Ce este Hosted PBX, cum funcționează și de ce afacerea dumneavoastră ar putea avea nevoie de el?

Telefonul fix tradițional devine din ce în ce mai învechit – până în punctul în care unele țări îl elimină complet. Ca răspuns, multe întreprinderi s-au orientat către PBX-ul găzduit, făcând ca dimensiunea pieței să explodeze până la 63 de miliarde de dolari.

Și trecând la PBX-ul găzduit, aceștia culeg unele beneficii destul de interesante: De exemplu, economii de costuri, flexibilitate la distanță și caracteristici bogate, bazate pe inteligență artificială.

Așadar, este timpul să urmați exemplul? Lăsați-ne să vă prezentăm argumentele în favoarea PBX-ului găzduit pentru a vă ajuta să luați o decizie în cunoștință de cauză.

Principalele concluzii:

• Un PBX găzduit este un sistem de telefonie pentru gestionarea apelurilor, care este găzduit departe de sediul afacerii dvs. de către un furnizor terț.
• Pentru a utiliza soluțiile PBX găzduite aveți nevoie de un furnizor, de o conexiune la internet și de orice dispozitiv VoIP (telefon, computer desktop, tabletă etc.).
• Hosted PBX este mai ușor de configurat, mai eficient din punct de vedere al costurilor, mai scalabil și mai rezistent la viitor decât o alternativă tradițională, la fața locului.
• Atunci când alegeți un furnizor de PBX găzduit, ar trebui să luați în considerare caracteristicile, planurile tarifare, asistența și ușurința cu care soluția lor se integrează cu alte instrumente de afaceri.

Ce este Hosted PBX?

O soluție PBX găzduită oferă o serie de funcționalități și beneficii, pe care le vom explora imediat. Totuși, pentru a înțelege ce este PBX-ul găzduit, trebuie mai întâi să înțelegeți ce este PBX-ul.

Ce este un PBX (Private Branch Exchange)?

Un Private Branch Exchange este un sistem telefonic privat de afaceri pe care companiile îl folosesc pentru a conecta și direcționa apelurile interne și externe.

Mai mulți utilizatori pot fi conectați la o singură linie și direcționați prin intermediul extensiilor lor unice. Acest lucru vă permite să efectuați apeluri interne gratuite și să direcționați apelurile primite la locul potrivit prin intermediul unui singur număr de telefon.

Sistemele PBX sunt disponibile în trei variante principale: PBX tradițional, IP PBX și PBX găzduit.

• PBX-ul tradițional este un sistem local care se conectează la rețeaua telefonică publică comutată (PSTN). Acestea utilizează linii telefonice fizice, analogice, pentru a transmite date vocale.
• IP PBX, sau PBX digital, utilizează VoIP pentru a transmite apelurile prin intermediul unei conexiuni la internet. Acesta poate fi instalat la biroul dvs. sau în locația unui furnizor terț, unde este furnizat ca un serviciu IP PBX găzduit.
• Apoi există sistemele de telefonie PBX găzduite, pe care le vom explora mai în detaliu în continuare.

Ce înseamnă pentru un PBX să fie „găzduit”?

Un PBX găzduit – cunoscut uneori și sub numele de HPBX – este un sistem telefonic virtual găzduit în afara sediului de către un furnizor de servicii terț. Acesta utilizează tehnologia Voice over Internet Protocol (VoIP) care permite companiilor să efectueze și să gestioneze apeluri pe internet.

Acest lucru înseamnă, în esență, că sistemul dvs. de telefonie este găzduit în afara locației de către un furnizor de servicii, mai degrabă decât la locația fizică a afacerii dvs.

Furnizorul găzduit este responsabil de instalare, configurare, gestionare și întreținere, reducând semnificativ costurile de afaceri și crescând productivitatea.

Ce face PBX și cum funcționează?

Sarcina fundamentală a unui PBX este de a conecta, direcționa și gestiona apelurile interne și externe. Pentru a îndeplini această sarcină, un sistem telefonic PBX găzduit se bazează pe trei componente principale: Un furnizor de PBX găzduit, o conexiune la internet și dispozitive compatibile VoIP.

1. Un furnizor PBX găzduit
   Un furnizor PBX găzduit este serviciul pe care îl utilizați pentru a „găzdui” sistemul dvs. PBX. Cu alte cuvinte, ei stochează toate echipamentele dvs. în centrele lor de date private. Ei se ocupă de aspectele tehnice complicate, cum ar fi configurarea, operarea și întreținerea continuă. De asemenea, ei sunt responsabili pentru asigurarea unor comunicații de înaltă calitate, sigure și fiabile.
   
2. O conexiune la internet
   Pentru a utiliza serviciile VoIP PBX găzduite, aveți nevoie de o conexiune la internet fiabilă, de mare viteză și cu lățime de bandă suficientă. De ce? Deoarece dacă conexiunea dvs. la internet nu este fiabilă sau este lentă, calitatea apelurilor dvs. va scădea și clienții dvs. vor fi frustrați.
   
   Din fericire, conexiunea la internet pe care o aveți deja ar trebui să fie suficient de bună. Vă recomandăm o viteză minimă de internet de 100 kbps per utilizator.
   
3. Dispozitiv compatibil VoIP
   Un dispozitiv compatibil VoIP este orice dispozitiv care vă permite să efectuați apeluri prin internet. Astfel, pe lângă telefoanele de birou și telefoanele mobile VoIP, vă puteți folosi și desktop-ul sau laptopul.

Trunking SIP: O alternativă la Hosted PBX

Dacă utilizați un sistem PBX tradițional la fața locului, dar nu vă simțiți pregătit să treceți complet la cloud, puteți apela la trunking-ul SIP (Session Initiation Protocol).

Trunking-ul SIP oferă întreprinderii dvs. capabilități și beneficii VoIP, fără a fi nevoie să vă revizuiți întregul PBX local. Aceasta presupune înlocuirea liniilor telefonice analogice existente cu trunchiuri SIP, care sunt în esență linii telefonice digitale.

Tronsoanele SIP convertesc datele de voce (precum și video, e-mail, SMS și altele) în pachete digitale condensate care sunt trimise la destinația finală prin internet.

Furnizorii de trunchiuri SIP vă găzduiesc trunchiurile SIP la sediul lor. Dar, spre deosebire de un sistem PBX complet găzduit în cloud, păstrați și gestionați în continuare echipamentul PBX existent. Acesta este adesea denumit sistem PBX hibrid sau PBX găzduit de VoIP.

Configurarea SIP trunking este mai complexă și mai costisitoare decât configurarea unui sistem PBX complet găzduit în cloud.

Va trebui să vă configurați tronsoanele SIP pentru a funcționa cu PBX-ul existent. De asemenea, trebuie să instalați și să configurați punctele finale SIP și traversarea firewall-ului. Prin urmare, trunking-ul SIP este în general recomandat întreprinderilor cu sisteme de telefonie complexe care doresc să migreze ușor în cloud.

Beneficiile Hosted PBX

Care sunt avantajele PBX-ului găzduit în comparație cu omologul său tradițional? Să discutăm.

Este mai ușor de configurat și de întreținut

Pentru a vă configura cu un sistem de telefonie tradițional, trebuie să instalați și să configurați o mulțime de echipamente costisitoare. Și, dacă ceva se strică sau devine învechit, trebuie să dețineți – sau să angajați – expertiza pentru a-l repara sau actualiza. Acest lucru face ca configurarea și întreținerea să fie complicate.

Furnizorii de sisteme PBX găzduite elimină acest stres, ocupându-se pentru dvs. de toate operațiunile de instalare, configurare și întreținere. Spre deosebire de un sistem PBX tradițional, a cărui configurare poate dura săptămâni, un PBX găzduit poate fi funcțional în câteva zile.

Cu CloudTalk, de exemplu, vă puteți configura întregul sistem de telefonie în doar câteva ore, minimizând timpul de inactivitate și sporind productivitatea.

Oferă reduceri de costuri

Costurile inițiale sunt de obicei mult mai mici dacă optați pentru PBX găzduit. Nefiind necesară nicio infrastructură la fața locului în afară de telefoanele și routerele VoIP, puteți profita de avantajele VoIP cu un buget redus.

Nu este nevoie să angajați echipe IT pentru a configura și întreține sistemul dvs. PBX găzduit. Iar angajații dvs. își pot folosi chiar și propriile telefoane.

Dacă optați pentru un sistem PBX tradițional, vă așteaptă o investiție considerabilă. Numai serverele PBX pot costa mii de dolari, iar apoi trebuie să luați în considerare costurile de instalare, configurare și întreținere pentru toate echipamentele dvs. la fața locului.

Desigur, economiile exacte pe care le veți obține vor varia. Serviciile PBX găzduite oferă, de obicei, pachete de abonament diferențiate care includ diferite caracteristici. Astfel, costul soluției dvs. va depinde de nevoile afacerii dvs.

De ce să nu consultați ghidul nostru detaliat privind prețurile sistemelor de telefonie pentru afaceri pentru a vă face o idee mai bună despre modul în care variază planurile tarifare ale furnizorilor?

Oferă o gamă mai largă de caracteristici

Dacă doresc să rămână competitive, serviciile PBX găzduite trebuie să ofere clienților lor experiențe de apel optimizate. Prin urmare, soluțiile găzduite oferă o serie de caracteristici puternice dincolo de funcționalitățile de apelare de bază furnizate de PBX-ul tradițional.

Să luăm ca exemplu soluția de apeluri de afaceri de la CloudTalk. Aceasta oferă o selecție de caracteristici bazate pe inteligență artificială, inclusiv răspuns vocal interactiv (IVR), notificări automate ale apelurilor, transcrierea apelurilor și multe altele pentru a răspunde nevoilor moderne de comunicare în afaceri.

Mai potrivite pentru lucrul la distanță și hibrid

Furnizorii de PBX găzduit permit angajaților să descarce un software pe desktop-ul, laptopul sau dispozitivul mobil de acasă. Acest software poate transforma dispozitivul de la distanță într-un sistem complet de telefonie pentru afaceri, cu aceleași capacități ca telefoanele de birou VoIP.
Acest lucru înseamnă că angajații pot efectua și răspunde la apeluri de serviciu din orice locație. Puteți chiar să configurați transferuri de apeluri pentru a vă asigura că apelurile primite sunt întotdeauna direcționate către un dispozitiv disponibil al angajatului, fie că este vorba de telefonul de birou sau mobil.

Pe de altă parte, un sistem PBX tradițional îi ține pe angajați la birourile lor. Așadar, acesta este un avantaj uriaș al alternativei găzduite dacă doriți să permiteți lucrul de la distanță și hibrid.

Mai ușor de personalizat și de scalat în sus și în jos

Costurile ascunse ale software-ului și hardware-ului care nu pot fi scalate se pot acumula rapid. Deoarece PBX-ul găzduit nu se bazează pe o infrastructură fizică rigidă, este în mod inerent mai scalabil și răspunde bine la nevoile de afaceri fluctuante.

De exemplu, dacă trebuie să adăugați utilizatori în sezoanele de vârf, puteți face acest lucru fără a achiziționa echipamente noi costisitoare. Și, dacă cererea scade, puteți reduce din nou dimensiunea fără să vă faceți griji cu privire la costurile generale.

De asemenea, puteți adăuga funcții noi și defini reguli noi fără a fi nevoie să fiți un expert sau să angajați unul.

Cu o soluție precum CloudTalk, de asemenea, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la instruirea extinsă și consumatoare de timp a noilor agenți. Soluția noastră pentru apeluri de afaceri este concepută cu o interfață ușor de utilizat. Odată ce v-ați extins, noii membri ai echipei dvs. pot începe rapid.

Integrare mai simplă cu stiva de tehnologie existentă

Furnizorii de sisteme PBX găzduite oferă de obicei integrări cu cele mai vitale instrumente de afaceri din pachetul dvs. de tehnologie. De exemplu, CloudTalk vă oferă integrări cu un singur clic cu CRM-ul, software-ul de automatizare a vânzărilor, instrumentele de business intelligence și multe altele.

De ce este acest lucru atât de avantajos?

Integrările simplifică fluxurile de lucru prin centralizarea diferitelor aplicații de afaceri pe o singură platformă. În loc să comutați între aplicații, puteți accesa funcționalitățile de care aveți nevoie într-un singur loc, ușor accesibil.

De exemplu, integrarea HubSpot de la CloudTalk. Puteți sincroniza HubSpot CRM pentru a accesa datele clienților – date demografice, achiziții anterioare, istoricul comunicărilor etc. – pentru toate apelurile primite, chiar în CloudTalk. Și, efectuați și primiți apeluri direct în HubSpot.

Vă ajută să vă asigurați viitorul stivei de tehnologie

Rețelele de telefonie bazate pe infrastructura hardware tradițională (cum ar fi liniile fixe) încep să ajungă la sfârșitul duratei lor de viață. Acestea sunt în funcțiune de mulți ani, suferă de o uzură considerabilă și au devenit din ce în ce mai costisitoare la întreținere.

Prin urmare, guvernele din întreaga lume au decis că nu este rentabil să continue să întrețină aceste rețele. Acesta este motivul pentru care Marea Britanie, de exemplu, elimină treptat PSTN, întreruperea completă fiind programată pentru 2025. Aceasta face parte din inițiativa guvernului britanic de a trece complet de la liniile telefonice analogice la cele digitale.

Și nu sunt singurele. Australia, Noua Zeelandă și Danemarca se numără printre celelalte țări care intenționează să renunțe treptat la PSTN. Așadar, riscați să vă folosiți tehnologia învechită pentru comunicațiile de afaceri dacă rămâneți cu PBX-ul tradițional.

Hosted PBX utilizează tehnologia modernă VoIP pentru a permite efectuarea de apeluri prin internet. Nu numai atât, dar furnizorii își actualizează în permanență sistemele pentru a oferi utilizatorilor cele mai noi caracteristici și capacități la cerere.

Ca rezultat, sistemele PBX găzduite sunt pregătite pentru viitor, ajutându-vă să obțineți sustenabilitate, competitivitate și creștere pe termen lung.

PBX On-Premises vs. PBX găzduit

PBX-ul local este o soluție costisitoare, rigidă, cu capacități limitate de apelare, care se luptă să satisfacă cererile mediului de afaceri modern.

Hosted PBX este eficient din punct de vedere al costurilor, flexibil și bogat în funcții avansate care susțin comunicarea colaborativă și orientată către client.

Iată o comparație față în față pentru a vă ajuta să vedeți diferențele:

Ce să luați în considerare atunci când alegeți un furnizor PBX găzduit

Ce ar trebui să căutați la o gazdă PBX? Să trecem în revistă lucrurile cheie de care trebuie să țineți cont atunci când comparați furnizorii de PBX găzduit:

Atenție la calitatea apelurilor

Având în vedere că se pune atât de mult accent pe oferirea de experiențe de apelare rapide și convenabile, este ușor ca calitatea apelurilor să devină un aspect secundar.

Cu toate acestea, am cercetat importanța calității apelurilor pentru întreprinderi și am descoperit că 42% dintre clienți vor evita să apeleze serviciul de asistență pentru clienți al companiei dvs. după ce se confruntă cu probleme legate de calitatea audio.

Și nu doar clienții dvs. pot renunța, ci și angajații. Problemele legate de calitatea audio distrag și frustrează angajații. Le strică concentrarea și eficiența, făcându-le mai greu să aibă conversații productive.

De fapt, calitatea slabă a apelurilor ar putea costa compania dvs. 6.000.000 de dolari în fiecare an numai în muncă pierdută.

Alegeți un furnizor de PBX găzduit care prioritizează în mod constant calitatea apelurilor. Cei mai buni furnizori ar trebui să aibă o infrastructură de servere distribuită la nivel global, să ofere monitorizare în timp real a calității apelurilor și să ia măsuri pentru a garanta o latență scăzută și pentru a reduce la minimum timpii morți.

Asigurați-vă că aveți o gamă largă de numere de telefon pentru afaceri

Nu trebuie să aveți un sediu fizic într-o țară pentru a stabili o prezență locală acolo. Tot ce vă trebuie este un număr de telefon local. Dar furnizorul dvs. de PBX găzduit oferă numere locale și numere gratuite în țările în care operați?

Căutați un furnizor cu o disponibilitate largă de numere de telefon pentru afaceri. CloudTalk este în prezent lider de piață cu numere de telefon disponibile în peste 160 de țări.

Explorați caracteristicile și funcționalitățile disponibile

Înainte de a începe să comparați furnizorii, întocmiți o listă cu caracteristicile și funcționalitățile de care afacerea dumneavoastră are nevoie într-un sistem PBX găzduit.

Identificați caracteristicile esențiale și cele de care aveți nevoie, astfel încât să puteți verifica dacă preferatele dvs. au caracteristicile de care aveți nevoie pentru a vă atinge obiectivele de afaceri.

Și nu uitați, soluția cu cele mai multe caracteristici nu este neapărat cea mai bună. Dacă plătiți mai mult pentru o grămadă de funcții sofisticate pe care nu le veți folosi niciodată, nu veți obține cele mai bune rezultate pentru banii dvs.

Examinați planurile de stabilire a prețurilor și raportul calitate-preț pe care acestea îl oferă

Majoritatea furnizorilor de PBX găzduit oferă trei sau patru planuri tarifare pentru a se potrivi diferitelor nevoi și bugete. De exemplu, aceștia ar putea avea un PBX pentru întreprinderi mici, un PBX pentru întreprinderi mijlocii și un PBX pentru întreprinderi mari, toate cu caracteristici diferite.

Faceți câteva cumpărături pentru a găsi planul care oferă cel mai bun raport calitate/preț.

Priviți dincolo de taxa lunară de abonament pentru a determina valoarea pe termen lung. Are soluția caracteristici care vor eficientiza operațiunile și vor conduce la economii de costuri? Ce ziceți de capacitățile bazate pe inteligență artificială care îmbunătățesc experiența, satisfacția și veniturile clienților?

Nu uitați, puteți oricând să faceți upgrade sau downgrade în funcție de nevoile dvs. de afaceri. Așadar, evaluați toate planurile de tarifare oferite de furnizorul ales pentru a vă asigura că vă pot susține nevoile pe măsură ce vă dezvoltați.

Căutați integrări cu instrumentele dvs. de afaceri existente

Majoritatea serviciilor PBX găzduite oferă integrări native. Dar acoperă furnizorul dvs. toate instrumentele de afaceri esențiale din pachetul dvs. tehnologic? Acesta este un aspect pe care ar trebui să îl aflați înainte de a investi într-o soluție.

Luați CRM-ul, de exemplu. Este cel mai puternic instrument de gestionare a datelor despre clienți, care vă permite să oferiți experiențe personalizate de-a lungul întregului ciclu de viață al clienților și să promovați loialitatea la scară largă.

Aproape fiecare sector de activitate la care vă puteți gândi are nevoie de un CRM (ceea ce explică de ce piața globală CRM valorează 65 de miliarde de dolari). Furnizorii de servicii PBX găzduite știu acest lucru, motiv pentru care cei mai buni dintre ei oferă de obicei integrări ușoare cu cele mai populare CRM-uri de pe piață.

Acestea fiind spuse, unii furnizori acceptă integrări doar cu cele mai mari nume din domeniu, precum Salesforce și HubSpot. Dacă nu doriți să vă schimbați CRM-ul, căutați un furnizor care oferă integrări cu CRM-ul pe care îl utilizați deja. Pe lângă Salesforce și HubSpot, CloudTalk acceptă integrări cu Zoho CRM, Onpipeline CRM, Copper și multe altele – în plus, este ușor să utilizați Zapier pentru a crea integrări personalizate.

Atunci când studiați site-ul web al unui potențial furnizor, căutați informații despre integrările native ale acestuia și dacă oferă și API-uri. Dacă vorbiți direct cu un furnizor, asigurați-vă că îl întrebați cu ce instrumente funcționează soluția sa. Sau, și mai bine, spuneți-le de care dintre soluțiile dvs. actuale nu vă puteți lipsi.

Gândiți-vă cu atenție la securitate și fiabilitate

Este o concepție greșită comună că sistemele PBX în cloud sunt mai puțin sigure decât alternativele la fața locului. De fapt, trecerea la o soluție PBX găzduită în cloud vă poate proteja datele împotriva amenințărilor mai bine decât soluțiile onsite – cu condiția să alegeți serviciul PBX potrivit.

Furnizorii renumiți de PBX găzduit au măsuri și protocoale de securitate rigide încorporate în soluțiile lor de bază. Verificați dacă furnizorul pe care îl alegeți a implementat măsuri și practici de securitate solide și fiabile, cum ar fi:

• Criptarea apelurilor de la un capăt la altul.
• Înregistrare sigură a apelurilor.
• Autentificare multifactor.
• Certificări de securitate și conformitate, precum PCI, SOC și STIR/SHAKEN.
• Patch-uri și actualizări regulate.
• Teste de penetrare și audit consecvente.

Nu uitați să verificați fiabilitatea acestor măsuri de securitate prin citirea recenziilor verificate ale clienților.

Explorați disponibilitatea și calitatea sprijinului oferit

Fiecare minut de inactivitate vă costă afacerea bani. Doriți să vă asigurați că, în cazul în care întâmpinați o problemă, vă puteți baza pe furnizorul dvs. de găzduire PBX pentru a fi disponibil și ușor accesibil.

Așadar, verificați nivelul de asistență oferit de furnizorul dvs. Verificați:

• Disponibilitate: Oferă furnizorul dvs. asistență 24/5 sau 24/7?
• Canale: Puteți primi asistență prin telefon, e-mail și/sau chat live?
• Timpii de răspuns: Cât de repede puteți primi asistență de la furnizorul dvs.? Comunică aceștia vreun timp de răspuns garantat pentru asistență? Timpul mediu de răspuns al CloudTalk este sub un minut.
• Resurse self-service: Există o selecție largă de resurse de autoservire ușor accesibile, cum ar fi ghiduri de depanare, articole practice și întrebări frecvente?

Alegeți Hosted PBX pentru a crește productivitatea și a reduce costurile

Doriți să treceți la cloud, dar nu doriți să o faceți singur? Un PBX găzduit în cloud este alegerea perfectă pentru întreprinderile care doresc să reducă costurile și să profite de toate avantajele PBX-ului în cloud, maximizând în același timp productivitatea.

Lăsați furnizorul dvs. să se ocupe de tot, de la configurare și instalare la întreținere și securitate. Toate acestea în timp ce angajații dvs. beneficiază de flexibilitate în lucrul de la distanță, comunicare îmbunătățită și integrări care sporesc productivitatea.

Deci, credeți că sunteți gata să faceți trecerea la un PBX găzduit? Dacă da, de ce nu ne dați un telefon?