Hur man gör virtuella möten mer interaktiva: Din kompletta guide

Enligt Zippia ägnar organisationer cirka 15% av sin tid åt möten. 71% av dessa möten anses dock vara improduktiva. 55% av distansarbetarna tror dessutom att majoriteten av deras möten ”kunde ha varit ett e-postmeddelande”.

Möten – virtuella eller andra – ska inte bara innebära att en person talar och att de andra deltagarna lyssnar (eller inte lyssnar!). Om det är så, kunde det egentligen ha varit ett e-postmeddelande.

Hur man gör virtuella möten mer interaktiva är en nyckelfråga för alla företag med distansarbetare. Att hålla dem engagerade och intresserade av möten är det som kommer att göra dessa möten mer produktiva. Så hur kan ni/er göra det?

Viktiga lärdomar:

• Virtuella möten blir allt vanligare på många företag, och distans- och hybridarbete har blivit populärt bland både anställda och företag.
• Det kan vara svårt att hålla virtuella deltagare engagerade och involverade i möten, eftersom de har fler potentiella distraktioner och kan drabbas av tekniska problem.
• Hur man gör ett virtuellt möte interaktivt är en viktig fråga för företag att ställa sig, eftersom det bidrar till deltagarnas engagemang.
• Några användbara verktyg för att skapa engagemang vid virtuella möten är isbrytare, realtidsundersökningar eller enkäter och relevanta visuella hjälpmedel.
• Företag som framgångsrikt tar itu med frågan om hur man engagerar medarbetare virtuellt kommer sannolikt att se större förtroende inom sina team, en starkare företagskultur och mer produktiva möten.

Vilka är de största utmaningarna med att hålla dina möten online?

Hur man gör möten mer interaktiva är ingen ny utmaning för företag. Långt innan virtuella möten blev vanliga var företagen tvungna att fundera på hur de skulle hålla mötesdeltagarna engagerade.

Men det är förmodligen ännu svårare att främja ett starkt engagemang vid distansmöten. Det beror på dessa unika utmaningar med virtuella affärsmöten: :

• Tekniska problem, t.ex. uppkopplings- eller ljudproblem som ni/er inte har kontroll över, kan innebära att deltagarna missar viktig information. Det gör det svårare för dem att engagera sig effektivt med sina kollegor.
• När vi kommunicerar personligen spelar visuella signaler och kroppsspråk en stor roll för att förmedla sammanhanget. Utan dessa icke-verbala signaler kan det vara svårare att bygga upp en relation och ett förtroende bland mötesdeltagarna. Därför kan dina team vara mer reserverade och tveksamma till att dela med sig av sina åsikter under distansmöten.
• Trötthet på virtuella möten är ett erkänt psykologiskt fenomen. För lång tid på videokonferenser kan leda till utmattning, bristande produktivitet och konstant trötthet. Om det drabbar dina fjärrteam blir det ännu svårare att hålla dem engagerade och involverade i mötena.

Så vad finns det för effektiva sätt att öka interaktionen och deltagandet i onlinemöten?

Vet ni/er hur telepresence skiljer sig från videokonferenser?

Läs mer

6 tips för mer interaktiva möten med ditt virtuella team

Här är våra sex bästa tips på hur ni/er kan göra möten interaktiva, från isbrytare för virtuella möten till sätt att göra dem roliga:

#1 Välj rätt miljö för mötet

Att lära sig hur man gör virtuella möten interaktiva börjar redan innan mötena börjar – genom att tänka på mötesmiljön.

Ni/er vill att deltagarna ska vara uppmärksamma på diskussionen och inte distraheras av omgivningen. Ditt mål bör vara att göra din omgivning och din bakgrund så professionell som möjligt utan att vara för stel.

Hur man väljer rätt miljö

• För att minimera distraktioner bör du använda ett rum med en dörr som kan stängas.
• Hitta en plats där det finns lite bakgrundsljud.
• Se dig omkring och välj ett väl upplyst rum med en vanlig vägg eller bakgrund och naturligt ljus.
• Ställ upp kameran i ögonhöjd.
• Kontrollera att datorn är ansluten till elnätet och laddad.
• Kontrollera att ni/er har en stark internetanslutning.

Dessa små förändringar kommer att göra stor skillnad för den övergripande kvaliteten och professionalismen i ditt möte, utan att kräva mycket ansträngning. Genom att framstå som mer professionell är det mer sannolikt att du kontinuerligt påminner mötesdeltagarna om att de befinner sig i en affärsmiljö där deras uppmärksamhet och engagemang är en nödvändighet (även om de egentligen är hemma).

När du har konfigurerat din egen miljö är det dags att förbereda det virtuella mötesrummet. Se till att alla deltagare kan se och höra varandra tydligt.

Beroende på vilken plattform för interaktiva virtuella möten ni/er har valt kanske ni vill justera skärmen så att den passar ert varumärkes visuella identifiering. Till exempel genom att använda en virtuell bakgrund med varumärkesprofil. Ni/er kan också lägga till funktioner för att förbättra deltagarnas upplevelse, t.ex. grupprum, samt konfiguration av roller och inspelningsmöjligheter (om så krävs).

Om ni/er vill använda telefonkonferenser för mer än bara möten (till exempel för webbinarier eller produktlanseringar) måste ni naturligtvis ta hänsyn till de behoven också.

Om ni/er planerar i förväg kan ni göra ert virtuella mötesrum lika produktivt och engagerande som ett fysiskt möte, och det ger er en perfekt konfiguration för att hålla ett interaktivt onlinemöte.

#2 Använd isbrytare i början av mötet

Vad är ett sätt att öka interaktionen under ett virtuellt möte? Genom att inleda mötet på ett sätt som får deltagarna att känna sig mer bekväma med att dela med sig av sina idéer och insikter.

I sådana situationer kan det vara bra att ha några isbrytare i rockärmen som hjälper alla att slappna av och skapar en mer öppen och uppkopplad miljö för kommunikation i virtuella team.

Virtuella isbrytare bör vara snabba och lätta att delta i. Välj en som alla deltagare gillar eller har testat tidigare så att de känner sig bekväma från början. Få deras uppmärksamhet direkt, bryt ner barriärerna och du kommer att se att hela mötet går smidigt.

En isbrytare kan vara så enkel som att under en kort stund prata om ämnen som inte har med arbetet att göra. Eller så kan ni/er prova något av följande för att uppmuntra till en mer interaktiv virtuell konferens eller möte.

Exempel på isbrytare som ni/er kan testa:

• ”Team”- skämt – Isbrytare handlar om att få varandra att känna sig bekväma, så skämt eller glada kommentarer som är personliga för ditt team är bra. Ni/er kanske alltid retas med en kollega om vädret där de befinner sig eller ger uppdateringar om en gemensam hobby.
• ”Lär känna er”-frågor – En av de enklaste isbrytarna för virtuella möten är ”lär känna er”-frågor som hjälper teamen att känna sig mer sammansvetsade. Välj helt enkelt en intressant fråga, som ”vad är din favoritmat?” eller ”var är din drömsemester?”, och gå runt till deltagarna för att få deras svar.
• En sanning och två lögner – Ännu en enkel fråga. Ni/er går bara runt i gruppen och ber varje person att berätta en sanning och två lögner om sig själv. Sedan försöker resten av er att gissa vilken som är vilken.
• Virtuella charader – Här är en isbrytare för interaktiva videomöten. Välj ut en eller två av deltagarna som ska spela upp en charad som resten av gruppen ska gissa. Om ni vill hålla det hela lite mer affärsinriktat kan ni välja fraser som är relevanta för ert arbete.
• Visa och berätta – Välj en deltagare varje möte som får börja med att visa gruppen något som är intressant eller viktigt för dem. Det kan vara en rolig souvenir som de plockar upp eller kanske deras hund. Oavsett vad det är kommer det att hjälpa resten av teamet att lära känna dem lite bättre.

#3 Inkludera visuella hjälpmedel i alla presentationer

När de lättsamma isbrytarna är över är det dags att fundera på hur man kan göra virtuella möten roliga och interaktiva, även när man delar med sig av viktig information.

Det är svårt att behålla uppmärksamheten hos en grupp om du bara pratar med dem. Det är ännu svårare när du hanterar team som arbetar på distans. Det tar inte lång tid innan deltagarna börjar titta på högen med strykjärn i hörnet av vardagsrummet eller till och med börjar kolla sina mejl.

Att lägga till visuella hjälpmedel till presentationer på dina möten hjälper till att hålla uppmärksamheten uppe. Dessutom är många människor visuella inlärare, vilket innebär att de tar till sig information lättare när de kan se den. Så visuella hjälpmedel kan inte bara hålla mötesdeltagarna mer engagerade, de kan också hjälpa dem att komma ihåg vad du säger till dem.

Här är några exempel på visuella hjälpmedel som kan användas som interaktiva verktyg för virtuella möten:

Visuella hjälpmedel som ni/er kan använda i interaktiva möten

• Grafer och diagram – Dessa är utmärkta för virtuella möten där du bryter ner resultat eller prestationer. Grafer och diagram fungerar som intressanta visualiseringar av vad som annars kan verka torra eller tråkiga siffror. Ännu bättre är det om alla grafer pekar i rätt riktning!
• Bildspel eller kortlekar – Några enkla bilder med de viktigaste punkterna som du försöker förmedla är ett annat exempel på ett användbart visuellt hjälpmedel. Dessutom har det den extra bonusen att det påminner er om allt ni/er behöver ta upp.
• Mötesagenda – Det kanske inte finns några data att omvandla till ett diagram och ni/er har inte tid att skapa ett helt bildbord. Även om du bara delar din skärm och visar mötesagendan kan det fungera som ett visuellt inslag i ditt möte.

#4 Få feedback i realtid

Det här tipset om hur man gör virtuella möten mer interaktiva är ett av de enklare. Om ni/er vill ha deras synpunkter och få dem engagerade, så fråga dem!

Behandla inte dina möten som en enkelriktad gata. Se till att alla vet att de kan och bör dela med sig av sina åsikter och idéer. Hur ni/er gör det är upp till er, oavsett om ni väljer att skapa och dela en QR-kod eller en länk till ett feedbackformulär.

Vissa plattformar för interaktiva onlinemöten låter er/er göra undersökningar eller omröstningar i realtid medan era möten äger rum, vilket är bra. Det behöver dock inte vara så komplicerat.

Vid relevanta punkter under mötet kan du helt enkelt stanna upp och ställa frågor till dina kollegor.

Vad ni/er kan fråga era virtuella kollegor

• Är det något (annat) ni/er vill diskutera?
• Vad tycker ni/er om den idén? Finns det något sätt vi kan göra det bättre på?
• Är dessa tidsramar realistiska, eller bör vi ge oss själva mer tid?
• Tycker ni/er att vi behöver konfiguration av ett nytt möte för att diskutera den punkten vidare?

#5 Roller och uppgifter vid delegatmötet

Ofta är interaktivitet och engagemang kopplat till deltagande. Ett annat sätt att göra dina virtuella möten mer interaktiva är därför att tilldela deltagarna roller och uppgifter under mötet.

Beroende på mötets karaktär finns det några olika saker som ni/er kan be era kollegor att göra:

Uppgifter för mötesdeltagare att slutföra

• Anteckna eller föra protokoll – Ni/er vill sannolikt ha ett protokoll från mötet, så ni kan ge en deltagare i uppdrag att föra anteckningar. Ni/er kan också be dem att omvandla dessa anteckningar till ett mer organiserat protokoll för mötet efter att det är avslutat. Om du är orolig för att det kan distrahera dem från mötet kan dock viss virtuell callcentermjukvara hantera det åt er genom automatisk transkription och samtalssammanfattningar.
• Fungera som mötes ledare – Mötesledaren är ansvarig för att hålla saker och ting på rätt spår och inom ämnet. De har dagordningen framför sig och kan ingripa för att styra om diskussionen om den skulle spåra ur.
• Var tidtagare – Om ni behöver säkerställa att ert virtuella möte inte blir ens några sekunder försenat kan det vara bra att ha en tidtagare. Låt dem veta före mötet hur lång tid ni har på er att diskutera varje punkt på dagordningen. Då kan de varna alla om något tar för lång tid och hålla diskussionen igång.

#6 Introducera ett inslag av underhållning

Kommunikation vid distansarbete saknar ofta den typ av avslappnade, informella interaktioner som är normala i en kontorsmiljö. Distansarbetare går till exempel miste om snabba samtal med kollegor när de passerar deras skrivbord eller diskussioner i vattenkylaren om helgens TV-program.

Ett annat bra sätt att uppmuntra till mer engagemang i dina virtuella möten är därför att återinföra lite av det roliga och avslappnade samspelet.

Förutom de isbrytare vi diskuterade tidigare finns det massor av andra saker ni/er också kan prova:

Roliga inslag för dina virtuella möten

• Enkla uppdateringar – Det behöver inte vara raketforskning. Börja dina virtuella möten med att fråga hur ditt team mår eller vad de gjorde under helgen.
• Frågesport – Avsätt lite tid på ett och annat möte för roliga frågesporter. Kanske en gång i månaden kan du låta en annan deltagare komma på frågorna och testa sina kollegor.
• Teambuilding-spel – Hitta på några virtuella spel som dina team kan spela tillsammans. Kanske kan ni/er prova virtuell Pictionary, där alla måste gissa vad en kollega ritar? Eller kanske spela ja- eller nej-spelet där någon måste gissa en känd person med bara ja- eller nej-frågor.

Fördelarna med interaktiva virtuella möten

Vi har redan berört fördelarna med att veta hur man gör virtuella möten mer interaktiva. Det är dock värt att sammanfatta dem igen här, så att ni/er kan se varför det är värt att anstränga sig:

• Mer produktiva möten – Möten som är mer interaktiva är också alltid mer produktiva. Om det bara är ni/er som bidrar till ett möte, så är det bara en persons insikter och idéer som driver mötet. Men när alla är delaktiga ökar kreativiteten, problemlösningen och mycket mer.
• Bygga upp förtroende och relationer – Om de engagerar sig och interagerar regelbundet kommer dina distansteam att bygga upp ett större förtroende. Kollegorna kommer att känna sig mer bekväma med att fråga varandra om åsikter eller söka hjälp. Det stärker moralen i hela företaget och förbättrar även samarbetet.
• Förbättrad företagskultur – På grund av det större förtroende och den bättre relation som byggs upp genom mer produktiva möten kommer den övergripande företagskulturen att bli sundare. Medarbetarna kommer att känna att de arbetar på ett företag där de har nära vänner och där hjälp eller stöd bara är några klick eller ett telefonsamtal bort.

Gör virtuella möten interaktiva och få ut mer av ditt distansteam

Hur man gör virtuella möten mer engagerande borde förhoppningsvis nu framstå som ett mycket enklare pussel att lösa. Den arsenal av verktyg som ni/er har till ert förfogande år 2024 gör det enkelt att hålla interaktiva virtuella möten.

Att göra dina virtuella möten interaktiva och produktiva kan förändra förutsättningarna för ditt team. Det gör att alla kan skriva av sig med känslan av att de haft ett meningsfullt samtal, redo att ta itu med nästa mål – ingen mer känsla av att mötet kunde ha varit ett e-postmeddelande!

Använd tipsen ovan för att göra dina virtuella möten till en värdefull upplevelse som dina medarbetare kan se fram emot. Och om du letar efter det där verktyget som gör att ditt nästa virtuella möte går som smort, registrera dig för en kostnadsfri provperiod idag och se alla funktioner vi erbjuder.

Kontakta vårt trevliga säljteam för att få veta mer.

Kontakta försäljning