Vad är Hosted PBX, hur fungerar det och varför kan ditt företag behöva det?

Den traditionella fasta telefonin blir alltmer föråldrad – till den grad att vissa länder helt slutar använda den. Som svar på detta har många företag sökt sig till värdbaserade PBX-tjänster, vilket har fått marknadsstorleken att explodera till 63 miljarder dollar.

Och när de nu byter till en hostad PBX-växel får de några riktigt fina fördelar: Kostnadsbesparingar, flexibilitet på distans och omfattande AI-drivna funktioner, till exempel.

Så är det dags att ni/er följer efter? Låt oss argumentera för värdbaserad PBX så att ni/er kan fatta ett välgrundat beslut.

Viktiga slutsatser:

• En hostad PBX är ett telefonisystem för hantering av samtal som hostas utanför dina lokaler av en tredjepartsleverantör.
• För att använda hosted PBX-lösningar behöver ni/er en leverantör, en internetanslutning och en VoIP-aktiverad enhet (en telefon, stationär dator, surfplatta etc.).
• Hosted PBX är enklare att konfigurera, mer kostnadseffektivt, mer skalbart och mer framtidssäkert än ett traditionellt, lokalt alternativ.
• När ni väljer en leverantör av en hostad PBX bör ni/er ta hänsyn till funktioner, prisplaner, support och hur lätt lösningen kan integreras med era andra affärsverktyg.

Vad är Hosted PBX?

En lösning med en hostad PBX ger en rad funktioner och fördelar, som vi kommer att utforska om ett ögonblick. För att förstå vad en värdbaserad PBX är måste ni/er dock först förstå vad en PBX är.

Vad är en PBX (Private Branch Exchange)?

En privat telefonväxel är ett privat telefonsystem som företag använder för att ansluta och dirigera/rutt interna och externa samtal.

Flera användare kan anslutas till en enda linje och dirigeras/ruttas via sina unika anknytningar. Detta gör att ni/er kan ringa gratis interna samtal och dirigera inkommande samtal till rätt plats via ett enda telefonnumret.

PBX-system finns i tre huvudvarianter: Traditionell PBX, IP PBX och hostad PBX.

• En traditionell PBX är ett lokalt system som ansluts till det allmänna kopplade telefonnätet (PSTN). De använder fysiska, analoga telefonlinjer för att överföra röstdata.
• IP PBX, eller digital PBX, använder VoIP för att överföra samtal via en internetanslutning. Den kan installeras på ditt kontor eller hos en tredjepartsleverantör, där den levereras som en hostad IP PBX-tjänst.
• Och sedan finns det värd PBX telefonisystem, som vi kommer att utforska mer djupgående nedan.

Vad innebär det att en PBX är ”hostad”?

En hostad PBX – ibland även känd som HPBX – är ett virtuellt telefonisystem som hostas utanför webbplatsen av en tredjepartsleverantör. Den använder VoIP-teknik (Voice over Internet Protocol) som gör det möjligt för företag att ringa och hantera samtal över Internet.

Det innebär i princip att telefonisystemet är placerat hos en tjänsteleverantör utanför företagets lokaler, snarare än på företagets fysiska plats.

Hostingleverantören ansvarar för installation, konfiguration, hantering och underhåll, vilket avsevärt sänker företagskostnaderna och ökar produktiviteten.

Vad gör PBX och hur fungerar det?

Den grundläggande uppgiften för en PBX är att ansluta, dirigera/rutt och hantera interna och externa samtal. För att fullgöra denna uppgift är ett telefonisystem med värdväxel beroende av tre primära komponenter: En leverantör av en hostad PBX, en internetanslutning och VoIP-aktiverade enheter.

1. En värd PBX-leverantör
   En värd PBX-leverantör är den tjänst som ni / er använder för att ”vara värd” för ditt PBX-system. Med andra ord lagrar de all din utrustning i sina privata datacenter. De tar hand om de komplicerade, tekniska sakerna som installation, drift och löpande underhåll. Och de ansvarar för att säkerställa högkvalitativ, säker och tillförlitlig kommunikation.
   
2. En internetanslutning
   För att använda värdbaserade VoIP PBX-tjänster behöver ni/er en pålitlig, snabb internetanslutning med gott om bandbredd. Varför behöver du det? För om din internetanslutning är opålitlig eller långsam kommer det att försämra kvaliteten på dina samtal och göra dina kunder frustrerade.
   
   Lyckligtvis bör den internetanslutning ni/er redan har vara tillräckligt bra. Vi rekommenderar en internethastighet på minst 100 kbps per användare.
   
3. VoIP-aktiverad enhet
   En VoIP-aktiverad enhet är en enhet som gör att ni/er kan ringa samtal över internet. Så tillsammans med VoIP-bordstelefoner och mobiltelefoner kan ni/er också använda er stationära eller bärbara dator.

SIP-trunking: Ett alternativ till Hosted PBX

Om ni/er använder ett traditionellt lokalt PBX-system men inte känner er redo att helt övergå till molnet kan ni vända er till SIP-trunking (Session Initiation Protocol).

SIP-trunking ger ditt företag VoIP-funktioner och -fördelar utan att du behöver se över hela din lokala PBX. Det innebär att du ersätter dina befintliga analoga telefonlinjer med SIP-trunkar, som i huvudsak är digitala telefonlinjer.

SIP-trunkar omvandlar röstdata (liksom video, e-post, SMS med mera) till komprimerade digitala paket som skickas till slutdestinationen via internet.

Leverantörer av SIP-trunkar hostar dina SIP-trunkar i sina lokaler. Men till skillnad från ett helt molnhostat PBX-system behåller och hanterar ni/er fortfarande er befintliga PBX-utrustning. Detta kallas ofta för ett hybrid PBX-system eller en VoIP-hostad PBX.

Konfigurationen av SIP-trunking är mer komplex och dyrare än att konfigurera ett helt molnbaserat PBX-system.

Du måste konfigurera dina SIP-trunkar så att de fungerar med din befintliga PBX. Ni/er måste också konfigurera SIP-slutpunkter och brandväggar. Så SIP-trunking rekommenderas i allmänhet för företag med komplexa telefonsystem som vill underlätta molnmigreringen.

Fördelarna med Hosted PBX

Vilka är fördelarna med en värdbaserad PBX i jämförelse med dess traditionella motsvarighet? Låt oss diskutera detta.

Det är enklare att konfigurera och underhålla

För att få konfiguration med ett traditionellt telefonisystem måste ni/er installera och konfigurera en massa kostsam utrustning. Och om något går sönder eller blir föråldrat måste ni/er ha – eller hyra – expertis för att fixa eller uppgradera det. Detta gör installation och underhåll komplicerat.

Hosted PBX-leverantörer eliminerar den stressen genom att hantera all installation, konfiguration och underhåll åt er/er. Till skillnad från ett traditionellt PBX-system, som kan ta veckor att konfigurera, kan en hostad PBX vara igång på bara några dagar.

Med CloudTalk kan ni/er till exempel konfigurera hela telefonisystemet på bara några timmar, vilket minimerar stilleståndstiden och boostar produktiviteten.

Ger kostnadsbesparingar

Förhandskostnaderna är vanligtvis mycket lägre om ni/er väljer en hostad PBX. Eftersom det inte krävs någon annan infrastruktur på plats än era VoIP-telefoner och routrar kan ni/er utnyttja fördelarna med VoIP med en stram budget.

Det finns inget behov av att anställa IT-team för konfiguration och underhåll av ditt hosted PBX-system. Och dina anställda kan till och med använda sina egna telefoner.

Om ni/er väljer ett traditionellt PBX-system står ni inför en rejäl investering. Enbart PBX-servrar kan kosta tusentals dollar, och sedan måste ni/er ta hänsyn till kostnaderna för installation, konfiguration och underhåll av all er lokala utrustning.

Naturligtvis varierar de exakta kostnadsbesparingarna du tittar på. Hosted PBX-tjänster erbjuder vanligtvis differentierade abonnemangspaket som innehåller olika funktioner. Så kostnaden för din lösning beror på ditt affärsbehov.

Varför inte kolla in vår djupgående guide till prissättning av telefonisystem för företag för att få en bättre uppfattning om hur prisplaner varierar mellan leverantörer?

Erbjuder ett större utbud av funktioner

Om de vill behålla sin konkurrenskraft måste de hostade PBX-tjänsterna ge sina kunder optimerade samtalsupplevelser. Därför erbjuder värdbaserade lösningar en rad kraftfulla funktioner utöver de grundläggande samtalsfunktionerna som tillhandahålls av traditionella PBX.

Ta CloudTalk’s lösning för affärssamtal. Den erbjuder ett urval av AI-drivna funktioner, inklusive interaktiv röstrespons (knappvalsmeny), automatiska samtalsaviseringar, samtalstranskription och mycket mer för att möta moderna affärsbehov.

Bättre lämpad för distans- och hybridarbete

Hosted PBX-leverantörer låter anställda ladda ner en programvara till sin stationära dator, bärbara dator eller mobila enhet. Denna programvara kan förvandla deras fjärrenhet till ett fullfjädrat telefonisystem med samma funktioner som VoIP-skrivbordstelefoner.
Det innebär att medarbetarna kan ringa och svara på arbetssamtal från vilken plats som helst. Ni/er kan även konfigurera samtalsöverföringar för att säkerställa att inkommande samtal alltid dirigeras/ruttas till en tillgänglig medarbetares enhet, oavsett om det är en skrivbordstelefon eller en mobil.

Å andra sidan är ett traditionellt PBX-system i stort sett lika med att kedja fast medarbetarna vid sina kontorsbord. Det här är en stor fördel med det hostade alternativet om ni/er vill möjliggöra distansarbete och hybridarbete.

Lättare att anpassa och skala upp och ner

De dolda kostnaderna för icke-skalerbar programvara och hårdvara kan snabbt bli höga. Eftersom värdbaserad PBX inte förlitar sig på en rigid fysisk infrastruktur är den i sig mer skalbar och svarar bra på fluktuerande affärsbehov.

Om ni/er till exempel behöver lägga till användare under högsäsong kan ni göra det utan att behöva köpa dyr ny utrustning. Och om efterfrågan minskar kan ni/er skala ner igen utan att behöva oroa er för overheadkostnader.

Ni/er kan också lägga till nya funktioner och definiera nya regler utan att behöva vara expert – eller anställa en.

Med en lösning som CloudTalk behöver ni/er inte heller oroa er för omfattande och tidskrävande utbildning av nya agenter. Vår lösning för företagssamtal är utformad med ett användarvänligt gränssnitt. När du har skalat upp kan dina nya teammedlemmar komma igång snabbt.

Enklare att integrera med din befintliga teknikstack

Hosted PBX-leverantörer erbjuder vanligtvis integrationer med de viktigaste affärsverktygen i din tekniska stack. CloudTalk ger er till exempel integrationer med ett klick med er CRM, programvara för försäljningsautomation, verktyg för affärsinformation och mycket mer.

Varför är detta så fördelaktigt?

Integrationer förenklar arbetsflöden genom att centralisera dina olika affärsapplikationer på en plattform. Istället för att växla mellan olika appar kan ni/er få tillgång till de funktioner ni behöver på en enda, lättillgänglig plats.

Ta CloudTalk’s HubSpot integration. Ni/er kan synkronisera HubSpot CRM för att få tillgång till kunddata – demografi, tidigare köp, kommunikationshistorik etc. – för alla era inkommande samtal, direkt i CloudTalk. Och ringa och ta emot samtal direkt i HubSpot.

Hjälper er/er att framtidssäkra er tekniska stack

Telefoninätverk baserade på traditionell infrastruktur (som fasta telefoner) börjar nå slutet av sin livslängd. De har varit i drift i många år, lider av betydande slitage och har blivit allt dyrare att underhålla.

Regeringar runt om i världen har därför beslutat att det inte är kostnadseffektivt att fortsätta underhålla dessa nätverk. Det är därför som till exempel Storbritannien håller på att fasa ut PSTN med en fullständig avstängning planerad till 2025. Det är en del av den brittiska regeringens initiativ för att helt övergå från analoga till digitala telefonlinjer.

Och de är inte de enda. Australien, Nya Zeeland och Danmark är några av de andra länder som planerar en utfasning av PSTN. Ni/er riskerar alltså att använda föråldrad teknik för er företagskommunikation om ni håller fast vid traditionell PBX.

Hosted PBX använder modern VoIP-teknik för att möjliggöra internetbaserade samtal. Dessutom uppdaterar leverantörerna kontinuerligt sina system för att ge användarna de senaste funktionerna och de mest efterfrågade funktionerna.

Som ett resultat är hosted PBX-system framtidssäkrade och hjälper er/er att uppnå långsiktig hållbarhet, konkurrenskraft och tillväxt.

Lokal PBX vs. Hosted PBX

En lokal PBX är en dyr, stel lösning med begränsade samtalsmöjligheter som har svårt att uppfylla kraven i den moderna affärsmiljön.

Hosted PBX är kostnadseffektivt, flexibelt och rikt på avancerade funktioner som stöder samarbete och kundfokuserad kommunikation.

Här är en jämförelse sida vid sida som hjälper er/er att se skillnaderna:

Vad du bör tänka på när du väljer en leverantör av hostad PBX

Vad ska ni/er leta efter hos en PBX-värd? Låt oss gå igenom de viktigaste sakerna att tänka på när du jämför leverantörer av hostade PBX-växlar:

Var uppmärksam på samtalskvaliteten

Med så mycket fokus på att leverera snabba och smidiga samtalsupplevelser är det lätt att samtalskvaliteten blir en eftertanke.

Vi har dock undersökt hur viktig samtalskvaliteten är för företag och upptäckt att 42% av kunderna undviker att ringa företagets kundtjänst efter att ha upplevt problem med ljudkvaliteten.

Och det är inte bara dina kunder som kan bli av med sina tjänster, utan även dina anställda. Problem med ljudkvaliteten distraherar och frustrerar medarbetarna. Det förstör deras koncentration och effektivitet, vilket gör det svårare för dem att ha produktiva konversationer.

Faktum är att dålig samtalskvalitet kan kosta ditt företag 6 000 000 USD varje år bara i förlorad arbetsinkomst.

Välj en leverantör av en hostad PBX som konsekvent prioriterar samtalskvalitet. De bästa leverantörerna bör ha en global serverinfrastruktur, erbjuda liveövervakning av samtalskvaliteten och vidta åtgärder för att garantera låg latens och minimera driftstopp.

Se till att ni/er har ett brett urval av telefonnumren för företag

Ni/er behöver inte ha ett fysiskt huvudkontor i ett land för att etablera en lokal närvaro där. Allt ni/er behöver är ett lokalt telefonnumret. Men erbjuder er hostade PBX-leverantör lokala och avgiftsfria nummer i de länder där ni/er är verksamma?

Leta efter en leverantör med en bred tillgänglighet av telefonnumren för företag. CloudTalk är för närvarande marknadsledande med telefonnumren tillgängliga i över 160 länder.

Utforska de tillgängliga funktionerna och funktionaliteterna

Innan ni/er börjar jämföra leverantörer bör ni skriva en lista över de funktioner som ert affärsbehov kräver i ett hostat PBX-system.

Identifiera viktiga funktioner och ” nice-to-haves ” så att ni/er kan kontrollera att era favoriter har de funktioner ni behöver för att uppfylla era affärsmål.

Och kom ihåg att den lösning som har flest funktioner inte nödvändigtvis är den bästa. Om du betalar mer för en massa snygga funktioner som du aldrig kommer att använda, kommer du inte att få ut mesta möjliga för pengarna.

Granska prissättningsplaner och den valuta för pengarna de ger

De flesta leverantörer av värdbaserade växlar erbjuder tre eller fyra prisplaner för att passa olika behov och budgetar. De kan till exempel ha en PBX för småföretag, en PBX för medelstora företag och en PBX för stora företag, alla med olika funktioner.

Se dig omkring för att hitta den plan som ger mest valuta för pengarna.

Se bortom den månatliga abonnemangsavgiften för att avgöra det långsiktiga värdet. Har lösningen funktioner som effektiviserar verksamheten och ger kostnadsbesparingar? Vad sägs om AI-drivna funktioner som förbättrar kundupplevelsen, kundnöjdheten och intäkterna?

Kom ihåg att ni/er alltid kan uppgradera eller nedgradera beroende på era affärsbehov. Utvärdera därför alla prisplaner som erbjuds av er valda leverantör för att säkerställa att de kan tillgodose era/era behov i takt med att ni växer.

Leta efter integrationer med dina befintliga affärsverktyg

De flesta hostade PBX-tjänster erbjuder inbyggda integrationer. Men täcker din leverantör alla viktiga affärsverktyg i din tekniska stack? Det är något ni/er bör ta reda på innan ni investerar i en lösning.

Ta till exempel ditt CRM-system. Det är ert mest kraftfulla verktyg för att hantera kunddata, vilket gör att ni/er kan erbjuda personliga kundupplevelser under hela kundlivscykeln och skapa lojalitet i stor skala.

Nästan alla affärsbehov ni/er kan tänka er behöver ett CRM-system (vilket förklarar varför den globala CRM-marknaden är värd 65 miljarder dollar). Leverantörer av hostade PBX-tjänster vet detta, vilket är anledningen till att de bästa av dem vanligtvis erbjuder enkla integrationer med de mest populära CRM:erna på marknaden.

Med det sagt stöder vissa leverantörer bara integrationer med de största namnen i spelet, som Salesforce och HubSpot. Om ni/er inte vill byta CRM, leta efter en leverantör som erbjuder integrationer med det CRM som ni redan använder. Tillsammans med Salesforce och HubSpot stöder CloudTalk integrationer med Zoho CRM, Onpipeline CRM, Copper och mer – och det är också enkelt att använda Zapier för att skapa anpassade integrationer.

När du studerar en potentiell leverantörs webbplats, leta efter information om deras inbyggda integrationer och om de också erbjuder API:er. Om ni/er pratar direkt med en leverantör, se till att fråga dem vilka verktyg deras lösning fungerar med. Eller ännu bättre, berätta för dem vilka av era nuvarande lösningar ni/er inte klarar er utan.

Tänk noga igenom säkerhet och tillförlitlighet

Det är en vanlig missuppfattning att molnbaserade PBX-system är mindre säkra än lokala alternativ. Faktum är att byte till en molnbaserad PBX-lösning kan skydda era data mot hot bättre än lösningar på plats – förutsatt att ni/er väljer rätt PBX-tjänst.

Ansedda leverantörer av hostade växlar har strikta säkerhetsåtgärder och protokoll inbyggda i kärnan av sina lösningar. Kontrollera att den leverantör ni/er väljer har implementerat robusta och tillförlitliga säkerhetsåtgärder och metoder som t.ex:

• End-to-end kryptering av samtal.
• Säker Samtalsinspelning.
• Multifaktorautentisering.
• Säkerhetscertifieringar och efterlevnad, till exempel PCI, SOC och STIR/SHAKEN.
• Regelbundna korrigeringar och uppdateringar.
• Konsekventa penetrationstester och revisioner.

Glöm inte att kontrollera tillförlitligheten hos dessa säkerhetsåtgärder genom att läsa verifierade recensioner från kunder.

Utforska tillgängligheten och kvaliteten på det stöd som erbjuds

Varje minut av stilleståndstid kostar pengar för ditt företag. Ni vill vara säkra på att om ni/er skulle stöta på problem kan ni lita på att er PBX-leverantör är tillgänglig och lättillgänglig.

Kontrollera därför vilken supportnivå som din leverantör erbjuder. Verifiera:

• Tillgänglighet: Erbjuder din leverantör support 24/5 eller 24/7?
• Kanaler: Kan ni/er få support via telefon, e-post och/eller livechatt?
• Svarstider: Hur snabbt kan ni/er få support från er leverantör? Kommunicerar de några garanterade svarstider för support? CloudTalk’s genomsnittliga svarstid är under en minut.
• Resurser för självbetjäning: Finns det ett brett urval av lättillgängliga självbetjäningsresurser som felsökningsguider, artiklar om hur man gör och vanliga frågor?

Välj Hosted PBX för att boosta produktiviteten och sänka kostnaderna

Vill du övergå till molnet men inte göra det ensam? En molnbaserad PBX är det perfekta valet för företag som vill sänka kostnaderna och dra nytta av alla fördelar med molnbaserad PBX samtidigt som produktiviteten maximeras.

Låt din leverantör hantera allt från konfiguration och installation till underhåll och säkerhet. Allt medan du ger dina anställda möjlighet till flexibelt distansarbete, förbättrad kommunikation och integrationer som boostar produktiviteten.

Tror ni/er att ni är redo att byta till en värdbaserad PBX? Om så är fallet, varför inte ringa oss?