7 krokov k zvládnutiu monitorovania call centra
: Praktiky, nástroje a prínosy
Podľa spoločnosti Salesforce 63 % zákazníkov B2C a 79 % zákazníkov B2B verí, že spoločnosti musia lepšie počúvať spätnú väzbu a vychádzať v ústrety klientom, aby si získali ich zákazky.
Už to by malo byť dostatočným podnetom na investovanie do monitorovania call centra. Najmä ak vezmeme do úvahy, že s príchodom umelej inteligencie môžu spoločnosti vyhodnocovať 100 % svojich hovorov namiesto 1 – 3 %, čo bol predchádzajúci priemer.
V tomto článku sa budeme venovať tomu, ako môže monitorovanie call centra zlepšiť všetky aspekty vášho podnikania – nielen generovanie potenciálnych zákazníkov.
Prevedieme vás 7-krokovým procesom na dosiahnutie prevádzkovej dokonalosti prostredníctvom monitorovania a upozorníme na najlepšie nástroje a postupy, ktoré vám na tejto ceste pomôžu.
Kľúčové poznatky:
- Monitorovanie call centra je kľúčové pre efektivitu pracovných postupov, generovanie príjmov a spokojnosť zákazníkov.
- Moderné metódy monitorovania call centra sa zameriavajú na zabezpečenie kvality, monitorovanie výkonu a analýzu reči pomocou umelej inteligencie.
- Softvér na monitorovanie call centra je dôležitou súčasťou monitorovania call centra, pretože umožňuje nahrávanie, prepisovanie a vyhodnocovanie interakcií v jednom prehľadnom riešení.
Čo je monitorovanie call centra?
Monitorovanie call centra sa vzťahuje na sledovanie a vyhodnocovanie všetkých aspektov výkonnosti – nielen na monitorovanie hovorov, čo je bežná mylná predstava. Dosahuje sa to nastavením a priebežné monitorovanie rôzne metriky a kľúčové ukazovatele výkonnosti.
Ako každý dobrý nástroj, aj monitorovanie call centra môže zlepšiť mnohé aspekty vášho podnikania. Väčšina podnikov sa však zameriava na zvýšenie efektívnosti pracovných postupov, generovanie príjmov (prostredníctvom udržania a získavania zákazníkov) a spokojnosť zákazníkov.
Mnohé spoločnosti tento proces ďalej dopĺňajú softvérom na monitorovanie hovorov, či už integrovaným do ich hlavného riešenia na volanie, alebo integrovaným prostredníctvom nástroja tretej strany.
Funkcie umelej inteligencie, ako je analýza sentimentu a vlastné hlásenia, totiž dokážu vyplniť medzery tam, kde náš ľudský mozog zlyháva, a pomôcť dosiahnuť lepšie výsledky. V ďalšej časti tohto článku sa budeme venovať všetkým najlepším nástrojom, ktoré vám pomôžu maximalizovať výsledky.
Prečo je monitorovanie call centra dôležité?
Ako už bolo spomenuté vyššie, monitorovanie call centra ovplyvňuje väčšinu vecí vo vašom call centre (duh!). Existuje však niekoľko konkrétnych dôvodov, prečo by ste nemali podceňovať význam monitorovania call centra.
- Podľa spoločnosti McKinsey 71 % zákazníkov očakáva personalizované služby a 76 % z nich bude veľmi nespokojných, ak ich nedostanú.
- Podľa spoločnosti Accenture Venture americké spoločnosti každoročne strácajú 1,3 bilióna dolárov na tržbách kvôli zlým službám zákazníkom.
Forbes uvádza, že 58 % zákazníkov v USA je ochotných minúť viac za výnimočný zákaznícky servis.
Aké sú výhody monitorovania call centra?
- Zlepšenie skúseností zákazníkov: Monitorovaním hovorov môžu call centrá zabezpečiť, aby agenti poskytovali konzistentné a kvalitné služby zákazníkom.
To vedie k väčšej spokojnosti, zvýšenej lojalite a pozitívnym ústnym odporúčaniam.
- Zvýšený výkon agenta: Monitorovanie hovorov poskytuje cenné informácie o výkonnosti agentov a umožňuje nadriadeným identifikovať silné stránky a oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť.
Vďaka cielenému koučovaniu a školeniu môžu agenti zdokonaliť svoje zručnosti, čo vedie k vyššej produktivite a lepším výsledkom.
- Dodržiavanie predpisov a zmierňovanie rizík: Monitorovanie hovorov pomáha agentom dodržiavať firemné zásady, postupy a regulačné požiadavky.
Tým sa znižuje riziko porušenia predpisov, právnych problémov a poškodenia dobrého mena organizácie.
- Rozhodovanie na základe údajov: Analýzou údajov o hovoroch a interakciách so zákazníkmi môžu call centrá získať cenné informácie o preferenciách zákazníkov, vzorcoch správania a nových trendoch.
Tieto informácie môžu byť podnetom pre strategické rozhodovanie, vývoj produktov a marketingové iniciatívy.
- Optimalizované procesy: Monitorovanie hovorov umožňuje call centrám identifikovať neefektívnosť a úzke miesta.
Organizácie môžu zefektívniť prevádzku a zvýšiť celkovú efektívnosť tým, že určia oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť, napríklad dlhé čakacie doby alebo časté presmerovania.
- Zvýšené riešenie prvých hovorov: Monitorovanie hovorov umožňuje nadriadeným posúdiť schopnosť agentov vyriešiť problémy zákazníkov už pri prvom hovore.
Riešením základných príčin a poskytnutím potrebných nástrojov a zdrojov agentom môžu call centrá minimalizovať eskalácie, znížiť objem hovorov a zvýšiť spokojnosť zákazníkov.
- Spätná väzba a koučovanie v reálnom čase: Vďaka funkciám monitorovania hovorov v reálnom čase môžu nadriadení poskytovať agentom okamžitú spätnú väzbu a usmernenia počas interakcie so zákazníkmi.
Tento koučing v reálnom čase pomáha agentom zlepšiť ich výkon na mieste, čo vedie k rýchlejšiemu riešeniu problémov a väčšej spokojnosti zákazníkov.
- Zapojenie a spokojnosť zamestnancov: Pravidelné monitorovanie a spätná väzba ukazujú zamestnancom, že si ceníte ich výkon a podporujete ich rozvoj. To podporuje pozitívne pracovné prostredie, zvyšuje morálku a znižuje mieru fluktuácie, čo v konečnom dôsledku prispieva k dlhodobému úspechu.
Zistite, ako spoločnosť Nokia zvýšila produktivitu svojich agentov o 10 % pomocou jednej jednoduchej funkcie.
Základné komponenty monitorovania call centra
Vo všeobecnosti možno väčšinu procesov (a viet) rozdeliť na tri kľúčové zložky: kto, čo a ako. Monitorovanie call centra nie je iné. V tejto časti sa budeme zaoberať jeho hlavnými stratégiami
Typy monitorovania call centra
Ak začneme tým, čo je monitorovanie call centra, môžeme tento proces rozdeliť na tri špecifické typy v závislosti od toho, čo používame na sledovanie a vyhodnocovanie a aké nástroje na to používame. Patria sem:
#1 Zabezpečenie kvality
Tento typ monitorovania vám pomôže zlepšiť výkonnosť zamestnancov a zároveň spokojnosť zákazníkov.
Vďaka súboru usmernení na zabezpečenie kvality môžete vyhodnocovať hovory a poskytovať zamestnancom spätnú väzbu o tom, ako sa môžu zlepšiť, a zároveň zachytiť všetky potenciálne problémy so službami zákazníkom skôr, ako prerastú do krízy.
Ak chcete monitorovať kvalitu call centra, musíte počúvať hovory a všímať si nasledujúce skutočnosti:
- ako dobre agenti vybavujú svoje hovory
- či zamestnanci dodržiavajú postupy spoločnosti, alebo nie
- celkový tón hovorov
- ako dobre sú zodpovedané otázky a obavy zákazníkov.
- ak sa uskutočňujú činnosti zamerané na predaj a krížový predaj
- priemerná dĺžka hovoru v rôznych oddeleniach
Po vypočutí hovoru môžete poskytnúť spätnú väzbu o tom, čo urobili dobre a v čom potrebujú pomoc. Tieto informácie môžete využiť aj na zmenu postupov vašej spoločnosti.
#2 Monitorovanie výkonu
Monitorovanie výkonnosti sleduje produktivitu zamestnancov a meria, koľko hovorov dokážu vybaviť za dané obdobie. Môžete napríklad vypočítať aj to, koľko zákazníkov opustí hovor alebo koľko problémov sa vyrieši pri prvom kontakte.
Ak chcete efektívne monitorovať výkonnosť, musíte sledovať nasledujúce ukazovatele:
- počet prijatých hovorov
- priemerná dĺžka hovoru
- priemerný čas hovoru
- čas podržania
- čas po pracovnom volaní
Sledovanie týchto ukazovateľov vám umožní identifikovať oblasti, v ktorých by vaši agenti mohli potrebovať ďalšiu podporu. Ak si napríklad všimnete, že určitý agent má veľa hovorov s dlhým priemerným trvaním, možno bude potrebovať ďalšie školenie o efektívnejšom vybavovaní hovorov.
Zabezpečenie kvality a monitorovanie výkonu sú dôležité pre úspech každého call centra. Sledovanie rôznych aspektov výkonu zamestnancov a služieb zákazníkom môže zlepšiť vaše call centrum na mnohých úrovniach. Nástroj na riadenie ľudských zdrojov pomáha s časom a dochádzkou, výkonnosťou, školeniami a ďalšími oblasťami, preto zvážte investíciu do neho.
#3 Analýza reči a umelá inteligencia
Technológie analýzy reči a umelej inteligencie (AI) priniesli revolúciu do monitorovania call centra tým, že umožňujú pokročilú analýzu interakcií medzi zákazníkom a agentom.
Tieto nástroje využívajú sofistikované algoritmy na prepis, kategorizáciu a analýzu rečových vzorcov, nálad a kľúčových slov v rámci hovorov, čím odhaľujú neoceniteľné poznatky, ktoré tradičné metódy monitorovania môžu prehliadnuť.
Pomocou analýzy reči a umelej inteligencie môžu call centrá:
- Identifikujte trendy a vzory: Analyzujte veľké objemy hovorov s cieľom identifikovať nové trendy, preferencie zákazníkov a oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť.
- Analýza sentimentu: Určite emocionálny tón interakcií so zákazníkmi, aby ste zistili úroveň spokojnosti a identifikovali potenciálne problémy.
- Monitorovanie dodržiavania predpisov: Automatické zisťovanie nedodržiavania regulačných požiadaviek alebo firemných zásad, čím sa minimalizujú právne riziká.
- Optimalizácia výkonu: Poskytujte agentom spätnú väzbu v reálnom čase a podnety na trénovanie na základe analýzy reči, čím zvýšite ich efektívnosť a účinnosť.
- Prediktívna analýza: Predvídať potreby a správanie zákazníkov analýzou historických údajov a vzorcov hovorov, čo umožňuje proaktívne poskytovanie služieb.
Využitím analytiky reči a technológií umelej inteligencie môžu call centrá zvýšiť prevádzkovú efektívnosť, neustále sa zlepšovať a poskytovať výnimočné služby zákazníkom.
Kľúčové metriky a KPI na sledovanie
Samozrejme, nemôžete uspieť, ak nedokážete kvantifikovať a vypočítať, ako vyzerá váš úspech v danej oblasti, ktorej sa rozhodnete venovať. Na tento účel uvádzame 10 hlavných ukazovateľov, na ktoré sa treba zamerať pri monitorovaní hovorov.
1. Konverzný pomer: Konverzia: percento odchádzajúcich hovorov, ktoré vedú k požadovanému výsledku, napríklad k predaju, rezervácii stretnutia alebo generovaniu potenciálnych zákazníkov. Meria efektívnosť úsilia v oblasti outbound predaja pri premene potenciálnych zákazníkov alebo kvalifikovaných potenciálnych zákazníkov.
Globálny referenčný ukazovateľ: 2.35%
2. Priemerná dĺžka hovoru: Priemerná dĺžka trvania odchádzajúcich predajných hovorov. Táto metrika poskytuje prehľad o efektívnosti predajných rozhovorov a pomáha identifikovať príležitosti na zefektívnenie interakcií a zvýšenie produktivity.
Globálny referenčný ukazovateľ: 5 minút a 2 sekundy (302 sekúnd)
3. Priemerná rýchlosť odpovede (ASA): Priemerný čas, za ktorý agent podpory odpovie na prichádzajúce hovory. ASA je meradlom reakcie call centra a času čakania zákazníkov.
Globálny referenčný ukazovateľ: 34,4 sekundy
4. Riešenie prvého volania (FCR): Percento prichádzajúcich hovorov vyriešených počas prvej interakcie s agentom podpory bez potreby eskalácie alebo následných opatrení. FCR je ukazovateľom spokojnosti zákazníkov a prevádzkovej efektívnosti.
Globálny referenčný ukazovateľ: 70% – 75%
5. Priemerný manipulačný čas (AHT): Priemerná dĺžka trvania prichádzajúcich hovorov od ich prijatia agentom podpory po ich ukončenie. AHT meria efektívnosť interakcií s podporou a pomáha identifikovať príležitosti na zefektívnenie procesov.
Globálny referenčný ukazovateľ: 6 minút
6. Miera opustených hovorov: Percento prichádzajúcich hovorov, ktoré zákazníci opustia, kým čakajú na rozhovor s agentom podpory. Vysoká miera opustených hovorov môže poukazovať na dlhý čas čakania alebo nedostatočný počet zamestnancov.
Globálny referenčný ukazovateľ: 5% – 8%
7. Skóre spokojnosti zákazníkov (CSAT): Metrika používaná na meranie spokojnosti zákazníkov so skúsenosťami s podporou, ktorá sa zvyčajne získava prostredníctvom prieskumov po hovore alebo mechanizmov spätnej väzby. Skóre CSAT poskytuje prehľad o kvalite interakcií s podporou a celkovom poskytovaní služieb.
Globálny referenčný ukazovateľ: 75% – 80%
8. Miera riešenia problémov: Percento prichádzajúcich hovorov, v ktorých sa úspešne vyriešili problémy alebo otázky zákazníkov. Táto metrika meria efektívnosť agentov podpory pri riešení potrieb zákazníkov a riešení problémov.
Globálny referenčný ukazovateľ: 70% – 79%
9. Miera eskalácie hovorov: percento prichádzajúcich hovorov, ktoré si vyžadujú eskaláciu na vyššie úrovne podpory alebo špecializované tímy. Miera eskalácie hovorov naznačuje zložitosť problémov podpory a môže poukázať na oblasti, v ktorých je potrebné ďalšie školenie alebo pridelenie zdrojov.
Globálny referenčný ukazovateľ: 10%
10. Úroveň služieb: (napr. 80 % hovorov prijatých do 20 sekúnd). Ciele úrovne služieb pomáhajú udržiavať spokojnosť zákazníkov a riadiť výkonnosť call centra.
Globálny referenčný ukazovateľ: 80% za 20 sekúnd
Kľúčové úlohy zamestnancov pre efektívne monitorovanie call centra
Efektívne monitorovanie a riadenie call centra závisí od odborných znalostí a spolupráce viacerých kľúčových rolí v rámci celej organizačnej hierarchie spoločnosti. Je nevyhnutné zabezpečiť, aby všetky strany poznali, chápali a pracovali na rovnakých cieľoch.
- Manažéri call centra Majú na starosti dohľad nad celkovou prevádzkou, stanovenie strategických cieľov a zabezpečenie súladu s organizačnými cieľmi, pričom udržiavajú úzky kontakt so zamestnancami na úrovni C (napr. CMO, CSO atď.).
Táto úloha si vyžaduje sofistikované vodcovstvo, kritické myslenie a komunikačné zručnosti na zabezpečenie úspechu. - Vedúci call centra:
Táto úloha si vyžaduje sofistikované zručnosti v oblasti riešenia problémov, riadenia prevádzky a podávania správ , aby sa zabezpečil úspech. - Agenti call centra: Slúžia ako zástupcovia v prvej línii, ktorí sa zaoberajú interakciami so zákazníkmi, riešia problémy, komunikujú predajné ponuky a poskytujú výnimočné služby, pričom spolupracujú so svojimi nadriadenými.
Táto úloha si vyžaduje sofistikované zručnosti v oblasti uchovávania vedomostí, empatie a predaja, ktoré zabezpečia úspech.
Hľadáte nástroj na monitorovanie hovorov? Vyskúšajte, ako to funguje v CloudTalku.
7 osvedčených postupov pre monitorovanie call centra
#1 Prípad použitia: Riešenie sťažností
Predstavte si, že vaše call centrum funguje už niekoľko mesiacov bez monitorovania, čo vedie k nárastu sťažností zákazníkov a frustrácii agentov. Bez monitorovania je identifikácia základných problémov náročná. Ak však začnete monitorovanie call centra od prvého dňa, môžete problémy identifikovať včas a zabezpečiť tak bezproblémové fungovanie call centra.
#2 Prípad použitia: Zosúladenie tímu
Stanovenie jasných cieľov pre monitorovanie call centra zabezpečuje súlad v rámci tímu. Merateľným cieľom môže byť napríklad skrátenie priemerného času vybavenia hovoru alebo zvýšenie miery vyriešenia prvého hovoru. Jasné a merateľné ciele vedú tím k dosiahnutiu konkrétnych výsledkov.
#3 Prípad použitia: Udržiavanie excelentnosti v rámci hovorov
Definovanie úspešného hovoru zahŕňa pochopenie kľúčových prvkov, ako sú pozdravy, aktívne počúvanie a efektívne riešenie námietok. Vytvorenie štandardizovanej definície úspechu umožňuje konzistentné školenie a hodnotenie, čím sa zabezpečí, že agenti budú kvalifikovane plniť potreby zákazníkov. Je rozumné zapojiť ich do konečného rozhodnutia o tom, ktorý nástroj použijete – nakoniec sa s ním musia oboznámiť aj oni
#4 Prípad použitia: Zabezpečenie efektívnej prevádzky
Zavedenie monitorovania call centra si vyžaduje viac než len sledovanie hovorov; je potrebné vybrať a nastaviť vhodný softvér. Úspešnú implementáciu a využívanie monitorovacích systémov zabezpečí zapojenie tímu do výberu nástrojov a poskytnutie komplexného školenia .
#5 Prípad použitia: Vytváranie cielených školiacich programov
Pravidelná kontrola nahrávok hovorov ponúka prehľad o výkonnosti agentov a interakciách so zákazníkmi. Identifikácia vzorcov a oblastí, ktoré je potrebné zlepšiť, umožňuje cielené iniciatívy v oblasti školení a hodnotenia výkonnosti, čo v konečnom dôsledku zvyšuje celkovú kvalitu služieb.
#6 Prípad použitia: Riadenie neustáleho zlepšovania
Sledovanie analýzy hovorov poskytuje hlbší prehľad o výkonnosti call centra a správaní zákazníkov. Využitím údajov z rôznych zdrojov vrátane záznamov hovorov a prieskumov medzi zákazníkmi môžete prijímať informované rozhodnutia na podporu neustáleho zlepšovania.
#7 Prípad použitia: Podpora kultúry orientovanej na zákazníka
Poskytovanie spätnej väzby na všetkých úrovniach vrátane individuálnych stretnutí s agentmi, skupinových diskusií s manažérmi a vstupov od zákazníkov zabezpečuje holistický prístup k zlepšovaniu. Začlenenie rôznych zdrojov spätnej väzby poskytuje informácie pre rozhodovanie a podporuje kultúru orientovanú na zákazníka v rámci call centra.
Základný súbor nástrojov na monitorovanie call centra
Softvér call centra je jedným z najdôležitejších nástrojov na efektívne monitorovanie – predovšetkým preto, že obsahuje vstavané funkcie, ktoré vám uľahčia život. Nižšie nájdete 5 najužitočnejších príkladov, ktoré by ste určite mali používať.
1. Nahrávanie hovorov
Získajte rýchly prehľad o správaní a výkone svojich agentov pomocou nahrávania hovorov s umelou inteligenciou. Prístup ku všetkým záznamom hovorov je jednoduchý prostredníctvom prehliadača vrátane analytických údajov a príslušnej histórie hovorov.
Optimalizujte svoju celkovú stratégiu, cielenie a posielanie správ, alebo identifikujte slabé stránky jednotlivých zástupcov a odstráňte ich pomocou prispôsobeného koučingu.
Prečo potrebujete používať funkciu nahrávania hovorov?
- Hlboké poznatky
- Jednoduchý prístup k nahrávkam
- Automatické nahrávanie
- Tréning agentov na zákazku
- Prevádzková optimalizácia
2. Prepis hovorov
Automaticky prepisujte hovory a záznamy hovorov do textu.
Zaznamenajte a exportujte všetko, čo vaši zákazníci a agenti kedy povedali, okamžite do vášho CRM. Získajte komplexný prehľad o jednotlivých konverzáciách.
Pracujete s nadnárodným tímom?
Žiadny problém!
CloudTalk dokáže automaticky identifikovať a preložiť každý prepis do 14 jazykov vrátane nemčiny, španielčiny, portugalčiny, švédčiny, dánčiny a ďalších.
Prečo potrebujete používať funkciu prepisu hovorov?
- Automatický prepis
- Automatický preklad
- Podpora nástrojov tretích strán
- Podrobné informácie
- Jednoduchý export
3. Analýza call centra
Centralizujte všetky údaje svojho tímu a získajte prístup ku všetkému, čo potrebujete vedieť o výkone svojich agentov alebo štatistikách hovorov, aby ste mohli predpovedať a optimalizovať svoju stratégiu.
Choďte tak hlboko, ako sa vám páči. Sledujte každý krok každého prichádzajúceho alebo odchádzajúceho hovoru. Pomocou týchto informácií môžete odborne vyhodnotiť výkonnosť jednotlivých agentov aj oddelení.
Najlepšie pre: Príchodové a odchodové operácie
Prečo potrebujete používať analýzu call centra?
- Komplexné chápanie výkonnosti call centra
- Hĺbková analýza oddelení a agentov
- Strategické cielené koučovanie
- Rozhodovanie na základe údajov
4. Analytické panely
Monitorujte všetko, čo sa deje vo vašich tímoch v reálnom čase, od aktívnych hovorov, frontov, identity volajúceho až po dostupnosť agenta. Prehľady si môžete prezerať v hodinových intervaloch alebo za celý deň na prvý pohľad.
Umožnite zástupcom vytvárať vlastné stavy, aby mali prehľad o všetkých a o všetkom. Identifikujte úzke miesta, rovnomerne rozdeľujte úlohy a riešte krízové situácie hneď, ako nastanú.
Najlepšie pre: Príchodové a odchodové operácie
Prečo potrebujete používať analytické panely?
- Prístup k informáciám v reálnom čase
- Prispôsobiteľný časový rámec
- Akcieschopné riešenie problémov
- Vlastné stavy agenta
5. Monitorovanie hovorov
Umožnite manažérom a skúseným agentom pripojiť sa k hovorom podpory a predaja, aby poskytli pomoc, zhodnotili výkon agentov alebo posúdili účinnosť scenárov hovorov.
Zvoľte si preferovanú mieru viditeľnosti, aby ste mohli buď priamo vstupovať do hovorov a zúčastňovať sa trojcestných hovorov, šepkať do ucha svojmu agentovi bez toho, aby o tom zákazník vedel, alebo byť len ako mucha na stene pri počúvaní hovorov.
Najlepšie pre: Príchodové a odchodové operácie
Prečo potrebujete používať funkciu monitorovania hovorov?
- Vyberateľná viditeľnosť
- Jednoduché riešenie problémov
- Zlepšené skúsenosti zákazníkov
- Lepší koučing a nástup agentov
12 funkcií, na ktoré si treba dať pozor pri výbere softvéru call centra
Záver
S vývojom technológií sa vyvíja aj oblasť monitorovania call centier. Od tradičných metód zabezpečenia kvality až po najmodernejšie nástroje analýzy reči a umelej inteligencie – cesta k dokonalosti v oblasti služieb zákazníkom sa neustále vyvíja.
Využívaním inovatívnych nástrojov a techník môžu call centrá udržať náskok pred konkurenciou a poskytovať zákazníkom jedinečné služby pri maximalizácii prevádzkovej efektívnosti.
CloudTalk je cloudové riešenie call centra s viac ako 50 funkciami, ktoré pomáhajú vašim agentom vykonávať ich prácu a udržiavať vašich zákazníkov spokojných. Náš široký výber nástrojov vám môže uľahčiť vykonávanie monitorovania call centra a zároveň pomáhať vašim agentom a neprekážať im. Tu sú niektoré z najužitočnejších z nášho arzenálu.
Zaregistrujte sa ešte dnes na bezplatnú skúšobnú verziu a začnite. Nie je potrebná žiadna kreditná karta!
Často kladené otázky týkajúce sa funkcií call centra
Čo je monitorovanie hovorov?
Monitorovanie hovorov znamená systematické vyhodnocovanie a analýzu telefonických rozhovorov medzi agentmi call centra a zákazníkmi.
Zahŕňa nadriadených alebo tímy zabezpečenia kvality, ktorí počúvajú alebo kontrolujú nahrané hovory s cieľom posúdiť výkon agentov, dodržiavanie zásad a postupov spoločnosti a celkovú úroveň spokojnosti zákazníkov.
Prečo je monitorovanie kvality dôležité pre vaše call centrum?
Monitorovanie kvality je pre call centrá kľúčové, pretože pomáha zabezpečiť konzistentné a kvalitné interakcie so zákazníkmi.
Monitorovaním hovorov môžu call centrá identifikovať oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť, poskytovať agentom cielené školenia a tréningy, udržiavať súlad s predpismi a v konečnom dôsledku zlepšovať celkovú zákaznícku skúsenosť.
Umožňuje tiež organizáciám získať cenné informácie o preferenciách, bolestivých miestach a úrovni spokojnosti zákazníkov, ktoré môžu byť podkladom pre strategické rozhodovanie a stimulovať obchodný rast.
Koľko hovorov by ste mali monitorovať v call centre?
Počet hovorov, ktoré treba monitorovať v call centre, sa môže líšiť v závislosti od rôznych faktorov, ako je veľkosť call centra, objem prijatých hovorov a konkrétne ciele monitorovacieho programu.
Vo všeobecnosti sa odporúča monitorovať reprezentatívnu vzorku hovorov, aby sa zabezpečila presnosť a spoľahlivosť pri hodnotení výkonu agenta a interakcie so zákazníkom.
Bežným prístupom je monitorovanie približne 5 – 10 % všetkých hovorov so zameraním na vysoko a nízko výkonných agentov a na hovory predstavujúce rôzne typy zákazníckych otázok alebo scenárov.
Ako zlepšiť kvalitu call centra?
Zlepšenie kvality vášho call centra zahŕňa implementáciu stratégií na zvýšenie výkonnosti agentov, optimalizáciu procesov a uprednostnenie spokojnosti zákazníkov.
Medzi kľúčové kroky, ktoré je potrebné zvážiť, patria:
1. Poskytovanie komplexného školenia a priebežného tréningu agentov.
2. Stanovenie jasných usmernení a výkonnostných ukazovateľov na hodnotenie výkonu agentov.
3. Zavedenie technologických riešení, ako je nahrávanie hovorov a softvér na monitorovanie kvality.
4. Získavanie spätnej väzby od zákazníkov aj agentov a konanie na základe nej.
5. Podpora pozitívnej, podpornej pracovnej kultúry, ktorá si cení neustále zlepšovanie a posilnenie postavenia zamestnancov.
6. Pravidelná revízia a aktualizácia scenárov hovorov, často kladených otázok a znalostných databáz s cieľom zabezpečiť presnosť a relevantnosť.
Ako monitorovať kvalitu hovorov?
Efektívne monitorovanie kvality hovorov zahŕňa systematické vyhodnocovanie a analýzu interakcií zákazníkov s agentmi call centra.
Tu je základný prehľad tohto procesu:
1. Definujte ciele: Vymedzte jasne ciele a úlohy programu monitorovania kvality hovorov, ako napríklad zvýšenie spokojnosti zákazníkov, zvýšenie miery vyriešenia prvého hovoru alebo zabezpečenie súladu s predpismi.
2. Vyberte kritériá: Určite konkrétne kritériá a ukazovatele výkonnosti, ktoré sa majú vyhodnocovať počas monitorovania hovorov, napríklad zdvorilosť agenta, dodržiavanie scenára, presnosť poskytnutých informácií a čas riešenia.
3. Stanovte harmonogram monitorovania: Určite, ako často sa budú hovory monitorovať, a vytvorte harmonogram, ktorý zabezpečí konzistentné a komplexné pokrytie všetkých agentov a zmien.
4. Monitorovanie hovorov: Počúvajte živé hovory alebo prezerajte nahrané interakcie, robte si poznámky a bodujte každý hovor na základe vopred definovaných kritérií.
5. Poskytovanie spätnej väzby a koučovanie: Podeľte sa s agentmi o výsledky monitorovania hovorov, poskytnite im konštruktívnu spätnú väzbu a koučovanie, aby ste im pomohli zlepšiť ich výkon a riešiť prípadné oblasti, v ktorých je potrebné sa rozvíjať.
6. Sledovanie a analýza údajov: Sledujte výkonnostné ukazovatele a trendy v priebehu času a pomocou analýzy údajov identifikujte vzory, oblasti na zlepšenie a príležitosti na optimalizáciu.