Mesagerie vocală la e-mail: Ghidul suprem pentru o comunicare de succes în afaceri

BTT Comms raportează că 85% dintre persoanele care nu reușesc să contacteze o companie la prima încercare nu vor mai încerca să sune din nou, iar trei sferturi dintre acestea nu se vor deranja să lase un mesaj. Prin urmare, dacă cineva vă lasă o Mesagerie vocală – aproximativ 20% dintre apelanți, este probabil să aibă ceva important de discutat cu afacerea dumneavoastră.

În general, oamenilor le ia mai mult timp să răspundă la o Mesagerie vocală decât la orice altă formă de comunicare. Dar vă puteți îmbunătăți semnificativ șansele de a genera vânzări și de a întreține relațiile cu clienții răspunzând prompt la mesageria vocală. Mesagerie vocală către e-mail vă ajută în acest efort.

Așadar, să analizăm ce poate face Mesagerie vocală către e-mail pentru dvs. și cum puteți beneficia de această funcție.

Principalele concluzii:

• Mesagerie vocală către e-mail este un instrument ingenios care trimite automat transcrieri și înregistrări ale mesajelor de mesagerie vocală direct în căsuța dvs. de e-mail.
• Configurarea Mesagerie vocală către e-mail pe serviciul VoIP este o sarcină simplă și directă, ușor de realizat în 7 pași.
• Mesagerie vocală către e-mail oferă multe beneficii, inclusiv creșterea eficienței generale, accesibilitate sporită și simplificarea colaborării în echipă.

Ce este Mesagerie vocală către e-mail?

Mesagerie vocală către e-mail transformă mesajele vocale în e-mailuri. În loc să ascultați fiecare mesaj individual pe telefon, veți primi imediat o notificare în căsuța dvs. de e-mail imediat ce primiți unul. Acest lucru face gestionarea mesageriei vocale mai ușoară și mai eficientă, mai ales dacă aveți de-a face cu un volum mare de apeluri zilnic.

Cum funcționează Mesagerie vocală către e-mail?

Mesagerie vocală către e-mail este o caracteristică populară în rândul furnizorilor de sisteme de telefonie găzduite VoIP și cloud, precum CloudTalk. Aceasta trimite transcrierile și înregistrările mesajelor de mesagerie vocală direct în căsuța dvs. de e-mail, unde acestea pot fi ușor gestionate și prioritizate.

Când cineva vă lasă o Mesagerie vocală, sistemul telefonic convertește mesajul audio într-un fișier digital, de obicei în format .mp3 sau .wav. Acest fișier este apoi atașat la un e-mail sau legat la înregistrare direct în căsuța dvs. de primire.

Puteți sorta, salva, șterge sau transmite aceste mesaje la fel ca orice e-mail. Astfel, nu trebuie să vă întrerupeți fluxul sau să comutați între diferite aplicații și dispozitive pentru a fi la curent cu apelurile dvs.

Gândiți-vă că aveți un asistent personal care vă preia Mesajele vocale, le notează sau salvează înregistrarea audio și apoi le plasează cu grijă în e-mailul dvs., astfel încât să le puteți accesa atunci când vă convine.

Cum să trimiteți notificări de mesagerie vocală în căsuța dvs. de e-mail

Configurarea Mesagerie vocală către e-mail pe serviciul dvs. VoIP este un proces simplu. Iată cum să activați și să testați funcția în câțiva pași simpli.

1. Conectați-vă la contul serviciului VoIP
   Începeți prin a vă conecta la contul dvs. de pe platforma furnizorului VoIP. Aici gestionați setările legate de apeluri și mesagerie vocală.
2. Navigați la Setări Mesagerie vocală
   Căutați secțiunea Mesagerie vocală în cadrul panoului de control al contului dvs. Aceasta poate fi etichetată ca „Setări Mesagerie vocală”, „Setări Apel” sau ceva similar.
3. Enable Mesagerie vocală to Email
   În setările Mesagerie vocală, găsiți opțiunea de a activa Mesagerie vocală către e-mail. Aceasta poate fi un comutator basculant sau o casetă de selectare.
4. Introduceți adresa de e-mail
   După ce ați găsit opțiunea de redirecționare a mesageriei vocale către e-mail, introduceți adresa de e-mail preferată în câmpul prevăzut. Aici vor fi trimise Mesajele vocale.
5. Selectați Preferințe format
   Unele servicii vă permit să alegeți modul în care primiți Mesajele vocale, cum ar fi atașamente audio sau transcrieri. Selectați preferința dvs.
6. Salvați modificările
   Asigurați-vă că salvați sau aplicați modificările. Unele platforme pot avea un buton „Aplicare” sau „Salvare setări”.
7. Testați funcția
   Luați în considerare efectuarea unui apel de test la numărul dvs. și lăsarea unei Mesagerie vocale pentru a vă asigura că totul este configurat corect și că primiți notificarea prin e-mail.

Fiecare serviciu VoIP poate avea pași sau opțiuni de configurare ușor diferite, astfel încât este o idee bună să consultați centrul de ajutor sau documentația de asistență oferită de serviciul dvs. specific pentru instrucțiuni mai personalizate. Puteți găsi instrucțiunile CloudTalk în secțiunea noastră de ajutor.

7 beneficii ale trimiterii mesageriei vocale pe e-mail

Conversia mesajelor vocale în e-mailuri oferă numeroase avantaje și schimbă modul în care companiile comunică.

Consultați cele 7 beneficii ale Mesagerie vocală către e-mail:

#1 Să deveniți și să rămâneți organizați

Agenții centrelor de apeluri primesc sute de apeluri în fiecare săptămână și poate fi dificil să țină evidența chiar și a celor mai importante mesaje vocale.

Cu un inventar de căutare al tuturor mesajelor vocale direct în inbox, vă puteți organiza mai bine fluxul de lucru, puteți răspunde mai întâi la cele mai urgente mesaje vocale și vă puteți menține afacerea fără probleme.

#2 Creșterea eficienței generale

Să recunoaștem – nu este deloc amuzant să te uiți oră de oră prin înregistrări de Mesagerie vocală în așteptare. Ceea ce este mai rău, este că îți ia o grămadă de timp prețios care ar putea fi folosit mai bine făcând orice altceva.

Timpii rapizi de răspuns sunt cruciali pentru menținerea relațiilor cu clienții, deoarece aceștia se așteaptă la apeluri de răspuns în timp util, în special în rolurile de vânzări sau asistență pentru clienți. Mesagerie vocală către e-mail eficientizează acest lucru prin eliminarea nevoii de a verifica constant un telefon fizic, menținând clienții implicați și împiedicându-i să caute alternative.

Această abordare evită ineficiența trecerii de la o platformă la alta și vă simplifică fluxul de lucru, mai ales dacă nu sunteți mereu pe aplicația de telefon în cloud.

#3 Faceți apeluri de răspuns cu context

A suna înapoi fără a asculta mai întâi Mesagerie vocală a unui client poate duce la o conversație ciudată. Atunci când clienții lasă un mesaj, ei se așteaptă să știți ceea ce v-au spus deja în mesajul lor. Dacă nu sunteți conștient de nevoile apelantului, clientul dvs. se poate simți ignorat și frustrat.

Mesagerie vocală către e-mail vă permite să revizuiți cu ușurință conținutul mesajelor de mesagerie vocală în timpul liber.

Aveți un apel de răspuns cu un client important programat la ora 14:00?

Verifică-ți căsuța de primire pentru a vedea dacă ai primit vreo Mesagerie vocală recentă și pune-te la curent cu toate informațiile relevante înainte de întâlnire. Mesagerie vocală către e-mail

#4 Creați o arhivă de înregistrări ale apelurilor

O arhivă de mesaje vocale poate fi o componentă strategică a înregistrărilor oricărei întreprinderi.

Disponibilitatea acestor mesaje poate fi utilă pentru pregătirea întâlnirilor importante, recuperarea rapidă a informațiilor cruciale și asigurarea protecției împotriva răspunderii în caz de probleme juridice cu clienții.

#5 Obțineți accesibilitate îmbunătățită

Indiferent unde vă aflați, puteți să vă ascultați sau să vă citiți Mesajele vocale atâta timp cât aveți acces la e-mail.

Acest lucru este benefic mai ales dacă lucrați de la distanță sau călătoriți frecvent. Veți rămâne conectat fără a fi nevoit să accesați direct sistemul de mesagerie vocală.

#6 Simplificați colaborarea în echipă

Asigurați-vă că echipa dvs. rămâne la curent selectând destinatari specifici pentru setările Mesagerie vocală către e-mail, astfel încât administratorii și agenții cheie să primească mesajele direct prin e-mail, indiferent dacă sunt în mișcare sau la biroul lor.

#7 Utilizați căutarea rapidă și referințele

Puteți organiza Mesajele vocale în foldere, aplica etichete pentru identificare rapidă, implementa filtre de căutare și așa mai departe.

Atunci când aveți de-a face cu un volum mare de apeluri, s-ar putea să vi se pară dificil să vă amintiți detalii specifice dintr-o mesagerie vocală. Dar dacă Mesageria vocală este convertită în text și trimisă pe e-mail, puteți căuta rapid informații specifice folosind cuvinte cheie.

Puteți consulta cu ușurință conversațiile anterioare pentru a găsi detalii sau acțiuni ulterioare. Acest lucru vă permite să oferiți un serviciu personalizat sau să urmăriți sarcinile.

Descoperiți 8 instrumente indispensabile pentru centrele de contact

Citește gratuit

Concluzie

Mesagerie vocală către e-mail vă aduce mesageria vocală în era digitală direct în căsuța dvs. de e-mail, astfel încât să fiți întotdeauna la un clic distanță de cele mai recente mesaje.

Utilizarea Mesagerie vocală către e-mail vă asigură că rămâneți informat, receptiv și productiv fără a fi legat de telefonul de birou. În acest fel, sunteți întotdeauna la doar un e-mail distanță de a răspunde eficient nevoilor apelanților dvs.

Configurarea este floare la ureche, iar avantajele sunt instantanee: de la primirea mesajelor într-un format pe care îl folosiți deja toată ziua până la facilitarea partajării informațiilor cu colegii. Alegând Mesagerie vocală către e-mail, optați pentru o modalitate mai eficientă și mai organizată de a vă urmări apelurile.