Comunicarea în echipele virtuale: Ghidul dvs. definitoriu

Conform Forbes, până în 2023, 12,7% dintre angajații cu normă întreagă lucrau de la distanță, iar 28,2% foloseau un model de lucru hibrid. Aceasta este o parte considerabilă a angajaților care își petrec cel puțin o parte din timp departe de biroul dumneavoastră.

Managerii s-ar putea uita la aceste cifre și să tresară. Cum puteți asigura același standard ridicat de comunicare între echipele virtuale pe care îl gestionați cu personalul dumneavoastră din birou?

Suntem aici pentru a vă ajuta să treceți peste aceste îngrijorări cu soluții practice.

În primul rând, vom explica de ce este atât de importantă comunicarea eficientă în cadrul unei echipe virtuale, înainte de a analiza unele dintre principalele provocări pe care le ridică și cum să le depășim.

Principalele concluzii:

• Comunicarea cu echipele virtuale constă în a ajuta echipele hibride și la distanță să rămână conectate și să lucreze ca o unitate.
• O bună comunicare virtuală este esențială pentru a menține productivitatea și moralul ridicate și pentru a ajuta managerii să fie la curent cu noile evoluții.
• Asigurarea unei comunicări corecte în echipele virtuale depinde de existența instrumentelor și a mentalității potrivite.
• CloudTalk este ideal pentru echipele virtuale datorită ușurinței în utilizare, calității ridicate a apelurilor și funcțiilor de monitorizare și coaching de la distanță.

Ce este comunicarea în echipa virtuală?

Atât lucrătorii hibrizi, cât și cei la distanță trebuie să comunice cu colegii lor prin soluții virtuale, deoarece nu se află în același loc.

În sine, a vorbi la telefon cu o persoană cu care lucrați nu reprezintă o comunicare virtuală în echipă. În schimb, termenul descrie o colaborare eficientă, adesea între trei sau mai mulți coechipieri, pentru a lucra la un obiectiv comun.

Vă puteți gândi la aceasta ca la echivalentul digital al muncii în echipă la birou, deoarece ambele se bazează pe conectarea clară și deliberată cu membrii echipei pentru a obține cele mai bune rezultate posibile.

De ce ar trebui să vă intereseze comunicarea eficientă în echipele virtuale

Comunicarea într-un mediu de lucru la distanță poate fi dificilă. Chiar și cu cel mai bun software de videoconferință, nu vă puteți baza pe citirea limbajului trupului celorlalți și poate fi foarte dificil să citiți și să transmiteți cu acuratețe tonul prin text.

Deci, de ce este atât de important să ne concentrăm pe comunicarea eficientă în echipele virtuale?

Răspunsul simplu este că echipele hibride și la distanță nu vor dispărea. Conform unei cercetări recente, 98% dintre lucrătorii intervievați ar dori să lucreze de la distanță – cel puțin o parte din timp – pentru restul carierei lor.

Aceasta înseamnă că a ști cum să comunici eficient în echipe virtuale va fi important chiar și pentru companiile care nu încurajează în prezent munca la distanță.

Echipele virtuale sunt la fel de bune ca și munca lor în echipă și de aceea comunicarea la nivel înalt este absolut vitală. Puteți chiar să atingeți un scor eNPS mai ridicat prin încurajarea canalelor deschise de comunicare și promovarea transparenței.

Provocările comunicării în echipele virtuale: Obstacole de depășit

Nu vom nega faptul că există o mulțime de provocări de comunicare în echipele virtuale.

Pentru a depăși orice dificultăți de comunicare virtuală, trebuie mai întâi să înțelegeți care sunt acestea. Așadar, să trecem la subiect.

Membrii echipei la distanță se pot simți izolați

Angajații care lucrează de la distanță nu au șansa de a merge la birourile colegilor lor pentru o discuție rapidă. Ei pierd elementul social care vine odată cu lucrul într-un spațiu comun, în special dacă lucrează asincron (nu în același timp).

Acest lucru este valabil de două ori mai mult pentru lucrătorii care își petrec tot timpul în birourile de acasă, unde nu se pot bucura de comunicarea față în față cu colegii de echipă.

În același timp, dacă doar unii dintre membrii echipei dvs. sunt la distanță, acești angajați se pot simți excluși din socializarea în grup. Acest lucru poate crea o dinamică internă dificilă în cadrul echipei dvs.

Membrii echipei hibride pot, de asemenea, să simtă puternic această izolare, chiar dacă se înțeleg bine cu ceilalți membri ai echipei atunci când îi văd în persoană. Contrastul dintre a te simți conectat atunci când ești la birou și a fi izolat atunci când ești acasă poate agrava sentimentul de singurătate.

Această izolare subliniază importanța comunicării în echipele virtuale pentru a menține moralul și bunăstarea angajaților.

Poate fi mai dificil de menținut structura

Să menții o întreagă echipă concentrată, implicată și productivă nu este o sarcină ușoară. Obținerea aceluiași rezultat virtual este și mai dificilă.

Un mediu virtual nu se pretează prea bine la o abordare structurată a muncii. Acest lucru se datorează faptului că angajaților de la distanță și hibrizi le place adesea să își structureze propriile zile în mod flexibil, ceea ce, în sine, nu este o problemă. Adevărata provocare începe atunci când ideile fiecăruia cu privire la ceea ce reprezintă o zi de lucru structurată sunt foarte diferite.

Este esențial să știți cum să evaluați sentimentele și nevoile echipei și apoi să creați o structură care să includă toate acestea. Acordarea atenției în acest mod vă va ajuta, de asemenea, să îmbunătățiți reuniunile virtuale și să mențineți colegii de echipă implicați în timpul discuțiilor mai lungi.

Membrii echipei pot avea stiluri de comunicare diferite

Așa cum am menționat mai sus, membrii echipei nu gândesc întotdeauna la fel, ceea ce poate crea situații dificile într-un context la distanță.

În persoană, coechipierii pot avea neînțelegeri din cauza stilurilor diferite de comunicare. Cu toate acestea, atunci când coechipierii pot pur și simplu să discute lucrurile în persoană, situațiile pot fi ușor rectificate.

Aceleași mici neînțelegeri se pot transforma rapid în probleme mai mari la distanță. De exemplu, un lucru aparent simplu precum adăugarea unui emoji la un mesaj poate provoca confuzie.

Cercetările efectuate de Statista au arătat că bărbații și femeile folosesc de obicei emoji în moduri diferite. Această mică diferență în stilul de comunicare poate duce la neînțelegeri, mai ales dacă un anumit emoji nu este folosit pentru a însemna același lucru între două grupuri diferite.

Construirea culturii companiei este mai dificilă

Atunci când luăm în considerare avantajele și provocările comunicării virtuale în echipă, cultura companiei este un subiect de neocolit. Aceasta influențează modul în care angajații lucrează, precum și tipurile de așteptări și recompense care vin odată cu alegerea unei anumite organizații.

Cu toate acestea, construirea culturii companiei la distanță nu este întotdeauna simplă.

Acest lucru se datorează faptului că echipele de la distanță nu se pot baza pe indicatorii culturali convenționali, cum ar fi codurile vestimentare și stilurile de decorare din clădirile de birouri. Fără aceste indicii, poate fi greu de dedus care este cultura, mai ales dacă angajații interacționează în mod regulat doar cu un număr mic de colegi.

Formarea agenților este mai dificilă la mare distanță

Inițierea agenților în mod corect îi pregătește pentru întreaga lor carieră în cadrul companiei dvs. Așadar, este esențial să oferiți cea mai bună formare posibilă agenților.

Managerii virtuali nu se pot uita la agenții pe care îi instruiesc și să știe intuitiv cine are probleme. Explicarea proceselor complicate sau dificile necesită, de asemenea, mai mult timp atunci când stagiarii nu vă pot opri pentru a pune întrebări sau când sunt blocați de o conexiune slabă.

În plus, este dificil să urmăriți în mod structurat performanța noilor agenți atunci când îi gestionați de la distanță. Acest lucru face mai dificilă identificarea concretă a domeniilor care au nevoie de muncă sau a punctelor forte specifice.

Instrumente de comunicare pentru echipele virtuale: Soluțiile care conectează lucrătorii la distanță

Depășirea provocărilor începe prin a vă pregăti pentru succes, ceea ce puteți face prin utilizarea celor mai bune tehnologii de comunicare pentru echipele virtuale.

Să analizăm diferitele tipuri de instrumente de comunicare pentru echipele virtuale și pentru ce sunt acestea mai bune. Acest lucru vă va oferi o idee clară asupra tipurilor de instrumente de care aveți nevoie pentru a vă ajuta propriile echipe la distanță și hibride să prospere.

Software Virtual Call Center

Centrele de apel sunt interfața dintre brandul dvs. și clienții săi, astfel încât, asigurându-vă că folosesc instrumentele potrivite, vă ajută să oferiți cea mai bună experiență acestor clienți.

Software-ul pentru call center virtual este o necesitate pentru companiile cu echipe de agenți și manageri de call center la distanță. Cele mai bune exemple de software pentru call center – cum ar fi CloudTalk – oferă o calitate clară a sunetului, indiferent de locația fizică a agenților dvs.

Acest lucru ajută la furnizarea unei experiențe profesionale a utilizatorului, permițând în același timp agenților să ofere tuturor apelanților servicii excelente de fiecare dată.

Când întreprinderile au nevoie de software virtual pentru call center

Fie că sunteți un manager de call center cu vechime îndelungată, fie că începeți un call center virtual pentru prima dată, software-ul potrivit pentru call center virtual va face toată diferența în afacerea dvs.

Acest tip de software creează un spațiu de lucru virtual pentru angajații dvs., în care managerii pot urmări apelurile, iar membrii echipei se pot conecta atât cu colegii lor, cât și cu clienții.

Spațiile de lucru virtuale aduc echipele mai aproape unele de altele. Acestea facilitează colaborarea și rezolvarea reciprocă a problemelor, ceea ce sporește productivitatea. Acestea sunt, de asemenea, foarte scalabile prin natura lor, ceea ce înseamnă că vă veți pregăti afacerea pentru a se putea dezvolta cu ușurință prin alegerea unui instrument de call center virtual.

Soluții de apelare pentru afaceri

Apelurile telefonice se numără printre canalele de comunicare cele mai benefice pentru echipele virtuale. Acestea sunt instantanee, ceea ce înseamnă că puteți vorbi în timp real și, în același timp, pot fi înregistrate pentru referințe viitoare sau pentru a le împărtăși mai larg.

Soluțiile moderne de apelare pentru întreprinderi utilizează de obicei tehnologia VoIP (Voice over Internet Protocol). Aceasta înseamnă că direcționează apelurile folosind internetul, mai degrabă decât liniile fixe tradiționale sau semnalele celulare.

Apelurile bazate pe VoIP sunt ideale pentru comunicarea și colaborarea internă, deoarece vă permit să efectuați cu aceeași ușurință apeluri locale și internaționale. Tot ce aveți nevoie este o conexiune la internet.

Când companiile au nevoie de soluții de apelare pentru afaceri

Dacă echipele dvs. comunică în mod regulat prin apeluri telefonice, aveți nevoie de o soluție de apeluri de afaceri.

Astfel de soluții permit membrilor echipei dvs. să ajungă cu ușurință unii la alții. Acestea permit managerilor să îi verifice pe membrii echipei prin apeluri rapide, reamintindu-le în același timp tuturor celor din echipă că sunt mai strâns conectați decât ar putea crede.

Acest lucru consolidează legăturile de echipă, ceea ce face comunicarea și colaborarea la distanță mult mai ușoare.

Clienți de e-mail

Un alt element pe care îl veți vedea adesea pe o listă de instrumente de comunicare de top în echipele virtuale este un client de e-mail.

Acestea vă permit să scrieți și să trimiteți e-mailuri, oferind echipelor dvs. o formă mai lentă de comunicare bazată pe text decât mesageria instantanee (mai multe despre aceasta în curând).

Clienții de e-mail ar trebui să le ofere membrilor echipei dvs. o mulțime de opțiuni pentru redactarea și clasificarea corespondenței lor digitale. Este deosebit de important să puteți crea etichete și subfoldere personalizate, astfel încât căsuțele de intrare ale tuturor să rămână bine organizate. De asemenea, este esențial să aveți opțiunea de a marca e-mailurile ca fiind prioritare, deoarece acest lucru ajută la prioritizarea sarcinilor.

De asemenea, veți dori un excelent filtru de spam încorporat pentru a proteja membrii echipei la distanță în timp ce trimit și primesc e-mailuri.

Când companiile au nevoie de clienți de e-mail

Clienții de e-mail strălucesc cu adevărat atunci când este momentul să partajați un mesaj mai lung cu cel puțin un coleg de echipă sau manager.

Deoarece nu sunt instantanee, e-mailurile pot fi editate și perfecționate până când arată exact așa cum doriți. Acest lucru vă permite să personalizați imaginea pe care o proiectați prin e-mailuri, ceea ce contribuie la stabilirea personalității și a atitudinii profesionale în contextul unei echipe virtuale.

Clienții de e-mail sunt utili și în cazul în care echipa dvs. trimite multe invitații, de exemplu la apeluri de vânzări sau întâlniri cu clienții, deoarece acestea pot fi distribuite și acceptate sau refuzate prin e-mail.

Instrumente de mesagerie instantanee

Atunci când vă gândiți cum să îmbunătățiți comunicarea echipei virtuale, este important să priviți dincolo de canalele audio și video. Clienții de e-mail au un rol important în acest sens, dar aveți nevoie și de un echivalent mai rapid și mai instantaneu al acestora.

Aici intervin instrumentele de mesagerie instantanee.

Aproape 90% dintre toți adulții din SUA au declarat într-un sondaj Statista din 2021 că utilizează Facebook Messenger, și aceasta este doar o aplicație de mesagerie instantanee. Aceste instrumente nu sunt doar populare, ci sunt o necesitate la locul de muncă modern, în special pentru lucrătorii la distanță.

Când întreprinderile au nevoie de instrumente de mesagerie instantanee

Instrumentele de mesagerie instantanee permit agenților să ceară ajutor pentru o tichetă dificilă. Ele permit grupurilor de agenți să își pună în comun cunoștințele pentru a oferi cele mai bune soluții la întrebări. Acestea îi ajută pe manageri să verifice cu ușurință și în mod neinvaziv membrii echipei.

Mai presus de toate, acestea creează un spațiu social în care chiar și cel mai izolat lucrător poate asculta de colegii săi, astfel încât aceștia să știe că nu sunt niciodată singuri.

Instrumentele de mesagerie instantanee vin aproape întotdeauna cu funcții de chat de grup, care sunt excelente pentru a discuta subiecte specifice în spații desemnate sau pentru a uni grupuri de angajați. Acest lucru este esențial pentru echipele la distanță.

Soluții de videoconferință

Unele reuniuni se desfășoară cel mai bine față în față, ceea ce poate fi dificil în contextul unei echipe virtuale. Aici intervin soluțiile de videoconferință.

Un instrument de videoconferință există pentru a facilita interacțiunile în timp real între membrii aflați în locații fizice diferite. Vă permite să vedeți și să auziți ceilalți participanți la apel, care, la rândul lor, vă pot vedea și auzi.

Pe scurt, un instrument de videoconferință este răspunsul digital la întâlnirile în persoană.

Când companiile au nevoie de soluții de videoconferință

Știați că există șapte expresii faciale universale care pot fi recunoscute în toate culturile, fără cuvinte?

Pe lângă acestea, există o mulțime de microexpresii și reacții pe care majoritatea oamenilor le pot recunoaște unii la alții. Cu ajutorul soluțiilor de videoconferință, membrii echipei dvs. virtuale vor putea comunica non-verbal, precum și prin cuvinte.

Soluțiile de videoconferință îi ajută pe colegii de echipă să simtă că fac parte dintr-un întreg mai mare, mai degrabă decât o entitate fără chip. Acestea sunt, de asemenea, foarte utile pentru coechipierii cu handicap care nu pot tasta bine sau deloc, precum și pentru membrii echipei care vorbesc în limbajul semnelor.

Instrumente de gestionare a proiectelor

În cele din urmă, instrumentele de gestionare a proiectelor sunt, de asemenea, foarte importante pentru comunicarea echipei virtuale.

Aceste instrumente îi ajută pe manageri să fie cu ochii pe colegii lor de echipă. Ele ajută la delegarea sarcinilor, la colaborarea virtuală și la urmărirea progreselor și evidențiază cine are nevoie de ajutor, precum și ce trebuie prioritizat pentru a respecta termenele limită și a rămâne productivi.

Când întreprinderile au nevoie de instrumente de gestionare a proiectelor

Instrumentele de gestionare a proiectelor sunt cele mai utile pentru echipele virtuale care lucrează împreună la multe proiecte sau pentru cele care acordă prioritate lucrului în colaborare față de proiectele individuale.

Acestea sunt o necesitate pentru managerii care doresc să evite micromanagementul, verificând în același timp suficient de regulat pentru a face o diferență în viața profesională de zi cu zi a colegilor.

10 metode dovedite pentru a stimula comunicarea în echipele virtuale

În continuare, vom prezenta cele mai bune practici de comunicare pentru echipele virtuale, care vă vor ajuta să îmbunătățiți colaborarea în echipă și să promovați o cultură de echipă primitoare și bine conectată.

#1 Investiți în instrumentele potrivite

Primul sfat pe care trebuie să vi-l împărtășim este să căutați instrumente de colaborare pentru echipele virtuale și să vă asigurați că le alegeți pe cele potrivite.

Veți dori să citiți o mulțime de recenzii înainte de a lua o decizie finală. Oamenii se plâng de noile caracteristici sau doar de cele care au fost rezolvate cu ani în urmă? Cum este evaluat serviciul pentru clienți al fiecărui furnizor?

Prețul este un alt factor important. Nu uitați să verificați ce includ pachetele fiecărui furnizor și pentru ce funcții ar trebui să plătiți separat. Uneori, un pachet puțin mai scump este de fapt alegerea cea mai rentabilă, cu condiția să includă mai mult din ceea ce căutați.

De asemenea, merită să profitați de demo-uri și teste gratuite, deoarece acestea vă permit să experimentați produsul în mod direct și să vedeți dacă se potrivește nevoilor dvs.

#2 Definiți obiective și așteptări clare

Dacă colegii dvs. de echipă nu pot răspunde la întrebarea „de ce este importantă comunicarea în echipele virtuale?”, acesta este un semn că nu ați fost suficient de clar în stabilirea obiectivelor și așteptărilor.

Toată lumea ar trebui să știe care sunt orele de lucru de bază și ce înseamnă „a fi disponibil”. Ei trebuie să știe clar ce dispozitive sunt permise și care nu, precum și cui trebuie să raporteze și unde pot obține consiliere.

Fiind cât se poate de clar de la început, vă puteți asigura că toată lumea începe pe aceeași pagină și că angajații sau agenții nu sunt pierduți mai târziu.

#3 Verificați în mod regulat, dar nu faceți micromanagement

Atunci când gestionați angajați de la distanță, trebuie să mergeți pe o linie fină între a fi prea absent și micromanagement.

Instrumentele potrivite vă vor ajuta în acest sens.

Caracteristici precum analiza încorporată și monitorizarea apelurilor și funcționalitatea de coaching facilitează menținerea unei structuri de urmărire a performanței atunci când se lucrează de la distanță. Acestea permit managerilor să verifice în mod discret, astfel încât agenții să știe că sunt sprijiniți, dar să nu se simtă supravegheați în permanență.

#4 Încurajați feedback-ul bidirecțional

Una dintre cele mai importante modalități de îmbunătățire a comunicării în echipele virtuale este să solicitați feedback și să acționați în mod consecvent în consecință.

Managerii trebuie să le spună echipelor lor cum se descurcă, la fel cum angajații ar trebui să poată semnala ceea ce nu funcționează pentru ei.

În acest fel, puteți adopta un model de creștere continuă care să sprijine atât managerii, cât și angajații.

#5 Creați programe de integrare și formare pentru a sprijini munca la distanță

Am menționat că instruirea la distanță poate fi dificilă. Puteți atenua această provocare prin crearea unor module de formare și de integrare specifice pentru lucrătorii la distanță.

Acest lucru este ușor de realizat cu un instrument precum CloudTalk, care vă permite să integrați noi agenți într-o singură zi. Astfel, aceștia pot începe să preia și să efectueze apeluri după doar 24 de ore.

Astfel, vă puteți simplifica și perfecționa procesul de integrare până când îl puteți condensa într-o singură zi de integrare eficientă.

#6 Faceți informațiile ușor accesibile

Nu toată comunicarea trebuie să fie instantanee sau chiar rapidă. De fapt, învățarea asincronă poate fi una dintre cele mai bune modalități de comunicare cu echipele virtuale, deoarece permite fiecăruia să citească și să asimileze informații în propriul ritm.

De aceea, veți dori să vă asigurați că membrii echipei virtuale pot accesa unități partajate pentru documente, baze de cunoștințe, directoare și alte surse de informații.

Cu cât informațiile sunt mai ușor accesibile, cu atât este mai puțin probabil ca oamenii să pună aceleași întrebări de mai multe ori. Acest lucru eficientizează comunicațiile, permițând în același timp angajaților să se ajute singuri.

#7 Alegeți metodele de comunicare potrivite

Nu toate informațiile se pretează la aceleași metode de comunicare.

De exemplu, dacă aveți o listă de verificare a echipei de vânzări la distanță pe care trebuie să o împărtășiți echipei, un e-mail ar putea fi mai eficient decât o întâlnire. Colegii de echipă pot citi din nou un e-mail pentru a se familiariza din nou cu lista de verificare, în timp ce informațiile vorbite nu pot fi reținute la fel de ușor.

Gândiți-vă cu atenție la fiecare informație pe care doriți să o transmiteți și la modul în care o transmiteți. Mai presus de toate, gândiți-vă cum ați dori să primiți aceste informații.

#8 Nu neglijați bunăstarea echipelor dvs.

În persoană, vă puteți da seama cu ușurință dacă cineva nu este în apele sale. Managerii echipelor virtuale, pe de altă parte, trebuie să facă un efort suplimentar și să se străduiască în mod activ să observe comportamentul neobișnuit.

Puteți contribui la reducerea acestui decalaj punând un accent conștient pe bunăstare.

De exemplu, poate fi util să se impună pauze obligatorii, astfel încât angajații să nu se epuizeze ușor. Verificările programate în mod regulat sunt, de asemenea, utile.

De asemenea, ați putea oferi acces la instrumente de bunăstare mentală, cum ar fi aplicații dedicate care permit angajaților să își înregistreze și să vorbească despre sentimentele lor într-un spațiu virtual sigur și privat.

#9 Încurajați activitățile în afara muncii

Unul dintre cele mai bune sfaturi de comunicare pentru echipele virtuale este de a crea alternative digitale la activitățile de echipă din birou.

În timp ce echipele de la birou pot merge la un bar sau la un restaurant după serviciu sau chiar pot pur și simplu discuta la răcitorul de apă, echipele virtuale nu au integrată în structura lor această comunicare de team-building.

Cu toate acestea, aceste activități care nu țin de muncă sunt esențiale pentru cultură și moral – așa că încurajați-le dacă doriți ca echipa dvs. să se simtă conectată și unită.

#10 Evaluarea și îmbunătățirea continuă a proceselor

Lumea muncii la distanță este în continuă schimbare și evoluție, ceea ce înseamnă că trebuie să te dezvolți odată cu ea.

Mereu sunt create și adoptate noi instrumente și procese, astfel încât și abordarea dvs. față de procesele de lucru la distanță ar trebui să se schimbe în permanență. Continuați să monitorizați și să modificați lucrurile până când le faceți bine. Apoi, atunci când apar noi schimbări, începeți procesul din nou.

O bună comunicare în cadrul echipei virtuale este esențială pentru productivitate

Prin perfecționarea practicilor de comunicare ale echipelor virtuale, puteți duce productivitatea lucrătorilor dvs. la distanță la noi cote.

De aceea, merită să investești timp și resurse în optimizarea comunicării echipei tale virtuale: Fără aceasta, echipele dvs. nu pot fi cele mai bune.

O comunicare puternică creează echipe eficiente și motivate, care fac totul la timp și la un standard ridicat, de fiecare dată.

Cu CloudTalk, puteți începe să revoluționați comunicarea echipei dvs. virtuale în câteva minute. Pur și simplu începeți cu o demonstrație și veți fi gata să faceți o schimbare!