Installation av telefonisystem för företag: Vad ni/er behöver veta

Telefonen är fortfarande den vanligaste kanalen för kundservice med en global användningsgrad på 77%. Så installation av företagstelefoner är fortfarande en viktig faktor, och lyckligtvis är det inte lika komplicerat och tidskrävande som det brukade vara.

Om ni/er är ett nystartat företag som letar efter ett nytt telefonisystem eller ett etablerat företag som vill uppgradera, kanske ni undrar hur installation av telefonisystem för ert företag fungerar.

Här är allt ni/er behöver veta.

Viktiga lärdomar:

• Företagen måste välja mellan traditionella lokala telefonisystem och VoIP-baserade lösningar.
• En av de viktigaste skillnaderna mellan de två systemen är att VoIP-baserade lösningar vanligtvis är snabbare, enklare och billigare att installera och konfigurera.
• Med en molnbaserad plattform som CloudTalk kan ni/er komma igång på bara några timmar genom att prenumerera på, ladda ner och anpassa programvaran.
• Det går ofta mycket snabbare och enklare att introducera och utbilda personal i mjukvarubaserade lösningar för samtal än i en lokal lösning.

Vad är ett telefonisystem för företag?

Ett telefonisystem för företag är ett kommunikationsverktyg som låter er/er hantera inkommande och utgående telefonsamtal med kunder, kollegor och intressenter.

Beroende på vilken typ av system ni/ni använder kan ni också utföra andra funktioner som textmeddelanden, samtalsöverföring, trevägssamtal med mera. Typen av telefonisystem för företag har också stor betydelse för installationsprocessen.

Olika typer av telefonisystem för företag

Telefonisystem för företag kan kategoriseras i två huvudtyper: Traditionella fastnätsbaserade system och VoIP-baserade system. Installationens längd, komplexitet och kostnad varierar avsevärt beroende på vilken ni/er väljer.

Innan vi går in på det, låt oss snabbt titta på VoIP vs fast telefoni:

Traditionella fastnätsbaserade telefonisystem

En traditionell fast telefon – även känd som ett lokalt system – är ett analogt telefonisystem som är anslutet till PSTN (Public Switched Telephone Network). Den fungerar genom att omvandla ljud till elektroniska signaler som överförs via koppartrådar.

Trots sin långa livslängd har den traditionella fasta telefonin kritiska brister. Inte bara saknar den moderna funktioner och funktioner, men den är notoriskt svår att installera.

VoIP-baserade telefonisystem

Ett VoIP-baserat telefonisystem är en digital kommunikationslösning. Den använder VoIP-teknik (Voice over Internet Protocol) för att ni/er ska kunna ringa och ta emot telefonsamtal via en internetanslutning. Det kan också överföra video, textmeddelanden och annan multimedia.

Den fungerar genom att omvandla röstdata till digitala signaler som överförs via internet. Så det kräver inte kopparkablar.

De flesta VoIP-baserade telefonisystem är värdbaserade molnlösningar. Det innebär att telefonisystemets infrastruktur, hårdvara och programvara finns i molnet hos en tredje part (din VoIP-leverantör).

Utmaningarna med installation av lokala telefonisystem

Företag övergår alltmer från lokala system till VoIP. En av anledningarna till denna massmigration är hur svårt och dyrt det är att installera lokala system.

Ni behöver inte bara köpa dyr hårdvara, programvarulicenser och serverrum, ni/er behöver också anlita specialiserade experter för att utföra installation och konfiguration. Varför? Eftersom traditionella fasta telefoner är komplexa, vilket skapar ytterligare en utmaning.

Installationens komplexitet innebär att det tar lång tid att konfigurera. Det ökar risken för driftstörningar, vilket hämmar produktiviteten i verksamheten och gör kunderna mindre nöjda.

Med ett VoIP-system är det er leverantör som står för hårdvaran och tar hand om det mesta av installationen åt er/er. Så installationen går mycket smidigare.

Så här konfigurerar du ett telefonisystem för företag på det moderna sättet

Installation av telefonisystem för både företag och småföretag är mycket enklare med VoIP. Det finns dock fortfarande några viktiga steg och bästa praxis som ni/er bör följa om ni vill att det ska bli så smärtfritt som möjligt.

För att hjälpa er/er att göra rätt har vi skapat den här steg-för-steg-guiden:

#1 Definiera tydligt dina affärsbehov

Det finns inget mer frustrerande än att välja en telefonoperatör för att senare upptäcka att den saknar viktiga funktioner.

Börja därför processen med att sätta dig ner med intressenter och team. Arbeta tillsammans för att fastställa exakt vad ditt affärsbehov av ett telefonisystem är.

Tänk på följande:

• Funktioner: Finns det några måste-ha-funktioner som ni/er absolut behöver för att uppnå era mål? Skapa en checklista för funktioner i telefonisystem för företag som du kan hänvisa till under din forskning.

• Budget: Vad är din budget för telefonisystem för företag? Tänk på den initiala konfigurationen såväl som långsiktiga kostnader.

• Internetanslutning: Kontrollera er internethastighet så att ni/er vet om den uppfyller rekommendationerna från den valda leverantören. De flesta VoIP-samtal använder en uppladdnings-/nedladdningshastighet på cirka 100 kbps per linje, men du vill helst ha en nedladdnings-/uppladdningshastighet på minst 1 Mbps per linje.

• Användare och telefonnumren: Hur många användare och telefonnumren behöver ni/er? Kommer ni/er att behöva internationella nummer? Tänk igenom dina kortsiktiga och långsiktiga behov för att ta hänsyn till skalbarhet.

Integrationer: Om ni/er vill att telefonisystemet ska kunna integreras med andra affärsverktyg, t.ex. CRM eller helpdesk, måste ni tydligt definiera vilka integrationskrav som gäller så att leverantören kan stödja dem.

#2 Grundlig undersökning och test av potentiella system

Med dina tydligt definierade affärsbehov i åtanke kan du undersöka de olika VoIP-system som finns tillgängliga från olika leverantörer.

Denna process bör ta tid, eftersom du måste jämföra och testa olika faktorer: Några av de viktigaste sakerna att titta på inkluderar:

• Funktioner: Erbjuder lösningen de funktioner ni/er behöver? Se checklistan över viktiga funktioner för att avgöra vilka leverantörer och paket som är fullt utrustade för att uppfylla dina behov.

• Prissättningsplaner: Leverantörer erbjuder vanligtvis differentierade prisplaner. Ta en titt på varje plan för att avgöra vilken som har de funktioner och funktioner ni/er behöver. Jämför liknande planer mellan olika leverantörer för att se vilken som ger mest valuta för pengarna.

• Kundtjänst: Om ni/er har en fråga eller ett problem, hur enkelt är det att kontakta kundtjänst? Vilka kanaler kan ni/er nå dem på och när?

• Användarvänlighet: Är plattformen tillräckligt intuitiv och användarvänlig för att snabbt kunna ta emot dina agenter?

Ni/er kan verifiera funktioner som kvalitet och användarvänlighet genom att ta del av de kostnadsfria provperioder och/eller demos som leverantörerna vanligtvis erbjuder. Du kan till exempel prova CloudTalk’s fullständiga 14-dagars kostnadsfria prov period för att testa alla dess huvudfunktioner.

Jämförelsesajter för programvara och tredjepartsrecensioner från befintliga användare kommer också att ha vissa insikter, så se till att kolla in dem också.

#3 Registrera dig hos din valda leverantör

När ni/er har hittat den leverantör som bäst passar era affärsbehov kan ni börja teckna det abonnemangspaket ni/er vill ha.

Kom ihåg att med ett VoIP-system finns det ingen fysisk installation som händer. Ni/er behöver inte ens köpa skrivbordstelefoner. Ni kan börja direkt med de datorer, bärbara datorer och mobiltelefoner som ni/er redan har.

#4 Konfigurera ditt nya telefonisystem för företag

Låt oss nu gå igenom hur du installerar ett telefonisystem för företag och konfigurerar det efter dina behov snabbt och enkelt.

Ladda ner programvara och appar

Leverantörer av VoIP-baserade telefonisystem kommer att ha en softphone-app som ni/er kan ladda ner och installera på era enheter. Softphone-appar förvandlar datorer, surfplattor och mobiler till fulladdade företagstelefoner som ni/er kan använda på distans, vilket ger ert team möjlighet att arbeta var som helst på den enhet de/den föredrar.

Ni/er kan också behöva ladda ner rätt webbläsare och eventuella anknytningar till webbläsaren. Er leverantör kan ge er/er vägledning i detta.

Portering och förvärv av telefonnumren

Att byta telefonnumret till ditt företag är besvärligt, både för er och för era kunder. De flesta leverantörer erbjuder en tjänst för nummerportering som flyttar över dina befintliga telefonnumren till ditt nya telefonisystem.

CloudTalk kan portera dina lokala, nationella, mobila och avgiftsfria nummer på så lite som 2-3 veckor. Allt ni/er behöver göra är att skicka en begäran och vårt team sätter igång med arbetet direkt.

Och om ni/er behöver extra VoIP telefonnumren eller internationella nummer kan ni få dem också. CloudTalk erbjuder 160+ internationella nummer, så att ni/er kan etablera en lokal närvaro i varje land ni betjänar.

Lägg till och organisera användare

Din valda leverantör bör ha en centraliserad Kontrollpanel där administratörer kan lägga till nya användare till ditt konto. När du har lagt till dina användare kan du organisera dem i grupper beroende på deras avdelning, team, uppgifter med mera.

Ni/er kan t.ex. skapa olika grupper för marknadsföring, HR, försäljning, kundtjänst och ekonomi.

Konfigurera viktiga funktioner och funktioner

Nu är det dags för det roliga – konfiguration av dina funktioner och anpassning av dem till dina unika behov.

Här är de viktigaste uppgifterna som ni/er bör fokusera på:

• Utforma samtalsflödesdesigner: Kartlägg ett samtalsflöde som visualiserar hur dina kunders samtalsresa kommer att se ut när de reser från anslutning till problemlösning. CloudTalk har det perfekta verktyget för detta – en interaktiv samtalsflödesdesigner – somlåter er/er skapa anpassade flöden för att verkligen optimera upplevelserna.

• Konfigurera samtalsdirigering: Det finns många olika sätt att dirigera samtalsrutt: Kunskapsbaserad dirigering, round-robin dirigering, least-idle dirigering, med mera. Konfigurera regler för samtalsdirigering för var och en av dina grupper i enlighet med deras unika behov.
• Spela in röstmeddelanden: Spela in ett meddelande som hälsar dina kunder välkomna till din röstbrevlåda och uppmanar dem att lämna sina uppgifter. Om ni är ett callcenter för utgående samtal är det också värt att konfigurera en funktion som voicemail drop, som låter er förinspela röstmeddelanden som automatiskt skickas till potentiella kunder.
• Konfigurera öppettider: Du måste konfigurera dina öppettider i telefonisystemet så att det vet vad det ska göra när det inte är öppet (t.ex. skicka samtalet till röstbrevlådan). Justera dirigera/rutt-reglerna för öppettider för dina specifika kontor och nummer, och ställ in undantag för öppettider för helgdagar.
• Tilldela anknytningar: Tilldela unika anknytningar till specifika medarbetare, team eller kontor så att kollegor och kunder snabbt kan få kontakt med rätt person.

Så länge du har valt en leverantör med en intuitiv plattform och flexibla erbjudanden bör alla dessa funktioner och funktioner vara ganska enkla att konfigurera. Vi rekommenderar CloudTalk av just denna anledning – och det gör CloudTalk-användare också:

”CloudTalks främsta fördel är deras oöverträffade flexibilitet när det gäller att hantera våra begäran. Oavsett om vi behövde nya nummer, verifiera nummerpresentation eller konfiguration av nummerportering gjorde de det otroligt enkelt och effektivt. Deras strömlinjeformade processer och snabba svarstider sparade oss mycket tid och resurser, vilket gjorde att vi kunde fokusera på vår kärnverksamhet.”

Ibrahim Imam – Medgrundare, Group Co-CEO, CEO MENA & APAC på PlanRadar

#5 Introducera och utbilda dina team

När allt är konfigurerat i systemet kan ni/er börja introducera er personal. Målet är att göra detta så snabbt som möjligt för att maximera värdet och produktiviteten tidigt.
Återigen utmärker sig CloudTalk när det gäller användarvänlighet. Det är inte bara utformat för att vara intuitivt, utan vi har också en hel onboardingportal med djupgående råd och videohandledning.

Vi har allt från guider om hur ni/er installerar ert telefonisystem till videor som visar hur ni använder specifika funktioner. Så även agenter som saknar IT- och teknisk erfarenhet bör kunna plocka upp det utan problem.

Hur mycket kostar installation av telefonisystem för företag?

Den största delen av installationskostnaden kommer från abonnemanget för ditt telefonisystem. VoIP-baserade telefonisystem körs enligt en abonnemangsmodell och betalas antingen månadsvis eller årsvis.

Var uppmärksam på att kostnaderna varierar kraftigt beroende på vilken leverantör och vilket paket ni/er väljer.

Ni kan se från vår prissättningsguide för telefonisystem för företag att paket börjar på cirka $ 3.99 per användare / månad och skyrocket uppåt $ 140 per användare / månad.

De flesta leverantörer erbjuder differentierade paket. De billigare paketen är mer lämpade för mindre företag, medan de dyrare paketen vänder sig till större företag.

I allmänhet gäller att ju fler funktioner och funktioner som ingår i paketet, desto högre är priset.

Hur mycket ni/ni spenderar beror på er budget, företagets storlek och krav på funktioner. Till exempel, även om leverantörer som Skype och Microsoft Teams erbjuder de billigaste abonnemangen, saknar de de funktioner som behövs för att hålla jämna steg med modern kommunikation.

CloudTalk har fyra planer som sträcker sig från $25 – $50 (€25 – €50) per användare/månad med årlig fakturering. Med många funktioner som passar olika affärsstorlekar är vi en av de mest kostnadseffektiva telefonilösningarna som finns.

Bortsett från det är inköp av telefoner den enda andra installationskostnaden. Och här är ett tips: implementera en BYOD-policy (bring-your-own-device) för att låta anställda använda sina personliga enheter som företagstelefoner. Det kan spara ännu mer pengar åt ditt företag.

Men hur står sig priserna för installation av traditionella telefonisystem för företag jämfört med VoIP?

För att konfigurera ett traditionellt system måste du investera tusentals dollar bara i hårdvara. Dessutom måste ni/er anlita specialiserade experter som installerar och konfigurerar systemet åt er/er.

Och sedan har ni programvarulicenser och kostnaden för era telefoner (ni kan inte bara tillåta en BYOD-policy som ni kan med VoIP).

Installation av telefonisystem för företag är snabbt och enkelt

Oavsett om du byter från en traditionell fast telefon eller letar efter det perfekta kommunikationssystemet för din startup, är installationen av telefonisystem för företag sömlös med rätt leverantör.

Om ni väljer CloudTalk kan ni konfigurera ett helt kontaktcenter på bara fem minuter, direkt från er webbläsare.

Vi hanterar allt från konfiguration till nummerportering, så att ni/er kan fokusera på det intressanta (som att skapa samtalsflöden och regler för dirigering). Och tack vare vår softphone-app kan dina anställda använda de enheter de redan har – du behöver inte lägga budgeten på skrivbordstelefoner.

Men ta inte bara vårt ord för det. Prova CloudTalk själv med vår kostnadsfria provperiod på 14 under en dag – utan några förpliktelser.