Viitorul comunicațiilor: Numerele VoIP și modul lor de funcționare

Conform sondajelor interne ale Telzio, o companie medie poate economisi între 30 și 50 % din costuri prin trecerea la VoIP. Un număr VoIP oferă o combinație de flexibilitate, eficiență a costurilor și funcționalități avansate.

Spre deosebire de liniile telefonice tradiționale, VoIP utilizează internetul pentru a permite efectuarea de apeluri de pe orice dispozitiv cu acces la internet – îmbunătățindu-vă conectivitatea fără a vă bloca.

Dacă vă place să vedeți astfel de cifre pentru compania dumneavoastră, citiți mai departe!

Principalele concluzii:

• Numerele VoIP oferă flexibilitate și reduceri de costuri, permițând efectuarea de apeluri de oriunde există o conexiune la internet. Nu există limite geografice sau costuri suplimentare.
• Numerele VoIP pot include opțiuni gratuite și de vanitate pentru branding…
• Dacă sunteți preocupat de securitatea numerelor VoIP și doriți să respectați reglementările legale, ar trebui să alegeți un furnizor care utilizează criptare, metode de conectare sigure și își actualizează periodic software-ul.

Ce este un număr VoIP?

Un număr VoIP funcționează ca un număr de telefon obișnuit, dar utilizează o conexiune la internet pentru funcționarea sa. Spre deosebire de numerele tradiționale care sunt legate de o locație fixă, numerele Voice over IP sunt legate de utilizator. Acest lucru înseamnă că vă puteți utiliza numărul din orice locație prin intermediul oricărei aplicații telefonice VoIP care este compatibilă atât cu dispozitivele mobile, cât și cu calculatoarele.

VoIP vs. Linie fixă

VoIP utilizează tehnologia internetului pentru a efectua apeluri, oferind costuri mai mici, funcții avansate precum apeluri video și mesagerie, precum și flexibilitatea de a efectua apeluri de pe diverse dispozitive oriunde există o conexiune la internet.

Telefoanele fixe tradiționale se bazează pe infrastructura de cabluri de cupru. Acestea sunt cunoscute pentru fiabilitatea și calitatea lor constantă, dar tind să fie mai scumpe, în special pentru apelurile interurbane, și să ofere mai puține funcții avansate.

În timp ce VoIP este excelent pentru a crește și a lucra cu instrumente digitale, telefoanele fixe rămân o opțiune bună pentru oricine dorește apeluri simple și fiabile fără a depinde de internet.

Aflați mai multe despre cum se poate compara VoIP cu telefonia fixă.

Cum funcționează numărul VoIP?

Tehnologia VoIP funcționează prin transformarea dispozitivelor bazate pe date, cum ar fi un computer sau o tabletă, în telefoane de pe care puteți efectua apeluri. Un număr VoIP este, prin urmare, un număr virtual și aveți nevoie de acces stabil la internet pentru a-l utiliza.

Odată configurat, puteți iniția apeluri de ieșire și primi apeluri de intrare prin intermediul internetului sau al rețelei VoIP, ocolind rețeaua telefonică publică comutată convențională (PSTN) care funcționează prin linii telefonice.

Cu numerele de telefon VoIP obțineți, de asemenea, flexibilitatea de a iniția apeluri în întreaga lume fără costuri suplimentare. Utilizând soluții precum CloudTalk, care oferă 160+ numere internaționale, vă puteți eficientiza comunicarea de afaceri fără bariere geografice.

Tipuri de numere VoIP

Un avantaj semnificativ al VoIP este capacitatea de a utiliza diferite tipuri de numere. Fiecare tip oferă beneficii unice, adaptate la diferite strategii de afaceri, modele operaționale și abordări privind implicarea clienților.

Iată o privire mai atentă asupra acestor tipuri:

1. Numere VoIP fixe (geografice)

Aceste numere sunt asociate cu o anumită locație geografică sau cod de zonă, cum ar fi +1 pentru SUA sau +44 pentru Regatul Unit. Acestea sunt ideale pentru întreprinderile sau persoanele fizice care doresc să mențină o prezență locală într-un anumit oraș, regiune sau țară.

Făcând ca afacerea dvs. să pară locală și ușor accesibilă, clienții simt că au de-a face cu cineva din zona lor locală, ceea ce le sporește încrederea în dvs.

Un exemplu ar fi o agenție imobiliară din Los Angeles care utilizează un număr VoIP fix cu un indicativ de zonă LA pentru a-și consolida prezența pe piața locală, chiar dacă agenții săi operează din locații diferite.

2. Numere VoIP nefixate (negeografice)

Aceste numere VoIP nu sunt legate de o anumită locație geografică. Ele oferă flexibilitate pentru întreprinderile și persoanele fizice care își desfășoară activitatea la nivel național sau global. Puteți fi sigur că numărul dvs. de contact rămâne consecvent, indiferent de locul în care vă mutați dvs. sau afacerea dvs. Numerele locale vă permit, de asemenea, să economisiți bani prin reducerea tarifelor interurbane.

De exemplu, un reprezentant de vânzări care călătorește frecvent poate utiliza un număr non-geografic pentru a se asigura că clienții îl pot contacta oriunde, fără a fi nevoie să schimbe informațiile de contact.

3. Numere gratuite

Numerele gratuite permit apelanților să ajungă la întreprinderi fără a fi taxați pentru apel, indiferent de locația apelantului.

Aceste numere încep de obicei cu prefixe precum 800, 888, 877 în SUA sau 0800 sau 0808 în Regatul Unit.

Puteți utiliza astfel de numere dacă doriți să oferiți asistență sau servicii clienților dvs. fără a taxa apelantul. Procedând astfel, reduceți la minimum reticența clientului de a efectua un apel.

Un centru național de asistență pentru clienți utilizează adesea un număr gratuit pentru a încuraja clienții de oriunde din țară să sune pentru a adresa întrebări sau probleme, fără a se preocupa de tarifele de lungă distanță.

4. Numere de vanitate

Numerele vanity scriu un cuvânt sau o frază pe tastatură sau prezintă o secvență de numere ușor de reținut. Acestea sunt de obicei utilizate în scopuri de branding sau de marketing.

Atunci când doriți să vă creșteți gradul de recunoaștere și reamintire a mărcii în rândul publicului țintă, atunci un număr de vanitate este o alternativă memorabilă la cifrele aleatorii, ceea ce îl transformă într-un instrument de marketing puternic.

De exemplu, un serviciu de livrare a florilor utilizează 1-800-FLOWERS ca număr de vanitate, făcând astfel mai simplu pentru clienți să își amintească și să contacteze afacerea atunci când doresc să comande flori.

4 Avantajele unui număr VOIP

Un număr VoIP este deosebit de atrăgător pentru întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri). Până în 2025, IMM-urile vor crește probabil cu peste 15% pe piața VoIP. Un raport al Blueface arată că 61% dintre companii au trecut deja la un sistem bazat pe VoIP după ce le-a expirat contractul cu operatorii de telefonie fixă.

Principalele beneficii ale numerelor de telefon VoIP:

#1 Economisiți costuri

Utilizarea tehnologiei VoIP se traduce prin reduceri substanțiale ale costurilor. Atunci când utilizați internetul pentru comunicarea vocală, ocoliți infrastructurile tradiționale de telecomunicații și reduceți costul apelurilor interurbane și internaționale.

Un start-up, de exemplu, poate aloca apoi fondurile economisite din reducerea costurilor de comunicare către inițiative de inovare și creștere.


S-ar putea să suferiți ca PlanRadar de limitările numerelor de telefon fixe, de lipsa numerelor de telefon internaționale pentru țările dorite și de calitatea slabă a apelurilor. CloudTalk a oferit PlanRadar o soluție VoIP personalizată și flexibilă care a transformat comunicarea PlanRadar și i-a ajutat să își atingă obiectivele. Aceștia au înregistrat o creștere de 70% a eficienței în gestionarea apelurilor și o creștere de 20% a productivității echipei, ceea ce a condus la o creștere uimitoare de 122% a volumului de apeluri.

#2 Acceptă flexibilitatea

Flexibilitatea inerentă a VoIP vă permite să efectuați și să primiți apeluri de oriunde din lume de pe orice dispozitiv conectat la internet, cum ar fi smartphone-uri, laptopuri sau telefoane VoIP.

Echipele de vânzări pot rămâne conectate cu clienții și cu biroul, indiferent dacă lucrează de acasă, în tranzit sau la sediul unui client, asigurându-se că nu ratează nicio oportunitate.

O companie cu o forță de muncă globală, care utilizează VoIP pentru a oferi condiții de lucru flexibile, poate atrage talente de top din întreaga lume.

#3 Utilizați funcții avansate

În plus, tehnologia VoIP vine cu funcții avansate precum Redirecționarea apelurilor, Mesagerie vocală către e-mail și transcrierea apelurilor cu ajutorul AI, care pot îmbunătăți productivitatea și colaborarea. O corporație multinațională poate utiliza conferințele online pentru a organiza întâlniri regulate pe toate continentele, îmbunătățind colaborarea și reducând în același timp costurile de deplasare.

#4 Sprijiniți creșterea cu scalabilitate

Pe măsură ce afacerea dumneavoastră evoluează, la fel se întâmplă și cu nevoile dumneavoastră de comunicare. Serviciile VoIP se adaptează cu ușurință la creștere, permițându-vă să adăugați sau să eliminați linii și servicii fără modificări complexe ale infrastructurii.

De exemplu, o companie de comerț electronic care se extinde rapid poate adăuga fără efort noi linii de servicii pentru clienți în timpul sezonului de vârf al cumpărăturilor.
Un studiu realizat de McKinsey a arătat că lipsa unor soluții software scalabile ar putea costa întreprinderile între 8% și 28% în pierderi de venituri.

• Îmbunătățiți implicarea clienților

VoIP îmbunătățește interacțiunile cu clienții prin rutarea sofisticată a apelurilor, răspuns vocal interactiv (IVR) și mesaje personalizate în așteptare, asigurându-se că solicitările clienților sunt tratate eficient și profesional.

O afacere cu amănuntul, de exemplu, implementează un sistem IVR pentru a direcționa apelurile clienților către departamentul corespunzător, reducând timpii de așteptare și îmbunătățind satisfacția clienților.

• Utilizarea capacităților de integrare

Capacitatea de a se integra cu o gamă largă de aplicații de afaceri și sisteme CRM înseamnă că VoIP poate simplifica operațiunile de afaceri, poate îmbunătăți gestionarea datelor și interacțiunile cu clienții.

Un furnizor de servicii medicale, de exemplu, își poate integra sistemul VoIP cu software-ul de gestionare a pacienților pentru a eficientiza programarea, reamintirea și urmărirea programărilor.

Cum să obțineți un număr VOIP

Configurarea numerelorVoIP este simplă și adesea mai ieftină decât numerele de telefon tradiționale. Majoritatea sistemelor VoIP sunt gestionate în afara locației, reducând sau eliminând nevoia de echipamente în incinta dumneavoastră.

Iată cum să faceți acest lucru în 6 pași detaliați:

Pasul 1: Identificați nevoile dvs. de afaceri

Evaluați de ce are nevoie cu adevărat afacerea dvs. de la sistemul său de comunicații. Luați în considerare importanța raportului cost-eficacitate, a măsurilor de securitate robuste, a fiabilității constante și a serviciilor de înaltă calitate.

Verificați recenziile online privind calitatea asistenței pentru clienți de la diferiți furnizori. CloudTalk, de exemplu, este cunoscut pentru un timp de răspuns de mai puțin de un minut.

Pasul 2: Selectarea furnizorului și a planului ideal

Cercetați și alegeți un furnizor care să corespundă cerințelor dumneavoastră specifice.

De exemplu, companii precum CloudTalk oferă diverse planuri pentru a se potrivi diferitelor dimensiuni și nevoi de afaceri. Un plan personalizat este deosebit de util pentru întreprinderile cu cerințe unice, deoarece permite o configurare mai personalizată.

Pasul 3: Obțineți numărul VoIP

După ce vă decideți asupra unui furnizor, veți lucra cu un Customer Success Manager (CSM) care vă va ghida prin procesul de obținere a numărului VoIP. De obicei, acest pas are loc rapid după ce v-ați angajat la un plan, permițând o tranziție rapidă la comunicațiile VoIP. Puteți obține un nou număr VoIP sau, dacă doriți să vă păstrați numărul de telefon actual, alegeți un furnizor care oferă portabilitatea numărului.

Pasul 4: Configurați sistemul VoIP

Cu numărul VoIP în mână, următoarea mișcare este să vă configurați sistemul. Configurați noul număr de telefon VoIP și asigurați-vă că dispozitivele dvs. sunt pregătite să efectueze și să primească apeluri. Acest pas este esențial pentru a putea utiliza întreaga gamă de funcții VoIP.

Pasul 5: Implementarea software-ului sau hardware-ului necesar

Implementați software-ul VoIP pe toate dispozitivele dvs. sau instalați telefoane compatibile VoIP, după cum este necesar. Mulți furnizori oferă, de asemenea, aplicații mobile, facilitând integrarea funcționalității VoIP în utilizarea mobilă de zi cu zi.

Pasul 6: Testați și validați configurația dvs.

În cele din urmă, testați complet noul număr VoIP și noul sistem. Efectuați mai multe apeluri de test pentru a verifica claritatea sunetului și funcționalitatea oricăror caracteristici speciale pe care le-ați configurat. Faza de testare asigură că comunicațiile dvs. de afaceri vor funcționa fără probleme și eficient.

Securitatea și conformitatea numerelor VoIP

Ca toate tehnologiile conectate la internet, VoIP este vulnerabil la utilizarea abuzivă de către infractorii cibernetici și escrocii care urmăresc să vă afecteze afacerea.

Atacatorii care piratează sistemul dvs. de telefonie pot asculta conversațiile, pot acumula facturi telefonice mari sau pot fura date importante despre afacerea și clienții dvs. Răul lor nu se termină aici; ei pot folosi informațiile furate pentru a imita afacerea dvs. sau pot cere o răscumpărare amenințând cu divulgarea de detalii confidențiale.

Vestea bună este că securizarea apelurilor și a datelor se poate realiza prin practici de securitate cibernetică de bază.

Iată cum întreprinderile pot face față acestor provocări:

#1 Criptare și conexiuni securizate

Utilizați criptarea end-to-end pentru toate apelurile VoIP pentru a proteja datele de interceptare. Aceasta vă va proteja informațiile sensibile de intruziunile cibernetice. În cazul în care comunicarea dvs. este interceptată, criptarea robustă o face indescifrabilă pentru atacatori.

#2 Metode puternice de autentificare

Implementați protocoale solide de autentificare pentru accesarea sistemelor VoIP. Asigurați crearea de parole puternice și unice pentru fiecare dispozitiv conectat la sistemul VoIP. Autentificarea cu mai mulți factori (MFA) adaugă un nivel suplimentar de securitate, reducând semnificativ riscul de acces neautorizat.

#3 Actualizări periodice ale software-ului

Mențineți cele mai recente actualizări pentru toate programele și instrumentele utilizate. Furnizorii de servicii VoIP depun eforturi susținute pentru a proteja informațiile stocate și transmise pe platformele lor împotriva amenințărilor informatice. În sistem sunt implementate diverse funcții de securitate, care sunt evaluate constant pentru a descoperi eventualele lacune de securitate. Întreținerea și actualizările regulate contribuie la protejarea sistemului împotriva noilor amenințări.

#4 Conformitatea cu reglementările

Rămâneți la curent cu reglementările privind utilizarea VoIP, cum ar fi GDPR în Europa pentru protecția datelor și TCPA în SUA pentru practicile de telemarketing. Asigurarea conformității ajută la evitarea sancțiunilor legale și sporește încrederea clienților.

#5 Infrastructură de rețea securizată

Protejați-vă rețeaua cu firewall-uri, programe antivirus și sisteme de detectare a intruziunilor. Efectuați evaluări frecvente ale securității rețelei dvs. pentru a identifica și corecta vulnerabilitățile.

#6 Formarea și conștientizarea angajaților

Informează-ți echipa cu privire la fraudele VoIP, atacurile DDoS și schemele Vishing care ar putea compromite sistemul tău VoIP. Este mai puțin probabil ca angajații bine informați să expună din greșeală sistemul dvs. la riscuri.

Concluzie

Scalabilitatea VoIP asigură faptul că aceasta poate crește odată cu afacerea dumneavoastră, adaptându-se nevoilor în schimbare fără a fi nevoie de upgrade-uri hardware costisitoare. Cu combinația sa de eficiență, versatilitate și rentabilitate, tehnologia VoIP este o investiție strategică pentru orice organizație care dorește să își optimizeze infrastructura de comunicații.