare leverantören och associerat med ert nya VoIP-konto. Vid det här laget borde ni/er:

• Officiellt byte till VoIP-tjänst.
• Övervaka samtalskvaliteten och systemets prestanda noga under de första veckorna.
• Var beredd på att justera inställningar och konfigurationer efter behov.

Vanliga problem och lösningar för nummerportering inom VoIP

1. Ofullständig eller felaktig dokumentation:
   Saknad eller felaktig information i formuläret för porteringsbegäran kan leda till förseningar och komplikationer i porteringsprocessen.
   
   Lösning: Dubbelkolla all dokumentation innan du skickar in den för att säkerställa att alla uppgifter är korrekta och fullständiga. Kontrollera att informationen stämmer överens med din nuvarande vårdgivares register för att påskynda processen.
   
2. Förseningar i behandlingen på grund av administrativa skäl:
   Administrativa förseningar inom antingen den nuvarande eller den nya leverantörens organisation kan sakta ner processen för portering.
   
   Lösning: Kommunicera öppet med båda leverantörerna och följ upp regelbundet för att säkerställa att porteringsbegäran går smidigt.
   
   Utse en kontaktperson inom din organisation som ska samordna med leverantörerna och omedelbart ta itu med eventuella administrativa problem.
   
3. Tekniska problem med nätverkskonfigurationen:
   Inkompatibilitet mellan din befintliga infrastruktur och VoIP-leverantörens system kan leda till tekniska problem under porteringen.
   
   Lösning: Genomför noggranna tester av nätverksinställningen och åtgärda eventuella kompatibilitetsproblem innan du påbörjar porteringen.
   
   Arbeta nära VoIP-leverantörens tekniska supportteam för att lösa konfigurationsutmaningar och säkerställa sömlös integration med din nätverksmiljö.
   
4. Lagstadgade begränsningar i vissa regioner:
   Lagstadgade krav och begränsningar som införs av lokala myndigheter eller telekomföretag kan komplicera processen för portering, särskilt i internationella scenarier.
   
   Lösning: Håll dig informerad om regelverket i din region och rådgör med juridiska experter eller specialister på regelverk för att säkerställa att alla tillämpliga lagar och förordningar följs.
   
   Arbeta med din VoIP-leverantör för att navigera genom regelverken och få nödvändiga godkännanden eller tillstånd för portering över gränserna.

Så här förbereder du dig för nummerportering

Sammantaget kan processen för nummerportering vara ganska enkel på er sida, men ni/er kan göra några saker för att se till att det går så smidigt och snabbt som möjligt. Detta ingår:

• Se till att ditt nummer är portabelt:
  Innan du initierar en porteringsbegäran med CloudTalk rekommenderar vi att du kontaktar din nuvarande tjänsteleverantör (SP) för att låta dem veta att ni kommer att portera numret.
  
  Detta hjälper till att säkerställa den snabbaste och smidigaste porteringen, eftersom er SP kommer att kunna ge er/er alla nödvändiga detaljer angående ert nummer.
  
• Identifiera operatören eller Range Holder:
  Ofta är din VoIP-tjänsteleverantör och operatör två olika enheter, och ni/er kan behöva göra en begäran till den senare för att slutföra er porteringsbegäran. Fråga din SP om deras process för att se till att ni/er vet hur ni ska gå tillväga.
  
• Dubbelkolla din serviceadress:
  Detta är den adress som den nuvarande operatören har registrerad kopplad till ditt nummer. Den kan skilja sig från ditt företags faktureringsadress hos den kommersiella SP.
  
• Identifiera den auktoriserade användaren:
  De flesta leverantörer kräver att LOA ska undertecknas av en specifik användare som är ansluten till det konto där numret finns, t.ex. huvudkontoinnehavaren eller administratören.
  
• Ta reda på ert kontonummer:
  Er leverantör kan ha ett unikt kontonummer för er/er, vilket bör anges på LOA.
  
• Spåra din PIN- eller migreringskod:
  Vissa leverantörer kräver en specifik verifieringskod eller PIN-kod för nummerportering. Till exempel:
  
  
  • USA:s trådlösa nummer har vanligtvis en fyrsiffrig PIN-kod.
  • Mobilnummer i Storbritannien kräver en PAC-kod.
  • Franska mobilnummer kräver en RIO-kod.
  • Italienska nummer har alla en individuell migrationskod.
  • Tjeckiska nummer har en OKU-kod.

Hur väljer man rätt leverantör för nummerportering av VoIP?

Det finns flera saker ni/er bör ta hänsyn till när ni letar efter er nästa VoIP-leverantör. Dessa inkluderar:

1. Typ av callcenter:
   Vilken typ av callcentermjukvara ni/er väljer kan variera mycket. Förutom de funktioner och integrationer som ingår påverkar typen av lösning också driftsättningstid och prissättning.
   
   Ni/er kan till exempel få igång en molnbaserad programvara som CloudTalk för bara 25 USD per användare/månad på en dag.
   
2. Use Case:
   Olika leverantörer specialiserar sig på lösningar baserade på affärslösningarnas storlek eller specifika användningsområden. Till exempel kan en lösning som är inriktad på Kundtjänst för små och medelstora företag kommer sannolikt att vara billigare men ha färre funktioner och internationella nummer.
   
   Å andra sidan kan en leverantör som främst säljer till utgåendecallcenters i företagsstorlek vara mycket dyrare men erbjuda många funktioner, integrationer, internationella nummer och hög samtalskvalitet.
   
3. Användare och funktioner:
   Hur många agenter ni tar ombord påverkar naturligtvis priset på er lösning. Många leverantörer har dock ett minimalt/maximalt antal användare i sina prisplaner , vilket kan orsaka problem när man ska välja rätt plan.
   
   Om ni/er till exempel bara har ett fåtal agenter men behöver funktioner på hög nivå kan ni behöva köpa tillägg eller fler licenser än ni behöver. På samma sätt, om ni/er har många agenter men låga krav på funktioner, kan det hända att ni ändå måste välja en dyrare plan.
   
4. Number Selection:
   Mängden, typen och den geografiska placeringen av nummer som en VoIP-leverantör kan erbjuda beror i hög grad på deras kontakter inom branschen, inklusive lokala leverantörer, tillsynsmyndigheter etc.
   
   Därför är det bäst att inte bara titta på de nummer som ni vill portera direkt utan också tänka på framtiden och överväga era expansionsplaner (internationella nummer) eller eventuella initiativ(avgiftsfria nummer).

Hitta det perfekta VoIP-paketet för ditt företag på 2024 med bara några få enkla steg!

Läs gratis

Så här porterar du ditt nummer till CloudTalk

Är du redo att ta steget över till CloudTalk? Här är allt ni/er behöver veta och göra för att övergången ska bli så smidig som möjligt.

• Se till att ni har allt ni behöver:
  Ni/er måste uppfylla flera krav för att vara berättigade till nummerportering till CloudTalk. Detta inkluderar:
  
  
  • En nummertyp för ett land som stöds av vår landstäckning.
    
  • Ett aktivt CloudTalk-konto.
    
  • Ett aktivt konto hos din nuvarande leverantör.
    
  • Det eller de porterade telefonnumren är klara och konfigurerade i CloudTalk.
    
• Se till att ditt nummer kan porteras:
  Det finns två situationer när det kan vara omöjligt att portera ditt nummer. Den första är att CloudTalk inte erbjuder den specifika kombinationen av land/format som ni/er begärde. Den andra är att din tjänsteleverantör inte tillåter nummerportering.
  
  I båda situationerna kan ni/er köpa ett annat nummeralternativ från vårt urval av 160+ globalt tillgängliga telefonnumren.
  
• Skicka in all nödvändig dokumentation:
  För att starta en porteringsbegäran för dina befintliga telefonnumren, skicka oss ett e-postmeddelande till porting@cloudtalk.io med ämnet ”Port-in request” och förse oss med följande:
  
  
  • De nummer som ni/er vill portera i ett internationellt E. 164-format (t.ex. +442012345678).
    
  • Namn på er nuvarande tjänsteleverantör för de nummer ni/er vill portera.
    
  • Namn på innehavaren av intervallet eller den underliggande operatören. Detta kan skilja sig från tjänsteleverantören, så fråga ditt nuvarande VoIP-företag.
    
  • Namn på den person, det företag eller den organisation som numret är registrerat under hos din nuvarande tjänsteleverantör.
    
  • Fullständig registrerad adress till den person, det företag eller den organisation som numret är registrerat under hos din nuvarande tjänsteleverantör. Detta kan skilja sig från din faktureringsadress, så se till att dubbelkolla.
    
  • En kopia av er senaste faktura för de nummer ni/er vill portera.
    
• Fyll i Letter of Authorization:
  När ni/er har gjort er porteringsbegäran kommer vårt team att kontrollera om numret är portabelt från vår sida. Om så är fallet kommer vi att förse er/er med en LOA-mall (Letter of Authorization) att fylla i och be er/er om eventuella andra dokument som kan krävas.
  
  Var noga när du fyller i LOA för att säkerställa att all information som lämnas är korrekt.
  
• Vänta medan CloudTalk tar hand om resten:
  När LOA och alla undertecknade dokument har mottagits är processen som följer:
  
  
  • CloudTalk och vår partner ”vinnande” operatör kommer att skicka alla dokument till den nuvarande ”förlorande” operatören.
    
  • CloudTalk kommer att lägga till numret i din instrumentpanel så att ni/er kan börja ställa in inkommande samtalsflöden, öppettider, agenter och samtalsgrupper.
    
  • När den förlorande operatören accepterar porteringsbegäran, kommer båda operatörerna att planera datumet då nummerporteringen kommer att flyttas till vårt nätverk.
    
  • Numret kommer att porteras till CloudTalk’s operatör på det överenskomna datumet och blir därmed aktivt i din app.
    
• Börja ringa med ditt (gamla) nya nummer:
  Totalt tar konfigurationsprocessen 1-10 dagar och migreringen cirka 5 dagar. När allt är klart kan ni/er logga in på ert CloudTalk-konto och börja ringa igen!

Slutliga tankar om VoIP nummerportering

VoIP nummerportering är ett bekvämt sätt att gå över till VoIP samtidigt som du behåller ditt befintliga telefonnumret och behåller igenkänningen hos dina kunder. Dessutom får ni/er tillgång till många fördelar, bland annat bättre samtalskvalitet, ytterligare funktioner och integrationer med mera.

Och efter att ha läst den här guiden är du redo att kickstarta din resa mot excellence inom callcenter utan att behöva vara rädd för misstag eller förseningar. Se bara till att dubbelkolla er information, kommunicera öppet och var smart när ni/er väljer leverantör.

Lås upp Operational Excellence på 2024 med ny callcentermjukvara!

Läs gratis