Configurarea sistemului VoIP: 7 pași simpli pentru un succes garantat

Trecerea la VoIP reduce costurile telefonice medii cu până la 50% pe lună. Cu toate acestea, trebuie să configurați corect sistemul VoIP pentru a beneficia de aceste economii impresionante.

O configurare VoIP adecvată asigură apeluri vocale și video fiabile și de înaltă calitate, astfel încât planificarea și instalarea acesteia cu atenție pot preveni probleme precum calitatea slabă a sunetului și conectivitatea.

Principalele concluzii:

• Sistemele de telefonie VoIP oferă mai multe beneficii, cum ar fi reducerea costurilor, scalabilitatea și comunicarea pe mai multe platforme, ceea ce le face ideale pentru munca la distanță și hibridă.
• Înainte de a configura un sistem de telefonie VoIP, asigurați-vă că îndepliniți cerințele esențiale, cum ar fi o lățime de bandă suficientă și o rețea cu latență redusă.
• Urmați câțiva pași esențiali pentru a vă face tranziția la VoIP cât mai ușoară posibil. De exemplu, evaluați-vă nevoile de afaceri, alegeți un furnizor de încredere și verificați stabilitatea rețelei.

De ce să înființați un sistem VoIP?

Tehnologia VoIP permite efectuarea de apeluri vocale utilizând o conexiune la internet în locul rețelelor telefonice tradiționale. Aceasta vă permite să efectuați apeluri de pe diferite dispozitive, cum ar fi computere, smartphone-uri sau telefoane VoIP dedicate.

Un sistem VoIP oferă mai multe beneficii:

• Economisiți bani: VoIP este adesea mai accesibil decât sistemele de telefonie tradiționale, în special pentru apelurile interurbane sau internaționale. De fapt, poate reduce costurile cu până la 50% pe lună.

• Extindeți-vă afacerea: Sistemele VoIP sunt extrem de adaptabile, deoarece de obicei puteți adăuga sau elimina linii telefonice în funcție de necesități.

• Îmbunătățirea comunicării multiplatformă: VoIP se poate integra cu alte sisteme, cum ar fi CRM și SMS, îmbunătățind eficiența.

Lucrați de oriunde: Utilizatorii pot efectua și primi apeluri cu o conexiune la internet, utilizând softphone-uri pe computere sau aplicații mobile pe smartphone-uri. Acest lucru este ideal pentru echipele la distanță și hibride.

Cerințe esențiale pentru configurarea VoIP

Înainte deimplementarea sistemului VoIP, confirmați că îndepliniți aceste condiții:

#1 Asigurați-vă că aveți suficientă lățime de bandă

Lățimea de bandă necesară depinde de numărul de apeluri care au loc simultan și de calitatea internetului dumneavoastră. Fără o lățime de bandă suficientă, veți întâmpina probleme precum apeluri întrerupte sau sunet de calitate scăzută. Îmbunătățirea conexiunii dvs. la internet poate rezolva aceste probleme.

De exemplu, CloudTalk utilizează până la 100 kbps per apel. Se recomandă ca fiecare persoană să aibă o viteză de descărcare și încărcare de cel puțin 1 Mbps, ideal 5 Mbps.

#2 Optați pentru o rețea cu latență redusă

Latența înseamnă că sunetul care ajunge la ascultător este întârziat. Prin urmare, acesta vă aude mai târziu decât vorbiți. O rețea cu latență redusă minimizează această întârziere, asigurând conversații fluente.

Notă: Latența ar trebui să fie de 150 milisecunde sau mai mică pentru a evita pauzele și întreruperile incomode.

#3 Prioritizarea traficului VoIP față de alte date

VoIP asigură că sistemul dvs. oferă suficiente resurse de internet pentru convorbiri fără probleme, chiar și atunci când alte aplicații utilizează lățimea de bandă. Prin configurarea setărilor Quality of Service (QoS), prioritizați pachetele pentru apelurile audio sau video, asigurând apeluri fluente și neîntrerupte chiar și în timpul traficului de rețea de vârf.

#4 Aplicați măsuri de securitate

Comunicarea VoIP se confruntă cu riscuri de securitate precum phishing-ul și programele malware. Pentru a vă proteja datele, puteți alege un furnizor VoIP de încredere care pune securitatea pe primul loc și implementează măsuri precum criptarea datelor.

7 pași pentru configurarea unui sistem VoIP

Configurarea unui sistem VoIP este de obicei simplă datorită interfețelor ușor de utilizat și proceselor de instalare simplificate. Cu toate acestea, am pregătit un ghid în 7 pași pentru a face tranziția și mai ușoară:

#1 Evaluați nevoile dvs. de afaceri

Fiecare afacere este unică, cu cerințele sale specifice. Iar sistemul dvs. VoIP trebuie să le îndeplinească, nu invers. Așadar, înainte de a alege ce sistem doriți să implementați, luați în considerare aceste aspecte:

• Numărul de utilizatori: Definiți câți angajați au nevoie de acces.

• Modelul de lucru: Dacă echipa dvs. are membri la distanță, hibrizi sau în mai multe locații, ar trebui să vă orientați către o soluție bazată pe cloud.

• Volumul apelurilor: Estimați numărul de apeluri simultane pentru a înțelege lățimea de bandă și capacitatea necesare.

• Scalabilitate: Este important ca sistemul VoIP să poată satisface nevoile actuale și viitoare ale companiei dumneavoastră. Optarea pentru o soluție VoIP scalabilă permite integrarea fără probleme a noilor caracteristici pe măsură ce afacerea dumneavoastră se dezvoltă, reducând astfel nevoia de upgrade-uri costisitoare.

#2 Alegeți-vă furnizorul de servicii VoIP

Odată ce știți care sunt nevoile dvs., este timpul să selectați cel mai potrivit software VoIP. Luați în considerare aceste aspecte pentru a lua o decizie inteligentă:

• Fiabilitate: Căutați furnizori cu un istoric solid de timp de funcționare și satisfacție ridicată a clienților. Puteți verifica portalurile de recenzii, cum ar fi G2 sau Capterra.
• Caracteristici: Evaluați gama de caracteristici oferite, cum ar fi Power Dialer, Call Flow Designer, strong Analytics sau un Panou de control în timp real.
• Compatibilitate: Asigurați-vă că serviciile furnizorului sunt compatibile cu infrastructura dvs. existentă, cum ar fi sistemele sau dispozitivele CRM.
• Asistență pentru clienți: Prioritizați asistența pentru clienți 24/7 pentru a garanta că furnizorul vă este alături non-stop. Aceștia pot rezolva problemele tehnice, răspunde la întrebări sau vă pot ajuta cu configurarea oricând.

Ce a obținut PlanRadar prin trecerea la sistemul VoIP al CloudTalk?

• Acoperire globală cu +160 numere internaționale
• Creșterea cu 70% a eficienței în gestionarea apelurilor
• Calitate superioară a apelurilor

#3 Verificați rețeaua și conexiunea la internet

Înainte de a configura un sistem VoIP, este esențial să vă asigurați că conexiunea dvs. la internet este rapidă și stabilă pentru a efectua apeluri clare și de înaltă calitate.

Urmați aceste bune practici pentru a analiza modul în care funcționează rețeaua și conexiunea dvs. la internet:

• Efectuați teste rapide pentru a examina calitatea acestuia.

• Monitorizați pierderea de pachete utilizând instrumentele SolarWinds VoIP și Network Quality Manager. Asigurați-vă că pierderea pachetelor este sub 1% pentru a menține o calitate bună a apelurilor.
• Mențineți niveluri de jitter de 30 ms sau mai mici pentru a asigura o calitate audio constantă.

#4 Selectarea hardware-ului VoIP potrivit

Sistemele VoIP ajută la economisirea banilor pe hardware, dar este important să investiți în echipamente bune pentru o comunicare clară și o experiență pozitivă a clienților. Iată câteva sfaturi eficiente din punct de vedere al costurilor:

• Alegeți telefonul VoIP potrivit: Pentru o utilizare intensă sau pe tot parcursul zilei, optați pentru telefoane de înaltă calitate sau cu mai multe linii, asigurați-vă de compatibilitatea cu serviciul VoIP și luați în considerare opțiunile pre-configurate pentru o configurare mai ușoară.
• Optimizați-vă laptopul pentru VoIP: Se recomandă minimum 4 GB RAM, dar 8 GB sau mai mult este ideal pentru o performanță fără probleme. În plus, asigurați-vă că sistemul de operare este compatibil cu software-ul VoIP pe care intenționați să îl utilizați. Majoritatea software-urilor VoIP sunt compatibile cu Windows, macOS și Linux
• Investiți în căști de înaltă calitate: Căștile cu anulare activă a zgomotului (ANC) pot îmbunătăți calitatea audio și pot reduce zgomotul de fond în timpul apelurilor VoIP. Căștile cu anulare a zgomotului variază de la 80 $ la 500 $
• Cumpărați un adaptor VoIP: Dacă doriți să utilizați vechile telefoane de birou, puteți face acest lucru cu un adaptor pentru telefoane analogice (ATA), astfel încât nu va fi nevoie să cumpărați telefoane noi.

#5 Obțineți un număr de telefon VoIP

Odată ce ați ales un furnizor, este timpul să obțineți un număr VoIP. Un număr de telefon VoIP este un număr de telefon real atribuit unui anumit utilizator, și nu unei anumite linii telefonice, ca numerele de telefon tradiționale.

Dar cum să obțineți unul?

De obicei, un Customer Success Manager (CSM) vă va asista în obținerea numărului VoIP.

Puteți alege din diferite tipuri de numere de telefon VoIP:

• Numere internaționale: Dacă societatea dumneavoastră își desfășoară activitatea în mai multe țări, puteți avea un număr de telefon pentru fiecare dintre acestea. Existența numerelor locale reduce probabilitatea ca clienții sau clienții potențiali să vă respingă apelurile.

• Numere fără taxă: Acest tip de număr de telefon virtual permite clienților dvs. să vă apeleze gratuit sau să împartă prețul între ei și dvs.
• Numere de telefon locale: Acestea au o structură numerică legată de o anumită zonă geografică, ceea ce vă permite să vă apropiați și mai mult și să vizați regiuni sau orașe importante, cum ar fi Londra și Madrid. De exemplu, numărul pentru Madrid ar fi +34 (91) 123 4567, în timp ce pentru Londra, ar fi +44 (020) 123-4567.

#6 Instalarea sistemului dvs. de telefonie VoIP

Procesul de configurare a unui sistem VoIP depinde de furnizorul și de tipul de VoIP ales. Există trei aspecte principale pe care trebuie să le cunoașteți:

• PBX on-premises: Acestea sunt amplasate la sediul întreprinderii și necesită investiții în echipamente și expertiză tehnică.
• VoIP bazat pe dispozitive: Acest tip de VoIP este instalat pe dispozitive precum computere și smartphone-uri, fiind ideal pentru întreprinderile mici sau lucrătorii la distanță.
• Cloud-based PBX: Acestea sunt găzduite în cloud, astfel încât trebuie doar să instalați software-ul pe dispozitivul dvs. Acestea sunt mai accesibile decât VoIP-ul bazat pe dispozitive, deoarece nu necesită hardware suplimentar și au costuri de întreținere mai mici, reducând nevoia de personal IT intern.

Deoarece un sistem VoIP bazat pe cloud nu necesită hardware, configurarea este, de asemenea, mai ușoară. Utilizatorii pot gestiona totul printr-o interfață online simplă.

Configurarea sistemului dvs. VoIP cu CloudTalk este incredibil de simplă. Trebuie doar să urmați acești pași:

• Creați un cont cu Cloudtalk.
• Descărcați aplicația pe laptop sau smartphone.
• Activați testul gratuit de o zi 14.
• Configurați gestionarea apelurilor în funcție de preferințele dvs. (de ex., Redirecționarea apelurilor).
• Configurați numere pentru apeluri de intrare și de ieșire.
• Selectați numărul VoIP.

#7 Învățați-vă echipa să lucreze cu VoIP

Dacă angajații dvs. știu cum să utilizeze sistemul de telefonie VoIP, ei vor maximiza avantajele acestuia și vor fi mai productivi.

Urmați aceste sfaturi pentru a învăța cum să le antrenați corect:

• Programați sesiuni interactive: Organizați sesiuni de formare în cadrul cărora personalul să se poată familiariza cu noul sistem în timp ce primește îndrumări.
• Concentrați-vă pe funcțiile cheie: Personalizați instruirea pentru a acoperi funcțiile esențiale pe care echipa dvs. le va utiliza zilnic, cum ar fi setările Mesagerie vocală sau transferul apelurilor.
• Subliniați cele mai bune practici de securitate: Explicați de ce securitatea este esențială și predați cele mai bune practici, cum ar fi crearea de parole puternice. De asemenea, ghidați-vă agenții cu privire la problemele comune și la modul de soluționare a acestora.
• Oferiți sprijin continuu: Încurajați-vă echipa să ofere feedback cu privire la experiențele lor și folosiți aceste informații pentru a vă îmbunătăți și actualiza permanent materialele de formare.
• Implementați formarea departamentală: Adaptați sesiunile de formare pentru a răspunde nevoilor specifice ale fiecărei echipe, asigurându-vă că angajații primesc îndrumări relevante pentru rolurile și responsabilitățile lor.

Modul simplu de a configura un sistem VoIP

În concluzie, înființarea unui sistem VoIP oferă multe beneficii, inclusiv economii, scalabilitate și flexibilitate pentru munca de la distanță.

Asigurându-vă că noul dvs. VoIP îndeplinește cerințele esențiale și urmând pașii pe care i-am menționat, dvs. și echipa dvs. puteți face o tranziție fără probleme și puteți maximiza eficiența.

Configurarea VoIP cu CloudTalk este foarte simplă. Începeți astăzi și experimentați singur ușurința și eficiența.