Viaclinkový telefónny systém: Telefónny systém: typy, výhody a základné funkcie

90 % zákazníkov tvrdí, že je pre nich dôležité alebo veľmi dôležité, aby bola odpoveď na otázku zákazníckeho servisu poskytnutá okamžite. To znamená, že váš telefónny systém musí tento dopyt zvládnuť.

Ak chcete modernizovať svoju firemnú komunikáciu a vybavovať väčší počet hovorov, môže byť použitie viaclinkového telefónneho systému nákladovo efektívnou možnosťou.

Ak sa chcete dozvedieť viac o typoch viacriadkových telefónnych systémov, ich výhodách a kľúčových funkciách, ktoré treba hľadať, čítajte ďalej.

Kľúčové závery

• Viaclinkový telefónny systém je riešenie podnikovej telefónie, ktoré umožňuje spravovať viacero hovorov súčasne.
• Viaclinkové telefónne systémy zlepšujú efektivitu a služby zákazníkom a prinášajú úsporu nákladov.
• Existujú rôzne typy viaclinkových telefónnych systémov, napríklad 2-linkové, 4-linkové, 6-12linkové a alternatívy založené na VoIP. Každý z nich je vhodný pre rôzne potreby a veľkosti podnikov.
• Telefónne systémy VoIP majú celý rad sofistikovaných funkcií a sú škálovateľné a flexibilné.
• Ak chcete, aby vaša firma mala najlepší viaclinkový telefónny systém, musíte sa zamerať na počet potrebných liniek, požadované funkcie a potrebné integrácie s inými nástrojmi.

Čo je viaclinkový telefónny systém?

Viaclinkový telefónny systém je riešenie podnikovej telefónie, ktoré umožňuje spravovať viacero hovorov súčasne. Na rozdiel od tradičných jednolinkových telefónov umožňujú vybavovať prichádzajúce a odchádzajúce hovory na rôznych linkách, čím sa zabezpečí, že žiadny hovor nezostane bez odpovede.

Viaclinkový podnikový telefónny systém pomáha maximalizovať vašu produktivitu prostredníctvom celého radu kľúčových funkcií:

• Viaceré rozšírenia pre rôzne oddelenia alebo členov tímu
• Možnosti smerovania a presmerovania hovorov
• Podržanie hudby alebo správ
• Schránky hlasovej pošty pre každé vnútorné číslo

Vďaka viaclinkovému telefónnemu systému môžu agenti vášho call centra efektívne vybavovať väčší počet hovorov, čo pomôže skrátiť čas čakania a zvýšiť spokojnosť zákazníkov. Umožní tiež plynulejšiu interakciu medzi vlastnými zamestnancami, čo vášmu tímu uľahčí spoluprácu a zdieľanie informácií.

Aj keď je rýchlosť a kvalita oboch sietí teraz podobná, stále medzi nimi existuje veľa rozdielov. Nižšie upozorňujeme na najdôležitejšie rozdiely, pokiaľ ide o PBX vs. VoIP, aby ste si mohli vybrať najlepšiu možnosť pre svoje firemné potreby.

Ako funguje viaclinkový telefónny systém?

Viaclinkové telefónne systémy možno rozdeliť do dvoch typov, a to na lokálne a cloudové systémy. Tu je ich porovnanie:

Cloudový telefónny systém môže byť flexibilný, škálovateľný a nákladovo efektívny vďaka technológii Voice over Internet Protocol alebo VoIP.

Technológia VoIP konvertuje hlasové signály na digitálne dáta a prenáša ich prostredníctvom internetu. Vďaka tomu môže váš tím uskutočňovať a prijímať hovory prakticky odkiaľkoľvek, kedykoľvek a z akéhokoľvek zariadenia s pripojením na internet.

Poznanie rôznych typov viaclinkových telefónnych systémov

Na výber máte niekoľko viaclinkových telefónnych systémov, ktoré spĺňajú vaše obchodné potreby. Každý z týchto systémov má iné funkcie a výhody. Najlepší systém pre vás bude závisieť od veľkosti vašej firmy, počtu uskutočnených hovorov a vašich špecifických komunikačných potrieb.

Pozrime sa bližšie na rôzne typy viaclinkových telefónnych systémov:

2-linkové telefóny

Dvojlinkový telefónny systém je druh viaclinkového telefónneho systému, ktorý poskytuje dve samostatné telefónne linky alebo čísla na jednom zariadení.

Medzi hlavné vlastnosti 2-linkového telefónneho systému patria:

• Dve samostatné telefónne linky so samostatnými telefónnymi číslami.
• Možnosť podržať jeden hovor počas prijímania alebo uskutočňovania iného hovoru.
• Konferenčné volanie medzi dvoma linkami.
• Samostatné zvonenia alebo indikátory pre každú linku na jednoduchú identifikáciu prichádzajúcich hovorov.
• Prenos hovorov medzi dvoma linkami.

Dvojlinkový telefónny systém je vhodný pre malé kancelárie, domáce firmy alebo pre osoby, ktoré potrebujú vybaviť len niekoľko hovorov naraz. Poskytujú cenovo výhodné riešenie na vybavovanie viacerých hovorov bez potreby pokročilejších funkcií alebo väčšieho počtu liniek.

Príklad použitia: Tento telefónny systém sa vám bude hodiť, ak ste malý maloobchodný obchod, ktorý potrebuje byť k dispozícii pre hovory so zákazníkmi a zároveň uskutočňovať hovory s dodávateľmi. Alebo ak ste firma z domu, ktorá potrebuje oddeliť osobné a pracovné hovory.

4-linkové telefóny

Štvorlinkový telefónny systém má štyri samostatné telefónne linky alebo telefónne čísla. Tento telefónny systém je ideálny, ak máte malý tím a chcete, aby niekoľko kolegov mohlo prijímať a uskutočňovať hovory súčasne.

Medzi hlavné funkcie 4-linkového telefónneho systému patria:

• Štyri samostatné telefónne linky so samostatnými telefónnymi číslami.
• Možnosť podržať hovor, presúvať hovory medzi linkami a zostavovať konferenčné hovory.
• Samostatné zvonenia alebo indikátory pre každú linku na jednoduchú identifikáciu prichádzajúcich hovorov.
• Funkcia hlasitého odposluchu na komunikáciu bez použitia rúk.
• Interkomový systém na internú komunikáciu medzi prídavnými zariadeniami.

Štvorlinkový telefónny systém je vhodnou voľbou pre malé firmy alebo kancelárie, ktoré potrebujú ďalšie funkcie, ako je napríklad čakanie na hovor, spolu so schopnosťou vybaviť stredný objem prichádzajúcich hovorov od zákazníkov.

Zlepšujú efektivitu a služby zákazníkom tým, že umožňujú viacerým členom tímu vybavovať hovory súčasne a efektívnejšie spolupracovať.

Príklad použitia: Tento systém sa vám môže hodiť, ak prevádzkujete realitnú kanceláriu, ktorá potrebuje každý deň vybaviť stovky telefonátov klientov, organizovať prehliadky nehnuteľností a uľahčiť komunikáciu medzi agentmi a podporným personálom.

Telefóny 6-12 liniek

Telefónny systém so 6 až 12 linkami je typ viaclinkového telefónneho systému navrhnutého na uspokojenie potrieb väčších podnikov alebo kancelárií s vysokým počtom hovorov.

Tieto systémy podporujú šesť až 12 jednotlivých telefónnych liniek alebo čísel, čo umožňuje rozdeliť hovory medzi viacero oddelení alebo členov tímu.

Medzi hlavné vlastnosti telefónneho systému so 6-12 linkami patria:

• Podpora šiestich až 12 rôznych telefónnych liniek so samostatnými telefónnymi číslami.
• Pokročilé funkcie smerovania a distribúcie hovorov, ako je automatický telefónny úradník a radenie hovorov.
• Prispôsobiteľné možnosti presmerovania a presmerovania hovorov.
• Možnosti konferencií pre viacerých účastníkov.

Príklad použitia: Tento systém vám môže vyhovovať, ak prevádzkujete stredne veľké až veľké kancelárie, call centrá alebo oddelenia služieb zákazníkom, ktoré vybavujú stredne veľký objem požiadaviek.

Telefónne systémy založené na VoIP

Telefónny systém založený na VoIP je typ viaclinkového telefónneho systému, ktorý na uskutočňovanie a prijímanie telefonických hovorov využíva internet.

Medzi kľúčové prvky telefónneho systému založeného na VoIP patria:

• Flexibilita a škálovateľnosť: Systémy VoIP môžu podporovať neobmedzený počet liniek alebo prídavných zariadení, čo uľahčuje pridávanie alebo odstraňovanie používateľov podľa toho, ako sa vaša firma rozrastá.
• Pokročilé funkcie: Napríklad analýza hovorov, prenos hlasovej pošty do e-mailu a integrácia so systémom CRM alebo helpdeskom.
• Nákladová efektívnosť: Lacnejšie ako tradičné telefónne linky pre medzimestské a zahraničné hovory. Navyše je jednoduchšia a lacnejšia na inštaláciu a údržbu.
• Mobilita a práca na diaľku: Používatelia môžu uskutočňovať a prijímať hovory odkiaľkoľvek, kde je pripojenie na internet, pomocou smartfónu, notebooku alebo stolného telefónu.
• Lepšia kvalita hovorov: Pri stabilnom internetovom pripojení a správnom nastavení môžu systémy VoIP poskytovať vysokokvalitné hlasové hovory s minimálnym oneskorením a prerušeniami.

Príklad použitia: Telefónne systémy založené na VoIP sú vhodné pre podniky všetkých veľkostí. Sú ideálne, ak máte:

• Pracovníci na viacerých miestach alebo vzdialení pracovníci, ktorí potrebujú bezproblémovú komunikáciu a nástroje na spoluprácu. Napríklad spoločnosť Finax zistila, že prechod na vzdialenú prácu je jednoduchý vďaka používateľskej prívetivosti CloudTalk.
• Vysoký počet hovorov alebo zložité požiadavky na smerovanie hovorov.
• Obmedzené rozpočty na komunikačnú infraštruktúru alebo potreba znížiť mesačné výdavky na telefón.
• túžba integrovať telefonickú komunikáciu s inými podnikovými aplikáciami a pracovnými postupmi.

Medzi príklady telefónnych systémov založených na VoIP patria:

• Cloudové telefónnesystémy pre malé podniky, ktoré poskytujú kompletné komplexné komunikačné riešenie bez hardvéru.
• Riešenia VoIP podnikovej triedy, ktoré sa integrujú s existujúcou infraštruktúrou IT a poskytujú pokročilé funkcie požadované veľkými organizáciami.
• Hybridné systémy VoIP, ktoré kombinujú štandardnú telefónnu linku s internetovým volaním pre maximálnu flexibilitu a spoľahlivosť.

Aký význam majú viaclinkové telefónne systémy?

Výber správneho viaclinkového telefónneho systému, najmä riešenia založeného na VoIP, môže vašej firme priniesť množstvo výhod:

Zníženie nákladov pri súčasnom zvýšení kapacity hovorov

Jednou z najvýznamnejších výhod výberu viaclinkového telefónneho systému je možnosť úspory nákladov. Napríklad používanie viaclinkového systému založeného na VoIP znamená, že môžete odstrániť mesačné náklady spojené s pevnými telefónnymi linkami alebo ich aspoň znížiť.

Systémy VoIP vám tiež umožňujú jednoducho zvýšiť kapacitu hovorov bez potreby nákladnej modernizácie hardvéru. Vďaka cloudovému riešeniu môžete v prípade potreby rýchlo pridať nové linky alebo prípojky, často len niekoľkými kliknutiami.

Zvýšenie spoľahlivosti

Viaclinkové telefónne systémy sú spoľahlivejšie ako tradičné pevné linky. Pokiaľ je vaše internetové pripojenie stabilné a systém správne nakonfigurovaný, nemali by ste mať výpadky a budete si môcť vychutnať vysokokvalitné hlasové hovory.

Väčšina poskytovateľov VoIP má robustnú infraštruktúru, často so zabudovanou redundanciou. Takže aj v prípade výpadku miestnej elektrickej siete alebo výpadku miestnej siete budete môcť používať svoje telefóny.

Okrem toho je VoIP často vybavená praktickými funkciami, ako je automatické presmerovanie hovorov, IVR (Interactive Voice Response) a hlasová pošta. Už nikdy nezmeškáte dôležitý hovor alebo správu.

Posilnenie reputácie vašej značky

Pokročilé funkcie a vlastnosti viaclinkového telefónneho systému môžu pomôcť vytvoriť profesionálnejší a pôsobivejší obraz vašej značky.

Funkcie, ako je automatická obsluha, radenie hovorov a prispôsobiteľná hudba pri podržaní hovoru, môžu vytvoriť pre volajúcich elegantný a efektívny zážitok, ktorý posilní váš záväzok poskytovať kvalitné služby zákazníkom.

Okrem toho sa tieto systémy môžu integrovať so softvérom CRM a inými obchodnými nástrojmi. To umožňuje personalizované pozdravy a interakcie so zákazníkmi, ktoré dokazujú vašu pozornosť k detailom a prístup zameraný na zákazníka.

Zachovanie flexibility a škálovateľnosti

Viaclinkové telefónne systémy založené na technológii VoIP ponúkajú vašej firme jedinečnú flexibilitu a škálovateľnosť. Vďaka možnosti uskutočňovať a prijímať hovory odkiaľkoľvek s pripojením na internet môže váš tím pracovať na diaľku alebo na viacerých miestach bez toho, aby sa znížila kvalita alebo efektívnosť komunikácie.

Ako sa vaša firma vyvíja, systém s viacerými linkami sa môže ľahko prispôsobiť vašim meniacim sa potrebám. Či už potrebujete zmeniť konfiguráciu smerovania hovorov alebo integráciu s novými softvérovými nástrojmi, budete mať k dispozícii flexibilitu na rýchle a nákladovo efektívne zmeny.

Okamžité nastavenie a prispôsobenie komunikácie

Prispôsobenie viaclinkového telefónneho systému založeného na VoIP konkrétnym potrebám vašej firmy a zákazníkov je v porovnaní s tradičnými systémami pevnej linky rýchlejšie a jednoduchšie. Intuitívne webové rozhrania a konfiguračné nástroje typu drag-and-drop vám umožnia prispôsobiť si telefónny systém v priebehu niekoľkých minút.

Táto jednoduchosť prispôsobenia vám umožní rýchlo prispôsobiť pracovné postupy komunikácie meniacim sa okolnostiam, ako sú napríklad sezónne výkyvy alebo uvedenie nových produktov na trh.

Môžete tiež vytvoriť jedinečné používateľské skúsenosti pre rôzne segmenty zákazníkov alebo oddelenia. Takto každý volajúci dostane tú najrelevantnejšiu a najefektívnejšiu podporu.

10 vlastností a funkcií viaclinkových telefónnych systémov

Viaclinkové telefónne systémy môžu mať celý rad pokročilých funkcií, ktoré vám pomôžu zlepšiť vašu obchodnú komunikáciu:

# 1 Fronty hovorov

Zaraďovanie hovorov do fronty je základnou funkciou pre podniky, ktoré prijímajú veľké množstvo hovorov. Keď sú všetci dostupní agenti obsadení, hovory sa zaradia do frontu a prijímajú sa v poradí, v akom prišli, alebo podľa iných, vopred definovaných pravidiel.

Fronty je možné prispôsobiť pomocou hudby, informačných správ a odhadovaného času čakania. To znižuje frustráciu volajúcich a zlepšuje celkový zážitok zákazníkov.

#2 Nahrávanie hovorov

Nahrávanie hovorov umožňuje zachytávať a ukladať zvukové záznamy telefonických rozhovorov. Táto funkcia je cenná na účely zabezpečenia kvality, školenia, dodržiavania právnych predpisov a riešenia sporov.

#3 Smerovanie hovorov

Pokročilé funkcie smerovania hovorov umožňujú presmerovať prichádzajúce hovory na najvhodnejšieho agenta, oddelenie alebo lokalitu. Smerovanie môže byť založené na faktoroch, ako je ID volajúceho, denný čas alebo zručnosti agenta. Volajúci dostanú potrebnú pomoc rýchlejšie, čo následne zvyšuje mieru vyriešenia prvého hovoru a spokojnosť zákazníkov.

#4 Medzinárodné a bezplatné čísla

S viaclinkovým telefónnym systémom založeným na VoIP môžete ľahko zakúpiť a spravovať medzinárodné a bezplatné čísla. To umožňuje rozšíriť dosah vašej firmy a zabezpečiť vyššiu mieru profesionálnej a nepretržitej dostupnosti pre zákazníkov bez ohľadu na región alebo krajinu.

#5 Automatický obsluhujúci personál

Je to druh virtuálneho recepčného, ktorý odpovedá na vaše hovory a ponúka možnosti prepojenia volajúcich na správne oddelenie alebo agenta. Táto funkcia môže automaticky presmerovať hovory, aby sa skrátil čas čakania a vaša firma pôsobila profesionálne.

#6 Hlasová pošta

Niektoré pokročilé funkcie hlasovej pošty, ako napríklad prepis hlasovej pošty do e-mailu a vizuálne rozhrania hlasovej pošty, uľahčujú správu a odpovedanie na zmeškané hovory a správy. Pomáha to zabezpečiť, aby sa nezmeškala dôležitá komunikácia a aby ju bolo možné v prípade potreby vybaviť.

#7 Prispôsobenie

Viaclinkové telefónne systémy založené na VoIP umožňujú prispôsobiť telefónny systém potrebám vašej firmy. To zahŕňa vytváranie vlastných pozdravov, konfiguráciu pravidiel smerovania hovorov a nastavenie telefónnych prípon pre jednotlivých používateľov alebo oddelenia.

#8 Analytics

Analýza hovorov vám poskytne prehľad o vzoroch komunikácie, výkonnosti agentov a správaní zákazníkov. Tieto informácie vám pomôžu identifikovať možnosti školení a prijímať rozhodnutia založené na údajoch s cieľom zlepšiť celkové služby zákazníkom alebo predaj.

#9 AI Insights

Niektoré pokročilé viaclinkové telefónne systémy využívajú umelú inteligenciu (AI), ktorá poskytuje ešte sofistikovanejšie poznatky a automatizáciu.

Napríklad analýza nálad pomocou umelej inteligencie môže pomôcť identifikovať úroveň spokojnosti zákazníkov a upozorniť nadriadených na potenciálne problémy. Inteligentné smerovanie hovorov zasa využíva algoritmy strojového učenia na dynamické priradenie volajúceho k najvhodnejšiemu agentovi.

#10 Integrácie

Viaclinkové telefónne systémy možno integrovať s rôznymi podnikovými nástrojmi a softvérovými balíkmi, ako sú napríklad systémy CRM, helpdesk softvér a balíky na zvýšenie produktivity. To pomáha vytvárať plynulejšie pracovné postupy a personalizované interakcie so zákazníkmi a zároveň poskytuje jednotný pohľad na údaje o zákazníkoch v rôznych kontaktných bodoch.

Výber najlepšieho viaclinkového telefónneho systému pre vašu firmu

Dobre navrhnutý viaclinkový telefónny systém optimalizuje vašu pracovnú silu, zefektívňuje prevádzku a poskytuje užitočné informácie o vašich komunikačných návykoch.

Funkcie radenia a smerovania hovorov spolu s analýzou založenou na umelej inteligencii zabezpečujú, že každý volajúci dostane rýchlu a adekvátnu odpoveď. To skracuje čas čakania a zvyšuje produktivitu agentov.

Neuspokojte sa so zastaranými alebo obmedzenými komunikačnými nástrojmi – urobte prvý krok k transformácii svojho podnikania s výkonným, funkčne bohatým viaclinkovým telefónnym systémom ešte dnes.

Kontaktujte nás a dozviete sa viac o tom, čo pre vás môže CloudTalk urobiť.