Fördelar och nackdelar med VoIP: Din guide för 2024

Ni/er visste väl att mer än 40% av alla företag nu använder VoIP (Voice over Internet Protocol) för sina kommunikationsbehov? Tekniken underlättar och förenklar modern affärskommunikation.

Att använda Internet för röstsamtal minskar inte bara kostnaderna utan erbjuder också ett brett utbud av funktioner. Å andra sidan är VoIP beroende av ett stabilt och snabbt internet och fungerar inte under ett strömavbrott.

Om ni/er föredrar att titta på sammanfattningstabellen med för- och nackdelar med VoIP telefonisystem direkt, så hittar ni den i slutet av artikeln.

Viktiga lärdomar:

• VoIP förvandlar er internetanslutna enhet till ett omfattande kommunikationsnav, så att ni/er kan ringa samtal från var som helst och hantera alla era interaktionsbehov – från röst till e-post – på ett och samma ställe.
• VoIP minskar framför allt kostnaderna, men har också andra fördelar, till exempel skalbarhet och integration med viktiga affärsverktyg som Salesforce eller Pipedrive.
• De största nackdelarna med VoIP är beroendet av internet och en stabil strömförsörjning.

Mastering VoIP: En guide till smart kommunikation

Med VoIP kan ni/er ringa samtal när som helst och var som helst. Allt ni/er behöver är en pålitlig internetanslutning och en internetaktiverad smart enhet med högtalare och mikrofon.

Kolla in vår video, som täcker allt om VoIP:

De viktigaste fördelarna med VoIP

Oavsett om ert företag är stort eller litet måste ni/er överväga alla möjligheter till kostnadsbesparingar. VoIP utnyttjar din befintliga internettjänst och kan minska dina månatliga telefonkostnader med upp till 50 %. Låt oss ta en titt på de direkta och indirekta kostnadsbesparingar som VoIP kan erbjuda er/er.

Direkta kostnadsbesparingar med VoIP

1. Minska PBX-kostnaderna

En privat telefonväxel (PBX) på plats består av omfattande fysisk hårdvara till vilken flera fasta telefoner inom ett företag är anslutna. Konfigurationen av ett sådant telefonsystem innebär vanligtvis en hög initial investering. Beroende på vilka funktioner som väljs kan det röra sig om mellan 500 och 2.000 euro per användare.

Med VoIP telefonisystem kan ni/er undvika dessa kostsamma hårdvarukrav genom att använda er bredbandsanslutning.

Om ni/er vill uppgradera utan att behöva skrota er nuvarande kontorshårdvara kan det vara smart att implementera ett SIP-system (Session Initiated Protocol).

Med SIP-Trunking kan ni/er snabbt gå från en föråldrad fast telefonväxel (PBX) till ett smart och molnbaserat telefonisystem. Det skapar en digital brygga för rösttjänster, vilket minskar kostnaderna och förenklar hanteringen.

2. Eliminera avgifter för kabeldragning

VoIP-system effektiviserar din kontorsinstallation genom att tillåta röst- och dataöverföring via samma kanal, vilket eliminerar behovet av ytterligare ledningar. Ni/er kan skicka och ta emot data samtidigt och behöver bara en Ethernet-kabel för anslutningen, vilket inte bara minskar behovet av extra kablar utan också sparar in på kostnaderna för att ändra byggnadens elektriska ledningar.

Dessutom anknyter PoE-tekniken (Power over Ethernet) till flexibiliteten på kontoret genom att minska beroendet av konventionella strömförsörjningssystem, vilket gör att ni/er kan flytta om personal och hårdvara mer fritt utan att behöva dra om ledningar.

Om ni/er föredrar att klippa av sladdarna helt och hållet kan ni också få tillgång till VoIP-tjänster via dator- och smartphone-appar.

3. Minska kostnaderna för telefonsamtal

Genom att använda VoIP kan ni/er avsevärt minska kostnaden för ert telefonsystem, främst på grund av lägre dataöverföringsavgifter. Under de senaste åren har internethastigheterna ökat avsevärt, samtidigt som datakostnaderna har sjunkit kraftigt, vilket gör högkvalitativa VoIP-samtal mer tillgängliga även för små företag.

VoIP-leverantörer tar också vanligtvis ut samma priser för lokala och internationella samtal. Företag kan utöka sin globala räckvidd utan att behöva betala höga avgifter för långdistanssamtal eller roaming.

Denna prissättningsmodell är särskilt fördelaktig om ni/er ofta kommunicerar med internationella kunder eller leverantörer.

Dessutom visar statistik att småföretag kan minska sina telefonräkningar med upp till 60% och spara upp till 90% på internationella samtal genom att byta till VoIP.

4. Sänkta underhållsavgifter

VoIP-tjänster minskar avsevärt återkommande kostnader som reparationer, underhållsavgifter och skatter genom att konsolidera dessa kostnader i prisvärda abonnemangsplaner.

Att kostnaderna samlas till en enda hanterbar kostnad gör VoIP till ett attraktivt alternativ, särskilt för växande nystartade företag och små och medelstora företag.

Det är den bästa VoIP-samtalstjänsten som alla företag kan räkna med, samtalen är av mycket god kvalitet, tjänsterna är mycket stabila och POST-sale-tjänsten är den bästa, det är människor som alltid är redo för alla begäranden eller problem.

Johan Contreras, supportingenjör på RPS Processing Service

Indirekta kostnadsbesparingar med VoIP

Även om indirekta besparingar från VoIP är svårare att mäta är de inte mindre betydelsefulla för ditt företags resultat. Här är några av de viktigaste områdena där VoIP kan ha en långsiktig ekonomisk inverkan:

5. Besparingar genom distansarbete

Med VoIP-teknik kan dina företag sömlöst ansluta till företagets telefonisystem var de än befinner sig. Denna anslutning stöds av en rad avancerade funktioner som flexibilitet eller kompatibilitet med flera enheter som traditionella telefoner vanligtvis inte erbjuder.

En nyligen genomförd studie från Global Workplace Analytics visar till exempel att företag kan spara cirka 11 000 USD per person och år genom att göra det möjligt för personalen att arbeta hemifrån 50 % av tiden.

6. Mer flexibilitet

Med softphones kan ni/er ringa samtal direkt från en dator eller mobil enhet och är inte längre bundna till en traditionell kontorsinstallation. Det innebär att ni/er kan hantera samtal från kunder, delta i konferenssamtal och komma åt röstbrevlådan från alla platser.

Oavsett om du arbetar hemifrån, på ett hotell eller ett café förblir din kommunikation oavbruten och dina agenter lyhörda.

7. Portabelt telefonnumret

VoIP-nummer är helt portabla, vilket gör att ni/er kan behålla samma nummer även om ni byter plats eller företagsadress. Detta är perfekt för affärsresenärer och företag i förändring, som kanske genomgår en strategisk omorientering eller gör tekniska uppgraderingar.

8. Njut av ljudkvalitet och säkerställ samtalskvalitet

Vid bedömning av samtalskvalitet är latens och jitter de primära faktorerna som påverkar tydligheten i ett samtal, vilket säkerställer att röster hörs utan förvrängning. Om samtalskvaliteten försämras byter leverantörens system automatiskt samtalsrutt i realtid.

Liveövervakning säkerställer att samtalsdirigering sker via bästa möjliga kanaler och operatörer. VoIP-teknik kan leverera kristallklart ljud, förutsatt att det finns en snabb och stabil internetanslutning – avgörande för professionell kommunikation där tydlighet är viktigt. Din leverantör bör vara en registrerad operatör i flera länder, vilket möjliggör direkt kontroll över olika aspekter av samtalskvaliteten.

9. Utöka dina kommunikationsverktyg

Genom att integrera röstsamtal, videochattar och meddelanden i en enda plattform förbättrar ni/er inte bara teamsamarbetet, utan gör också kundmöten mer produktiva och effektiva över hela världen.

Med VoIP kan ni/er skicka bilder, videor och dokument under ett samtal, vilket gör kommunikationen sömlös och effektiv. Använd dessa mångsidiga funktioner för att optimera dina kommunikationsprocesser och se till att alla är delaktiga hela tiden.

10. Skala utan ansträngning

Anpassa telefonisystemet efter företagets tillväxt eller säsongsmässiga förändringar utan komplicerade inställningar. VoIP-system är mycket skalbara och stöder storskaliga, högkvalitativa konferenssamtal och möjligheten att lägga till eller ta bort användare efter behov.

11. Skräddarsy funktioner efter dina behov

Ni/er kan anpassa avancerade funktioner som transkribering från röstbrevlåda till e-post, analys och samtalsflödesdesigner för att förbättra er kundservice och produktivitet. Detta är särskilt användbart för kundtjänst och tjänsteleverantörer.

12. Integrera med viktiga affärsapplikationer

Integrera VoIP med system som CRM och affärsverktyg som Pipedrive, Salesforce eller HubSpot för att optimera informationsflödet och förbättra svarstiderna. Genom att koppla VoIP till dessa system kan ni/er automatiskt logga samtal, synkronisera kontakter och se till att värdefull data samlas in och är lättillgänglig.

Denna integration är avgörande för försäljnings- och serviceteam, eftersom den ger omedelbar tillgång till kundernas historik för personlig kommunikation och snabb problemlösning.

13. Säkerställ kontinuitet i kommunikationen

Vid nödsituationer eller oväntade avbrott är det avgörande att upprätthålla oavbruten kommunikation. Med ett VoIP-system kan ni/er snabbt omdirigera era kommunikationstjänster till alternativa enheter eller platser, vilket säkerställer att er affärsverksamhet kan fortsätta utan problem.

Denna förmåga är särskilt viktig i katastrofdrabbade områden eller under krishanteringsscenarier, där förmågan att hålla kontakten kan avgöra hur motståndskraftigt ditt företag är.

Hitta det perfekta VoIP-paketet för ditt företag

Läs gratis

Nackdelar med Voip

1. Beroende av internetuppkoppling

VoIP är helt beroende av en internetanslutning. Om din internettjänst har låg bandbredd eller ofta drabbas av avbrott kan kvaliteten och tillförlitligheten på dina samtal påverkas.

Under rusningstid kan t.ex. ditt internet bli långsammare på grund av hög trafik, vilket direkt leder till dålig röstkvalitet eller avbrutna samtal.

2. Strömavbrott

VoIP-system fungerar inte under ett strömavbrott om det inte finns en reservströmkälla, t.ex. en generator eller UPS (avbrottsfri strömförsörjning).

Detta kan påverka affärsverksamheter som är beroende av ständig kommunikation, särskilt i regioner där strömavbrott är vanliga.

3. Latency och jitter

Latency är den fördröjning som uppstår när data behandlas i ett nätverk, medan jitter är fluktuationer i ankomsttiden för data. Detta kan leda till att samtal låter som eko eller avbryts. Det kan också leda till missförstånd eller missade möjligheter på grund av fördröjningar eller dålig samtalskvalitet.

4. Begränsning av nödsamtal

VoIP-tjänster kan ibland inte anslutas direkt till räddningstjänstens nätverk eller överföra platsdata på ett korrekt sätt.

Denna begränsning kan vara kritisk om ni/er t.ex. försöker ringa räddningstjänsten från en VoIP-telefon under en kris på en oregistrerad plats, vilket kan försena räddningstjänstens insats.

5. Sårbarheter i säkerheten

Eftersom VoIP fungerar över internet är det sårbart för cyberhot. Hackare kan avlyssna VoIP-samtal eller använda skadlig kod för att stjäla data. Företag som hanterar konfidentiell information är särskilt utsatta om deras VoIP-system inte är tillräckligt skyddat.

6. Kostnader för hårdvara och installation

VoIP är kostnadseffektivt i det långa loppet, men den initiala installationen kan kräva inköp av IP-telefoner, routrar eller ytterligare nätverkshårdvara, vilket inte alltid är billigt. Detta gäller särskilt för företag som behöver eller vill ha en infrastruktur för fast telefoni.

För små företag kan de initiala kostnaderna ibland verka för höga, utan att man inser att dessa kostnader kommer att kompenseras av lägre driftskostnader över tid.

Byt till VoIP med CloudTalk

Den här artikeln visar tydligt hur fördelarna uppväger nackdelarna med ett VoIP-system. Här på CloudTalk kan vi hjälpa er/er med övergången från ett traditionellt telefonisystem till en enhetlig digital kommunikationslösning. Precis som vi redan har gjort för många andra kunder.

Få gränslös affärskommunikation med VoIP

Läs mer