12 najlepších príkladov hlasovej pošty mimo kancelárie na rok 2024

Stalo sa vám niekedy, že ste uviazli v monotónnosti uvítaní v hlasovej pošte? Nie ste sami.

Ale čo ak by ste mohli zaznamenať ohromujúci 22% nárast počtu odpovedí, ak použijete výkonnú hlasovú poštu, aj keď nie ste pri stole?

Efektívne hlasové správy zvyšujú mieru starostlivosti o potenciálnych zákazníkov a mieru konverzie tým, že zaujmú potenciálnych zákazníkov, zanechajú trvalý dojem a podnietia ich k akcii, čo môže zvýšiť predaj.

Pridajte sa k nám, aby sme vám odhalili 12 najlepších príkladov hlasovej pošty mimo kancelárie spolu s odbornými tipmi, ktoré vám pomôžu zdokonaliť sa v hlasovej pošte.

Kľúčové poznatky:

• Zlepšite komunikáciu tým, že zlepšíte angažovanosť a pridáte osobný prístup a zároveň zabezpečíte dostupnosť a zefektívnenie komunikačných procesov.
• Naučte sa, ako vytvárať hlasové správy mimo kancelárie s prístupom zameraným na klienta, ktorý preukazuje oddanosť zákazníckym službám, posilňuje vzťahy a buduje dôveru v priebehu času.
• Do hlasových správ mimo kancelárie môžete vniesť štipku humoru alebo kreativity, aby ste pobavili volajúcich a zanechali trvalý pozitívny dojem, čím podporíte silnejšie väzby a zapamätanie si značky.

Prečo sú hlasové správy mimo kancelárie dôležité?

V dnešnom rýchlom svete nie je hlasová pošta mimo kancelárie len zdvorilosťou – je to kritický kontaktný bod, ktorý môže formovať vnímanie vašich klientov a udržiavať vaše obchodné kolesá v chode, aj keď nie ste tam, aby ste priamo odpovedali na hovor.

Ak si myslíte, že hlasová pošta mimo kancelárie nie je pre firmu dôležitá, tu je niekoľko dôvodov, prečo to prehodnotiť:

• Hlasové správy mimo kancelárie informujú volajúcich o vašej nedostupnosti a zabezpečujú transparentnú komunikáciu.

• Informujú volajúcich o trvaní vašej neprítomnosti a v prípade potreby poskytujú núdzové kontakty, pričom riadia ich očakávania týkajúce sa reakcie.

• Hlasová pošta mimo kancelárie poskytuje volajúcim informácie o tom, čo majú robiť v prípade vašej neprítomnosti, a zabezpečuje tak, že dôležité správy nebudú prehliadnuté.

• V hlasových správach sa uvádza, čo môžu volajúci očakávať, a poskytujú sa im usmernenia, čím sa preukazuje profesionalita a spoľahlivosť.

• Hlasové správy mimo kancelárie môžu vďaka naliehavosti a osobnému prístupu zvýšiť spokojnosť zákazníkov, a tým posilniť reputáciu firmy a vzťahy.

Okrem toho štúdie ukázali, že používanie výkonnej hlasovej pošty môže viesť k 22% nárastu počtu odpovedí, čo zdôrazňuje jej účinnosť pri udržiavaní angažovanosti a zabezpečovaní toho, aby sa nezmeškala dôležitá komunikácia.

Výsledky spoločnosti PlanRadar pri používaní funkcií Cloudtalk, ako je hlasová pošta

• 20 % zvýšenie účinnosti agentov
• 70 % zvýšenie efektivity vybavovania hovorov
• 3 % Zníženie počtu zmeškaných hovorov

Ako vytvoriť dokonalú hlasovú správu mimo kancelárie

Teraz, keď sme si povedali, prečo sú hlasové správy mimo kancelárie dôležité, vám prinášame 5 tipov, ako ich čo najlepšie využiť:

#1 Predstavte svoj obchodný názov

Hlasovú správu začnite jasným uvedením názvu svojej firmy. Tento jednoduchý krok dodá volajúcim nádych profesionality a zabezpečí, že sa dovolali na správne miesto.

Príklad: Príklad: „Dobrý deň, dovolali ste sa na CloudTalk…“

#2 Náčrt prevádzkových hodín

Nastavte očakávania tým, že vopred uvediete svoje pracovné hodiny. To pomôže volajúcim pochopiť, kedy môžu očakávať odpoveď, a zníži pravdepodobnosť frustrácie.

Príklad: Stredoeurópskeho času.“ Príklad: „Náš pracovný čas je od 10:00 do 17:00 hod.

#3 Ponuka jasných pokynov

Uveďte volajúcich, čo majú robiť ďalej. Kľúčom k úspechu je zrozumiteľnosť, či už ide o zanechanie hlasovej schránky, navigáciu v telefónnom menu alebo hľadanie alternatívnych možností kontaktu.

Príklad: „Ak voláte kvôli existujúcej objednávke, stlačte 1. Ak chcete pomôcť pri zadávaní novej objednávky, stlačte prosím 2.“

#4 Poskytnite ďalšie možnosti kontaktu

Ponúknite alternatívne spôsoby kontaktu, napríklad e-mail alebo živý chat. Volajúci tak budú mať k dispozícii možnosti, ako sa s vami spojiť aj mimo bežných pracovných hodín.

Príklad:„Agenti sú vám k dispozícii prostredníctvom funkcie živého chatu na našej webovej stránke. Môžete nám tiež poslať e-mail na adresu help@cloudtalk.io.“

#5 Nech je to sladké a jednoduché

Rešpektujte čas volajúcich tým, že budete hovoriť stručne a k veci. Snažte sa o 20-25 sekúnd, aby ste efektívne poskytli dôležité informácie.

Príklad: „Dobrý deň, dovolali ste sa na [Your Name] na [Your Company]. Momentálne som mimo kancelárie, ale vrátim sa na [Return Date]. Zanechajte, prosím, svoje meno, číslo a krátku správu a ja sa vám čo najskôr ozvem. Ďakujem za zavolanie a prajem vám krásny deň!“

Uzavrite predaj pomocou majstrovstva v hlasovej pošte mimo kancelárie

Ak ste niekedy pochybovali o význame hlasovej pošty mimo kancelárie pre firmu, ponúkame vám presvedčivé dôvody na prehodnotenie a tipy na maximalizáciu jej potenciálu.

Nezabudnite, že dobre pripravená správa v hlasovej schránke môže mať zásadný vplyv na upevnenie vzťahov so zákazníkmi a zlepšenie povesti vašej firmy.

Ak však chcete skutočne naplno využiť potenciál svojej stratégie hlasovej pošty, potrebujete riešenie hlasovej pošty, ktoré vám uľahčí život.

So službou CloudTalk je správa hlasových správ hračkou. CloudTalk zjednodušuje komunikáciu, takže sa môžete sústrediť na to, čo je dôležité, od prehliadania hlasových správ a odpovedania na ne priamo v aplikácii až po prijímanie prepisov do e-mailu.

Viac informácií o našej funkcii hlasovej pošty nájdete tu.