Jednoduchý rast vášho podnikania

Virtuálny telefónny systém je komunikačné riešenie, ktoré umožňuje uskutočňovať a prijímať telefónne hovory cez internet.
Môžete ho tiež počuť ako internetový telefónny systém.
Virtuálne telefónne systémy nevyžadujú žiadny hardvér ani fyzické telefónne linky – používatelia môžu uskutočňovať a prijímať hovory prostredníctvom ľubovoľného zariadenia pripojeného k internetu odkiaľkoľvek.
Práve to ich robí „virtuálnymi“.
Všetko, čo potrebujete, je sieťové pripojenie a softvér založený na cloude, ktorý poskytuje váš dodávateľ.

Tieto cloudové telefónne systémy sú založené na technológii VoIP (Voice over Internet Protocol).
Pri uskutočňovaní hovoru pomocou VoIP sa analógové hlasové signály konvertujú na digitálne „pakety“ na prenos.
Na druhom konci „linky“ sa pakety premenia späť na analógové signály, aby vám príjemca rozumel.

Ak máte spoľahlivé pripojenie na internet, môžete k virtuálnemu telefónnemu systému pristupovať zo smartfónu alebo tabletu, z prenosného alebo stolového počítača alebo zo špeciálne nakonfigurovaného stolového IP telefónu.

A čo je ešte lepšie, pre všetky tieto zariadenia môžete mať stále len jedno firemné číslo.
A môžete medzi nimi presmerovať a presúvať hovory.

Používanie virtuálneho telefónu pre malé firmy má viacero výhod.
Po prvé, hovory uskutočnené cez internet sú zvyčajne lacnejšie ako hovory uskutočnené prostredníctvom tradičných operátorov.
A celý systém je cenovo výhodnejší ako pevná linka, pretože odpadá nákladný hardvér, ako sú káble a fyzické rozvodné skrine.
Váš dodávateľ sa stará o všetku údržbu a aktualizácie, zatiaľ čo vy platíte predplatné za prenájom softvéru.
Je veľmi jednoduché pridávať ďalších používateľov, keď sa rozrastiete, a keďže títo používatelia môžu pracovať odkiaľkoľvek, nie ste obmedzení veľkosťou kancelárie.
V skutočnosti by ste mohli pracovať úplne na diaľku a ušetriť ešte viac peňazí na fyzických priestoroch.
Ak potrebujete viac presvedčivých argumentov v debate VoIP vs. pevná linka, virtuálne telefónne systémy sa dodávajú aj s pokročilými funkciami správy hovorov, ktoré vám pomôžu zefektívniť pracovné postupy a zlepšiť služby zákazníkom.
Najlepšie systémy, ako napríklad CloudTalk, obsahujú umelú inteligenciu a automatizáciu na zvýšenie efektivity, ako aj natívne integrácie s vašimi obľúbenými aplikáciami.

Viete, čo by ste mali hľadať vo virtuálnom telefónnom systéme pre vašu malú firmu?
Funkcie, ktoré chcete, budú závisieť od vašich individuálnych potrieb, ale existujú niektoré, ktoré musíte mať.
Presmerovanie a prenos hovorov sú veľmi dôležité a rovnako dôležité je aj nahrávanie a automatické prepisovanie hovorov.
Budete tiež potrebovať inteligentné možnosti smerovania a viacúrovňovú ponuku IVR, aby ste zabezpečili, že prichádzajúce hovory sa dostanú k správnemu agentovi pre danú úlohu.
To tiež skracuje čas čakania zákazníkov a zvyšuje mieru vyriešenia prvého hovoru.
Inteligentné číselníky a kvapka hlasovej pošty šetria čas centrám odchádzajúcich hovorov, zatiaľ čo možnosť posielať správy SMS a WhatsApp vám poskytuje ďalšiu možnosť komunikácie.
Systém by vám mal tiež umožniť navrhnúť automatizované pracovné postupy a zobraziť analýzy v reálnom čase na optimalizáciu výkonu.
Medzi ďalšie prvky, na ktoré si treba dať pozor pri výbere telefónneho systému pre malé podniky, patrí množstvo integrácií, vysoká bezpečnosť a spoľahlivosť a spoľahlivá zákaznícka podpora.
Systém musí byť používateľsky prívetivý, aby sa vaše tímy mohli rýchlo zapracovať, a flexibilný, aby ste si mohli prispôsobiť nastavenia podľa svojich požiadaviek.

Pred prechodom na virtuálny telefónny systém musia malé podniky zvážiť veľa vecí.
Prvé otázky, ktoré si musíte položiť, sa týkajú nákladov.
Koľko v súčasnosti platíte za údržbu svojho staršieho systému a brzdí to produktivitu?
Zvážte to v porovnaní s nákladmi na predplatné softvéru a potenciálnymi úsporami z automatizácie.
Ak vaša firma rastie alebo ju chcete v budúcnosti rozšíriť, virtuálny telefónny systém vám poskytne škálovateľnosť –budete môcť pridať toľko používateľov, koľko budete chcieť.
Vzhľadom na to, že čoraz viac pracovníkov očakáva vzdialené a hybridné modely, cloudové systémy pomôžu prilákať a udržať si talenty.
Budete mať flexibilitu používania viacerých zariadení odkiaľkoľvek, ale s jedným firemným číslom.
Vyzerá to profesionálnejšie ako poskytovanie osobných telefónnych čísel (nehovoriac o tom, že je to bezpečnejšie).
Virtuálne telefónne systémy vám navyše umožnia zobraziť číslo, ktoré je lokálne pre vašu cieľovú skupinu (aj keď je v zahraničí), čím sa zlepší miera vyzdvihnutia.
Systémy VoIP vám poskytnú prístup k množstvu funkcií a integrácií v jednom balíku, čo šetrí peniaze a znamená, že používatelia nemusia prepínať medzi viacerými aplikáciami.
Ešte jedna vec o význame virtuálnych telefónnych systémov vo vašom podnikaní – sú navrhnuté tak, aby sa dali jednoducho používať, takže nestratíte celé veky na nastavovaní a školení.

Áno!
Svoje firemné číslo (alebo viacero čísel) môžete preniesť k novému operátorovi v rámci procesu známeho ako „prenos“.
Nebudete mať problémy s poskytovaním nového čísla zákazníkom ani so zmenou existujúcich marketingových materiálov a označení.
CloudTalk vám pomôže preniesť vaše existujúce číslo už za tri týždne.
Môžete preniesť miestne, národné, mobilné a bezplatné čísla z 50 krajín, stačí podať žiadosť a poskytnúť základné informácie, ako sú údaje o vašom starom poskytovateľovi.

Náklady sa líšia v závislosti od poskytovateľa, veľkosti vašej organizácie a funkcií, ktoré potrebujete.
Väčšina dodávateľov ponúka celý rad cenových plánov pre rôzne rozpočty.
Napríklad plány CloudTalk začínajú na 25 dolároch na používateľa a mesiac.
Hlavná vec, ktorú si treba zapamätať, je, že cloudové telefónne systémy sú lacnejšie ako pevné linky, pokiaľ ide o náklady na zriadenie, údržbu a volania.
Z dlhodobého hľadiska ponúkajú aj lepšiu návratnosť investícií (ROI), pretože ušetríte peniaze vďaka efektívnosti a zvýšite príjmy vďaka spokojnosti zákazníkov.
Aký je teda najlepší virtuálny telefónny systém pre malé firmy?
Je to taký, ktorý vám poskytne funkcie a flexibilitu, ktoré potrebujete, za cenu, ktorá vám vyhovuje.