Virtuella möten: Din kompletta guide för 2024 & Beyond

71% av möten a anses vara ”improduktiva”. Ibland känner deltagarna att mötena inte är relevanta för dem. Andra gånger kan de vara missnöjda med att ha varit tvungna att resa långt och ge upp en stor del av sin tid. Möten är dock fortfarande en viktig del av att driva ett företag och hålla alla anställda informerade och engagerade.

Så hur kan ditt företag se till att varje möte, konferens och sammankomst är engagerande och relevant? Att använda rätt programvara för virtuella möten kan vara svaret. När allt kommer omkring kan distansmöten hållas för bara kostnaden för en programvaruprenumeration.

Viktiga lärdomar:

• Virtuella möten är ett värdefullt verktyg för moderna företag, eftersom 40,9% av de heltidsanställda arbetar antingen på distans eller enligt en hybrid arbetsmodell.
• Den genomsnittliga medarbetaren ägnar 3-5 timmar i veckan åt att delta i möten. Allt oftare hålls dessa möten i virtuella mötesrum på nätet snarare än fysiskt.
• Ni/er kan hålla många olika typer av möten på distans, till exempel teammöten, strategisessioner och spontana möten.
• Rätt programvara för virtuella möten kan göra möten mer kostnadseffektiva och tillgängliga, tack vare funktioner som hög samtalskvalitet, transkribering i realtid och samtalsinspelning.
• För att göra virtuella möten mer produktiva bör ni/er alltid förbereda en dagordning, bara bjuda in dem som mötet är relevant för och sätta upp tydliga regler för att hålla mötet på rätt spår.

Vad är ett virtuellt möte?

Ett virtuellt möte äger rum online när alla eller några av deltagarna befinner sig på olika geografiska platser.

Sedan pandemin 2020, då många företag tvingades börja arbeta på distans för första gången, har långdistansmöten blivit en integrerad del av den dagliga verksamheten på många företag.

Kommunikationsverktygen för virtuella team kan alltså ha stor inverkan på produktiviteten, effektiviteten och sammanhållningen i teamet.

Vilka är de viktigaste typerna av virtuella möten?

Det finns två olika sätt att kategorisera virtuella möten. Det ena är vilken typ av teknik som används och det andra är syftet med mötet eller mötesformen.

De tre huvudtyperna av virtuella möten, Beträffande den teknik som används, är

• Telekonferenser – Möten som liknar traditionella konferenssamtal men som bara använder ljud. Vissa deltagare kan ringa in via en skrivbords- eller mobiltelefon, men mötesplattformar online tillåter ofta även telefonkonferenser med enbart ljud.
• Videokonferenser – Möten som innehåller både ljud och bild. Deltagarna kan se varandra och kommunicera ”ansikte mot ansikte”.
• Webbkonferenser – Möten där man lägger till extra samarbetselement, till exempel skärm- eller innehållsdelning. Deltagarna kan dela, visa eller arbeta med presentationer och dokument tillsammans, och de kan även se och tala med varandra.

När det gäller stilen eller syftet med sammankomsten finns det flera olika typer av virtuella möten. Här är bara några av de vanligaste:

Regelbundna avstämningar för dina team

Ett ”standup”-möte är en snabb incheckning, helst inte längre än 10 eller 15 minuter. Vanligtvis sker standup-möten i början av en dag eller ett skift. Syftet är att snabbt samla teamet, se till att alla vet vad de gör, är trygga i sitt arbete och att alla frågor klaras ut.

Strategi- eller planeringsmöten

Strategi- eller planeringsmöten är vanligtvis längre och mer djupgående än standups. Syftet är att lägga upp en strategi för kommande kampanjer, projekt eller evenemang. Det är en plats för längre diskussioner om hur företaget ska nå sina mål och vilka roller enskilda personer eller team måste spela.

Möten på tu man hand

Dessa typer av virtuella möten är vanligtvis mellan en teammedlem och dennes närmaste chef. De ger en möjlighet till tvåvägs feedback om saker som t.ex:

• Aktuell arbetsprestation
• Bekymmer eller oro
• Framtida karriärutveckling
• Ytterligare stöd eller utbildning som kan behövas

Månatliga eller kvartalsvisa rapporteringsmöten

Det är vid dessa möten som teamen kan utvärdera sina senaste prestationer. Teamledarna kan presentera ett urval av statistik eller resultat som sammanfattar teamets prestationer. Därefter kommer det sannolikt att finnas möjlighet till en bredare diskussion om informationen.

Syftet med dessa rapporteringsmöten är att:

• Lyft fram de senaste framgångarna
• Identifiera eventuella svagheter eller förbättringsområden
• Hitta sätt att dra nytta av framgångarna eller förbättra svagheterna

All Hands-möten eller demonstrationer

Ibland kan företag behöva samla hela sin personalstyrka. Det kan handla om ett möte för att diskutera företagets övergripande inriktning eller för att demonstrera en ny process eller ett nytt programvaruverktyg som alla behöver känna till.

För den här typen av möten är samtalskvaliteten avgörande för att det stora antalet deltagare inte ska leda till latens, jitter eller andra liknande problem. Det betyder att det är viktigt att använda samtalsprogramvara som garanterar kvalitet oavsett antalet användare eller var de befinner sig.

Möten med kunder eller klienter

Det är ofta mer praktiskt att hålla möten med kunder eller klienter online. Ett virtuellt möte är lättare att arrangera och delta i än ett fysiskt möte.

Dina kunder kan få din odelade uppmärksamhet utan att lämna sitt kontor. På så sätt kan ni/er bygga upp effektiva relationer utan att behöva organisera ett personligt möte där en eller alla parter måste resa.

Möten med leverantörer, partners eller andra intressenter

Ofta måste företag träffa tredje parter som kanske inte tillhör företaget men som har ett intresse i vissa verksamheter eller projekt.

Leverantörer, partners och andra intressenter är viktiga för att driva ett företag framgångsrikt, men eftersom de inte är en del av teamet rent tekniskt kan det vara svårt att få till möten med dem.

Virtuell callcentermjukvara gör det enkelt att få kontakt med dessa tredje parter. Deltagarna kan delta från var som helst med en internetanslutning och kan till och med dela relevanta dokument eller data i själva programvaran.

Ad hoc-möten

Ni/er kan behöva ha snabba, spontana möten för att hantera situationer som förändras snabbt. Virtuella möten är utmärkta under sådana omständigheter, eftersom de är snabba att konfigurera och mycket lättillgängliga. Ni/er kan snabbt komma i kontakt med teammedlemmar över hela världen och diskutera brådskande situationer eller förändringar på ett snabbt och effektivt sätt.

”Roliga” möten

Möten behöver inte alltid vara allvarliga. Ibland kanske ni/er vill samla ert team, eller till och med hela företaget, för att ha lite kul. Några exempel på roliga möten som ni/er kan hålla virtuellt är

• Virtuella jul- eller helgmöten
• Teambuilding-sessioner, spel eller frågesporter
• Isbrytarmöten för att välkomna nya medarbetare

Fördelarna med virtuella möten

Ni kan dra nytta av fördelarna med virtuella möten oavsett hur stort ert företag är eller vilken bransch ni/er arbetar inom. Här är några av de mest anmärkningsvärda:

Håll kontakten med dina distans- och hybridmedarbetare

Många företag har kontors-, hybrid- och anställda på distans. Virtuella möten är perfekta för att hålla alla dessa medarbetare uppkopplade och på samma sida. Om ni/er bara håller personliga möten kan alla som inte är på kontoret missa viktiga uppdateringar eller instruktioner.

De bästa virtuella mötesverktygen och affärslösningarna säkerställer sömlös kommunikation när du arbetar på distans, vilket MyHeritage upptäckte när de använde CloudTalk:

Minska resekostnader och andra kostnader

Enligt ett whitepaper från Verizon kan ett fysiskt möte med bara fem personer kosta så mycket som 7 gånger mer än motsvarande möte som hålls virtuellt.

Från deltagarnas resekostnader till rumshyra, förfriskningar och andra omkostnader blir kostnaden för att hålla personliga möten snabbt hög. Däremot kan distansmöten hållas för kostnaden av en mjukvaruprenumeration. För ett företag som håller många möten innebär detta betydande besparingar.

Bli mer miljövänlig

Under covid-19-pandemin minskade de globala utsläppen med 17 procent. En stor del av detta kan tillskrivas att den dagliga pendlingen förändrades från timmar av bilkörning till en promenad från sovrummet till datorn.

Så allt som minskar behovet av att köra bil eller flyga kommer att göra underverk för din miljöhänsyn. Att hålla möten på distans i stället för fysiska möten är ett utmärkt sätt att vara mer miljövänlig.

Vad ska man leta efter i plattformar för virtuella möten?

Den plattform ni använder för virtuella möten kommer att ha stor inverkan på hur framgångsrika era möten blir och vad ni/er uppnår. Låt oss titta på några av de viktigaste sakerna ni/er bör leta efter i en plattform för virtuella möten:

Tillförlitliga samtal av hög kvalitet

Bra samtalskvalitet är ett måste när du håller möten på distans. Leta efter programvara som prioriterar hög samtalskvalitet, utan latens, jitter eller distorsion.

CloudTalk arbetar hårt för att hålla nätverken rena och tillförlitliga. Vår jitterfrekvens är extremt låg – bara 17,8 millisekunder över hela det distribuerade nätverket. Det innebär att ni kan lita på att CloudTalk ger skarp och tydlig samtalskvalitet oavsett var i världen ni/er befinner er.

Samtalsinspelning

Samtalsinspelning gör att ni/er kan spela upp viktiga mötesmoment och gå igenom diskussioner, och gör det lättare att reda ut eventuella oklarheter.

Dessutom kan en ljudinspelning av ett möte hjälpa alla som inte hade möjlighet att närvara att ta del av vad som beslutades.

Automatisk transkribering och sammanfattningar

Automatisk samtalstranskribering är en AI-driven funktion där mötesdialogen konverteras till textform. Ni/er kan använda transkriptioner för att snabbt kolla upp åtgärdspunkter för möten eller enkelt dela innehållet i möten med kollegor som inte kunde delta.

CloudTalk kan upptäcka och transkribera samtal på upp till 145 olika språk och gör det enkelt att importera dessa transkriptioner till andra verktyg och plattformar (till exempel ditt CRM).

Integrationer med dina andra verktyg

Integrationer med dina andra affärsverktyg är ett annat måste när det gäller programvara för onlinemöten.

Ni/er vill till exempel ha en lösning som kan integreras med ert CRM-system. Det kan ge er snabb tillgång till information om kunderna när någon ringer till ert företag och göra det mycket enklare att uppdatera deras uppgifter (med samtalsanteckningar och annat).

Det är inte bara CRM-integrationer ni/er bör leta efter. CloudTalk’s Krisp integrationer hjälper till exempel till att hålla samtalen tydliga och distraktionsfria. Samtidigt kan integrationer med kalendern göra det enkelt att boka möten och se till att ingen missar dina möten.

Bästa praxis för virtuella möten: Om det är du som håller i mötet

Hur ni/er genomför era virtuella möten kommer också att ha stor inverkan på hur framgångsrika de blir. Här är fem bästa metoder för virtuella möten som hjälper er/er att hålla effektiva, produktiva och engagerande möten:

Förbered en dagordning i förväg

Det kan spara er/er mycket tid och göra era möten mycket mer effektiva.

Om alla har en kopia av dagordningen behöver ni/er inte slösa tid i början på att förklara vad mötet ska handla om. Enkelt uttryckt, om det inte finns någon dagordning ska du inte ordna något möte.

Bjud bara in dem som behöver vara där

Möten är en viktig del av hanteringen av distansteam, men ni/er behöver inte ha med alla på varje möte. Se därför till att ni/er bara bjuder in personer som verkligen behöver vara där. Fundera på vem som kommer att ha nytta av mötet och vem som har viktiga saker att säga.

Fastställ mötesregler

Regler bidrar till att hålla mötet organiserat och på rätt tema.

Tänk på saker som..:

• Huruvida människor ska stänga av sina mikrofoner när de inte pratar
• Om ni/er behöver en virtuell hand upp när någon har något att säga
• Hur du håller dig uppdaterad med agendan
• Hur du förhindrar att folk pratar i munnen på varandra.

Håll deltagarna engagerade

Ett möte som engagerar människor blir mer produktivt och roligt för alla. Så arbeta för att hålla alla deltagare engagerade. Tänk på att lägga till visuella hjälpmedel i presentationerna och att ibland ställa frågor för att aktivt få in synpunkter.

Om ni/er vill ha fler idéer har vi en bra guide om hur man gör virtuella möten mer interaktiva som kan hjälpa er på vägen.

Definiera åtgärdspunkterna efter mötet

Även det mest engagerande möte blir inte produktivt om alla glömmer vad som beslutades.

Behåll drivkraften genom att definiera åtgärdspunkter och skicka ut dem till alla efter mötet.

CloudTalks funktioner för transkribering och Samtalsinspelning är till stor hjälp här, så att ni/er enkelt kan se tillbaka på vad som diskuterades och sammanfatta överenskomna åtgärdspunkter.

Bästa praxis för virtuella möten: Om du är en deltagare

Det är inte bara mötesledaren som har ett ansvar för att se till att mötet blir produktivt. Här är några saker ni/er bör göra som mötesdeltagare:

Fullständigt förberedd

Se till att du är helt förberedd inför mötet innan det börjar. Mötesledaren eller samordnaren bör ha skickat ut en dagordning. Läs igenom den noggrant och se till att du är uppdaterad om allt som kommer att diskuteras.

Om ni/er har information eller uppdateringar att ge, förbered allt relevant material och se till att ni vet exakt vad ni behöver säga.

Kontrollera din teknik

Tekniska problem hos dig kan orsaka störningar under hela mötet. Se därför till att all teknik är i gott skick.

Kolla upp det:

• Din mikrofon fungerar
• Din internetanslutning är stark
• Din webbkamera är ordentligt förberedd (om det är ett videomöte).

Använd alltid professionella bakgrunder

Oprofessionella bakgrunder kan fördärva ett möte och ge en dålig bild av er/er. Undvik saker som att ha smutstvätt eller bråte bakom er när ni/er talar med era kollegor. Leta efter en bakgrund som är förnuftig, inte distraherande och som visar din professionalism.

Om ni/er inte har en bakgrund som ser tillräckligt professionell ut där ni arbetar kan ni lägga till en virtuell bakgrund eller helt enkelt sudda ut bakgrunden.

Kom i tid

Att komma i tid till möten är lika viktigt virtuellt som i verkliga livet. Annars måste folk vänta på er/er, vilket är frustrerande och kan påverka mötets produktivitet eller leda till att det drar ut på tiden.

Ge din fulla uppmärksamhet

En av nackdelarna med distansmöten är att det är lättare att tappa uppmärksamheten. Försök att hålla dig fullt engagerad i mötet. Här är några bra tips:

• Öppna inte andra flikar
• Spela inte på din telefon
• Kolla inte din e-post
• Upprepa gärna dina kollegors meningar i huvudet för att hålla fokus.

Var hövlig mot andra deltagare

Det finns många saker som vi gör automatiskt i verkligheten som inte alltid är lika enkla virtuellt. I verkligheten är det till exempel mycket lättare att se när någon annan ska börja prata och undvika att prata över dem.

I en virtuell miljö måste ni/er arbeta lite hårdare för att upprätthålla grundläggande normer för artighet. Gör därför en medveten ansträngning för att vara vänlig och hänsynsfull mot andra deltagare.

Boosta produktiviteten i distansteam med virtuella möten

Att hantera team på distans kan vara en utmaning, men de bästa plattformarna för virtuella möten eller lösningarna för konferenssamtal kan hjälpa till att hålla teamen engagerade, uppkopplade och produktiva.

Med CloudTalk kan ni/er enkelt kommunicera med team, anställda och kunder över hela världen. Det stora utbudet av integrationer gör det enkelt att göra allt från brusreducering till synkronisering av kalendrar, och hög samtalskvalitet innebär att ni kan samarbeta sömlöst oavsett var ni/er eller era deltagare befinner er.

Om du vill veta mer om hur CloudTalk kan hjälpa dig att boosta produktiviteten i dina fjärrteam, varför inte registrera dig för vår kostnadsfria provperiod på14 ?