27 skickligt utformade röstbrevlådehälsningar för affärskommunikation

Rapporter visar att cirka 80 % av de som ringer till röstbrevlådan inte lämnar något meddelande. Men en slående röstmeddelandehälsning kommer att uppmuntra dem att göra just det och allt ni/er behöver göra då är att svara.

Röstbrevlådan är ett praktiskt verktyg som gör det möjligt för kunderna att interagera med er, även om de inte kan nå er vid den aktuella tidpunkten. Motivera era kunder att lämna ett meddelande till er/er genom att skapa en professionell telefonhälsning som ingen kommer att överge.

Vet du inte hur en professionell hälsning ska se ut? Nedan hittar ni 27 skickligt utformade hälsningsfraser som ni/er kan använda vid en mängd olika tillfällen. Fortsätt läsa!

Viktiga slutsatser:

• Skräddarsy din hälsning så att den återspeglar ditt varumärkes personlighet och vänder sig till din specifika målgrupp, så att varje uppringare känner sig uppskattad.
• Tydlighet är viktigt: Håll ditt meddelande klart och koncist, så att de som ringer vet exakt vilken information de ska lämna och vad de kan förvänta sig härnäst.
• Inkludera väsentlig information: Ange alltid ditt företagsnamn, anledningen till att du inte är tillgänglig och en begäran om att få veta mer om den som ringer.
• Hänvisa uppringare på lämpligt sätt: Erbjud alternativa sätt för dem som ringer att hitta information eller få hjälp, till exempel genom att besöka din webbplats.
• Snabbt agerande: Uppmuntra dem som ringer att lämna ett meddelande och försäkra dem om ett snabbt svar, visa respekt för deras tid och förfrågan.

Vad är en bra röstmeddelandehälsning för företag?

Den perfekta hälsningen är aktuell, tydlig, exakt och informativ. Den bör innehålla ditt företagsnamn och ett uttryck för att du beklagar att du missade samtalet. Ni/er bör också uppmana den som ringer att gå:

• deras kontaktinformation
• anledningen till deras samtal
• alla andra detaljer ni/er kan behöva för att kunna följa upp på ett effektivt sätt.

Dessutom innehåller en bra röstmeddelandehälsning för företag ofta en beräknad tidsram för ett återkommande samtal, vilket ger realistiska förväntningar för den som ringer.

Det är bra att ha alternativa kontaktmetoder eller resurser, som att hänvisa till din webbplats för att få omedelbara svar på vanliga frågor. Detta visar att ditt företag är engagerat i att ge kunderna service och effektivitet.

Varför är röstbrevlådehälsningar viktiga?

Enligt Nectafy kommer 88% av de som söker efter ett lokalt företag att antingen ringa eller besöka kontoret inom 24 timmar. Men om ditt företag inte har mycket annat att erbjuda än en upptagetton är det stor chans att den som ringer lägger på luren och letar efter ett annat företag.

Självklart kan ni/er inte svara på alla samtal omedelbart. Av denna anledning måste ni/er ha förberett professionella telefonhälsningar för företag.

7 viktiga element i en professionell telefonhälsning

En professionell telefonhälsning är din första möjlighet att ge en positiv och effektiv bild av dig själv eller ditt företag. Den anger tonen för samtalet och kan ha en betydande inverkan på hur den som ringer upp uppfattas.

Röstbrevlådehälsningar har en grundläggande struktur för vad de ska innehålla. Att följa den kan vara din bas för att skräddarsy ett perfekt meddelande.

Här är några viktiga komponenter som bör ingå i en effektiv professionell hälsning:

1. Skapa ett varmt välkomnande

Den första hälsningen ska vara vänlig och varm och visa att den som ringer är uppskattad.

Exempel: ”Hej” eller”Bra [morning/afternoon/evening]”

2. Presentera dig själv

Presentera omedelbart dig själv och ditt företag eller din avdelning. Detta bekräftar för den som ringer att de har kommit till rätt ställe och ger en personlig touch.

Exempel: ”Du har kommit till CloudTalk, försäljningsavdelningen. Mitt namn är …”

3. Erbjud assistans

Efter introduktionen ska du uttrycka din vilja att hjälpa till. En enkel fråga inbjuder den som ringer att ange sitt syfte och visar att du är beredd att hjälpa till.

Exempel:”Hur kan jag hjälpa er/er idag?”

4. Erbjud tydlig vägledning

Vägled dem som ringer genom vad de ska göra härnäst. Tydlighet är nyckeln, oavsett om det gäller att navigera i en telefonmeny eller utforska alternativa kontaktmöjligheter.

Exempel: ”Om du ringer angående en befintlig order, tryck 1. Om du vill ha hjälp med att lägga en ny order, tryck 2. ”

5. Nämn svarstid och ge en uppmaning till handling

Det är bra för den som ringer att veta när han eller hon kan förvänta sig att bli kontaktad. Ange därför en förväntad svarstid. Ge också en uppmaning till handling, som att lämna ett meddelande eller en begäran om uppringarens identitet och anledningen till att han/hon kontaktar er/er.

Exempel: ”Jag återkommer till er/er inom 24 timmar.”/ ”Lämna gärna ett meddelande efter signalen.Uppgeditt namnoch syftet med ditt samtal.”

6. Förenkla och fokusera

Håll din hälsning tydlig och kärnfull. Försök att berätta vad som är nödvändigt inom 20-25 sekunder och undvik alltför komplexa fraser eller branschjargong som kan förvirra den som ringer.

7. Använd en professionell ton

Använd en professionell ton i hela din hälsning. Det innebär att du ska vara artig, använda ett korrekt språk och ha ett positivt uppträdande.

Ni/er kan också inkludera följande, beroende på situationen:

• En ursäkt för att du inte är tillgänglig och en kort förklaring;
• Tacka den som ringer för att han eller hon tog sig tid att lämna ett meddelande;

PROFFSTIPS: Om ni/er har kunder i olika tidszoner, se till att ange era öppettider och er tidszon, så att ni kommunicerar på ett korrekt sätt och vald tid.

27 professionella skript för röstbrevlådehälsningar för företag

Utforska vår samling av 27 professionella röstbrevlådehälsningar för företag, var och en utformad för att förmedla effektivitet, värme och professionalism. Dessa exempel säkerställer att de känner sig uppskattade även när ni/er inte kan svara i telefon.

Hälsningar till röstbrevlådan för företag

1. Standardmeddelande för röstbrevlåda för företag

Det här är en hälsning som spelas upp när ni/er är på jobbet men av någon anledning inte är tillgänglig för tillfället. Ni/er deltar till exempel i ett möte.

Ni/er kan hålla den längre, men ändå hålla er till den rekommenderade hastigheten på max 30 sekunder.

EXEMPEL: ”Hej, du har kommit till<namn på företaget>. We are sorry, but we can’t take your call right now. Please leave your name, contact information, and the reason for reaching out. One of our team members will be in touch with you as soon as possible. You may also visit our website [company website URL] för fler alternativ. Tack för att ni/er kontaktade oss.”

2. Personligt meddelande i röstbrevlådan vid uppringning

Detta är vad kunden hör när han eller hon står i kö eftersom alla dina agenter för närvarande hanterar ett annat ärende. Kunderna kan vänta i kön eller lämna ett röstmeddelande direkt.

EXEMPEL: ”Kära uppringare, vi beklagar, men alla våra agenter är för närvarande upptagna. Stanna kvar på linjen så kommer en agent att besvara ditt samtal så snart som möjligt. Ni/er kan också välja att lämna ett meddelande. Tack för ert tålamod.”

3. Meddelande till röstbrevlåda utanför kontoret

Om ditt team är bortrest rekommenderar vi att du skräddarsyr särskilda meddelanden för dessa ändamål. Det är särskilt användbart om ni/er vill informera kunder om att ert kontor är tillgängligt under vissa öppettider. På så sätt skapar ni en förväntan om när kunderna kan nå er eller när de kan nå er.

EXEMPEL: ”Hej, du har ring t<namn på företaget>. We are currently not able to answer your call. Our standard opening hours are from 9 am to 5 pm, from Monday until Friday.

Ni/er kan besöka vår webbplats för relaterad information. Om du vill lämna ett meddelande, vänligen uppge ditt namn, nummer och anledningen till ditt samtal. Vi återkommer till er/er. Tack så mycket ni/er.”

4. Röstbrevlådehälsningar för samtal som tas emot efter öppettider

För de tillfällen då kunder eller klienter ringer utanför dina ordinarie öppettider är det viktigt att ha en hälsning som informerar dem om när de kan förvänta sig ett svar.

EXEMPEL: ”Tack för att ni/er ringde [company name]. Our office is currently closed. Our business hours are from [start time] till [end time]måndag till fredag.

Lämna namn, telefonnumret och ett kort meddelande så ringer vi upp dig när vårt kontor öppnar igen. För mer information, besök vår webbplats på [website URL]. Thank you!”

5. Röstbrevlåda hälsningar för ditt företags telefonnumret

När ni/er använder en företagsmobil vill ni ha en hälsning som är professionell men ändå personlig. I det här exemplet har vi hittat rätt balans:

EXEMPEL: ”Hej, du har kommit till [your name] med [company name]. I’m currently unavailable to take your call. Please leave your name, number, and a detailed message, and I’ll return your call as soon as I can. Thank you for reaching out, and I look forward to speaking with you soon.”

6. Snabbt svar på e-post röstbrevlåda

Om e-post är den kontaktmetod du föredrar bör du låta det framgå av röstmeddelandet för att uppmuntra lyssnarna att använda den.

I det här manuset beskrivs e-post som en snabbare och effektivare kommunikationskanal, vilket vägleder de som ringer till den.

EXEMPEL: ”Hej, det här är [name] från [company]. För ett omedelbart svar, vänligen mejla mig på [insert email address], så garanterar jag ett svar i slutet av nästa arbetsdag. Om ditt ärende inte är brådskande, vänligen lämna era kontaktuppgifter, så återkommer jag till er/er. Jag önskar er/er en underbar dag.”

7. Meddelande i röstbrevlåda för att rikta specifika förfrågningar

För att undvika att lägga tid på samtal som bättre kan hanteras av någon annan eller på annat sätt, ger det här röstmeddelandet tydliga anvisningar för vanliga frågor.

EXEMPEL: ”Hej , det här är[your name]. För frågor om [X reason]bör ni/er vända er till [alternate contact] eller [besök vår webbplats, skicka ett e-postmeddelande]. For everything else, please leave your name and a short message, and I promise to return your call within [one to three] arbetsdag[ar].”

8. Informativt röstmeddelandemanus för allmänna förfrågningar

Det här röstbrevlådemanuset ska effektivt leda inringare till den mest begärda informationen, vilket sparar tid för både inringaren och ditt team. Det ger en enkel väg för att få information samtidigt som det ger möjlighet till personlig kontakt om det behövs.

EXEMPEL: ”Hej, du har kopplat upp dig mot [company]. For details on [X], vår [Facebook-sida, företagets webbplats, etc.] är en bra resurs. Är du intresserad av att lära dig mer om [Y]? Kolla upp [ specifik sida på vår webbplats, vår YouTube-kanal, etc.]

Om ni/er har ytterligare frågor eller bara vill prata med någon från vårt team, vänligen lämna namn och kontaktnummer så återkommer vi till er så snart som möjligt.”

9. Begäran om lämplig tid för återuppringning

Informera dem som ringer om er iver att få kontakt genom att begära att de lämnar en önskad tid då ni/er kan ringa tillbaka, vilket visar att ni inte vill missa en chans till samtal.

EXEMPEL: ”Hej, det här är [company name]. Sorry we missed your call! We’d love to get back to you. Kindly leave your name, phone number, why you’re calling, and when the best time to return your call would be – we want to make sure we catch you next time. Looking forward to speaking with you soon.”

”Tack för att du ringde [your company]. Vi ser fram emot att få tala med er/er. Låt oss ringa upp er så snart vi är tillgängliga genom att lämna ert namn, kontaktinformation och anledningen till ert samtal. Ha en bra dag.”

Semester, helgdagar och lämna röstbrevlådans hälsningar

10. Meddelande till röstbrevlåda på helgdag

Företag arbetar vanligtvis inte under helgdagar, till exempel jul eller påsk. Ni/er måste informera kunden om när ni kommer tillbaka.

Denna hälsning kan också vara lite mer informell eftersom högtider är glada tider på året.

EXEMPEL: ”Hej ,<företagets namn/teamets namn> är ute tills [date]. We’ll make sure to call you back straight away when we return. If your request is urgent, leave us an email at [company email address]. Thank you. Have a lovely holiday.”

11. Föräldraledighet röstbrevlåda

Ah, glädjen att välkomna en ny familjemedlem! Om du har fått föräldraledighet kan du överväga att använda ett röstbrevlådemanus som hänvisar de som ringer till en annan kontaktpunkt och samtidigt visar lite av din personlighet.

Ni/er behöver inte hålla er till en formell ton, utan anpassa gärna meddelandet så att det speglar er stil.

EXEMPEL: ”Hej, du har kommit till [your name and title]. I’m currently out on parental leave until [date]. In the meantime, please direct all phone calls to [alternate contact name] på [phone number] och e-post till [email address]. Thanks, and I’ll see you in [month you’ll be back in the office].”

12. Äventyrlig semester röstbrevlåda meddelande

För en touch av humor i ditt röstmeddelande om semester, känn dig fri att anpassa det exempel som ges. Det är ett roligt sätt att låta dina samtalare veta om dina eskapader. Kom ihåg att nämna när du kommer tillbaka för att återansluta.

EXEMPEL: ”Hej , det här är [your name]. I’m off on an adventure, maybe [vandra genom Sydamerika, navigera i Borneos täta djungler, snorkla med valar på Galapagosöarna] – eller möjligen [kämpa mot kraftig jetlag, söka efter ”Är svarta skorpioner dödliga” eller vara på jakt efter ett extra starkt solskyddsmedel].

Jag kommer att vara utom räckhåll tills [date]. Please leave your name and the reason for your call, and I’ll contact you as soon as I’m back.”

13. Avgång röstbrevlåda

När det gäller att gå vidare till nya möjligheter är det bra att ha ett röstbrevlådemanus redo för ditt nu tidigare företag som informerar de som ringer om din avgång på ett positivt och informativt sätt. Att inkludera en personlig anteckning om att ”jaga nya äventyr” ger en vänlig touch och förmedlar spänning inför ditt nästa kapitel.

EXEMPEL: ”Hej ,[Person’s name] jagar nya äventyr och är inte längre med [Company name]. Please forward all future requests to [new or interim person’s name] på [phone number]. Thank you for calling!”

Röstbrevlådehälsningar för specifika företag

14. Röstbrevlådehälsningar för försäljningspersonal

Att skapa rätt intryck är viktigt för säljpersonal.

Den här hälsningen uppmuntrar potentiella kunder att lämna sina uppgifter för en snabb uppföljning:

EXEMPEL: ”Hej, och tack för att ni/er ringde försäljningsavdelningen på [company name]. All of our sales professionals are currently assisting other customers, or you’ve called outside of our regular business hours, which are [start time] till [end time].

Lämna namn, kontaktuppgifter och ett kort meddelande om vad ni/er söker, så ringer vi gärna upp er/er och hjälper er/er. Tack för att ni/er överväger [company name] för dina behov.”

15. Röstbrevlådehälsningar för läkarmottagningar

På en läkarmottagning måste en röstmeddelandehälsning balansera brådskande situationer med instruktioner för icke-brådskande situationer.

EXEMPEL: ”Tack för att ni/er ringde [medical office/doctor’s name]. We are currently unavailable to take your call. If this is a medical emergency, please dial 911 or go to your nearest emergency room.

För tidsbokning och alla andra frågor, vänligen lämna namn, telefonnummer och ett kort meddelande så kontaktar vi er/er så snart som möjligt. Våra ordinarie kontorstider är [hours and days]. Thank you for calling [medical office/doctor’s name].”

16. Röstbrevlådehälsningar för fastighetsmäklare

För fastighetsmäklare kan en bra röstmeddelandehälsning vara början på en ny kundrelation. I det här exemplet uppmanas potentiella köpare och säljare att lämna sina uppgifter:

EXEMPEL: ”Hej, du har kommit till [your name], din dedikerade fastighetsmäklare på [real estate company]. I’m currently assisting another client or out of the office.

Ditt samtal är mycket viktigt för mig. Lämna namn, kontaktuppgifter och information om den fastighet ni/er är intresserad av så återkommer jag till er så snart som möjligt. Tack för att ni/er valde [real estate company]där vi gör ditt drömhem till verklighet.”

17. Röstbrevlådehälsning för advokatbyråer

På en advokatbyrå bör röstbrevlådans hälsning förmedla professionalism och sekretess. Här är ett exempel som gör både och:

EXEMPEL: ”Tack för att ni/er ringde [law firm name]. Our office is currently closed, or we’re in a consultation. Please leave your name, contact information, and the nature of your legal inquiry after the beep.

Vi behandlar varje samtal konfidentiellt och med högsta prioritet. Vi kommer att ringa upp dig under våra öppettider, som är [hours and days]. Thank you for choosing [law firm name], där dina juridiska behov är vår högsta prioritet.”

18. Röstbrevlåda för småföretag och nystartade företag

För småföretag och nystartade företag är varje samtal en potentiell möjlighet att bygga relationer, utöka ditt nätverk eller göra en försäljning. En kortfattad, vänlig röstmeddelandehälsning kan göra stor skillnad och visa professionalism och värme även när ni/er inte kan lyfta luren.

Det är din chans att lämna ett positivt intryck, uppmuntra till fortsatt engagemang och förmedla viktig information på ett kortfattat sätt.

EXEMPEL: ”Hej! Du har kommit till [Your Business Name]. We’re all hands on deck right now, bringing you the best [product/service] möjligt, och kan inte svara i telefon.

Lämna ditt namn, telefonnummer och ett kort meddelande. Vi är ivriga att få prata med er/er! Besök också vår webbplats på [Website URL] för snabb information. Tack för att du ringde [Your Business Name], där stora idéer och bra service möts. Vi hörs snart ni/er!”

19. Röstbrevlådehälsningar för hotell- och servicebranschen

En välformulerad hälsning kan försäkra dem som ringer att ni/er prioriterar deras tillfredsställelse och komfort, även när ni inte kan svara i telefon.

Det är ett tillfälle att förmedla värme, professionalism och kärnan i din tjänst, samtidigt som du ger viktig information.

EXEMPEL: ”Tack för att ni/er ringde [Your Hotel/Restaurant/Service Company Name], där din upplevelse är vår högsta prioritet. Tyvärr kan vi inte ta ditt samtal just nu. Vi hjälper troligen andra gäster eller kunder.

Lämna ditt namn, kontaktnummer och anledningen till ditt samtal. Om ni/er ringer för att göra eller ändra en bokning, fråga om våra tjänster eller för någon speciell begäran vill vi gärna höra om det och lovar att återkomma till er så snart som möjligt.

För omedelbar hjälp eller för att få veta mer om våra tjänster och erbjudanden, besök vår webbplats på [Website URL]. Thank you for choosing [Your Company Name]och vi ser fram emot att göra din upplevelse exceptionell. Ha en underbar dag!”

20. Röstbrevlådehälsningar för utbildningsinstitutioner

För utbildningsinstitutioner fungerar en röstbrevlåda som en viktig kontaktpunkt för studenter, föräldrar och personal, och ger dem viktig information och trygghet när direktkommunikation inte är möjlig.

Det är en möjlighet att uttrycka institutionens engagemang för utbildning och stöd och samtidigt vägleda dem som ringer till nästa steg.

EXEMPEL: ”Tack för att ni/er ringde [School/College/University Name]. We’re currently unavailable, but we’ll get back to you as soon as we can. Please leave your name, contact information, and reason for calling.

För omedelbar hjälp, besök vår webbplats på [Website URL] för vanliga frågor och mer information. Vi uppskattar ditt samtal och ser fram emot att stödja din utbildningsresa.”

Röstbrevlådehälsningar för olika avdelningar

21. Röstbrevlådehälsningar för receptioner

Första intrycket räknas, och receptionens röstmeddelande är ofta den första interaktionen någon har med ditt företag. Gör den välkomnande och hjälpsam:

EXEMPEL: ”Hej, du har kommit till receptionen på [company name]. We’re currently either on another call or out of the office.

Lämna namn, telefonnummer och syftet med ert samtal, så ser vi till att rätt person återkommer till er så snart som möjligt. Tack för att ni/er ringde [company name]där ditt intresse är uppskattat.”

22. Röstbrevlådehälsningar för telefonnumret till kundtjänst

Kundservice handlar om att se till att dina kunder känner sig hörda och hjälpta, även om det är genom ett röstmeddelande.

Denna hälsning sätter rätt ton för kundtjänst:

EXEMPEL: ”Du har kommit till kundtjänst på [company name]. We’re sorry we missed your call. Our team is available from [start time] till [end time]måndag till fredag.

Vänligen lämna ert namn, kontaktnummer och anledningen till ert samtal, så kommer en av våra kundtjänstmedarbetare att kontakta er så snart som möjligt. Tack för att ni/er valt [company name].”

Hälsningar till röstbrevlådan för försäljning

23. Meddelande till röstbrevlådan för försäljningsavdelningen

Den här hälsningen understryker inte bara säljteamets engagemang för att kunden ska lyckas, utan antyder också på ett subtilt sätt den höga efterfrågan och effektiviteten i deras tjänster.

Det är ett smart sätt att kommunicera företagets värdeerbjudande samtidigt som man hanterar uppringarens förväntningar.

EXEMPEL: ”Hej, du har ringt in till försäljningsavdelningen på [Company name]. Our team members are currently assisting other clients, helping them [ange mål, till exempel ”uppnå 25% tillväxt genom att effektivisera HR-verksamheten”], och kan inte ta ditt samtal just nu .

Vänligen lämna ert namn, företagets namn och telefonnumret så kontaktar vi er så snart som möjligt. Vi uppskattar ditt samtal!”

24. Lyft fram kampanjer i ditt röstmeddelande

Informera dina kunder om aktuella kampanjer, uppdateringar eller nya produktlanseringar. På så sätt kan du enkelt besvara några av deras frågor på förhand.

EXEMPEL: ”Tack för att ni/er hörde av er till [company name]. It sounds like you’re interested in our latest [ny produkt, affär, erbjudande]. We’re thrilled about it as well!

Lämna ert namn, kontaktnummer och den lämpligaste tiden för oss att ringa upp er. Vi är angelägna om att svara på alla frågor ni/ni kan tänkas ha och dela med oss av de senaste uppdateringarna från [company name] med er. Vi ser fram emot att få prata med er/er och önskar er en underbar dag!”

25. Försäljningsprestation röstbrevlåda

Att använda din röstbrevlåda för att vårda potentiella leads är ett smart drag för alla säljare. Med ett sådant manus kan ni kortfattat lyfta fram hur ni/er tillför värde till era kunder och påminna dem som ringer om ert unika säljargument.

Det är också ett smart sätt att informera människor som kanske har ringt ert nummer av misstag om vad ni/er gör.

EXEMPEL: ”Hej, du har ringt in till[your name] på [your company]. I’m currently assisting others—possibly empowering [type of company] för att uppnå [ X resultat, t.ex. ”fördubbla antalet leads på 50 dagar”, ”rekrytera ingenjörstalanger av högsta klass”, ”boosta konverteringen av kunder med 25 %”].

Lämna gärna dina kontaktuppgifter så kan vi undersöka hur vi kan upprepa dessa framgångar för ditt företag.”

Korta och roliga röstbrevlådehälsningar

26. Enkel hälsning till röstbrevlådan

Dina kunder är upptagna, och det är ni/er också. Välj dessa korta röstmeddelanden för att snabbt komma till kärnan och uppmana dem att lämna ett meddelande.

EXEMPEL: ”Hej! Tack för att du ringer [company name/your name]. Please leave us a brief message, and we will get back to you as soon as possible. Have a great day!”

”Du har nått [company name]. We can’t take your call right now, let us call you back! Please leave us your name, number, the reason for your call, and the best time to call you back – we don’t want to miss you again. Talk to you soon.”

27. Roligt meddelande i röstbrevlådan

När vi pratar informellt kan ni/er försöka använda humor i ert budskap. Det här är ett effektivt sätt att behålla kundernas uppmärksamhet eftersom de oftast blir roade och vill höra vad ni/er vill säga.

Men utvärdera om den här typen av telefonhälsning är lämplig för din varumärkesimage. Det kan fungera med kreativa branscher men inte med strikt professionella branscher, som finansbranschen.

EXEMPEL: ”Hej, du har kommit till<ditt namn> på <namn på företaget>. We are busy saving the world by <lägg till vad ditt företag gör bäst>. If you want to learn more about how we do it, please leave us your name and phone number, and we will get back to you as soon as our mission is complete. Which should be fairly soon. Thank you!”

”Det här är Bond. James Bond. Okej, det är inte Bond, även om jag önskar att jag var det. Det är verkligen [your last name], [your first name], [your last name]. I’m currently on a mission, perhaps not saving the world with MI6, but I promise to return your call by tomorrow at the latest. Hope you’re having a great day.”

8 bästa metoder för telefonhälsningar

Det första intrycket är viktigt, särskilt i telefon där din röst och ditt sätt att vara sätter tonen för hela konversationen. En professionell och vänlig hälsning kan göra stor skillnad när det gäller kundservice, affärsrelationer och vardaglig kommunikation.

Det finns flera attribut för högkvalitativa hälsningar för företagstelefoner som ni / er måste komma ihåg.

1. Var snabb och positiv

Svara i telefonen inom de första ringsignalerna och börja med en varm, positiv ton. En snabb och glad hälsning visar att ni/er värdesätter den uppringandes tid och skapar en välkomnande atmosfär. Le när du spelar in din telefonhälsning. Det kanske låter fånigt, men när ni/er ler uppfattas ni av lyssnarna som optimistiska, öppna och vänliga.

2. Presentera dig själv och ditt företag

Låt den som ringer veta att de har kommit till rätt ställe genom att säga ditt och företagets namn. Detta bekräftar inte bara för den som ringer att de har ringt rätt nummer utan personifierar också interaktionen från början.

3. Tala tydligt och långsamt

Tydlighet och tempo är avgörande. Tala tydligt och i lagom takt för att säkerställa att den som ringer förstår varje ord. Detta är särskilt viktigt i en professionell miljö där missförstånd kan leda till förvirring eller frustration.

4. Var beredd att hjälpa till

Signalera att ni är beredda att hjälpa till genom att fråga hur ni/er kan hjälpa den som ringer. Konversationer som”Hur kan jag hjälpa er/er idag?” visar att ni är angelägna om att ge stöd och leda in samtalet på ett produktivt sätt.

5. Erbjud alternativ om de inte finns tillgängliga

Om den person som uppringaren försöker nå inte är tillgänglig är det viktigt att erbjuda alternativa kontaktmetoder eller att ta ett meddelande. Genom att erbjuda alternativ visar du att du tar hänsyn till den som ringer och säkerställer att begäran kommer att hanteras.

6. Var originell

Vissa fraser, till exempel ”Ditt samtal är viktigt för oss”, har använts så många gånger att de inte längre gör ett gott intryck på dem som ringer. Håll hälsningsfrasen originell. Ni/er kan till och med vara djärva och använda humor.

7. Gör det lätt för örat

Se till att det inte finns något bakgrundsljud under inspelningen. Det kan göra det svårt att förstå röstmeddelandets hälsning. Håll också dina hälsningsfraser personliga och lätta att lyssna på. Tala tydligt och långsamt. Var inte för robotaktig.

8. Håll dig kortfattad och effektiv

Glöm inte att ett syfte med röstbrevlådan också är att spara tid åt kunderna. Undvik att spela in 2 minuter långa hälsningsfraser med allt fluff som inte är relevant. Håll det kort och kärnfullt. Den rekommenderade längden är mellan 24 och 30 sekunder, annars kan det hända att en uppringare lägger på mitt i meddelandet.

PRO TIPS: Om det behövs kan ni/er säkerställa kvaliteten på era hälsningsfraser genom att använda professionella röstskådespelare.

Ställ in hälsningar för företagstelefoner med ett virtuellt telefonisystem

Om du kämpar med röstbrevlådehälsningar behöver du inte oroa dig. Numera kan ni/er räkna med att en virtuell callcentermjukvara – som CloudTalk – kan hjälpa er. Med flera praktiska verktyg och funktioner som du inte kan ha när du använder en fast telefon, kan det göra ert och er kundtjänsts jobb mycket enklare.

Med ett virtuellt telefonisystem kan ni/er:

• Ställ in specifika grupper beroende på dina behov och sortera inkommande samtal i grupper(omdirigering av samtal). Den som ringer kommer därför att omdirigeras till rätt agent för sitt problem.
• Ställ in dina öppettider i appen. Ni/er kan också schemalägga att alla samtal och meddelanden som kommer efter öppettiderna ska vidarekopplas till ett visst nummer.
• Spela in alla samtal så att de kan analyseras senare.

Genom att använda verktyg som CloudTalk kan ni också konfigurera så många anpassade professionella företagstelefonhälsningar som ni/er vill och schemalägga när ni vill att de ska spelas upp.

De virtuella telefonisystemen gör att ni/er kan förbereda olika andra typer av meddelanden, t.ex:

• Välkomsthälsning – ett standardröstmeddelande som kunderna får höra när de ringer till ditt callcenter.
• Knappvalsmeny (Interactive Voice Response ) – en lättanvänd meny som ger relevant information till dem som ringer eller hjälper dem att välja rätt agent/avdelning för en viss fråga.

Behöver du ett kraftfullt men lättanvänt virtuellt telefonisystem för ditt företag?

CloudTalk är en avancerad programvara som kan ta dina röstbrevlådehälsningar till en helt ny nivå. Våra funktioner fungerar sömlöst för stora företag såväl som för mindre, växande företag. Kolla in alla CloudTalk’s avancerade funktioner och testa det gratis!

Slutsats

En professionell röstbrevlådshälsning är en integrerad del av ditt företags kommunikation. Rätt meddelande kan avsevärt förbättra företagets image, försäkra kunderna om att de är viktiga och effektivisera kundserviceprocessen.

Genom att välja eller skräddarsy en av de 27 professionella röstmeddelanden som vi har delat med oss av sätter du inte bara en hög standard för interaktion med kunder utan ser också till att varje samtal, även de missade, bidrar positivt till ditt företags rykte.

Kom ihåg att målet med din röstbrevlåda är att få varje uppringare att känna sig hörd och respekterad, vilket banar väg för fruktbara framtida engagemang.