By S. Lucido-Balestrieri

| 24 jul 2024

Teknisk, Telefonisystem

Den fullständiga implementeringsguiden för VoIP: Krav och installation

Fram till 2024 förväntas den globala VoIP-marknaden uppgå till 194,5 miljarder dollardrivet av kostnadseffektivitet, minimalt behov av personalstöd, förbättrad tillförlitlighet och många olika funktioner.

För att maximera fördelarna krävs dock ett strategiskt tillvägagångssätt redan från början. Detta innebär en metodisk och väl genomtänkt plan, inklusive en noggrann analys av affärsbehov, mål och tillgängliga resurser.

I den här artikeln guidar vi er/er genom hela implementeringsprocessen, från krav till installation.

Lär dig hur du börjar använda VoIP på nolltid.

Viktiga slutsatser

För en framgångsrik VoIP-implementering bör du tänka på viktiga saker som att implementera säkerhetsåtgärder, säkerställa tillräcklig bandbredd och välja rätt utrustning för smidig kommunikation.
Konfiguration av VoIP innebär att du måste förstå dina affärsbehov, välja rätt leverantör och genomföra kontinuerliga tester för att säkerställa optimal prestanda.
En smidig övergång till VoIP kräver noggrann planering. Utvärdera din nuvarande infrastruktur, genomför pilottester, implementera programvaran gradvis och upprätta beredskapsplaner för att säkerställa en sömlös övergång.

Implementering av VoIP: Grundläggande krav

För en framgångsrik VoIP-implementering är det viktigt att följa denna checklista för krav:

#1 Säkerställ tillräcklig bandbredd

Med bandbredd avses hur mycket data som kan flöda genom ett nätverk samtidigt.

I enklare termer kan det liknas vid en vägs kapacitet för bilar. Precis som en bredare motorväg kan ta emot fler fordon utan trängsel, gör högre bandbredd att mer data kan flöda genom ett nätverk utan avmattningar eller flaskhalsar.

För att VoIP ska fungera smidigt behöver det finnas tillräckligt med utrymme i nätverket eller bandbredd. Detta beror på hur många samtal som sker samtidigt och kvaliteten på internetanslutningen.

Därför.., är det viktigt att ha gott om bandbredd för att kunna hantera alla samtal utan problem. Om det inte finns tillräckligt med bandbredd kan samtalen brytas eller få dålig ljudkvalitet. Om du förbättrar internetanslutningen eller använder bättre teknik kan det här problemet lösas.

#2 Välj ett nätverk med låg latens

Latency är den tid det tar för din röst att nå lyssnaren, vilket är avgörande för smidiga konversationer. Ett snabbt, tillförlitligt nätverk med låg latens minimerar denna fördröjning och säkerställer minimala fördröjningar i dataöverföringen.

Med låg latens sker svaren nästan omedelbart, vilket gör att konversationer känns naturliga och enkla, utan besvärliga pauser eller avbrott.

För professionella miljöer och realtidskommunikation, t.ex. live-samtal eller chatt, krävs en latens på 150 millisekunder eller mindre för att säkerställa smidiga konversationer.

#3 Prioriterar VoIP-trafik framför annan data

Prioritering av VoIP-trafik är avgörande för att säkerställa högkvalitativa röst- och videosamtal online.

När ni/er prioriterar VoIP-trafik ser ni till att systemet har tillräckligt med internetresurser för att hantera samtalen smidigt, särskilt om andra appar också använder bandbredd.

Detta är viktigt eftersom VoIP-samtal måste vara snabba och tydliga. Om det blir för mycket fördröjningar eller störningar kan samtalskvaliteten bli lidande.

Med hjälp av QoS-inställningar (Quality of Service) i nätverksinställningarna kan ni/er prioritera VoIP-samtal och förhindra överbelastning, förseningar och förlorade data som kan påverka samtalskvaliteten.

#4 Implementera säkerhetsåtgärder

VoIP-kommunikation står inför säkerhetsrisker som nätfiske, skadlig kod eller virus. Här är några viktiga steg för att se till att dina data är skyddade:

Välj en pålitlig och säker VoIP-leverantör.
Säkerställa efterlevnad av programvaruackrediteringar (t.ex. ISO, PCI/DSS, GDPR).
Kryptera alla data (inklusive samtal, kontaktuppgifter, samtalsloggar, media, kreditkortsuppgifter och lösenord).
Kontrollera regelbundet din leverantörs status (ni/er kan t.ex. hitta CloudTalks status på status.cloudtalk.io).
Vet vem du ska kontakta i händelse av en cyberattack.

#6 Välj rätt utrustning

Vid konfiguration av ett molnbaserat VoIP-telefonisystem behöver ni inte mycket extra utrustning, men se till att ni/er har det viktigaste:

En stabil internetuppkoppling med hög hastighet.
En enhet som fungerar med VoIP, t.ex. en IP-telefon, dator eller mobiltelefon.
Hörlurar av hög kvalitet med mikrofoner. Om du använder hörlurar med aktiv brusreducering (ANC) kan du förbättra ljudkvaliteten och minska bakgrundsljudet under VoIP-samtal.

Checklista för implementering av VOIP

För att säkerställa en framgångsrik VoIP-installation är det viktigt att ta itu med de viktigaste aspekterna som beskrivs i checklistan för VoIP-implementering före, under och efter implementeringen. Låt oss utforska varje steg i detalj.

#1 Ta hänsyn till dina affärsbehov

Innan du implementerar VoIP i ditt företag bör du tänka på dessa aspekter:

Hur dina anställda och kunder kommunicerar för närvarande. Om du har anställda som arbetar på distans eller på flera platser, eller om ditt företag ofta ringer långdistanssamtal, kan VoIP vara en mer kostnadseffektiv och bekväm lösning jämfört med traditionella telefonisystem.

Se till att VoIP-systemet kan uppfylla företagets nuvarande behov och samtidigt tillgodose framtida expansion. Utvärdera faktorer som antal användare, samtalsvolymer och potentiella tillväxtplaner. Om du väljer en skalbar VoIP-lösning kan du sömlöst integrera nya funktioner och fler användare i takt med att ditt företag växer, vilket minskar behovet av kostsamma systemöversyner eller uppgraderingar.

#2 Överväg olika VoIP-typer

Det finns tre huvudtyper av VoIP-system att ta hänsyn till. Var och en har sina funktioner och fördelar:

Lokal PBX: PBX (Private Branch Exchange) avser ett privat telefonnät inom en organisation, som är fysiskt placerat i företagets lokaler, kräver investeringar i utrustning och programvara och ofta kräver teknisk expertis för hantering.

Enhetsbaserad VoIP: Dessa lösningar installeras på enheter som datorer, bärbara datorer och smartphones. Användarna kan ringa och ta emot samtal var de än befinner sig med en internetanslutning, vilket gör dem idealiska för småföretag och distansarbetare.

Molnbaserad PBX: Detta VoIP-system är placerat i molnet istället för på företagets fysiska plats. Det erbjuder många av samma funktioner som en lokal PBX, men med lägre initiala kostnader och större skalbarhet.

I tabellen nedan finns detaljerad information om dessa systemtyper:

Lokal PBX

Enhetsbaserad VoIP

Molnbaserad PBX

Kostnad

Hög

Måttlig

Måttlig-låg

Fördelar

Mer kontroll, kundanpassning och rösttrafik oberoende av lokalt internet.

Ring och ta emot samtal var du än befinner dig. Ingen stor initial investering krävs.

Lägre kostnader och skalbarhet. Ingen stor initial investering krävs.

Nackdelar

Högre initial investering och mindre flexibilitet. Det krävs tekniskt erfaren personal för ledningen.

Kvaliteten på tjänsten kan bero på internetanslutningen.
Mindre kontroll och anpassning än lokal PBX.

Beroende av internetuppkoppling.
Mindre kontroll.

Lämplig för

Stora företag med specifika resurser och behov.

Småföretag och distansarbetare.

Företag av alla storlekar som söker flexibilitet och kostnadsbesparingar.

#3 Kontrollera din internetanslutning och ditt nätverk

Förutom att välja ett nätverk med låg latens och säkerställa tillräcklig bandbredd ska du bekräfta följande:

Internethastighet och stabilitet: Innan du konfigurerar VoIP är det viktigt att se till att din internetanslutning är snabb och stabil för att garantera tydliga och högkvalitativa samtal. Se till att testa den i förväg.

Övervaka paketförlust: Håll den under 1% för att upprätthålla god samtalskvalitet.
Jitter: Upprätthåll jitternivåer på 30 ms eller mindre för att säkerställa jämn ljudkvalitet under VoIP-samtal.

#4 Konfigurera en budget

Tänk på dessa saker när du bestämmer dig för din budget:

Tänk på initiala installationskostnader och långsiktiga återkommande utgifter.
Tänk på alla kostnader som är relaterade till affärskommunikation.
Beräkna potentiella besparingar med VoIP. Detta hjälper er att identifiera områden där ni/er kan sänka kostnaderna och förbättra effektiviteten.

#5 Välj rätt VoIP-leverantör

När ni/er har definierat er budget och bestämt vilken VoIP-installation som passar era behov bäst, är nästa steg att välja programvaruleverantör.

När du fattar detta stora beslut, tänk på följande:

Funktioner och funktionalitet: Se till att leverantören erbjuder alla funktioner ni/er behöver, till exempel Power Dialing, samtalsflödesdesigner, internationella nummer eller artificiell intelligens. Kontrollera om deras programvara fungerar med din nuvarande installation.
Tillförlitlighet och kvalitet: Leta efter en leverantör som är känd för pålitlig service med minimal eller ingen driftstoppstid.
Uppskalning: Ni vill ha en leverantör som kan växa i takt med att er verksamhet gör det. Ni bör kunna lägga till eller ta bort användare och funktioner när ni/er behöver det.
Prissättning: Hitta en leverantör med flexibla prisalternativ som passar din budget och användning.

På CloudTalk erbjuder vi abonnemang som passar alla budgetar, inklusive ett anpassningsbart alternativ där ni/er kan välja de funktioner ni behöver.

Kundtjänst: Det är också viktigt att leverantören erbjuder förstklassig teknisk support och kundtjänst. De ska finnas där för att hjälpa till med eventuella tekniska problem och svara på frågor under installationen och efteråt.
Rykte och erfarenhet: Välj en leverantör med ett gott rykte på VoIP-marknaden. Leta efter recensioner från andra kunder för att se hur nöjda de är.

En omfattande guide till hur du väljer rätt VOIP-paket för ditt företag

Läs gratis

#6 Installera det nya VoIP-systemet

Installationen av ett VoIP-system varierar beroende på vilken leverantör och vilket system ni/er väljer.

För enhetsbaserad VoIP måste du ansluta dina telefoner till modemet med hjälp av adaptrar eller använda IP-telefoner, som ansluts till internet via Wi-Fi eller Ethernet-kablar.

För lokal VoIP krävs professionell installation och konfiguration, vanligtvis av certifierade VoIP-elektriker.

Att välja mjukvarubaserad eller molnbaserad VoIP förenklar processen avsevärt.

Med CloudTalk är det till exempel enkelt att konfigurera ditt VoIP-system. Helt enkelt:

Skapa ett konto hos CloudTalk.
Ladda ner applikationen till din bärbara dator eller smartphone.
Aktivera den 14 dagar långa kostnadsfria provperioden.
Konfigurera samtalshanteringen enligt dina önskemål (t.ex. vidarekoppling).
Konfigurera nummer för inkommande och utgående samtal.
Välj ditt VoIP-nummer.

#7 Skaffa eller behålla ditt telefonnumret

VoIP-leverantörer erbjuder flexibiliteten att skaffa nya nummer eller behålla befintliga.

För att erhålla nya nummer, överväga:

Lokala nummer: Dessa nummer identifieras med riktnummer som är specifika för regioner, städer eller delstater.
Virtuella nummer, till exempel avgiftsfrianummer, gör att kunderna kan kontakta er/er utan att det kostar något.

Om ni/er vill behålla era nuvarande nummer kan ni också begära portering av numren.

#8 Utbilda ditt team

Att dra nytta av funktioner och utbildningstillfällen på avdelningsnivå är viktiga komponenter för att maximera effektiviteten och produktiviteten vid VoIP-implementering inom ett företag.

Få ut mesta möjliga av funktionerna

Funktioner som Samtalsövervakning, Samtalsinspelning och Analys spelar en viktig roll för att förenkla utbildningsprocessen.

Genom att utnyttja dessa funktioner kan cheferna anpassa utbildningstillfällena så att de tillgodoser teamens och individernas specifika behov.

Samtalsövervakning för att identifiera områden där vissa team kan behöva ytterligare stöd eller coachning, Samtalsinspelning för att visa bästa praxis och ge exempel från verkligheten under utbildningstillfällena, och Analytics för att följa upp resultatmått, skräddarsy utbildningstillfällen och lyfta fram strategier för toppresterande medarbetare.

Implementera avdelningsutbildning för att boosta teamets färdigheter

Genom att skräddarsy sessioner för att uppfylla de unika kraven för varje team får medarbetarna riktad vägledning som direkt gäller deras roller och ansvarsområden, vilket säkerställer att de är väl rustade för att utnyttja VoIP-systemet effektivt i sina dagliga uppgifter.

Om t.ex. en kundtjänstavdelning ska övergå till ett nytt VoIP-system kan utbildningen innehålla praktiska övningar i hur man använder systemet för att hantera kundfrågor, hantera samtalsköer effektivt och använda avancerade funktioner som t.ex. vidarekoppling av samtal.

#9 Testa ditt nya VoIP-system

När du testar ett nytt VoIP-system bör du överväga att söka efter VoIP-tjänsteleverantörer som erbjuder kostnadsfria provperioder.

När du har installerat och konfigurerat systemet kan du fortsätta med följande tester:

Genomföra testsamtal, både internt och externt, för att bedöma samtalskvalitet och funktionalitet.
Bekanta dig med VoIP-systemets funktioner, t.ex. Kunskapsbaserad dirigering, Samtalsövervakning, Samtalstaggning och Samtalsinspelning.
Verifiera integrationer med Salesforce, Zendesk eller HubSpot för att säkerställa sömlös datasynkronisering och rapportering.
Utvärdera internetanslutningens tillförlitlighet genom att utföra samtalstester vid olika tider på dygnet.

#10 Håll ditt VoIP-system friskt

Följ dessa steg regelbundet för att säkerställa att ditt VoIP-system fungerar smidigt. Detta kommer att bidra till att upprätthålla smidiga samtalsupplevelser och övergripande systemprestanda.

Så här håller du ditt VoIP-system i gott skick:

Kontrollera din bandbredd regelbundet för att säkerställa att den kan hantera kvalitetssamtal.
Testa samtalskvaliteten ofta för att snabbt upptäcka och åtgärda eventuella problem.
Övervaka systemets prestanda kontinuerligt för att snabbt kunna åtgärda problem.
Håll både maskin- och programvara uppdaterad för bättre prestanda och säkerhet.
Utbilda ditt team i VoIP-säkerhet för att förhindra attacker.
Använd starka lösenord och brandväggar för att skydda dina samtal från cyberhot.

4 bästa metoder för en smidig VoIP-övergång

Att gå över till VoIP kan revolutionera kommunikationen för ditt företag, men det kräver noggrann planering och genomförande.

Här är de viktigaste stegen för att säkerställa en smidig migrering:

Utvärdera din nuvarande infrastruktur: Utvärdera ditt nätverk, dina enheter och din programvara för att avgöra om du är redo för att integrera VoIP. Utveckla en detaljerad plan som beskriver tidslinjer, budgetar och resurskrav.
Genomför ett pilottest: Innan full utrullning ska du genomföra en provperied med en liten användargrupp för att identifiera potentiella utmaningar och förfina VoIP-implementeringsprocessen.
Implementera det gradvis: Inför VoIP gradvis och börja med utvalda avdelningar eller team. Utöka implementeringen gradvis för att minska riskerna och säkerställa att användarna tar den till sig.
Upprätta beredskapsplaner: Utveckla protokoll för att hantera nödsituationer eller tekniska problem, t.ex. strömavbrott eller nätverksstörningar. Underhåll säkerhetskopior av data och återställningsförfaranden för att minimera driftstopp.

Sömlös kommunikation börjar med att implementera smart VoIP

Sammanfattningsvis kan ni/er med korrekt VoIP-implementering och installation av VoIP-teknik få många fördelar, till exempel förbättrad samtalskvalitet, ökad flexibilitet och mobilitet samt betydande kostnadsbesparingar jämfört med traditionella telefonisystem.

Som vi har sett i artikeln är det viktigt att uppfylla specifika krav för VoIP-implementering och utvärdera vilka alternativ som passar dina behov.

Om du funderar på att implementera en VoIP-lösning inom kort erbjuder CloudTalk en robust plattform som tar bort begränsningarna med traditionell telefoni och ger företag möjlighet att kommunicera sömlöst i över 160 länder.

Letar du efter en VoIP-leverantör? Kolla hur det fungerar i CloudTalk.

Illustration av uppringare och inkommande samtal

Boka en demo

Vanliga frågor om VoIP-implementering

Vad orsakar VoIP-avbrott, ekon eller störningar?

Två sannolika orsaker till att en VoIP-implementering drabbas av avbrott, ekon eller störningar är hög latens och hög jitter.
Hög latens är överdriven fördröjning av dataöverföring, vilket kan leda till att röstdata tappas bort, ekar eller drabbas av andra fel.
För att åtgärda hög latens kan ni/er verifiera er VoIP-anslutning och nätverksstabilitet genom att göra ett VoIP-hastighetstest, köra ett nätverksbedömningstest, minska överbelastningen i nätverket genom att stänga av oanvända system eller stänga kapacitetskrävande appar,
Hög jitter är överdriven variation i fördröjning, vilket kan leda till att röstpaket anländer i fel ordning, vilket leder till hackigt ljud eller förvrängt ljud.
För att åtgärda högt jitter kan ni/er uppgradera routern, använda ethernetkablar, säkerställa höghastighetsinternet eller genomföra bandbreddstester.

Vilka är de vanligaste VoIP-problemen som företag ställs inför?

Här är några vanliga VoIP-problem:
– Eko på VoIP-samtal: Det innebär att det finns en fördröjning i överföringen av röstdata, vilket orsakar överlappande tal och svårigheter i kommunikationen.
– Jitter: Det innebär att datapaketen anländer med oregelbundna intervall, vilket leder till störningar i kommunikationsflödet.
– Tappade samtal: Det innebär att samtal plötsligt avslutas eller kopplas bort på grund av problem som paketförlust eller instabilitet i nätverket.
– Otillgänglighet för att ringa samtal: Detta innebär att användarna inte kan initiera utgående samtal på grund av tekniska problem eller begränsningar.
– Missade samtal: Detta innebär att inkommande samtal inte når mottagarna eller automatiskt kopplas vidare utan avisering.

Hur kontrollerar jag min VoIP-anslutning?

För att verifiera er VoIP-anslutning kan ni/er:
– Säkerställa tillräcklig bandbredd för VoIP-samtal: CloudTalk använder t.ex. upp till 100 kbps per samtal, och det rekommenderas att ha minst 1 Mbps nedladdnings- och uppladdningshastighet per person, helst 5 Mbps.
– Använd hastighetstest för att verifiera bandbredden på internet.
– Se till att ni/er uppfyller system- och nätverkskraven.
T.ex.
använder du en Google Chrome-webbläsare.
– Undvik VPN: Avaktivera VPN eller använd det inte när du använder VoIP för att förhindra anslutningsproblem.

Hur fungerar ett VoIP-system?

Med VoIP kan ni/er ringa telefonsamtal via internet istället för via traditionella telefonlinjer. Det fungerar genom att omvandla din röst till digitala datapaket, vilket möjliggör kostnadseffektiva samtal från var som helst med internetåtkomst.
VoIP fungerar som vanlig dataöverföring via internet, vilket möjliggör kommunikation mellan olika enheter.
Dessutom lagrar VoIP-system data i molnet, vilket gör den lättillgänglig och anpassningsbar via onlinepaneler.

Vilka är VoIP-protokollen?

VoIP-protokoll är en uppsättning regler som styr hur röstdata överförs via internet.
De inkluderar SIP (Session Initiation Protocol), som är en delmängd av VoIP.
SIP används för att upprätta, underhålla och avsluta realtidssessioner som omfattar video, röst, meddelanden och andra kommunikationsapplikationer och -tjänster mellan två eller flera slutpunkter i IP-nätverk.