Budúcnosť komunikácie: Čísla VoIP a ich fungovanie

Podľa interných prieskumov spoločnosti Telzio môže priemerná spoločnosť prechodom na VoIP ušetriť 30 až 50 % nákladov. Číslo VoIP ponúka kombináciu flexibility, nákladovej efektívnosti a pokročilých funkcií.

Na rozdiel od tradičných telefónnych liniek využíva VoIP internet, aby umožňoval hovory z akéhokoľvek zariadenia s prístupom na internet – zlepšuje vaše pripojenie bez toho, aby vás viazalo.

Ak chcete vidieť takéto čísla pre svoju spoločnosť, čítajte ďalej!

Kľúčové poznatky:

• Čísla VoIP ponúkajú flexibilitu a úsporu nákladov a umožňujú volania odkiaľkoľvek s pripojením na internet. Neexistujú žiadne geografické obmedzenia ani dodatočné náklady.
• Čísla VoIP môžu zahŕňať bezplatné a márne možnosti označovania.
• Ak máte obavy o bezpečnosť čísel VoIP a chcete dodržiavať právne predpisy, mali by ste si vybrať poskytovateľa, ktorý používa šifrovanie, bezpečné metódy prihlasovania a pravidelne aktualizuje svoj softvér.

Čo je to číslo VoIP?

Číslo VoIP funguje ako bežné telefónne číslo, ale na svoju prevádzku využíva internetové pripojenie. Na rozdiel od tradičných čísel, ktoré sú viazané na pevné miesto, sú čísla Voice over IP spojené s používateľom. To znamená, že svoje číslo môžete používať z ľubovoľného miesta prostredníctvom akejkoľvek telefónnej aplikácie VoIP, ktorá je kompatibilná s mobilnými zariadeniami aj počítačmi.

VoIP vs. pevná linka

VoIP využíva na uskutočňovanie hovorov internetovú technológiu, ktorá ponúka nižšie náklady, pokročilé funkcie, ako sú videohovory a posielanie správ, a flexibilitu pri volaní z rôznych zariadení kdekoľvek s pripojením na internet.

Tradičné pevné linky sa spoliehajú na infraštruktúru medených káblov. Sú známe svojou spoľahlivosťou a stálou kvalitou, ale bývajú drahšie, najmä pri medzimestských hovoroch, a ponúkajú menej pokročilých funkcií.

Hoci je VoIP skvelý nástroj pre rast a prácu s digitálnymi nástrojmi, pevné linky zostávajú dobrou voľbou pre každého, kto chce jednoducho a spoľahlivo telefonovať bez závislosti od internetu.

Zistite viac o porovnaní VoIP a pevnej linky.

Ako funguje číslo VoIP?

Technológia VoIP funguje tak, že zariadenia s dátovým prenosom, ako je počítač alebo tablet, sa zmenia na telefóny, z ktorých môžete telefonovať. Číslo VoIP je teda virtuálne číslo a na jeho používanie potrebujete stabilný prístup na internet.

Po nastavení môžete iniciovať odchádzajúce hovory a prijímať prichádzajúce hovory cez internet alebo sieť VoIP, čím sa obíde bežná verejná komutovaná telefónna sieť (PSTN), ktorá funguje prostredníctvom telefónnych liniek.

S telefónnymi číslami VoIP získate aj možnosť iniciovať hovory po celom svete bez dodatočných nákladov. Využitím riešení, ako je CloudTalk, ktoré poskytuje 160+ medzinárodné čísla, môžete zefektívniť svoju obchodnú komunikáciu bez geografických bariér.

Typy čísel VoIP

Významnou výhodou VoIP je možnosť používať rôzne typy čísel. Každý typ ponúka jedinečné výhody a vyhovuje rôznym obchodným stratégiám, prevádzkovým modelom a prístupom k zákazníkom.

Tu je bližší pohľad na tieto typy:

1. Pevné (geografické) čísla VoIP

Tieto čísla sú spojené s konkrétnou geografickou polohou alebo s predvoľbou oblasti, ako napríklad +1 pre USA alebo +44 pre Spojené kráľovstvo. Sú ideálne pre podniky alebo jednotlivcov, ktorí si chcú zachovať miestnu prítomnosť v určitom meste, regióne alebo krajine.

Keď vaša firma vyzerá ako miestna a ľahko dostupná, zákazníci majú pocit, že sa zaoberajú niekým z ich okolia, čo zvyšuje ich dôveru vo vás.

Príkladom môže byť realitná kancelária v Los Angeles, ktorá používa pevné číslo VoIP s predvoľbou LA, aby posilnila svoju prítomnosť na miestnom trhu, aj keď jej agenti pracujú z rôznych miest.

2. Nepevné (negeografické) čísla VoIP

Tieto čísla VoIP nie sú viazané na konkrétnu geografickú polohu. Ponúkajú flexibilitu pre podniky a jednotlivcov, ktorí pôsobia na národnej alebo globálnej úrovni. Môžete si byť istí, že vaše kontaktné číslo zostane konzistentné bez ohľadu na to, kam sa vy alebo vaša firma presťahujete. Miestne čísla vám tiež ušetria peniaze znížením poplatkov za medzimestské hovory.

Napríklad obchodný zástupca, ktorý často cestuje, môže používať negeografické číslo, aby ho klienti mohli zastihnúť kdekoľvek bez potreby meniť kontaktné údaje.

3. Bezplatné čísla

Bezplatné čísla umožňujú volajúcim dovolať sa do podnikov bez toho, aby im boli účtované poplatky za hovor bez ohľadu na to, kde sa volajúci nachádza.

Tieto čísla zvyčajne začínajú predvoľbami ako 800, 888, 877 v USA alebo 0800 či 0808 v Spojenom kráľovstve.

Takéto čísla môžete použiť, ak chcete svojim zákazníkom ponúknuť podporu alebo služby bez toho, aby ste volajúcemu účtovali poplatky. Týmto spôsobom minimalizujete neochotu zákazníka zavolať.

Celoštátne centrum zákazníckej podpory často používa bezplatné číslo, aby zákazníci z ktoréhokoľvek miesta v krajine mohli volať s otázkami alebo problémami bez obáv z poplatkov za diaľkové hovory.

4. Márnivé čísla

Márnotratné čísla hláskujú slovo alebo frázu na číselníku alebo obsahujú ľahko zapamätateľnú sekvenciu čísel. Zvyčajne sa používajú na brandingové alebo marketingové účely.

Ak sa snažíte zvýšiť rozpoznateľnosť a zapamätateľnosť značky medzi cieľovou skupinou, potom je márne číslo zapamätateľnou alternatívou k náhodným čísliciam, čo z neho robí silný marketingový nástroj.

Napríklad donášková služba kvetov používa ako svoje číslo 1-800-FLOWERS, čo zákazníkom uľahčuje zapamätanie a kontaktovanie firmy, keď si chcú objednať kvety.

4 Výhody čísla VOIP

Číslo VoIP je obzvlášť atraktívne pre malé a stredné podniky (SMB). Je pravdepodobné, že do roku 2025 vzrastie podiel malých a stredných podnikov na trhu VoIP o viac ako 15 %. Zo správy spoločnosti Blueface vyplýva, že 61 % spoločností už prešlo na systém založený na VoIP po tom, ako im vypršala zmluva s pevnými operátormi.

Hlavné výhody telefónnych čísel VoIP:

#1 Úspora nákladov

Využívanie technológie VoIP znamená výrazné zníženie nákladov. Ak na hlasovú komunikáciu používate internet, obídete tradičné telekomunikačné infraštruktúry a znížite náklady na medzimestské a medzinárodné hovory.

Napríklad začínajúci podnik môže finančné prostriedky ušetrené vďaka zníženým nákladom na komunikáciu použiť na inovácie a rastové iniciatívy.


Podobne ako PlanRadar môžete trpieť obmedzeniami pevných telefónnych čísel, nedostatkom medzinárodných telefónnych čísel pre požadované krajiny a nízkou kvalitou hovorov. Spoločnosť CloudTalk poskytla spoločnosti PlanRadar na mieru šité a flexibilné riešenie VoIP, ktoré zmenilo komunikáciu spoločnosti PlanRadar a pomohlo jej dosiahnuť jej ciele. Zaznamenali 70 % nárast efektívnosti vybavovania hovorov a 20 % nárast produktivity tímu, čo viedlo k ohromujúcemu 122 % nárastu objemu hovorov.

#2 Prijať flexibilitu

Flexibilita VoIP vám umožňuje uskutočňovať a prijímať hovory odkiaľkoľvek na svete prostredníctvom akéhokoľvek zariadenia s pripojením na internet, ako sú smartfóny, prenosné počítače alebo slúchadlá VoIP.

Obchodné tímy môžu zostať v spojení s klientmi a kanceláriou bez ohľadu na to, či pracujú z domu, na cestách alebo na pracovisku klienta, čím sa zabezpečí, že žiadna príležitosť nebude zmeškaná.

Spoločnosť s globálnou pracovnou silou, ktorá využíva VoIP na poskytovanie flexibilných pracovných podmienok, môže prilákať špičkové talenty z celého sveta.

#3 Využívajte pokročilé funkcie

Okrem toho technológia VoIP prichádza s pokročilými funkciami, ako je presmerovanie hovorov, prenos hlasovej pošty do e-mailu a prepisovanie hovorov pomocou umelej inteligencie, ktoré môžu zvýšiť produktivitu a spoluprácu. Nadnárodná korporácia môže využívať online konferencie na uskutočňovanie pravidelných stretnutí naprieč kontinentmi, čím sa zlepší spolupráca a zároveň sa znížia cestovné náklady.

#4 Podpora rastu so škálovateľnosťou

S rozvojom vašej firmy sa vyvíjajú aj vaše komunikačné potreby. Služby VoIP sa ľahko škálujú, aby sa prispôsobili rastu, a umožňujú vám pridávať alebo odoberať linky a služby bez zložitých zmien infraštruktúry.

Napríklad rýchlo sa rozvíjajúca spoločnosť prevádzkujúca elektronický obchod môže počas nákupnej špičky bez problémov pridať nové linky zákazníckeho servisu.
Štúdia spoločnosti McKinsey zistila, že nedostatok škálovateľných softvérových riešení môže stáť podniky 8 až 28 % straty príjmov.

• Zvýšenie angažovanosti zákazníkov

VoIP zlepšuje interakciu so zákazníkmi prostredníctvom sofistikovaného smerovania hovorov, interaktívnej hlasovej odozvy (IVR) a prispôsobených správ na podržanie, čím zabezpečuje efektívne a profesionálne vybavovanie zákazníckych otázok.

Napríklad maloobchodný podnik zavedie systém IVR na presmerovanie hovorov zákazníkov na príslušné oddelenie, čím sa skráti čas čakania a zvýši spokojnosť zákazníkov.

• Využívanie integračných schopností

Schopnosť integrácie so širokou škálou podnikových aplikácií a systémov CRM znamená, že VoIP môže zefektívniť podnikové operácie, zlepšiť správu údajov a zlepšiť interakciu so zákazníkmi.

Poskytovateľ zdravotnej starostlivosti môže napríklad integrovať svoj systém VoIP so softvérom na správu pacientov s cieľom zefektívniť plánovanie návštev, pripomienkovanie a následné kontroly.

Ako získať číslo VOIP

Zriadenie čísla VoIP je jednoduché a často lacnejšie ako tradičné telefónne čísla. Väčšina systémov VoIP sa spravuje mimo lokality, čím sa znižuje alebo eliminuje potreba zariadenia vo vašich priestoroch.

Tu je návod, ako to urobiť v 6 podrobných krokoch:

Krok 1: Určite svoje obchodné potreby

Zhodnoťte, čo vaša firma skutočne potrebuje od svojho komunikačného systému. Zvážte význam nákladovej efektívnosti, spoľahlivých bezpečnostných opatrení, konzistentnej spoľahlivosti a vysokokvalitných služieb.

Skontrolujte si online recenzie o kvalite zákazníckej podpory rôznych poskytovateľov. Napríklad spoločnosť CloudTalk je známa časom odozvy kratším ako jedna minúta.

Krok 2: Výber ideálneho poskytovateľa a plánu

Vyhľadajte a vyberte si poskytovateľa, ktorý spĺňa vaše špecifické požiadavky.

Napríklad spoločnosti ako CloudTalk ponúkajú rôzne plány, ktoré vyhovujú rôznym veľkostiam a potrebám firiem. Vlastný plán je užitočný najmä pre podniky s jedinečnými požiadavkami, pretože umožňuje individuálnejšie nastavenie.

Krok 3: Získanie čísla VoIP

Po výbere poskytovateľa budete spolupracovať s manažérom úspechu zákazníka (CSM), ktorý vás prevedie procesom získania čísla VoIP. Tento krok sa zvyčajne uskutoční rýchlo po tom, ako sa zaviažete k plánu, čo umožní rýchly prechod na komunikáciu VoIP. Môžete získať nové číslo VoIP, alebo ak si chcete ponechať svoje súčasné telefónne číslo, vyberte si poskytovateľa, ktorý ponúka prenositeľnosť čísla.

Krok 4: Konfigurácia nastavenia VoIP

Po získaní čísla VoIP je ďalším krokom konfigurácia systému. Nastavte si nové telefónne číslo VoIP a uistite sa, že sú vaše zariadenia pripravené na uskutočňovanie a prijímanie hovorov. Tento krok je nevyhnutný na to, aby ste mohli využívať celý rozsah funkcií VoIP.

Krok 5: Nasadenie požadovaného softvéru alebo hardvéru

Implementujte softvér VoIP do všetkých svojich zariadení alebo podľa potreby nainštalujte telefóny s podporou VoIP. Mnohí poskytovatelia ponúkajú aj mobilné aplikácie, ktoré uľahčujú integráciu funkcií VoIP do každodenného používania mobilných zariadení.

Krok 6: Testovanie a overenie nastavenia

Nakoniec dôkladne otestujte svoje nové číslo a systém VoIP. Uskutočnite niekoľko skúšobných hovorov, aby ste skontrolovali čistotu zvuku a funkčnosť všetkých špeciálnych funkcií, ktoré ste nastavili. Fáza testovania zabezpečí, že vaša obchodná komunikácia bude prebiehať hladko a efektívne.

Bezpečnosť a súlad čísla VoIP

Podobne ako všetky technológie pripojené na internet, aj VoIP je zraniteľná voči zneužitiu kyberzločincami a podvodníkmi, ktorí chcú poškodiť vašu firmu.

Útočníci, ktorí sa nabúrajú do vášho telefónneho systému, môžu odpočúvať rozhovory, zvyšovať účty za telefón alebo kradnúť dôležité údaje o vašej firme a zákazníkoch. Ich škody sa tým nekončia; ukradnuté informácie môžu použiť na imitáciu vašej firmy alebo môžu požadovať výkupné vyhrážaním sa únikom dôverných údajov.

Dobrou správou je, že zabezpečenie vašich hovorov a údajov je možné dosiahnuť prostredníctvom základných postupov kybernetickej bezpečnosti.

Tu je návod, ako môžu podniky tieto výzvy zvládnuť:

#1 Šifrovanie a bezpečné pripojenie

Používajte koncové šifrovanie pre všetky hovory VoIP na ochranu údajov pred zachytením. Ochráni vaše citlivé informácie pred kybernetickými útokmi. V prípade zachytenia vašej komunikácie ju vďaka robustnému šifrovaniu útočníci nerozlúštia.

#2 Silné metódy overovania

Implementujte spoľahlivé autentifikačné protokoly na prístup k systémom VoIP. Zabezpečte vytvorenie silných a jedinečných hesiel pre každé zariadenie pripojené k systému VoIP. Viacfaktorová autentifikácia (MFA) pridáva ďalšiu vrstvu zabezpečenia a výrazne znižuje riziko neoprávneného prístupu.

#3 Pravidelné aktualizácie softvéru

Udržiavať najnovšie aktualizácie pre všetok používaný softvér a nástroje. Poskytovatelia služieb VoIP sa usilovne snažia chrániť informácie uložené a prenášané na svojich platformách pred kybernetickými hrozbami. V systéme sú implementované rôzne bezpečnostné funkcie, ktoré sa neustále vyhodnocujú s cieľom odhaliť potenciálne bezpečnostné medzery. Pravidelná údržba a aktualizácie pomáhajú chrániť systém pred novými hrozbami.

#4 Súlad s predpismi

Informujte sa o predpisoch týkajúcich sa používania VoIP, ako je GDPR v Európe v súvislosti s ochranou údajov a TCPA v USA v súvislosti s telemarketingovými praktikami. Zabezpečenie súladu pomáha vyhnúť sa právnym sankciám a zvyšuje dôveru zákazníkov.

#5 Bezpečná sieťová infraštruktúra

Chráňte svoju sieť pomocou firewallov, antivírusových programov a systémov detekcie narušenia. Vykonávajte časté hodnotenia bezpečnosti siete s cieľom identifikovať a odstrániť zraniteľnosti.

#6 Školenie a informovanosť zamestnancov

Vzdelávajte svoj tím o podvodoch VoIP, útokoch DDoS a schémach Vishing, ktoré by mohli ohroziť váš systém VoIP. Je menej pravdepodobné, že znalí zamestnanci neúmyselne vystavia váš systém rizikám.

Záver

Škálovateľnosť VoIP zaručuje, že môže rásť spolu s vašou firmou a prispôsobovať sa meniacim sa potrebám bez potreby nákladnej modernizácie hardvéru. Vďaka kombinácii efektívnosti, všestrannosti a nákladovej efektívnosti je technológia VoIP strategickou investíciou pre každú organizáciu, ktorá chce optimalizovať svoju komunikačnú infraštruktúru.