Hur man bemästrar utgående samtal

Låt oss prata om utgående samtal. Det är nyckeln till försäljning idag och hjälper er/er att nå ut och få kontakt med potentiella kunder.

I en värld där alla kämpar för att bli uppmärksammade är det här din chans att sticka ut, boosta leads och få försäljningen att öka. Är du redo att dyka in och göra skillnad?

Viktiga lärdomar

• Outbound spelar en avgörande roll för att upprätthålla lojaliteten och bygga upp ett starkt och trovärdigt varumärkesrykte.
• Genom att använda predictive dialers och CRM-system kan du effektivisera utgående samtal samtidigt som du anpassar skript och segmenterar din målgrupp för att göra kontakten mer personlig.
• Genom att fokusera på kvalitet snarare än kvantitet, aktivt söka feedback och konsekvent betona utbildning av agenter säkerställs att insatserna ligger i linje med de övergripande affärsmålen.

Vad är ett utgående samtal?

Ett utgående samtal, som görs av en företagsrepresentant till potentiella eller befintliga kunder, är en proaktiv strategi för försäljning, marknadsföring, kundtjänst eller datainsamling. Det innebär att företaget initierar direkt kommunikation för att uppnå mål som att generera leads, avsluta försäljning, genomföra undersökningar eller uppdatera kunden.

Fördelarna med utgående samtal för företag

Utgående samtal erbjuder en mängd fördelar för företag som vill stärka sin försäljningspipeline, förbättra interaktionen med kunder och driva tillväxt. Här är några viktiga fördelar:

1. Förbättra generering och kvalificering av leads: Med utgående samtal kan ni/er proaktivt engagera potentiella kunder, effektivt identifiera och kvalificera leads och skapa en stark försäljningspipeline.
2. Underlättar direkt och skräddarsydd kommunikation: Agenter kan anpassa sitt budskap utifrån mottagarens specifika behov och preferenser, vilket avsevärt förbättrar kundupplevelsen och förtroendet.
3. Boosta försäljningen och intäkterna: Genom att direkt engagera sig med potentiella köpare är utgående samtal ett kraftfullt verktyg för att avsluta försäljningar och marknadsföra ytterligare produkter eller tjänster. Detta praktiska tillvägagångssätt påverkar effektivt beslut om inköp, driver på affärstillväxten och ökar intäkterna.
4. Uppnå kostnadseffektivt uppsökande arbete: Utgående samtal förbättrar engagemanget och servicen till kunderna till en lägre kostnad, vilket bidrar till att behålla kunderna, främja lojalitet och boosta återkommande affärer och därmed bygga upp ett hållbart varumärkesrykte.
5. Påskynda marknadsundersökningar och insamling av feedback: Utgående samtal samlar snabbt in feedback från kunder och marknadsinsikter, vilket möjliggör snabb anpassning av verksamheten och innovation.
6. Förbättra kundlojaliteten: Personliga kontakter visar kunderna att deras åsikter värdesätts och att deras behov tas om hand innan problem uppstår. Denna förebyggande kommunikationsstrategi ökar kundnöjdheten, fördjupar kundrelationerna och gör att kunderna stannar kvar i företaget.

Förbättra din strategi för utgående samtal redan idag

Läs mer

Bästa praxis för effektiva utgående samtal

För att lyckas med dina kampanjer för utgående samtal är det viktigt att kombinera genomtänkta förberedelser med avancerade tekniska verktyg, samtidigt som du följer gällande lagstiftning. Här beskriver vi viktiga strategier för att förfina dina ansträngningar för utgående samtal.

Skapa effektiva säljmanus

Ett effektivt säljmanus är hörnstenen i ett framgångsrikt utgående samtal. Det ger en sammanhängande struktur för dialoger och säkerställer att viktig information delas, samtidigt som det ger utrymme för personalisering som svar på mottagarens feedback. Ett väl utformat manus är alltid anpassat till mottagaren och betonar fördelarna för prospektet. Det håller agenterna på rätt spår, underlättar tydlig kommunikation av övertygande budskap och skapar förtroende när det gäller att bemöta invändningar.

Planera ditt samtalsflöde

Tydligt definierade mål utgör ryggraden i en framgångsrik strategi för utgående samtal. Beskriv specifika mål såsom leadgenerering, kundengagemang eller försäljningskonvertering. Med en exakt färdplan säkerställer du att ditt teams insatser överensstämmer med de övergripande affärsmålen, vilket leder till mer fokuserade och effektiva utgående samtal.

Utnyttja CRM-system

Genom att integrera utgående samtal med CRM-system (Customer Relationship Management) kan du avsevärt förbättra personaliseringen och relevansen av dina samtal. Genom att länka till våra CRM-integrationer får ni/er tillgång till en stor mängd data om kunderna, inklusive tidigare interaktioner, preferenser och köphistorik.

Implementera automatisk uppringning

Att använda auto dialers förändrar arbetsflödet för utgående samtal. Dessa verktyg automatiserar uppringningsprocessen, vilket gör att agenterna kan koncentrera sig på meningsfulla konversationer istället för manuell uppringning. Auto dialers effektiviserar också hanteringen av samtalslistor, prioriteringen av leads och upprätthåller en jämn samtalsvolym, vilket ökar agenternas produktivitet och minimerar inaktiv tid.

Utnyttja samtalsanalys

Samtalsanalys ger detaljerade insikter om samtalens varaktighet, framgångsmått, kundrespons och agenternas effektivitet. Genom att analysera dessa data kan ni/er kontinuerligt förfina era samtalsstrategier, justera skript och förbättra utbildningen, vilket säkerställer att era utgående initiativ är både effektiva och verkningsfulla.

Säkerställa efterlevnad av lagar och regler

Det är viktigt att följa bestämmelser som Telephone Consumer Protection Act (TCPA), General Data Protection Regulation (GDPR) och andra lokala lagar för att skydda kundernas integritet och undvika rättsliga efterverkningar. Att hålla sig uppdaterad om dessa bestämmelser, säkra nödvändiga behörigheter och upprätthålla en uppdaterad lista över personer som inte får ringa är grundläggande steg för att säkerställa att dina samtalsmetoder är ansvarsfulla och följer reglerna.

Vilken typ av outbound dialer är bäst för försäljning?

Det finns tre huvudtyper av sales dialers, var och en med sina egna fördelar och bästa användningsfall. Dessa inkluderar:

Smart Dialers:

AI-driven sales dialer med intelligenta alternativ för dirigering som minskar samtalstiden med upp till 50 %.

Fördelar:

• Fyll samtalsköer med nummer från valfritt CRM-system eller webbplats med ett klick;
• Prioritera leads baserat på tidszoner och förväntad responstid;
• Ordna enkelt numren i kön med dra-och-släpp;

Fungerar bäst för: Kampanjer med fokus på kvalitetssamtal.

Se hur Smart Dialer kan hjälpa er/er.

Power Dialers:

Multi-line sales dialer som hjälper er/er att nå 3x fler leads genom att ringa flera kontakter samtidigt.

Fördelar:

• Effektivisera agenternas dagliga arbete med färdiga kampanjer, skript etc;
• Spara tid genom automatisk upprining av ett nytt nummer i slutet av ett samtal;
• Effektivisera analyserna med taggning av jourtjänstgöring, anteckningar etc;

Fungerar bäst för: Kampanjer med hög samtalsvolym.

Läs mer om Power Dialer.

Automatisk uppringning:

Den mest grundläggande dialern med begränsad funktionalitet men till ett överkomligt pris. Erbjuds inte av CloudTalk på grund av föråldring.

Fördelar:

• Grundläggande samtalsautomatisering;
• Enkel att använda;
• Prisvärd;

Fungerar bäst för: Kampanjer med låga samtalskostnader.

Läs mer om Auto-dialer här.

Bästa funktionerna för utgående samtal

1. Lokal nummerpresentation

Genom att använda ett lokalt nummerpresentationssystem får du en global räckvidd samtidigt som du behåller en lokal prägel. Det är ett effektivt sätt att förbättra er strategi för utgående samtal och hjälper er/er att etablera en välbekant närvaro i olika regioner. Detta tillvägagångssätt skapar förtroende och ökar sannolikheten för positiva svar.

2. Samtalsinspelning

Stärk din strategi för utgående samtal med det ovärderliga verktyget Samtalsinspelning. Fånga upp viktiga detaljer, övervaka agenternas prestationer och se till att du följer gällande regler. Samtalsinspelning är en mångfacetterad funktion som bidrar till utbildning, kvalitetssäkring och omfattande registerhållning.

3. Röstbrevlåda

Hantera utgående samtal på ett effektivt sätt med hjälp av Voicemail Drop. Spara tid och behåll professionalismen genom att lämna förinspelade röstmeddelanden när mottagaren inte är tillgänglig. Den här funktionen effektiviserar samtalsprocessen och gör att agenter kan gå igenom sina samtalslistor på ett smidigt sätt.

4. Utgående uppringare

Optimera samtalseffektiviteten och agenternas produktivitet med utgående dialers. De här verktygen automatiserar uppringningsprocessen, vilket minskar tomgångstiden och ökar antalet anslutningar. Outbound dialers bidrar till ett strömlinjeformat arbetsflöde och ser till att ditt team får kontakt med fler prospekt på kortare tid.

5. Analys i realtid

Stärk din strategi för utgående samtal med realtidsanalys för omedelbara insikter. Övervaka samtalsprestanda, spåra nyckeltal och fatta datadrivna beslut direkt. Realtidsanalyser ger den flexibilitet som behövs för att anpassa strategier och maximera effekten av utgående samtal.

Så här väljer du rätt callcentermjukvara för utgående samtal för ditt företag

Att välja rätt verktyg för utgående samtal kan vara en utmaning, men vi ska försöka hjälpa er/er på vägen genom att tillhandahålla viktig information om några av de bästa alternativen på marknaden.

Här är några framstående verktyg, vart och ett med sina unika funktioner, fördelar, priser och planer, som hjälper er/er att fatta ett välgrundat beslut:

1. CloudTalk

CloudTalk är ett molnbaserat callcentersystem och telefonisystem för företag som är byggt för att maximera din kundtjänst i alla kanaler. Allt ni behöver göra är att välja ett nummer för ett av de 160+ länder som stöds, och ni kan omedelbart börja optimera era arbetsflöden med avancerade funktioner, inklusive knappvalsmeny, Klicka-och-ring, Power Dialer och mycket mer! CloudTalk stöder också 35+ andra kraftfulla integrationer för helpdesk-, e-handels- och CRM-system, inklusive HubSpot och Zendesk.

Viktiga funktioner

• Högkvalitativa samtal med garanterad fördröjning och minimalt jitter
• Smidigt arbetsflöde med våra verktyg för intelligent samtalsdirigering
• Återuppringningsfunktion som ringer upp numret igen tills det kopplas till agenten
• Omdirigering av samtal under hög belastning eller när utanför kontoret
• Samtalsmaskeringsfunktionen håller era personliga nummer privata

Vad är det CloudTalk saknar?

Enligt vissa användare behövde CloudTalk Analytics en uppdatering, något som skulle ge våra användare djupare insikter i de data som driver deras verksamhet framåt.

Vi svarade på uppmaningen och lanserade nyligen Analytics 2.0, ett kraftfullt nytt ramverk för datavisualisering som ger användarna djupgående rapporter om den dagliga verksamheten på deras callcenter. Identifiera problemområden och tillämpa datadrivna lösningar snabbare än ni/er någonsin trodde var möjligt.

Vilken typ av företag är det bäst för?

CloudTalk is the perfect phone system for mid-sized companies looking to grow. Typically, it’s used in sales for outbound calls and in customer service for inbound calls.

Prissättning

2. RingCentral

När ni/er tänker på lösningar för VoIP-telefoni är RingCentral bland de första ni kommer att tänka på. Det är inte konstigt att företaget har funnits på marknaden i över 20 år och har byggt upp ett ganska gott rykte.

RingCentrals fördelar

RingCentral har ett stort utbud av funktioner och erbjuder röst och video i HD-kvalitet. Leverantören passar bra för företag eftersom den tillhandahåller en omnikanalupplevelse, verktyg för kvalificering av leads, hantering, samarbetsfunktioner och prestanda – allt i en enda programvara.

Viktiga funktioner

• SIP-trunking
• IVR
• Samtalsinspelning
• Samtalsdirigering
• Kontakthantering

Vad är det RingCentral saknar?

Trots alla positiva saker saknar RingCentral många viktiga verktyg som moderna företag behöver.

Funktioner som native sentiment analytics, tal till text-transkription, smart dialer eller Kunskapsbaserad dirigering ingår endast i Contact Centre Solution. Detsamma gäller för vissa funktioner för hantering av agenter, som övervakning.

Verktyget för Samtalsinspelning och avgiftsfria nummer är endast tillgängliga som tillägg mot en extra kostnad.

Dessutom kan RingCentrals implementering ta så mycket som 90 dagar och innebär en implementeringsavgift. RingCentral UI är inte heller alltid det vänligaste att arbeta med.

Vilken typ av företag är det bäst för?

RingCentral MVP är en flexibel molnbaserad lösning som är idealisk för företag i alla storlekar.

Prissättning

3. Nextiva

Nextiva är en stor aktör på VoIP-marknaden och tillhandahåller tjänster till mer än 15 000 kunder. Nextiva anses allmänt vara användarvänligt – användarna kan börja ringa inom några minuter tack vare en enkel och intuitiv installationsprocess. Dessutom är Nextiva värd för systemet, vilket innebär att underhållet av programvaran är Nextivas ansvar.

Nextivas fördelar

Nextiva erbjuder olika avancerade funktioner, inklusive konferenssamtal, transkription av röstmeddelanden, flernivåvakt och mycket mer. Leverantören integrerar också med lösningar som Zendesk, ConnectWise eller MS Teams.

Nextivas HIPAA-kompatibla virtuella faxning gör det till en bra lösning för vårdpersonal. Medicinsk personal kan dela information utan att behöva oroa sig för dataintrång.

Dessutom innebär support dygnet runt att agenter alltid finns till hands för att hjälpa er/er.

Viktiga funktioner

• Obegränsat antal samtal
• Inspelningar av videokonferenser
• Appar för mobiler och datorer
• Optimering av arbetsflöde
• Omnikanalskommunikation

Vad är det Nextiva saknar?

Även om Nextiva är en välkänd VoIP-lösning finns det några frågor som ni/er bör känna till när ni överväger denna leverantör:

Integrationer: Nextiva saknar vissa integrationer, som Slack eller Zapier. Med Zapier kan användare ansluta sitt VoIP-telefonisystem till tusentals icke-infödda system.

Priser: Många anser att Nextivas priser är höga, särskilt för småföretag.

Vilken typ av företag är det bäst för?

Företag behöver ett robust, säkert och tillförlitligt telefonisystem som fungerar på alla enheter och har avancerade funktioner som videokonferenser, mobilappar, Samtalsinspelning med mera.

Prissättning

4. Vonage

Vonage är en av de mest kända leverantörerna av virtuella telefoner i världen. De har varit i branschen i över 20 år och har etablerat ett avundsvärt rykte som marknadsledare.

Vonages fördelar

• Funktionen Virtual Receptionist gör det möjligt att vidarekoppla samtal till andra avdelningar.
• Dessutom kan företag erbjuda alternativ för samtalsdirigering så att de som ringer kan använda antingen sitt namn eller en anknytning för att ringa. Innan samtalsdirigering sker till en avdelning kan den som ringer också använda företagets nummerupplysning.
• Även när företag använder molntjänster som förbrukar mycket bandbredd, t.ex. samarbets-, chatt- och videoverktyg, säkerställer Vonages funktioner för nätverksoptimering samtalskontinuitet och samtalskvalitet.

Viktiga funktioner

• Stabilitet och tillförlitlighet
• Auto-attendant
• Integrationer i CRM
• Röst- och videokonferenser
• Tjänster för vidarekoppling av samtal

Vad är det Vonage missar?

Tyvärr för kunderna har Vonage dragit nytta av sitt rykte genom att ta mycket mer betalt för sina tjänster än andra jämförbara leverantörer av programvara för virtuella telefoner.

Vonages prissättning inkluderar också många dolda avgifter som gör tjänsten mycket dyrare än väntat.

Detta kan vara en verklig nackdel för småföretag som behöver vara mer kräsna när det gäller hur och var de använder sina resurser.

Vilken typ av företag är det bäst för?

Vonage är bäst för företag som letar efter en väletablerad leverantör.

Prissättning

5. 8×8

8×8 är en lösning för telefoni med fokus på integrationer och analys. Leverantören är väl lämpad för företag, men abonnemang med lägre nivåer fungerar också för mindre organisationer. Det finns många fördelar som 8×8 kan erbjuda sina abonnenter.

8×8:s fördelar

Först och främst har leverantören gjort ett bra jobb med att bygga ett Analytics-system som effektivt kan spåra storskaliga affärsprocesser. 8×8:s rapporteringssystem centraliserar all data på ett enda ställe, så att cheferna kan göra sina team mer organiserade och snabba upp arbetsflödet. Du får också rapporter i realtid.

Sedan har vi lösningens omfattande integrationer med programvara som Salesforce, Slack, Microsoft Teams och många fler. Dessutom får 8×8-användare obegränsade samtal till 40+ länder. 8×8 telefoniprogramvara levereras med en smart dialer, Klicka-och-ring, och samtalsinspelning.

Viktiga funktioner

• Ledning av callcenter
• IVR
• Kontakthantering
• Analys och rapportering
• Samtalsövervakning

Vad är 8×8 Missing?

Om ni/er har ett företag som arbetar globalt finns det några saker med 8×8 som ni kanske vill tänka på:

En viktig begränsning, främst för stora internationella företag, är att det finns regionala begränsningar för obegränsade samtal. Användare med den grundläggande Express-planen kan bara använda obegränsade samtal i USA och Kanada.

Fysisk plats krävs: Ni/er behöver ha ett kontor där ni vill ringa för att få ett nummer därifrån.

Geografiska begränsningar för SMS: Ni/er kan endast använda SMS-funktionen i USA och 8×8 täcker inte kostnader för mobilnummer i Brasilien.

Integrationer: 8×8 samarbetar inte med telekomföretag, så användare kommer inte att ha inbyggd integration med specifika lösningar som WhatsApp. Integrationer som inte är inbyggda måste konfigureras av teknikteamet.

Funktioner: 8×8 saknar funktioner som samtalstaggning för effektivare samtalsprocesser, samtalsmaskering för att skydda er personliga information och API:er för att ansluta till de verktyg ni/er älskar. Automatiseringsverktyg som knappvalsmeny, Kunskapsbaserad dirigering eller automatiserad återuppringning finns endast med högnivåplaner. Ni/er måste betala extra för att få en Samtalsinspelning.

Vilken typ av företag är det bäst för?

Flexibel för alla typer av företag.

Prissättning

6. Aircall

Aircall är en avancerad lösning för samtal som används av över 15 000 kunder. Den är utformad för att påskynda försäljningsprocesser, boosta kommunikationen med potentiella kunder och stänga fler affärer. Ni/er kan automatiskt upprininga flera kandidater i en back-to-back-kö och få fram viktig kontaktinformation direkt i telefonens gränssnitt.

Aircalls fördelar

Aircall utmärker sig när det gäller automatisering. Leverantören har också många användbara integrationer, inklusive Intercom, Pipedrive och Zapier. Dessutom erbjuder de avancerade automatiseringsverktyg, användarvänliga appar och pålitlig kundtjänst.

Viktiga funktioner

• Automatisk samtalsdistribution
• Samtalsövervakning
• Vidarekoppling
• Samtalsinspelning
• Vidarebefordring

Vad är det Aircall missar?

Aircall saknar några viktiga funktioner för videosamtal. Webinar-hosting och skärmdelningsfunktioner är starkt begränsade på plattformen, vilket kan leda till en hel del frustration för användarna.

Vilken typ av företag är det bäst för?

Aircall är en samtalsprogramvara som främst riktar sig till småföretag som använder telefonen för att genomföra försäljnings- och supportaffärer dagligen, men absolut inte alla. Tänk på hur ofta ditt team använder Smart dialers. Ni kanske ska överväga att leta någon annanstans om de är en viktig del av ert dagliga arbete.

Prissättning

7. CallHippo

CallHippo är ett molnbaserat telefonisystem som gör det möjligt för företag att hantera sin försäljning och kundtjänst på ett enkelt sätt. Programvaran erbjuder funktioner som samtalsanalys, Samtalsinspelning, automatisk uppringning och mycket mer.

CallHippos fördelar

• Prisvärda prisplaner för att passa olika affärsbehov.
• Integrationer med olika verktyg från tredje part.
• Kundtjänst dygnet runt, alla dagar i veckan.
• Mobilapplikation för affärshantering på språng.
• Skalbara lösningar för att växa med verksamheten.

Viktiga funktioner

• Samtalsanalys: Ger insikter om samtalsvolym, samtalslängd och mycket mer.
• Samtalsinspelning: Registrerar och lagrar alla samtal för framtida referens.
• Automatisk uppringning: Automatisk upprining av nummer för försäljnings- och supportverksamhet.
• Power Dialer: Maximerar säljteamens produktivitet genom att effektivisera utgående samtal.
• System för knappvalsmeny: Erbjuder en meny med alternativ för kunder att rikta sina samtal.

Vad är det CallHippo saknar?

CallHippos prisstruktur kan vara förvirrande, och dess planer begränsar antalet samtidiga samtal per användare. Dessutom har vissa användare rapporterat att programvarans mobilapplikation är långsam och kraschar ofta.

Vilken typ av företag är det bäst för?

CallHippo är bäst lämpat för små och medelstora företag som behöver ett kostnadseffektivt telefonisystem för att hantera sin försäljning och kundtjänst.

Prissättning

Alla dessa verktyg erbjuder unika fördelar som kan tillgodose olika affärsbehov och storlekar. Ta hänsyn till dina specifika krav, t.ex. samtalsvolym, nödvändiga integrationer, budgetbegränsningar och önskade analysverktyg, för att välja det verktyg för utgående samtal som passar ditt företag bäst.

Ge säljarna på ditt callcenter de verktyg de behöver

Läs gratis

Slutsats

Utgående samtal spelar en viktig roll för att öka företagens framgång och fungerar som en viktig kanal mellan företag och deras potentiella kunder. För att maximera fördelarna med utgående samtal bör företag använda ett strategiskt tillvägagångssätt som omfattar avancerad teknik, dataanalys och skräddarsydda manus, samtidigt som de följer rättsliga standarder.