Výhody a nevýhody VoIP: Váš sprievodca 2024
Vedeli ste, že v súčasnosti viac ako 40 % všetkých spoločností používa na svoje komunikačné potreby softvér VoIP (Voice over Internet Protocol)? Táto technológia uľahčuje a zjednodušuje modernú podnikovú komunikáciu.
Používanie internetu na hlasové hovory nielen znižuje náklady, ale ponúka aj širokú škálu funkcií. Na druhej strane VoIP závisí od stabilného a rýchleho internetu a počas výpadku prúdu nebude fungovať.
Ak si chcete pozrieť súhrnnú tabuľku s výhodami a nevýhodami telefónnych systémov VoIP, nájdete ju na konci článku.
Kľúčové poznatky:
- VoIP premení vaše zariadenie s pripojením na internet na komplexné komunikačné centrum, ktoré vám umožní telefonovať odkiaľkoľvek a spravovať všetky vaše požiadavky na interakciu – od hlasu až po e-mail – na jednom mieste.
- VoIP predovšetkým znižuje náklady, ale má aj ďalšie výhody, napríklad škálovateľnosť a integráciu s kľúčovými obchodnými nástrojmi, ako je Salesforce alebo Pipedrive.
- Hlavnou nevýhodou VoIP je závislosť od internetu a stabilného napájania.
Ovládanie VoIP: Sprievodca inteligentnou komunikáciou
VoIP vám umožňuje telefonovať kedykoľvek a odkiaľkoľvek. Všetko, čo potrebujete, je spoľahlivé pripojenie na internet a inteligentné zariadenie s pripojením na internet, ktoré je vybavené reproduktorom a mikrofónom.
Pozrite si naše video, v ktorom sa dozviete všetko o VoIP:
Kľúčové výhody VoIP
Bez ohľadu na to, či je vaša firma veľká alebo malá, musíte zvážiť každú možnosť úspory nákladov. VoIP využíva vaše existujúce internetové služby a môže znížiť vaše mesačné výdavky na telefón až o 50 %. Pozrime sa na priame a nepriame úspory nákladov, ktoré vám môže VoIP ponúknuť.
Priame úspory nákladov na VoIP
1. Zníženie nákladov na PBX
Pobočková ústredňa (PBX) na pracovisku pozostáva z rozsiahleho fyzického hardvéru, ku ktorému je pripojených niekoľko pevných liniek v rámci spoločnosti. Zriadenie takéhoto telefónneho systému si zvyčajne vyžaduje vysoké počiatočné investície. V závislosti od zvolených funkcií sa môže pohybovať od 500 do 2 000 EUR na používateľa.
Telefónne systémy VoIP umožňujú vyhnúť sa týmto nákladným hardvérovým požiadavkám pomocou širokopásmového pripojenia.
Ak chcete upgradovať bez toho, aby ste museli vyradiť súčasný kancelársky hardvér, môže byť rozumným krokom implementácia protokolu SIP (Session Initiated Protocol).
S technológiou SIP-Trunking môžete rýchlo prejsť zo zastaranej pobočkovej ústredne (PBX) na inteligentný telefónny systém založený na cloude. Vytvára digitálny most pre hlasové služby, znižuje náklady a zjednodušuje správu.
2. Odstránenie poplatkov za zapojenie
Systémy VoIP zjednodušujú nastavenie kancelárie tým, že umožňujú prenos hlasu a dát cez ten istý kanál, čím sa eliminuje potreba dodatočnej kabeláže. Táto schopnosť umožňuje súčasne odosielať a prijímať údaje, pričom na pripojenie stačí jeden ethernetový kábel, čím sa nielen znižuje neporiadok spôsobený ďalšími káblami, ale aj šetria náklady spojené s úpravou elektrických rozvodov v budove.
Okrem toho technológia napájania cez Ethernet (PoE) zvyšuje flexibilitu kancelárií tým, že znižuje závislosť od bežného napájania, čo umožňuje voľnejšie premiestňovať zamestnancov a hardvér bez potreby rozsiahleho prepájania.
Ak sa radšej úplne zbavíte káblov, môžete k službám VoIP pristupovať aj prostredníctvom počítača a aplikácií pre smartfóny.
3. Zníženie výdavkov na volania
Využívaním VoIP môžete výrazne znížiť náklady na telefónny systém, najmä vďaka nižším poplatkom za prenos dát. V posledných rokoch sa výrazne zvýšili rýchlosti internetu, zatiaľ čo náklady na prenos dát prudko klesli, takže vysokokvalitné hovory cez VoIP sú dostupnejšie aj pre malé podniky.
Poskytovatelia VoIP zvyčajne účtujú rovnaké sadzby za miestne a medzinárodné hovory. Podniky tak môžu rozšíriť svoj globálny dosah bez toho, aby museli platiť vysoké poplatky za medzimestské hovory alebo roaming.
Tento cenový model je výhodný najmä vtedy, ak často komunikujete so zahraničnými zákazníkmi alebo dodávateľmi.
Štatistiky navyše ukazujú, že malé podniky môžu prechodom na VoIP znížiť svoje účty za telefón až o 60 % a ušetriť až 90 % na medzinárodných hovoroch.
4. Zníženie poplatkov za údržbu
Služby VoIP výrazne znižujú opakujúce sa výdavky, ako sú poplatky za opravy, údržbu a dane, pretože tieto náklady sú konsolidované do cenovo dostupných predplatných plánov.
Toto spojenie výdavkov do jedného, zvládnuteľného nákladu robí z VoIP atraktívnu možnosť, najmä pre rastúce začínajúce podniky a malé a stredné podniky (SMB).
Je to najlepšia služba VoIP, na ktorú sa môže spoľahnúť každá spoločnosť, hovory sú veľmi kvalitné, služby sú veľmi stabilné a služby po predaji sú najlepšie, sú to ľudia, ktorí sú vždy pripravení na akúkoľvek požiadavku alebo problém.
Johan Contreras, inžinier podpory v spoločnosti RPS Processing Service
Úspora nepriamych nákladov na VoIP
Aj keď nepriame úspory z VoIP sa ťažšie merajú, nie sú o nič menej významné pre hospodársky výsledok vašej firmy. Tu sú niektoré z kľúčových oblastí, v ktorých môže mať VoIP dlhodobý finančný vplyv:
5. Úspora pri práci na diaľku
Technológia VoIP umožňuje vašim zamestnancom bezproblémové pripojenie k firemnému telefónnemu systému odkiaľkoľvek. Toto pripojenie je podporované súborom pokročilých funkcií, ako je flexibilita alebo kompatibilita s viacerými zariadeniami, ktoré tradičné telefóny zvyčajne neponúkajú.
Napríklad nedávna štúdia Global Workplace Analytics zistila, že podniky môžu ušetriť približne 11 000 USD na osobu ročne, ak umožnia zamestnancom pracovať z domu 50 % času.
6. Väčšia flexibilita
Pomocou softvérových telefónov môžete telefonovať priamo z počítača alebo mobilného zariadenia a nie ste viazaní na tradičné nastavenie v kancelárii. To znamená, že môžete vybavovať hovory so zákazníkmi, pripájať sa ku konferenčným hovorom a pristupovať k hlasovej pošte z každého miesta.
Či už pracujete z domu, hotela alebo kaviarne, vaša komunikácia zostane neprerušená a vaši agenti budú reagovať.
7. Prenosné telefónne číslo
Čísla VoIP sú plne prenosné, takže si môžete ponechať to isté číslo, aj keď zmeníte svoje sídlo alebo adresu firmy. To je ideálne pre častých obchodných cestujúcich a podniky v prechodnom období, ktoré môžu prejsť strategickou zmenou orientácie alebo technologickou inováciou.
8. Vychutnajte si kvalitu zvuku a zaistite kvalitu hovoru
Pri hodnotení kvality hovoru sú latencia a chvenie hlavnými faktormi, ktoré ovplyvňujú čistotu hovoru a zabezpečujú, aby bolo hlasy počuť bez skreslenia. Ak sa kvalita hovoru zhorší, systém poskytovateľa automaticky zmení trasu hovoru v reálnom čase.
Monitorovanie v reálnom čase zabezpečuje, že hovory sú presmerované cez najlepšie možné kanály a operátorov. Technológia VoIP dokáže zabezpečiť krištáľovo čistý zvuk za predpokladu, že je k dispozícii rýchle a stabilné internetové pripojenie – to je kľúčové pre profesionálnu komunikáciu, pri ktorej záleží na čistote. Váš poskytovateľ by mal byť registrovaným operátorom vo viacerých krajinách, čo umožňuje priamu kontrolu nad rôznymi aspektmi kvality hovorov.
9. Rozšírte svoje komunikačné nástroje
Integráciou hlasových hovorov, videochatov a správ do jednej platformy nielen zlepšíte tímovú spoluprácu, ale aj zvýšite produktivitu a efektivitu stretnutí s klientmi na celom svete.
Pomocou VoIP môžete počas hovoru posielať obrázky, videá a dokumenty, takže komunikácia je bezproblémová a efektívna. Využívajte tieto všestranné funkcie na optimalizáciu komunikačných procesov a udržujte všetkých neustále zapojených.
10. Škálovanie bez námahy
Prispôsobte svoj telefónny systém rastu firmy alebo sezónnym zmenám bez zložitého nastavovania. Systémy VoIP sú vysoko škálovateľné, podporujú rozsiahle a vysokokvalitné konferenčné hovory a možnosť pridávať alebo odoberať používateľov podľa potreby.
11. Prispôsobenie funkcií vašim potrebám
Môžete si prispôsobiť pokročilé funkcie, ako je prepis hlasovej pošty do e-mailu, analytika a návrhár toku hovorov, aby ste zlepšili služby zákazníkom a produktivitu. To je užitočné najmä pre centrá zákazníckej podpory a poskytovateľov služieb.
12. Integrácia s kľúčovými podnikovými aplikáciami
Integrujte VoIP so systémami, ako sú CRM a obchodné nástroje, napríklad Pipedrive, Salesforce alebo HubSpot, aby ste optimalizovali tok informácií a zlepšili čas odozvy. Prepojením VoIP s týmito systémami môžete automaticky zaznamenávať hovory, synchronizovať kontakty a zabezpečiť, aby boli cenné údaje zachytené a ľahko dostupné.
Táto integrácia je kľúčová pre predajné a servisné tímy, pretože ponúka okamžitý prístup k histórii zákazníkov na personalizovanú komunikáciu a rýchle riešenie problémov.
13. Zabezpečenie kontinuity komunikácie
V prípade núdzových situácií alebo neočakávaných výpadkov je nevyhnutné zachovať nepretržitú komunikáciu. Pomocou systému VoIP môžete rýchlo presmerovať komunikačné služby na náhradné zariadenia alebo miesta, čím zabezpečíte bezproblémové pokračovanie vašej obchodnej činnosti.
Táto schopnosť je mimoriadne dôležitá v oblastiach ohrozených katastrofami alebo počas scenárov krízového riadenia, kde schopnosť zostať v spojení môže rozhodnúť o odolnosti vašej firmy.
Nájdite ideálny balík VoIP pre svoju firmu
Nevýhody Voip
1. Závislosť na internetovom pripojení
VoIP je úplne závislé od internetového pripojenia. Ak má vaša internetová služba nízku šírku pásma alebo časté prerušenia, môže to mať vplyv na kvalitu a spoľahlivosť vašich hovorov.
Napríklad v čase špičky môže dôjsť k spomaleniu internetu v dôsledku vysokej prevádzky, čo priamo vedie k zhoršeniu kvality hlasu alebo prerušeniu hovorov.
2. Výpadky elektrickej energie
Systémy VoIP nebudú fungovať počas výpadku elektrického prúdu, ak nie je k dispozícii záložný zdroj energie, napríklad generátor alebo neprerušiteľný zdroj napájania (UPS).
To môže mať vplyv na obchodné operácie, ktoré sa spoliehajú na neustálu komunikáciu, najmä v regiónoch, kde dochádza k častým výpadkom prúdu.
3. Oneskorenie a jitter
Oneskorenie je oneskorenie pri spracovaní údajov v sieti, zatiaľ čo jitter sa vzťahuje na kolísanie času príchodu údajov. To môže mať za následok, že hovory budú znieť ako ozvena alebo budú prerušované. Môže tiež viesť k nedorozumeniam alebo zmeškaným príležitostiam v dôsledku oneskorenia alebo nízkej kvality hovoru.
4. Obmedzenie tiesňových volaní
Služby VoIP sa niekedy nedokážu priamo spojiť so sieťami záchranných služieb alebo správne prenášať údaje o polohe.
Toto obmedzenie môže byť kritické, ak sa napríklad pokúsite zavolať záchranné služby z telefónu VoIP počas krízy na neregistrovanom mieste, čo môže spôsobiť oneskorenie reakcie na núdzovú situáciu.
5. Bezpečnostné zraniteľnosti
Keďže VoIP funguje cez internet, je zraniteľný voči kybernetickým hrozbám. Hackeri môžu zachytiť hovory VoIP alebo nasadiť škodlivý softvér na krádež údajov. Podniky, ktoré pracujú s dôvernými informáciami, sú obzvlášť ohrozené, ak ich systém VoIP nie je primerane zabezpečený.
6. Náklady na hardvér a nastavenie
VoIP je z dlhodobého hľadiska nákladovo efektívna, ale počiatočné nastavenie si môže vyžadovať nákup IP telefónov, smerovačov alebo ďalšieho sieťového hardvéru, čo nie je vždy lacné. To platí najmä pre podniky, ktoré potrebujú alebo chcú mať aj infraštruktúru pevnej linky.
Malým podnikom sa niekedy zdajú počiatočné náklady príliš vysoké, pričom si neuvedomujú, že tieto náklady budú časom kompenzované nižšími prevádzkovými nákladmi.
Prejdite na VoIP so službou CloudTalk
Tento článok jasne ukazuje, ako výhody prevažujú nad nevýhodami systému VoIP. V spoločnosti CloudTalk vám môžeme pomôcť s prechodom z tradičného telefónneho systému na jednotné digitálne komunikačné riešenie. Tak ako sme to už urobili pre mnohých iných klientov.
Užívajte si neobmedzenú obchodnú komunikáciu s VoIP
Často kladené otázky
Aká rýchlosť internetu je potrebná pre VoIP?
Na bezproblémové fungovanie VoIP sa odporúča minimálna rýchlosť internetu približne 100 Kb/s na zariadenie.
Ak však často uskutočňujete simultánne hovory alebo používate aplikácie s vysokými nárokmi, môžete potrebovať vyššiu rýchlosť.
Informujte sa u svojho poskytovateľa o konkrétnych požiadavkách na základe vášho používania.
Koľko stojí systém VoIP?
Náklady sa môžu výrazne líšiť v závislosti od vašich potrieb.
Základné služby VoIP sú k dispozícii už od 20 USD na používateľa mesačne.
Ceny sa však môžu zvýšiť s ďalšími funkciami, ako je pokročilé smerovanie hovorov, integrácia s iným softvérom alebo prémiové služby podpory.
Pred porovnaním cien je najlepšie načrtnúť, aké funkcie potrebujete.
Aké sú rozdiely v spoľahlivosti a kvalite hovorov medzi poskytovateľmi služieb VoIP?
Spoľahlivosť a kvalita hovorov sa môže líšiť v závislosti od infraštruktúry poskytovateľa a opatrení na redundanciu, ktoré má zavedené.
Niektorí poskytovatelia môžu ponúkať robustnejšie služby s viacerými dátovými centrami, aby sa zabezpečila konzistentná kvalita a menej prerušení.
Vždy si overte recenzie zákazníkov alebo požiadajte o skúšobné obdobie, aby ste si mohli službu vyskúšať z prvej ruky.
Prečo je VoIP lepšie ako tradičné telefónne služby?
VoIP ponúka väčšiu flexibilitu a zvyčajne nižšie náklady v porovnaní s tradičnými telefónnymi službami.
Vďaka VoIP môžete integrovať komunikačné nástroje s inými podnikovými aplikáciami, spravovať hovory odkiaľkoľvek a ľahko rozširovať služby podľa toho, ako sa menia vaše potreby.
Navyše VoIP ponúka súbor funkcií, ktoré tradičné telefóny nemajú, ako napríklad hlasovú poštu do e-mailu, virtuálne čísla alebo Power Dialer.