Čo je Hosted PBX, ako funguje a prečo by ju vaša firma mohla potrebovať?

Tradičná pevná linka sa stáva čoraz zastaranejšou – v niektorých krajinách sa úplne vypína. V reakcii na to sa mnohé podniky rozhodli pre hostované pobočkové ústredne, čo spôsobilo, že veľkosť trhu sa vyšplhala na 63 miliárd dolárov.

A prechodom na hostovanú pobočkovú ústredňu získavajú niektoré veľmi dobré výhody: Napríklad úsporu nákladov, flexibilitu na diaľku a bohaté funkcie využívajúce umelú inteligenciu.

Je teda čas, aby ste nasledovali jeho príklad? Dovoľte nám, aby sme vám vysvetlili argumenty pre hostovanú pobočkovú ústredňu a pomohli vám urobiť informované rozhodnutie.

Kľúčové poznatky:

• Hostovaná pobočková ústredňa je telefónny systém na správu hovorov, ktorý je umiestnený mimo priestorov vašej firmy u poskytovateľa tretej strany.
• Na používanie hostovaných PBX riešení potrebujete poskytovateľa, internetové pripojenie a akékoľvek zariadenie s podporou VoIP (telefón, stolný počítač, tablet atď.).
• Hostovaná pobočková ústredňa sa ľahšie nastavuje, je nákladovo efektívnejšia, škálovateľnejšia a odolnejšia voči budúcnosti ako tradičná lokálna alternatíva.
• Pri výbere poskytovateľa hostovanej pobočkovej ústredne by ste mali zvážiť funkcie, cenové plány, podporu a jednoduchosť integrácie jeho riešenia s ostatnými firemnými nástrojmi.

Čo je hostovaná pobočková ústredňa?

Hostovaná pobočková ústredňa poskytuje celý rad funkcií a výhod, ktorým sa budeme venovať o chvíľu. Aby ste však pochopili, čo je hostovaná pobočková ústredňa, musíte sa najprv oboznámiť s tým, čo je to PBX.

Čo je pobočková ústredňa (PBX)?

Privátna pobočková ústredňa je súkromný podnikový telefónny systém, ktorý spoločnosti používajú na prepájanie a smerovanie interných a externých hovorov.

K jednej linke môže byť pripojených viacero používateľov, ktorí môžu byť presmerovaní prostredníctvom svojich jedinečných prípon. To vám umožní uskutočňovať bezplatné interné hovory a presmerovať prichádzajúce hovory na správne miesto prostredníctvom jediného telefónneho čísla.

Systémy PBX sa vyrábajú v troch hlavných variantoch: Tradičné PBX, IP PBX a hostované PBX.

• Tradičná pobočková ústredňa je lokálny systém, ktorý sa pripája k verejnej komutovanej telefónnej sieti (PSTN). Na prenos hlasových údajov používajú fyzické analógové telefónne linky.
• IP pobočková ústredňa alebo digitálna pobočková ústredňa využíva VoIP na prenos hovorov cez internetové pripojenie. Môže byť nainštalovaná vo vašej kancelárii alebo u poskytovateľa tretej strany, kde sa poskytuje ako hostovaná služba IP PBX.
• A potom sú tu hostované telefónne systémy PBX, ktorým sa budeme venovať podrobnejšie nižšie.

Čo znamená, že PBX je „hostovaná“?

Hostovaná pobočková ústredňa – niekedy tiež známa ako HPBX – je virtuálny telefónny systém, ktorý je hostovaný mimo lokality poskytovateľom služieb tretej strany. Využíva technológiu VoIP (Voice over Internet Protocol), ktorá umožňuje spoločnostiam uskutočňovať a spravovať hovory cez internet.

To v podstate znamená, že váš telefónny systém je umiestnený mimo lokality poskytovateľa služieb, a nie na fyzickom mieste vašej firmy.

Za inštaláciu, konfiguráciu, správu a údržbu je zodpovedný poskytovateľ hostiteľských služieb, čo výrazne znižuje náklady podniku a zvyšuje produktivitu.

Čo PBX robí a ako funguje?

Základnou úlohou pobočkovej ústredne je spájať, smerovať a spravovať interné a externé hovory. Na splnenie tejto úlohy sa hostovaný telefónny systém PBX spolieha na tri základné komponenty: Poskytovateľ hostovanej PBX, internetové pripojenie a zariadenia s podporou VoIP.

1. Poskytovateľ hostovanej pobočkovej ústredne
   Poskytovateľ hostovanej pobočkovej ústredne je služba, ktorú používate ako „hostiteľa“ svojho systému PBX. Inými slovami, všetky vaše zariadenia ukladá vo svojich súkromných dátových centrách. Postarajú sa o zložité technické veci, ako je nastavenie, prevádzka a priebežná údržba. A sú zodpovední za zabezpečenie kvalitnej, bezpečnej a spoľahlivej komunikácie.
   
2. Internetové pripojenie
   Ak chcete používať hostované služby VoIP PBX, potrebujete spoľahlivé, vysokorýchlostné internetové pripojenie s veľkou šírkou pásma. Prečo? Pretože ak je vaše internetové pripojenie nespoľahlivé alebo pomalé, zníži to kvalitu vašich hovorov a frustruje vašich zákazníkov.
   
   Našťastie by vám malo stačiť internetové pripojenie, ktoré už máte. Odporúčame minimálnu rýchlosť internetu 100 kb/s na používateľa.
   
3. Zariadenie s podporou VoIP
   Zariadenie s podporou VoIP je akékoľvek zariadenie, ktoré umožňuje uskutočňovať hovory cez internet. Popri stolových telefónoch a mobilných telefónoch VoIP teda môžete používať aj stolný počítač alebo prenosný počítač.

SIP Trunking: Alternatíva k hostovanej pobočkovej ústredni

Ak používate tradičný lokálny systém PBX, ale necítite sa pripravení na úplný prechod do cloudu, môžete sa obrátiť na prepojenie protokolom SIP (Session Initiation Protocol).

Spojenie SIP poskytuje vašej firme možnosti a výhody VoIP bez toho, aby ste museli meniť celú miestnu pobočkovú ústredňu. Zahŕňa nahradenie existujúcich analógových telefónnych liniek telefónnymi linkami SIP, čo sú v podstate digitálne telefónne linky.

Kmene SIP konvertujú hlasové údaje (ako aj video, e-mail, SMS a ďalšie) na kondenzované digitálne pakety, ktoré sa posielajú do konečného cieľa prostredníctvom internetu.

Poskytovatelia kmeňových liniek SIP hostia vaše kmeňové linky SIP vo svojich priestoroch. Na rozdiel od plne hostovaného systému PBX v cloude si však stále ponechávate a spravujete svoje existujúce zariadenie PBX. Tento systém sa často označuje ako hybridná PBX alebo PBX hostovaná VoIP.

Nastavenie prepojenia SIP je zložitejšie a nákladnejšie ako nastavenie plne hostovaného systému PBX v cloude.

Budete musieť nakonfigurovať trunky SIP tak, aby fungovali s vašou existujúcou pobočkovou ústredňou. A musíte nastaviť a nakonfigurovať koncové body SIP a prekonávanie brány firewall. Preto sa trunking SIP vo všeobecnosti odporúča pre podniky so zložitými telefónnymi systémami, ktoré chcú uľahčiť migráciu do cloudu.

Výhody hostovanej pobočkovej ústredne

Aké sú výhody hostovanej pobočkovej ústredne v porovnaní s jej tradičným náprotivkom? Poďme si o tom pohovoriť.

Jednoduchšie nastavenie a údržba

Ak chcete nastaviť tradičný telefónny systém, musíte nainštalovať a nakonfigurovať niekoľko nákladných zariadení. A ak sa niečo pokazí alebo zastará, musíte mať – alebo si najať – odborné znalosti na jeho opravu alebo aktualizáciu. To komplikuje nastavenie a údržbu.

Poskytovatelia hostovaných pobočkových ústrední tento stres eliminujú tým, že sa postarajú o všetky nastavenia, konfigurácie a údržbu za vás. Na rozdiel od tradičného systému PBX, ktorého nastavenie môže trvať týždne, hostovaná PBX môže byť spustená v priebehu niekoľkých dní.

Pomocou služby CloudTalk môžete napríklad nastaviť celý telefónny systém len za niekoľko hodín, čím minimalizujete prestoje a zvýšite produktivitu.

Poskytuje úsporu nákladov

Počiatočné náklady sú zvyčajne oveľa nižšie, ak sa rozhodnete pre hostovanú pobočkovú ústredňu. Keďže okrem telefónov VoIP a smerovačov nie je potrebná žiadna infraštruktúra na mieste, môžete využívať výhody VoIP s obmedzeným rozpočtom.

Na nastavenie a údržbu systému hostovanej pobočkovej ústredne nie je potrebné najímať IT tím. A vaši zamestnanci môžu dokonca používať svoje vlastné telefóny.

Ak sa rozhodnete pre tradičný systém PBX, čaká vás vysoká investícia. Len samotné servery PBX môžu stáť tisíce dolárov a potom musíte zvážiť náklady na inštaláciu, konfiguráciu a údržbu všetkých vašich lokálnych zariadení.

Samozrejme, presná úspora nákladov sa môže líšiť. Služby hostovanej pobočkovej ústredne zvyčajne ponúkajú odstupňované balíky predplatného, ktoré zahŕňajú rôzne funkcie. Náklady na riešenie teda budú závisieť od potrieb vašej firmy.

Prečo si nepozrieť nášho podrobného sprievodcu cenami podnikových telefónnych systémov, aby ste získali lepšiu predstavu o tom, ako sa cenové plány líšia u jednotlivých poskytovateľov?

Ponúka väčší rozsah funkcií

Ak si chcú hostované PBX služby udržať konkurencieschopnosť, musia svojim zákazníkom poskytovať optimalizované služby telefonovania. Hostované riešenia teda ponúkajú celý rad výkonných funkcií nad rámec základných funkcií volania, ktoré poskytujú tradičné PBX.

Vezmite si napríklad riešenie CloudTalk pre podnikové hovory. Ponúka výber funkcií na báze umelej inteligencie vrátane interaktívnej hlasovej odozvy (IVR), automatických upozornení na hovory, prepisovania hovorov a mnohých ďalších funkcií, ktoré spĺňajú potreby modernej podnikovej komunikácie.

Lepšie prispôsobené pre prácu na diaľku a hybridnú prácu

Poskytovatelia hostovaných pobočkových ústrední umožňujú zamestnancom stiahnuť si softvér na ich domáci počítač, notebook alebo mobilné zariadenie. Tento softvér môže zmeniť ich vzdialené zariadenie na plne výkonný podnikový telefónny systém s rovnakými možnosťami ako stolové telefóny VoIP.
To znamená, že zamestnanci môžu uskutočňovať a prijímať pracovné hovory z akéhokoľvek miesta. Môžete dokonca nastaviť presmerovanie hovorov, aby ste zabezpečili, že prichádzajúce hovory budú vždy presmerované na dostupné zariadenie zamestnanca, či už je to jeho stolný telefón alebo mobil.

Na druhej strane, tradičný systém PBX v podstate pripútava zamestnancov k ich kancelárskym stolom. To je obrovská výhoda hostovanej alternatívy, ak chcete posilniť vzdialenú a hybridnú prácu.

Jednoduchšie prispôsobenie a škálovanie nahor a nadol

Skryté náklady na neškálovateľný softvér a hardvér môžu rýchlo narásť. Keďže hostovaná pobočková ústredňa sa nespolieha na pevnú fyzickú infraštruktúru, je zo svojej podstaty škálovateľnejšia a dobre reaguje na meniace sa potreby podniku.

Ak napríklad potrebujete pridať používateľov počas sezónnej špičky, môžete to urobiť bez toho, aby ste museli kupovať drahé nové zariadenie. A ak sa dopyt zníži, môžete ho opäť znížiť bez obáv o režijné náklady.

Môžete tiež pridávať nové funkcie a definovať nové pravidlá bez toho, aby ste museli byť odborníkom – alebo ho zamestnávať.

S riešením, ako je CloudTalk, sa nemusíte starať o rozsiahle a časovo náročné školenia nových agentov. Naše riešenie pre firemné hovory je navrhnuté s používateľsky prívetivým rozhraním. Po rozšírení sa vaši noví členovia tímu môžu rýchlo začať pracovať.

Jednoduchšia integrácia s existujúcim zásobníkom technológií

Poskytovatelia hostovaných pobočkových ústrední zvyčajne ponúkajú integráciu s najdôležitejšími obchodnými nástrojmi v rámci vášho technologického balíka. Napríklad CloudTalk vám ponúka integráciu jedným kliknutím s vaším CRM, softvérom na automatizáciu predaja, nástrojmi na analýzu podnikových informácií a ďalšími.

Prečo je to také výhodné?

Integrácie zjednodušujú pracovné postupy tým, že centralizujú rôzne podnikové aplikácie na jednej platforme. Namiesto prepínania medzi aplikáciami máte prístup k potrebným funkciám na jednom ľahko dostupnom mieste.

Vezmite si napríklad integráciu so službou HubSpot od spoločnosti CloudTalk. Môžete synchronizovať HubSpot CRM a získať prístup k údajom o zákazníkoch – demografickým údajom, predchádzajúcim nákupom, histórii komunikácie atď. – pre všetky vaše prichádzajúce hovory priamo v službe CloudTalk. A môžete uskutočňovať a prijímať hovory priamo v službe HubSpot.

Pomáha vám zabezpečiť budúcnosť vášho technického zásobníka

Telefónne siete založené na tradičnej hardvérovej infraštruktúre (ako sú pevné linky) začínajú končiť svoju životnosť. Sú v prevádzke už mnoho rokov, trpia značným opotrebovaním a ich údržba je čoraz nákladnejšia.

Vlády na celom svete sa preto rozhodli, že udržiavanie týchto sietí nie je nákladovo efektívne. Preto napríklad Spojené kráľovstvo postupne ukončuje prevádzku PSTN a jej úplné vypnutie je naplánované na rok 2025. Je to súčasť iniciatívy vlády Spojeného kráľovstva na úplný prechod z analógových na digitálne telefónne linky.

A nie sú jediní. Austrália, Nový Zéland a Dánsko patria k ďalším krajinám, ktoré plánujú postupné zrušenie PSTN. Ak teda zostanete pri tradičnej pobočkovej ústredni, riskujete, že vaša firemná komunikácia bude fungovať na zastaranej technológii.

Hostovaná pobočková ústredňa využíva modernú technológiu VoIP, ktorá umožňuje internetové hovory. Nielen to, ale poskytovatelia neustále aktualizujú svoje systémy, aby používateľom poskytli tie najčerstvejšie funkcie a žiadané možnosti.

Vďaka tomu sú hostované systémy PBX odolné voči budúcnosti a pomáhajú vám dosiahnuť dlhodobú udržateľnosť, konkurencieschopnosť a rast.

Miestna pobočková ústredňa verzus hostovaná pobočková ústredňa

Miestna pobočková ústredňa je drahé, nepružné riešenie s obmedzenými možnosťami volania, ktoré ťažko spĺňa požiadavky moderného podnikového prostredia.

Hostovaná pobočková ústredňa je nákladovo efektívna, flexibilná a bohatá na pokročilé funkcie, ktoré podporujú komunikáciu zameranú na spoluprácu a zákazníka.

Tu je porovnanie, ktoré vám pomôže vidieť rozdiely:

Čo treba zvážiť pri výbere poskytovateľa hostovanej pobočkovej ústredne

Čo by ste mali hľadať u hostiteľa PBX? Prejdime si kľúčové veci, ktoré je potrebné zvážiť pri porovnávaní poskytovateľov hostovaných PBX:

Venujte pozornosť kvalite hovorov

Pri takom veľkom zameraní na poskytovanie rýchlych a pohodlných hovorov sa kvalita hovorov môže ľahko stať vedľajšou myšlienkou.

Zisťovali sme však, aký význam má kvalita hovoru pre podniky, a zistili sme, že 42 % zákazníkov sa po problémoch s kvalitou zvuku vyhne volaniu na zákaznícku podporu vašej spoločnosti.

A nie sú to len vaši zákazníci, ale aj vaši zamestnanci, ktorí môžu odísť. Problémy s kvalitou zvuku rozptyľujú a frustrujú zamestnancov. Ničí ich koncentráciu a efektivitu, čo im sťažuje vedenie produktívnych rozhovorov.

V skutočnosti môže zlá kvalita hovorov stáť vašu spoločnosť 6 000 000 USD ročne len na stratách práce.

Vyberte si poskytovateľa hostovanej pobočkovej ústredne, ktorý dôsledne uprednostňuje kvalitu hovorov. Najlepší poskytovatelia by mali mať globálne distribuovanú serverovú infraštruktúru, ponúkať živé monitorovanie kvality hovorov a prijať opatrenia na zaručenie nízkej latencie a minimalizáciu výpadkov.

Uistite sa, že máte široký výber firemných telefónnych čísel

Nemusíte mať v danej krajine fyzické sídlo, aby ste si tam vytvorili miestnu pobočku. Stačí mať miestne telefónne číslo. Ponúka však váš poskytovateľ hostovanej pobočkovej ústredne miestne a bezplatné čísla v krajinách, v ktorých pôsobíte?

Hľadajte poskytovateľa so širokou ponukou firemných telefónnych čísel. CloudTalk je v súčasnosti lídrom na trhu s telefónnymi číslami dostupnými vo viac ako 160 krajinách.

Preskúmajte dostupné funkcie a vlastnosti

Predtým, ako začnete porovnávať poskytovateľov, napíšte si zoznam vlastností a funkcií, ktoré vaša firma potrebuje v systéme hostovanej pobočkovej ústredne.

Identifikujte základné funkcie a príjemné vlastnosti, aby ste mohli skontrolovať, či vaše obľúbené aplikácie majú funkcie, ktoré potrebujete na splnenie vašich obchodných cieľov.

A nezabudnite, že riešenie s najväčším počtom funkcií nemusí byť nevyhnutne najlepšie. Ak platíte viac za množstvo fantastických funkcií, ktoré nikdy nepoužijete, nedostanete za svoje peniaze najviac.

Preskúmajte cenové plány a hodnotu za peniaze, ktorú poskytujú

Väčšina poskytovateľov hostovaných PBX ponúka tri alebo štyri cenové plány, ktoré vyhovujú rôznym potrebám a rozpočtom. Môžu mať napríklad PBX pre malé podniky, PBX pre stredné podniky a PBX pre veľké podniky, všetky s rôznymi funkciami.

Poobzerajte sa po ponuke a nájdite si plán, ktorý ponúka najlepší pomer ceny a kvality.

Pri určovaní dlhodobej hodnoty sa zamerajte nielen na mesačný poplatok za predplatné. Má riešenie funkcie, ktoré zefektívnia prevádzku a prinesú úsporu nákladov? A čo funkcie poháňané umelou inteligenciou, ktoré zlepšujú skúsenosti, spokojnosť a príjmy zákazníkov?

Nezabudnite, že vždy môžete upgradovať alebo downgradovať v závislosti od vašich obchodných potrieb. Zhodnoťte preto všetky cenové plány ponúkané vybraným poskytovateľom, aby ste sa uistili, že dokáže podporovať vaše potreby, keď budete rásť.

Hľadajte integrácie s existujúcimi obchodnými nástrojmi

Väčšina hostovaných služieb PBX ponúka natívne integrácie. Pokrýva však váš poskytovateľ všetky základné podnikové nástroje vo vašom technologickom zásobníku? To si budete chcieť zistiť skôr, ako investujete do riešenia.

Vezmite si napríklad svoj CRM. Je to váš najsilnejší nástroj na správu údajov o zákazníkoch, ktorý vám umožňuje poskytovať personalizované skúsenosti počas celého životného cyklu zákazníka a podporovať lojalitu vo veľkom rozsahu.

Takmer každé podnikateľské odvetvie, na ktoré si spomeniete, potrebuje CRM (čo vysvetľuje, prečo má celosvetový trh CRM hodnotu 65 miliárd dolárov). Poskytovatelia služieb hostovanej pobočkovej ústredne to vedia, a preto tí najlepší z nich zvyčajne ponúkajú jednoduchú integráciu s najpopulárnejšími systémami CRM na trhu.

Niektorí poskytovatelia podporujú integráciu len s najväčšími hráčmi, ako sú Salesforce a HubSpot. Ak nemáte chuť meniť svoj CRM, hľadajte poskytovateľa, ktorý ponúka integráciu s už používaným CRM. CloudTalk podporuje okrem Salesforce a HubSpot aj integrácie so Zoho CRM, Onpipeline CRM, Copper a ďalšími – navyše je možné ľahko používať Zapier na vytváranie vlastných integrácií.

Pri štúdiu webovej stránky potenciálneho poskytovateľa vyhľadajte informácie o jeho natívnych integráciách a o tom, či ponúka aj rozhrania API. Ak hovoríte priamo s poskytovateľom, nezabudnite sa ho opýtať, s ktorými nástrojmi jeho riešenie spolupracuje. Alebo, ešte lepšie, povedzte im, bez ktorého zo svojich súčasných riešení sa nezaobídete.

Dôkladne si premyslite bezpečnosť a spoľahlivosť

Častým omylom je, že cloudové ústredne sú menej bezpečné ako lokálne alternatívy. V skutočnosti môže prechod na riešenie PBX hostované v cloude posilniť vaše údaje pred hrozbami lepšie ako lokálne riešenia – za predpokladu, že si vyberiete správnu službu PBX.

Renomovaní poskytovatelia hostovaných PBX majú v jadre svojich riešení zabudované prísne bezpečnostné opatrenia a protokoly. Overte si, či poskytovateľ, ktorého ste si vybrali, zaviedol spoľahlivé a robustné bezpečnostné opatrenia a postupy, ako napr:

• Šifrovanie hovorov od konca do konca.
• Zabezpečené nahrávanie hovorov.
• Viacfaktorové overovanie.
• Bezpečnostné certifikácie a súlad, ako napríklad PCI, SOC a STIR/SHAKEN.
• Pravidelné opravy a aktualizácie.
• Dôsledné penetračné testovanie a audit.

Nezabudnite si overiť spoľahlivosť týchto bezpečnostných opatrení prečítaním overených recenzií zákazníkov.

Preskúmajte dostupnosť a kvalitu ponúkanej podpory

Každá minúta prestoja stojí vašu firmu peniaze. Chcete mať istotu, že v prípade problémov sa môžete spoľahnúť na to, že poskytovateľ hostingu PBX bude k dispozícii a ľahko dostupný.

Preto si overte úroveň podpory, ktorú ponúka váš poskytovateľ. Overte si:

• Dostupnosť: Ponúka váš poskytovateľ podporu 24/5 alebo 24/7?
• Kanály: Môžete získať podporu prostredníctvom telefónu, e-mailu a/alebo živého chatu?
• Čas odozvy: Ako rýchlo môžete získať podporu od svojho poskytovateľa? Informuje o nejakých garantovaných časoch odozvy na podporu? Priemerný čas odozvy spoločnosti CloudTalk je menej ako jedna minúta.
• Samoobslužné zdroje: Je k dispozícii široký výber ľahko dostupných samoobslužných zdrojov, ako sú príručky na riešenie problémov, články s návodmi a často kladené otázky?

Vyberte si hostovanú pobočkovú ústredňu na zvýšenie produktivity a zníženie nákladov

Chcete prejsť na cloud, ale nechcete to robiť sami? Ústredňa hostovaná v cloude je ideálnou voľbou pre podniky, ktoré chcú znížiť náklady a využiť všetky výhody cloudovej ústredne a zároveň maximalizovať produktivitu.

Nechajte svojho poskytovateľa, aby sa postaral o všetko od nastavenia a inštalácie až po údržbu a zabezpečenie. To všetko umožňuje vašim zamestnancom flexibilnú prácu na diaľku, lepšiu komunikáciu a integráciu zvyšujúcu produktivitu.

Takže si myslíte, že ste pripravení prejsť na hostovanú pobočkovú ústredňu? Ak áno, prečo nám nezavoláte?