Cum să faceți întâlnirile virtuale mai interactive: Ghidul dvs. complet

Organizațiile dedică aproximativ 15% din timpul lor reuniunilor, potrivit Zippia. Cu toate acestea, 71% din aceste reuniuni sunt considerate neproductive. Mai mult, 55% dintre lucrătorii la distanță cred că majoritatea întâlnirilor lor „ar fi putut fi un e-mail”.

Întâlnirile – virtuale sau nu – nu ar trebui să implice doar o persoană care vorbește, iar ceilalți participanți ascultă (sau nu!). Dacă este așa, atunci ar fi putut fi un e-mail.

Modul de a face întâlnirile virtuale mai interactive este o problemă cheie pentru orice întreprindere cu lucrători la distanță. Menținerea implicării și a interesului acestora în cadrul reuniunilor este ceea ce va face ca aceste reuniuni să fie mai productive. Deci, cum puteți face acest lucru?

Principalele concluzii:

• Întâlnirile virtuale sunt din ce în ce mai frecvente în multe întreprinderi, munca la distanță și hibridă dovedindu-se populară printre angajați și companii.
• Poate fi o provocare să mențineți participanții virtuali angajați și implicați în reuniuni, deoarece aceștia au mai multe posibilități de distragere a atenției și pot suferi probleme tehnice.
• Cum să faci o întâlnire virtuală interactivă este o întrebare importantă pe care întreprinderile trebuie să și-o pună, deoarece aceasta contribuie la implicarea participanților.
• Printre instrumentele de implicare utile pentru întâlnirile virtuale se numără jocurile de spargere a gheții, sondajele în timp real și ajutoarele vizuale relevante.
• Întreprinderile care abordează cu succes problema implicării virtuale a angajaților sunt susceptibile de a vedea o mai mare încredere în cadrul echipelor lor, o cultură de companie mai puternică și întâlniri mai productive.

Care sunt cele mai mari provocări ale găzduirii online a reuniunilor dvs.?

Modul de a face întâlnirile mai interactive nu este o provocare nouă pentru întreprinderi. Cu mult înainte ca reuniunile virtuale să devină ceva obișnuit, companiile trebuiau să se gândească la modul în care să mențină implicarea participanților la reuniuni.

Cu toate acestea, se poate spune că este și mai dificil să promovezi o implicare puternică în cadrul întâlnirilor la distanță. Acest lucru se datorează acestor provocări unice ale întâlnirilor de afaceri virtuale: :

• Defecțiunile tehnice, cum ar fi problemele de conectare sau problemele audio asupra cărora nu aveți niciun control, pot face ca participanții să piardă informații esențiale. Acest lucru le îngreunează dialogul eficient cu colegii lor.
• Atunci când comunicăm în persoană, indiciile vizuale și limbajul corpului joacă un rol important în transmiterea contextului. Fără aceste indicii non-verbale, poate fi mai greu să construiți un raport și încredere între participanții la reuniune. Prin urmare, echipele dvs. pot fi mai rezervate și reticente în a-și împărtăși opiniile în cadrul reuniunilor la distanță.
• Oboseala întâlnirilor virtuale este un fenomen psihologic recunoscut. Prea mult timp petrecut în conferințe video poate duce la epuizare, lipsă de productivitate și oboseală constantă. Dacă vă afectează echipele de la distanță, atunci va fi și mai greu să le mențineți angajate și implicate în cadrul reuniunilor.

Așadar, care sunt câteva modalități eficiente de a crește interacțiunea și participarea în cadrul reuniunilor online?

Știți cum diferă teleprezența de videoconferință?

Mai mult

6 sfaturi pentru întâlniri mai interactive cu echipa dvs. virtuală

De la metode de spargere a gheții pentru întâlnirile virtuale până la modalități prin care puteți insufla puțină distracție, iată cele șase sfaturi de top pentru a face întâlnirile interactive:

#1 Alegeți cadrul potrivit pentru reuniune

Învățarea modului de a face ca reuniunile virtuale să fie interactive începe înainte ca reuniunile să aibă loc – gândindu-vă la cadrul reuniunii.

Doriți ca participanții dvs. să fie atenți la discuție și să nu fie distrași de mediul înconjurător. Scopul dvs. ar trebui să fie acela de a face ca împrejurimile și fundalul dvs. să fie cât mai profesionale posibil, fără a fi prea rigide.

Cum să alegeți mediul potrivit

• Pentru a reduce la minimum distracțiile, utilizați o cameră cu o ușă care poate fi închisă.
• Găsiți o locație în care există puțin zgomot de fond.
• Priviți în jur și alegeți o cameră bine luminată, cu un perete sau un fundal simplu și lumină naturală.
• Așezați camera la nivelul ochilor.
• Asigurați-vă că computerul dvs. este conectat la priză și încărcat.
• Verificați dacă aveți o conexiune puternică la internet.

Aceste mici schimbări vor face o mare diferență în ceea ce privește calitatea generală și profesionalismul reuniunii dumneavoastră, fără a necesita un efort prea mare. Arătând mai profesionist, este mai probabil să le reamintiți continuu participanților la reuniune că se află într-un mediu de afaceri în care atenția și implicarea lor sunt necesare (chiar dacă, de fapt, sunt acasă).

După ce v-ați configurat propriul mediu, este timpul să vă pregătiți spațiul de întâlnire virtuală. Asigurați-vă că toți participanții se pot vedea și auzi clar.

În funcție de platformele de întâlniri virtuale interactive alese, este posibil să doriți să ajustați afișajul pentru a se potrivi cu identificarea vizuală a mărcii dvs. De exemplu, prin utilizarea unui fundal virtual de marcă. De asemenea, puteți adăuga unele caracteristici care să îmbunătățească experiența participanților, cum ar fi sălile de pauză, precum și configurarea rolurilor și o opțiune de înregistrare (dacă este necesar).

Desigur, dacă doriți să utilizați conferința prin apeluri pentru mai mult decât simple întâlniri (pentru webinarii sau lansări de produse, de exemplu), trebuie să luați în considerare și aceste nevoi.

Dacă vă planificați din timp, puteți face ca spațiul dvs. de întâlnire virtuală să fie la fel de productiv și atractiv ca orice întâlnire în persoană, ceea ce vă pregătește perfect pentru organizarea unei întâlniri online interactive.

#2 Utilizați metode de spargere a gheții la începutul întâlnirii

Care este o modalitate de a crește interacțiunea în timpul unei reuniuni virtuale? Prin începerea reuniunii într-un mod care îi face pe participanți să se simtă în largul lor și să se simtă mai confortabil să își împărtășească ideile și opiniile.

Pentru astfel de situații, aveți la îndemână câteva metode de spargere a gheții care să ajute pe toată lumea să se relaxeze și să creeze un mediu mai deschis și mai conectat pentru comunicarea în cadrul echipei virtuale.

Exercițiile virtuale de spargere a gheții trebuie să fie rapide și ușor de realizat. Alegeți una care să placă tuturor participanților sau pe care au mai încercat-o, astfel încât aceștia să se simtă confortabil de la început. Atrageți-le atenția imediat, rupeți barierele și veți vedea că întreaga întâlnire se desfășoară fără probleme.

O metodă de spargere a gheții poate fi la fel de simplă ca o scurtă perioadă de timp petrecută vorbind despre subiecte care nu țin de muncă. Sau ați putea încerca una dintre următoarele metode pentru a încuraja o conferință sau o reuniune virtuală mai interactivă.

Exemple de metode de spargere a gheții pe care le puteți încerca:

• Glume „de echipă” – Pentru a sparge gheața este important să vă faceți să vă simțiți confortabil, așa că glumele sau comentariile vesele care sunt personale pentru echipa dvs. sunt excelente. Poate că întotdeauna tachinați un coleg cu privire la vremea din locul în care se află sau îi oferiți informații actualizate despre un hobby comun.
• „Întrebări de cunoaștere – Una dintre cele mai simple metode de spargere a gheții pentru întâlnirile virtuale, întrebările de cunoaștere ajută echipele să se simtă mai conectate. Pur și simplu alegeți o întrebare interesantă, cum ar fi „care este mâncarea dvs. preferată?” sau „unde este vacanța dvs. de vis?”, și întrebați participanții care sunt răspunsurile lor.
• Un adevăr și două minciuni – Încă una ușoară. Mergeți în jurul grupului și rugați fiecare persoană să vă spună un adevăr și două minciuni despre sine. Apoi, restul încearcă să ghicească care este care.
• Șarade virtuale – Iată o metodă de spargere a gheții pentru întâlnirile video interactive. Alegeți unul sau doi dintre participanți pentru a juca o șaradă pe care restul grupului să o ghicească. Dacă doriți să vă concentrați mai mult pe afaceri, alegeți fraze care sunt relevante pentru activitatea dumneavoastră.
• Arată și spune – Alegeți un participant la fiecare întâlnire care să înceapă prin a arăta grupului ceva interesant sau important pentru el. Poate că va fi un suvenir amuzant pe care l-a luat sau poate că va fi câinele lor. Orice ar fi, va ajuta restul echipei să îi cunoască mai bine.

#3 Includeți ajutoare vizuale în orice prezentare

După ce s-au terminat exercițiile ușoare de spargere a gheții, este timpul să vă gândiți cum să faceți întâlnirile virtuale distractive și interactive, chiar și atunci când împărtășiți informații importante.

Este greu să menții atenția unui grup dacă tot ce faci este să vorbești cu ei. Este și mai greu atunci când gestionați echipe la distanță. Nu va dura prea mult până când participanții vor începe să se uite la grămada de rufe de călcat din colțul sufrageriei lor sau chiar să își verifice e-mailurile.

Adăugarea de suporturi vizuale la prezentările din cadrul ședințelor ajută la menținerea atenției. În plus, mulți oameni învață vizual, ceea ce înseamnă că asimilează mai ușor informațiile atunci când le pot vedea. Așadar, nu numai că ajutoarele vizuale pot menține participanții la reuniuni mai implicați, dar îi pot ajuta și să își amintească ceea ce le spuneți.

Iată câteva exemple de suporturi vizuale pe care să le luați în considerare ca instrumente interactive pentru întâlnirile virtuale:

Mijloace vizuale pe care le puteți folosi în cadrul întâlnirilor interactive

• Grafice și diagrame – Acestea sunt excelente pentru întâlnirile virtuale în care se analizează rezultatele sau performanța. Graficele și diagramele funcționează ca vizualizări interesante a ceea ce altfel ar putea părea cifre seci sau plictisitoare. Este și mai bine dacă toate graficele sunt îndreptate în direcția corectă!
• Prezentări de diapozitive sau punți – Câteva diapozitive simple cu punctele-cheie pe care încercați să le transmiteți sunt un alt exemplu de ajutor vizual util. În plus, are avantajul suplimentar de a vă reaminti de tot ceea ce trebuie să acoperiți.
• Agenda întâlnirii – Poate că nu există date pe care să le transformați într-un grafic și nu aveți timp să creați un birou complet de diapozitive. Chiar și simpla partajare a ecranului și afișarea ordinii de zi a întâlnirii poate funcționa ca element vizual al întâlnirii.

#4 Obțineți feedback în timp real

Acest sfat pentru a face întâlnirile virtuale mai interactive este unul dintre cele mai simple. Dacă doriți să obțineți contribuția lor și să îi implicați, atunci întrebați-i!

Nu vă tratați reuniunile ca pe o stradă cu sens unic. Asigurați-vă că toată lumea știe că poate – și ar trebui – să își împărtășească opiniile și ideile. Modul în care faceți acest lucru depinde de dvs., fie că alegeți să creați și să distribuiți un cod QR sau un link către un formular de feedback.

Unele platforme interactive de întâlniri online vă pot permite să efectuați sondaje sau sondaje în timp real, pe măsură ce întâlnirile au loc, ceea ce este minunat. Totuși, nu trebuie să fie atât de complicat.

În momentele relevante ale întâlnirii, opriți-vă pur și simplu și puneți întrebări colegilor dumneavoastră.

Ce ați putea să le cereți colegilor dvs. virtuali

• Mai doriți să discutați ceva?
• Ce părere aveți despre această idee? Există vreo modalitate de a o face mai bine?
• Sunt aceste termene realiste sau ar trebui să ne acordăm mai mult timp?
• Credeți că trebuie să stabilim o altă întâlnire pentru a discuta acest punct în continuare?

#Rolul și sarcinile reuniunii delegaților nr. 5

Adesea, interactivitatea și implicarea sunt legate de participare. Prin urmare, o altă modalitate de a vă face reuniunile virtuale mai interactive este de a atribui participanților roluri și sarcini în cadrul reuniunii.

În funcție de natura întâlnirii, există câteva lucruri diferite pe care le puteți cere colegilor dumneavoastră să le facă:

Sarcini de îndeplinit pentru participanții la reuniune

• Luați notițe sau întocmiți un proces-verbal – Probabil că veți dori o înregistrare a reuniunii, așa că ați putea însărcina un participant cu luarea de notițe. De asemenea, ați putea să îi cereți să transforme aceste notițe într-un set mai organizat de procese-verbale pentru ședință, după terminarea acesteia. Cu toate acestea, dacă vă temeți că acest lucru le-ar putea distrage atenția de la ședință, unele programe de centre de apel virtuale se pot ocupa de acest lucru pentru dvs. prin transcriere automată și rezumate ale apelurilor.
• Acționați ca facilitator – Facilitatorul unei reuniuni este însărcinat să mențină lucrurile pe drumul cel bun și la subiect. Acesta va avea ordinea de zi în față și poate interveni pentru a redirecționa discuția în cazul în care aceasta o ia pe un drum greșit.
• Fiți cronometrorul – Dacă trebuie să vă asigurați că ședința dvs. virtuală nu întârzie nici măcar câteva secunde, un cronometror vă poate ajuta. Anunțați-l înainte de întâlnire cât timp veți avea la dispoziție pentru a discuta fiecare punct de pe ordinea de zi. Apoi, acesta poate avertiza pe toată lumea dacă ceva durează prea mult și poate menține discuția în desfășurare.

#6 Introduceți un element de distracție

Comunicarea atunci când se lucrează de la distanță este adesea lipsită de tipul de interacțiuni ocazionale, informale, care sunt normale într-un mediu de birou. Lucrătorii de la distanță pierd, de exemplu, discuțiile rapide cu colegii în timp ce trec pe lângă biroul lor sau discuțiile la răcitorul de apă despre emisiunile TV din weekend.

Prin urmare, o altă modalitate foarte bună de a încuraja o mai mare implicare în cadrul întâlnirilor virtuale este de a reintroduce o parte din acele interacțiuni distractive și ocazionale.

Pe lângă metodele de spargere a gheții pe care le-am discutat mai devreme, există o mulțime de alte lucruri pe care le puteți încerca, de asemenea:

Elemente distractive pentru întâlnirile dvs. virtuale

• Conversații simple – Nu trebuie să fie o chestie științifică. Începeți-vă întâlnirile virtuale întrebându-vă cum se simte echipa sau ce au făcut în weekend.
• Chestionare trivia – Rezervați ceva timp în cadrul reuniunilor ocazionale pentru chestionare amuzante. Poate o dată pe lună, rugați un alt participant să vină cu întrebările și să își testeze colegii.
• Jocuri de team-building – Concepeți câteva jocuri virtuale pe care echipele dumneavoastră să le joace împreună. Poate că ați putea încerca Pictionary virtual, unde fiecare trebuie să ghicească ce desenează un coleg? Sau, poate, jucați jocul da sau nu, în care cineva trebuie să ghicească o persoană faimoasă doar cu întrebări de tipul da sau nu.

Beneficiile reuniunilor virtuale interactive

Am abordat beneficiile de a ști cum să faci întâlnirile virtuale mai interactive pe tot parcursul. Cu toate acestea, merită să le rezumăm din nou aici, astfel încât să puteți vedea de ce merită să faceți acest efort:

• Reuniuni mai productive – Reuniunile care sunt mai interactive sunt invariabil și mai productive. Dacă doar dvs. contribuiți la o reuniune, atunci doar perspectivele și ideile unei singure persoane sunt la baza reuniunii. În schimb, atunci când toată lumea este implicată, creativitatea, rezolvarea problemelor și multe altele trec la un nivel superior.
• Consolidarea încrederii și a relațiilor – Dacă se implică și interacționează în mod regulat, echipele dvs. de la distanță vor consolida încrederea. Colegii se vor simți mai confortabil să își ceară reciproc părerea sau să solicite ajutor. Acest lucru îmbunătățește moralul în cadrul afacerii dvs. și îmbunătățește, de asemenea, colaborarea.
• Îmbunătățirea culturii companiei – Datorită încrederii mai mari și a relațiilor create prin întâlniri mai productive, cultura generală a companiei va fi mai sănătoasă. Angajații vor simți că lucrează într-o afacere în care au prieteni apropiați și în care ajutorul sau sprijinul sunt la doar câteva clicuri sau un apel telefonic distanță.

Faceți întâlnirile virtuale interactive și obțineți mai mult de la echipa dvs. de la distanță

Cum să faceți întâlnirile virtuale mai atractive ar trebui, sperăm, să pară acum un puzzle mult mai simplu de rezolvat. Arsenalul de instrumente pe care le aveți la dispoziție în 2024 face ca găzduirea de reuniuni virtuale interactive să fie floare la ureche.

Realizarea unor întâlniri virtuale interactive și productive poate fi o schimbare radicală pentru echipa dumneavoastră. Astfel, toată lumea poate încheia ședința cu sentimentul că a avut o conversație semnificativă, fiind pregătită să abordeze următorul obiectiv – nu va mai exista sentimentul că ședința ar fi putut fi un e-mail!

Folosiți sfaturile enumerate mai sus pentru a face din întâlnirile dvs. virtuale o experiență valoroasă pe care angajații dvs. o așteaptă cu nerăbdare. Și, dacă sunteți în căutarea acelui instrument care vă va ajuta ca următoarea dvs. întâlnire virtuală să meargă ca pe roate, înscrieți-vă astăzi pentru o încercare gratuită și vedeți multitudinea de funcții pe care le oferim.

Luați legătura cu echipa noastră prietenoasă de vânzări pentru a afla mai multe.

Contact vânzări