Hur man får ett telefonnumret för företag: En komplett guide

Visste ni/er att 72% av konsumenterna litar mer på ett företag om det har ett professionellt telefonisystem? Telefonsamtal är fortfarande ett av de mest populära sätten för företag och kunder att interagera. Det är din chans att göra ett exceptionellt första intryck.

Oavsett om du är verksam inom B2B- eller B2C-sektorn kan ett välkänt telefonnumret vara skillnaden mellan att en kund svarar på ditt samtal eller låter det gå till röstbrevlådan. Ett professionellt telefonnumret är ditt företags varumärkesimage. Varje gång en kund ser det ska de tänka på förtroende, tillförlitlighet och att få jobbet gjort.

Viktiga lärdomar:

• Ett telefonnumret för företag är viktigt för att hålla isär ditt yrkesliv och privatliv.
• Virtuella telefonnumren erbjuder kostnadseffektiv och snabb installation, perfekt för distansteam som använder flera enheter.
• Lokala och avgiftsfria nummer kan hjälpa er/er att etablera en betrodd varumärkesnärvaro bland en global kundbas.
• CloudTalk erbjuder ett brett urval av nummer för alla ändamål, plus en plattform med kraftfulla funktioner som samtalsdirigering, inspelning och analys.

Så här konfigurerar du ett telefonnumret för företag

Hur man får ett företagsnummer beror helt på vilken typ av telefonisystem för företag ni/er väljer. Låt oss dela upp stegen för var och en av de tre lösningar som används mest av företag:

När ni/er väljer en fast telefoni

Det kan vara tidskrävande att konfigurera telefonnumren för företag för en fast telefonlinje på plats. Särskilt om ni/er först måste installera den utrustning som krävs.

Den goda nyheten är dock att telekomleverantören kommer att göra en hel del av dessa tekniska saker åt er/er.

I detta scenario är processen vanligtvis som följer:

1. Välj en leverantör: Välj en pålitlig telekomleverantör med bra support.
2. Välj en plan: Välj ett abonnemang som passar dina behov – lokalt, långdistans eller internationellt.
3. Skaffa hårdvaran: Köp de skrivbordstelefoner och det PBX-system som krävs.
4. Installera: Låt leverantören konfigurera linjer och ansluta dem till din PBX.
5. Välj ett nummer: Er leverantör erbjuder en pool av tillgängliga nummer, eller så kan ni/er portera över ett befintligt nummer. När du har valt ett nummer kommer leverantören att tilldela det till ditt PBX-system för dirigering/rutt till specifika anknytningar.

När ni/er vill ha ett mobilabonnemang för företag

Många företag väljer mobilabonnemang eftersom dessa enheter har internetanslutning, e-post/SMS-funktioner och kan användas för att ringa eller ta emot samtal när man inte är på kontoret.

Det kan också eliminera behovet av att köpa PBX-utrustning, även om kostnaderna kan öka när man ringer långdistanssamtal eller samlar på sig många samtalsminuter.

Om ni väljer den här dirigera/rutt är det bästa sättet att få ett telefonnumret som passar er/er att välja en enhet med ett integrerat eSIM. Dessa kort kommer ofta med möjligheten att ha flera profiler och aktiva linjer, vilket innebär att ni/er kan byta nummer när ni är på språng.

I detta scenario är processen som följer:

1. Välj en operatör: Välj en mobiloperatör med bra täckning i ditt område.
2. Välj en plan: Hitta ett abonnemang för data och samtal som passar ditt teams storlek och mobilanvändning.
3. Skaffa SIM-kort: Skaffa SIM-kort eller eSIM-kort till teamets enheter. SIM-kort levereras med förvalda nummer som operatören kan ändra för att portera befintliga företagsnummer.
4. Tilldela nummer: Samarbeta med din operatör för att aktivera SIM-korten med antingen nya eller porterade nummer för varje anställd.
5. Distribuera enheter: Ge företaget mobiltelefoner eller låt medarbetarna använda sina egna enheter med de nya SIM-korten.

När ni/er abonnerar på en VoIP-baserad programvara

Nästan en tredjedel av företagen har gått över från traditionell telefoni till VoIP-tjänster (det är teknikspråk för internetbaserade samtal).

Vi kommer att komma in på varför detta senare, men för nu är allt du behöver veta att om ni letar efter ett enkelt sätt att konfigurera ett telefonnummer för företag är ett VoIP-baserat system ett smart val.

I detta scenario är processen som följer:

1. Undersök leverantörer: Undersök pålitliga leverantörer av VoIP-tjänster, till exempel CloudTalk.
2. Välj en plan: Välj en plan som erbjuder användbara funktioner som virtuella assistenter, Samtalsinspelning och mycket mer.
3. Registrera dig: Prenumerera på tjänsten och skapa ditt företagskonto.
4. Välj nummer: Välj en mängd olika nummer från leverantörens omfattande pool eller portera befintliga företagsnummer till den nya VoIP-plattformen. Ni/er kan också återkomma till detta steg om ni vill skapa ett nytt virtuellt nummer senare.
5. Konfigurera enheter: Konfigurera IP-telefoner, stationära klienter eller mobilappar för ditt team och se till att alla nummer dirigeras på rätt sätt och att samtalskvaliteten är utmärkt.

Få enkelt telefonnumren till företag med CloudTalk

Nu när ni/er vet hur telefonnumren för företag fungerar, låt oss gå in på detaljerna.

Det är enkelt att konfigurera ett telefonnumret med CloudTalk:

1. Gå till din CloudTalk-panel och klicka på fliken ”Numbers”.
2. Dina nuvarande telefonnumren finns listade här. Klicka på ”Köp ett nummer” högst upp.
3. Välj typ av nummer – lokalt, mobilt, nationellt eller avgiftsfritt – och se månadspriserna.
4. Ange riktnummer eller antal nummer som ni/er behöver, om ni vill ha specifika platser eller flera nummer.
5. Bekräfta ditt val för att se bannern för orderbekräftelse. Ett e-postmeddelande kommer att bekräfta ditt köp.

Behöver du behålla ditt befintliga nummer? Ni/er kan enkelt portera det till CloudTalk. Mejla din begäran till porting@cloudtalk.io med ämnet ”Porteringsbegäran”, tillsammans med följande information:

• Det eller de nummer som ska porteras i internationellt format. Till exempel +442012345678.
• Nuvarande leverantör(er) av telefonitjänster och innehavare av nummerserier för numret/numren.
• Den person eller det företag som numret/numren är registrerade på och deras fullständiga adress(er).
• En ny faktura för numret/numren som du vill portera.

När vi har fått din begäran kontrollerar vi om numren kan porteras. Om ja, får du ett Letter of Authorization (LOA) som du ska fylla i, underteckna och returnera. Se vår tabell för nummerportering för information om beräknad tid och kostnad för denna process (eftersom den kan variera beroende på var du befinner dig).

CloudTalk gör portering smidig. När du har undertecknat LOA hanterar vi det tekniska arbetet och byter ditt nummer från din gamla leverantör till vårt system utan problem. Ni/er kan använda det som vanligt utan att behöva oroa er för driftstopp eller andra affärshotande problem.

Det är så enkelt!

Olika typer av telefonnumren för företag

Telefonnumren för företag kan kategoriseras på två huvudsakliga sätt:

• Med hjälp av tekniken bakom dem (fasta, mobila eller virtuella nummer)
• Genom stilen på numret (avgiftsfritt, lokalt, internationellt etc.), som ni/er kan ringa och ta emot samtal med via var och en av ovanstående typer av teknik.

Vi kommer att ge en snabb genomgång av de olika typerna, med början med de som kategoriseras efter teknik, vilket vi redan har berört. Sedan kommer vi in på de olika stilarna:

Traditionell fast telefoni

Fasta telefonnumren är anslutna till fysiska telefonlinjer som är installerade i dina affärslokaler. De är direkt kopplade till det allmänna telefonnätet (PSTN).

Numret är därför knutet till den specifika platsen, så ni/er behöver vanligtvis (minst) ett för varje kontor eller affärsfilial. De är kostsamma och tidskrävande att konfigurera.

Det starkaste skälet till att använda traditionella fasta telefoner är när ni/er redan har infrastrukturen förinstallerad på kontoret. Om du börjar om från början, byter till en hybridarbetsmodell eller vill ha tillgång till funktioner som ökar produktiviteten är ett VoIP-system det bästa alternativet.

Mobila nummer

Mobilnummer för företag fungerar som personliga mobilnummer men är knutna till ett företagsspecifikt mobilabonnemang.

De ger ditt team tillgång till tillförlitliga samtal, meddelanden och data när de är på språng. Kom ihåg att dina anställda kan använda mobila enheter för att svara på samtal oavsett var de befinner sig, t.ex. under arbetsresor, pendling eller i nödsituationer utanför kontoret.

Virtuella nummer

Virtuella nummer har ingen fast geografisk plats och kräver inget fysiskt SIM-kort.

Istället tilldelar VoIP-leverantörer (Voice over Internet Protocol) dessa telefonnummer som en del av företagets telefonprogramvara. Ni/er kan komma åt dem via appar på flera enheter, som en bärbar dator eller en mobilapp, vilket är perfekt för team på distans.

Dessutom kan ni/er få ett VoIP-nummer för olika regioner utan att behöva ha en fysisk närvaro där.

Avgiftsfria nummer

Avgiftsfria nummer är praktiska för dina kunder – det innebär att de kan ringa ditt företag gratis eller till en mycket reducerad kostnad. De är perfekta för kundtjänst eller säljlinjer eftersom de uppmuntrar till fler samtal och förstärker en kundvänlig varumärkesimage.

Observera att avgiftsfria nummer varierar från land till land.

Här är några exempel:

• 800 i USA, Turkiet, Puerto Rico och Costa Rica
• 0800 i Storbritannien, Tyskland, Belgien och Brasilien
• 80 i Danmark
• 01800 i Mexiko och Colombia
• 900 i Spanien och Luxemburg

Lokala nummer

Lokala nummer hjälper dig att etablera din närvaro i en viss stad eller region. Kunderna är ofta mer villiga att ringa eller svara på samtal från lokala nummer.

Det beror på att de känner igen dem och känner sig mer bekväma med att kontakta ett företag i närheten. Det ligger i människans natur att lita mer på något som är bekant. Dessutom vet vi alla att ovanliga nummer – eller ännu värre, hemliga nummer – har rykte om sig att ofta användas för störande samtal.

Några populära exempel är 020 för London, 212 för New York City och 030 för Berlin.

Den här typen av telefonnumren blir dessutom allt populärare eftersom moderna smartphones talar om för mottagaren exakt varifrån ett samtal kommer. Så även om en kund inte känner igen en stads telefonkod, kan de ändå göra en kvalificerad gissning om vem ni/er är innan de svarar i telefonen – vilket boostar er acceptansgrad för samtal.

Internationella nummer

Internationella nummer har ett lands telefonkod som prefix, t.ex. +1 i USA eller +44 i Storbritannien. De är ett populärt val för företag som har ett virtuellt telefonisystem, eftersom de kan använda dessa även om deras kontor är baserat i ett annat land (som ett callcentersystem i USA som har till uppgift att nå ut globalt).

Med CloudTalk’s 160+ internationella nummeralternativ kan ditt företag ha nummer över hela världen – från Europa till Latinamerika och vidare. Detta är användbart om ni/er vill expandera till nya marknader utan att behöva konfiguration av fysiska filialer på varje plats där ni har kunder.

DID-nummer (Direct Inward Dialing)

DID-nummer (Direct Inward Dialing) är specifika nummer som tilldelas individer eller avdelningar inom ditt företag. De fungerar som anknytningar men är separata nummer, vilket gör att kunderna kan nå rätt team eller person direkt utan att behöva navigera i en komplex telefonnumrering.

Till exempel kan din försäljningsavdelning ha ett eget DID-nummer, medan kundtjänst använder ett annat.

Fördelarna med ett virtuellt telefonnumret för företag

Att byta till ett virtuellt telefonnummer kan vara ditt bästa val av en mängd olika skäl:

Gör kostnadsbesparingar

Låt oss gå rakt på sak, kostnaden för ett telefonisystem för företag är det viktigaste som de flesta företag är intresserade av. Och vi ska berätta en hemlighet för er: ett virtuellt nummer är nästan alltid billigare.

Det beror på att ni/er inte behöver investera i någon av de fysiska infrastrukturer som behövs för traditionella telefonisystem. Vi pratar om saker som PBX-enheter, kablage, nätverksswitchar, strömförsörjning, handenheter, listan fortsätter…

Tillåt dina team att arbeta på distans

Distansarbete har alltid varit en svår nöt att knäcka, mycket på grund av de logistiska begränsningarna. Att inte befinna sig i samma rum som sina medarbetare kan göra saker och ting komplicerade.

Telefonsamtal kan tyckas vara det självklara valet för att övervinna detta hinder, men den hårda sanningen är att äldre telefoni inte är bra för fjärr- och hybridarbete.

Med traditionella system ställs ni inför flaskhalsar som internationella avgifter, problem med vidarekoppling, inlåsning av enheter (när ni/er inte enkelt kan byta telefonoperatör) och begränsat stöd för flera enheter, för att bara nämna några.

Det är därför virtuella telefoner nu är standarden för distansarbete. Dessa system är enkla att konfigurera. Ni/er och ert team kan använda virtuella nummer var som helst och när som helst. Dessutom kommer VoIP-telefonisystem också med superanvändbara ytterligare funktioner, som vi kommer att täcka senare på denna sida.

Boosta produktiviteten genom att integrera Calling med andra verktyg

Den andra stora fördelen med virtuella telefonisystem för företag är att de kan boosta produktiviteten.

VoIP-programvara kan integreras med en mängd olika affärsverktyg, från din CRM-programvara (Customer Relationship Management) till kalenderappar eller program för att följa upp produktivitet.

Tänk dig att ha en enda Klicka-och-ring-knapp i ditt CRM som dina anställda kan trycka på när en kund loggar in ett klagomål eller lämnar en dålig recension.

Även en liten process som att slå ett telefonnumret kan innebära timmar av förlorad produktivitet varje vecka. Virtuella telefonnumren undanröjer dessa hinder och gör kommunikationen omedelbar.

Förbättra uppsökande verksamhet genom att etablera lokal närvaro

Virtuella telefonnumren för företag går hand i hand med lokal handel på global nivå.

Virtuella nummer kan ”placeras” var ni/er vill att de ska vara. Om ett prospekt till exempel är baserat i Sverige och du ringer från USA, kan det vara lite oroväckande för dem om de får ett samtal från ett nummer med prefixet +1. Men om ni/er ringer från ett lokalt +46-nummer är det mycket mer sannolikt att de svarar på ert samtal.

Det är grundläggande mänsklig psykologi. Kunderna ser ett bekant nummer, känner igen det och känner en koppling till den som ringer innan de ens lyfter luren.

Det innebär bättre upptagningsfrekvens för utgående samtal, vilket ger er/er en fördel i alla aspekter av affärskommunikation – oavsett om det gäller att sälja in en produkt, avsluta en försäljning eller ge utmärkt kundservice.

Gå längre än virtuella nummer med dessa funktioner i telefonen

Ett virtuellt företagsnummer är bara början. Om ni/er är på jakt efter en VoIP-tjänst kanske ni vill överväga andra funktioner som ingår i mjukvarupaketet, eftersom de kan göra stor skillnad för produktiviteten i er callcentermjukvara.

Här är bara några av de viktigaste funktionerna som finns tillgängliga med CloudTalk:

#1 Samtalsflödesdesigner

CloudTalk’s samtalsflödesdesigner är ett visuellt gränssnitt där ni/er kan bygga eller modifiera resor för inkommande samtal. Ni/er kan enkelt hantera hur samtalen färdas från det att de kommer in i telefonisystemet till dess att de är lösta, oavsett vilken väg de tar.

#2 Anpassningsbar samtalsdirigering

Med anpassningsbar samtalsdirigering kan ni/er styra inkommande samtal till rätt team eller person i er organisation. Kunderna behöver bara spara företagets huvudsakliga telefonnumret, och när de ringer det guidar ett knappvalsmeny-system (Interactive Voice Response) dem till rätt plats med steg som ”För försäljning, tryck 1”.

Med CloudTalk är knappvalsmeny och samtalsdirigering inbyggda i samtalsflödesdesignern. Ni/er kan konfigurera anpassade regler baserat på öppettider, avdelning eller prioritet för den som ringer. Ni/er kan till exempel dirigera samtalsdirigering till försäljning under dagen, men till kundtjänst på kvällen. Eller så kan ni/er dirigera/rutt VIP-kunder direkt till deras kundansvarige.

#3 Vidarekoppling av samtal

Med funktionen Vidarekoppling kan dina agenter vidarekoppla samtal till en annan person i din organisation. Det är användbart för svåra samtal där en handledare kan behövas för att ge expertråd, eller om en kund helt enkelt har gått vilse i knappvalsmenyn.

Samtal kan också vidarekopplas till en medarbetares mobila enhet, en annan kontorsplats eller till och med en särskild röstbrevlåda. Alla rimliga scenarier om en agent inte har svarat i telefon efter flera inkommande samtal från en kund.

#4 Utskrift och inspelning av Samtalsinspelning

Samtalsinspelning skapar ljudinspelningar av dina konversationer med kunder. Detta är perfekt för utbildning av anställda, efterlevnad av lagar och regler eller för att helt enkelt återkoppla till vad som sades i ett tidigare samtal.

CloudTalk’s AI-drivna funktion för samtalsutskrifter är särskilt användbar för att förstå de viktigaste punkterna i ett samtal från en snabb blick.

#5 Smart Dialer

En Smart Dialer snabbar upp utgående samtal och innebär att agenterna inte behöver slå nummer själva. Om en mottagare inte är tillgänglig (för att linjen är upptagen eller bortkopplad), ringer den automatiskt upp nästa kontakt i listan.

Det här är perfekt för kalla säljsamtal eftersom dina säljare kan nå fler leads på mycket kortare tid. Det används också ofta av kontaktcenter, till exempel om det finns en lista med ärenden till kundtjänst att arbeta igenom. Det här boostar inte bara produktiviteten, det tar också bort den jobbiga uppgiften att ständigt skriva in telefonnumren, vilket dina agenter säkert kommer att uppskatta.

#6 Power Dialer

En Power Dialer ringer helt enkelt upp nästa nummer i listan så snart det aktuella samtalet avslutas. Det är en funktion som sparar sekunder vid varje interaktion, vilket innebär timmar av produktivitet som sparas i ditt team varje arbetsvecka.

#7 Samtalsövervakning

Samtalsövervakning gör det möjligt för arbetsledare att lyssna på direktsända samtal i kvalitetssäkrings- och utbildningssyfte.

De kan tyst övervaka samtal utan att agenten eller kunden vet om det eller ge feedback genom ”whisper coaching”, där endast agenten hör deras råd. Det finns också alternativet ”barge-in”, som gör det möjligt för arbetsledare att delta direkt i samtal vid behov.

#8 Anknytningar till telefon

Anknytningar till telefonnumren skapar unika kortnummer, så att de som ringer snabbt kan nå specifika personer eller avdelningar.

Kunderna kan till exempel ringa huvudkontorets nummer och sedan ange en anknytning för att koppla direkt och hoppa över knappvalsmenyn. Det är också praktiskt när samtal kopplas bort och ni/er behöver återupprätta en linje.

#9 Röstbrevlåda

Med röstbrevlådan kan den som ringer lämna röstmeddelanden när ingen är tillgänglig för att ta emot samtalet. Ni/er kan anpassa hälsningsfraser, konfigurera olika brevlådor för olika avdelningar och till och med få röstmeddelanden som ljudfiler eller textutskrifter via e-post.

#10 Inbyggd analys

Det bästa med virtuella telefontjänster är all samtalsinformation som kan översättas till rådata och centraliseras på ett ställe.

Med CloudTalk kan ni/er spåra mätvärden som total samtalsvolym, genomsnittlig hanteringstid och kundnöjdhet. Ni/er kan använda filter för att begränsa sökkriterierna och fokusera på enskilda agenters prestationer. Det hjälper dina chefer att erbjuda personlig utbildning till ditt team.

Skaffa ett telefonnumret som gör rätt intryck

Ditt telefonnummer kan vara det första en kund ser när han eller hon interagerar med ditt företag, så det är värt att lägga ner lite arbete på det.

När allt kommer omkring räknas första intrycket. Om din kund ser ett lokalt nummer som ringer dem är det mycket mer sannolikt att de svarar i telefon. Det ger en känsla av förtrogenhet och tillit innan du ens har sagt ett ord, vilket gör att konversationen börjar på rätt sätt.

Är du redo att komma igång? CloudTalk gör det enkelt att få den typ av telefonnummer ni/er vill ha, med sömlös portering för alla befintliga nummer i ert företag.Kom igång med en kostnadsfri provperiod redan idag!