Inštalácia podnikového telefónneho systému: Čo potrebujete vedieť

Telefón zostáva najčastejším kanálom obsluhy zákazníkov s celosvetovou mierou používania 77 %. Inštalácia firemných telefónov je teda naďalej dôležitým faktorom a našťastie už nie je taká zložitá a časovo náročná ako kedysi.

Ak ste začínajúci podnikateľ, ktorý hľadá nový podnikový telefónny systém, alebo už zavedený podnik, ktorý chce inovovať systém, možno vás zaujíma, ako funguje inštalácia telefónneho systému pre vašu firmu.

Tu je všetko, čo potrebujete vedieť.

Kľúčové poznatky:

• Podniky si musia vybrať medzi tradičnými lokálnymi telefónnymi systémami a riešeniami založenými na VoIP.
• Jedným z hlavných rozdielov medzi týmito dvoma systémami je, že riešenia založené na VoIP sa zvyčajne inštalujú a nastavujú rýchlejšie, jednoduchšie a lacnejšie.
• S platformou hostovanou v cloude, ako je CloudTalk, môžete začať pracovať už za niekoľko hodín, keď si softvér predplatíte, stiahnete a prispôsobíte.
• Zapracovanie a zaškolenie zamestnancov na používanie softvérových riešení na volanie je často oveľa rýchlejšie a jednoduchšie ako ich zavedenie do lokálneho nastavenia.

Čo je firemný telefónny systém?

Podnikový telefónny systém je komunikačný nástroj, ktorý vám umožňuje vybavovať prichádzajúce a odchádzajúce telefonické hovory so zákazníkmi, kolegami a zainteresovanými stranami.

V závislosti od typu systému, ktorý používate, môžete vykonávať aj ďalšie funkcie, ako je posielanie textových správ, prenos hovorov, trojcestné volanie a ďalšie. Typ podnikového telefónneho systému tiež výrazne ovplyvňuje proces inštalácie.

Rôzne typy podnikových telefónnych systémov

Podnikové telefónne systémy možno rozdeliť na dva hlavné typy: Tradičné systémy založené na pevnej linke a systémy založené na VoIP. Dĺžka, zložitosť a náklady na inštaláciu sa výrazne líšia v závislosti od toho, ktorú z nich si vyberiete.

Skôr ako sa k tomu dostaneme, pozrime sa na porovnanie VoIP a pevnej linky:

Tradičné telefónne systémy na báze pevnej linky

Tradičná pevná linka – známa tiež ako lokálny systém – je analógová telefónna zostava, ktorá je pripojená k verejnej komutovanej telefónnej sieti (PSTN). Funguje na základe konverzie zvuku na elektronické signály, ktoré sa prenášajú prostredníctvom medených káblov.

Napriek svojej dlhej životnosti má tradičná pevná linka kritické nedostatky. Nielenže jej chýbajú moderné funkcie a vlastnosti, ale jej inštalácia je notoricky známa.

Telefónne systémy založené na VoIP

Telefónny systém založený na VoIP je digitálne komunikačné riešenie. Využíva technológiu prenosu hlasu cez internet (VoIP), ktorá umožňuje uskutočňovať a prijímať telefónne hovory prostredníctvom internetového pripojenia. Môže tiež prenášať video, textové správy a iné multimédiá.

Funguje tak, že konvertuje hlasové údaje na digitálne signály, ktoré sa prenášajú cez internet. Nevyžaduje teda medené vedenie.

Väčšina telefónnych systémov VoIP sú hostované cloudové riešenia. To znamená, že infraštruktúra, hardvér a softvér telefónneho systému sú umiestnené v cloude tretej strany (poskytovateľa VoIP).

Výzvy inštalácie miestneho telefónneho systému

Podniky čoraz viac upúšťajú od lokálnych systémov a využívajú VoIP. Jedným z dôvodov tejto masovej migrácie je náročnosť a nákladnosť inštalácie lokálnych systémov.

Nielenže musíte zakúpiť drahý hardvér, softvérové licencie a serverovne, ale musíte si tiež najať špecializovaných odborníkov, ktorí vykonajú inštaláciu a konfiguráciu. Prečo? Pretože tradičné pevné linky sú zložité, čo vytvára ďalšiu výzvu.

Zložitosť inštalácie znamená, že jej nastavenie trvá dlho. Zvyšuje sa tak pravdepodobnosť prerušenia poskytovania služieb, čo znižuje produktivitu podniku a spokojnosť zákazníkov.

Pri systéme VoIP je hardvér u poskytovateľa a ten sa postará o väčšinu procesu inštalácie za vás. Inštalácia tak prebieha oveľa hladšie.

Ako nastaviť firemný telefónny systém moderným spôsobom

Inštalácia telefónneho systému pre podniky aj malé firmy je vďaka VoIP oveľa jednoduchšia. Stále však existujú niektoré kľúčové kroky a osvedčené postupy, ktoré by ste mali dodržiavať, ak chcete, aby bola čo najmenej bolestivá.

Aby sme vám pomohli správne postupovať, vytvorili sme tohto sprievodcu krok za krokom:

#1 Jasne definujte svoje obchodné potreby

Nie je nič nepríjemnejšie, ako keď si vyberiete telefónneho operátora a až neskôr zistíte, že mu chýbajú základné funkcie.

Začnite teda proces stretnutím so zainteresovanými stranami a tímami. Spoločne zistite, čo presne vaša firma potrebuje od telefónneho systému.

Uvažujte o nasledujúcich skutočnostiach:

• Vlastnosti: Existujú funkcie, ktoré nevyhnutne potrebujete na dosiahnutie svojich cieľov? Vytvorte si kontrolný zoznam funkcií podnikového telefónneho systému, na ktorý sa budete odvolávať počas prieskumu.

• Rozpočet: Aký je váš rozpočet na podnikový telefónny systém? Zvážte počiatočné nastavenie, ako aj dlhodobé náklady.

• Pripojenie na internet: Zistite si rýchlosť svojho internetového pripojenia, aby ste vedeli, či spĺňa odporúčania vybraného poskytovateľa. Zatiaľ čo väčšina hovorov VoIP využíva rýchlosť odosielania a sťahovania približne 100 kb/s na linku, v ideálnom prípade by ste mali požadovať rýchlosť sťahovania a odosielania aspoň 1 Mb/s na linku.

• Používatelia a telefónne čísla: Koľko používateľov a telefónnych čísel potrebujete? Budete potrebovať medzinárodné čísla? Zvážte svoje krátkodobé a dlhodobé potreby, aby ste zohľadnili škálovateľnosť.

Integrácie: Ak chcete, aby sa váš telefónny systém integroval s inými obchodnými nástrojmi, ako je CRM alebo helpdesk, jasne definujte svoje požiadavky na integráciu, aby ste sa uistili, že ich váš poskytovateľ podporuje.

#2 Dôkladne preskúmajte a otestujte potenciálne systémy

Ak máte jasne definované obchodné potreby, preskúmajte rôzne dostupné systémy VoIP od rôznych poskytovateľov.

Tento proces by mal trvať dlhšie, pretože budete musieť porovnať a otestovať rôzne faktory: Niektoré z hlavných vecí, ktoré je potrebné preskúmať, zahŕňajú:

• Vlastnosti: Ponúka riešenie nevyhnutné funkcie a vlastnosti, ktoré potrebujete? Pozrite si kontrolný zoznam základných funkcií, aby ste zistili, ktorí poskytovatelia a balíky sú plne vybavené na splnenie vašich potrieb.

• Cenové plány: Poskytovatelia zvyčajne ponúkajú odstupňované cenové plány. Pozrite sa preto na jednotlivé plány a zistite, ktorý z nich má vlastnosti a funkcie, ktoré potrebujete. Porovnajte podobné plány u rôznych poskytovateľov a zistite, ktorý z nich ponúka lepší pomer ceny a kvality.

• Podpora zákazníkov: Ako ľahko sa dá kontaktovať zákaznícka podpora, ak máte otázku alebo problém? Na akých kanáloch a kedy ich môžete zastihnúť?

• Používateľská prívetivosť: Je platforma dostatočne intuitívna a používateľsky prívetivá na to, aby ste mohli rýchlo zapracovať svojich agentov?

Faktory, ako je kvalita funkcií a jednoduchosť používania, si môžete overiť využitím bezplatných skúšobných a/alebo demoverzií, ktoré poskytovatelia zvyčajne ponúkajú. Môžete napríklad vyskúšať 14-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu CloudTalk a otestovať všetky jeho hlavné funkcie.

Určité poznatky vám poskytnú aj porovnávacie stránky softvéru a recenzie tretích strán od existujúcich používateľov, takže si ich tiež určite pozrite.

#3 Zaregistrujte sa u vybraného poskytovateľa

Po nájdení poskytovateľa, ktorý najlepšie vyhovuje vašim obchodným potrebám, sa prihláste na požadovaný balík predplatného.

Nezabudnite, že pri systéme VoIP nedochádza k fyzickej inštalácii. Nemusíte dokonca ani kupovať stolové telefóny. Môžete začať ihneď používať počítače, notebooky a mobilné telefóny, ktoré už máte.

#4 Konfigurácia nového podnikového telefónneho systému

Teraz si prejdeme, ako rýchlo a jednoducho nainštalovať podnikový telefónny systém a nakonfigurovať ho podľa svojich potrieb.

Stiahnutie softvéru a aplikácií

Poskytovatelia telefónnych systémov založených na VoIP majú k dispozícii aplikáciu Softphone, ktorú si môžete stiahnuť a nainštalovať do svojich zariadení. Softvérové telefónne aplikácie premenia počítače, tablety a mobilné telefóny na plnohodnotné firemné telefóny, ktoré môžete používať na diaľku a umožniť tak svojmu tímu pracovať odkiaľkoľvek na svojom preferovanom zariadení.

Možno bude potrebné stiahnuť aj správny prehliadač a všetky rozšírenia prehliadača. V tejto oblasti by vám mal poradiť váš poskytovateľ.

Portovanie a získavanie telefónnych čísel

Zmena firemného telefónneho čísla je nepríjemná pre vás aj pre vašich zákazníkov. Väčšina poskytovateľov ponúka službu prenosu čísla, ktorá prenesie vaše existujúce telefónne čísla do nového telefónneho systému.

CloudTalk dokáže preniesť vaše miestne, národné, mobilné a bezplatné čísla už za 2 až 3 týždne. Stačí, ak podáte žiadosť, a náš tím sa ihneď pustí do práce.

Ak potrebujete ďalšie telefónne čísla VoIP alebo medzinárodné čísla, môžete ich získať tiež. CloudTalk ponúka viac ako 160 medzinárodných čísel, takže si môžete vytvoriť miestnu pobočku v každej krajine, ktorú obsluhujete.

Pridávanie a organizácia používateľov

Vybraný poskytovateľ by mal mať centralizovaný ovládací panel, na ktorom môžu správcovia pridávať nových používateľov do vášho účtu. Po pridaní používateľov ich usporiadajte do skupín v závislosti od ich oddelenia, tímu, úloh a podobne.

Môžete napríklad vytvoriť rôzne skupiny pre marketing, ľudské zdroje, predaj, zákaznícku podporu a financie.

Nastavenie kľúčových funkcií a vlastností

Teraz je čas na zábavu – nastavenie funkcií a ich prispôsobenie vašim jedinečným potrebám.

Tu sú hlavné úlohy, na ktoré by ste sa mali zamerať:

• Návrh tokov hovorov: Vymodelujte tok hovorov, ktorý vizualizuje, ako bude vyzerať cesta vašich zákazníkov od spojenia až po vyriešenie problému. CloudTalk má na to ideálny nástroj – interaktívny návrhár tokov hovorov – ktorývám umožní vytvárať vlastné toky na skutočnú optimalizáciu skúseností.

• Nastavenie smerovania hovorov: Existuje veľa rôznych spôsobov smerovania hovorov: Smerovanie na základe zručností, kruhové smerovanie, smerovanie podľa najmenšieho počtu voľných miest a ďalšie. Nastavte pravidlá smerovania hovorov pre jednotlivé skupiny v súlade s ich jedinečnými potrebami.
• Nahrávanie správ hlasovej pošty: Nahrajte správu, ktorá privíta vašich zákazníkov v hlasovej schránke a vyzve ich, aby zanechali svoje údaje. Ak ste centrum odchádzajúcich hovorov, oplatí sa tiež nastaviť funkciu, ako je napríklad kvapka hlasovej pošty, ktorá vám umožní vopred nahrať hlasové správy, ktoré sa automaticky odošlú potenciálnym zákazníkom.
• Nastavenie prevádzkových hodín: V telefónnom systéme je potrebné nastaviť pracovnú dobu, aby systém vedel, čo má robiť mimo pracovnej doby (napríklad poslať hovor do hlasovej schránky). Upravte pravidlá smerovania mimo pracovnej doby pre konkrétne kancelárie a čísla a nastavte výnimky z pracovnej doby pre sviatky.
• Priradenie prípon: Priraďte jedinečné prípony konkrétnym zamestnancom, tímom alebo kanceláriám, aby sa kolegovia a zákazníci mohli rýchlo spojiť so správnou osobou.

Ak ste si vybrali poskytovateľa s intuitívnou platformou a flexibilnými ponukami, nastavenie všetkých týchto funkcií a vlastností by malo byť pomerne jednoduché. Práve z tohto dôvodu odporúčame CloudTalk – a odporúčajú ho aj používatelia CloudTalk:

„Základnou výhodou služby CloudTalk je jej bezkonkurenčná flexibilita pri vybavovaní našich požiadaviek. Či už sme potrebovali nové čísla, overené ID volajúceho alebo nastavenie prenosu čísla, urobili to neuveriteľne jednoducho a efektívne. Ich zjednodušené procesy a rýchla odozva nám ušetrili veľa času a zdrojov, vďaka čomu sme sa mohli sústrediť na naše hlavné obchodné operácie.“

Ibrahim Imam – spoluzakladateľ, spoluvýkonný riaditeľ skupiny, generálny riaditeľ MENA a APAC v spoločnosti PlanRadar

#5 Zapojte a vycvičte svoje tímy

Keď je v systéme všetko nastavené, môžete začať zapájať svojich zamestnancov. Cieľom je urobiť to čo najrýchlejšie, aby sa maximalizovala hodnota a produktivita na začiatku.
CloudTalk opäť vyniká jednoduchosťou používania. Nielenže je navrhnutý tak, aby bol intuitívny, ale máme k dispozícii aj celý portál pre vstup do systému s podrobnými radami a videonávodmi.

Máme pre vás všetko – od návodov na inštaláciu podnikového telefónneho systému až po videá, ktoré vás oboznámia s používaním konkrétnych funkcií. Takže aj agenti, ktorí nemajú skúsenosti s IT a technikou, by ho mali bez problémov zvládnuť.

Koľko stojí inštalácia podnikového telefónneho systému?

Väčšinu nákladov na inštaláciu bude tvoriť predplatné firemného telefónneho systému. Telefónne systémy založené na VoIP fungujú na modeli predplatného a platia sa buď mesačne, alebo ročne.

Dávajte si pozor – náklady sa výrazne líšia v závislosti od poskytovateľa a balíka, ktorý si vyberiete.

Z nášho sprievodcu cenami podnikových telefónnych systémov môžete vidieť, že balíky začínajú na približne 3,99 USD za používateľa/mesiac a stúpajú až na 140 USD za používateľa/mesiac.

Väčšina poskytovateľov ponúka odstupňované balíky. Lacnejšie balíky sú vhodnejšie pre menšie podniky, zatiaľ čo drahšie balíky sú určené pre väčšie podniky.

Vo všeobecnosti platí, že čím viac funkcií a vlastností balík obsahuje, tým je jeho cena vyššia.

Výška výdavkov závisí od vášho rozpočtu, veľkosti firmy a požiadaviek na funkcie. Napríklad poskytovatelia ako Skype a Microsoft Teams síce ponúkajú najlacnejšie predplatné, ale chýbajú im podnikové funkcie potrebné na udržanie kroku s modernou komunikáciou.

CloudTalk má štyri plány v rozmedzí 25 – 50 USD (25 – 50 EUR) na používateľa/mesiac účtované ročne. Vďaka množstvu funkcií a vlastností, ktoré vyhovujú rôznym veľkostiam firiem, sme jedným z cenovo najvýhodnejších riešení telefónneho systému.

Okrem toho je nákup telefónov jediným ďalším nákladom na nastavenie. A tu je tip: zaveďte politiku BYOD (bring-your-own-device), aby zamestnanci mohli používať svoje osobné zariadenia ako firemné telefóny. To môže vašej spoločnosti ušetriť ešte viac peňazí.

Ako sa však dá porovnať cena inštalácie tradičného podnikového telefónneho systému s cenou inštalácie VoIP?

Ak chcete nastaviť tradičný systém, musíte investovať tisíce dolárov len do hardvéru. Okrem toho si budete musieť najať špecializovaných odborníkov, ktorí vám systém nainštalujú a nakonfigurujú.

A potom sú tu softvérové licencie a náklady na telefóny (nemôžete jednoducho povoliť politiku BYOD ako v prípade VoIP).

Inštalácia podnikového telefónneho systému je rýchla a jednoduchá

Či už prechádzate z tradičnej pevnej linky, alebo hľadáte dokonalý komunikačný systém pre svoj začínajúci podnik, inštalácia podnikového telefónneho systému je so správnym poskytovateľom bezproblémová.

Ak sa rozhodnete pre CloudTalk, môžete celé kontaktné centrum nastaviť za päť minút priamo z webového prehliadača.

Postaráme sa o všetko od konfigurácie až po prenos čísla, takže sa môžete sústrediť na zaujímavé veci (napríklad vytváranie tokov hovorov a pravidiel smerovania). A vďaka našej aplikácii Softphone môžu vaši zamestnanci používať zariadenia, ktoré už majú – nemusíte míňať rozpočet na stolové telefóny.

Ale neverte nám len na slovo. Vyskúšajte si CloudTalk na vlastnej koži pomocou našej 14-dňovej bezplatnej skúšobnej verzie – bez akýchkoľvek záväzkov.