Explicarea apelatoarelor outbound: Tipuri, beneficii și cele mai bune practici

Rata medie de conversie a apelurilor la rece este de 2%. Dar dacă obiectivul este să obțineți mai multe vânzări outbound, cum o faceți? Efectuați mai multe și mai bune apeluri mai rapid cu un dialer outbound.

Apelatoarele outbound nu sunt toate create la fel. Există mai multe tipuri, fiecare cu propriile sale avantaje și cele mai bune cazuri de utilizare. Astăzi, vă vom spune totul despre ele. Citiți mai departe pentru a descoperi cel mai bun dialer outbound pentru dumneavoastră!

Principalele concluzii:

• Apelatoarele outbound pot fi împărțite în patru tipuri de bază, în funcție de complexitate și caz de utilizare: Auto Dialers, Predictive Dialers, Power Dialers și Smart Dialers.
• Utilizarea unui software de apelare pentru un call center outbound vă permite să optimizați eficiența echipei, implicarea clienților, gestionarea lead-urilor, ratele de conversie etc.
• Potrivirea celui mai bun dialer outbound pentru cazul dvs. de utilizare poate crește numărul de apeluri reușite cu 400%, vă poate ajuta să ajungeți la de 3 ori mai mulți clienți potențiali în fiecare zi și să reduceți timpul de apel cu 50%.

Ce este un Dialer de ieșire?

Apelatoarele outbound sunt un termen generic utilizat în mod obișnuit pentru a se referi la toate tipurile de sisteme de apelare automată (ADS). După cum sugerează și numele, acestea sunt soluții software care automatizează procesul de apelare pentru apelurile outbound, cel mai adesea pentru apelurile de vânzări la rece.

Deși există mai multe tipuri de automate de apelare, toate au câteva trăsături comune care le fac să fie o piatră de temelie a strategiilor moderne de vânzări outbound.

Cel mai important, acestea elimină nevoia de apelare manuală, accelerând semnificativ procesul de apelare, permițând utilizarea maximă a forței de muncă, componența echipelor mai mici și de până la 3 ori mai multe apeluri efectuate pe zi.

De ce ar trebui să utilizați un dispozitiv de apelare outbound?

După ce am abordat subiectul în secțiunea anterioară, este corect să dedicăm ceva timp explorării complete a beneficiilor utilizării unui dialer outbound. Iată la ce vă puteți aștepta după integrarea oricărui tip de ADS în operațiunile dvs.

• Creșterea eficienței operaționale:

Apelatoarele outbound cresc semnificativ eficiența echipelor de vânzări prin automatizarea procesului de apelare. În loc să formeze manual fiecare număr, agenții se pot concentra pe interacțiunea cu clienții potențiali, ceea ce duce la de 3 ori mai multe apeluri pe zi și mai multe oportunități de conversie.

• Implicarea sporită a clienților:

Prin eficientizarea procesului de apelare, apelatoarele outbound permit agenților să petreacă mai mult timp construind relații cu clienții potențiali. Cu funcții precum înregistrarea apelurilor și integrarea CRM, agenții pot personaliza interacțiunile și pot oferi servicii mai bune, îmbunătățind în cele din urmă satisfacția și fidelizarea clienților.

• Îmbunătățirea gestionării clienților potențiali și a ratelor de conversie:

Dispozitivele de apelare outbound ajută la gestionarea mai eficientă a clienților potențiali prin organizarea listelor de contacte, programarea apelurilor de urmărire și urmărirea interacțiunilor. Această abordare structurată poate oferi o acuratețe de 98% în verificarea numerelor și asigură faptul că niciun lider nu trece neobservat, ceea ce duce la creșterea ratelor de conversie și a veniturilor.

• Reducerea timpului de inactivitate pentru agenți:

Cu apelatoarele outbound, agenții petrec mai puțin timp de așteptare între apeluri, deoarece sistemul formează automat următorul număr de îndată ce acesta este disponibil. Acest lucru minimizează timpul de inactivitate și menține agenții productivi pe parcursul turelor lor.

• Conformitatea și gestionarea riscurilor:

Dispozitivele de apelare outbound sunt echipate cu funcții care asigură conformitatea cu reglementări precum Legea privind protecția consumatorilor de telefonie (TCPA) și listele Do Not Call (DNC). Software-ul de apelare contribuie la reducerea riscului de neconformitate și a potențialelor probleme juridice prin selectarea automată a numerelor și înregistrarea consimțământului.

Tipuri de apelatoare outbound

Piața dialerelor outbound este vastă și variată, cu mai multe tipuri de software oferite – fiecare cu propriile avantaje, dezavantaje, bune practici și cazuri ideale de utilizare. Așadar, pentru a vă ajuta să navigați în această problemă, am pregătit acest tabel util.

#1 Dialer automat

Cel mai de bază tip de apelare outbound. Acesta apelează următorul număr din coadă după terminarea ultimului apel.

Caz de utilizare: Operațiuni de apel cu costuri reduse și volum mare pentru vânzări simple.

Verificați cât costă Auto Dialer.

Cum puteți compara Auto vs Predictive dialer?

#2 Apelare predictivă

Un dialer outbound capabil să evalueze și să anticipeze capacitatea centrului de apeluri. Acesta poate iniția mai multe apeluri simultan pentru fiecare agent pentru a maximiza utilizarea resurselor.

Caz de utilizare: Campanii de apeluri de volum mare pentru echipe mici cu resurse limitate.

#3 Power Dialer

Dialer de ieșire care efectuează un apel per agent în același timp. Oferă un nivel mai ridicat de control asupra cozilor de apeluri desemnate. Este simplu de utilizat și nu necesită algoritmi complecși pentru a funcționa.

Caz de utilizare: Campanii de apeluri echilibrate, optimizate atât pentru acoperire, cât și pentru personalizare.

Cât costă Power Dialer?

Vedeți de ce ar trebui să alegeți Power Dialer în locul Predictive Dialer.

# 4 Smart Dialer

Cel mai complex dintre toate apelatoarele outbound. Poate fi utilizat pentru a crea cozi de apeluri și campanii extrem de personalizate și adaptabile. Poate fi integrat cu instrumente terțe (CRM-uri, birouri de asistență etc.) și Click-to-Call.

Caz de utilizare: Campanii de apeluri de valoare ridicată, de dimensiuni medii, optimizate pentru CSAT.

Aflați care este prețul Smart Dialer.

Cum să alegeți cel mai bun Dialer Outbound (pentru dvs.)

După cum ar trebui să fie clar evident, în ciuda faptului că poartă aceeași denumire ca și apelatoarele outbound, fiecare tip este foarte diferit. Dacă doriți să îl găsiți pe cel potrivit pentru dvs., va trebui să luați în considerare următoarele aspecte.

#1 Evaluați-vă necesitățile și obiectivele de afaceri:

Înainte de a investi într-un dialer outbound, gândiți-vă la nevoile și obiectivele afacerii dumneavoastră. Luați în considerare factori precum dimensiunea echipei dvs. de vânzări, natura campaniilor dvs. outbound și publicul țintă.

Vă concentrați pe un volum mare de apeluri la rece sau prioritizați interacțiunile personalizate cu clienții potențiali? Înțelegerea cerințelor dvs. unice vă va ajuta să vă restrângeți opțiunile și să alegeți un dialer care să vă îndeplinească obiectivele de afaceri.

#2 Înțelegeți volumul de apeluri și capacitatea agenților:

Evaluați-vă volumul de apeluri și capacitatea agenților pentru a determina cerințele de scalabilitate și eficiență ale dispozitivului de apelare outbound.

Dacă anticipați volume mari de apeluri și aveți o echipă mare de agenți, ați putea beneficia de un dispozitiv de apelare puternic care poate ajusta automat ratele de apelare în funcție de disponibilitatea agenților.

În schimb, dacă aveți o echipă mai mică sau volume variabile de apeluri, un dispozitiv de apelare progresiv sau puternic ar putea fi mai potrivit pentru ritmarea apelurilor în funcție de capacitatea agenților.

#3 Luați în considerare integrările cu terțe părți:

Integrarea cu platformele CRM (Customer Relationship Management) și software existente este esențială pentru operațiuni fără întreruperi și gestionarea datelor.

Alegeți un dialer outbound care oferă capacități robuste de integrare cu sistemele CRM populare, cum ar fi Salesforce, HubSpot sau Zoho CRM.

Acest lucru asigură că echipa dvs. de vânzări poate accesa informații relevante despre clienți, poate urmări interacțiunile și sincroniza datele fără efort, simplificând fluxul de lucru și îmbunătățind productivitatea.

#4 Supravegheați conformitatea:

Conformitatea cu reglementările, așa cum am menționat mai devreme, este esențială dacă doriți să desfășurați campanii outbound eficiente, în special la nivel internațional. Prin urmare, este esențial să căutați un furnizor care îndeplinește toate cerințele în țările țintă.

Principalele caracteristici pe care trebuie să le căutați sunt curățarea automată a listei DNC (Do Not Call), gestionarea consimțământului pentru înregistrarea apelurilor și mecanismele de excludere voluntară. Cu toate acestea, ar trebui să fiți atenți și la protocoalele de criptare robuste și la stocarea sigură a datelor.

Cele mai bune 3 practici pentru apelarea outbound

#1 Antrenează-ți și echipează-ți echipa:

Oferiți instruire completă echipei dvs. de vânzări pentru a vă asigura că aceștia sunt competenți în utilizarea software-ului de apelare outbound și sunt echipați cu abilitățile necesare pentru a interacționa eficient cu potențialii clienți.

Formarea trebuie să acopere diverse aspecte, inclusiv navigarea în interfața dialerului, înțelegerea fluxurilor de lucru pentru apeluri, gestionarea obiecțiilor și valorificarea funcțiilor de integrare CRM.

În plus, asigurați-vă că echipa dvs. este instruită cu privire la reglementările de conformitate și politicile companiei pentru a reduce riscurile și a menține profesionalismul în timpul interacțiunilor.

#2 Investiți timp în scripting și planificarea apelurilor:

Elaborați scenarii și planuri de apel bine elaborate pentru a vă ghida echipa de vânzări în timpul campaniilor de apelare outbound.

Scenariile oferă un cadru pentru conversații, încurajând autenticitatea și flexibilitatea pentru a se adapta la nevoile și preferințele unice ale fiecărui prospect. Încorporați în scenarii punctele cheie de discuție, propunerile de valoare și strategiile de gestionare a obiecțiilor pentru a menține interacțiunile concentrate și cu impact.

Revizuiți și perfecționați periodic scenariile pe baza feedback-ului și a indicatorilor de performanță pentru a îmbunătăți continuu eficiența.

#3 Monitorizați și analizați metrica apelurilor:

Monitorizați și analizați în mod regulat parametrii de apel pentru a evalua performanța campaniilor dvs. de apelare outbound și pentru a identifica domeniile care necesită îmbunătățiri. Urmăriți parametrii cheie precum ratele de conectare a apelurilor, ratele de conversie, durata medie a apelurilor și utilizarea agenților pentru a evalua eficiența campaniei și productivitatea agenților.

Utilizați instrumentele de raportare și analiză oferite de software-ul dvs. de apelare outbound pentru a obține informații despre tendințele de apelare, pentru a identifica strategiile de înaltă performanță și pentru a aborda prompt orice probleme sau blocaje.

Utilizați informații bazate pe date pentru a optimiza parametrii de apelare, a perfecționa scenariile și a aloca resursele în mod eficient pentru a maximiza rezultatele.

Încheiere

Până acum, nu ar trebui să fie de mirare de ce atât de multe întreprinderi apreciază atât de mult software-ul de apelare outbound. Și având în vedere îmbunătățirile recente aduse în domeniul inteligenței artificiale și al automatizării, este probabil ca acestea să devină și mai eficiente.

Cu toate acestea, aparatele de apelare nu sunt tot ceea ce este necesar pentru un apel outbound eficient. Dacă doriți să obțineți cu adevărat maximum din eforturile dumneavoastră, va trebui să implementați multe dintre cele mai bune practici din industrie și strategii de specialitate. Din fericire, CloudTalk se ocupă de asta.