Virtuálne stretnutia: Váš kompletný sprievodca pre 2024 a ďalej

71 % stretnutí sa považuje za „neproduktívne“. Niekedy majú účastníci pocit, že stretnutia nie sú pre nich relevantné. Inokedy im môže vadiť, že museli cestovať na veľkú vzdialenosť a obetovať veľa svojho času. Schôdze však zostávajú dôležitou súčasťou riadenia podniku a udržiavania informovanosti a angažovanosti všetkých zamestnancov.

Ako teda môže vaša spoločnosť zabezpečiť, aby bol každý standup, konferencia a stretnutie pútavé a relevantné? Odpoveďou môže byť použitie správneho softvéru na virtuálne stretnutia. Koniec koncov, vzdialené stretnutia sa môžu konať len za cenu predplatného softvéru.

Kľúčové poznatky:

• Virtuálne stretnutia sú cenným nástrojom pre moderné podniky, keďže 40,9 % zamestnancov na plný úväzok pracuje buď na diaľku, alebo v rámci hybridného modelu práce.
• Priemerný zamestnanec strávi na stretnutiach 3-5 hodín týždenne . Tie sa čoraz častejšie konajú vo virtuálnych priestoroch na internete, a nie osobne.
• Na diaľku môžete organizovať rôzne typy stretnutí vrátane tímových porád, strategických zasadnutí a improvizovaných stretnutí.
• Správny softvér na virtuálne schôdzky môže vďaka funkciám, ako je vysoká kvalita hovorov, prepis v reálnom čase a nahrávanie hovorov, zvýšiť ich nákladovú efektívnosť a dostupnosť.
• Aby boli virtuálne schôdzky produktívnejšie, mali by ste vždy pripraviť program, pozvať len tých, pre ktorých je schôdzka dôležitá, a stanoviť jasné pravidlá, aby schôdzka prebiehala podľa plánu.

Čo je to virtuálne stretnutie?

Virtuálne stretnutie sa koná online, ak sa všetci alebo niektorí účastníci nachádzajú na rôznych geografických miestach.

Od pandémie v roku 2020, keď boli mnohé spoločnosti po prvýkrát nútené zaviesť prácu na diaľku, sa stretnutia na diaľku stali neoddeliteľnou súčasťou každodennej činnosti mnohých spoločností.

Komunikačné nástroje virtuálneho tímu môžu mať veľký vplyv na produktivitu, efektivitu a súdržnosť tímu.

Aké sú hlavné typy virtuálnych stretnutí?

Existujú dva rôzne spôsoby kategorizácie virtuálnych stretnutí. Jedným je typ použitej technológie a druhým je účel alebo štýl stretnutia.

Z hľadiska použitých technológií existujú tri hlavné typy virtuálnych stretnutí:

• Telekonferencie – stretnutia podobné tradičným konferenčným hovorom, pri ktorých sa používa iba zvuk. Niektorí účastníci sa môžu prihlásiť pomocou stolného alebo mobilného telefónu, ale platformy pre online stretnutia často umožňujú aj telekonferencie len so zvukom.
• Videokonferencie – stretnutia, ktoré obsahujú vizuálny aj zvukový prvok. Účastníci sa môžu navzájom vidieť a komunikovať „tvárou v tvár“.
• Webové konferencie – stretnutia, ktoré pridávajú ďalšie prvky spolupráce, napríklad zdieľanie obrazovky alebo obsahu. Účastníci môžu spoločne zdieľať, prezerať alebo pracovať na prezentáciách a dokumentoch, pričom sa môžu navzájom vidieť a rozprávať.

Pokiaľ ide o štýl alebo účel stretnutia, existuje viac typov virtuálnych stretnutí. Tu sú len niektoré z najbežnejších:

Pravidelné porady pre vaše tímy

Stretnutie „standup“ je rýchla kontrola, ktorá v ideálnom prípade netrvá dlhšie ako 10 alebo 15 minút. Zvyčajne sa stretnutia „standup“ konajú na začiatku dňa alebo zmeny. Cieľom je rýchlo zostaviť tím, uistiť sa, že všetci vedia, čo robia, sú si istí svojou prácou a všetky otázky sú objasnené.

Strategické alebo plánovacie stretnutia

Strategické alebo plánovacie stretnutia sú zvyčajne dlhšie a podrobnejšie ako standupy. Ich cieľom je strategické riešenie nadchádzajúcich kampaní, projektov alebo udalostí. Sú miestom pre dlhšie diskusie o tom, ako vaša firma splní svoje ciele a aké úlohy musia zohrávať jednotlivci alebo tímy.

Individuálne stretnutia

Tieto typy virtuálnych stretnutí sa zvyčajne konajú medzi členom tímu a jeho priamym nadriadeným. Poskytujú príležitosť na obojstrannú spätnú väzbu o týchto veciach:

• Aktuálny pracovný výkon
• Obavy alebo starosti
• Budúci kariérny rast
• Ďalšia podpora alebo odborná príprava, ktorá môže byť potrebná

Mesačné alebo štvrťročné stretnutia na podávanie správ

Na týchto stretnutiach môžu tímy zhodnotiť svoje nedávne výsledky. Vedúci tímov môžu prezentovať vybrané štatistiky alebo výsledky, v ktorých zhrnú úspechy tímu. Potom bude pravdepodobne príležitosť na širšiu diskusiu o týchto informáciách.

Cieľom týchto stretnutí je:

• Zdôraznite nedávne úspechy
• Identifikujte všetky slabé stránky alebo oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť
• Objavte spôsoby, ako využiť tieto úspechy alebo odstrániť slabé stránky.

Stretnutia všetkých rúk alebo demonštrácie

Niekedy môžu spoločnosti potrebovať zhromaždiť všetkých svojich zamestnancov. Môže ísť o stretnutie v štýle mestskej rady, na ktorom sa prediskutuje celkové smerovanie spoločnosti alebo sa predvedie nový proces či softvérový nástroj, o ktorom musia všetci vedieť.

Pri týchto typoch stretnutí je veľmi dôležitá kvalita hovoru, aby veľký počet účastníkov neviedol k oneskoreniu, trhaniu alebo iným podobným problémom. To znamená, že je nevyhnutné používať softvér na volanie, ktorý zaručuje kvalitu bez ohľadu na počet používateľov alebo miesto, kde sa nachádzajú.

Stretnutia s klientmi alebo zákazníkmi

Často je pohodlnejšie organizovať stretnutia s klientmi alebo zákazníkmi online. Virtuálne stretnutie je jednoduchšie zorganizovať a zúčastniť sa na ňom ako na osobnom stretnutí.

Vašim klientom sa môžete venovať bez toho, aby museli opustiť svoju kanceláriu. To vám umožní budovať efektívne vzťahy bez toho, aby ste museli organizovať osobné stretnutia, na ktoré by jedna alebo všetky strany museli cestovať.

Stretnutia s dodávateľmi, partnermi alebo inými zainteresovanými stranami

Podniky sa často musia stretávať s tretími stranami, ktoré nemusia patriť k podniku, ale majú podiel na určitých operáciách alebo projektoch.

Dodávatelia, partneri a ďalšie zainteresované strany sú neoddeliteľnou súčasťou úspešného fungovania spoločnosti, ale keďže technicky nie sú súčasťou tímu, stretávať sa s nimi na stretnutiach môže byť zložité.

Softvér virtuálneho call centra uľahčuje spojenie s týmito tretími stranami. Účastníci sa môžu zúčastniť z akéhokoľvek miesta s pripojením na internet a môžu dokonca zdieľať príslušné dokumenty alebo údaje v rámci samotného softvéru.

Stretnutia ad hoc

Možno budete musieť zorganizovať rýchle, improvizované stretnutia, aby ste vyriešili rýchlo sa meniace situácie. Virtuálne stretnutia sú za takýchto okolností skvelé, pretože sa dajú rýchlo zorganizovať a sú veľmi dostupné. Môžete sa rýchlo spojiť s členmi tímu na celom svete a rýchlo a efektívne vyriešiť naliehavé situácie alebo zmeny.

„Zábavné“ stretnutia

Stretnutia nemusia byť vždy vážne. Niekedy možno budete chcieť, aby sa váš tím alebo dokonca celá spoločnosť spoločne zabavili. Medzi príklady zábavných stretnutí, ktoré môžete organizovať virtuálne, patria napr:

• Virtuálne vianočné alebo prázdninové stretnutia
• Stretnutia na budovanie tímu, hry alebo kvízy
• Stretnutia na prelomenie ľadov na privítanie nových zamestnancov

Výhody virtuálnych stretnutí

Výhody virtuálnych stretnutí môžete využívať bez ohľadu na veľkosť vašej firmy alebo odvetvie, v ktorom pracujete. Tu sú niektoré z najvýznamnejších:

Zostaňte v spojení so svojimi vzdialenými a hybridnými pracovníkmi

Mnohé podniky majú kancelárie, hybridné a vzdialení zamestnanci. Virtuálne stretnutia sú ideálne na to, aby boli všetci títo pracovníci v kontakte a na rovnakej vlne. Ak organizujete len osobné stretnutia, každý, kto je v tom čase mimo kancelárie, môže prísť o dôležité aktualizácie alebo pokyny.

Najlepšie nástroje na virtuálne schôdzky a riešenia na firemné hovory zabezpečujú bezproblémovú komunikáciu pri práci na diaľku, ako zistila spoločnosť MyHeritage pri použití služby CloudTalk:

Zníženie cestovných a iných nákladov

Podľa bielej knihy spoločnosti Verizon môže osobné stretnutie len piatich ľudí stáť až 7x viac ako ekvivalentné stretnutie uskutočnené virtuálne.

Náklady na osobné stretnutia sa rýchlo zvyšujú, od cestovných nákladov účastníkov až po prenájom miestnosti, občerstvenie a ďalšie režijné náklady. Naopak, vzdialené stretnutia sa môžu konať za cenu predplatného softvéru. Pre podnik, ktorý organizuje veľa stretnutí, to predstavuje výraznú úsporu.

Buďte šetrnejší k životnému prostrediu

Počas pandémie Covid-19 klesli celosvetové emisie o 17 %. Veľkú časť z toho možno pripísať zmene každodenného dochádzania do práce z hodín jazdy autom na prechádzku od spálne k počítaču.

Takže všetko, čo znižuje potrebu šoférovania alebo lietania, robí zázraky pre vaše ekologické vlastnosti. Organizovanie stretnutí na diaľku namiesto osobného stretnutia je vynikajúci spôsob, ako byť šetrnejší k životnému prostrediu.

Čo hľadať v platformách pre virtuálne stretnutia

Platforma, ktorú používate na virtuálne stretnutia, bude mať veľký vplyv na to, aké úspešné budú vaše stretnutia a čo dosiahnete. Pozrime sa na niektoré hlavné veci, ktoré by ste mali hľadať v platforme pre virtuálne stretnutia:

Spoľahlivé a kvalitné hovory

Dobrá kvalita hovoru je pri vzdialených stretnutiach nevyhnutnosťou. Hľadajte softvér, ktorého prioritou je vysoká kvalita hovoru bez oneskorenia, chvenia alebo skreslenia.

Spoločnosť CloudTalk tvrdo pracuje na udržiavaní čistoty a spoľahlivosti sietí. Naša miera chvenia je extrémne nízka – iba 17,8 milisekundy v celej distribuovanej sieti. To znamená, že sa môžete spoľahnúť na to, že CloudTalk poskytne ostrú a čistú kvalitu hovoru bez ohľadu na to, kde sa na svete nachádzate.

Nahrávanie hovorov

Nahrávanie hovorov vám umožní prehrať si dôležité momenty stretnutia a skontrolovať diskusie a uľahčí objasnenie prípadných nejasností.

Zvukový záznam zo stretnutia navyše pomôže každému, kto sa ho nemohol zúčastniť, dohľadať, o čom sa rozhodlo.

Automatický prepis a zhrnutia

Automatický prepis hovorov je funkcia poháňaná umelou inteligenciou, pri ktorej sa dialóg schôdzky prevádza do textovej podoby. Prepisy môžete použiť na rýchlu spätnú kontrolu akčných bodov stretnutia alebo na jednoduché zdieľanie obsahu stretnutí s kolegami, ktorí sa na nich nemohli zúčastniť.

CloudTalk dokáže rozpoznať a prepisovať hovory až v 145 rôznych jazykoch a umožňuje jednoduchý import týchto prepisov do iných nástrojov a platforiem (napríklad do vášho CRM).

Integrácie s inými nástrojmi

Integrácia s ďalšími obchodnými nástrojmi je ďalšou povinnou súčasťou softvéru na online schôdzky.

Chcete napríklad riešenie, ktoré sa integruje s vaším systémom CRM. To vám môže poskytnúť rýchly prístup k informáciám o zákazníkoch, keď niekto zavolá do vašej spoločnosti, a výrazne uľahčiť aktualizáciu ich záznamov (s poznámkami k hovorom a ďalšími informáciami).

Nemali by ste hľadať len integrácie CRM. Napríklad integrácia so službou Krisp od spoločnosti CloudTalk pomáha udržiavať hovory prehľadné a bez rozptyľovania. Integrácie kalendára zasa uľahčujú dohodnutie stretnutí a zabezpečujú, aby nikto nezmeškal schôdzky.

Najlepšie postupy pri virtuálnych stretnutiach: Ak stretnutie vediete vy

Na úspešnosť virtuálnych stretnutí bude mať veľký vplyv aj spôsob, akým ich budete viesť. Tu je päť osvedčených postupov pre virtuálne stretnutia, ktoré vám pomôžu viesť efektívne, produktívne a pútavé stretnutia:

Pripravte si program vopred

Ušetríte tak veľa času a vaše stretnutia budú oveľa efektívnejšie.

Ak má každý kópiu programu, nebudete na začiatku strácať čas vysvetľovaním, o čom bude stretnutie. Jednoducho povedané, ak nie je k dispozícii program, stretnutie neorganizujte.

Pozvite len tých, ktorí tam musia byť

Stretnutia sú nevyhnutnou súčasťou riadenia vzdialených tímov, ale nemusíte mať všetkých na každom stretnutí. Preto sa uistite, že pozývate len ľudí, ktorí tam skutočne musia byť. Premyslite si, kto bude mať zo stretnutia úžitok a kto má dôležité veci na srdci.

Nastavenie pravidiel stretnutia

Pravidlá pomáhajú udržiavať schôdzu organizovanú a tematicky zameranú.

Premýšľajte o veciach, ako sú:

• Či by ľudia mali vypnúť mikrofóny, keď nehovoria
• Či už potrebujete virtuálne zdvihnúť ruku, keď chce niekto niečo povedať
• Ako budete držať krok s programom
• Ako zabránite tomu, aby ľudia hovorili jeden cez druhého.

Zapojte účastníkov

Stretnutie, ktoré ľudí zaujme, bude pre všetkých produktívnejšie a zábavnejšie. Snažte sa preto zapojiť všetkých účastníkov. Premýšľajte o pridaní vizuálnych pomôcok do prezentácií a občasnom kladení otázok, aby ste aktívne získali podnety.

Ak chcete získať ďalšie nápady, máme pre vás skvelú príručku o tom, ako urobiť virtuálne stretnutia interaktívnejšími, ktorá vám môže pomôcť na vašej ceste.

Definovanie akčných bodov po stretnutí

Ani tá najzaujímavejšia schôdza nebude produktívna, ak každý zabudne, o čom sa rozhodlo.

Udržujte dynamiku definovaním akčných bodov a ich rozoslaním všetkým po stretnutí.

V tomto prípade sú užitočné funkcie prepisu a nahrávania hovorov CloudTalk, ktoré vám umožnia ľahko sa pozrieť späť na to, o čom sa diskutovalo, a zhrnúť dohodnuté body činnosti.

Najlepšie postupy pri virtuálnych stretnutiach: Ak ste účastníkom

Zodpovednosť za to, aby bolo stretnutie produktívne, nemá len jeho vedúci. Tu je niekoľko vecí, ktoré by ste mali urobiť ako účastník:

Plne sa pripravte

Uistite sa, že ste na stretnutie plne pripravení ešte pred jeho začiatkom. Vedúci alebo koordinátor stretnutia by mal rozposlať program. Dôkladne si ho prečítajte a uistite sa, že ste informovaní o všetkom, o čom sa bude diskutovať.

Ak chcete poskytnúť informácie alebo aktualizácie, pripravte si príslušné materiály a uistite sa, že presne viete, čo máte povedať.

Skontrolujte svoju techniku

Technické problémy na vašej strane môžu spôsobiť narušenie celého stretnutia. Preto sa uistite, že všetka technika je v dobrom stave.

Skontrolujte to:

• Váš mikrofón funguje
• Vaše internetové pripojenie je silné
• Vaša webová kamera je správne pripravená (ak ide o videokonferenciu).

Vždy používajte profesionálne pozadie

Neprofesionálne pozadie môže narušiť priebeh stretnutia a vrhnúť na vás zlé svetlo. Vyhnite sa veciam, ako je špinavá bielizeň alebo neporiadok za vami, keď hovoríte s kolegami. Hľadajte pozadie, ktoré je rozumné, nerozptyľuje pozornosť a svedčí o vašej profesionalite.

Ak v mieste, kde pracujete, nemáte vhodne profesionálne vyzerajúce pozadie, pridajte virtuálne pozadie alebo jednoducho rozostrite pozadie.

Príchod načas

Chodiť na schôdzky načas je rovnako dôležité virtuálne ako v reálnom živote. V opačnom prípade na vás budú musieť ľudia čakať, čo je frustrujúce a môže to mať vplyv na produktivitu stretnutia alebo spôsobiť, že sa predĺži.

Venujte svoju plnú pozornosť

Jednou z nevýhod stretnutí na diaľku je, že sa vaša pozornosť môže ľahšie rozptýliť. Snažte sa zostať plne zapojení do stretnutia. Tu je niekoľko najlepších tipov:

• Neotvárajte iné karty
• Nehrajte na telefóne
• Nekontrolujte e-maily
• Opakujte si v hlave vety svojich kolegov, aby ste sa sústredili.

Buďte zdvorilí k ostatným účastníkom

Je veľa vecí, ktoré robíme automaticky pri osobnom kontakte a ktoré nie sú vždy také jednoduché virtuálne. Napríklad osobne je oveľa jednoduchšie zistiť, kedy sa niekto iný chystá hovoriť, a vyhnúť sa tomu, aby sme ho prehovorili.

Vo virtuálnom prostredí musíte vynaložiť trochu viac úsilia, aby ste zachovali základné štandardy zdvorilosti. Preto sa vedome snažte byť milí a ohľaduplní k ostatným účastníkom.

Zvýšenie produktivity vo vzdialených tímoch pomocou virtuálnych stretnutí

Riadenie vzdialených tímov môže byť náročné, ale najlepšie platformy pre virtuálne schôdzky alebo riešenia pre konferenčné hovory môžu pomôcť udržať tímy zapojené, prepojené a produktívne.

Pomocou služby CloudTalk môžete bez problémov komunikovať s tímami, zamestnancami a zákazníkmi na celom svete. Široká škála integrácií umožňuje jednoducho robiť všetko od potlačenia hluku až po synchronizáciu kalendárov a vysoká kvalita hovoru znamená, že môžete bezproblémovo spolupracovať bez ohľadu na to, kde sa vy alebo vaši účastníci nachádzate.

Ak sa chcete dozvedieť viac o tom, ako by CloudTalk mohol pomôcť zvýšiť produktivitu vašich vzdialených tímov, zaregistrujte sa na 14 deň na bezplatnú skúšobnú verziu.