Förklaring av utgående dialers: Typer, fördelar och bästa praxis

Den genomsnittliga konverteringsgraden för kalla samtal är 2%. Men om målet är att driva mer utgående försäljning, hur gör ni/er då? Ring fler och bättre samtal snabbare med en outbound dialer.

Utgående dialers är inte alla skapade lika. Det finns flera olika typer, var och en med sina egna fördelar och bästa användningsfall. Idag ska vi berätta allt om dem för er/er. Läs vidare för att upptäcka den bästa outbound dialern för er/er!

Viktiga slutsatser:

• Outbound dialers kan delas in i fyra grundläggande typer baserat på komplexitet och användningsområde: Auto Dialers, Predictive Dialers, Power Dialers och Smart Dialers.
• Genom att använda dialerprogramvara för ett callcenter för utgående samtal kan ni/er optimera teamets effektivitet, kundengagemang, leadhantering, konverteringsfrekvenser etc.
• Genom att matcha den bästa outbound dialern med ert användningsfall kan ni boosta lyckade samtal med 400 %, nå 3 gånger fler leads varje dag och minska samtalstiderna med 50 %.

Vad är en utgående uppringare?

Outbound dialers är ett paraplybegrepp som ofta används för att hänvisa till alla typer av automatiska uppringningssystem (ADS). Som namnet antyder är detta mjukvarulösningar som automatiserar uppringningsprocessen för utgående samtal, oftast kalla säljsamtal.

Även om det finns flera olika typer av autodialers har de alla flera gemensamma drag som gör dem till en hörnsten i moderna strategier för utgående försäljning.

Viktigast av allt är att de tar bort behovet av manuell uppringning, vilket snabbar upp uppringningsprocessen avsevärt, möjliggör maximalt utnyttjande av arbetskraften, mindre team och upp till 3 gånger fler uppringda samtal per dag.

Varför ska ni/er använda en Outbound Dialer?

Efter att ha berört ämnet i föregående avsnitt är det inte mer än rätt att vi ägnar lite tid åt att utforska fördelarna med att använda en utgående dialer. Här är vad ni/er kan se fram emot efter att ha infört någon typ av ADS i er verksamhet.

• Ökad operativ effektivitet:

Outbound dialers ökar säljteamens effektivitet avsevärt genom att automatisera uppringningsprocessen. Istället för att manuellt slå varje nummer kan agenter fokusera på att engagera sig med prospekt, vilket leder till 3x fler samtal per dag och fler möjligheter till konvertering.

• Förbättrat engagemang hos kunderna:

Genom att effektivisera uppringningsprocessen kan agenter ägna mer tid åt att bygga relationer med potentiella kunder. Med funktioner som Samtalsinspelning och CRM-integrationer kan agenter anpassa interaktioner och ge bättre service, vilket i slutändan förbättrar kundnöjdheten och kundlojaliteten.

• Förbättrad leadhantering och konversationer:

Outbound dialers hjälper till att hantera leads mer effektivt genom att organisera kontaktlistor, schemalägga uppföljningssamtal och spåra interaktioner. Detta strukturerade tillvägagångssätt kan erbjuda en 98% noggrannhet vid verifiering av nummer och säkerställer att inget lead faller mellan stolarna, vilket resulterar i högre konverteringsgrad och intäkter.

• Minskad inaktivitetstid för agenter:

Med utgående dialers behöver agenterna inte vänta lika länge mellan samtalen, eftersom systemet automatiskt ringer upp nästa nummer så snart det är ledigt. Detta minimerar inaktiv tid och håller agenterna produktiva under hela arbetspasset.

• Efterlevnad och riskhantering:

Utgående dialers är utrustade med funktioner som säkerställer efterlevnad av bestämmelser som Telephone Consumer Protection Act (TCPA) och DNC-listor (Do Not Call). Dialer-programvara hjälper till att minska risken för bristande efterlevnad och potentiella juridiska problem genom att automatiskt screena nummer och registrera samtycke.

Typer av utgående uppringare

Marknaden för outbound dialer är bred och varierad, med flera olika typer av programvara som erbjuds – var och en med sina egna fördelar, nackdelar, bästa praxis och idealiska användningsfall. För att hjälpa er/er att navigera i denna fråga har vi tagit fram denna tabell.

#1 Automatisk uppringning

Den mest grundläggande typen av utgående dialer. Den ringer nästa nummer i kön efter att det sista samtalet har avslutats.

Användningsfall: Låg kostnad, hög volym samtalsoperationer för enkel försäljning.

Kontrollera hur mycket Auto Dialer kostar.

Hur kan ni/er jämföra Auto vs Predictive dialer?

#2 Prediktiv uppringning

En outbound dialer som kan utvärdera och förutse callcenters kapacitet. Den kan initiera flera samtal samtidigt för varje agent för att maximera resursutnyttjandet.

Användarfall: Kampanjer med stora samtalsvolymer för mindre team med begränsade resurser.

#3 Power Dialer

Utgående dialer som ringer ett samtal åt gången per agent. Erbjuder en högre nivå av kontroll över utsedda samtalsköer. Är enkel att använda och kräver inga komplexa algoritmer för att fungera.

Användarfall: Balanserade kampanjer optimerade för både räckvidd och personalisering.

Hur mycket kostar Power Dialer?

Se varför ni/er ska välja Power Dialer framför Predictive Dialer.

#4 Smart Dialer

Den mest komplexa av alla outbound dialers. Kan användas för att skapa mycket skräddarsydda, anpassningsbara samtalsköer och kampanjer. Kan integreras med tredjepartsverktyg (CRM:er, Helpdesks, etc.) och Klicka-och-ring.

Användarfall: Medelstora kampanjer med högt värde optimerade för CSAT.

Läs mer om hur Smart Dialer prissätts.

Hur man väljer den bästa utgående uppringaren (för er/er)

Trots att de delar samma beteckning som utgående uppringare är varje typ mycket olika, vilket bör vara tydligt. Om ni/er vill hitta den som är rätt för er måste ni/er ta hänsyn till följande aspekter.

#1 Utvärdera dina affärsbehov och mål:

Innan du investerar i en outbound dialer bör du ta dig tid att fundera över dina affärsbehov och mål. Tänk på faktorer som storleken på ditt säljteam, hur dina utgående kampanjer ser ut och vilken målgrupp du har.

Fokuserar ni/er på att ringa kalla samtal med hög volym eller prioriterar ni personliga interaktioner med leads? Genom att förstå era unika krav kan ni/er lättare begränsa era alternativ och välja en dialer som uppfyller era affärsmål.

#2 Förstå din samtalsvolym och agenters kapacitet:

Utvärdera er samtalsvolym och agentkapacitet för att fastställa skalbarhets- och effektivitetskraven för er utgående dialer.

Om ni/er förväntar er höga samtalsvolymer och har ett stort team av agenter kan ni dra nytta av en Power Dialer som automatiskt kan justera uppringningshastigheten baserat på agenternas tillgänglighet.

Om ni/er däremot har ett mindre team eller varierande samtalsvolymer kan en progressiv eller Power Dialer vara mer lämplig för att anpassa samtalshastigheten till agenternas kapacitet på ett effektivt sätt.

#3 Överväg integrationer med tredje part:

Integration med dina befintliga CRM- (Customer Relationship Management) och programvaruplattformar är avgörande för sömlös drift och datahantering.

Välj en utgående dialer som erbjuder robusta integrationsmöjligheter med populära CRM-system, till exempel Salesforce, HubSpot eller Zoho CRM.

Detta säkerställer att ditt säljteam kan komma åt relevant information om kunden, spåra interaktioner och synkronisera data utan ansträngning, vilket effektiviserar arbetsflödet och ökar produktiviteten.

#4 Håll ett öga på efterlevnaden:

Att följa reglerna är, som vi nämnde tidigare, av största vikt om ni/er vill driva effektiva utgående kampanjer, särskilt internationellt. Därför är det viktigt att ni/er letar efter en leverantör som uppfyller alla krav i era målländer.

Viktiga funktioner att hålla utkik efter är automatisk rensning av DNC-listor (Do Not Call), hantering av samtycke till Samtalsinspelning och opt-out-mekanismer. Men ni/er bör också hålla utkik efter robusta krypteringsprotokoll och säker datalagring.

De 3 bästa metoderna för utgående uppringning

#1 Utbilda och utrusta ditt team:

Ge säljteamet omfattande utbildning för att säkerställa att de är skickliga på att använda programvaran för utgående uppringning och har de färdigheter som krävs för att ta kontakt med potentiella kunder på ett effektivt sätt.

Utbildningen bör omfatta olika aspekter, bland annat navigering i gränssnittet för dialer, förståelse av arbetsflöden för samtal, hantering av invändningar och utnyttjande av funktioner för integration med CRM.

Se också till att ditt team är utbildat i efterlevnadsbestämmelser och företagspolicyer för att minska riskerna och upprätthålla professionalism under interaktioner.

#2 Investera tid i skript och samtalsplanering:

Utveckla väl utformade manus och samtalsplaner för att vägleda ditt säljteam under kampanjer med utgående samtal.

Manus utgör ett ramverk för konversationer och uppmuntrar till äkthet och flexibilitet för att anpassa sig till varje prospekts unika behov och preferenser. Införliva viktiga samtalsämnen, värdepropositioner och strategier för invändningshantering i dina manus för att hålla interaktionerna fokuserade och effektiva.

Regelbundet granska och förfina skript baserat på feedback och prestationsmätningar för att kontinuerligt förbättra effektiviteten.

#3 Övervaka och analysera samtalsmätvärden:

Övervaka och analysera regelbundet samtalsmätningar för att utvärdera resultatet av dina kampanjer för utgående samtal och identifiera områden som kan förbättras. Spåra nyckeltal som anslutningsgrad, konversationer, genomsnittlig samtalslängd och agenternas utnyttjande för att mäta kampanjens effektivitet och agenternas produktivitet.

Utnyttja de rapporterings- och analysverktyg som tillhandahålls av din programvara för utgående uppringning för att få insikter om samtalstrender, identifiera högpresterande strategier och åtgärda eventuella problem eller flaskhalsar omedelbart.

Använd datadrivna insikter för att optimera uppringningsparametrar, förfina skript och fördela resurser effektivt för att maximera resultaten.

Avslutning

Vid det här laget borde det inte vara konstigt att så många företag värderar programvara för utgående uppringning så högt. Och med tanke på de senaste förbättringarna inom AI och automatisering kommer det sannolikt bara att bli mer effektivt.

Men dialers är inte allt som krävs för effektiva utgående samtal. Om ni/er verkligen vill få ut mesta möjliga av era ansträngningar måste ni implementera många av branschens bästa metoder och expertstrategier. Lyckligtvis har CloudTalk täckt det.