27 odborne vytvorených pozdravov do hlasovej schránky pre obchodnú komunikáciu

Zo správ vyplýva, že približne 80 % volajúcich odoslaných do hlasovej schránky nezanechá správu. Úderný pozdrav do hlasovej schránky ich však povzbudí, aby tak práve urobili, a vám potom stačí len odpovedať.

Hlasová pošta je praktický nástroj, ktorý umožňuje zákazníkom komunikovať s vami, aj keď sa vám v danom čase nemôžu dovolať. Motivujte svojich zákazníkov, aby vám zanechali správu, vytvorením pozoruhodných profesionálnych telefonických pozdravov, ktoré nikto neopustí.

Neviete, ako by mal vyzerať profesionálny pozdrav? Nižšie nájdete 27 odborne spracovaných pozdravov, ktoré môžete použiť pri rôznych príležitostiach. Čítajte ďalej!

Kľúčové poznatky:

• Prispôsobte svoj pozdrav tak, aby odrážal osobnosť vašej značky a oslovoval vaše špecifické publikum, aby sa každý volajúci cítil cenený.
• Na zrozumiteľnosti záleží: Volajúci presne vedia, aké informácie majú zanechať a čo majú ďalej očakávať.
• Uveďte základné informácie: Vždy uveďte názov svojej firmy, dôvod nedostupnosti a žiadosť o poskytnutie údajov o volajúcom.
• Vhodne nasmerujte volajúcich: Ponúkajte volajúcim alternatívne spôsoby, ako nájsť informácie alebo získať pomoc, napríklad návštevou vašej webovej stránky.
• Rýchla akcia: Vyzvite volajúcich, aby zanechali odkaz, a uistite ich, že im včas odpoviete, čím preukážete úctu k ich času a otázkam.

Čo je dobrý pozdrav do hlasovej schránky pre firmy?

Ideálny pozdrav je aktuálny, jasný, presný a informatívny. Mal by obsahovať názov vašej firmy a vyjadrenie ľútosti nad zmeškaným hovorom. Tiež by ste mali vyzvať volajúceho, aby odišiel:

• ich kontaktné informácie
• dôvod ich volania
• všetky ďalšie údaje, ktoré môžete potrebovať na efektívne sledovanie.

Okrem toho dobrý pozdrav vo firemnej hlasovej schránke často obsahuje odhadovaný časový rámec spätného volania, čím sa volajúcemu nastavia realistické očakávania.

Je výhodné zahrnúť alternatívne metódy kontaktu alebo zdroje, napríklad presmerovanie volajúcich na vašu webovú stránku, kde nájdete okamžité odpovede na bežné otázky. Takýto prístup dokazuje, že vaša firma sa snaží poskytovať služby zákazníkom a je efektívna.

Prečo sú uvítania v hlasovej pošte dôležité?

Podľa spoločnosti Nectafy 88 % ľudí, ktorí vyhľadávajú miestnu firmu, do 24 hodín zavolá alebo navštívi kanceláriu. Ak však vaša spoločnosť okrem signálu obsadené nemá čo ponúknuť, je veľká pravdepodobnosť, že volajúci zavesí a vyhľadá inú spoločnosť.

Je zrejmé, že nemôžete okamžite odpovedať na všetky hovory. Z tohto dôvodu je potrebné mať pripravené profesionálne pozdravy do firemných telefónov.

7 kľúčových prvkov profesionálneho telefonického pozdravu

Profesionálny telefonický pozdrav je vašou prvou príležitosťou na vytvorenie pozitívneho a efektívneho obrazu o sebe alebo o vašej firme. Udáva tón interakcie a môže výrazne ovplyvniť vnímanie volajúceho.

Pozdravy hlasovej pošty majú základnú štruktúru, ktorú by mali obsahovať. Jej dodržiavanie môže byť základom pre vytvorenie dokonalej správy na mieru.

Tu sú základné prvky, ktoré treba zahrnúť do účinného profesionálneho pozdravu:

1. Vytvorte srdečné privítanie

Úvodné privítanie by malo byť priateľské a srdečné, aby ste dali volajúcemu najavo, že si ho vážia.

Príklad:„Dobrý deň“ alebo„Dobrý [morning/afternoon/evening]“

2. Predstavte sa

Okamžite predstavte seba a svoju spoločnosť alebo oddelenie. Volajúcemu tak potvrdíte, že sa dovolal na správne miesto, a dodáte mu osobný prístup.

Príklad: „Dostali ste sa do CloudTalk, oddelenia predaja. Volám sa …“

3. Ponuka pomoci

Po predstavení vyjadrite ochotu pomôcť. Jednoduchou otázkou vyzvete volajúceho, aby uviedol svoj cieľ, a preukážete svoju pripravenosť pomôcť.

Príklad:„Ako vám môžem dnes pomôcť?„

4. Ponúknite jasné usmernenie

Uveďte volajúcich, čo majú robiť ďalej. Kľúčom k úspechu je zrozumiteľnosť, či už ide o navigáciu v telefónnej ponuke, alebo o preskúmanie alternatívnych možností kontaktu.

Príklad: „Ak voláte kvôli existujúcej objednávke, stlačte tlačidlo 1. Ak chcete pomôcť pri zadávaní novej objednávky, stlačte 2. „

5. Spomeňte čas odozvy a vyzvite k akcii

Je užitočné, aby volajúci vedel, kedy môže očakávať, že bude kontaktovaný. Preto uveďte očakávaný čas odozvy. Uveďte aj výzvu na akciu, napríklad zanechanie správy alebo žiadosť o uvedenie totožnosti volajúceho a dôvodu, prečo vás kontaktoval.

Príklad: „Ozvem savám do 24 hodín.“ / „Prosím, zanechajte správu po signáli. Uveďte svoje meno a účel hovoru.“

6. Zjednodušte a sústreďte sa

Pozdravte jasne a vecne. Snažte sa v priebehu 20-25 sekúnd povedať to, čo je potrebné, a vyhnite sa príliš zložitým frázam alebo odvetvovému žargónu, ktoré by mohli volajúceho zmiasť.

7. Používajte profesionálny tón

Počas pozdravu používajte profesionálny tón. To zahŕňa zdvorilosť, používanie správneho jazyka a pozitívne vystupovanie.

V závislosti od situácie môžete uviesť aj nasledujúce informácie:

• Ospravedlnenie za vašu nedostupnosť a stručné vysvetlenie;
• Poďakujte volajúcemu, že si našiel čas a zanechal správu;

PRO TIP: Ak máte volajúcich v rôznych časových pásmach, nezabudnite uviesť svoje pracovné hodiny a časové pásmo, aby ste presne komunikovali a stanovili očakávania.

27 profesionálnych skriptov obchodných hlasových pozdravov

Preskúmajte našu kolekciu 27 profesionálnych pozdravov do firemnej hlasovej schránky, z ktorých každý je vytvorený tak, aby vyjadroval efektívnosť, srdečnosť a profesionalitu. Tieto príklady zabezpečia, že sa budú cítiť cenení, aj keď nemôžete zdvihnúť telefón.

Pozdravy z firemnej hlasovej schránky

1. Štandardná obchodná hlasová správa

Ide o uvítanie, ktoré sa prehráva, keď ste v práci, ale momentálne nie ste z akéhokoľvek dôvodu k dispozícii. Napríklad sa zúčastňujete na stretnutí.

Môžete ju predĺžiť, ale stále je to maximálne 30 sekúnd.

PRÍKLAD: „Dobrý deň, dovolali ste sa na <názov spoločnosti>. We are sorry, but we can’t take your call right now. Please leave your name, contact information, and the reason for reaching out. One of our team members will be in touch with you as soon as possible. You may also visit our website [company website URL] ďalšie možnosti. Ďakujeme, že ste nás kontaktovali.“

2. Personalizovaná správa hlasovej schránky v režime podržania

Toto počuje zákazník pri čakaní v rade, pretože všetci vaši agenti práve riešia iný prípad. Zákazníci môžu čakať vo fronte alebo hneď zanechať hlasovú správu.

PRÍKLAD: „Vážený volajúci, je nám ľúto, ale všetci naši agenti sú momentálne zaneprázdnení. Zostaňte, prosím, na linke a na váš hovor čo najskôr odpovie agent. Môžete si tiež vybrať, či chcete zanechať správu. Ďakujeme vám za vašu trpezlivosť.“

3. Správa v hlasovej schránke mimo kancelárie

Ak je váš tím na cestách, odporúčame prispôsobiť špecifické správy na tieto účely. Je to užitočné najmä vtedy, ak chcete dať zákazníkom vedieť, že vaša kancelária je k dispozícii v konkrétnych pracovných hodinách. Týmto spôsobom nastavíte očakávanie, kedy vás zákazníci môžu zastihnúť alebo kedy vás môžu zastihnúť.

PRÍKLAD: „Dobrý deň, dovolali ste sa na <názov spoločnosti>. We are currently not able to answer your call. Our standard opening hours are from 9 am to 5 pm, from Monday until Friday.

Súvisiace informácie nájdete na našej webovej stránke. Ak nám chcete zanechať odkaz, uveďte svoje meno, číslo a dôvod hovoru. Ozveme sa vám späť. Ďakujeme.“

4. Uvítania v hlasovej pošte pre hovory prijaté po pracovnom čase

Vo chvíľach, keď zákazníci alebo klienti volajú mimo vašich bežných prevádzkových hodín, je veľmi dôležité, aby ste ich informovali o tom, kedy môžu očakávať odpoveď.

PRÍKLAD: „Ďakujeme, že ste zavolali [company name]. Our office is currently closed. Our business hours are from [start time] na [end time], od pondelka do piatku.

Zanechajte nám svoje meno, telefónne číslo a krátku správu a my vám zavoláme späť, keď bude naša kancelária opäť otvorená. Ďalšie informácie nájdete na našej webovej stránke na adrese [website URL]. Thank you!“

5. Uvítania do hlasovej schránky pre vaše firemné mobilné telefónne číslo

Keď používate služobný mobilný telefón, chcete, aby pozdrav bol profesionálny a zároveň osobný. V tomto príklade je dosiahnutá správna rovnováha:

PRÍKLAD: „Dobrý deň, dosiahli ste [your name] s [company name]. I’m currently unavailable to take your call. Please leave your name, number, and a detailed message, and I’ll return your call as soon as I can. Thank you for reaching out, and I look forward to speaking with you soon.“

6. Rýchla e-mailová odpoveď Hlasová pošta

Ak je e-mail váš preferovaný spôsob kontaktu, nechajte to odzrkadliť aj v hlasovej schránke, aby ste povzbudili poslucháčov k jeho používaniu.

Tento scenár predstavuje e-mailovú komunikáciu ako rýchlejší a efektívnejší komunikačný kanál a vedie k nej volajúcich.

PRÍKLAD: „Dobrý deň, tu [name] z [company]. Ak chcete okamžitú odpoveď, napíšte mi láskavo na e-mailovú adresu [insert email address], pričom vám zaručujem odpoveď do konca nasledujúceho pracovného dňa. Ak vaša záležitosť nie je naliehavá, zanechajte, prosím, svoje kontaktné údaje a ja sa vám ozvem. Prajem vám krásny deň.“

7. Správa v hlasovej schránke na presmerovanie konkrétnych otázok

Aby ste nemuseli tráviť čas telefonátmi, ktoré by mohol lepšie vybaviť niekto iný alebo inými prostriedkami, táto hlasová správa ponúka jasné pokyny pre bežné otázky.

PRÍKLAD: „Dobrý deň , tu[your name]. V prípade otázok týkajúcich sa [X reason], mali by ste sa obrátiť na [alternate contact] alebo [navštívte našu webovú stránku, pošlite e-mail]. For everything else, please leave your name and a short message, and I promise to return your call within [one to three] pracovných dní.„

8. Informatívny hlasový skript pre všeobecné otázky

Tento skript hlasovej pošty by mal efektívne presmerovať volajúcich na najžiadanejšie informácie, čím ušetríte čas volajúcemu aj vášmu tímu. Poskytuje priamy spôsob získania informácií a zároveň v prípade potreby ponúka možnosť osobného kontaktu.

PRÍKLAD: „Ahoj, spojili ste sa s [company]. For details on [X], naša [stránka na Facebooku, webová stránka spoločnosti atď.] je skvelým zdrojom informácií. Máte záujem dozvedieť sa viac o [Y]? Pozrite si [konkrétna stránka na našej stránke, náš kanál YouTube atď.].

Ak máte ďalšie otázky alebo jednoducho chcete hovoriť s niekým z nášho tímu, zanechajte nám svoje meno a kontaktné číslo a my sa vám okamžite ozveme.“

9. Žiadosť o vhodný čas spätného volania

Informujte volajúcich o svojej túžbe nadviazať kontakt tým, že ich požiadate, aby vám zanechali preferovaný čas, kedy vám zavolajú späť, čím preukážete svoje odhodlanie nepremeškať príležitosť na rozhovor.

PRÍKLADY: „Dobrý deň, tu je [company name]. Sorry we missed your call! We’d love to get back to you. Kindly leave your name, phone number, why you’re calling, and when the best time to return your call would be – we want to make sure we catch you next time. Looking forward to speaking with you soon.“

„Ďakujem, že ste zavolali na [your company]. Tešíme sa na rozhovor s vami. Dovoľte nám, aby sme vám zavolali späť hneď, ako budeme k dispozícii, a to tak, že nám zanecháte svoje meno, kontaktné údaje a dôvod vášho telefonátu. Prajem vám príjemný deň.“

Dovolenka, sviatky a zanechanie pozdravov v hlasovej schránke

10. Správa v prázdninovej hlasovej schránke

Spoločnosti zvyčajne nepracujú počas sviatkov, ako sú Vianoce alebo Veľká noc. Musíte zákazníka informovať, kedy sa vrátite.

Tento pozdrav môže byť aj trochu neformálnejší, pretože sviatky sú veselé obdobie roka.

PRÍKLAD: „Dobrý deň, <názov spoločnosti/názov tímu> je mimo prevádzky, kým [date]. We’ll make sure to call you back straight away when we return. If your request is urgent, leave us an email at [company email address]. Thank you. Have a lovely holiday.”

11. Hlasová schránka na rodičovskej dovolenke

Ach, tá radosť z privítania nového člena rodiny! Ak ste dostali rodičovskú dovolenku, zvážte použitie scenára hlasovej pošty, ktorý volajúcich presmeruje na iné kontaktné miesto a zároveň ukáže kúsok vašej osobnosti.

Nemusíte sa držať formálneho tónu; správu si môžete prispôsobiť tak, aby odrážala váš štýl.

PRÍKLAD: „Dobrý deň, dosiahli ste [your name and title]. I’m currently out on parental leave until [date]. In the meantime, please direct all phone calls to [alternate contact name] na adrese [phone number] a e-maily na adresu [email address]. Thanks, and I’ll see you in [month you’ll be back in the office].“

12. Dobrodružná prázdninová hlasová správa

Ak chcete do svojej dovolenkovej hlasovej správy vniesť trochu humoru, môžete si uvedený príklad prispôsobiť. Je to zábavný spôsob, ako dať volajúcim vedieť o svojich eskapádach. Nezabudnite spomenúť, kedy sa vrátite, aby ste sa opäť spojili.

PRÍKLAD: „Dobrý deň , tu je [your name]. I’m off on an adventure, maybe [trek naprieč Južnou Amerikou, plavba hustou džungľou Bornea, šnorchlovanie s veľrybami na Galapágoch] – alebo celkom možno [boj s veľkým jet lagom, hľadanie „Sú čierne škorpióny smrteľné“ alebo hľadanie extra silného krému po opaľovaní].

Budem mimo dosahu, kým [date]. Please leave your name and the reason for your call, and I’ll contact you as soon as I’m back.“

13. Hlasová správa o odstúpení

Pri prechode k novým príležitostiam je užitočné mať pripravený scenár hlasovej pošty pre vašu bývalú spoločnosť, ktorý pozitívnym a informatívnym spôsobom informuje volajúcich o vašom odchode. Zahrnutie osobnej poznámky o „honbe za novými dobrodružstvami“ dodáva priateľský nádych a vyjadruje nadšenie z vašej ďalšej kapitoly.

PRÍKLAD: „Dobrý deň ,[Person’s name] sa ženie za novými dobrodružstvami a už nie je s [Company name]. Please forward all future requests to [new or interim person’s name] na adrese [phone number]. Thank you for calling!“

Pozdravy v hlasovej pošte pre konkrétne podniky

14. Pozdravy v hlasovej pošte pre profesionálov v oblasti predaja

Vytvorenie správneho dojmu je pre profesionálov v oblasti predaja veľmi dôležité.

Tento pozdrav povzbudzuje potenciálnych klientov, aby zanechali svoje údaje na účely rýchleho sledovania:

PRÍKLAD: „Dobrý deň a ďakujeme, že ste zavolali na obchodné oddelenie [company name]. All of our sales professionals are currently assisting other customers, or you’ve called outside of our regular business hours, which are [start time] na [end time].

Zanechajte nám svoje meno, kontaktné údaje a krátku správu o tom, čo hľadáte, a my vám radi zavoláme späť a pomôžeme vám. Ďakujeme, že ste zvážili [company name] pre vaše potreby.“

15. Pozdravy v hlasovej pošte pre lekárske kancelárie

V lekárskej ordinácii musí hlasový pozdrav vyvážiť naliehavosť s pokynmi pre situácie, ktoré nie sú naliehavé.

PRÍKLAD: „Ďakujeme, že ste zavolali [medical office/doctor’s name]. We are currently unavailable to take your call. If this is a medical emergency, please dial 911 or go to your nearest emergency room.

V prípade stretnutí a všetkých ostatných otázok zanechajte svoje meno, kontaktné číslo a krátku správu a my vás budeme čo najskôr kontaktovať. Naše pravidelné úradné hodiny sú [hours and days]. Thank you for calling [medical office/doctor’s name].“

16. Hlasové pozdravy pre realitné kancelárie

Pre realitných agentov môže byť dobrý hlasový pozdrav začiatkom nového vzťahu s klientom. Tento príklad vyzýva potenciálnych kupujúcich a predávajúcich, aby zanechali svoje údaje:

PRÍKLAD: „Dobrý deň, dosiahli ste [your name], váš realitný maklér na adrese [real estate company]. I’m currently assisting another client or out of the office.

Váš telefonát je pre mňa veľmi dôležitý. Zanechajte mi prosím svoje meno, kontaktné údaje a podrobnosti o nehnuteľnosti, o ktorú máte záujem, a ja sa vám čo najskôr ozvem. Ďakujem, že ste si vybrali [real estate company], kde váš vysnívaný domov premeníme na skutočnosť.“

17. Hlasová schránka pre advokátske kancelárie

V advokátskej kancelárii by mali hlasové pozdravy vyjadrovať profesionalitu a dôvernosť. Tu je príklad, ktorý spĺňa oboje:

PRÍKLAD: „Ďakujeme, že ste zavolali [law firm name]. Our office is currently closed, or we’re in a consultation. Please leave your name, contact information, and the nature of your legal inquiry after the beep.

Ku každému hovoru pristupujeme dôverne a prioritne. Na váš telefonát odpovieme v najbližších pracovných hodinách, ktoré sú [hours and days]. Thank you for choosing [law firm name], kde sú vaše právne potreby našou najvyššou prioritou.“

18. Pozdravy do hlasovej schránky pre malé podniky a začínajúce firmy

Pre malé podniky a začínajúce firmy je každý hovor potenciálnou príležitosťou na budovanie vzťahov, rozširovanie siete alebo predaj. Výstižný a priateľský pozdrav v hlasovej schránke môže mať veľký význam, pretože ukazuje profesionalitu a srdečnosť, aj keď nemôžete zdvihnúť telefón.

Je to vaša šanca zanechať pozitívny dojem, podporiť ďalšie zapojenie a stručne odovzdať kľúčové informácie.

PRÍKLAD: „Dobrý deň! Dostali ste sa k [Your Business Name]. We’re all hands on deck right now, bringing you the best [product/service] a nemôže zdvihnúť telefón.

Zanechajte svoje meno, číslo a krátku správu. Radi sa s vami porozprávame! Navštívte aj našu webovú stránku na adrese [Website URL] pre rýchle informácie. Ďakujeme za zavolanie [Your Business Name], kde sa stretávajú veľké nápady a skvelé služby. Čoskoro sa ozveme!“

19. Pozdravy do hlasovej schránky pre pohostinstvo a služby

Dobre pripravený pozdrav môže uistiť volajúcich, že ich spokojnosť a pohodlie sú vašou najvyššou prioritou, aj keď nemôžete zdvihnúť telefón.

Je to príležitosť vyjadriť srdečnosť, profesionalitu a podstatu vašich služieb a zároveň poskytnúť dôležité informácie.

PRÍKLAD: „Ďakujeme, že ste zavolali [Your Hotel/Restaurant/Service Company Name], kde sú vaše skúsenosti našou najvyššou prioritou. Bohužiaľ, momentálne nemôžeme prijať váš hovor. Pravdepodobne pomáhame iným hosťom alebo klientom.

Zanechajte svoje meno, kontaktné číslo a dôvod telefonátu. Ak voláte, aby ste urobili alebo zmenili rezerváciu, spýtali sa na naše služby alebo na akékoľvek špeciálne požiadavky, chceme o tom počuť a sľubujeme, že sa vám čo najskôr ozveme.

Ak potrebujete okamžitú pomoc alebo sa chcete dozvedieť viac o našich službách a ponukách, navštívte našu webovú stránku na adrese [Website URL]. Thank you for choosing [Your Company Name]a tešíme sa na to, že sa postaráme o vaše výnimočné zážitky. Prajem vám krásny deň!“

20. Uvítanie v hlasovej pošte pre vzdelávacie inštitúcie

V prípade vzdelávacích inštitúcií slúži hlasová schránka ako dôležitý kontaktný bod pre študentov, rodičov a zamestnancov, ktorý im poskytuje dôležité informácie a uistenie, keď nie je možná priama komunikácia.

Je to príležitosť vyjadriť záväzok inštitúcie vzdelávať a podporovať a zároveň usmerniť volajúcich k ďalším krokom.

PRÍKLAD: „Ďakujeme, že ste zavolali [School/College/University Name]. We’re currently unavailable, but we’ll get back to you as soon as we can. Please leave your name, contact information, and reason for calling.

Ak chcete získať okamžitú pomoc, navštívte našu webovú lokalitu na adrese [Website URL] často kladené otázky a ďalšie informácie. Vážime si vášho telefonátu a tešíme sa na podporu vašej vzdelávacej cesty.“

Pozdravy v hlasovej pošte pre rôzne oddelenia

21. Hlasové pozdravy pre recepcie

Prvý dojem je dôležitý a uvítanie v hlasovej schránke na recepcii je často prvou interakciou s vašou spoločnosťou. Urobte ho prívetivým a užitočným:

PRÍKLAD: „Dobrý deň, dovolali ste sa na recepciu [company name]. We’re currently either on another call or out of the office.

Zanechajte nám svoje meno, číslo a účel hovoru a my sa postaráme o to, aby sa vám príslušná osoba čo najskôr ozvala. Ďakujeme, že ste zavolali [company name], kde sa váš záujem cení.“

22. Uvítania v hlasovej pošte pre telefónne číslo zákazníckeho servisu

Zákaznícky servis je o tom, aby ste sa uistili, že vaši klienti sú vypočutí a že im pomáhate, aj keď je to prostredníctvom hlasovej schránky.

Tento pozdrav udáva správny tón zákazníckej podpory:

PRÍKLAD: „Dovolali ste sa do zákazníckeho servisu na adrese [company name]. We’re sorry we missed your call. Our team is available from [start time] na [end time], od pondelka do piatku.

Zanechajte prosím svoje meno, kontaktné číslo a dôvod hovoru a jeden z našich zástupcov zákazníckeho servisu sa vám čo najskôr ozve. Ďakujeme, že ste si vybrali [company name].“

Pozdravy z predajnej hlasovej schránky

23. Správa v hlasovej schránke pre obchodné oddelenie

Tento pozdrav nielenže zdôrazňuje odhodlanie predajného tímu dosiahnuť úspech u zákazníka, ale zároveň nenápadne naznačuje vysoký dopyt a účinnosť ich služieb.

Je to inteligentný spôsob, ako informovať o hodnote spoločnosti a zároveň riadiť očakávania volajúcich.

PRÍKLAD: „Dobrý deň, volali ste na obchodné oddelenie [Company name]. Our team members are currently assisting other clients, helping them [vložte cieľ, napríklad „dosiahnuť 25 % rast prostredníctvom zefektívnenia personálnych operácií“] a nemôžem vám teraz zavolať .

Zanechajte nám svoje meno, názov spoločnosti a telefónne číslo a my vás budeme čo najskôr kontaktovať. Vážime si vášho telefonátu!“

24. Zvýraznenie propagačných akcií v hlasovej pošte

Informujte volajúcich o aktuálnych akciách, aktualizáciách alebo nových produktoch. Týmto spôsobom môžete pohodlne riešiť niektoré ich otázky vopred.

PRÍKLAD: „Ďakujeme, že ste os lovili [company name]. It sounds like you’re interested in our latest [nový produkt, dohoda, ponuka]. We’re thrilled about it as well!

Zanechajte nám svoje meno, kontaktné číslo a najvhodnejší čas, kedy vám môžeme zavolať späť. Radi vám odpovieme na všetky vaše otázky a podelíme sa s vami o najnovšie informácie z [company name] s vami. Tešíme sa na rozhovor s vami a prajeme vám krásny deň!“

25. Hlasová schránka na dosiahnutie úspechu v predaji

Využívanie hlasovej pošty na získavanie potenciálnych potenciálnych zákazníkov je pre každého predajcu rozumným krokom. Takýto scenár vám umožní stručne zdôrazniť, akú pridanú hodnotu prinášate svojim klientom, a pripomenúť volajúcim vašu jedinečnú predajnú ponuku.

Je to tiež šikovný spôsob, ako informovať ľudí, ktorí možno omylom vytočili vaše číslo, o tom, čo robíte.

PRÍKLAD: „Dobrý deň, volali ste na [your name] na [your company]. I’m currently assisting others—possibly empowering [type of company] dosiahnuť [X výsledkov, ako napríklad „zdvojnásobenie počtu potenciálnych zákazníkov za 50 dní“, „nábor špičkových technických talentov“, „zvýšenie konverzie zákazníkov o 25 %“].

Zanechajte nám svoje kontaktné údaje a poďme preskúmať, ako môžeme tieto úspechy zopakovať aj vo vašej firme.“

Krátke a vtipné pozdravy do hlasovej schránky

26. Jednoduchý pozdrav hlasovej schránky

Vaši klienti sú zaneprázdnení a vy tiež. Vyberte si tieto krátke pozdravy do hlasovej schránky, aby ste sa rýchlo dostali k podstate a vyzvali ich, aby zanechali správu.

PRÍKLADY: „Ahoj! Ďakujem za zavolanie [company name/your name]. Please leave us a brief message, and we will get back to you as soon as possible. Have a great day!”

„Dosiahli ste [company name]. We can’t take your call right now, let us call you back! Please leave us your name, number, the reason for your call, and the best time to call you back – we don’t want to miss you again. Talk to you soon.”

27. Vtipná správa v hlasovej schránke

Pri neformálnom rozhovore sa môžete pokúsiť použiť vo svojom posolstve humor. Tento prístup je naozaj účinný pri udržiavaní pozornosti zákazníkov, pretože sa zvyčajne pobavia a chcú počuť, kam smerujete.

Zvážte však, či je tento typ telefonického pozdravu vhodný pre imidž vašej značky. Môže fungovať v kreatívnych odvetviach, ale nie v prísne profesionálnych odvetviach, ako je napríklad finančníctvo.

PRÍKLADY: „Ahoj, dosiahli ste <vaše meno> na <názov spoločnosti>. We are busy saving the world by <pridať, čo vaša spoločnosť robí najlepšie>. If you want to learn more about how we do it, please leave us your name and phone number, and we will get back to you as soon as our mission is complete. Which should be fairly soon. Thank you!”

„Toto je Bond. James Bond. Dobre, nie je to Bond, aj keď by som si to prial. Je to naozaj [your last name], [your first name], [your last name]. I’m currently on a mission, perhaps not saving the world with MI6, but I promise to return your call by tomorrow at the latest. Hope you’re having a great day.“

8 osvedčených postupov pre telefonické pozdravy

Prvý dojem je veľmi dôležitý, najmä pri telefonickom rozhovore, kde váš hlas a správanie určujú tón celého rozhovoru. Profesionálny a priateľský pozdrav môže mať zásadný vplyv na služby zákazníkom, obchodné vzťahy a každodennú komunikáciu.

Existuje niekoľko atribútov vysokokvalitných obchodných telefonických pozdravov, ktoré je potrebné mať na pamäti.

1. Buďte promptní a pozitívni

Zodpovedajte telefón počas prvých niekoľkých zazvonení a začnite príjemným, pozitívnym tónom. Rýchly a veselý pozdrav ukazuje, že si ceníte čas volajúceho a navodzuje príjemnú atmosféru. Pri nahrávaní telefonického pozdravu sa usmievajte. Môže to znieť hlúpo, ale keď sa usmievate, poslucháči vás počujú ako optimistického, otvoreného a priateľského.

2. Predstavte seba a svoju spoločnosť

Hneď na začiatku dajte volajúcemu vedieť, že sa dovolal na správne miesto, a to uvedením svojho mena a mena spoločnosti. Volajúcemu to nielen potvrdí, že vytočil správne číslo, ale zároveň to od začiatku personalizuje interakciu.

3. Hovorte jasne a pomaly

Kľúčom k úspechu je zrozumiteľnosť a tempo. Hovorte zreteľne a miernym tempom, aby ste sa uistili, že volajúci rozumie každému slovu. Je to dôležité najmä v profesionálnom prostredí, kde môže nesprávne pochopenie viesť k zmätku alebo frustrácii.

4. Buďte pripravení pomôcť

Svoju pripravenosť pomôcť vyjadrite otázkou, ako môžete volajúcemu pomôcť. Frázy ako„Ako vám môžem dnes pomôcť?“ dokazujú ochotu poskytnúť podporu a produktívne nasmerovať rozhovor.

5. Ponuka alternatív, ak nie sú k dispozícii

Ak osoba, ktorej sa volajúci snaží dovolať, nie je dostupná, je veľmi dôležité ponúknuť alternatívne spôsoby kontaktu alebo prijať správu. Poskytnutie možností ukazuje ohľaduplnosť k potrebám volajúceho a zaručuje, že jeho požiadavka bude vybavená.

6. Buďte originálni

Niektoré frázy, ako napríklad „Váš hovor je pre nás dôležitý„, boli použité toľkokrát, že už na volajúcich nerobia dobrý dojem. Zachovajte originálnosť pozdravu. Môžete byť dokonca odvážni a použiť humor.

7. Uľahčite uchu

Uistite sa, že počas nahrávania nie je v pozadí žiadny hluk. To môže spôsobiť, že hlasovému pozdravu nebude rozumieť. Takisto dbajte na to, aby uvítania boli osobné a ľahko počúvateľné. Hovorte zreteľne a pomaly. Nehovorte príliš roboticky.

8. Buďte struční a efektívni

Nezabúdajte, že jedným z účelov hlasovej pošty je aj šetriť čas zákazníkov. Vyhnite sa nahrávaniu 2-minútových pozdravov so všetkými zbytočnosťami, ktoré nie sú dôležité. Nech je krátky a výstižný. Odporúčaná dĺžka je maximálne 24 až 30 sekúnd, inak môže volajúci zavesiť uprostred vašej správy.

PRO TIP: V prípade potreby môžete zabezpečiť kvalitu svojich pozdravov pomocou profesionálnych hlasových hercov.

Nastavenie pozdravov firemného telefónu pomocou virtuálneho telefónneho systému

Ak máte problémy s uvítaniami v hlasovej pošte, nemusíte sa obávať. V súčasnosti sa môžete spoľahnúť na softvér virtuálneho call centra, ako je CloudTalk, ktorý vám podá pomocnú ruku. Vďaka niekoľkým praktickým nástrojom a funkciám, ktoré nemôžete mať pri používaní pevného telefónu, môže vám a vášmu tímu zákazníckej podpory výrazne uľahčiť prácu.

S virtuálnym telefónnym systémom môžete:

• Nastavte špecifické skupiny podľa svojich potrieb a triedenie prichádzajúcich hovorov do skupín(presmerovanie hovorov). Volajúci by tak bol presmerovaný na správneho agenta pre jeho problém.
• Nastavte si pracovný čas v aplikácii. Môžete tiež naplánovať presmerovanie všetkých hovorov a správ prichádzajúcich po pracovnej dobe na dané číslo.
• Nahrávajte všetky hovory, aby ste ich mohli neskôr analyzovať.

Pomocou nástrojov, ako je Cloudtalk, si môžete nastaviť ľubovoľný počet profesionálnych pozdravov do firemného telefónu a naplánovať, kedy sa má každý z nich prehrať.

Virtuálne telefónne systémy umožňujú pripraviť rôzne iné typy správ, napr.:

• Uvítací pozdrav – štandardná hlasová správa, ktorú zákazníci počujú pri volaní do vášho call centra.
• Interaktívna hlasová odozva (IVR) – ľahko použiteľné menu, ktoré volajúcim poskytuje relevantné informácie alebo im pomáha vybrať správneho agenta/oddelenie pre daný problém.

Potrebujete pre svoju spoločnosť výkonný, ale ľahko použiteľný virtuálny telefónny systém?

CloudTalk je pokročilý softvér, ktorý môže posunúť vašu hlasovú poštu na úplne novú úroveň. Naše funkcie bez problémov fungujú pre veľké spoločnosti, ako aj pre menšie, rastúce podniky. Pozrite si všetky pokročilé funkcie CloudTalk a vyskúšajte si ho zadarmo!

Záver

Profesionálny pozdrav v hlasovej pošte je neoddeliteľnou súčasťou komunikačného rámca vašej firmy. Správna správa môže výrazne zlepšiť imidž vašej spoločnosti, uistiť volajúcich o ich dôležitosti a zefektívniť proces obsluhy zákazníkov.

Výberom alebo prispôsobením jedného z 27 profesionálnych pozdravov do hlasovej schránky, o ktoré sme sa podelili, nielenže nastavíte vysoký štandard interakcie so zákazníkmi, ale tiež zabezpečíte, že každý hovor, dokonca aj ten zmeškaný, pozitívne prispeje k reputácii vašej firmy.

Pamätajte, že cieľom hlasových pozdravov je, aby sa každý volajúci cítil vypočutý a rešpektovaný, čo pripraví pôdu pre plodné budúce kontakty.