Hur man får ett VoIP-nummer – komplett guide 2024

Ett VoIP-telefonnummer är inte längre en lyx för etablerade företag. På senare år har det blivit ett prisvärt verktyg som är nödvändigt för alla som vill lyckas på en konkurrensutsatt marknad.

Faktum är att det är särskilt tilltalande för små och medelstora företag (SMB). Fram till 2025 kommer små och medelstora företag sannolikt att växa med mer än 15% på VoIP-marknaden.

En rapport från Blueface visar att 61% av företagen bytte till VoIP-baserade system efter att deras kontrakt med fastnätsoperatörer löpt ut.

Om ni/er funderar på att skaffa ett VoIP-nummer, letar efter en fungerande lösning eller helt enkelt vill byta leverantör, fortsätt läsa.

Den här guiden svarar på alla frågor om virtuella telefonnumren som ni/er kan tänkas ha.

Viktiga slutsatser

• En rapport från Blueface visar att 61% av företagen bytte till VoIP-baserade system efter att deras avtal med fastnätsoperatörer löpt ut.
• VoIP-nummer erbjuder användbara funktioner somknappvalsmeny, som guidar uppringare genom menyalternativ för att nå rätt avdelning, och Kunskapsbaserad dirigering, som automatiskt dirigerar samtal till den lämpligaste agenten baserat på deras expertis. Dessa funktioner effektiviserar kommunikationen, vilket säkerställer att de som ringer får effektiv hjälp och att kunderna blir nöjdare.
• Gratis telefonnumren för företag ger ett kostnadsfritt alternativ för en separat virtuell linje, men har begränsade funktioner som röstbrevlåda och vidarekoppling. De är idealiska för små företag eller nystartade företag och fungerar som en tillfällig lösning tills tillväxten kräver uppgradering till betalplaner för mer avancerade funktioner och skalbarhet.
• VoIP nummerportering gör det möjligt för företag att behålla sina viktiga telefonnumren när de byter leverantör, vilket undviker besväret med att uppdatera material och informera kunder. Denna process är avgörande för höga kostnader eller otillräcklig servicekvalitet hos den nuvarande leverantören.

Vad är ett VoIP-nummer? Viktigt eller valfritt?

Låt oss först ge en kort definition av vad ett VoIP-nummer är. Ni/er kanske också känner till det som ett Voice over IP-nummer. Det är ett riktigt telefonnummer som tilldelats en specifik användare, men inte en specifik telefonlinje.

Naturligtvis finns det andra alternativ för hur ni/er kan hantera telefonsamtal. Gammaldags hårdvarutelefoner, som de flesta känner till, har fler nackdelar än fördelar. De är vanligtvis dyrare än VoIP-nummer, kräver mer underhåll och begränsar din rörlighet.

Ni/er kan också använda gratis VoIP-nummer, men som vi kommer att förklara senare är dessa inte hållbara för företag med mer än 5-10 anställda.

Så VoIP-nummer verkar vara en ganska bra idé, eller hur? Vi kan inte bestämma åt er/er, men i allmänhet har IP-telefonnummer mycket fler fördelar än nackdelar.

Här är en översikt över fördelarna med VoIP-nummer per företagsstorlek:

• Små företag: Om ni/er äger ett ”ungt” nystartat företag är det möjligt att ni inte har något kontor ännu. Att kunna ta emot och ringa samtal från var som helst till en minimal kostnad är därför en stor fördel.
• Företag: För stora företag som behöver många telefoner och telefonnumren är VoIP en stor hjälp. Ni/er kan konfigurera och tilldela virtuella telefonnumren till alla enheter från en central kontrollpanel.
• Callcenters: Denna typ av företag har en enorm databas med telefonnumren. Med VoIP kan de enkelt tilldelas olika enheter eller till och med olika användare – inklusive agenter.

Ni/er kan också kolla in vår korta videoguide om grunderna i VoIP:

Var ni/er kan få ett VoIP-nummer

För att köpa ett virtuellt nummer kan ni/er använda en Kontrollpanel online. Det finns många VoIP-tjänsteleverantörer tillgängliga, så det är viktigt att begränsa ditt fokus. Bestäm exakt vad du letar efter och försök att välja en leverantör som uppfyller ditt affärsbehov.

Om ni inte vill använda ”provperied and error”-metoden rekommenderar vi att ni/er utforskar alla alternativ på marknaden och gör en bedömning av vilka alternativ som marknaden erbjuder utifrån era krav.

Huvudattribut att sätta på din checklista:

• Kund recensioner
• Nivå på kundtjänst
• Tillgängliga planer
• Utbud av funktioner
• Prissättning

Endast en detaljerad översikt över alternativen gör det möjligt för er att få det verktyg som uppfyller de flesta av era krav.

Välj en betrodd lösning

Baserat på ert affärsbehov kan ni välja ut de alternativ som verkar passa er/er bäst.

Det finns dock ett system som definitivt borde komma med i urvalet: CloudTalk.

Vi erbjuder en av de bästa virtuella telefontjänsterna. Vi är också en av de bäst rankade SaaS-leverantörerna. Tillsammans med ert nya VoIP-nummer får ni/er över 40 integrationer och nästan 70 avancerade funktioner.

Vår programvara driver för närvarande mer än 2.500 callcentermjukvaror och telefonisystem runt om i världen. Förtroendet vi har fått från våra lojala kunder är ett bevis på att CloudTalk är en säker och pålitlig programvara för att få ditt VoIP-nummer.

Upptäck det själv i våra kunders recensioner:

Capterra: 4,4 / 5

G2: 4.3 / 5

Naturligtvis vill vi inte att ni/er ska välja CloudTalk utan att testa det först.

5 skäl att skaffa ett VoIP-nummer

Låt oss börja med att se vad andra företag anser vara de starkaste skälen till att köpa ett IP-telefonnummer.

Här är de 5 viktigaste faktorerna för VoIP-migrering enligt Blueface-rapporten :

Tillförlitlighet: 69,5%.

Pris: 19%.

Funktioner: 5%

Flexibilitet : 4%.

Skalbarhet : 2,5%.

Nu när ni/er vet vad andra företag värdesätter, låt oss titta närmare på de fem främsta anledningarna till varför ett VoIP-nummer kommer att underlätta ert arbete.

#1 Det sparar pengar

VoIP-telefonnumren fungerar över internet, vilket innebär att du slipper dyra telefonräkningar för långdistanssamtal och internationella samtal. Enligt TechCo kan ni/er spara upp till 90 % av kostnaderna för internationella samtal via virtuella telefonnumren och upp till 40 % för lokala samtal.

Här är en annan fördel: genom att köpa ett VoIP-nummer prenumererar ni/er på en exakt virtuell nummerplan med en tjänsteleverantör. Ni/er vet därför exakt hur mycket ni kommer att betala varje månad. Det gör att era kostnader är förutsägbara och stabila om ni/er inte vill uppgradera.

Majoriteten av leverantörerna kräver inget avtal i början av perioden. Det gör att ni/er enkelt kan säga upp tjänsten utan ytterligare hinder.

#2 Den ger mobilitet och tillförlitlighet

De bästa virtuella telefontjänsterna erbjuder en konsekvent samtalsupplevelse.

Om ni/er betänker hur dyra vanliga internationella samtal kan vara, erbjuder IP-telefonnumren ett effektivt och prisvärt sätt att få kontakt med kunder över hela världen. Det hjälper er/er att expandera och skapa ett multinationellt nätverk. Enkelt uttryckt, om ni vill att ert företag ska kunna verka över gränserna är ett VoIP-nummer ett bra val för er/er.

Att ha ett VoIP-nummer innebär också att ni/er inte behöver mer än ett headset för att göra affärer. Ni/er är inte längre bundna till en enda plats. Med VoIP kan ni/er kommunicera med kunder var ni än befinner er, så länge platsen har en stabil internetanslutning.

Ni kan därför anställa medarbetare på distans eller tillåta 100% distansarbete, vilket kan spara mycket pengar åt er/er. Hyresavgifter, elräkningar, allt tillhör det förflutna.

#3 Det är flexibelt

När ni/er använder ett internt nätverk har ni ett begränsat antal telefoner som ni kan lägga till i det befintliga systemet. Med VoIP-nätverk är den enda begränsningen bandbredd (den maximala mängden data som överförs via internetanslutningen under en viss tid). VoIP-lösningar använder vanligtvis inte mycket bandbredd. Till exempel kan en anslutning på bara 10 MB hantera 100 samtal samtidigt.

Du kan också använda ett virtuellt telefonnumret på flera enheter. Eftersom ni kan tilldela ett VoIP-nummer till en person istället för en plats, kan ni/er komma åt det från vilken enhet som helst – en bärbar dator, surfplatta eller något annat. Vissa VoIP-leverantörer erbjuder även applikationer för smartphones. I CloudTalk har vi appen CloudTalk Go som fungerar som en fjärrstyrd callcenter i fickformat.

Med ett virtuellt telefonnummer kan ni/er också vidarekoppla samtal till andra valfria nummer.

En annan flexibilitetsaspekt av VoIP-nummer kommer med SIP (Session Initiation Protocol) trunking. Det gör att ni/er kan lagra och hantera all kommunikation från en enda plattform, vilket ger er en praktisk översikt över alla interaktioner med kunderna.

#4 Det ökar produktiviteten

Med VoIP telefonisystem kan företag spara cirka 32 minuter på samtal per dag och team. Portal FinancesOnline hävdar att 77% av små företag rapporterar förbättrad produktivitet tack vare VoIP-funktioner.

Dessa verktyg gör kommunikation och samtalshantering mycket enklare, främst tack vare högre tillgänglighet för agenter, en avancerad nivå av automatisering och eliminering av repetitiva uppgifter. Därför kan ni/er ge bättre kundservice och uppnå högre CSAT-resultat ( kundnöjdhet) .

#5 Bättre röstkvalitet

Förutsatt att ni/er har en stabil internetanslutning och tillräckligt med bandbredd ger samtal via ett IP-telefonnummer bättre röstkvalitet än analoga telefoner. Det beror på att VoIP använder avancerad komprimeringsteknik – codecs – som digitalt omvandlar ljud.

Men naturligtvis är ingenting fläckfritt. Problem kan uppstå, så se till att er leverantör har koll på er/er. Till exempel, hos oss, om samtalskvaliteten sjunker under en viss nivå, ändrar CloudTalk automatiskt samtalsdirigering i realtid. Det eliminerar fördröjning och jitter.

10 funktioner som ni/er kan få med VoIP-nummer

VoIP-system erbjuder mer än bara ett effektivt sätt att ringa. Tillsammans med ert virtuella telefonnumret får ni/er en mängd automatiserade funktioner som underlättar ert dagliga arbete.

Här är 10 exempel på verktyg som ni/er kan ha nytta av:

• ACD (Automated Call Distribution): Effektiv samtalsdistribution av inkommande samtal baserat på all tillgänglig data ser till att de som ringer alltid hänvisas till den mest kvalificerade agenten eller agentgruppen.
• IVR (Interactive Voice Response): En meny som guidar den som ringer genom olika alternativ och ser till att de alltid hänvisas till rätt avdelning, agent eller grupp av agenter.
• Ringgrupper: Ser till att samtal från kunder ringer flera eller alla agenter samtidigt.
• Skill-based routing: Inkommande samtal dirigeras automatiskt till en viss agent baserat på dennes lämplighet och den kompetens som krävs av den som ringer.
• VIP-köer: Prioritera alltid de kunder som du själv väljer.
• Samtalsinspelning:Spelar automatiskt in alla virtuella telefonsamtal.
• Vidarekoppling avsamtal:Vidarekoppla automatiskt inkommande samtal till externa telefonnumren för mobil eller fast telefoni varje gång agenterna är upptagna eller inte är tillgängliga under öppettiderna.
• 3-vägssamtal: Ni/er kan enkelt lägga till en tredje person på linjen när omständigheterna kräver det.
• Röstbrevlåda:En lagringsplats för alla obesvarade telefonsamtal. Med CloudTalk kan ni/er lyssna på dem direkt från webbläsaren.
• Personliga hälsningsfraser:Hälsningar som spelas upp för den som ringer baserat på specifika situationer ( utanför öppettider, i vänteläge etc.)

Hur får man ett VoIP-nummer? Din bästa guide

Följ bara dessa 6 enkla steg för att enkelt få ditt virtuella telefonnumret:

Steg 1: Identifiera dina servicebehov

Förstå dina affärsprioriteringar och välj funktioner baserat på kriterier som pris, säkerhet, tillförlitlighet och servicekvalitet. Se till att du har en pålitlig kundtjänst som kan hjälpa er när ni/er behöver det som mest.

Steg 2: Välj rätt leverantör och plan

Välj den bästa leverantören för dina affärsbehov; CloudTalk erbjuder 4 planer – Starter, Essential, Expert och Custom. Med Custom Plan kan ni/er skräddarsy er upplevelse och anpassa den efter specifika preferenser och krav, så att ni får det ni behöver.

Steg 3: Skaffa ditt VoIP-nummer

När ni/er har valt en leverantör hjälper en CSM er att få ert VoIP-nummer.

Detta sker vanligtvis direkt efter att du har registrerat dig för din valda VoIP-plan.

Ni/er kan välja ett lokalt, avgiftsfritt eller internationellt nummer när ni skaffar ert VoIP-nummer, eller till och med överföra ert befintliga telefonnummer. När ni/er har valt en leverantör kommer en kundtjänstchef (CSM) att hjälpa er att få ert VoIP-nummer.

Steg 4: Konfigurera ditt VoIP-system

Kom igång genom att konfigurera ditt IP-telefonnummer och VoIP-enheter för sömlöst ringande och mottagande av samtal. Detta innebär uppgifter som att skapa anknytningar för användare och konfiguration av röstbrevlåda. Oroa er inte, det är enklare än det låter, och ni/er kan vanligtvis hantera dessa uppgifter bekvämt från kontrollpanelen.

Steg 5: Distribuera VoIP-programvara eller -maskinvara

När du har konfigurerat ditt VoIP-system är nästa steg att distribuera den nödvändiga programvaran på dina enheter eller konfigurera VoIP-aktiverade telefoner baserat på din avsedda användning. Vissa leverantörer kan också erbjuda praktiska mobilappar, så att ni/er kan integrera er VoIP-tjänst med er smartphone på ett smidigt sätt.

Steg 6: Validera ditt VoIP-nummer

Genomför noggranna tester av ditt VoIP-nummer för att säkerställa att det fungerar. Ring några testsamtal för att bedöma ljudkvaliteten och bekräfta att alla konfigurerade funktioner fungerar som förväntat. Detta steg är avgörande för att garantera en smidig och tillförlitlig kommunikationsupplevelse för ditt företag

Få tillägg för avancerade VoIP-nummer med CloudTalk

Vår lösning för telefoni erbjuder många användbara tillägg till ditt standard VoIP-nummer. Dessa verktyg ger ert företag en konkurrensfördel gentemot andra företag, sparar pengar och hjälper er/er att skaffa nya kunder.

• Internationella nummer: Om ert företag har verksamhet i flera länder kan ni/er ha ett telefonnumret för vart och ett av dem. Det är en enorm fördel.
• Första skälet: det gör att kunder från utlandet kan ringa er/er till lokala standardpriser eller gratis.
• Andra skälet: Med ett lokalt telefonnumret framstår ni/er som mer pålitliga. Folk svarar ofta inte på utländska nummer.

Användbara tips

Kolla in vår lista över riktnummer för gratis internationella samtal.

• Avgiftsfria nummer: Den här typen av virtuella telefonnumren gör det möjligt för era kunder att ringa er gratis eller dela upp samtalskostnaden mellan er och den som ringer. Med CloudTalk kan ni/er få ett grönt avgiftsfritt nummer ( 0800) eller ett blått nummer (0850).
• Korta nummer: Med det här verktyget kan ni/er ha ett femsiffrigt telefonnummer – 16 xxx, 17 xxx eller 18 xxx. Ni/er kan använda korta telefonnummer för kundtjänst, särskilda informationstjänster, transporttjänster med mera.

Gratis telefonnumren för företag: Vad är de?

Gratis telefonnumren för företag är ett annat alternativ för att få ett virtuellt nummer. Denna typ av VoIP-tjänst ger er/er ett extra nummer som är separat från ert personliga och helt kostnadsfritt.

Det har verkligen sina fördelar. Det eliminerar till exempel processen med att registrera sig för en betald VoIP-plan. Fördelen med fri service har dock sitt pris. Gratis virtuella telefonnumren innehåller ett begränsat antal funktioner. Till exempel textmeddelanden över WiFi, röstbrevlåda, samtalsblockering, vidarekoppling eller nummerpresentation.

Gratis telefonnumren för företag är därför en bra affär för små företag, nystartade företag och team med 10 eller färre personer. Om ni/er passar in på beskrivningen kan ett gratisnummer vara en bra tillfällig lösning tills ert företag växer sig större.

Ett gratisnummer kan också vara ett alternativ till företagets huvudlinjer.

För- och nackdelar med gratis telefonnumren för företag

Låt oss nu granska de positiva och negativa sakerna som följer med gratis affärsnummer.

Fördelar:

Här är en tabell över gratis affärsnummers starkaste fördelar.

Nackdelar:

Låt oss nu ta en titt på de viktigaste nackdelarna med gratis telefonnumren för företag.

VoIP nummerportering

Ditt företags telefonnumret är avgörande för att kunderna ska kunna komma i kontakt med er/er. Många av dina lojala kunder kanske till och med känner igen den i huvudet.

Det är här som portering av nummer visar sig vara ett användbart verktyg. Det gör att ni/er kan portera ert redan etablerade telefonnumret från en gammal VoIP-leverantör till en ny. Det finns inget behov av att ändra det. Därför behöver ni/er inte gå igenom den tråkiga processen att uppdatera allt material eller alla kontaktformulär, informera alla era kunder osv.

Det finns många scenarier där ni/er kan behöva byta leverantör och därmed också kan ha användning av nummerportering.

Till exempel:

• Din nuvarande VoIP-lösning är för dyr
• Ditt nuvarande VoIP-system saknar funktioner som är viktiga för ditt företag
• Din verksamhet växer snabbare än den nuvarande VoIP-tjänstens kapacitet
• Din nuvarande VoIP-lösning är av otillräcklig kvalitet (t.ex. saknar ljud)
• Det finns en brist på stöd från kundtjänst
• Ni/er upplever en orättvis behandling från er nuvarande VoIP-leverantörs sida (t.ex. dolda avgifter)

Hur portar jag ett gammalt nummer till ett nytt VoIP-system?

Först ska du kontakta din nya VoIP-leverantör. Därefter arbetar nya och gamla VoIP-tjänsteleverantörer tillsammans för att portera ditt telefonnumret och säkerställa att hela processen går framgångsrikt.

Viktigt:

Kontakta alltid er nuvarande leverantör i förväg och meddela att ni/er planerar att portera ert telefonnumret. Ibland avvisar agenter en porteringsbegäran innan processen är slutförd, vilket kan orsaka förseningar eller ett tillfälligt avbrott.

Invänta också en lyckad övergång till en ny leverantör innan ni/er säger upp avtalet med den nuvarande.

Kolla in hur VoIP-portabilitet fungerar inom CloudTalk.

Steg för steg-guide för konfiguration av VoIP-nummer med CloudTalk

Konfigurationen av vårt virtuella telefonnummer tar bara några minuter.

Så här gör du:

Först och främst, kontakta oss och välj ditt VoIP abonnemangsplan . Bestäm dig för vilken som passar dina affärsbehov bäst.

Därefter kommer vi att gå igenom följande steg:

#1 Skapa ett CloudTalk-konto

#2 Installera CloudTalk-applikation

#3 Aktivering 14-dag kostnadsfri provperiod

#4 Inställning av samtalshantering

#5 Inkommande siffror

#6 Verifiering

#7 Välja VoIP-nummer

När dessa steg är klara kan ni/er börja använda ert nya VoIP-system på laptop, surfplatta eller smartphone direkt.

Om ni känner att ni vill upptäcka CloudTalk mer ingående kan ni/er begära en 1-mot-1-demo med en av våra kundspecialister.