By S. Lucido-Balestrieri

| 29 iul. 2024

Sistem de telefonie, Tehnic

Ghidul complet de implementare VoIP: Cerințe și configurare

Până în 2024, se estimează că piața globală a VoIP va atinge 194,5 miliarde de dolaridatorită rentabilității sale, necesității minime de sprijin din partea personalului, fiabilității sporite și caracteristicilor diverse.

Cu toate acestea, maximizarea beneficiilor sale necesită o abordare strategică de la început. Aceasta implică un plan metodic și bine gândit, inclusiv o analiză atentă a nevoilor, obiectivelor și resurselor disponibile ale întreprinderii dumneavoastră.

În acest articol, vă vom ghida prin întregul proces de implementare, de la cerințe la configurare.

Aflați cum să începeți să utilizați VoIP în cel mai scurt timp.

Principalele concluzii

Pentru o implementare reușită a VoIP, luați în considerare elemente esențiale precum implementarea măsurilor de securitate, asigurarea unei lățimi de bandă suficiente și selectarea echipamentului potrivit pentru o comunicare fluentă.
Configurarea VoIP presupune înțelegerea nevoilor dvs. de afaceri, selectarea furnizorului potrivit și efectuarea de teste continue pentru a asigura performanțe optime.
O migrare fără probleme către VoIP necesită o planificare meticuloasă. Evaluați-vă infrastructura actuală, efectuați teste pilot, implementați software-ul treptat și stabiliți planuri de urgență pentru a asigura o tranziție fără probleme.

Implementarea VoIP: Cerințe esențiale

Pentru o implementare VoIP de succes, este esențial să urmați această listă de verificare a cerințelor:

#1 Asigurați o lățime de bandă amplă

Lățimea de bandă se referă la cantitatea de date care pot trece simultan printr-o rețea.

În termeni mai simpli, este similar cu capacitatea unui drum pentru mașini. La fel cum o autostradă mai largă poate găzdui mai multe vehicule fără congestionare, o lățime de bandă mai mare permite mai multor date să circule printr-o rețea fără încetiniri sau blocaje.

Pentru a se asigura că VoIP funcționează fără probleme, acesta are nevoie de suficient spațiu în rețea sau lățime de bandă. Acest lucru depinde de numărul de apeluri care au loc în același timp și de calitatea conexiunii la internet.

Prin urmare, este esențial să aveți o lățime de bandă suficientă pentru a gestiona toate apelurile fără probleme. Dacă nu este suficientă, apelurile pot cădea sau pot avea o calitate slabă a sunetului. Îmbunătățirea conexiunii la internet sau utilizarea unei tehnologii mai bune poate ajuta la rezolvarea acestei probleme.

#2 Selectați o rețea cu latență redusă

Latența este timpul necesar pentru ca vocea dvs. să ajungă la ascultător, crucial pentru conversații fluente. O rețea rapidă, fiabilă și cu latență redusă minimizează această întârziere, asigurând întârzieri minime în transmiterea datelor.

Cu o latență scăzută, răspunsurile se produc aproape instantaneu, făcând conversațiile să pară naturale și ușoare, fără pauze sau întreruperi stânjenitoare.

Pentru setările profesionale și comunicarea în timp real, cum ar fi apelurile în direct sau chat-ul, este necesară o latență de 150 milisecunde sau mai puțin pentru a asigura conversații fără probleme.

#3 Prioritizarea traficului VoIP față de alte date

Prioritizarea traficului VoIP este esențială pentru asigurarea unor apeluri vocale și video online de înaltă calitate.

Atunci când prioritizați traficul VoIP, vă asigurați că sistemul dvs. are suficiente resurse de internet pentru a gestiona apelurile fără probleme, mai ales dacă și alte aplicații utilizează lățimea de bandă.

Acest lucru este important deoarece apelurile VoIP trebuie să fie rapide și clare. Dacă există prea multe întârzieri sau întreruperi, calitatea apelului poate avea de suferit.

Utilizarea setărilor Quality of Service (QoS) în configurarea rețelei vă permite să prioritizați apelurile VoIP, prevenind congestia internetului, întârzierile și pierderea datelor care pot afecta calitatea apelurilor.

#4 Implementarea măsurilor de securitate

Comunicarea VoIP se confruntă cu riscuri de securitate precum phishing, malware sau viruși. Iată câțiva pași cheie pentru a vă asigura că datele dvs. sunt protejate:

Alegeți un furnizor VoIP de încredere, sigur.
Asigurați conformitatea cu acreditările software (cum ar fi ISO, PCI/DSS, GDPR).
Criptați toate datele (inclusiv apelurile, datele de contact, jurnalele de apeluri, media, informațiile de pe cardul de credit și parolele).
Verificați periodic starea furnizorului dvs. (de exemplu, puteți găsi starea Cloudtalk la status.cloudtalk.io).
Să știți pe cine să contactați în cazul unui atac cibernetic.

#6 Alegeți echipamentul potrivit

Atunci când configurați un sistem de telefonie VoIP bazat pe cloud, nu veți avea nevoie de prea multe echipamente suplimentare, dar asigurați-vă că aveți cele esențiale:

O conexiune la internet stabilă, de mare viteză.
Un dispozitiv care funcționează cu VoIP, cum ar fi un telefon IP, un computer sau un telefon mobil.
Căști de calitate cu microfoane. Utilizarea căștilor cu anulare activă a zgomotului (ANC) poate îmbunătăți calitatea audio și reduce zgomotul de fond în timpul apelurilor VoIP.

Lista de verificare a implementării VOIP

Pentru a asigura o configurare VoIP de succes, este esențial să abordați aspectele cheie prezentate în Lista de verificare a implementării VoIP înainte, în timpul și după implementare. Să explorăm în detaliu fiecare etapă.

#1 Luați în considerare nevoile dvs. de afaceri

Înainte de a implementa VoIP în compania dumneavoastră, luați în considerare aceste aspecte:

Modul în care comunică în prezent angajații și clienții dumneavoastră. Dacă angajații dvs. lucrează de la distanță sau în mai multe locații sau dacă afacerea dvs. efectuează frecvent apeluri pe distanțe lungi, VoIP ar putea oferi o soluție mai rentabilă și mai convenabilă în comparație cu sistemele de telefonie tradiționale.

Asigurați-vă că sistemul VoIP poate satisface nevoile actuale ale companiei dvs. și, în același timp, permite extinderea viitoare. Evaluați factori precum numărul de utilizatori, volumul de apeluri și planurile potențiale de creștere. Optarea pentru o soluție VoIP scalabilă permite integrarea fără probleme a noilor funcții și a utilizatorilor suplimentari pe măsură ce afacerea dumneavoastră se dezvoltă, reducând astfel necesitatea unor revizii sau actualizări costisitoare ale sistemului.

#2 Luați în considerare diferitele tipuri de VoIP

Există trei tipuri principale de sisteme VoIP de luat în considerare. Fiecare are caracteristicile și beneficiile sale:

PBX la fața locului: PBX (Private Branch Exchange) se referă la o rețea telefonică privată în cadrul unei organizații, situată fizic la sediul întreprinderii, care necesită investiții în echipamente și software și care necesită adesea expertiză tehnică pentru gestionare.

VoIP bazat pe dispozitive: Aceste soluții sunt instalate pe dispozitive precum computere, laptopuri și smartphone-uri. Acestea permit utilizatorilor să efectueze și să primească apeluri de oriunde au o conexiune la internet, ceea ce le face ideale pentru întreprinderile mici sau lucrătorii la distanță.

PBX bazat pe cloud: Acest sistem VoIP este găzduit în cloud și nu în locația fizică a întreprinderii dumneavoastră. Acesta oferă multe dintre aceleași caracteristici ca PBX-ul la fața locului, dar cu costuri inițiale mai mici și o scalabilitate mai mare.

Descoperiți informații detaliate despre aceste tipuri de sisteme în tabelul de mai jos:

PBX on-premises

VoIP bazat pe dispozitive

PBX bazat pe cloud

Costuri

Înaltă

Moderat

Moderat-jos

Avantaje

Mai mult control, personalizare și trafic de voce independent de internetul local.

Efectuați și primiți apeluri de oriunde. Nu este necesară o investiție inițială mare.

Costuri reduse și scalabilitate. Nu este necesară o investiție inițială mare.

Dezavantaje

Investiție inițială mai mare și mai puțină flexibilitate. Necesită personal cu experiență tehnică pentru gestionare.

Calitatea serviciului poate depinde de conexiunea la internet.
Mai puțin control și personalizare decât PBX-ul local.

Dependența de conexiunea la internet.
Mai puțin control.

Potrivit pentru

Companii mari cu resurse și nevoi specifice.

Întreprinderi mici și lucrători la distanță.

Întreprinderi de toate dimensiunile care caută flexibilitate și economii.

#3 Verificați conexiunea la internet și rețeaua

Pe lângă selectarea unei rețele cu latență redusă și asigurarea unei lățimi de bandă adecvate, confirmați următoarele:

Viteza și stabilitatea internetului: Înainte de a configura VoIP, este esențial să vă asigurați că conexiunea dvs. la internet este rapidă și stabilă pentru a garanta apeluri clare și de înaltă calitate. Asigurați-vă că o testa ți în prealabil.

Monitorizați pierderea de pachete: Păstrați-o sub 1% pentru a menține o calitate bună a apelurilor.
Jitter: Mențineți niveluri de jitter de 30 ms sau mai mici pentru a asigura o calitate audio constantă pe parcursul apelurilor VoIP.

#4 Stabiliți un buget

Atunci când vă stabiliți bugetul, țineți cont de aceste lucruri:

Gândiți-vă la costurile inițiale de instalare și la cheltuielile recurente pe termen lung.
Luați în considerare toate costurile legate de comunicarea de afaceri.
Calculați economiile potențiale cu VoIP. Acest lucru vă va ajuta să identificați domeniile în care puteți reduce costurile și îmbunătăți eficiența.

#5 Alegeți furnizorul VoIP potrivit

După ce v-ați definit bugetul și ați stabilit ce configurație VoIP se potrivește cel mai bine nevoilor dumneavoastră, următorul pas este să alegeți furnizorul de software.

Atunci când luați această decizie importantă, țineți cont de următoarele:

Caracteristici și funcționalitate: Asigurați-vă că furnizorul oferă toate caracteristicile de care aveți nevoie, cum ar fi Power Dialing, Call Flow Designing, numere internaționale sau inteligență artificială. Verificați dacă software-ul lor funcționează cu configurația dvs. actuală.
Fiabilitate și calitate: Căutați un furnizor renumit pentru servicii fiabile, cu timpi de nefuncționare minimi sau chiar inexistenți.
Extindere: Doriți un furnizor care poate crește pe măsură ce afacerea dvs. crește. Acesta ar trebui să vă permită să adăugați sau să eliminați utilizatori și caracteristici ori de câte ori aveți nevoie.
Prețuri: Găsiți un furnizor cu opțiuni de tarifare flexibile care să se potrivească bugetului și utilizării dumneavoastră.

La Cloudtalk, oferim planuri care se potrivesc fiecărui buget, inclusiv o opțiune personalizabilă în care puteți selecta caracteristicile de care aveți nevoie.

Serviciul clienți: De asemenea, este esențial ca furnizorul să ofere suport tehnic și servicii pentru clienți de top. Aceștia ar trebui să fie acolo pentru a vă ajuta cu orice probleme tehnice și pentru a răspunde la întrebări în timpul instalării și după aceea.
Reputație și experiență: Alegeți un furnizor cu o reputație solidă pe piața VoIP. Căutați recenzii de la alți clienți pentru a vedea cât de mulțumiți sunt aceștia.

Un ghid cuprinzător pentru selectarea pachetului VOIP potrivit pentru afacerea dvs.

Citește gratuit

#6 Instalarea noului sistem VoIP

Instalarea unui sistem VoIP va varia în funcție de furnizor și de sistemul pe care îl selectați.

Pentru VoIP bazat pe dispozitive, va trebui să vă conectați telefoanele la modem folosind adaptoare sau să utilizați telefoane IP, care se conectează la internet prin Wi-Fi sau cabluri Ethernet.

Pentru VoIP on-premise, sunt necesare instalarea și configurarea profesională, de obicei de către electricieni VoIP certificați.

Optarea pentru VoIP bazat pe software sau pe cloud simplifică procesul în mod semnificativ.

Cu Cloudtalk, de exemplu, configurarea sistemului dvs. VoIP este simplă. Pur și simplu:

Creați un cont cu Cloudtalk.
Descărcați aplicația pe laptop sau smartphone.
Activați versiunea de încercare gratuită de 14 zile.
Configurați gestionarea apelurilor în funcție de preferințele dvs. (de ex., Redirecționarea apelurilor).
Configurați numere pentru apeluri de intrare și de ieșire.
Selectați numărul VoIP.

#7 Obțineți sau păstrați numărul dvs. de telefon

Furnizorii VoIP oferă flexibilitatea de a obține numere noi sau de a le păstra pe cele existente.

Pentru a obține numere noi, luați în considerare:

Numere locale: Aceste numere sunt identificate prin coduri de zonă specifice regiunilor, orașelor sau statelor.
Numerele virtuale, cum ar fi opțiunile gratuite, asigură clienților posibilitatea de a intra în contact cu dvs. fără a suporta taxe.

Dacă doriți să vă păstrați numerele actuale, puteți solicita, de asemenea, portabilitatea numerelor.

#8 Antrenează-ți echipa

Folosirea caracteristicilor și sesiunile de instruire departamentală sunt componente cheie în maximizarea eficienței și productivității implementării VoIP în cadrul unei companii.

Profitați la maximum de funcții

Caracteristici precum monitorizarea apelurilor, înregistrarea apelurilor și analiza joacă un rol esențial în simplificarea procesului de instruire.

Prin valorificarea acestor caracteristici, supervizorii pot personaliza sesiunile de instruire pentru a răspunde nevoilor specifice ale echipelor și indivizilor.

Monitorizarea apelurilor pentru a identifica domeniile în care anumite echipe ar putea avea nevoie de sprijin suplimentar sau coaching, Înregistrarea apelurilor pentru a prezenta cele mai bune practici și a oferi exemple reale în timpul sesiunilor de instruire și Analize pentru a urmări parametrii de performanță, adaptând sesiunile de instruire și evidențiind strategiile celor mai performanți.

Implementați cursuri de formare la nivel departamental pentru a îmbunătăți competențele echipei

Prin adaptarea sesiunilor la cerințele unice ale fiecărei echipe, angajații primesc îndrumări specifice care se aplică direct rolurilor și responsabilităților lor, asigurându-se că sunt bine echipați pentru a utiliza eficient sistemul VoIP în sarcinile lor zilnice.

De exemplu, dacă un departament de servicii pentru clienți trece la un nou sistem VoIP, sesiunea de formare a departamentului ar putea include exerciții practice privind modul de utilizare a sistemului pentru gestionarea cererilor clienților, gestionarea eficientă a cozilor de apeluri și utilizarea funcțiilor avansate, cum ar fi transferul de apeluri.

#9 Testați noul dvs. sistem VoIP

Atunci când testați un nou sistem VoIP, căutați furnizori de servicii VoIP care oferă teste gratuite.

După ce ați instalat și configurat sistemul, continuați cu următoarele teste:

Efectuați apeluri de testare, atât pe plan intern, cât și extern, pentru a evalua calitatea și funcționalitatea apelurilor.
Familiarizați-vă cu caracteristicile sistemului VoIP, cum ar fi rutarea bazată pe abilități, monitorizarea apelurilor, etichetarea apelurilor și înregistrarea apelurilor.
Verificați integrările cu Salesforce, Zendesk sau HubSpot pentru a asigura sincronizarea și raportarea fără probleme a datelor.
Evaluați fiabilitatea conexiunii la internet prin efectuarea de teste de apel în diferite momente ale zilei.

#10 Mențineți sănătatea sistemului dumneavoastră VoIP

Pentru a vă asigura că sistemul VoIP funcționează fără probleme, urmați acești pași în mod regulat. Acest lucru vă va ajuta să mențineți experiențele de apelare fără probleme și performanța generală a sistemului.

Iată cum să vă mențineți sistemul VoIP în stare bună:

Verificați periodic lățimea de bandă pentru a vă asigura că poate gestiona apeluri de calitate.
Testați frecvent calitatea apelurilor pentru a detecta și rezolva rapid orice problemă.
Monitorizați constant performanța sistemului dvs. pentru a aborda problemele cu promptitudine.
Mențineți actualizate atât hardware-ul, cât și software-ul, pentru performanțe și securitate mai bune.
Formați-vă echipa în domeniul securității VoIP pentru a preveni atacurile.
Utilizați parole puternice și firewall-uri pentru a vă proteja apelurile de amenințările informatice.

4 bune practici pentru o tranziție VoIP fără probleme

Tranziția la VoIP poate revoluționa comunicațiile pentru afacerea dvs., dar necesită o planificare și o execuție atentă.

Iată pașii cheie pentru a asigura o migrare fără probleme:

Evaluați-vă infrastructura actuală: Evaluați-vă rețeaua, dispozitivele și software-ul pentru a determina gradul de pregătire pentru integrarea VoIP. Elaborați un plan detaliat care să contureze termenele, bugetele și resursele necesare.
Efectuați un test pilot: Înainte de implementarea completă, efectuați un test cu un grup mic de utilizatori pentru a identifica potențialele provocări și pentru a perfecționa procesul de implementare a VoIP.
Implementați-l treptat: Implementați VoIP treptat, începând cu anumite departamente sau echipe. Extindeți treptat implementarea pentru a reduce riscurile și a asigura adoptarea de către utilizatori.
Stabiliți planuri de urgență: Elaborați protocoale pentru abordarea situațiilor de urgență sau a problemelor tehnice, cum ar fi întreruperile de curent sau întreruperile de rețea. Mențineți copii de siguranță ale datelor și proceduri de recuperare pentru a reduce la minimum timpii morți.

Comunicarea fără întreruperi începe cu implementarea VoIP inteligent

În concluzie, prin implementarea și configurarea corectă a tehnologiei VoIP, puteți debloca numeroase beneficii, cum ar fi îmbunătățirea calității apelurilor, creșterea flexibilității și mobilității, precum și economii semnificative în comparație cu sistemele de telefonie tradiționale.

După cum am văzut în articol, este esențial să îndepliniți cerințele specifice pentru implementarea VoIP și să evaluați ce opțiuni se potrivesc nevoilor dumneavoastră.

Dacă aveți în vedere implementarea unei soluții VoIP în curând, CloudTalk oferă o platformă robustă care elimină limitările telefoniei tradiționale, permițând companiilor să comunice fără probleme în peste 160 de țări.

Căutați un furnizor VoIP? Verificați cum funcționează în CloudTalk.

Programează un demo

Întrebări frecvente privind implementarea VoIP

Care sunt cauzele pierderilor, ecourilor sau defecțiunilor VoIP?

Două cauze probabile ale unei implementări VoIP care se confruntă cu căderi, ecouri sau erori sunt latența și jitterul ridicate.
Latența ridicată este o întârziere excesivă a transmiterii datelor, care poate cauza că datele vocale să cadă, să aibă ecou sau să sufere alte defecțiuni.
Pentru a remedia latența ridicată, puteți verifica conexiunea VoIP și stabilitatea rețelei prin efectuarea unui test de viteză VoIP, puteți rula un test de evaluare a rețelei, puteți reduce congestia rețelei prin oprirea oricăror sisteme neutilizate sau prin închiderea aplicațiilor care măresc capacitatea,
Jitterul ridicat este o variație excesivă a întârzierii, care poate cauza sosirea pachetelor de voce în afara secvenței, ceea ce duce la sunet întrerupt sau distorsionat.
Pentru a remedia jitterul ridicat, puteți să vă modernizați routerul, să utilizați cabluri ethernet, să asigurați internet de mare viteză sau să efectuați teste de lățime de bandă.

Care sunt problemele VoIP comune cu care se confruntă întreprinderile?

Iată câteva probleme VoIP comune:
– Ecoul în apelurile VoIP: Înseamnă că există o întârziere în transmiterea datelor vocale, cauzând suprapunerea vorbirii și dificultăți în comunicare.
– Jitter: Înseamnă că pachetele de date sosesc la intervale neregulate, ceea ce duce la întreruperi ale fluxului de comunicații.
– Apeluri întrerupte: Aceasta înseamnă că apelurile sunt terminate brusc sau deconectate din cauza unor probleme precum pierderea pachetelor sau instabilitatea rețelei.
– Indisponibilitatea efectuării apelurilor: Aceasta înseamnă că utilizatorii nu pot iniția apeluri de ieșire din cauza problemelor tehnice sau a restricțiilor.
– Apeluri pierdute: Aceasta înseamnă că apelurile primite nu ajung la destinatari sau sunt redirecționate automat fără notificare.

Cum îmi verific conexiunea VoIP?

Pentru a vă verifica conexiunea VoIP, puteți:
– Să asigurați o lățime de bandă suficientă pentru apelurile VoIP: De exemplu, CloudTalk utilizează până la 100 kbps pentru fiecare apel și se recomandă o viteză de descărcare și încărcare de cel puțin 1 Mbps pentru fiecare persoană, ideal fiind 5 Mbps.
– Utilizați verificatoare de teste de viteză pentru a verifica lățimea de bandă a internetului.
– Asigurați-vă că îndepliniți cerințele sistemului și ale rețelei.
De ex.
utilizând un browser Google Chrome.
– Evitați VPN-ul: Dezactivați VPN-ul sau nu îl utilizați în timpul utilizării VoIP pentru a preveni problemele de conectare.

Cum funcționează un sistem VoIP?

VoIP vă permite să efectuați apeluri telefonice pe internet în locul liniilor telefonice tradiționale. Funcționează prin transformarea vocii dvs. în pachete de date digitale, permițând efectuarea de apeluri rentabile de oriunde aveți acces la internet.
VoIP funcționează ca o transmisie obișnuită de date pe internet, permițând comunicarea între diverse dispozitive.
În plus, sistemele VoIP stochează datele în cloud, făcându-le ușor accesibile și personalizabile prin panouri de control online.

Care sunt protocoalele VoIP?

Protocoalele VoIP sunt un set de reguli care guvernează modul în care datele vocale sunt transmise pe internet.
Acestea includ SIP (Session Initiation Protocol), care este un subset al VoIP.
SIP este utilizat pentru a stabili, menține și încheia sesiuni în timp real care implică video, voce, mesagerie și alte aplicații și servicii de comunicații între două sau mai multe puncte terminale în rețele IP.