11 sätt att förbättra din strategi för utgående samtal

Med utgående samtal kan ni/er direkt engagera potentiella kunder, presentera produkter eller tjänster och bygga relationer som kan leda till framgångsrika konversationer.

I en digital tidsålder där konsumenterna är överväldigade av digital marknadsföring sticker ett väl utformat, personligt utgående samtal ut och fångar konsumenternas uppmärksamhet. Därför är det viktigt att optimera strategin för utgående samtal för att företag ska lyckas och behålla sin konkurrenskraft.

Viktiga lärdomar:

• En väl utformad strategi för utgående samtal tar upp frågor som att förbättra konverteringsgraden och öka den övergripande kundnöjdheten genom personliga konversationer och effektiv problemlösning.
• En strategi för utgående samtal möjliggör proaktivt engagemang med kunder, vilket boostar leadgenerering, berikar kundinteraktionen, ökar försäljningen, ger värdefulla insikter och stärker varumärkesigenkänningen.
• För att mäta effektiviteten i din strategi för utgående samtal bör du fokusera på konverteringsgrad, antal lyckade samtal, genomsnittlig samtalstid, mätetal för leadgenerering och feedback från kunderna.
• CloudTalk erbjuder en molnbaserad callcentermjukvara med över 100 funktioner för att förbättra dina utgående samtal.

Vad är en strategi för utgående samtal?

En strategi för utgående samtal är ett systematiskt tillvägagångssätt som ni/er kan använda för att proaktivt kontakta potentiella eller befintliga kunder via telefon. Syftet är att marknadsföra produkter och tjänster eller samla in information för att inleda konversationer som kan leda till försäljning eller förbättra relationen med kunden.

Fördelarna med en strategi för utgående samtal

Genom att använda utgående samtal på ett effektivt sätt kan ni/er samla in värdefull feedback, identifiera nya möjligheter och bygga starkare relationer med kunderna.

Tack vare en stark strategi för utgående samtal kommer ni/er: :

• Förbättra genereringen av leads: Utgående samtal identifierar och engagerar potentiella kunder på ett effektivt sätt och utökar din försäljningspipeline med kvalificerade leads som är redo för vidare bearbetning.
• Förbättra engagemanget hos kunderna: Direktsamtal möjliggör personliga interaktioner, vilket gör att ni/er kan tillgodose specifika kundbehov och preferenser och därmed höja kundupplevelsen.
• Öka försäljningsmöjligheterna: Denna proaktiva strategi underlättar direkt marknadsföring av produkter och tjänster, vilket öppnar upp för möjligheter till merförsäljning, korsförsäljning och effektivare affärsavslut.
• Samla in värdefulla insikter: När du pratar med kunder över telefon får du omedelbar feedback och insikter om kundernas beteende, preferenser och nöjdhet, vilket ger vägledning för strategiska justeringar.

Stärk varumärkeskännedomen: Regelbundna utgående samtal håller ditt varumärke i fokus, vilket stärker din närvaro på marknaden och skapar lojalitet hos kunderna.

11 sätt att förbättra din strategi för utgående samtal

Oavsett om ni/er vill öka försäljningen, förbättra engagemanget hos kunderna eller samla in insikter, kommer dessa strategier att ge er verktygen för att uppnå era mål och lyfta ert företags utåtriktade arbete.

#1 Analysera din strategi och sätt upp tydliga mål

Börja med att be om feedback på din första strategi från kollegor på alla nivåer, och var öppen för deras insikter för en robust plan.

Definiera tydligt dina mål, t.ex. leadgenerering eller försäljningskonvertering, och sätt upp realistiska mål för att hålla ditt team motiverat.

Omvärdera regelbundet dessa mål baserat på resultat och marknadsförändringar.

KPI:er (Key Performance Indicators) är viktiga för att mäta framgång. Viktiga KPI:er är:

• Konversationsgrad: beräknas genom att dividera det totala antalet samtal med antalet framgångsrika leads, vilket indikerar strategins ROI.

Global jämförelseindex: 2.35%

• Genomsnittlig hanteringstid (AHT): strävar efter kortare samtal för att öka antalet kontaktade potentiella kunder.

Global Benchmark: 6 minuter

• Customer Satisfaction Score (CSAT): mäter hur nöjda kunderna är och samlas vanligtvis in via enkäter efter samtal eller feedbackmekanismer.

Global jämförelseindex: 75% – 80%

#2 Utnyttjar teknik för att effektivisera verksamheten

Genom att använda verktyg som prediktiva uppringare och CRM-integrationer effektiviserar du inte bara din verksamhet utan gör också varje konversation mer personlig. Den här tekniken boostar effektiviteten och gör det möjligt för ditt team att interagera med potentiella kunder på ett mer effektivt sätt.

Förutom att utnyttja tekniken spelar den strategiska tidpunkten för dina samtal en avgörande roll.

Planera in dem när det är mest troligt att de potentiella kunderna är tillgängliga och mottagliga. Studier tyder på att mitten till sen eftermiddag, särskilt onsdagar och torsdagar, är optimala. Med rätt verktyg kan ni/er finjustera ert samtalsschema och optimera det för att öka chanserna att få kontakt med er målgrupp på ett effektivt sätt.

Detta strategiska tillvägagångssätt säkerställer att din uppsökande verksamhet maximerar engagemanget och förbättrar den övergripande framgångsgraden för dina kampanjer.

#3 Manus till framgång: Balans mellan struktur och flexibilitet

Manus utgör en viktig grund för att styra konversationer, men det är viktigt att ge dina agenter flexibilitet att avvika från dem vid behov.

Uppmuntra ditt team att lyssna aktivt på prospektets svar och anpassa sitt tillvägagångssätt därefter. Denna anpassningsförmåga gör att agenterna kan skräddarsy sin kommunikation i realtid och ta itu med specifika problem, frågor eller intressen som uppstår under samtalet.

På så sätt blir konversationerna mer engagerande och personliga, vilket förbättrar kundupplevelsen avsevärt.

#4 Betona värdeerbjudandet

Ditt team måste ha en djup förståelse för din produkts eller tjänsts värdeerbjudande. De ska vara duktiga på att tydligt förklara hur de tillgodoser specifika behov hos kunderna eller löser problem, och ge starka och tydliga skäl till varför de är det bästa valet på marknaden.

Genom att utbilda ditt team i att lyfta fram viktiga fördelar och hur de omsätts i verkliga fördelar för kunderna säkerställer du att ditt budskap når fram och blir minnesvärt.

#5 Prioritera kvalitet framför kvantitet

I stället för att bara sträva efter att öka antalet samtal bör du betona kvaliteten på varje interaktion för att förbättra ledarnas utveckling genom försäljningstratten.

Kvalitetssamtal kännetecknas av meningsfullt engagemang, där samtalet är skräddarsytt efter kundens behov, smärtpunkter tas upp och värdefulla lösningar erbjuds. Dessa interaktioner bygger upp förtroende, visar på expertis och skapar en relation som går längre än en transaktionell relation.

För att uppnå högkvalitativa samtal bör du fokusera på noggranna förberedelser och aktivt lyssnande. Innan du ringer bör du undersöka prospektet för att anpassa konversationen och anpassa ditt budskap till deras specifika sammanhang och behov. Under samtalet bör du lyssna aktivt för att förstå deras problem och svara med relevans och empati.

Genom att implementera en strategi som värdesätter kvalitet framför kvantitet ökar inte bara sannolikheten för konversationer utan ni/er positioneras också som en betrodd rådgivare och inte bara ytterligare en person som ringer och försöker sälja något.

#6 Anpassa genom segmentering

Att anpassa din uppsökande strategi genom målgruppssegmentering är en kraftfull taktik. Genom att kategorisera potentiella kunder baserat på demografi, beteenden eller intressen kan ni/er skräddarsy era samtal så att de når ut till varje grupp på ett mer effektivt sätt.

Denna riktade strategi säkerställer att din kommunikation är relevant och tilltalande, vilket avsevärt ökar sannolikheten för engagemang och respons.

Genom att anpassa era meddelanden och erbjudanden till varje segments specifika behov och preferenser skapar ni/er starkare band till er målgrupp.

#7 Analysera mätvärden och förfina strategier

Det är viktigt att regelbundet granska KPI:er (Key Performance Indicators) som t.ex. samtalsfrekvens, konversationer och feedback. Dessa mätvärden ger värdefulla insikter som kan hjälpa er/er att anpassa era manus, samtalstider och strategier, vilket leder till bättre resultat över tid.

Flexibilitet är nyckeln till att optimera strategier för utgående samtal i det dynamiska landskapet för affärsverksamheter. Om du upplever en hög träfffrekvens men låg konvertering kan det vara dags att omvärdera och följa upp olika KPI:er.

Effektiviteten hos verktyg och strategier kan variera mycket från ett callcenter till ett annat, vilket understryker vikten av en callcentermjukvara för utgående samtal.

Genom att regelbundet samla in insikter från ert team och vara anpassningsbara kan ni/er upptäcka den mest effektiva strategin för ert specifika sammanhang. Håll dig öppen för förändringar och utnyttja kraften i callcentermjukvara för utgående samtal för att hitta den optimala strategin för ditt kontaktcenter.

#8 Prioritera fortlöpande utbildning och uppmuntra återkoppling

Regelbundna utbildningstillfällen förbättrar inte bara agenternas kunskaper och färdigheter utan boostar också deras självförtroende och engagemang. Genom att investera i deras utveckling främjar ni en kultur av kompetens och anpassningsförmåga, vilket ger ert team möjlighet att leverera enastående service och uppnå era affärsmål mer effektivt.

Skapa också ett system där agenterna kan dela med sig av insikter och feedback från sina samtal. Detta kollektiva lärande ger idéer för att justera strategier, manus och tillvägagångssätt.

#9 Använd en Power Dialer för att automatisera uppringningsprocessen

Med en Power Dialer kan ni/er nå tre gånger fler prospekt per dag än med en konventionell uppringningsprocedur. Den ringer automatiskt upp telefonnumren från en förutbestämd lista. När ett samtal är avslutat går Power Dialer omedelbart vidare till nästa nummer på listan, vilket ökar effektiviteten genom att minska väntetiden mellan samtalen.

Med verktyget kan ni/er också tilldela agenter samtalskampanjer med samtalsmanus och enkäter och effektivisera tidskrävande eller repetitivt administrativt arbete.

Läs mer om Power Dialer i vår video om Sales Dialer Software:

#10 Använd Klicka och ring för att ta bort repetitiv uppringning

Om ni inte vill använda automatisk upprining kan CloudTalk’s Klicka-och-ring-funktion hålla igång verksamheten även om era agenter initierar sina samtal manuellt.

Istället för att manuellt behöva ange siffrorna i telefonnumret kan dina agenter med Klicka-och-ring helt enkelt klicka på telefonnumren i CloudTalks gränssnitt för att starta utgående samtal.

#11 Använd regionspecifika nummer för högre upptagningsfrekvens

Oavsett var ni/er kommer ifrån är det troligt att ni/er är mer benägna att lyfta luren om ni/er känner igen uppringarens riktnummer.

Folk är skeptiska till utländska telefonnumren eftersom det dels finns en liten chans att de känner personen i andra änden av luren, dels kan inkommande samtal medföra höga avgifter beroende på operatör.

Med internationella nummer är det mindre troligt att potentiella kunder ignorerar dina samtal. Ni/er kan förbättra er svarsfrekvens avsevärt genom att ringa som en lokalbo var som helst i världen.

5 sätt att mäta effektiviteten i strategin för utgående samtal

Att mäta effektiviteten i din strategi för utgående samtal är avgörande för att förstå dess inverkan och identifiera områden som kan förbättras.

Här är fem viktiga verktyg för att mäta framgången för dina utåtriktade insatser:

1. Konverteringsgrad:
Detta mått visar hur stor andel av de utgående samtalen som leder till det avsedda resultatet, oavsett om det är en försäljning, ett möte eller någon annan specifik åtgärd. En högre konverteringsgrad indikerar en mer effektiv samtalsstrategi, vilket direkt återspeglar kvaliteten på dina leads och effektiviteten i din försäljningspitch.

Global jämförelseindex: 2.35%

2. Call Success Rate:
Mät andelen samtal som resulterar i ett positivt engagemang, t.ex. en avslutad konversation, jämfört med de samtal som inte når fram till prospektet eller som slutar med ett avslag. Detta hjälper till att bedöma den övergripande räckvidden och mottagandet av dina samtalsinsatser.

Global Benchmark: kan variera mellan olika branscher, för företag %-50%

3. Genomsnittlig samtalslängd:
Att analysera längden på dina samtal kan ge insikter om kundernas engagemang och intresse. Längre samtal tyder ofta på ett större intresse eller en mer djupgående konversation, vilket kan tyda på en framgångsrik engagemangsstrategi.

Globalt riktmärke: 5 minuter och 2 sekunder (302 sekunder)

4. Lead Generation Metrics:
Håll koll på hur många nya leads eller prospekt som genereras genom dina utgående samtalsaktiviteter. Detta mäter inte bara effektiviteten i din strategi för leadgenerering utan hjälper dig också att förutse framtida försäljningspotential.

Globalt riktmärke: Varierar mellan olika branscher.

5. Feedback och kundnöjdhet:
Att samla in feedback från prospekt eller kunder under eller efter samtal kan ge värdefulla insikter om hur din utgående strategi uppfattas. Betygsättning av kundnöjdhet eller feedback kan lyfta fram styrkor och peka på områden som behöver förbättras.

Global jämförelseindex: 75% – 80%

Genom att noga övervaka dessa mätvärden kan ni/er förbättra era strategier för utgående samtal, förbättra interaktionen med kunderna och i slutändan få bättre försäljningsresultat.

Sammanfattning

CloudTalk’s molnbaserade callcentermjukvara är utrustad med över 100 avancerade funktioner som är utformade för att förbättra din strategi för utgående samtal avsevärt.

Med det användarvänliga gränssnittet kan ni/er enkelt anpassa er strategi för utgående samtal och se till att våra funktioner sömlöst integreras med olika säljtekniker.

CloudTalk är dessutom byggt för att växa med ditt företag och erbjuder skalbara lösningar som anpassar sig till dina växande behov.