Att bemästra röstbrevlådan: Din ultimata guide till att förstå och använda röstbrevlådan

Är du trött på att missa viktiga detaljer från viktiga samtal? Röstbrevlådan fångar upp varje kritiskt meddelande, vilket garanterar att ni/er håller er informerade och har kontroll, oavsett vad ni/er missar.

Läs vidare för att ta reda på vad röstbrevlådan är exakt och hur ni/er kan använda den till er fördel.

Viktiga lärdomar:

• Röstbrevlådan fångar upp missade samtal som inspelningar för senare svar, vilket säkerställer kontinuerlig kommunikation och effektiv hantering av förfrågningar.
• Viktiga funktioner: Ni/er kan anpassa hälsningsfraser för olika uppringare, ta emot samtidiga meddelanden, få omedelbara meddelanden och skicka, vidarebefordra och lagra meddelanden.
• Den kontinuerliga kommunikationen med dina viktigaste kontakter förbättrar din operativa effektivitet och kommunikationsstrategi. Det kommer också att öka nöjdheten hos kunderna.

Vad är röstbrevlåda?

Sedan röstbrevlådan introducerades i slutet av 1970-talet har den gjort telefonisystemen mer kraftfulla och flexibla genom att tillåta konversationer och information att passera mellan parter, även när båda inte är närvarande.

Röstbrevlåda är ett elektroniskt system som registrerar och lagrar röstmeddelanden som skickas via telefon. När ni/er får ett samtal och inte kan besvara det för att ni är borta från skrivbordet eller sitter i möte, hör den som ringer en inspelning som uppmanar honom/henne att lämna ett meddelande.

Senare kan ni/er lyssna på meddelandet genom att slå en specifik kod på telefonen. Till skillnad från en telefonsvarare kan röstbrevlådan hantera flera telefonlinjer och erbjuder mer avancerade funktioner, t.ex. röstbrevlåda till e-post, fjärråtkomst samt vidarebefordran och delning av meddelanden.

Hur fungerar röstbrevlådan?

När ni vill lyssna på ett röstmeddelande som en uppringare lämnar kan ni/er hämta det med hjälp av olika enheter, t.ex. telefon eller dator. Moderna röstbrevlådesystem uppdaterar er/er genom att meddela er när ett nytt meddelande har kommit in.

5 typer av röstbrevlådor

Det finns olika typer av röstbrevlådor som alla tjänar ett specifikt syfte, från att fånga upp enkla meddelanden till att erbjuda komplexa affärslösningar för kommunikation. Denna flexibilitet gör att röstbrevlådan kan anpassas till dina behov och den tekniska utvecklingen.

• 1. Grundläggande röstbrevlåda

Denna standardtjänst som tillhandahålls av telefonoperatörer gör det möjligt för uppringare att lämna ljudmeddelanden när ett samtal inte besvaras. Det är perfekt när ni/er behöver en enkel lösning för att fånga upp missade samtal utan ytterligare funktioner.

• 2. Visuell röstbrevlåda

Detta gör att ni/er kan se en lista med meddelanden på er enhet och välja vilka ni vill lyssna på eller radera utan att ringa in till ett röstbrevlådesystem. Den här typen passar smartphone-användare som föredrar att hantera röstbrevlådan med ett grafiskt gränssnitt.

• 3. VoIP röstbrevlåda

Ni/er kan använda VoIP-teknik ( Voice over Internet Protocol ) för att ta emot och lagra röstmeddelanden digitalt. Systemet har ofta förbättrade funktioner som Power Dialer, användbara skript, omedelbara meddelanden eller transkribering av meddelanden.

• 4. Molnbaserad röstbrevlåda

Den här tjänsten finns i molnet och erbjuder er/er avancerade funktioner som fjärråtkomst från alla internetanslutna enheter eller röstbrevlåda till e-post. En molnbaserad röstbrevlåda är det bästa valet för er/er som behöver flexibilitet, använder flera enheter och vill kunna integrera med andra molntjänster.

• 5. Unified Messaging röstbrevlåda

Det integrerar röstbrevlådan med andra former av kommunikation som e-post, fax och textmeddelanden i ett enda gränssnitt, och det är ofta en del av en större strategi för enhetlig kommunikation. Det kan vara perfekt för er om ni/er vill effektivisera kommunikationen och förbättra arbetsflödet genom att kombinera meddelanden från olika kanaler.

Fördelarna med att använda röstbrevlåda

Voicemail överbryggar klyftan mellan tillgänglighet och behovet av omedelbar respons, så att ni/er kan upprätthålla kontinuerlig kontakt med era kunder, affärspartners och teammedlemmar. Röstbrevlådan erbjuder mycket mer än bara enkel bekvämlighet; den blåser liv i din verksamhet med förbättrad effektivitet, boostar nöjda kunder och lyfter din kommunikationsstrategi till nya höjder.

Få tillgänglighet 24/7

Röstbrevlådan säkerställer att ditt företag är nåbart när som helst, även för kunder som kanske ringer från en annan tidszon. Det är särskilt användbart om ni/er ofta inte har möjlighet att svara på samtal.

Eliminera samtal som väntar på svar

De flesta människor tycker att det är frustrerande att vänta i telefonkö. Med röstbrevlådan kan dina kunder snabbt kommunicera sina problem. Det minimerar deras väntetid och förbättrar den totala upplevelsen.

Uppfylla kundernas önskemål

Många kunder föredrar att lämna ett röstmeddelande för att säkerställa att de blir uppringda när det passar dem bäst. Röstbrevlådan ger dina kunder möjlighet att framföra sina synpunkter på ett kortfattat sätt utan att bli avbrutna.

Lägre arbetskostnader

Röstbrevlådan erbjuder en ekonomisk lösning för att hantera kommunikation, vilket eliminerar behovet av extra personal som behöver hantera samtal efter arbetstid. Det är kostnadseffektivt samtidigt som det ger en hög grad av kundnöjdhet.

Öka effektiviteten med samtalsscreening

Röstbrevlåda gör att ni/er kan filtrera inkommande samtal. Då får brådskande samtal omedelbar uppmärksamhet medan mindre kritiska frågor kan hänvisas till röstbrevlådan för senare åtgärd. Ett sådant system förbättrar tidshanteringen avsevärt.

Arkivera dina röstmeddelanden

Ni/er kan arkivera röstmeddelanden för att skapa ett omfattande register över er kommunikation. Denna metod hjälper till att uppfylla regler och är en värdefull resurs för utbildnings- och referensändamål. Det säkerställer att viktiga detaljer bevaras och är tillgängliga när ni/er behöver dem.

Boosta nöjdheten hos kunderna

När varje samtal bekräftas genom röstbrevlådan försäkrar du dina kunder om att deras problem är viktiga och kommer att åtgärdas. Det får dem att känna sig uppskattade och hörda. Det förbättrar också deras övergripande upplevelse och stärker deras förtroende för din tjänst.

8 Viktiga funktioner i röstbrevlådan

In general, voicemail is mainly used for incoming calls. However, modern technologies such as the Power Dialer also make it possible to use voicemail in outbound call centers, e.g. to provide customers or business partners with new or important information without calling them directly. 

Beroende på leverantör kan din lösning för röstbrevlåda innehålla användbara funktioner.

1. Anpassa hälsningar för olika uppringare

Tailor your voicemail greetings based on who’s calling and create a more personalized experience for callers. You can also customize voicemail greetings to any situation, whether for business hours, holidays, or special events. Use various greetings for different times of the day or days of the week, ensuring your voicemail system responds appropriately to callers at any time.

Ni/er kan till exempel använda personliga semesterhälsningar för att skapa en mer engagerande upplevelse för dem som ringer.

2. Ta emot röstmeddelanden samtidigt från flera uppringare

Med den här funktionen kan ni/er hantera stora samtalsvolymer på ett effektivt sätt. Systemet accepterar röstmeddelanden från flera uppringare samtidigt, vilket gör att ingen blir utelämnad.

3. Få aviseringar

Håll dig alltid informerad om nya röstmeddelanden med omedelbara meddelanden på din mobiltelefon. Se till att ni/er snabbt kan ta hand om de viktigaste meddelandena.

4. Skicka röstmeddelanden till flera mottagare samtidigt

Med den här funktionen kan ni/er sprida information snabbt och enkelt genom att sända ett enda röstmeddelande till en grupp människor. Det sparar tid och säkerställer en konsekvent kommunikation.

5. Vidarebefordra röstbrevlådemeddelanden

Med den här funktionen kan ni/er dela viktiga meddelanden med kollegor eller affärspartners genom att vidarebefordra röstmeddelanden direkt till deras brevlådor. Det går också att lägga till en personlig touch eller ge sammanhang till vidarebefordrade röstmeddelanden genom att inkludera en personlig rösthälsning.

6. Flytta, spara och lagra röstmeddelanden

Ni/er kan flytta och spara röstmeddelanden till lagringsenheter som hårddiskar men också i molnet. För att behålla viktiga meddelanden kan ni/er använda utökade lagringsalternativ som gör att ni/er kan komma åt meddelanden under en längre tid efter att ni/er tagit emot dem.

7. Konvertera röstbrevlåda till e-post

This feature turns voicemails into emails and sends them to your inbox. You can read and manage messages easily without listening to audio recordings.

8. Transkription av text

AI-driven Call Transcription converts your calls into text, logs what your agents or customers say, and automatically exports it to your CRM or other tools for easy access.

9. Använd röstbrevlåda Drop

You can pre-record a message and place it directly into a voicemail box without the phone ringing. This is great for sales and marketing to deliver messages without disturbing the recipient. Voicemail Drop is also a feature in call center dialers for outbound calls.

Om en AI-autodialer till exempel ringer från en lista över potentiella kunder eller kunder och stöter på ett röstmeddelande, lämnar den automatiskt det förinspelade meddelandet och går vidare till nästa nummer.

Så här konfigurerar du din röstbrevlåda

Konfigurationen av röstbrevlådan består av några enkla steg, som kan variera något beroende på tjänsteleverantör eller enhet.

#1 Hitta inställningar för röstbrevlåda

• Öppna telefonappen på din enhet.
• Leta efter en flik eller ett inställningsalternativ för röstbrevlådan, ofta med en ikon för röstbrevlådan eller i menyn för samtalsinställningar.

#2 Konfigurera din röstbrevlåda

• Välj alternativet för att konfigurera eller komma åt din röstbrevlåda. Det kan innebära att du måste slå telefonnumret till din röstbrevlåda, ofta genom att hålla ned ”1”-tangenten eller en annan angiven tangent på telefonens knappsats.
• Följ de automatiska anvisningarna för konfiguration av röstbrevlådan. Detta innebär vanligtvis att du skapar ett lösenord eller en PIN-kod av säkerhetsskäl.

#3 Spela in hälsningar

• Du kommer sannolikt att uppmanas att spela in en personlig hälsning. Det är det meddelande som de som ringer får höra när de kommer till din röstbrevlåda.
• Följ anvisningarna för att spela in din hälsning. Vanligtvis kan ni/er välja om ni vill använda en standardhälsning som tillhandahålls av systemet eller spela in ett personligt meddelande.

#4 Justera inställningar

• Beroende på vilken leverantör ni/er har kan det finnas ytterligare inställningar att justera, t.ex. antal ringsignaler innan ett samtal går till röstbrevlådan eller inställningar för meddelanden.
• Konfigurera dessa inställningar efter behov för att anpassa din röstbrevlåda.

#5 Spara och avsluta

• Spara dina ändringar när du har gjort din hälsning och justerat dina inställningar.
• Avsluta installationsprocessen. Din röstbrevlåda bör nu vara redo att ta emot meddelanden.

#6 Testa ut det

• Det är en bra idé att ringa ditt nummer från en annan telefon för att säkerställa att röstbrevlådan fungerar som förväntat och att er hälsning låter som ni/er tänkt er.

Bästa praxis för meddelanden i röstbrevlådan

Det finns inte ett enda bra sätt att skapa effektiva hälsningsfraser, men genom att hålla vissa principer i åtanke kan ni/er visa de som ringer att ni värdesätter deras tid.

#1 Ange ditt företagsnamn

Nämn namnet på ditt företag direkt. Det kan tyckas självklart, men det är ett viktigt tecken på professionalism.

Exempel: ”Hej, du har kommit till CloudTalk. Det här är (ditt namn)... ”

#2 Nämn öppettider

Ange dina öppettider på förhand. Annars kan dina kunder vänta i onödan och eventuellt bli irriterade.

Exempel: ”Våra öppettider är kl. 9.00-17.00 centraleuropeisk tid.”

#3 Föreslå tydliga nästa steg

Se till att förklara nästa steg på ett tydligt sätt. Om kunderna vet att ingen kan svara på deras samtal just nu kan de välja att lämna ett röstmeddelande eller ringa tillbaka senare. Beroende på ert företag kan ni/er också erbjuda alternativ som en telefonmeny, direktlinjer till olika anställdas röstbrevlådor eller vidarekoppling. Med hjälp av avancerad callcentermjukvara är det enkelt att konfigurera en telefonmeny och vidarekoppling.

Exempel: ”Om du ringer angående en befintlig order, vänligen tryck 1. Om du vill ha hjälp med att lägga en ny order, tryck 2.”

#4 Ange andra kontaktmetoder

Även om det inte finns någon som kan ta emot samtalet vid en viss tidpunkt kan det finnas olika sätt att komma i kontakt med ditt företag eller få ytterligare information om ditt erbjudande. Om så är fallet, se till att ni/er inkluderar andra kontaktmetoder i era hälsningar. Ni/er kan till exempel ”omdirigera” dem som ringer till er webbplats, e-post eller sociala medier.

Exempel: ”Vi är ledsna, men våra agenter är inte tillgängliga på livechatt för tillfället. Vänligen skicka oss ett e-postmeddelande på help @ cloudTalk.io.”

#5 Håll det enkelt

Slösa inte bort din kunds tid, håll ditt meddelande enkelt och kort. Om inspelningen är vag och lång kommer de troligen att tappa intresset och tålamodet. De kanske till och med ger upp att kontakta er/er igen. En professionell röstmeddelandehälsning bör helst vara 20-25 sekunder, tillräckligt med tid för att förse dina kunder med den viktigaste informationen.

#6 Håll din inspelning uppdaterad

Anta att det sker några ändringar i dina öppettider på grund av helgdagar eller nödsituationer. I så fall bör ni/er uppdatera era röstbrevlådehälsningar i god tid för att klargöra situationen och undvika förvirring. Nämn problemet på förhand och, om möjligt, ange när du kommer tillbaka i affärer.

#7 Få dina kunder att känna sig värdefulla

Dina kunder hör av sig av viktiga skäl; deras tid och behov är värdefulla för ditt företag. Anpassa era meddelanden för att visa att ni/er verkligen bryr er och är uppmärksamma på deras problem. Även om du inte har möjlighet att svara direkt, uppmuntra dem att kontakta dig på annat sätt, till exempel genom att lämna ett röstmeddelande eller ringa tillbaka vid en mer lämplig tidpunkt. Undvik att frustrera eller slösa bort deras tid, eftersom första intrycket är avgörande och ni/er ofta bara får en chans att göra ett positivt intryck.

Slutsats

Röstbrevlådan är en bro som säkerställer kontinuerlig kommunikation mellan er/er och de som ringer, även när direktkontakt är omöjlig. Att förstå och använda röstbrevlådan på ett effektivt sätt garanterar att alla viktiga meddelanden tas emot och hanteras. Men ni höjer också er professionella image genom att erbjuda ett pålitligt och säkert sätt för kunder och partners att kontakta er/er.