Instalarea unui sistem de telefonie pentru afaceri: Ce trebuie să știți

Telefonul rămâne cel mai comun canal de servicii pentru clienți, cu o rată globală de utilizare de 77%. Prin urmare, instalarea telefoniei pentru afaceri rămâne un aspect important și, din fericire, nu mai este la fel de complexă și de consumatoare de timp cum era odată.

Dacă sunteți o companie nou-înființată și căutați un nou sistem de telefonie pentru afaceri sau o companie stabilită care dorește să facă upgrade, este posibil să vă întrebați cum funcționează instalarea unui sistem de telefonie pentru afacerea dvs.

Iată tot ce trebuie să știți.

Principalele concluzii:

• Întreprinderile trebuie să aleagă între sistemele de telefonie tradiționale de la fața locului și soluțiile bazate pe VoIP.
• Una dintre diferențele cheie dintre cele două sisteme este că soluțiile bazate pe VoIP sunt de obicei mai rapide, mai ușor și mai ieftin de instalat și configurat.
• Cu o platformă găzduită în cloud precum CloudTalk, puteți începe în doar câteva ore prin abonarea, descărcarea și personalizarea software-ului.
• De asemenea, adaptarea și instruirea personalului pentru utilizarea soluțiilor de apelare bazate pe software este adesea mult mai rapidă și mai simplă decât introducerea acestora într-o configurație on-premise.

Ce este un sistem de telefonie pentru afaceri?

Un sistem de telefonie pentru afaceri este un instrument de comunicare care vă permite să gestionați apelurile telefonice de intrare și ieșire cu clienții, colegii și părțile interesate.

În funcție de tipul de sistem pe care îl utilizați, puteți efectua și alte funcții precum mesaje text, transfer de apeluri, apeluri în trei direcții și multe altele. Tipul de sistem de telefonie pentru afaceri are un impact semnificativ și asupra procesului de instalare.

Diferite tipuri de sisteme de telefonie pentru afaceri

Sistemele de telefonie pentru afaceri pot fi clasificate în două tipuri principale: Sisteme tradiționale bazate pe linii fixe și sisteme bazate pe VoIP. Durata, complexitatea și costul instalării variază semnificativ în funcție de varianta aleasă.

Înainte de a intra în această discuție, să analizăm rapid situația dintre VoIP și telefonia fixă:

Sisteme de telefonie tradiționale bazate pe linii fixe

Un sistem tradițional de telefonie fixă – cunoscut și sub denumirea de sistem on-premises – este o configurație telefonică analogică conectată la rețeaua telefonică publică comutată (PSTN). Acesta funcționează prin conversia semnalelor audio în semnale electronice care sunt transmise prin fire de cupru.

În ciuda longevității sale, linia fixă tradițională are defecte grave. Nu numai că îi lipsesc caracteristicile și funcționalitățile moderne, dar este de notorietate că este dificil de instalat.

Sisteme de telefonie bazate pe VoIP

Un sistem telefonic bazat pe VoIP este o soluție de comunicații digitale. Acesta utilizează tehnologia Voice over Internet Protocol (VoIP) pentru a vă permite să efectuați și să primiți apeluri telefonice prin intermediul unei conexiuni la internet. De asemenea, poate transmite video, mesaje text și alte conținuturi multimedia.

Funcționează prin conversia datelor vocale în semnale digitale care sunt transmise pe internet. Prin urmare, nu necesită cabluri de cupru.

Majoritatea sistemelor telefonice bazate pe VoIP sunt soluții cloud găzduite. Aceasta înseamnă că infrastructura, hardware-ul și software-ul sistemului de telefonie sunt găzduite în cloud de o terță parte (furnizorul VoIP).

Provocările instalării unui sistem de telefonie On-Premises

Întreprinderile renunță din ce în ce mai mult la sistemele on-premise pentru a adopta VoIP. Unul dintre motivele acestei migrații în masă este cât de dificilă și costisitoare este instalarea sistemelor on-premise.

Nu numai că trebuie să achiziționați hardware cu costuri ridicate, licențe software și camere pentru servere, dar trebuie să și angajați experți specializați pentru a efectua instalarea și configurarea. De ce? Deoarece liniile fixe tradiționale sunt complexe, ceea ce creează o altă provocare.

Complexitatea instalării înseamnă că este nevoie de mult timp pentru instalare. Acest lucru crește șansele de întrerupere a serviciilor, împiedicând productivitatea afacerii și reducând satisfacția clienților.

Cu un sistem VoIP, furnizorul găzduiește hardware-ul și se ocupă de cea mai mare parte a procesului de instalare pentru dvs. Astfel, instalarea decurge mult mai ușor.

Cum să configurați un sistem de telefonie pentru afaceri în mod modern

Instalarea unui sistem de telefonie pentru întreprinderi și companii mici este mult mai ușoară cu VoIP. Cu toate acestea, există încă câțiva pași cheie și bune practici pe care trebuie să le urmați dacă doriți ca instalarea să fie cât mai ușoară posibil.

Pentru a vă ajuta să o faceți corect, am creat acest ghid pas cu pas:

#1 Definiți clar nevoile dvs. de afaceri

Nimic nu este mai frustrant decât să alegi un furnizor de telefonie și să afli mai târziu că acesta nu are caracteristici esențiale.

Așadar, începeți procesul prin a sta de vorbă cu părțile interesate și cu echipele. Colaborați pentru a stabili exact de ce are nevoie afacerea dvs. de la un sistem de telefonie.

Luați în considerare următoarele:

• Funcții: Există funcții obligatorii de care aveți nevoie neapărat pentru a vă atinge obiectivele? Creați o listă de verificare a funcțiilor sistemului de telefonie pentru afaceri la care să vă referiți în timpul cercetării.

• Buget: Care este bugetul sistemului dvs. de telefonie pentru afaceri? Luați în considerare instalarea inițială, precum și costurile pe termen lung.

• Conexiunea la internet: Stabiliți viteza de internet, astfel încât să știți dacă aceasta corespunde recomandărilor furnizorului ales. În timp ce majoritatea apelurilor VoIP utilizează o viteză de încărcare/descărcare de aproximativ 100 kbps pe linie, ideal ar fi să doriți – cel puțin – o viteză de descărcare/descărcare de 1 Mbps pe linie.

• Utilizatori și numere de telefon: De câți utilizatori și de câte numere de telefon aveți nevoie? Veți avea nevoie de numere internaționale? Luați în considerare nevoile dvs. pe termen scurt și lung pentru a ține cont de scalabilitate.

Integrări: Dacă doriți ca sistemul dvs. de telefonie să se integreze cu alte instrumente de afaceri, cum ar fi CRM sau helpdesk, definiți clar care sunt cerințele dvs. de integrare pentru a vă asigura că furnizorul dvs. le suportă.

#2 Cercetarea și testarea aprofundată a sistemelor potențiale

Înarmat cu nevoile dvs. de afaceri clar definite, faceți cercetări cu privire la diferitele sisteme VoIP disponibile de la diferiți furnizori.

Acest proces ar trebui să dureze, deoarece va trebui să comparați și să testați diverși factori: Unele dintre principalele lucruri pe care trebuie să le analizați includ:

• Caracteristici: Soluția oferă caracteristicile și funcționalitățile esențiale de care aveți nevoie? Consultați lista de verificare a caracteristicilor esențiale pentru a determina ce furnizori și pachete sunt complet echipate pentru a vă satisface nevoile.

• Planuri de tarifare: Furnizorii oferă de obicei planuri tarifare diferențiate. Așadar, aruncați o privire la fiecare plan pentru a determina care dintre ele are caracteristicile și funcționalitățile de care aveți nevoie. Comparați planuri similare între furnizori pentru a vedea care dintre acestea oferă un raport calitate/preț mai bun.

• Asistența pentru clienți: Dacă aveți o întrebare sau o problemă, cât de ușor este să contactați asistența pentru clienți? Pe ce canale îi puteți contacta și când?

• Facilitatea de utilizare: Este platforma suficient de intuitivă și ușor de utilizat pentru a vă integra rapid agenții?

Puteți verifica factori precum calitatea funcțiilor și ușurința în utilizare profitând de testele și/sau demo-urile gratuite oferite de obicei de furnizori. De exemplu, puteți încerca versiunea gratuită completă de 14 zile a CloudTalk pentru a testa toate caracteristicile sale principale.

Site-urile de comparare a software-ului și recenziile terților de la utilizatorii existenți vor avea, de asemenea, unele informații, așa că asigurați-vă că le verificați și pe acestea.

#3 Înscrieți-vă la furnizorul ales

Odată ce ați găsit un furnizor care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs. de afaceri, continuați și înscrieți-vă pentru pachetul de abonament dorit.

Nu uitați, cu un sistem VoIP, nu există nicio instalare fizică. Nici măcar nu trebuie să cumpărați telefoane de birou. Puteți începe imediat cu PC-urile, laptopurile și telefoanele mobile pe care le aveți deja.

#4 Configurați noul dvs. sistem de telefonie pentru afaceri

Să vedem acum cum să instalați un sistem de telefonie pentru afaceri și să îl configurați în funcție de nevoile dvs. rapid și ușor.

Descărcați software și aplicații

Furnizorii de sisteme telefonice bazate pe VoIP vor avea o aplicație softphone pe care o puteți descărca și instala pe dispozitivele dvs. Aplicațiile softphone transformă computerele, tabletele și telefoanele mobile în telefoane pentru afaceri complet încărcate pe care le puteți utiliza de la distanță, permițând echipei dvs. să lucreze de oriunde, pe dispozitivul preferat.

De asemenea, este posibil să fie necesar să descărcați browserul corect și orice extensii de browser. Furnizorul dvs. ar trebui să vă îndrume în acest domeniu.

Portarea și dobândirea numerelor de telefon

Schimbarea numărului de telefon pentru afaceri este o problemă, atât pentru dvs., cât și pentru clienții dvs. Majoritatea furnizorilor oferă un serviciu de portare a numerelor care migrează numerele dvs. de telefon existente către noul sistem telefonic.

CloudTalk vă poate transfera numerele locale, naționale, mobile și gratuite în doar 2-3 săptămâni. Tot ce trebuie să faceți este să faceți o cerere, iar echipa noastră se apucă imediat de treabă.

Și, dacă aveți nevoie de numere de telefon VoIP suplimentare sau de numere internaționale, le puteți obține și pe acestea. CloudTalk oferă peste 160 de numere internaționale, astfel încât să puteți stabili o prezență locală în fiecare țară pe care o deserviți.

Adăugarea și organizarea utilizatorilor

Furnizorul pe care l-ați ales ar trebui să aibă un panou de control centralizat în care administratorii pot adăuga noi utilizatori în contul dvs. După ce ați adăugat utilizatorii, organizați-i în grupuri în funcție de departament, echipă, sarcini și altele.

De exemplu, ați putea crea grupuri diferite pentru marketing, resurse umane, vânzări, asistență pentru clienți și finanțe.

Configurați caracteristicile și funcțiile principale

Acum este timpul pentru partea distractivă – configurarea caracteristicilor și personalizarea lor în funcție de nevoile dvs. unice.

Iată care sunt principalele sarcini pe care ar trebui să vă concentrați:

• Proiectați fluxuri de apeluri: Schițați un flux de apeluri care să vizualizeze cum va arăta călătoria clienților dvs. pe măsură ce aceștia călătoresc de la conectare la rezolvarea problemei. CloudTalk are instrumentul perfect pentru acest lucru – un designerinteractiv de fluxuri de apeluri – carevă permite să creați fluxuri personalizate pentru a optimiza cu adevărat experiențele.

• Configurați rutarea apelurilor: Există o mulțime de modalități diferite de direcționare a apelurilor: Rutare bazată pe competențe, rutare round-robin, rutare cu cel mai mic timp liber și multe altele. Configurați reguli de rutare a apelurilor pentru fiecare dintre grupurile dvs. în conformitate cu nevoile lor unice.
• Înregistrați mesaje de mesagerie vocală: Înregistrați un mesaj de întâmpinare a clienților dvs. în căsuța de mesaje vocale și invitați-i să vă lase detaliile. Dacă sunteți un call center outbound, merită, de asemenea, să configurați o funcție precum Voicemail drop, care vă permite să preînregistrați mesaje vocale care sunt trimise automat clienților potențiali.
• Configurați orele de lucru: Va trebui să vă configurați orele de lucru în sistemul de telefonie, astfel încât acesta să știe ce să facă în afara orelor de program (de exemplu, trimiterea apelului la Mesagerie vocală). Ajustați regulile de rutare în afara orelor de program pentru birourile și numerele dvs. specifice și stabiliți excepții de la orele de program pentru sărbători.
• Atribuiți extensii: Atribuiți extensii unice anumitor angajați, echipe sau birouri, astfel încât colegii și clienții să poată lua legătura rapid cu persoana potrivită.

Atâta timp cât ați ales un furnizor cu o platformă intuitivă și oferte flexibile, toate aceste caracteristici și funcționalități ar trebui să fie destul de ușor de configurat. Recomandăm CloudTalk tocmai din acest motiv – și la fel fac și utilizatorii CloudTalk:

„Avantajul esențial al CloudTalk este flexibilitatea sa de neegalat în gestionarea cererilor noastre. Fie că am avut nevoie de numere noi, de verificarea ID-ului apelantului sau de configurarea portării numerelor, au făcut totul incredibil de ușor și de eficient. Procesele lor simplificate și timpii rapizi de răspuns ne-au economisit o mulțime de timp și resurse, permițându-ne să ne concentrăm pe operațiunile noastre de bază.”

Ibrahim Imam – Co-fondator, Co-CEO de grup, CEO MENA & APAC la PlanRadar

#5 Integrarea și instruirea echipelor dvs.

Odată ce totul este configurat în sistem, puteți începe să vă integrați personalul. Scopul este de a face acest lucru cât mai repede posibil pentru a maximiza valoarea și productivitatea din timp.
Încă o dată, CloudTalk excelează când vine vorba de ușurința în utilizare. Nu numai că este conceput pentru a fi intuitiv, dar avem, de asemenea, un întreg portal de onboarding cu sfaturi detaliate și tutoriale video.

De la ghiduri despre cum să instalați sistemul dvs. de telefonie pentru afaceri la videoclipuri care vă prezintă modul de utilizare a anumitor funcții, avem totul acoperit. Astfel, chiar și agenții care nu au experiență în domeniul IT și tehnic ar trebui să fie capabili să se descurce fără probleme.

Cât costă instalarea unui sistem de telefonie pentru afaceri?

Cea mai mare parte a costurilor de instalare va proveni din abonamentul sistemului de telefonie pentru afaceri. Sistemele telefonice bazate pe VoIP funcționează pe baza unui model de abonament și sunt plătite lunar sau anual.

Fiți atenți – costurile variază foarte mult în funcție de furnizorul și pachetul pe care îl alegeți.

Puteți vedea în ghidul nostru de prețuri pentru sistemele de telefonie pentru afaceri că pachetele încep de la aproximativ 3,99 $ pe utilizator/lună și urcă până la 140 $ pe utilizator/lună.

Majoritatea furnizorilor oferă pachete diferențiate. Pachetele cu prețuri mai mici sunt mai potrivite pentru întreprinderile mici, în timp ce pachetele mai scumpe se adresează întreprinderilor mari.

În general, cu cât pachetul include mai multe caracteristici și funcționalități, cu atât prețul este mai mare.

Suma pe care o cheltuiți va fi determinată de bugetul dumneavoastră, de dimensiunea afacerii și de caracteristicile necesare. De exemplu, în timp ce furnizori precum Skype și Microsoft Teams oferă cele mai ieftine abonamente, acestora le lipsesc caracteristicile de afaceri necesare pentru a ține pasul cu comunicațiile moderne.

CloudTalk are patru planuri care variază de la 25 $ la 50 $ (25 € – 50 €) pe utilizator/lună, facturate anual. Cu o mulțime de caracteristici și funcționalități pentru a se potrivi diferitelor dimensiuni ale afacerii, suntem una dintre cele mai rentabile soluții de sistem de telefonie.

În afară de aceasta, achiziționarea telefoanelor este singurul alt cost de instalare. Și iată un sfat: implementați o politică BYOD (bring-your-own-device) pentru a permite angajaților să își folosească dispozitivele personale ca telefoane pentru afaceri. Acest lucru poate permite companiei dvs. să economisească și mai mulți bani.

Dar cum se compară prețul instalării unui sistem tradițional de telefonie pentru afaceri cu cel al VoIP?

Pentru a configura un sistem tradițional, trebuie să investiți mii de dolari numai în hardware. În plus, va trebui să angajați experți specializați pentru a instala și configura sistemul pentru dumneavoastră.

În plus, mai sunt licențele software și costul telefoanelor (nu puteți permite o politică BYOD, așa cum puteți face cu VoIP).

Instalarea sistemului de telefonie pentru afaceri este rapidă și ușoară

Fie că treceți de la o linie fixă tradițională sau căutați sistemul de comunicații perfect pentru start-up-ul dvs., instalarea unui sistem de telefonie pentru afaceri se face fără probleme cu furnizorul potrivit.

Dacă optați pentru CloudTalk, puteți configura un întreg centru de contact în doar cinci minute, direct din browserul dvs. web.

Ne ocupăm de tot, de la configurare la portarea numerelor, astfel încât să vă puteți concentra pe lucrurile interesante (cum ar fi crearea fluxurilor de apeluri și a regulilor de rutare). Și datorită aplicației noastre softphone, angajații dvs. pot utiliza dispozitivele pe care le au deja – nu este nevoie să cheltuiți bugetul pe telefoane de birou.

Dar nu ne credeți doar pe cuvânt. Încercați CloudTalk pentru dvs. cu 14– zile de încercare gratuită, fără obligații atașate.